OPAS YRITYSTEN KANSAINVÄLISTYMISEN EDISTÄMISEKSI TAPAHTUMIEN KAUTTA KUOPIO INNOVATION OY



Samankaltaiset tiedostot
Ruotsi-klinikka Lahti Heli Flink, Asiantuntija/ TF-koordinaattori Häme, Tekes

Team Finland -esittely

Team Finland -palvelut kansainvälistymiseen Kajaani

Team Finland palvelut kansainvälistyville yrityksille

KUOPION KOKOUS- JA KONFERENSSIPALVELUT

Team Finland pähkinänkuoressa

Jyväskylän kokemuksia

Verkkokaupan kasvuohjelma tavoitteena globaali pk-yrittäjyys

Suomi nousuun. Aineeton tuotanto

Tuntematon yritysrahoitus Jyväskylä Team Finland-verkosto maailmalla yritysten tukena. Juha Markkanen / UM Vientisuurlähettiläs

TAPAHTUMAT MYYNTIKANAVANA JOHANNA JYLHÄ-OLLILA

Team Finland Mukaan globaaliin liiketoimintaan!

BEAM-ohjelma. KEHITYSYHTEISTYÖ JA KEHITTYVÄT MARKKINAT Ohjelmapäällikkö Minh Lam Kuntaliitto

Yrittäjä on menestyvä pelaaja, mutta tarvitsee tuekseen hyvät valmentajat ja huoltajat

KIVININET Rajatonta kasvua Kaakossa

Yrittäjä on menestyvä pelaaja, mutta tarvitsee tuekseen hyvät valmentajat ja huoltajat

Team Finland-verkosto edistää Suomen taloudellisia ulkosuhteita, yritysten kansainvälistymistä, Suomeen suuntautuvia investointeja sekä maakuvaa.

Aiesopimus - Future Learning Finland

KANSAINVÄLISTYMISTUET YRITYKSILLE

Team Finland. Pia Salokoski. EU:n tarjoamat kehitysyhteistyömahdollisuudet seminaari

Luomun vientiseminaari Team Finlandin anti luomuviennille

Advisory Board palveluopas

Accelerate your internationalization and export! KEURUU

Team Finland ajankohtaiskatsaus. Marko Laiho, TEM Team Finland

PALVELUT YRITYKSILLE. Jari Kauppila, Varsinais-Suomen ELY-keskus. Team Finland Varsinais-Suomi

Team Finland kansainvälisen kasvun tukena

Team Finland / Business Finland yrityspalvelut. Joensuu Juha Markkanen / UM Vientisuurlähettiläs

Kutsu tekniseen vuoropuheluun: Team Finland -kasvuohjelmien asiantuntijapalvelut.

Team Finland LetsGrow

Korkeakouluyhteistyö muutakin kuin gradu

Liite 1: Team Finland Markkinoiden mahdollisuudet

Green Growth 11/20/ Copyright Tekes

Proaktiivinen työelämän kehittäminen kokemuksia kehittämistoiminnasta

Team Finland palvelut yrityksille

Lappeenranta Itä ja länsi kohtaavat

JUURET LAAJALLA METROPOLIALUEELLA...YHDESSÄ TEEMME TULEVAISUUDELLE SIIVET. Siivet ja juuret LAAJAN METROPOLIALUEEN TULEVAISUUSTARKASTELU

Matti Nykänen TeamFinland koordinaattori Päijät Häme

Pilotoinnin ja kasvupolun rahoitus Cleantech alueella Jukka Leppälahti Tekes

LADEC yrittäjän apuna Palvelut yrityksille

MEK:in tuotekehitystyön suuntaviivat ja laatukriteerit. Tutkimus- ja kehitysjohtaja Mari Righini

Maakuntahallitus

Tekesin lausunto Valtioneuvoston selonteosta kansallisesta energia- ja ilmastostrategiasta vuoteen 2030 eduskunnalle

Team Finland yritysten kansainvälistymisen tukena

Team Finland LetsGrow Rahoitusohjelma. Helmikuu 2015

Russia Business Point -hanke

Hallituksen strategiset tavoitteet ja kärkihankkeet

Green Growth - Tie kestävään talouteen

Tekesin rahoitus yrityksille

Maailman parhaan koulutuksen viejät ansaitsevat parhaat palvelut

Työpaja Osaamisen kehittäminen vertaisverkostossa

Team Finland toiminta Oulu

Korkeakouluyhteistyö muutakin kuin gradu

Markku Savolainen. Jykesin Sijoittumispalvelut Markku Savolainen, yhteyspäällikkö

