TAPAHTUMAHALLINTO KÄYTTÖOHJE 2018
SISÄLLYSLUETTELO TAPAHTUMAN PROSESSIKAAVIO... 1 TAPAHTUMAHALLINNON KÄYTTÖOHJE... 2 Tapahtumahallinnon käyttäjätasot... 2 Etusivu... 3 Tapahtumien hakeminen... 4 Tiedon vienti Exceliin... 4 Kurssin tallentaminen... 5 Kulujen raportoiminen... 6 TEEMAT... 7 SISÄLTÖKOODIT... 8
TAPAHTUMAN PROSESSIKAAVIO Sopimusjärjestelmään liittyvät toimenpiteet: Koko vuoden koulutustoiminnan suunnittelu Sopimusneuvottelut syksyllä Opetustuntijaon hyväksyminen TSL:n hallituksen toimesta Myönnetyn opetustuntimäärän ja maksuerien tallennus tapahtumahallintoon TSL:n toimesta Koulutustoiminnan toteutus Kurssien raportointi: sitä mukaa kun kurssit päättyvät, koko vuoden kurssit tammikuun 15. päivään mennessä Kulujen raportointi: väliraportit huhtikuun ja lokakuun loppuun mennessä lopullinen raportti tammikuun loppuun mennessä Raportoitujen tietojen käsittely ja tarvittaessa lisätietojen pyyntö Tuen maksu sopimuksen mukaisesti raportoitujen tietojen perusteella
2/13 TAPAHTUMAHALLINNON KÄYTTÖOHJE TSL:n tapahtumahallinto on koulutuksellisten tapahtumien hallinnointiin luotu järjestelmä. TSL:n sopimuskumppanit voivat sen avulla raportoida TSL:lle toimittamaansa koulutussuunnitelmaan liittyvät koulutukselliset tapahtumat eli kurssit sekä kyseisestä koulutustoiminnasta syntyneet kulut. Järjestelmä löytyy osoitteesta https://tapahtumat.tsl.fi ja se toimii parhaiten Chrome ja Mozilla -selaimilla. Kirjautumissivulta löydät tapahtumahallinnon käyttöohjeen lisäksi sopimusjärjestelmään liittyvät ohjeet ja lomakkeet. Jokaisella sivulla näkyy vasemmassa laidassa Ajankohtaista -osio, jossa TSL ilmoittaa sopimusjärjestelmään ja tapahtumahallintoon liittyvistä ajankohtaisista asioista. Lisäksi siinä näkyy enintään kymmenen vanhinta avoimena olevaa tapahtumaa. TAPAHTUMAHALLINNON KÄYTTÄJÄTASOT Tapahtumahallinnon käyttäjänä yhteyshenkilö vastaa sopimuskumppanin osalta tapahtumahallintoon tallennettavista sopimusjärjestelmään liittyvistä tiedoista. Hän näkee tapahtumahallinnossa kaikki sopimuskumppanin sopimusjärjestelmään liittyvät tiedot ja hakee mahdolliset lisätunnukset. Yhteyshenkilö voi kirjata tapahtumahallintoon kursseja sekä koulutustoiminnan kulut. Sopimuskumppani voi halutessaan nimetä kulujen kirjaajan, joka voi kirjata tapahtumahallintoon kursseja sekä koulutustoiminnan kulut. Hän näkee tapahtumahallinnossa kaikki sopimuskumppanin nimiin tallennetut sopimusjärjestelmään liittyvät tiedot. Sopimuskumppani voi halutessaan nimetä kurssien kirjaajia, jotka voivat ainoastaan tallentaa tapahtumahallintoon kursseja sekä tarkastella tallennettujen kurssien tietoja.
3/13 ETUSIVU Tapahtumahallinnon etusivulla näkyy sopimuskumppanin valitulle kaudelle vahvistetut opetustunnit, sen hetkinen opetustuntien määrä, raportoidut kustannukset sekä kyseisen kauden maksusuunnitelma. Tietoja voi tarkastella kaaviona tai taulukon muodossa. Voit halutessasi tulostaa etusivulla näkyvät tiedot raporttimuodossa.
