PÖYTÄKIRJA 4/2005 Kansallinen elektroninen kirjasto Ohjausryhmän kokous 4/2005 Aika: 15.12.2005 klo 13.00 15.40 Paikka: Helsingin yliopiston kirjasto, Fabiania neuvotteluhuone, Yliopistonkatu 1, 2. krs. Läsnä Rehtori Matti Uusitupa, Kuopion yliopisto, pj. Professori Bo-Christer Björk, Svenska Handelshögskolan Tietopalvelujohtaja Sirkku Blinnikka, AMKIT-konsortion johtoryhmän pj. Ylikirjastonhoitaja Kai Ekholm, Helsingin yliopiston kirjasto Ylikirjastonhoitaja Päivi Kytömäki, Oulun yliopiston kirjasto Informaatikko Maija Miettinen, Suomen Akatemia Vararehtori Hannele Niemi, Helsingin yliopisto Koulutuspoliittinen sihteeri Juhani Nokela, SYL Ylikirjastonhoitaja Hellevi Yrjölä, erikoiskirjastojen neuvoston pj. Kulttuuriasiainneuvos Anneli Äyräs, OPM Informaatikko Pirjo Lipasti, Helsingin kaupunginkirjasto Maija Berndtsonin edustajana Esittelijä Palvelupäällikkö Kristiina Hormia-Poutanen, Helsingin yliopiston kirjasto Sihteeri Taloussihteeri Pirkko Airola, Helsingin yliopiston kirjasto Asiantuntijat Tiina Kupila-Rantala, CSC, tallennuspalvelut Terhi Manninen, suunnittelija, Helsingin yliopiston kirjasto Ari Rouvari, pääsuunnittelija, Helsingin yliopiston kirjasto Lykke Sahlström, taloussuunnittelija, Helsingin yliopiston kirjasto Arja Tuuliniemi, suunnittelija, Helsingin yliopiston kirjasto Estyneet Kirjastonjohtaja Maija Berndtson, yleisten kirjastojen neuvoston pj. Opetusneuvos Hannele Hermunen, OPM Korkeakouluneuvos Seppo Kiiskinen, OPM Rehtori Timo Luopajärvi, Helsingin ammattikorkeakoulu Stadia Teollisuusneuvos Paula Nybergh, KTM ESITYSLISTA 1. Kokouksen avaus 2. Esityslistan hyväksyminen Esitys: Hyväksyttäneen Päätös: Hyväksyttiin esityslista. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Edellisen kokouksen pöytäkirja on lähetetty ohjausryhmän jäsenille kokouskutsun yhteydessä. (Liite 1). Esitys: Hyväksyttäneen Päätös: Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja. Postiosoite: PL 26 (Teollisuuskatu 23) 00014 Helsingin yliopisto Käyntiosoite: Teollisuuskatu 23 Puhelin: (09) 1911 Faksi: tietokantapalvelut (09) 753 9514 vapaakappalepalvelut (09) 191 44341 Suomen ISBN- ja ISSN-keskukset (09) 191 44341 Kansallinen elektroninen kirjasto (09) 753 9514
4. Nelli-portaalin palvelinympäristö CSC muutti uusiin toimitiloihin keväällä 2005. Muuton jälkeen tietyissä CSC:n laitetiloihin toimitetuissa ilmastointikojeissa on todettu vika, jonka vuoksi laitteista on levinnyt pölyä laitetilassa oleviin järjestelmiin. Toimitetut kojeet olivat suunnitelmiin nähden väärän tyyppisiä. Pölyn leviäminen on alkanut keväällä 2005. CSC katsoo, että rakennusurakoitsija ja ilmastointikojeiden toimittaja ovat vastuullisia aiheutuneista välittömistä ja välillisistä vahingoista. Tapahtuneen johdosta on ryhdytty toimenpiteisiin, joilla minimoidaan mahdollista vahinkoa. Aiemman suunnitelman mukaisesti vuonna 2006 selvitetään kirjastopalveluiden laitteistoympäristön uudistusvaihtoehtoja. Esitys: Tiina Kupila-Rantala esittelee palvelinympäristön tilannetta CSC:llä ja kertoo mihin toimenpiteisiin on ryhdytty. Keskustellaan esittelyn pohjalta. Liite 2. Päätös: Tiina Kupila-Rantala selvitti kansalliskirjaston käyttämää kokonaislaitekantaa ja