Kokeile Uudistu Kansainvälisty Kasva

Tekesin palvelut teollisuudelle

KAIVOSTEOLLISUUDEN KASVUOHJELMA

FinlandCare 2014 HYVÄ SEMINAARI

Viestintä Peli Meille Kaikille - Intohimona pelaaminen

INKA-teemojen vetovastuut ja kumppanit

Team Finland pähkinänkuoressa

Tukea kaupallisiin kehitysmaahankkeisiin

Tekes on innovaatiorahoittaja, joka kannustaa yrityksiä haasteelliseen tutkimus- ja kehitystoimintaan

Kuopion kaupunki matkailun kansainvälistäjänä, uusi organisoituminen, Aasian matkailun merkitys

ELY-keskus rahoittajana. Yrityksen kehittämisavustus Tuula Lehtonen yritysasiantuntija

Projektien rahoitus.

SEUDULLISET YRITYSPALVELUT SOPIMUS ETELÄ-PÄIJÄNTEEN SEUTU

Tekes ja PIMA kokeiluhankepalvelut. BIOCONNECT- seminaari Tuomas Lehtinen

KOULUTUS LIIKETOIMINNAN VAUHDITTAJANA - KATSAUS HEALTHBION KOULUTUSOHJELMIIN

Kestävää Kasvua Yrityksen näkökulma

Asumisen tulevaisuus Tekesin näkökulma ja kehitysprojektien rahoitusperiaatteita

Suomen innovaatiorahoitus cleantechin kannalta. Mika Lautanala

Tekesin uusi EAKR-konsepti. Aki Parviainen

kansainväliseen liiketoimintaan #

Keski-Suomen matkailustrategia Keski-Suomen matkailuhallitus

To u N e t / E t a b l o i t u m i n e n Ve n ä j ä n m a r k k i n o i l l e - o s a h a n k e. O h j a u s r y h m ä

Hyvät eväät ETEENPÄIN

Merellinen saaristo kansainvälisesti tunnetuksi miksi?

Tekesin rahoitus startup-yrityksille

KICK ASS! FACEBOOK-MARKKINOINNILLA MATKAILULIIKETOIMINTA KASVUUN

Mistä apua luonnontuotealan kansainvälistymiseen? Luonnontuotealan seminaari, Ähtäri Anneli Okkonen

SUOMEN KAIVOSVESIOSAAMISEN VERKOSTO TOIMINTAOHJELMA

UUSI PALVELUKOKONAISUUS ANTAA PK-YRITYKSILLE HYVÄT EVÄÄT ETEENPÄIN. TYÖ- JA ELINKEINOMINISTERIÖ Anna-Liisa Heikkinen

Venäjän-kaupan uusi normaali

Arvoverkkojen kehittämisen rahoitus

Tulevat haasteet ja tarpeet T&K&I- näkökulmasta. Tuomas Lehtinen

JA TUOTEVÄYLÄ PALVELU

SUOMALAISEN HIRSITALON VIENTIVERKOSTO JAPANIIN EKOMUOTO

Fashion & Design. Yrittämällä yli rajojen Suomessa ja Venäjällä

Jykes tulevaisuuden tekijä! Ari Hiltunen, toimitusjohtaja

Kansainväliset markkinat kutsuvat!

Mitä tarjolla pk-yrityksille Horisontti ohjelmassa?

LiikuTe kysely neuvottelukunnalle ja

Metropolialueen kasvusopimus ja Innovatiiviset kaupungit ohjelma ( ) KUUMA-kuntien näkökulmasta

Ravinteiden kierrätyksen läpimurto - liiketoimintaekosysteemi

MYY PALVELUA. Onnistunut myynti palveluliiketoiminnassa Työpajatyöskentelyn tuloksia

PK Kysely lastensuojelutarpeen selvitysvaiheen yhteistyötahoille Neuvolat ja varhaiskasvatus Päijät-Häme, kevät 2014

MEK:n ja Finpron yhdistymisen merkitys matkailutoimialalle Tilannekatsaus Lapin Matkailuelinkeinon Liitto Ry

Innovatiiviset kaupungit INKA-ohjelma

ALUEELLISET VERKOSTOPÄIVÄT 2016

TEAM FINLAND PALVELUT KANSAINVÄLISTYVILLE YRITYKSILLE

Transkriptio:

