Kansallinen elektroninen kirjasto ESITYSLISTA 1/2008 1 (5) OHJAUSRYHMÄN KOKOUS 1/2008 Aika 14.2.2008 klo 14.00 16.00 Paikka Läsnä Esittelijä Kansalliskirjasto, Fabianian auditorio, Yliopistokatu 1, 2. krs, Huone C221 Mauri Ylä-Kotola, rehtori, Lapin yliopisto, puheenjohtaja Kristiina Hormia-Poutanen, kirjastoverkkopalveluiden johtaja, Kansalliskirjasto Päivi Keränen, hallituksen puheenjohtaja, SAMOK/HAMOK Hannele Hermunen, opetusneuvos, OPM Päivi Kytömäki, ylikirjastonhoitaja, Oulun yliopisto Timo Luopajärvi, pääsihteeri, ARENE ry Marja Malminen, kirjastotoimenjohtaja, Lahden kaupunginkirjasto Pirkko Nuolijärvi, johtaja, Kotimaisten kielten tutkimuskeskus Hannele Niemi, vararehtori, Helsingin yliopisto Pirjo Sutela, kehityspäällikkö, Tietoratkaisut VTT Iris Tahvanainen, tietopalvelupäällikkö, EVTEK ammattikorkeakoulu Tapio Varis, professori, Tampereen yliopisto Barbro Wigell-Ryynänen, kirjastotoimentarkastaja, OPM Anu Anthoni, taloussihteeri, Kansalliskirjasto, sihteeri Arja Tuuliniemi, erikoissuunnittelija, Kansalliskirjasto Asiantuntijat Ari Rouvari, pääsuunnittelija, Kansalliskirjasto Paula Mikkonen, suunnittelija, Kansalliskirjasto Kaisa Tamminen, taloussuunnittelija, Kansalliskirjasto Poissa Esityslista 1. Kokouksen avaus 2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Hyväksyttäneen pöytäkirja (Liite 1). 3. Kertomus FinELibin toiminnasta vuodelta 2007 Vuosi 2007 oli FinELibin strategiakauden 2007-2015 ensimmäinen vuosi. Kaudella 2007-2009 aloitti myös uudella kokoonpanolla FinELibin ohjausryhmä ja konsortioryhmä sekä asiantuntijaryhmät. Vuonna 2007 juhlittiin FinELibin toiminnan 10- vuotisjuhlia. Juhlat huipentuivat perinteiseen FinELib-päivään 29.5. Kansalliskirjaston organisaatiota uudistettiin vuonna 2007 ja sillä oli vaikutuksia myös FinELibin toimintaan. FinELibin palveluyksiköstä tuli osa Kansalliskirjaston Kirjastoverkkopalvelut-tulosaluetta.
Kansallinen elektroninen kirjasto ESITYSLISTA 1/2008 2 (5) Vuoden 2007 keväällä toteutettiin FinELibin jäsenkirjastojen asiakkaille suunnattu elektronisten aineistojen käyttäjäkysely. Sillä selvitettiin, minkä tyyppisiä aineistoja opiskelijat, tutkijat ja muut kirjastojen asiakkaat tarvitsevat ja miten he käyttävät e- aineistoja. Lisäksi pyydettiin palautetta tarjolla olevista e-aineistoista sekä kartoitettiin palvelujen kehittämisideoita. Kyselyssä olivat mukana yliopistojen, ammattikorkeakoulujen ja tutkimuslaitosten lisäksi ensimmäistä kertaa myös yleiset kirjastot. Kysely osoitti selvästi, että e-aineistojen käytöllä on merkittäviä vaikutuksia. E- aineistojen käyttö on helpottanut aineistojen löytymistä ja käsille saamista sekä oman alan seurantaa erityisesti tutkijoiden osalta. Se on myös useissa tapauksissa laajentanut aineistotarjontaa ja säästänyt työaikaa. Yleisten kirjastojen aineistohankinnan volyymi on kasvanut kirjastosektoreista eniten. Artikkelilataukset lähes kaksinkertaistuivat vuodesta 2006. Vuoden 2007 alusta uutena aineistona saatiin konsortion käyttöön yleisten kirjastojen pitkään toivoma Aleksi-viitetietokanta. Myös muihin kotimaisiin hankintoihin (mm. Medic, Kansallisbiografia) tuli mukaan lisää yleisiä kirjastoja. Kasvusta huolimatta aineistojen käyttö ja aineistohankintoihin käytetty rahamäärä on vielä pieni verrattuna muihin kirjastosektoreihin. Yleisten kirjastojen osuus FinELibin