järjestelmiä. Tammikuussa on tarkoitus aloittaa selvitys, jossa kartoitetaan eri vaihtoehdot kirjastojärjestelmien (Nelli, Doria, Linnea, ja Armas) palvelinalustaksi. Erityisesti otetaan huomioon palvelu-, tehokkuus- ja talousnäkökulmat. Ohjausryhmä keskusteli Tiina Kupila-Rantasen esityksen pohjalta ja todettiin, että yhteistyö CSC:n ja kansalliskirjaston välillä on ollut toimivaa. Keskusteltiin myös eri kirjastojärjestelmien rahoitusmalleista. Todettiin, että Nellin laajennettavuus on vielä avoin. Päätettiin tehdä laaja ja monipuolinen selvitys laitteistokokonaisuudesta. Selvityksen tulee sisältää eri ratkaisuvaihtoehtojen riskianalyysi, käytettävyys sekä kustannusanalyysi. 5. Nelli-portaalin tilannekatsaus ja laajennus yliopistokirjastojen osalta Nelli on tällä hetkellä käytössä 15 yliopistossa. Taideyliopistot ja Vaasan yliopisto eivät ole vielä avanneet Nelliä ja on mahdollista, että kaikki taideyliopistot eivät resurssipulan ja aineistojen pienen määrän vuoksi ota Nelliä käyttöön. Ensimmäinen alueportaali Pohjanportti avattiin 1.11.2005. Pohjanportti on pohjoisten kirjastojen yhteinen ja yhteistyössä rakennettu tiedonhakuportaali. Pohjanportissa ovat mukana Oulun, Lapin ja Kainuun maakuntakirjastot, yliopistokirjastot sekä ammattikorkeakoulujen kirjastot. Pohjanportin sisältö vaihtelee sen mukaan, missä portaalia käyttää. Kirjaston ulkopuolelta voi käyttää maksuttomia aineistoja, joihin on kaikilla vapaa pääsy. Sellaisia ovat esimerkiksi kirjastojen kokoelmatietokannat. Kirjastossa pääsee tekemään hakuja myös aineistoista, joihin kirjasto on hankkinut käyttöoikeuden, kuten elektroniset lehdet, sanakirjat ja hakuteokset. Ensimmäinen ammattikorkeakoulun portaali Pirkanmaa avattiin 8.12.2005 Päätös: keskusteltiin Ari Rouvarin esityksen pohjalta Nelli-portaalin etenemisestä ja todettiin, että vuoden 2006 aikana portaali saataneen käyttöön kaikissa Nelli-asiakaskirjastoissa. 5.1. Espoon maakuntakirjastoalueen Nelli Pääkaupunkiseudun ns. Helmet kirjastot ottavat Nellin sijasta käyttöön Innovativen MAP-portaalin. Tämän takia on vielä jäänyt avoimeksi, mikä taho koordinoi Espoon maakuntakirjastoalueella olevien muiden kuin pääkaupunkiseudun kirjastojen Nellin käyttöönottoa. Espoon maakuntakirjasto selvittää asiaa. Asiaan vaikuttaa myös se, että portaalin palvelusopimukset on sovittu tehtäväksi maakuntakirjastojen kanssa. Esitys: Selvitetään Espoon maakuntakirjastoalueen Nelli-portaalin koordinointitaho. Päätös: Keskusteltiin kirjastojärjestelmien rahoituksesta julkisin varoin. Päätettiin, että jatkossa tulisi tehdä arviointi kolmen portaalijärjestelmän kesken. Tutkitaan eri vaihtoehtoja ja odotetaan selvityksiä vastuutahon löytämiseksi Espoon maakuntakirjastoalueen Nellin käyttöönoton koordinointiin. 5.2. Haka-infrastruktuuri: yhden käyttäjätunnuksen periaate korkeakouluissa Haka-infrastruktuuri on Suomen yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen yhteinen käyttäjätunnistusjärjestelmä, johon liittyneiden korkeakoulujen loppukäyttäjät pääsevät yhdellä käyttäjätunnuksella korkeakoulusektorin palveluihin, riippumatta siitä kuka palvelun tuottaa. Järjestelmä helpottaa sekä käyttäjän että palveluntarjoajien työtä. Käyttäjällä on yksi käyttäjätunnus ja salasana korkeakoulumaailman kaikkiin palveluihin. Palveluntarjoajan ei tarvitse ylläpitää käyttäjätunnuksia ja salasanoja, sillä käyttäjien ajantasaiset henkilötiedot tulevat suoraan kotikorkeakoulun rekistereistä. 2