OPAS YRITYSTEN KANSAINVÄLISTYMISEN EDISTÄMISEKSI TAPAHTUMIEN KAUTTA KUOPIO INNOVATION OY

Esipuhe Tapahtumat ja kansainvälistyminen ovat keskeisessä roolissa yrityksen kasvulle. Tämä opas antaa ohjeita tapahtumasuunnitteluun, tapahtumamyyntiprosessiin ja sen arviointiin. Kuinka saadaan tapahtumista paras hyöty irti, uusia kontakteja, myyntiliidejä, yhteistyökumppaneita tai vaikka rahoittajia. Työkirja avaa asioita yritysten näkökulmasta; missä tapahtumissa kannattaa käydä, kuinka siellä ollaan esillä ja mitä huomioida tapahtuman jälkeen. Ideana on, että tapahtumiin ei vain lähdetä olemaan, vaan hoidetaan pohjatyöt kunnolla, ollaan edustavasti esillä ja tehdään jälkipyykki kunnolla. Näillä eväillä saadaan kansainvälinen kasvu käyntiin. Opas tuotettiin Toimintamalli yritysten innovaatioiden kohdennettuun tarjontaan kansainvälisissä tapahtumissa -hankkeessa. Hankkeen rahoittivat Etelä-Savon elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus ja Kuopio Innovation Oy. Kuopiossa 16.11.2015, Antti Kotimaa ja Johanna Jylhä-Ollila Kuopio Innovation Oy

Sisältö Esipuhe 1. Johdanto 2. Kuopion alueen tapahtumat ja konferenssit 2.1 Case WHO Healthy Cities 2015 Kuopio -konferenssi 3. Tapahtumat ja Team Finland -palvelut tukemassa yrityksen kansainvälistymistä 4. Tapahtuma myyntikanavana 5. Tapahtumajärjestämisen työvälineet ja prosessit 6. Myynti- ja kumppanuussopimusjuridiikka mitä sopimuksissa kannattaa huomioida ja mitä välttää 7. Loppusanat ja päätelmät Lähteet / liitteet

1. Johdanto Kuopio vetää oman osansa erilaisista tapahtumista, joissa varsinaisia bisnestapahtumia on valitettavan vähän. Toki olemme verrattain pieni markkina-alue, eikä lentoyhteyksissäkään ole kehumista. Meillä on kuitenkin tieteellisiä konferensseja, kulttuuritapahtumia ja erinäisiä messuja, joista yrityksillä on mahdollisuus hyötyä. Näihin tapahtumiin tulee aina oma osansa kansainvälisiä vieraita, ja toiveena olisikin saada kansainvälistymistapahtumia enemmän Kuopion seudulle. Kun katsomme kiinnostavia tapahtumia Euroopan mittakaavassa tai vielä laajemmin, kasvaa niiden määrä valtavasti. Yrityksellä vastaan tulee usein resurssipula, ajallinen ja rahallinen. Laaja tapahtumatarjonta lisää myös kysymyksiä; Mikä messu olisi kiinnostava, missä pitäisi olla esillä, missä kilpailijat liikkuu, mistä löydetään potentiaalisia asiakkaita, jakelijoita tai mahdollisia yhteistyökumppaneita? Monet kamppailevat samojen ongelmien parissa ja isoon tapahtumaan on helppo hukkua. Usein parempi vaihtoehto onkin lähteä isommalla delegaatiolla liikenteeseen, jolloin yhdessä saadaan tapahtumasta suurempi hyöty. Mukana on enemmän ihmisiä, kustannukset pienenevät ja saadaan parempi näkyvyys. Kun yritys lähtee käynnistämään kansainvälistä toimintaa, on mietittävä toimitaanko Suomesta käsin vai kohdemaassa, oman tai yhteistyöyrityksen kautta. Onnistumisen avaimet ovat oikeiden kumppaneiden ja verkostojen löytämisessä. Pitää seurata markkinoita, tunnistaa mahdollisuudet sekä ennakoida, jotta yritys pärjää uudella markkina-alueella. Kansainvälistyminen vaatii yritykseltä pitkäjänteisyyttä sekä hyvää taloudellista pohjaa. Usein oma kassa ei tähän riitä ja pitää tietää, mistä mitäkin tukea saa ja kuinka sitä haetaan.

