Pohjois-Satakunnan peruspalvelukuntayhtymä Pöytäkirja 7/2018 1 Tarkastuslautakunta Aika 27.09.2018 klo 14:00-16:30 Paikka Peruspalvelukeskus Tapala, Kankaanpää. Hallinnon kokoushuone Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 2 Pöytäkirjan tarkastaminen 4 3 Pöytäkirjan nähtävillä pitäminen 5 4 Viranhaltijoiden haastattelut 6 5 Toimielinten päätösten seuranta 8 6 Tilintarkastustyön toteutumisraportti 29.9.2018 asti tehdystä vuoden 2018 tarkastustyöstä 9 7 Sidonnaisuuksien ilmoittaminen 10 8 Arvioinnin ja tarkastuksen talousarvio vuodelle 2019 11 9 Muut asiat 12 10 Oikaisuvaatimus ja valitusosoitus 13
Pohjois-Satakunnan peruspalvelukuntayhtymä Pöytäkirja 7/2018 2 Osallistujat Nimi Tehtävä Lisätiedot Läsnä Ylikoski Kauko puheenjohtaja Rauhala Tapio varapuheenjohtaja Kalliomäki Aila jäsen Lahdensivu Katri jäsen Luomanen Esko jäsen Rajamäki Rainer jäsen Rosenberg Irmeli jäsen Keso Vesa tilintarkastaja JHTT, pöytäkirjanpitäjä Poissa Salo Sampo talousjohtaja Muut osallistujat Männikkö Jaana kuntayhtymäjohtaja Vanhatalo Anne vanhuspalvelujohtaja Isoviita Anna sosiaalipalvelupäällikkö Rajala Katri-Piia terveyspalvelupäällikkö Allekirjoitukset Kauko Ylikoski puheenjohtaja Vesa Keso pöytäkirjanpitäjä Käsitellyt asiat :t 1-10 Pöytäkirjan tarkastus 27.09.2018 Aila Kalliomäki Katri Lahdensivu Irmeli Rosenberg jäsen jäsen jäsen Esko Luomanen Rainer Rajamäki Tapio Rauhala jäsen jäsen varapj Pöytäkirja yleisesti nähtävänä Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä yleisessä tietoverkossa Kuntalain 140 :n mukaisesti.
Pohjois-Satakunnan peruspalvelukuntayhtymä Pöytäkirja 7/2018 3 Tarkastuslautakunta 1 27.09.2018 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Tarkastuslautakunta 27.09.2018 1 Tarkastuslautakunta piti ennen kokousta hiljaisen hetken edesmenneen kuntayhtymäjohtaja Esa Hakalan muistoksi. Tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Kutsun antaa puheenjohtaja ja siinä on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Tarkastuslautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Asiasta päätetään puheenjohtajan selostuksen pohjalta. Hallintosäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Yhtymähallitus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan kokouksiin. Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
Pohjois-Satakunnan peruspalvelukuntayhtymä Pöytäkirja 7/2018 4 Tarkastuslautakunta 2 27.09.2018 Pöytäkirjan tarkastaminen Tarkastuslautakunta 27.09.2018 2 Hallintosäännön mukaan pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan lautakunnan päättämällä tavalla. Tämän kokouksen pöytäkirja tarkastetaan siten, että kaikki läsnäolijat allekirjoittavat pöytäkirjan välittömästi kokouksen jälkeen. Kokouksen pöytäkirja tarkastetaan siten, että kaikki läsnäolijat allekirjoittavat pöytäkirjan välittömästi kokouksen jälkeen.
Pohjois-Satakunnan peruspalvelukuntayhtymä Pöytäkirja 7/2018 5 Tarkastuslautakunta 3 27.09.2018 Pöytäkirjan nähtävillä pitäminen Tarkastuslautakunta 27.09.2018 3 Kuntalain 140 : Valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan sekä kuntayhtymän 58 :n 1 momentissa tarkoitetun toimielimen pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa Kuntalain 140 mukaisesti. Pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa Kuntalain 140 mukaisesti.
