Rekisteriseloste 1 (5) 1. REKISTERIN NIMI Potilasrekisteri 2. REKISTERINPITÄJÄ Nimi Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Käyntiosoite Postiosoite Puhelinvaihde (08) 315 2011 3. REKISTERIASIOIDEN VASTUUHENKILÖ Johtajaylilääkäri puh. (08) 315 4304 4. REKISTERIASIOIDEN YHTEYSHENKILÖ Arkistopäällikkö puh. (08) 315 4161 5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS Potilaalla tarkoitetaan tässä rekisteriselosteessa potilaslain (785/1992, 2 ) perusteella terveyden- tai sairaanhoitopalveluita käyttävää tai muuten niiden kohteena olevaa henkilöä. Potilaana pidetään myös potilasvahinkolain (585/1986, 1 ) mukaisesti veren, kudoksen tai elimen luovuttajaa sekä lääketieteellisen tutkimuksen tervettä tutkittavaa sekä lääketieteellisestä tutkimuksesta säädetyn lain (488/1999) mukaisesti määriteltyä tutkittavaa henkilöä tai opetuspotilaana olevaa henkilöä. Potilasrekisterin pitäminen perustuu lainsäädäntöön: erikoissairaanhoitolaki (1062/1989); terveydenhuoltolaki (1326/2010); mielenterveyslaki /1116/1990); henkilötietolaki (523/1999); laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992); laki (559/1994) ja asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä (564/1994); laki lääketieteellisestä tutkimuksesta (488/1999); kudoslaki (101/2001); arkistolaki (831/1994); laki sähköisestä lääkemääräyksestä (61/2007); laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007); STM:n asetus potilasasiakirjoista (298/2009).
Rekisteriseloste 2 (5) Rekisterin avulla PPSHP:n sairaalat voivat suorittaa ne tehtävät, jotka niille potilaan tutkimisessa ja hoidossa sekä opetus- ja tutkimustoiminnassa kuuluvat. Käyttötarkoitukset: potilaan tutkimusten ja hoidon suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen ja seuranta; potilaan mahdollinen ohjaaminen muuhun hoitolaitokseen, terveydenhuollon ammattihenkilöiden toiminnan valvonta; mahdollisten korvausvaatimusten selvittäminen; potilaan hoidon ja tutkimusten laskutus ja perintä; tieteellinen tutkimus ja opetus sekä potilaan hoidon seuranta ammatillisen kehittymisen näkökulmasta; hoidollisen laadun ja vaikuttavuuden varmistaminen, sairaanhoitopiirin oman toiminnan suunnittelu, kehittäminen, tilastointi ja seuranta sekä rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen edellyttämät tehtävät. 6. TIETOSISÄLTÖ Potilaan yksilöinti- ja yhteystiedot, nimi ja henkilötunnus, kotikunta, osoite, puhelinnumero, potilaan nimeämä yhteyshenkilö, tarvittaessa alaikäisen huoltajan tai potilaan laillisen edustajan yhteystiedot, potilaan äidinkieli / asiointikieli; potilaan hoidon ja tutkimuksen kannalta välttämättömät tiedot, laboratorio-, kuvantamisja muut tutkimustulokset, kuntoutussuunnitelmat, ajan- ja hoidonvarauspäiväkirjat sekä potilaan suostumuksella muista hoito-, tutkimus- tai kuntoutuslaitoksilta saadut hoidon kannalta tarpeelliset tiedot; hätäkeskuksen välittämien tehtävien hoitamiseen liittyvät välttämättömät tiedot; potilasmaksuasioiden käsittelyn sekä tilastoinnin ja tutkimuksen kannalta tarpeelliset tiedot. 7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET 1. Väestörekisterikeskuksesta väestötiedot;
Rekisteriseloste 3 (5) 2. potilas itse, hänen omaisensa tai laillinen edustajansa; 3. lähettävän terveydenhuollon toimintayksikön, ammatinharjoittajan tai potilaan suostumuksella muun hoitolaitoksen suorittamat tutkimukset ja toimenpiteet; 4. lääkärin laatimat ja allekirjoittamat sähköiset lääkemääräykset, jotka on tallennettu keskitettyyn Reseptikeskukseen, jossa tiedot ovat hoitavien terveydenhuollon ammattilaisten ja apteekissa farmaseuttien ja proviisoreiden sekä ao. alojen opiskelijoiden käytettävissä asioitaessa terveydenhuollossa tai apteekissa. Tietojen katsomiseen pitää aina pyytää potilaan lupa. 5. hätäkeskus; 6. sairaanhoitopiirin potilastietojen tietoturvallinen tallennus kansalliseen Potilastiedon arkistoon aloitetaan vaiheistetusti syksyllä 2014. Potilastiedon arkiston kautta potilastiedot ovat käytettävissä potilaan suostumuksella niissä terveydenhuollon toimintayksiköissä, jotka tarvitsevat niitä potilaan hoidossa. 