1. Johdanto Suomalaiset pk-yritykset hakevat yhä enemmän kansainvälistä kasvua ja lähtevät kilpailluille markkina-alueille. Yritykset tarvitsevat tähän uutta yhteistyötä niin kansainvälisesti kuin yritysten kesken. Tiivis yritysyhteistyö voisi johtaa jopa uusien konseptien kehittymiseen, joka avaisi uusia ovia maailmalle. Tämä toimintatapa mahdollistaa myös kilpailevien yritysten yhteistyön ja palvelujen yhteiskehittämisen. Tapahtuma, iso tai pieni, voi toimia hyvänä testinä oman tuotteen tai palvelun toimivuudesta ja kiinnostavuudesta. Palaute tulee välittömästi ja sen pohjalta on hyvä viedä tuotteitaan oikeaan suuntaan. Kun tapahtumaan lähdetään, ei ole yhdentekevää kuinka siellä ollaan esillä, millä tuotteilla ja millaisella ilmeellä. Tarvitaan otollinen sijainti, persoonallinen ilme, osaava porukka ja ainutlaatuinen tuote, mitä on helppo esitellä kenelle tahansa. Joskus olemme myös siinä tilanteessa, että pääsemme järjestämään omaa konferenssia tai messua. Usein tapahtumajärjestäminen ei ole vahvinta osaamisaluetta ja homma annetaan mielellään ammattijärjestäjän käsiin. Jos kuitenkin lähdetään tee-se-itse linjalle, niin on hyvä mm. varata kalenterista riittävästi tilaa, budjetoida tarkasti ja hoitaa tekevä tiimi. Yritykset ovat kiinnostava kohde monille konferenssivieraille. Perinteisen ständin lisäksi esillä voi olla muillakin tavoin, esimerkiksi vieraita voidaan tuoda yrityksen luo tai paketoida toiminnallisia kokonaisuuksia eri yritysten tuotteista ja palveluista esim. sairaalaympäristössä tai hoitokodeissa. Konseptointi onkin usein hyvä tapa erottua ja samalla näyttää muille kuinka tehdään yhteistyötä niin yritysten kesken kuin yritysten ja julkisten organisaatioiden välillä. Kun yritys on kansainvälistymisen kynnyksellä, tarvitaan yhteistyökumppaneita, jakelijoita tai agentteja. Nämä taas toimivat oman maansa lakien puitteissa, eikä Suomalaisilla yrityksillä ole näistä välttämättä sen syvällisempää tietämystä. Tästä taas herää kysymykset sopimuksista, pykälistä, riskeistä ja niiden minimoinnista.

2. Kuopion alueen tapahtumat ja konferenssit Kansainvälisten konferenssien määrä Suomessa on kasvanut vuosina 2012-2014, 595 kokouksesta 708 kokoukseen. Osallistujia oli vuonna 2014 79 000 henkeä, jotka tuottivat Suomelle matkailutuloja noin 130 miljoonaa euroa. Vastaava luku vuonna 2010 oli 72 miljoonaa euroa. Kuopio kaupunki on rakentamassa Convention Bureau - palvelua, jonka avulla alueelle saadaan aiempaa enemmän kotimaisia ja kansainvälisiä tapahtumia ja konferensseja. Palvelu parantaa kokousjärjestäjille suunnattua asiakaspalvelua ja lisäksi konferenssiasiakkaille voidaan suunnata räätälöityjä tuotteita, joiden avulla on mahdollista kasvattaa tulovirtaa erityisesti palveluita tuottaville pkyrityksille. Tällöin konferensseihin vaadittava tieteellinen huippuosaaminen on kiistattomasti olemassa. Hyötyä saadaan taloudellisesti kasvattamalla ympärivuotista matkailijamäärää, tehostamalla olemassa olevien soveltuvien tilojen käyttöä ja tuotteistamalla konferenssien yhteyteen oheisohjelmapalvelut, joiden avulla konferenssimatkailija viipyy alueella kauemmin ja käyttää tarjolla olevia palveluita maksimaalisesti.

