Omaishoitajat ja Läheiset - Liitto ry, Närståendevårdare och Vänner- Förbundet rf HALLINTOSÄÄNTÖ ( hyväksytty 21.4.2010) YLEISET MÄÄRÄYKSET 1 Suhde muihin säännöksiin Omaishoitajat ja Läheiset -Liitto ry:n toiminnassa, hallinnossa, varojenhoidossa, kirjanpidossa, tilinpäätöksessä ja tilintarkastuksessa on noudatettava yhdistyslain, kirjanpitolain ja -asetuksen, tilintarkastuslain, hankintalain sekä Rahaautomaattiyhdistyksen ja muiden rahoittajien antamien ohjeiden lisäksi tämän hallintosäännön määräyksiä. Omaishoitajat ja Läheiset -Liitto ry kuuluu Sosiaalialan työnantaja- ja toimialaliittoon ja noudattaa Sosiaalialan järjestöjä koskevaa työehtosopimusta sekä siihen liittyvää erillistä lisäpöytäkirjaa. 2 Hallintosäännön tarkoitus Omaishoitajat ja Läheiset -Liitto ry:n hallintosäännöllä säännellään liiton toimintaa, luottamushenkilöiden työskentelyä, taloushallintoa sekä henkilöstöasioita. 3 Hallintosäännön sisältö Hallintosääntö sisältää seuraavat säännöskokonaisuudet: 1. Omaishoitajat ja Läheiset -Liitto ry:n säännöt 4.4.2007 (liite 1) 2. Hallitus- ja taloussääntö 21.4.2010 (liite 2) 3. Toimintasääntö 21.4.2010 (liite 3) 4 Hallintosäännön muuttaminen Omaishoitajat ja Läheiset -Liitto ry:n sääntöjen muutoksista päättää liiton syyskokous. Hallintosäännönmuutoksista päättää liiton hallitus. SÄÄNNÖT Liite 1 1. Yhdistyksen nimi, kotipaikka ja toiminta-alue
Yhdistyksen, jota näissä säännöissä kutsutaan liitoksi, nimi on Omaishoitajat ja Läheiset - Liitto ry, Närståendevårdare och Vänner -Förbundet rf. Liiton kotipaikka on Helsinki ja sen toiminta-alueena on koko maa. 2. Liiton tarkoitus Liiton tarkoituksena on toimia omaishoitajien sekä vanhusten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden aseman parantamiseksi ja tukemiseksi sekä kehittää omaishoitajien sekä vanhusten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluita ja tukitoimia toimintaalueellaan. 3. Liiton toimintamuodot Tarkoituksensa toteuttamiseksi liitto - tekee esityksiä ja aloitteita viranomaisille omaishoitajien sekä vanhusten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden elinolojen ja elämänlaadun parantamiseksi - antaa lausuntoja viranomaisille - harjoittaa tiedotus-, valistus-, julkaisu- ja koulutustoimintaa - harjoittaa ja edistää kokeilu- ja tutkimustoimintaa - antaa ohjausta ja neuvontaa omaishoitajille - pitää yhteyttä jäsenjärjestöihinsä - edustaa ja ohjaa jäseniään näitä koskevissa kysymyksissä - toimii jäsenjärjestöjen yhdyssiteenä ja tukena - tukee tutkimus- ja koulutustoimintaa - perustaa kerhoja ja ryhmiä sekä järjestää jäsenjärjestöille ja heidän jäsenilleen leirejä, lomia, matkoja sekä muuta virkistystoimintaa - on oikeutettu ylläpitämään tarvepalveluita tuottavia toimintayksiköitä sekä kokoontumistiloja - osallistuu alan kansainväliseen yhteistyöhön - on oikeutettu omistamaan osuuksia, osakkeita ja muita arvopapereita, hallitsemaan ja omistamaan kiinteistöjä, maa-alueita ja huoneistoja tuettavien tarpeita varten. Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi harjoittaa majoitus- ja ravitsemistoimintaa, vastaanottaa avustuksia, lahjoituksia ja testamentteja sekä toimeenpanna asianmukaisen luvan saatuaan varainkeräyksiä, arpajaisia, myyjäisiä ja kampanjoita. 4. Jäsenet ja jäsenmaksut Liiton varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä alueelliset, rekisteröidyt omaishoitajayhdistykset. Henkilöt, jotka asuvat alueella, jolla ei ole omaishoitajayhdistystä ja jotka hyväksyvät liiton periaatteet ja sitoutuvat noudattamaan liiton päättävien elinten päätöksiä, liittyvät maantieteellisesti lähimpään omaishoitajayhdistykseen. Sen jälkeen kun näiden jäsenten asumalle alueelle on perustettu liiton varsinaiseksi jäseneksi hyväksytty omaishoitajayhdistys, heidät siirretään halutessaan tämän uuden yhdistyksen jäseneksi. Em. henkilöt eivät ole liiton jäseniä. Liiton kannatusjäseniksi voivat liittyä rekisteröidyt yhdistykset, yhteisöt ja säätiöt. Varsinaisen jäsenen ja kannattajajäsenen hyväksyy anomuksesta liiton hallitus. Jäsenellä on oikeus erota liitosta ilmoittamalla siitä kirjallisesti liiton hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisestaan liiton kokouksessa.