Pohjois-Satakunnan peruspalvelukuntayhtymä Pöytäkirja 7/2018 6 Tarkastuslautakunta 4 27.09.2018 Viranhaltijoiden haastattelut Tarkastuslautakunta 27.09.2018 4 Työohjelman mukaisesti tarkastuslautakunnan kokouksiin kutsutaan tarvittaessa kuntayhtymän/arvioitavan kohteen viranhaltijajohtoa, luottamushenkilöjohtoa, henkilökunnan edustajia, tytäryhtiöiden edustajia ja mahdollisia muita sidosryhmän edustajia selvittämään omasta näkökulmastaan arviointikohteen toimintaa, tavoitteita ja niiden toteutumista. Tarvittaessa haastateltaville jaetaan ennakkoon täytettäväksi arviointilomake toimialan/vastuualueen toiminnasta ja taloudesta. Lomake ei ole julkinen eikä sitä liitetä pöytäkirjaan. Tarkastuslautakunta kuulee katsaukset ja käy keskustelun esiin nousevista asioista. Haastateltava Aika Aihe Kuntayhtymäjohtaja 14.00 Yleiskatsaus kuntayhtymän toimintaan Tehtävänkierron hyödyntäminen kuntayhtymän toiminnassa Talousjohtaja Sosiaalipalvelupäällikkö Anna Isoviita Terveyspalvelupäällikkö Katri-Piia Rajala Vanhuspalvelujohtaja Anne Vanhatalo Talouskatsaus 14.30 Arviointi: perhe- ja aikuispalvelut vastuualueen esittely keskeiset tavoitteet vuodelle 2018 ja niiden toteutuminen johtamistyössä tehdyt muutokset ja niiden vaikutukset Mahdollinen arviointiin liittyvä aineisto toimitetaan tarkastuslautakunnan jäsenille 26.9.2018 mennessä Kuntayhtymäjohtaja selosti tarkastuslautakunnalle ajankohtaisia kuntayhtymän toimintaan ja talouteen liittyviä asioita. Esillä oli mm. perheja aikuispalveluissa tehdyt tehtävänjärjestelyt ja käynnissä olevat kilpailutukset. Talousjohtaja oli estynyt saapumaan kokoukseen. Kuntayhtymäjohtaja selosti tarkastuslautakunnalle talouden toteumatietoja ajalta 1-7 2018. Saadun selvityksen mukaan kuntayhtymän menot tulevat olemaan noin 400t suuremmat kuin talousarviossa. Arvio kuntayhtymän ulkoisten menojen kasvuksi vuodelle 2018 on noin 3,8% Terveyspalvelupäällikkö oli etukäteen toimittanut perhe- ja aikuispalveluiden terveyspalveluita koskevan esittelyn. Saadussa aineistossa oli selvitetty toiminnan sisältöä, tavoitteita ja niiden toteutumista. Terveyspalvelupäällikön esitys eteni tämän aineiston mukaisesti.
Pohjois-Satakunnan peruspalvelukuntayhtymä Pöytäkirja 7/2018 7 Tarkastuslautakunta 4 27.09.2018 Sosiaalipalvelupäällikkö saapui kokoukseen selvittämään perhe- ja aikuispalveluiden toimintaa sosiaalipalveluiden näkökulmasta. Vanhuspalvelujohtaja selosti tarkastuslautakunnalle perhe- ja aikuispalveluiden johtamiseen liittyviä asioita. Tarkastuslautakunta keskusteli johtamiseen liittyvistä asioista. Tarkastuslautakunta toteaa, että sosiaali- ja terveyspalveluiden yhdistäminen ei ole ongelmatonta. Tarkastuslautakunta pitää kuitenkin tärkeänä, että sosiaali- ja terveyspalveluiden välisiä raja-aitoja pyritään suunnitelmallisesti madaltamaan. Tarkastuslautakunta kiinnittää edelleen huomiota riittävään johtamiseen muutosprosessien tavoitteiden saavuttamiseksi. Tarkastuslautakunta toteaa myös, että sisäisen valvonnan asianmukainen hoitaminen edellyttää laadullisesti ja määrällisesti riittävää johtamistyötä.
Pohjois-Satakunnan peruspalvelukuntayhtymä Pöytäkirja 7/2018 8 Tarkastuslautakunta 5 27.09.2018 Toimielinten päätösten seuranta Tarkastuslautakunta 27.09.2018 5 Arviointityönsä suorittamiseksi tarkastuslautakunta seuraa toimielinten ja viranhaltijoiden toimintaa. Tarkastuslautakunta on sopinut seuraavasta työnjaosta eri hallinnonalojen toiminnan seuraamisessa. Toimielin Yhtymähallitus Ympäristölautakunta Oikaisuvaatimuslautakunta Tarkastuslautakunnan jäsen Kaikki Kaikki Kaikki Tarkastuslautakunta on kokouksessaan 21.9.2017 päättänyt, että jäsenille toimitetaan kaikkien toimielinten pöytäkirjat liitteineen tiedoksi. Oikaisuvaatimuslautakunnan pöytäkirjat toimitetaan nähtäväksi kokoukseen. Seurannan perusteella käydään keskustelu siitä, ovatko toimielinten tekemät päätökset yhtymävaltuuston asettamien tavoitteiden mukaisia ja että onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Tarkastuslautakunta kävi keskustelun toimielinten tekemistä päätöksistä.