2. Kuopion alueen tapahtumat ja konferenssit Alueen yritysten näkyvyyttä tapahtumissa ja konferensseissa tullaan jatkossa parantamaan mm. Site Visit -kohteiden avulla, joissa tieteelliseen ohjelmaan liitettävien Site Visit -kohteiden avulla esitellään yritysten toimintaa ja tuotteita. Site Visit -käyntikohteissa osallistuja tutustuu käytännössä kuopiolaiseen ja suomalaiseen osaamiseen. Käyntikohteeseen tuodaan paikalle myös muita ohjelmasisältöön sopivia yrityksiä. Yritykset pääsevät esittelemään ja markkinoimaan osaamistaan ja tuotteitaan kansalliselle ja kansainväliselle osallistujajoukolle sekä solmimaan suhteita. Kuopio Convention Bureau (KCB) tarjoaa yrityksille: Ennen konferenssia: Yhteistyö muiden toimijoiden kanssa Koulutus/ sparraus markkinointi- ja myyntityöhön Tuotteistustyö (Site Visits) Näkyvyys ennakkomarkkinoinnissa KCB avustaa konferenssien hakuprosesseissa Konferenssin aikana: Markkinointi kotimaisille ja/tai kansainvälisille alan huippuosaajille ja päättäjille Suhteiden luominen, kontaktien kerääminen Mahdollinen myyntityö Osaamispääoman kasvattaminen (tieteellinen ohjelma) Kuopion ja Suomen osaamispohjaisen imagon vahvistaminen Matkailutulovaikutus Konferenssin jälkeen: Markkinointi ja myynti Kansainvälistyminen Investoinnit infraan Lähteet ja lisämateriaali: Liite1: Kuopion kokous- ja konferenssipalvelut / Kirsi Vartiainen-Tissari, Kuopion kaupunki, Markkinointi, viestintä ja asiakaspalvelut

2.1 Case WHO Healthy Cities 2015 Kuopio -konferenssi Kuopion Musiikkikeskuksella järjestettiin 24. 26.6.2015 Maailman Terveysjärjestö WHO:n Healthy Cities -verkoston konferenssi, pääteemana Political Choices for Healthy Cities. Tapahtumaan osallistui lähes sadasta eri Euroopan kaupungista ja 30 maasta yhteensä yli 300 henkilöä. Mukana on myös lähes sata suomalaista terveydenhuollon päättäjää. Tapahtumassa olikin hieno mahdollisuus verkostoitua terveys- hyvinvointi- ja terveysteknologia sektorin vaikuttajien kanssa. Yrityksillä oli mahdollisuus tuoda tapahtumassa esille omia tuotteitaan ja palveluitaan sekä Kuopion Musiikkikeskuksen näyttelytilassa että site visit -kohteissa. WHO Healthy Cities -teemojen ympärille rakennettiin kaikkiaan seitsemän Site Visit -kohdetta, mm. Mäntykampukselle ja Kuopion Yliopistollisen Keskussairaalalle. Kohteiden avulla kansainväliselle korkean profiilin osallistujajoukolle esiteltiin hyvinvointiteemaisen konferenssin mukaisesti Kuopion hyvinvointiosaamista sekä yritysten tuotteita ja palveluita. Kuopion alueen yrityksistä mukana olivat mm. Mega Electronics, NewIcon ja Chasswheel. Lisätietoja: Johanna Jylhä-Ollila, Kuopio Innovation Oy WHO Healthy Cities -konferenssin pääteemana oli Political Choices for Healthy Cities. Muita teemat olivat: Political choices for healthy cities, Improving leadership and participatory governance for health, Working with or engaging other sectors, Tourism and health, Reducing health inequalities, Happiness and resilient communities, Life course approaches, Women s health, Healthy Ageing, Health Literacy, Healthy Urban Environment, Urban innovation and technology, Physical Activity

3. Tapahtumat ja Team Finland palvelut tukemassa yrityksen kansainvälistymistä Team Finland -verkosto on luotu Suomen ja suomalaisten yritysten tueksi, auttamaan yrityksiä menestymään maailmalla. Verkosto linkittää yhteen juuri niitä toimijoita, jotka edistävät yritysten kansainvälistymistä houkutellen samalla myös ulkomaisia investointeja Suomeen. Team Finland verkostoon kuuluvat: Valtioneuvoston kanslia, Työ- ja elinkeinoministeriö, Ulkoasiainministeriö, Opetus- ja kulttuuriministeriö, Finpro, Tekes, Finnvera, Finnfund, Finnpartnership, Teollisuussijoitus, VTT, ELY-keskukset, Suomen kulttuuri- ja tiedeinstituutit, Suomalais-Venäläinen Kauppakamari ja Suomalais-ruotsalainenkauppakamari. Tämän verkoston turvin Team Finland tarjoaa yrityksille seuraavia palveluita: Markkinoiden mahdollisuudet ja riskit eri maissa Neuvonta ja koulutus Rahoitus Verkostot Yhteiskuntasuhteet Näkyvyys