Liiton hallitus voi erottaa jäsenen, joka ei ole maksanut jäsenmaksujaan kahtena perättäisenä vuotena tai joka menettelyllään liitossa tai sen ulkopuolella vahingoittaa liiton toimintaa. Erottamispäätöksestä voi jäsen valittaa liiton kokoukselle kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa asiasta tiedon saatuaan. Asia on käsiteltävä ensimmäisessä mahdollisessa liiton sääntömääräisessä kokouksessa. Varsinaisen jäsenen on suoritettava vuosittain jäsenmaksu. Jäsenmaksu määrätään erikseen omaishoitajayhdistyksille ja erikseen yhdistysten henkilöjäsenille ja kannatusjäsenille. Nämä maksut määrää liiton syyskokous seuraavaksi kalenterivuodeksi. Liitto perii jäsenmaksut sekä liiton että jäsenyhdistysten henkilöjäsenten osalta keskitetysti ja palauttaa jäsenyhdistyksille niille kuuluvan osuuden jälkikäteen. Kannatusjäsenen on vuosittain suoritettava kannatusjäsenmaksu, jonka suuruuden liiton syyskokous on määrännyt seuraavaksi kalenterivuodeksi. Saavutetut jäsenoikeudet säilyvät. 5. Hallintoelimet Liiton päätösvaltaa käyttää liiton kokous. Liittoa edustaa ja sen asioita hoitaa lainmukainen liiton hallitus. Liiton kokouksia ovat kevätkokous, syyskokous ja ylimääräinen kokous. Kevätkokous pidetään kunakin vuonna maaliskuun-huhtikuun aikana ja syyskokous vastaavasti loka-marraskuun aikana. Ylimääräinen kokous pidetään, mikäli liiton hallitus katsoo sellaisen tarpeelliseksi tai jos vähintään yksi kymmenesosa (1/10) liiton äänioikeutetuista jäsenistä sitä kirjallisesti liiton hallitukselta pyytää erityisesti ilmoitetun asian käsittelyä varten, jolloin kokous on pidettävä kahdenkymmenen yhden (21) vuorokauden kuluessa asianmukaisen pyynnön esittämisestä lukien. Kokouskutsu on julkaistava Lähellä-lehdessä tai valtakunnallisessa lehdessä vähintään 7 vuorokautta ennen kokousta tai lähetettävä kirjallisesti kullekin jäsenelle samassa ajassa. Kokouskutsussa on mainittava käsiteltävät asiat. Liiton kokouksessa on kullakin erääntyneen jäsenmaksunsa maksaneella varsinaisella omaishoitajayhdistysjäsenellä yksi (1) ääni kutakin alkavaa 50 jäsentä kohti 100 jäseneen saakka ja sen jälkeen kutakin alkavaa 100 jäsentä kohti, kuitenkin enintään 6 ääntä. Omaishoitajayhdistyksen edustajan on esitettävä yhdistyksen kokouksen pöytäkirjanote edustusoikeudestaan. Äänestyksessä ratkaisee yksinkertainen äänten enemmistö. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. Liiton hallituksen jäsenellä ja tilintarkastajilla on liiton kokouksessa puheoikeus. Liiton kokous voi sallia läsnäolo-oikeuden myös muille henkilöille. Kannatusjäsenillä ei ole äänioikeutta liiton kokouksissa.