Haka infrastruktuuri perustuu Shibboleth-autentikointiin, joka on yleistymässä myös Pohjois-Amerikassa ja useassa Euroopan maassa. Suomessa yliopistot ja ammattikorkeakoulut ovat tehneet päätöksen Shibboleth-autentikoinnin käyttämisestä. Nelli on ensimmäinen suuri palvelu yliopistoissa ja ammattikorkeakouluissa, jossa uutta käyttäjäntunnistusmenettelyä voidaan käyttää. Tällä hetkellä 4 yliopistoa on siirtynyt Shibbolethin tuotantokäyttöön Nelli-portaalissa ja Tampereen ammattikorkeakoulua on ottanut järjestelmän käyttöön Armas-kirjastopalveluissa. Pirkanmaan ammattikorkeakoulu ottanee Shibboleth-autentikoinnin käyttöön Nellissä piakkoin. Haka-verkostossa, Suomen yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen luottamusverkostossa, ovat tällä hetkellä jäseninä: Helsingin yliopisto, Oulun yliopisto, Pirkanmaan ammattikorkeakoulu, Tampereen ammattikorkeakoulu, Tampereen teknillinen yliopisto, Tampereen yliopisto, Teknillinen korkeakoulu, Turun yliopisto ja Åbo Akademi. Esitys: Ari Rouvari esittelee Nellin käyttöönoton tilannetta ja kertoo Haka-verkostosta. Päätös: Keskusteltiin Ari Rouvarin esityksen pohjalta ja todettiin turvallisen ja luotettavan tunnistusjärjestelmän tärkeys. Todettiin myös, että hankkeessa on päästy hyviin tuloksiin. 5.3. Nelli-portaalin ylläpidon helpottaminen ja laadun varmistus yliopistoissa Nelli-portaalin käyttöönoton ja tuotantoon siirtymisen yhteydessä on ilmennyt tarvetta kehittää Nellin ylläpitoa. Nelli koostuu kahdesta ohjelmistosta, MetaLib ja SFX. SFX on linkityspalvelu, jonka avulla korkeakoulut voivat asettaa e-lehtiä ja palveluita asiakkaidensa käyttöön. Osalla korkeakouluista on jaettu SFX-instanssi, joka on hankaloittanut Nellin ylläpitoa. Ammattikorkeakoulut tekivät syksyllä päätöksen uusien SFX-instanssien hankkimisesta. Opetusministeriö rahoittaa 7 SFX-instanssin hankinnan, lisäksi yksi ammattikorkeakoulu rahoitta itse yhden instanssin. Yliopistoissa ylläpidon helpottamiseksi tarvitaan 5 uutta SFX-instanssia. Asia on esitelty yliopistokirjastojen johtajille 11.11.2005 ja johtajat kannattavat lisäinstanssien hankkimista FinELibin keskitetyllä rahoituksella. Yliopistokirjastojen johtajille esitelty perustelumuistio on liitteenä. Ohjelmiston laajennuksen hankintakustannus on 50 000 USD ja vuotuisen ylläpidon kustannus 12 500 USD. FinELibin budjetissa on varaa laajennukseen. Liite 3. Esitys: Hankitaan yliopistokirjastoille 5 uutta SFX-instanssia FinELibin keskitetyllä rajoituksella Nelliportaalin ylläpitotyön helpottamiseksi ja palvelun laadun varmistamiseksi. Ari Rouvari esittelee. Päätös: Päätettiin esityksen mukaisesti hankkia yliopistokirjastoille 5 uutta SFX-instanssia FinELibin keskitetyllä rajoituksella Nelli-portaalin ylläpitotyön helpottamiseksi ja palvelun laadun varmistamiseksi. 