4/13 TAPAHTUMIEN HAKEMINEN Voit hakea kursseja eri tavoilla. Helpointa on hakea kurssitunnisteen avulla, mutta jos et tiedä sitä voit käyttää muita hakukenttiä hyväksesi. Mikäli haet kurssin nimen perusteella, voit käyttää *-merkkiä. Esimerkiksi aa* hakee aa:lla alkavat kurssit, *aa* kurssit, joiden nimen keskellä on peräkkäin aa, *aa hakee aa:han päättyvät kurssit. Löydettyäsi hakemasi kurssin, saat tiedot esiin klikkaamalla sinisellä olevaa kurssitunnistetta tai kurssin nimeä. TIEDON VIENTI EXCELIIN Voit viedä tapahtumahallinnon tietokannasta hakemasi tiedot taulukko-ohjelmaan. Valitse alasvetovalikosta haluamasi kentät ja paina
5/13 KURSSIN TALLENTAMINEN Kurssi tallennetaan tapahtumahallintoon vasta kun se on toteutunut. Koulutussuunnitelmaan liittyvät kurssit tulee tallentaa kurssin päättymistä seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä. Voit lisätä uuden kurssin siirtymällä Uusi tapahtuma -kohtaan. Halutessasi voit myös kopioida olemassa olevan kurssin. Täytä kurssin tallennukseen tarvittavat pakolliset tiedot (merkitty * -merkillä). Järjestön oma tunniste -kohtaa voi halutessaan käyttää omiin tietoihin, esimerkiksi mikä yhdistys on järjestänyt kurssin. Opetussisältö -kenttään voit kirjoittaa lyhyen kuvauksen tapahtuman sisällöstä, tarkoituksesta ja kouluttajan nimen / kouluttajien nimet. Voit tarvittaessa tallentaa tapahtuman keskeneräisenä -painikkeella. Kun olet kirjannut kaikki tarvittavat tiedot tarkista, että syöttämäsi tiedot ovat oikein ja oikeissa kohdissa sekä paina -painiketta. Tässä vaiheessa tulee näkyviin kurssitunniste (viisi numeroa). Nyt voit myös halutessasi liittää kurssin ohjelman tai sisältöön liittyvän asiakirjan tiedostona kohtaan liitteet. Valitse tiedostot -painikkeella voit valita omista tiedostoistasi tarvittavan tiedoston. Paina avaa - painiketta, niin tiedosto tallentuu tapahtuman tietoihin. Raportoinnin jälkeen kyseinen tapahtuma on osaltanne lukittu, ettekä voi muuttaa sen tietoja.
6/13 KULUJEN RAPORTOIMINEN Kulut -välilehdellä pääset raportoimaan edustamasi sopimuskumppanin koulutustoiminnasta syntyneet kulut. Täällä pääset myös tarkastelemaan jo raportoituja kuluja. Kulujen raportoinnit ovat auki väliraportteja varten huhti- ja lokakuun ajan sekä loppuraporttia varten joulu-, tammikuun ajan. Pääset kirjaamaan kuluja klikkaamalla sinisellä olevaa päivämäärää. Kirjaa kertyneet kulut aina vuoden alusta asti Ilmoitettava jakso -kohtaan. Edellinen jakso -kohdassa näkyy aiemmin kirjatut kulut. Mikäli korjaat saman ajanjakson kuluja, muista laskea aiemmin kirjatut kulut uuteen lukuun mukaan. Auki oleva linkki sulkeutuu automaattisesti, jolloin viimeisin olemassa oleva tieto jää voimaan.
7/13 TEEMAT 1. Työelämätaidot Kursseilla opitaan viestintä- ja neuvottelutaitoja, yhteistyökykyä ja -halua. Kurssien myötä tunnistetaan työhyvinvoinnin tekijöitä ja osataan vahvistaa niitä omalla työpaikalla. Lisäksi tunnetaan sosiaalisen, taloudellisen ja ekologisen kestävän kehityksen merkitys ja niiden soveltaminen työpaikalla käytännön tekoina. 2. Järjestölliset taidot Järjestökursseilla opitaan yhtäältä järjestötoiminnan perustaidot ja hyvä kokoustekniikka. Lisäksi osataan jäsentää perustehtävä ja toteuttaa järjestötoimintaa sen pohjalta. Järjestöjohtamisen ja -kehittämisen kursseilla opitaan innostavaa ja motivoivaa suunnittelua ja tehtävien jakamista, pitkän aikavälin suunnittelua sekä hyödynnetään monipuolisia viestintäkanavia johtamisen välineenä. 3. Yhteiskunnallista osallistumista lisäävät taidot Yhteiskunnallista osallistumista tukevilla kursseilla jäsennetään päätöksentekomuotoja, yhteiskunnan rakenteita ja vaikuttamisen tiloja. Toisaalta kursseilla arvioidaan yhteiskuntapolitiikkaa, minkä pohjalta opitaan muotoilemaan (yhdistyksen) vaikuttamisen tavoitteita. 4. Tietoyhteiskuntataidot Tietoyhteiskuntakursseilla opitaan yhtäältä välineiden ja ohjelmien tehokasta käyttämistä ja toisaalta tietoyhteiskunnassa tarvittavia kansalaistaitoja. Kurssien myötä opitaan myös löytämään omien töiden / luottamustehtävien / yhdistystoiminnan kehittämisessä tarkoituksenmukaisimpia välineitä ja sähköisiä toimintatapoja. 5. Hyvinvointia lisäävät taidot Kursseilla opitaan tunnistamaan hyvinvoinnin kokonaisuuteen vaikuttavia tekijöitä sekä kehittämään niitä. Kurssien myötä löydetään jaksamista ja voimavaroja vahvistavia, yhteisiä toimintatapoja. 6. Kulttuuriset taidot Kulttuuristen taitojen kursseilla opitaan käytännön taitoja eli kulttuurin tuottamista ja toteuttamista. Toisaalta opitaan tapahtumien järjestämistä eri käytännön osa-alueineen. 7. Oppimisvalmiudet ja oppimaan oppiminen Kursseilla tunnistetaan erilaisia oppimisvalmiuksia ja opetetaan myös oppimaan. Materiaalit tukevat oppimista monipuolisesti ja ne ovat selkeäkielisiä.