Aloiteoikeus on liiton jäsenellä ja liiton hallituksella. Kevätkokouksessa käsiteltäväksi haluttu aloite on jätettävä liiton hallitukselle tammikuun loppuun mennessä ja syyskokouksessa käsiteltäväksi haluttu aloite vastaavasti syyskuun loppuun mennessä. Kevätkokous Kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat: 1) liiton puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja tai joku muu hallituksen jäsen avaa kokouksen 2) valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat, kaksi (2) kumpaakin 3) todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4) vahvistetaan kokouksen työjärjestys 5) käsitellään liiton toimintakertomus edelliseltä kalenterivuodelta 6) käsitellään liiton tilinpäätös ja tilintarkastajien lausunto edelliseltä kalenterivuodelta ja päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta sekä vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille 7) käsitellään muut mahdolliset hallituksen valmistelemat tai jäsenten sääntöjen mukaisesti esille tuomat asiat. Syyskokous Syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat: 1) liiton hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja tai joku muu hallituksen jäsen avaa kokouksen 2) valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjantarkastajat (2) ja ääntenlaskijat (2) 3) todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4) vahvistetaan kokouksen työjärjestys 5) hyväksytään liiton hallituksen laatima toimintasuunnitelma seuraavaksi kalenterivuodeksi 6) määrätään seuraavalta kalenterivuodelta perittävät liiton jäsenmaksujen suuruudet 7) hyväksytään liiton hallituksen laatima talousarvio seuraavaksi kalenterivuodeksi 8) valitaan liiton hallituksen puheenjohtaja, jota kutsutaan liiton puheenjohtajaksi, seuraavaksi kalenterivuodeksi 9) vahvistetaan hallituksen varsinaisten jäsenten lukumäärä seuraavaksi kalenterivuodeksi 10) valitaan hallituksen varsinaiset jäsenet seuraavaksi kahdeksi kalenterivuodeksi erovuoroisten tilalle 11) valitaan kaksi(2) varsinaista tilintarkastajaa ja heille henkilökohtaiset varatilintarkastajat tarkistamaan seuraavan kalenterivuoden tilejä ja hallintoa 12) määrätään millä tavoin liiton kokouskutsut on julkaistava 13) käsitellään muut mahdolliset hallituksen valmistelemat ja jäsenten sääntöjen mukaisesti esille tuomat asiat. Ylimääräinen kokous Ylimääräisessä kokouksessa käsitellään ne asiat, joita varten se on kutsuttu kokoon. Liiton hallitus
Hallitus valitaan syyskokouksessa ja sen toimintakausi alkaa valintaa seuraavan kalenterivuoden alusta. Liiton hallitukseen kuuluu kahdeksi kalenterivuodeksi kerrallaan valittu liiton hallituksen puheenjohtaja, jota kutsutaan liiton puheenjohtajaksi, ja syyskokouksen vahvistama määrä hallituksen varsinaisia jäseniä määrältään vähintään kuusi ja enintään 10. Hallituksen jäsenen toimikausi on kaksi kalenterivuotta. Puolet hallituksen jäsenistä on kerrallaan erovuorossa. Hallitus valitsee keskuudestaan kaksi varapuheenjohtajaa sekä keskuudestaan tai sen ulkopuolelta sihteerin, taloudenhoitajan ja muut tarpeelliset toimihenkilöt. Hallitus voi määräajaksi tai erityistä tehtävää varten asettaa toimikuntia, joille se tarvittaessa vahvistaa ohjesäännön. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta tarvittaessa. Hallitus on kutsuttava koolle myös, jos vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, jos puheenjohtajan lisäksi kolme sen jäsenistä on läsnä. Hallituksen päätökseksi tulee enemmistön mielipide. Äänten mennessä tasan, ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa arpa. Hallituksen tehtäviin kuuluu erityisesti: - johtaa liiton yleistä toimintaa lain, liiton sääntöjen ja liiton kokousten päätösten mukaisesti - valmistella liiton kokouksissa käsiteltävät asiat ja kutsua kokoukset koolle - tehdä esityksiä liiton toiminnan kehittämiseksi - hyväksyä jäsenet liittoon ja pitää luetteloa jäsenistä - asettaa tarpeelliset toimikunnat - huolehtia ja vastata varojen hankinnasta ja omaisuuden hoidosta - huolehtia ja vastata, että liitossa pidetään sellaista kirjanpitoa kuin laki ja hyvä tapa vaativat - ottaa ja erottaa liiton toimihenkilöt ja määrätä työehdot ja delegoida tämän tehtävän toteuttaminen valtuuttamalleen toimihenkilölle - pitää yhteyttä kotimaassa ja ulkomailla muihin alan järjestöihin. 