3. Tapahtumat ja Team Finland palvelut tukemassa yrityksen kansainvälistymistä Export Finland auttaa yritystäsi löytämään ja tunnistamaan liiketoimintamahdollisuuksia maailmalla ja muuttamaan ne tuloksekkaaksi liiketoiminnaksi sekä menestymään kansainvälisillä markkinoilla. Maksuttomat kansainvälistymispalvelut helposti yritysten saatavilla Verkottuminen ja yhteistyö muiden kansainvälistymistoimijoiden kanssa Parhaat asiantuntijat ja yhteistyökumppanit pk-yritysten kansainvälistymisprojekteihin Team Finland kasvuohjelmat nostavat yrityksesi vientivalmiuksia monin keinoin. Ne auttavat löytämään oikeat kontaktit ja yhteistyökumppanit, edistävät viranomaisyhteistyötä ja helpottavat vientiprosesseja. Yhteisellä näkyvyydellä eri tapahtumissa ja olemalla osa Team Finland -brändiä, olet näkyvämmin esillä isoissa tapahtumissa ja saat suurempaa vaikuttavuutta myös mediassa. Yhteishankkeiden kansainvälistymisavustukset ovat hyvä tukimuoto, kun lähdetään uusille markkina-alueille. Tuki edellyttää vähintään neljää pk-yritystä ja mahdollistaa pienille yrityksille kokoaan suuremman näkyvyyden. Lähteet ja lisämateriaali: Liite2: Tapahtumat ja Team Finland palvelut kansainvälistymiseen / Seppo Tossavainen, Itä- Suomen aluepäällikkö, Finpro / Export Finland

4. Tapahtuma myyntikanavana Tapahtumat ovat yksi merkittävistä keinoista saada uudet tuotteet ja palvelut kohdeasiakkaiden tietoisuuteen. Ne ovat erinomainen myyntikanava etenkin, kun halutaan saada nopeaa ja henkilökohtaista palautetta tuotteista ja markkinatilanteesta. Erilaisten tapahtumien määrä niin kotimaassa kuin ulkomaillakin on suuri, joten tapahtumiin osallistuminen vaatii ymmärrystä, mitä asiakassegmenttiä tavoitellaan ja mitkä tuotteet soveltuvat tapahtumaan. Tapahtumamyyntikanavan käyttäminen vaatii kuitenkin muiden myyntikanavien mukaan oman strategian määrittelyä, jotta haluttuihin tavoitteisiin päästäisiin. Usein tapahtumiin mennään liian suunnittelemattomasti, jolloin oikean tapahtuman, myytävien tuotteiden ja ständipaikan valintaan sekä tapahtumahenkilöstön koulutukseen ei jää riittävästi aikaa. Tapahtumasuunnittelun tulee olla tavoitteellista, suunnitelmallista (vuositaso) ja sen tulee integroitua saumattomasti koko yrityksen markkinointisuunnitelmaan, jolloin tulee huomioiduksi yrityksen eri tuotteiden lanseeraukset, kampanjat ja viestintä. Kun tapahtumamyyntikanavan koko suunnitteluprosessi huomioidaan alusta asti, voidaan tehdä tuloksellista tapahtumamyyntiä ja liidit sekä asiakkuudet tulee hoidettua loppuun saakka.

4. Tapahtuma myyntikanavana Tapahtuman suunnittelu jakautuu kolmeen eri osioon: ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen tehtäviin toimenpiteisiin. Ennen tapahtumaa: Arviointi soveltuuko tapahtumamyyntikanava ko. tuotteiden markkinointiin Tavoitteiden, budjetin & seurannan määrittely Myytävien tuotteiden valinta & kampanjat Asiakassegmentit & ostokäyttäytymisen tunteminen Ständipaikan valinta Markkinointimateriaalin työstäminen ja valinta Myyntihenkilöstön valinta ja kouluttaminen (erit. pääviestit, kampanjat) Tapahtumavastaavan valinta Näyttelypaikan myyntiprosessin määrittely Ennakkomarkkinointi & tapaamisten sopiminen Näyttelypaikan rakentaminen Myyntihenkilöstön roolitus & myyntiprosessin läpikäyminen, erityisesti päiväkohtaisten tavoitteiden täsmentäminen Tapahtuman aikana: Asiakastiedon kerääminen & jatkokontakteista sopiminen TÄRKEIN: iloisen ja asiakasmyönteisen ilmapiirin ylläpitäminen Tapahtuman jälkeen: Arviointi: kävijämäärä, verkostot, vaikutukset brändiin ja imagoon, ostokäyttäytymisen analysointi, ROI (return on investment), konversio (esim. toteutunut myynti / tapahtuman liidit), asiakaspalaute, henkilöstön palaute Ständin huolto ja päivitys seuraavaan tapahtumaan Lähteet ja lisämateriaali: Liite3: Tapahtumat myyntikanavana / Johanna Jylhä-Ollila, Kuopio Innovation Oy