5.4. Open access-aineistojen saannin edistäminen konsortiossa Open access julkaisujen tietojen siirrossa suositellaan käytettävän standardoitua protokollaa, OAI-PMH:ta (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting). Nelli-portaaliin on mahdollista hankkia ohjelmisto Metaindex, jonka avulla voidaan índeksoida Nelli-portaaliin kokoelmia OAI-tietokannoista ja tarjota näin pääsy erilaisiin OA-aineistoihin. Ohjelmisto mahdollistaisi esimerkiksi eri yliopistojen opinnäytteiden haun Nellin kautta. Neuvoteltaessa ammattikorkeakoulujen ja yleisten kirjastojen liittymisestä Nellin käyttäjiksi, sovittiin kertaluontoisesta kehittämiskustannuksesta. Kootulla rahoituksella voidaan kehittää Nellin palveluita koko konsortiolle. Metaindeksin hankintakustannus on 56 880 USD ja vuosimaksut 6 875 USD. Metaindex voidaan hankkia kehittämisvaroilla ja vuotuinen maksu voidaan kattaa FinELibin keskitetyllä rahoituksella. Esitys: Hankitaan Metaindex-ohjelmisto yliopistojen, ammattikorkeakoulujen ja yleisten kirjastojen käyttöön ja rahoitetaan hankinta kehittämiseen kohdennetuilla varoilla. Vuotuinen ylläpito katetaan FinELibin budjetista. Ari Rouvari esittelee. Päätös: Päätettiin esityksen mukaisesti hankkia Metaindex-ohjelmisto yliopistojen, ammattikorkeakoulujen ja yleisten kirjastojen käyttöön ja hankinta päätettiin rahoittaa kehittämiseen kohdennetuilla varoilla. 6. FinELib-strategian päivitys kaudelle 2007-2009 FinELib-strategian tarkistus seuraavaa tulossopimuskautta silmälläpitäen käynnistetään alkuvuonna 2005. Ohjausryhmässä käydyn lähetekeskustelun jälkeen asiaa on valmisteltu konsortioryhmän kokouksessa sekä on oltu yhteydessä HAUSiin, josta aiemmin saatiin tukea tasapainoisen tuloskortin (BSC) soveltamiseen. 3
Alustavan suunnitelman mukaan strategiaprosessin toimijat olisivat ohjausryhmä, konsortioryhmä ja FinELib-henkilöstö sekä konsultti. Ohjausryhmän tehtävänä on käynnistää prosessi, ohjata työtä ja hyväksyä strategia, konsortioryhmä toimii strategiaryhmänä, FinELib-henkilöstö tekee valmistelu- ja taustatyötä ja konsultti antaa metodista tukea. Prosessin osat ovat strategian itsearviointi, toimintaympäristöanalyysi, vision ja mission arviointi, strategisten päämäärien ja kriittisten menestystekijöiden määrittely. Lisäksi tehdään kolmivuotinen toimenpideohjelma. Esitys: Keskustellaan strategiatyön organisoinnista ja esitetystä etenemistavasta. Päätös: Keskusteltiin kansalliskirjastostrategian ja FinELib-konsortion strategian suhteesta. Kansalliskirjasto on tehnyt päätöksen yhdestä strategiasta ja muut tarvittavat pitemmän aikavälin suunnitelmat ovat toimenpideohjelmia. Laadittaessa FinElib-konsortion toimenpideohjelmaa on huomioitava kansalliskirjaston strategia, Helsingin yliopiston strategia ja toiminnan kannalta muita strategioita, kuten virtuaaliyliopiston strategia. Konsortion asiakkaat korostivat, että kyse on 110 asiakaskirjaston toimintaa koskevasta ja sitä helpottavasta ohjelmasta tai strategiasta. Toimenpideohjelman tulisi olla riittävän tarkka toiminnan ohjauksen kannalta ja siinä tulisi täsmentää koko konsortion tavoitteet, visio, päämäärät ja uudet toimintatavat. Päätettiin valmistella asiaa edelleen ja ottaa se käsittelyyn seuraavassa kokouksessa. 