e-aineistojen kokonaisrahoituksesta on 3 %. Vuodesta 2006 ammattikorkeakoulujen aineistojen käyttö (artikkelilataukset) kasvoi 25 % ja aineistoihin käytetty rahamäärä 14 %. Aleksi uutena FinELib-aineistona keräsi ammattikorkeakouluista heti 21 tilaajaa. Myös jo aiemmin solmittuihin sopimuksiin tuli mukaan uusia ammattikorkeakouluja. FinELibin kautta lisensioitujen aineistojen käyttö tutkimuslaitoksissa on kasvanut edellisvuodesta vain 4 %. Vuosien 2005-2006 välisenä aikana kasvua oli 5 %. Näyttääkin siltä, että aineistojen käytön määrä tutkimuslaitoksissa on vakiintumassa nykytasolle. Pienille erikoiskirjastoille kuuluminen FinELib-konsortioon antaa mahdollisuuden hyödyntää suuren konsortion neuvotteluetua ja asiantuntemusta aineistojen hinnoittelu- ja sopimusehdoissa. Kirjastoverkon laatimassa perusaineistoesityksessä esitetään keskitettyä rahoitusta myös tutkimuslaitoksille e-aineistojen hankintaan, jotta kansainvälisesti korkeatasoinen tutkimus voidaan turvata myös tutkimuslaitossektorilla. Toteutuessaan esitys antaisi tutkimuslaitoksille nykyistä paremmat mahdollisuudet laajentaa aineistovalikoimaansa. Yliopistot hankkivat edelleen valtaosan FinELib-aineistoista sekä määrällisesti että arvoltaan. Yliopistoissa aineistoja käytetään eniten ja käyttö kasvaa edelleen (31 %). Työ yliopistokirjastojen aineistomäärärahan uudelleen kohdentamiseksi aloitettiin vuonna 2007. Nelli-portaali pyritään integroimaan oppimisalustoihin, mikä helpottaisi opetuksen ja opiskelun sujuvuutta. Turun yliopiston kanssa käynnistettiin Moodleoppimisympäristön ja Nellin integrointipilotti. Shibboleth-tunnistuksen käyttö Nelliportaalissa kasvoi. Vuoden 2007 lopussa Shibboleth oli käytössä 12 yliopiston ja 7 ammattikorkeakoulun Nelli-portaaleissa. Arja Tuuliniemi esittelee yhdessä FinELibin muiden suunnittelijoiden kanssa raportin vuoden 2007 toiminnasta (liitteet 2-8). Keskustellaan raportista ja tehdään raporttiin tarvittavia lisäyksiä ja muutoksia.
Kansallinen elektroninen kirjasto ESITYSLISTA 1/2008 3 (5) 4. FinELibin toimintasuunnitelma vuodelle 2008 FinELib-konsortio edistää tutkimuksen laatua ja vaikuttavuutta tarjoamalla elektronisia aineistoja tutkijoiden ja opiskelijoiden käyttöön. Yleisten kirjastojen asiakkaille elektronisten aineistojen laaja käyttö mahdollistaisi tiedon saannin toteutumisen kaikkialla Suomessa. FinELibin palveluyksikkö on osa Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalveluja ja toimii e-aineistojen hankintaa ja käyttöä edistävänä palvelukeskuksena Suomen kirjastoille. Keskitettyjä palveluja kehitetään yhteistyössä jäsenkirjastojen kanssa, mistä yhtenä osoituksena on konsortion yhteinen strategia vuosille 2007-2015. FinELib pyrkii tehokkaisiin, joustaviin, teknisesti moderneihin ja yksinkertaisiin prosesseihin. Vuoden 2008 toiminnan painopiste on elektronisten aineistojen hankinta ja käyttö muuttuvassa toimintaympäristössä. Opetusministeriön vuosien 2009 2012 toimintaja taloussuunnitelman mukaan korkeakoulujen lukumäärä vähenee siten, että yliopistoja tulee olemaan 15 16 ja ammattikorkeakouluja 20 22. Tutkimuslaitosten osalta on nähtävissä sama suuntaus, toiminnan tehostaminen johtaa organisaatioiden yhdistymisiin. Rakennemuutos näkyy myös yleisissä kirjastoissa. Vuoden 2009 alusta Suomessa tulee olemaan vähintään 60 kuntaa vähemmän kuin vielä