5. Tapahtumajärjestämisen työvälineet ja prosessit Tapahtumanjärjestämistä ja suunnittelua voi helpottaa erilaisilla työvälineillä ja prosesseilla. Tämä säästää sekä aikaa että vaivaa, kun rutiinitehtävät ovat hallinnassa. Automatisoitujen prosessien ja kokonaisvaltaisen tapahtumanhallinnan avulla voi järjestää onnistuneen tapahtuman helposti ja keskittää energian oikeasti huomiota vaativiin tehtäviin kuten asiakkaisiin. Tapahtumamyynnin suunnittelussa voidaan hyödyntää monenlaisia sähköisiä työvälineitä, jotka aikatauluttavat tapahtuman suunnittelua ja ohjaavat huomioimaan oleelliset asiat. Ohjelmat keräävät myös ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja sen jälkeen tietoa asiakkaista, tapahtumasta, tuotteiden kysynnästä ja myynnistä, joka helpottaa tapahtumien analysointia. Suurten tapahtumien järjestämisessä tapahtumien hallintaan ja suunnitteluun tehdyt työvälineet ovat miltei pakolliset. Suurien määrien mm. rekisteröitymiset, ennakkomarkkinoinnit ja opastukset vaativat tapahtumahallinnan työvälineen, josta saa tarvittaessa halutut tiedot nopeasti. Lisätietoja tapahtumajärjestämisen työvälineistä: https://prezi.com/ailbz-u3aiui/event-management-and-planning/ Lähteet ja lisämateriaali: Liite4: Tapahtumajärjestämisen työvälineet ja -prosessit / Valentina Voronova, Data Prisma Oy

6. Myynti- ja kumppanuussopimusjuridiikka mitä sopimuksissa kannattaa huomioida ja mitä välttää Kansainvälisyyttä hakevat yritykset törmäävät monesti ongelmiin kun hakevat uusia kumppaneita tai jakelijoita. Kun teet kauppaa jonkin tahon kanssa, virallisena asiakirjana on aina osapuolten välinen sopimus, jossa on yhteisesti sitouduttu noudattamaan tiettyjä asioita. Kun etsit tuotteellesi jakelijaa, niin yhteistyö sinetöidään sopimuksella. Tarvitset liikekumppaneita, työntekijöitä tai uusia toimitiloja ulkomailta, laaditaan jälleen yhteinen sopimusasiakirja, joka vahvistetaan allekirjoituksin. Mutta, nyt kohtaavat kaksi eri toimintakulttuuria, eri lainsäädännöt ja asetukset, laitehyväksynnät ja rekisteröinnit. Näihin asioihin on perehdyttävä itse, tai hommattava joku, joka tuntee molemmat maailmat. Sopimuksissa on tietyt perusasiat, jotka siellä kuuluvat olla sopimuksesta riippumatta. Kuten nimikin viittaa, sopimus on tietynlainen kompromissi yhteisesti päätetyistä asioista; kuka hoitaa, mitä hoitaa ja millä aikataululla. Aina asiat eivät etene sovitulla tavalla. On epäselviä vastuukysymyksiä, esim. millaiset sanktiot ovat, mikä ei yksiselitteisesti lue sopimuksessa. Joskus herää kysymyksiä millä kielellä sopimukset tulisi tehdä tai minkä maan lakia sovelletaan tai käytetäänkö kenties välimiesmenettelyä. Civil-law on yleensä turvallisempi valinta. Mitä ehtoja sopimuksiin laitetaan, kuinka niitä sovelletaan ja kuinka tulkitaan jos jotain ei ole sopimukseen kirjattu? Lähteet ja lisämateriaali: Liite5: Myynti- ja kumppanuussopimusjuridiikka / Hanna Kohvakka, Asianajotoimisto Sarvi Koponen Lukkari Oy