7. Toimintasuunnitelma 2006 Toimintaympäristössä on tapahtunut muutoksia sekä kansallisesti että kansainvälisesti, jotka vaikuttavat yliopistojen, ammattikorkeakoulujen, tutkimuslaitosten ja niiden kirjastojen toimintaan sekä yleisten kirjastojen toimintaan. FinELibin sidosryhmiä ja asiakkaita koskevat muutokset heijastuvat suoraan FinELibin toimintaan. Kansalliskirjaston toimialan laajennus vaikuttaa myös monella tavoin FinELibiin toimintaan. Vuosi 2006 on FinELib-strategiakauden viimeinen vuosi, jolloin arvioidaan strategian toteutumista ja uusitaan strategia kautta 2007-2009 koskien. Esitys: Keskustellaan toimintasuunnitelmasta ja tehdään siihen tarvittavat muutokset. Liite 4. Päätös: Keskusteltiin toimintasuunnitelmaehdotuksesta ja todettiin mm. että tulevien uudistusten kuten mahdollisen kuntauudistuksen etenemistä tulee seurata ja niiden vaikutus on otettava huomioon toimintasuunnitelmaa laadittaessa. Tällaisia muutoksia yhteiskunnassa on myös jäsenkirjastojen kuten yliopistokirjastojen rahoitustilanne. Todettiin myös, että kansallisen rahoituksen lisääminen elektronisiin aineistoihin olisi tärkeää. Päätettiin keskustelun pohjalta täydentää toimintasuunnitelman yleistä osaa. Lisäksi päätettiin toimintasuunnitelmaan tehtävästä muutamasta tarkennuksesta ja lisäyksestä. Kohdasta 3. Asiakaspalvelun ja toimintatapojen kehittäminen päätettiin poistaa kuntauudistusta koskeva lause. 8. Verkkoaineiston hankinta toiselle asteelle Ammattikorkeakoulukirjastojen ja FinELibin edustajien muodostama työryhmä on pohtinut toisen asteen oppilaitoksiin liittyvää problematiikkaa ja tehnyt päätöksen etenemistavasta. Tilannekatsaus ja etenemistapa on kuvattu liitteessä 6. Esitys: Terhi Manninen esittelee tilannetta. Keskustellaan esittelyn pohjalta. Päätös: Päätettiin jatkaa selvitystyötä toimivan ratkaisumallin löytämiseksi. 9. Tiedotusasiat 9.1 Kansalliskirjastostrategia 2006-2015 Kansalliskirjaston toimiala ja asiakaskunta laajenee vuonna 2006. Toimintaympäristön haasteet ovat suuria. Kansalliskirjasto strategia painottaa erityisesti toimialan laajennuksen liittyviä muutoshaasteita ja kirjastoverkkopalvelujen kehittämistä. Kansalliskirjastostrategiaa on työstänyt strategiaryhmä johon kirjaston oman johtoryhmän lisäksi on kuulunut edustajia niin asiakkaista kuin sidosryhmistä. Kirjaston johtokunta on ohjannut strategiatyötä. Lisätietoa liitteessä 5. Esitys: Keskustellaan kansalliskirjaston strategiasta. 4
Päätös: Keskusteltiin kansalliskirjaston strategiasta ja todettiin mm. että FinELibin palvelut ovat yksi merkittävimmistä kansalliskirjaston verkkopalveluista. 9.2 Henkilöstöasiat Kansalliskirjaston toimialalaajennuksen mahdollistamiseen kirjasto on saanut lisärahoitusta vuodelle 2006. Lisärahoitus kohdennetaan henkilöresursointiin. Toimialavakansseihin liittyen avoinna on ollut neljä vakanssia: taloussuunnittelija, suunnittelija kirjastoverkkopalveluihin, viestintäsihteeri ja suunnittelija FinELibpalveluihin. Vakanssien täyttö vaikuttaa monella tapaa FinELibin toimintaan. FinELibin taloussuunnittelija Lykke Sahlström on valittu kansalliskirjaston taloussuunnittelijaksi. FinElibin taloussuunnittelijan vakanssi laitetaan pikaisesti hakuun. Suunnittelijaksi kirjastoverkkopalveluihin on valittu Jaana Koivisto-Nieminen. Viestintäsihteeriksi on valittu Katri Jäntti, joka on aiemmin toiminut FinELibin koulutussuunnittelijana. FinELib-suunnittelijaksi on valittu Leena Salminen Vaasan maakuntakirjastosta. Suunnittelija tekee sekä hankintaan että portaaliin liittyviä työtä. Päätös: Merkittiin tiedoksi henkilöstöasiat. 