8. SÄÄNNÖNMUKAINEN TIETOJEN LUOVUTUS Potilasasiakirjoihin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä. Potilasasiakirjoihin sisältyviä tietoja luovutetaan: 1. potilaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella potilaan omalle lääkärille, lähettäneelle lääkärille tai jatkohoitopaikkaan teknisen käyttöyhteyden avulla tai paperitulosteina sekä potilaalle itselleen paperitulosteena; 2. laskuihin liittyvät tiedot tarvittaessa potilaan kotikunnan terveydenhuoltoon ja maksuhäiriötapauksissa perintätoimenpiteiden hoitajalle; 3. terveydenhuollon valtakunnallisiin lakisääteisiin rekistereihin paperitulosteina tai teknisen käyttöyhteyden avulla (tutkimus-, suunnittelu- ja tilastointitarkoitukset); 4. viranomaisille ja muille, joilla on lakiin perustuva oikeus tietojen saantiin paperitulosteina tai
Rekisteriseloste 4 (5) teknisen käyttöyhteyden avulla. 9. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE Potilaan suostumuksella tai potilaan elintärkeän edun suojaamiseksi häntä koskevia tietoja voidaan luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietolain 22 23 :n perusteella. 10. SUOJAUSPERIAATTEET Arkistoissa on kulunvalvonta ja ovien sähkölukitus. Osastoilla ja poliklinikoilla asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. Rekisterin suojaus on kuvattu sairaanhoitopiirin tietoturva- ja tietosuojapolitiikassa ja sitä tarkentavissa ohjeissa. Sähköisten lääkemääräysten tiedot tallennetaan Kansalliseen terveysarkistoon (Reseptikeskus, Tiedonhallintapalvelu) teknisen käyttöyhteyden avulla. Potilastiedot ovat terveydenhuollon ammatinharjoittajien ja toimintayksiköiden käytettävissä terveydenhuoltolain 9 edellyttämällä tavalla alueelliseen yhteisrekisterin kautta teknisen käyttöyhteyden. Yhteisrekisteri on sairaanhoitopiirin alueen kunnallisen terveydenhuollon rekisterinpitäjien yhteinen potilastietorekisterien kokonaisuus. Tietojen käytöstä muodostuu käyttöloki. Henkilökunta perehdytetään ja taitoja ylläpidetään vuosittain järjestettävissä tietosuojan ja tietoturvan täydennyskoulutuksissa. 11. REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS JA REKISTERIN YLLÄPITO Jokaisella on oikeus tietää, onko rekisterissä häntä koskevia tietoja ja jos tietoja on, oikeus tarkastaa tietonsa. Oikeudesta voidaan poiketa vain erityisestä syystä. Tarkastuspyyntö on esitettävä rekisteriasioiden hoitajalle. Tarkastettavat tiedot annetaan viikon kuluessa pyynnöstä, yleensä kirjallisesti. Mikäli pyyntöön ei suostuta, potilaalle annetaan kirjallinen todistus kieltäytymisen syistä. Rekisterissä havaitut virheet korjataan omaaloitteisesti tavanomaisen ylläpitomenettelyn
Rekisteriseloste 5 (5) yhteydessä ao. yksikössä annettujen ohjeiden mukaisesti. Rekisteröidyn kirjallisesti tekemästä vaatimuksesta rekisteritietoja voidaan oikaista, poistaa tai täydentää Potilasasiakirjaohjeiston mukaisesti. Mikäli oikaisuvaatimukseen ei suostuta, rekisteröidylle annetaan kirjallinen todistus kieltäytymisen syistä. Rekisterin tietoja ei yhdistetä muihin rekistereihin Rekisterin tietojen säilytysajat perustuvat STM:n asetukseen potilasasiakirjoista. Potilasrekisteri osarekistereineen, säilytysaikoineen ja tulosteineen kuvataan sairaanhoitopiirin arkistonmuodostussuunnitelmassa. 12. PAIKKA, AIKA, ALLEKIRJOITUS Oulussa, Aino-Liisa Oukka johtajaylilääkäri