7. Loppusanat ja päätelmät Idea toimintamallin rakentamisesta yritysten innovaatioiden kohdennettuun tarjontaan kansainvälisten tapahtumien yhteydessä syntyi, kun Kuopion kaupunki sai järjestettäväksi WHO Healthy Cities -konferenssin kesäkuussa 2015. Tällöin havaittiin, että yritysten tuominen alueen tapahtumiin vaatii uudenlaista valmistautumista niin järjestäjältä kuin myös alueen yrityksiltä. Toimintamalli sisälsi koulutuksia sekä oppaan, joita varten kerättiin alueen yrityksiltä toiveita ja tarpeita. Näistä teemoista koottiin kaksi koulutuskokonaisuutta, ja niiden pohjalta tämä työkirja. Lisäksi luotiin yrityslähtöinen Site Visit -toimintamalli, jota kokeiltiin WHO Healthy Cities 2015 -konferenssissa. Yrityslähtöinen Site Visit -toimintamalli tullaankin ottamaan käyttöön alueen tapahtumissa. Koulutuksissa yhtenä kokonaisuutena oli tapahtumat myyntikanavana, jossa käytiin läpi tapahtumaan valmistautumista ja myynninprosesseja sekä tapahtuman järjestelyn ja hallinnoinnin työvälineitä. Team Finland ja Finpro avasi yrityksille tarjottavia kansainvälistymisen ja kansainvälisten tapahtumien tukipalveluita. Yrityksiltä tuli erityisesti toiveita kansainväliseen myynti- ja sopimusjuridiikkan liittyen, johon perehdyimme koulutuksen viimeisessä osiossa. Kuopion alueella tullaan tulevaisuudessa entistä aktiivisemmin järjestämään kansallisia ja kansainvälisiä tapahtumia, joita tulee organisoimaan Kuopion Convention Bureau. Koulutuksissa sekä Kuopio Innovation että Kuopion Convention Bureau saivat hyvän käsityksen millaisia tapahtumia alueen yritykset toivovat alueelle ja miten yritysten näkyvyyttä tapahtumissa voisi parantaa. Koulutuksissa yritykset pääsivät myös verkostoitumaan alueen muihin yrityksiin ja luomaan näin tärkeitä verkostoja kansainvälistymiseen. Toivomme tämän oppaan antavan yrityksille työvälineitä tapahtumien järjestämiseen ja tapahtumien hyödyntämiseen myyntikanavana. Site Visit -toimintamallia tullaan käyttämään tulevissa tapahtumissa, jolloin yritysten tuotteet ja palvelut esitellään aidoissa toimintaympäristössä. Kuopio Innovation tiedottaa yrityksille aktiivisesti niin kansallisista kuin kansainvälisistä tapahtumista sekä järjestää yrityksille mahdollisuuksia osallistua yhteisiin näyttelypaikkoihin ja yhteistyöhön tapahtumissa. Antti Kotimaa ja Johanna Jylhä-Ollila, Kuopio Innovation Oy

Lähteet / Liitteet Liite 1: Kuopion kokous- ja konferenssipalvelut Kirsi Vartiainen-Tissari, Kuopion kaupunki, Markkinointi, viestintä ja asiakaspalvelut Liite 2: Tapahtumat ja Team Finland palvelut kansainvälistymiseen Seppo Tossavainen, Itä-Suomen aluepäällikkö, Finpro / Export Finland Liite 3: Tapahtumat myyntikanavana Johanna Jylhä-Ollila, Kuopio Innovation Oy Liite 4: Tapahtumajärjestämisen työvälineet ja -prosessit Valentina Voronova, Data Prisma Oy Liite 5: Myynti- ja kumppanuussopimusjuridiikka Hanna Kohvakka, Asianajotoimisto Sarvi Koponen Lukkari Oy

5. Tekijät Antti Kotimaa Asiantuntija Yrityskehitys, Hyvinvointi ja lääkekehitys Puh. 045 657 9650 Liiketoiminnan kehittäminen, verkostojen luominen ja kehittämishankkeet terveys- ja hyvinvointisektorilla, painottuen bio- ja molekyylilääketieteeseen. Johanna Jylhä-Ollila Asiantuntija Yrityskehitys, Terveys- ja hyvinvointipalveluliiketoiminta Puh. 045 139 8984 INKA Tulevaisuuden Terveys -teeman hankkeiden edistäminen. Terveysja hyvinvointisektorin liiketoiminnan ja kasvun edistäminen Kuopion alueella.

YHTEYSTIEDOT KUOPIO INNOVATION OY PL 1188 (POSTIOSOITE MICROKATU 1 G) 70211 KUOPIO INFO@KUOPIOINNOVATION.FI WWW.KUOPIOINNOVATION.FI