6. Liiton nimen kirjoittaminen Liiton nimen kirjoittavat liiton puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat kaksi yhdessä tai joku heistä yhdessä liiton toiminnanjohtajan tai hallituksen valitseman muun toimihenkilön kanssa. 7. Toiminta- ja tilikausi, tilintarkastus Liiton toiminta- ja tilikausi on kalenterivuosi. Tilit on jätettävä tilintarkastajalle kuukausi ennen kevätkokousta. Tilintarkastajien on suoritettava tilien tarkastus ja annettava niistä lausuntonsa liiton hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta. 8. Sääntöjen muuttaminen Sääntöjen muuttamisesta voidaan päättää liiton syyskokouksessa, jos sitä koskeva kirjallinen esitys on jätetty liiton hallitukselle ja vähintään 3/4 kokouksessa annetuista äänistä sitä kannattaa.
9. Liiton purkaminen Liiton purkamisesta on päätettävä kahdessa peräkkäisessä liiton kokouksessa, joiden välillä tulee olla vähintään kolmekymmentä päivää ja siihen vaaditaan kussakin kokouksessa vähintään 5/6 enemmistö kokouksessa annetuista äänistä. Liiton purkautuessa tai sen tultua lakkautetuksi käytetään sen varat viimeisen liiton kokouksen harkitsemalla tavalla omaishoitajien sekä vanhusten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden hyväksi. 10. Muita määräyksiä Muutoin liiton toiminnassa noudatetaan voimassa olevan yhdistyslain säännöksiä. HALLITUS- JA TALOUSSÄÄNTÖ Liite 2 HALLITUS JA HALLITUKSEN TEHTÄVÄT 1 Hallituksen tarkoitus Omaishoitajat ja Läheiset -Liitto ry:n asioista vastaa ja sitä edustaa hallitus. Tarvittaessa hallitus delegoi päätösvaltaansa. 2 Hallituksen jäsenten vastuu Hallitus vastaa siitä, että liitossa toimitaan lakien ja sääntöjen mukaisesti ja että liiton kokousten päätökset pannaan toimeen. Hallitus vastaa yhdessä toiminnanjohtajan kanssa siitä, että tilinpäätös laaditaan kirjanpitolain ja tilinpäätöksen laatimista koskevien muiden säännösten ja määräysten mukaisesti ja, että tilinpäätös antaa oikeat ja riittävät tiedot liiton toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Hallitus vastaa liiton toimeenpanevana elimenä liiton hallinnosta ja toiminnasta kokonaisuutena sekä valvoo toimintasuunnitelman toteuttamista talousarvion puitteissa. 3 Hallituksen tehtävät Hallitus valmistelee Omaishoitajat ja Läheiset -Liitto ry:n toiminnan ja talouden strategista suunnittelua yhdessä toiminnanjohtajan sekä johtoryhmän kanssa ja huolehtii toiminnan strategisesta ohjauksesta. Hallitus valmistelee yhdessä toiminnanjohtajan kanssa seuraavan vuoden toimintasuunnitelman ja talousarvioesityksen syyskuun loppuun mennessä syyskokoukselle esitettäväksi. Hallitus valmistelee pitkän aikavälin strategiset suunnitelmat ja seuraa niiden toteutumista. Hallitus hyväksyy tammikuun loppuun mennessä tarkennetun toimintasuunnitelman ja talousarvion kuluvalle vuodelle. Hallitus käsittelee ja hyväksyy tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen kevätkokouksen hyväksyttäväksi. Hallitus linjaa Omaishoitajat ja Läheiset -Liitto ry:n edustajien toimintaa yhteistyökumppanien hallinto- ja toimielimissä sekä yhteiskuntasuhteiden hoidon toimintaperiaatteet. Hallitus antaa yleisohjeet edustajien nimeämiseksi yhteistyökumppaneiden hallinto- ja toimielimiin sekä merkitsee tiedoksi toiminnanjohtajan nimeämät hekilöt.