Pohjois-Satakunnan peruspalvelukuntayhtymä Pöytäkirja 7/2018 9 Tarkastuslautakunta 6 27.09.2018 Tilintarkastustyön toteutumisraportti 29.9.2018 asti tehdystä vuoden 2018 tarkastustyöstä Tarkastuslautakunta 27.09.2018 6 Tilintarkastaja antaa tarkastuslautakunnalle kirjallisia ja suullisia raportteja tarpeen mukaan. Seurannan kannalta on tarpeellista, että jokaisessa kokouksessa käsitellään omana kohtana tilintarkastajan kokouspäivään mennessä tekemät havainnot. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedokseen havainnot ja saattaa ne tarvittaessa tiedoksi yhtymähallitukselle. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedokseen tilintarkastustyön toteutumaraportin 29.9.2018 asti tehdystä vuoden 2018 tarkastustyöstä. Tarkastuslautakunta merkitsi tiedokseen tilintarkastustyön toteutumaraportin 29.9.2018 asti tehdystä vuoden 2018 tarkastustyöstä.
Pohjois-Satakunnan peruspalvelukuntayhtymä Pöytäkirja 7/2018 10 Tarkastuslautakunta 7 27.09.2018 Sidonnaisuuksien ilmoittaminen Tarkastuslautakunta 27.09.2018 7 Kuntalain 84 :n mukaan kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muista sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee kunnanhallituksen ja maankäyttö- ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia, kunnanjohtajaa, pormestaria ja apulaispormestaria sekä kunnanhallituksen ja lautakunnan esittelijää. Ilmoitus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on valittu tehtäväänsä. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Tarkastuslautakunta käsittelee saadut sidonnaisuusilmoitukset pyytää tarvittaessa ilmoittamisvelvollisia jättämään ilmoitus tai täydentämään ilmoitusta päättää julkaista hyväksytyt sidonnaisuusilmoitukset kunnan kotisivuilla. Tarkastuslautakunnalle ei ollut toimitettu uusia sidonnaisuusilmoituksia.
Pohjois-Satakunnan peruspalvelukuntayhtymä Pöytäkirja 7/2018 11 Tarkastuslautakunta 8 27.09.2018 Arvioinnin ja tarkastuksen talousarvio vuodelle 2019 Tarkastuslautakunta 27.09.2018 8 Tarkastuslautakunnan tehtävänä on KL 121 :n mukaan mm. valmistella kunnanhallitukselle esitys tehtäviään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi sekä arvioinnin ja tarkastuksen talousarvioksi. Esitys arvioinnin ja tarkastuksen talousarvioksi laaditaan kokouksessa. Ehdotus Päätös Tarkastuslautakunta tekee esityksen arvioinnin ja tarkastuksen talousarvioksi vuodelle 2019. Tarkastuslautakunta päätti siirtää asian käsittelyn seuraavaan kokoukseen.
Pohjois-Satakunnan peruspalvelukuntayhtymä Pöytäkirja 7/2018 12 Tarkastuslautakunta 9 27.09.2018 Muut asiat Tarkastuslautakunta 27.09.2018 9 Tarkastuslautakunta ottaa käsiteltäväksi lautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan mahdollisesti esille ottamat asiat. Tarkastuslautakunta totesi, että seuraava työohjelman mukainen kokous pidetään 18.10.2018.
Pohjois-Satakunnan peruspalvelukuntayhtymä Pöytäkirja 7/2018 13 Tarkastuslautakunta 10 27.09.2018 Oikaisuvaatimus ja valitusosoitus Tarkastuslautakunta 27.09.2018 10 Pöytäkirjaan liitettävässä oikaisuvaatimusohjeessa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Ohjeet oikaisuvaatimuksesta, valitusosoitus sekä muutoksenhakukielto liitetään pöytäkirjaan. Ohjeet oikaisuvaatimuksesta, valitusosoitus sekä muutoksenhakukielto liitetään pöytäkirjaan.