8/13 SISÄLTÖKOODIT Sisältökoodi Sisältöteksti 00000 Yleissivistävä koulutus 00100 Esiopetus 00200 Perusopetus 00300 Lukiokoulutus 09900 Muu yleissivistävä koulutus 10000 Humanistinen ja kasvatusala 10100 Vapaa-aika ja nuorisotyö 10200 Kielitieteet 10201 Kielitiede 10202 Suomi 10203 Ruotsi 10204 Englanti 10205 Saksa 10206 Ranska 10207 Venäjä 10208 Espanja 10209 Italia 10299 Muut kielet 10300 Historia ja arkeologia 10400 Filosofia 10500 Kasvatustieteet ja psykologia 10600 Opetus- ja kasvatustyö 10700 Teologia 19900 Muu humanistisen ja kasvatusalan koulutus 20000 Kulttuuriala 20100 Käsi- ja taideteollisuus 20200 Viestintä ja informaatiotieteet 20300 Kirjallisuus 20400 Teatteri ja tanssi 20500 Musiikki 20600 Kuvataide 20700 Kulttuurin- ja taiteiden tutkimus 29900 Muu kulttuurialan koulutus 30000 Yhteiskuntatieteiden, liiketalouden ja hallinnon ala 30100 Liiketalous ja kauppa 30101 Kirjanpito 30102 Markkinointi 30200 Kansantalous 30300 Hallinto 30301 Kansalais- ja järjestötoiminta 30302 Ay-koulutus
9/13 30303 Työelämäkoulutus 30304 Työsuojelukoulutus 30305 Luottamusmieskoulutus 30306 Järjestöjen toimihenkilökoulutus 30320 SD-koulutus 30399 Muu hallinnon alan koulutus 30400 Tilastotiede 30500 Sosiaalitieteet 30600 Politiikkatieteet 30700 Oikeustiede 39900 Muu yhteiskuntatieteiden, liiketalouden ja hallinnon alan koulutus 40000 Luonnontieteiden ala 40100 Matematiikka 40200 Tietojenkäsittely 40201 Tietokoneen ajokorttikoulutus 40202 Tiety-koulutus 40299 Muu tietotekniikan hyväksikäyttö 40300 Geo-, avaruus- ja tähtitieteet 40400 Fysiikka 40500 Kemia 40600 Biologia 40700 Maantiede 49900 Muu luonnontieteiden alan koulutus 50000 Tekniikan ja liikenteen ala 50100 Arkkitehtuuri ja rakentaminen 50200 Kone-, metalli- ja energiatekniikka 50300 Sähkö- ja automaatiotekniikka 50400 Tieto- ja tietoliikennetekniikka 50500 Graafinen ja viestintätekniikka 50600 Elintarvikeala ja biotekniikka 50700 Prosessi-, kemian ja materiaalitekniikka 50800 Tekstiili- ja vaatetustekniikka 50900 Ajoneuvo- ja kuljetustekniikka 51000 Tuotantotalous 59900 Muu tekniikan ja liikenteen alan koulutus 60000 Luonnonvara- ja ympäristöala 60100 Maatilatalous 60200 Puutarhatalous 60300 Kalatalous 60400 Metsätalous 60500 Luonto- ja ympäristöala 69900 Muu luonnonvara- ja ympäristöalan koulutus 70000 Sosiaali-, terveys- ja liikunta-ala 70100 Sosiaaliala
10/13 70200 Terveysala 70300 Sosiaali- ja terveysala (alojen yhteiset ohjelmat) 70400 Hammaslääketiede ja muu hammashuolto 70500 Terveysala 70510 Terveysala ja hammashoito 70520 Liikunta ja urheilu 70530 Farmasia ja muu lääkehuolto sekä tekniset välineet 70600 Tekniset terveyspalvelut 70700 Farmasia ja muu lääkehuolto 70800 Lääketiede 70900 Eläinlääketiede 71000 Kauneudenhoitoala 79900 Muu sosiaali-, terveys- ja liikunta-alan koulutus 80000 Matkailu-, ravitsemis- ja talousala 80100 Matkailuala 80200 Majoitus- ja ravitsemisala 80300 Kotitalous- ja kuluttajapalvelut 80400 Puhdistuspalvelut 80500 Kotitalous- ja kuluttajapalvelut sekä puhdistus 80510 Kotitalous- ja kuluttajapalvelut sekä puhdistus 89900 Muu matkailu-, ravitsemis- ja talousalan koulutus 90000 Muu koulutus 90100 Sotilas- ja rajavartioala 90200 Palo- ja pelastusala 90300 Poliisiala 90400 Vankeinhoito 90500 Poliisi- ja vartiointiala 90510 Poliisi- ja vartiointiala 96900 Muu opetusministeriön hallinnonalan ulkopuolella järjestettävä koulutus 98800 Muu opetusministeriön hallinnonalalla järjestettävä koulutus 99900 Muu Koulutus
Siltasaarenkatu 18-20 A, 6 krs. 00530 Helsinki