Hallitus päättää toiminnanjohtajan ja ylempien toimihenkilöiden (vativuusryhmät 4-6) palkkaamisesta ja työehdoista sekä antaa toiminnanjohtajalle valtuudet tehdä palkkauspäätökset muiden toimihenkilöiden osalta. Hallitus päättää Omaishoitajat ja Läheiset -Liitto ry:n toimihenkilöorganisaation rakenteesta, henkilöstöpolitiikan periaatteista ja työntekijöiden luontaiseduista. Hallitus päättää merkittävistä investoinneista, lainanotosta, takauksien ja vakuuksien myöntämisestä niiltä osin, kun niihin ei tarvita vuosikokouksen päätöstä. HALLITUKSEN TYÖSKENTELY 4 Työvaliokunta Liiton työvaliokunnan muodostavat puheenjohtaja, varapuheenjohtajat ja toiminnanjohtaja. Työvaliokunta valmistelee hallitukselle merkittäviä ja laajakantoisia asioita sekä päättää kiireelliset päätöstä vaativat toimenpiteet hallituksen kokousten väliaikoina. Työvaliokunta päättää henkilöstökysymykset niiltä osin kuin niitä ei ole valtuutettu toiminnanjohtajalle ja tekee hallituksen päätettävissä olevista henkilöstökysymyksistä esityksen liiton hallitukselle. 5 Hallituksen kokoukset Hallituksen kokouksissa toimii esittelijänä toiminnanjohtaja tai hallituksen pyynnöstä muu toimihenkilö. Hallitus voi kutsua erikseen teknisen sihteerin ja henkilökunnan nimeämän edustajan, joilla on läsnäolo-oikeus hallituksen kokouksissa. Hallituksen kokoukset kutsutaan koolle kirjallisesti tai sähköisesti. Kutsu esityslistoineen lähetetään seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta. Pöytäkirja tarkastetaan seuraavassa kokouksessa. Hallituksen kokous on päätösvaltainen, kun läsnä on puheenjohtaja tai jompikumpi varapuheenjohtaja ja vähintään kolme jäsentä. Päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan, ratkaisee puheenjohtajan ääni. 6 Esteellisyys Hallituksen jäsen tai toimihenkilö ei saa osallistua hänen tai hänen intressiyhtiöidensä ja liiton välistä sopimusta koskevan asian käsittelyyn liiton hallintoelimissä. Hän ei myöskään saa ottaa osaa liiton ja muun tahon välistä sopimusta koskevan asian käsittelyyn, jos hänellä on siitä odotettavana olennaista etua, joka saattaa olla ristiriidassa liiton edun kanssa. 7 Hallituksen valmisteluelimet Hallitus voi asettaa toimintasuunnitelman ja strategian toteuttamiseksi tarpeelliset toimikunnat, ja ohjausryhmät, verkostot tai vastaavat valmisteluelimet. Ne toimivat hallituksen niille osoittamien tehtävien ja resurssien puitteissa. 8 Arviointi Hallitus suorittaa vuosittain omasta toiminnastaan itsearvioinnin. TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITTELU 9 Toiminta- ja taloussuunnittelun tarkoitus