9.3 Aineistohankinnan tilannekatsaus FinELibin suunnittelijat ovat kesän ja syksyn aikana neuvotelleet 16 uudesta aineistosta. Tämän lisäksi on käyty uusintaneuvottelut 26 aineistosta. Tätä kirjoitettaessa neuvottelut ovat päättyneet kolmen uuden aineiston osalta, mutta näyttää todennäköiseltä että noin kymmenen uutta aineistoa saadaan käyttöön vuoden 2006 alusta. Kotimaisia aineistoja, joista jo usean vuoden ajan on neuvoteltu, saadaan nyt käyttöön. Kaksi isoa kustantajien lehtipakettia, joista myös on neuvoteltu useana vuonna, näyttää toteutuvan vuodelle 2006. Syksyn sopimusneuvotteluille on ollut tyypillistä hintatarjousten saaminen myöhään kustantajilta. Tämä on aiheuttanut paineita jo muutenkin tiukkaan aikatauluun. Tästä syystä osa aineistokonsortioista saadaan vahvistettua vasta ensi vuoden puolella. Aikataulullisesti haastavia ovat myös toisen asteen aineistohankintaneuvottelut, jotka ajoittuvat vuodenvaihteeseen 2005-2006. Paljon työtä ovat vaatineet neuvottelut elektronisista kirjapaketeista, erityisesti liittyen elektronisten kirjojen muuttuviin hinnoittelumalleihin. Syksyn kuluessa on neuvoteltu kahdesta Open Access aineistosta: Public Library of Science ja BioMed Central. Molempien aineistojen hinnoittelu perustuu kirjoittajamaksuihin ja neuvotteluissa on ollut nähtävissä hintaan liittyviä paineita ja epärealistisia odotuksia organisaatioiden maksukyvystä. Päätös: Keskusteltiin aineistohankintatilanteesta Arja Tuuliniemen esityksen pohjalta ja kirjattiin asia tiedoksi. 9.4 Opintomatka Kristiina Hormia-Poutanen on tehnyt opintomatkan Singaporeen, Australiaan ja Uuteen Seelantiin 10.11-24.11.2005. Matkan tarkoituksena oli tutustua kolmen kansalliskirjaston strategioihin, johtamisjärjestelmään ja digitaalista kirjastoa koskeviin strategioihin. Kaikki kolme maata tekevät kiinnostaa kehittämistyötä kirjastopalveluihin ja digitaalisen kirjaston kehittämiseen liittyen. Päätös: Kristiina Hormia-Poutanen kertoi, että hänellä on tarkoitus tehdä muistion tyyppinen selvitys opintomatkastaan Singaporeen, Australiaan ja Uuteen Seelantiin 10.11-24.11.2005. Kirjattiin asia tiedoksi. 9.5. FinELib-päivä Todettiin, että tämän vuoden FinELib-päivä pidetään tiistaina 9.5.2006 yliopiston pienessä juhlasalissa Fabianinkatu 33, 4. krs. 10. Seuraava kokous Seuraava kokous pidetään maaliskuun alkupuolella ja aiheena on raportti vuoden 2005 toiminnasta. Päätös: Päätettiin, että seuraava FinELib-ohjausryhmän kokous pidetään perjantaina 3.3.2006 klo 13.00. 11. Kokouksen päättäminen 5
Puheenjohtaja kiitti FinELib-ohjausryhmän jäseniä kuluneesta vuodesta ja päätti kokouksen klo 15.40. Matti Uusitupa Puheenjohtaja Kristiina Hormia-Poutanen Palvelupäällikkö Liitteet: Liite 1. Edellisen kokouksen pöytäkirja Liite 2. CSC tiedote kirjastonjohtajille Liite 3. SFX-lisätilaukset yliopistoille Liite 4. FinELib toimintasuunnitelma 2006 Liite 5. Kansalliskirjastostrategia 2006-2015 Liite 6. Tiedote ammattikorkeakoulukirjastoille 6