vuonna 2008. Muuttuva toimintaympäristö edellyttää, että konsortion on mietittävä uudelleen FinELibin rakenteita, asiakkuudenhallintaa, kustantajien kanssa solmittavia sopimuksia, työprosesseja, aineistojen käyttäjäryhmiä, käyttäjien tunnistautumista sekä konsortion ja palveluyksikön keskinäistä työnjakoa. Vuonna 2008 lisätään kohdennettua viestintää eri kirjastosektoreille ja muille kohderyhmille. Erityisesti yleisille kirjastoille suunnattua tiedotusta kehitetään. Alkuvuodesta 2008 www-sivu-uudistus saatetaan päätökseen. Palveluyksiköllä on vuonna 2008 käytettävissään vähemmän henkilöresursseja ja tästä syystä on mietitty yhteistyössä konsortion jäsenkirjastojen kanssa toiminnan tehostamisen mahdollisuuksia. Vuonna 2008 neuvotellaan sopimusten uudistamisesta sekä jatketaan neuvotteluja muutamasta vuodelta 2007 siirtyneestä aineistosta. Uusia aineistoneuvotteluja ei aloiteta. Palveluyksikkö kerää edelleen vuonna 2008 keskitetysti tilastoja FinELib-aineistojen käytöstä. Tallennettavien tilastoelementtien määrää vähennetään vuoden 2008 alusta lukien, jolloin kootaan kokotekstiaineistoista artikkelilataukset ( downloadit ) ja muista aineistoista haut. Nelliportaalin toiminnan painopisteitä vuonna 2008 ovat toimintaympäristön aiheuttamat muutokset, järjestelmäarkkitehtuurin suunnittelu ja toteuttaminen, Nellin integrointi oppimisympäristöihin sekä kansainvälinen yhteistyö IGeLU:n puitteissa. Arja Tuuliniemi, Ari Rouvari ja Kaisa Tamminen esittelevät toimintasuunnitelman (liitteet 9-11). Keskustellaan toimintasuunnitelmasta ja tehdään siihen tarvittavat muutokset.
Kansallinen elektroninen kirjasto ESITYSLISTA 1/2008 4 (5) 5. FinELib-konsortion toimintaan liittyviä ajankohtaisia asioita 5.1. Nelli-portaali Ari Rouvari esittelee. Käydään keskustelu aiheesta. 5.2 Toimintaympäristön muutoksia Arja Tuuliniemi esittelee. Käydään keskustelu aiheesta. 6. Tiedotusasiat 6.1 FinELib-päivä 9.5.2008 6.2 JISCin (Joint Information Systems Committee) ja British Libraryn toimeksiannosta Britanniassa tehty raportti Google -sukupolven e-aineistojen käytöstä (http://www.ucl.ac.uk/slais/research/ciber/downloads/) 7. Muut asiat 7.1. FinElib-konsortion lausuntoluonnos ohjausryhmän käsittelyyn sekä EUA suositukset Rehtorien neuvosto on pyytänyt lausuntoa Euroopan yliopistoliiton työryhmän laatimiin avointa julkaisemista koskeviin suosituksiin. FinELib-konsortion ohella lausunto on pyydetty yliopistokirjastojen neuvostolta. (liite 6) Kristiina Hormia-Poutanen esittelee lausuntoluonnoksen. Keskustellaan luonnoksesta ja tehdään siihen tarvittavat muutokset. 8. Ohjausryhmän seuraava kokous 9. Kokouksen päättäminen LIITTEET Liite 1: Edellisen kokouksen pöytäkirja Liite 2.1: FinELibin raportti vuoden 2007 toiminnasta Liite 2.2: FinELib-ohjaus-, konsortio- ja asiantuntijaryhmät 2007 2009, työryhmät 2007 Liite 2.3: FinELib-toiminnasta tehdyt tutkimukset 2007
Kansallinen elektroninen kirjasto ESITYSLISTA 1/2008 5 (5) Liite 2.4: Kirjastoverkolle suunnattu koulutus 2007 Liite 2.5: FinELib-henkilöstön pitämät esitelmät ja julkaistut artikkelit 2007 Liite 2.6: FinELib-henkilöstön jäsenyydet 2007 Liite 2.7: FinELibin budjetti/ toteuma 1.1. - 31.12.2007 Liite 3. FinELibin toimintasuunnitelma vuodelle 2008 Liite 4. FinELibin budjetti 2008 Liite 5. FinELibin budjetti vertailu 2007/2008 Liite 6. EUA-suositukset