Toiminta- ja taloussuunnittelun tarkoitus on tuottaa liitolle pidemmän aikavälin strateginen linjaus ja toimintatapa vahvistamaan ja edistämään liiton asemaa ja toimintatavoitteita. 10 Toiminnanjohtajan ja toimihenkilöiden talousvastuu Toiminnanjohtaja johtaa liiton henkilökuntaa ja kehittää liiton toimintaa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaan ja vastaa yhdessä talouspäällikön kanssa liiton toiminnan ja talouden toteutumisesta hyväksyttyjen suunnitelmien mukaan. Liiton tileihin on käyttöoikeus toiminnanjohtajalla ja puheenjohtajistolla. Puheenjohtajiston käyttöoikeus edellyttää, että kaksi käyttäjää toimii yhdessä. 11 Sopimusten laatiminen ja allekirjoitus Sopimukset on laadittava pääsääntöisesti kirjallisesti. Puheenjohtaja, varapuheenjohtajat tai toiminnanjohtaja kaksi yhdessä allekirjoittavat sääntöjen mukaisesti pitkäkestoiset ja merkittävät sopimukset. TULOT, MENOT JA VAROJEN HOITO 12 Rahaliikenne ja pankkitilien käyttö Maksuliikenne on hoidettava vähäisiä maksuja lukuun ottamatta pankkitilien välityksellä. Pankkitilien käyttöön liittyvistä yleisistä kysymyksistä sekä niiden avaamisesta ja lopettamisesta sekä tilien käyttövaltuuksista päättää liiton hallitus. Pankkiohjelmien käyttövaltuudet ovat talouspäälliköllä. Siirrettäessä rahoja kassasta pankkiin liiton tilille taikka tililtä nostettaessa on tositteena käytettävä pankin antamaa tositetta. Siirrettäessä varoja pankkitililtä toiselle on siirtotapahtumasta ilmettävä maksaja ja maksunsaaja sekä siirron syy. Käteiskassana on liiton toimiston kassa. Luotto- ja maksukorttien käyttöä koskevat periaattet hyväksyy liiton hallitus. 13 Palkan-, palkkioidenmaksu ja palkkakirjanpito Palkanlaskennan perusteet, niissä tapahtuvat muutokset ja muut palkkaukseen vaikuttavat tekijät on ilmoitettava laskentaa suorittavalle henkilölle kirjallisesti. Maksettavien palkkojen osalta tulee varmistua, että ne maksetaan voimassa olevien sopimusten ja tehtyjen päätösten mukaisesti. Palkat ja palkkiot maksetaan kuukausittain 15. päivänä. Käteismaksu on mahdollinen vain erityistapauksissa. Ennakkona maksetaan ainoastaan matkaennakkoa toimihenkilön sitä pyytäessä. Maksettaessa palkkioita liikkeen-tai ammatinharjoittajalle tulee selvittää Y-tunnus. 14 Hankinnat Merkittävät hankinnat, pitkäaikaiset yhteistyökumppanuudet ja projektihankinnat tapahtuvat ensisijaisesti tarjousten pohjalta ja ne suoritetaan liiton kannalta edullisimmalla ja tarkoituksenmukaisimmalla tavalla. Merkittävistä hankinnoista (yli 10.000 euroa) pyydetään pääsääntöisesti 3 tarjousta. Hankinnoissa on huomioitava ehdottomasti rahoittajien mahdollisesti asettamat erilliset tarjouspyyntökäsittelyehdot. Hankinnoista on sisäinen toimintaohje.
15 Tarkastusmerkinnät Ennen menon maksamista lasku tai muu sen perusteena oleva asiakirja tulee tarkastaa ja siitä tulee näkyä tavaran tai työn suorituksen vastaanottaja sekä menon tarkastaja. Tarkastajana toimivat tilaaja ja hankintaluvan myöntäjä. Vastaanottajan ja tarkastajan sekä hyväksyjän tulee merkitä tositteeseen nimensä tai nimikirjaimensa. 16 Tulojen ja menojen hyväksyminen Menot ja tulot hyväksyy talouspäällikkö (10 000 euroon saakka) tai toiminnanjohtaja (30 000 euroon saakka). Hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja tai muu hallituksen nimeämä henkilö hyväksyy toiminnanjohtajan menot. Suurehkot hankinnat tai muut satunnaiset, poikkeuksellisen suuret menot, jotka poikkeavat talousarviosta, tulee etukäteen hyväksyttää hallituksella. Kirjanpidon muistiotositteet hyväksyy talouspäällikkö. 17 Saatavien perintä Perintä on järjestettävä siten, että tulojen kertymisestä varmistutaan ja perintä on tehokasta. Mahdollisesti syntyvät luottotappiot tulee kirjata hyvää kirjanpitotapaa noudattaen. KIRJANPITO JA TILINPÄÄTÖS 18 Kirjanpidon järjestäminen Kirjanpito on järjestettävä ja hoidettava hyvän kirjanpitotavan mukaisesti siten kuin kirjanpitolaissa ja -asetuksessa on säädetty. Lisäksi on huomioitava Raha-automaattiyhdistyksen tai muiden rahoittajien antamat avustusten kirjaamisohjeet. 19 Järjestelmän kuvaus Kirjanpito tulee järjestää niin, että se vastaa toiminnan laatua ja laajuutta. Kirjanpitoa järjestettäessä tulee ottaa huomioon sisäisen valvonnan lähtökohdat. Kirjanpitojärjestelmän pohjana on kirjallisesti laadittu luettelo käytetyistä tileistä kirjausohjeineen. Tilikauden tulot ja menot tulee kirjata bruttomääräisinä omille tileilleen vähentämättä tuloja menoista tai menoja tuloista tarpeellisia oikaisukirjauksia lukuun ottamatta. 20 Tositevaatimukset Kirjanpitokirjausten on perustuttava alkuperäisiin päivättyihin ja numeroituihin tositteisiin. Suoritetun maksun todentavan tositteen tulee olla, mikäli mahdollista, maksun saajan tai maksun välittäneen rahalaitoksen antama. Tositteesta tulee ilmetä myös maksunsaaja sekä maksunsuorittaja. Laskun tai tositteen ollessa poikkeuksellisesti jäljennös on siihen merkittävä miksi alkuperäiskappaletta ei ole voitu käyttää. Merkintä on päivättävä ja allekirjoitettava. Tositteesta on selvittävä, mitä on ostettu tai myyty tai mistä maksusta on kysymys ja myös tilitapahtuman ajankohta. Lisäksi tositteesta tulee selvitä miten meno liittyy liiton toimintaan. Siltä osin kun kirjanpito perustuu tiliotteisiin, tulee vastaavat tiedot ilmetä tiliotteesta tai sitä täydentävistä tositteista tai laskuista.
21 Tositteiden ja tietojen toimittaminen kirjanpitäjälle. Tositteet ja tiedot toimitetaan talouspäällikölle mahdollisimman pikaisesti. 22 Arkistoiminen Kirjanpitoasiakirjojen arkistoinnissa noudatetaan kirjanpitolaissa ja kirjanpitoasetuksissa sekä arkistolaissa annettuja säädöksiä ja määräyksiä. 23 Tilinpäätös Tilikaudelta tulee laatia tilinpäätös sekä sääntöjen mukainen kertomus toiminnasta. Tilinpäätös käsittää tuloslaskelman ja taseen liitetietoineen. Tilinpäätöksen tulee antaa oikea ja riittävä kuva liiton toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Tilinpäätös tulee laatia suoriteperusteisena. Jos kirjanpitoa on joltakin osin tilikauden aikana hoidettu maksuperusteisesti, on se ennen laadittavia välintilinpäätöksiä ja varsinaista tilinpäätöstä täydennettävä ja oikaistava suoriteperusteiseksi. Tilinpäätös käsittää tuloslaskelman ja taseen liitetietoineen. Tilinpäätöstä varmentamaan on myös laadittava tilinpäätöserittelyt. Toimintakertomuksen lisäksi laaditaan toimintoja kuvaamaan ns. vuosikatsaus. 24 Tuloslaskelma Tuloslaskelma tulee laatia kirjanpitoasetuksen säännökset huomioon ottaen ryhmiteltynä siten, että kunkin toiminnanalan tulot ja menot ilmenevät tuloslaskelmasta tai tuloslaskelmien liitetiedoista. Tuloslaskelman tulee olla verrattavissa talousarvioon sekä edellisen vuoden tilinpäätökseen. Tuotot ja kulut tulee esittää bruttomääräisinä vain tarpeellisin oikaisuviennein korjattuna. Tulokseen vaikuttavat poikkeukselliset erät tulee selvittää taseen liitetiedoissa. 25 Tase Taseen tulee rakenteensa ja pääryhmittelynsä osalta noudattaa kirjanpitoasetuksen tasekaavaa. Tarvittaessa yksittäisistä tase-eristä voidaan käyttää asetuksen kaavasta poikkeavia nimityksiä. 26 Allekirjoitukset Tilinpäätöksen allekirjoittaa päätösvaltainen hallitus ja toiminnanjohtaja. Tilinpäätös tulee viipymättä allekirjoituksen jälkeen sitoa. RAPORTOINTI 27 Raportointi Taloushallinnon raportointijärjestelmän tarkoituksena on palveluperiaatteen mukaisesti tukea toiminnan ja talouden päätöksentekoa. 28 Valvonta Toteutuneen toiminnan ja talouden raportointi tapahtuu hallituksen kokousten yhteydessä. Raportointi sisältää myös olennaiset poikkeamat talousarviosta. Hallitus nimeää keskuudestaan vuosittain sisäiset tarkastajat, jotka seuraavat toiminnan taloudellisuutta ja tuloksellisuutta sekä tekevät aloitteita toiminnan kehittämiseksi.
29 Riskien hallinta Liitto tekee säännöllisesti riskikartoituksen ja sen perusteella hallitus päättää, mitkä vakuutettavissa olevat riskit suojataan vakuuttamalla ja kuinka kattavasti. Hallitus ja toiminnanjohtaja valmistelevat soveltuvat riskienhallintamenetelmät niiden riskien osalta, joita ei voi vakuuttaa tai vakuuteta. Riskienhallintamenetelmiä ovat mm. riittävä maksuvalmius, kassaennusteen laadinta, vaarallisten työyhdistelmien määrittäminen, sisäinen valvonta, varahenkilö- ja työajanseurantajärjestelmät. ATK-ohjelmiin liittyvät riskit huomioidaan ja uusien ohjelmien tai palvelinten käyttöönotto päätetään työvaliokunnassa. TILINTARKASTUS 30 Tilintarkastajat Liitolla on tilintarkastuslain, yhdistyslain ja liiton omien sääntöjen edellyttämät kaksi (2) tilintarkastajaa ja kaksi (2) varatilintarkastajaa. Lisäksi hallitus nimeää vuosittain keskuudestaan sisäiset tarkastajat. Tilintarkastajilla on oikeus osallistua liiton kevät-ja syyskokouksiin. 31 Tilintarkastus Tilintarkastus sisältää liiton tilikauden kirjanpidon ja tilinpäätöksen sekä hallinnon tarkastuksen. Tilintarkastajille on varattava tilaisuus toimittaa tilintarkastus siinä laajuudessa kuin nämä katsovat sen tarpeelliseksi ja heille on annettava selvitystä ja apua, jota he pyytävät. Allekirjoitettu tilinpäätös tulee luovuttaa tilintarkastajille vähintään kuukautta ennen kevätkokousta. Tilintarkastajien on annettava tilintarkastuskertomus liiton hallitukselle sääntöjen määräämässä ajassa. Jos tilintarkastajat antavat liiton hallitukselle tilintarkastuspöytäkirjan tai muistion, jossa he esittävät huomautuksia havaitsemistaan epäkohdista, on liiton hallituksella velvollisuus käsitellä pöytäkirja ja ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin viipymättä. ERINÄISET MÄÄRÄYKSET 32 Käyttöomaisuuden luettelointi Kiinteästä ja irtaimesta omaisuudesta ja käyttöoikeuksista on pidettävä luetteloa. 33 Kulukorvausten perusteet Hallituksen asettamien toimikuntien/työryhmien kokouksista maksetaan hallituksen vuosittain määrittämä palkkio. Hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten palkkiot hyväksyy liiton syyskokous. Hallituksen jäsenten matka- ja majoituskorvauksista huolehtii liitto. Hallituksen jäsenille ei makseta päivärahoja. Liiton toimihenkilöiden matkakustannusten korvaamisessa sekä päivärahan maksamisessa noudatetaan työehtosopimusta ja valtion matkustussääntöä sekä verohallinnon ohjeita. 34 Erinäiset muut määräykset Hallitus voi antaa tätä hallitus- ja taloussääntöä täydentäviä muutoksia, ohjeita ja määräyksiä.