Mitä asiakaspalvelussa tulee tietää tulorekisteristä? Verkkoseminaari 26.9.2018
Esityksen sisältö Mikä tulorekisteri on? Miksi muutos? Mitkä tietovirrat ja lomakkeet poistuvat? Ilmoittaminen tulorekisteriin Tulorekisterin asiakaspalvelu
Mikä tulorekisteri on? Tulorekisteri on valtakunnallinen rekisteri, johon kerätään tiedot reaaliaikaisesti eri käyttäjien tarpeita varten. Tulorekisteri otetaan käyttöön 1.1.2019. Suorituksen maksajat ilmoittavat palkkatiedot tulorekisteriin. Tiedot annetaan heti maksupäivän jälkeen (maksupäivä + 5 päivää). Tulorekisteri koskee vain ilmoittamista. Tulorekisteriin ilmoitettavat tiedot ovat samoja tietoja, joita nykyisin työnantajat ilmoittavat joko pyynnöstä tai ilman erillistä pyyntöä.
Kuka saa tietoja tulorekisteristä? Tulorekisterin tietoja voivat käyttää vain tulorekisterilaissa määrätyt tahot. Kukin tiedon käyttäjä saa tulorekisteristä vain ne tiedot, joihin on oikeutettu. Tietojen ilmoittajat ts. työnantajat näkevät ne tiedot, joihin ovat oikeutettuja. Tulonsaajat näkevät reaaliaikaisen kokonaiskuvan omista tulotiedoistaan.
2019 2020 2020 2019 Tulorekisteri 2019 2019 2019 2019 2019 2020 2020 2020 2020 2020 2020 2020 2020
Ketä tulorekisteri koskee? Tulorekisteri koskee kaikkia, jotka maksavat palkkaa, luontoisetuja, palkkiota, työkorvauksia tai muita ansiotuloja. Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset ilmoitetaan tulorekisteriin. Tulorekisteri koskee kaikkia, joilla on nykyisin ilmoitusvelvollisuus jollekin tulorekisterin tiedon käyttäjälle. Työnantajayritykset Asunto-osakeyhtiöt Kotitaloustyönantajat Yhdistykset ja säätiöt Yksinyrittäjät Huom! Koskee myös ulkomaisia toimijoita
Tulorekisterin hyödyt
Miksi muutos? Työnantajat Tulorekisteriin tiedot annetaan vain kerran, jokaisen tiedon käyttäjän tarpeita varten. Enää ei tarvitse muistaa, osata ja tuntea monen eri viranomaisen ilmoituskäytäntöjä. Yksi tapa toimia. Tulorekisteriin ilmoittaminen on mahdollista automatisoida kokonaan. Poistuva käytäntö: Nykyisin (vuonna 2018) palkkatieto annetaan jokaiselle viranomaiselle ja organisaatiolle erikseen, eri muodoissa ja eri aikatauluissa.
Miksi muutos? Tietojen käyttäjät Tulorekisteriaikana päätökset perustuvat ajantasaisempaan tietoon. Hakemus- ja käsittelyprosessit nopeutuvat. Mahdollisuus automatisoida prosesseja. Tulorekisteristä kaikille saman sisältöinen tieto: tietojen oikeellisuus. Takaisinperintä vähenee. Poistuva käytäntö: Viranomaisten päätökset perustuvat nykyisin (vuonna 2018) usein vanhoihin tietoihin, minkä seurauksena joudutaan tekemään takaisinperintää ja päätösten korjauksia. Jokainen palkkatiedon käyttäjä pyytää erikseen tiedot samasta suorituksesta.
Miksi muutos? Kansalaiset Ei tarvitse itse toimittaa palkkatietoja viranomaisille palkkatiedot haetaan tulorekisteristä, kun esimerkiksi etuushakemus tulee vireille. Kun työnantaja on ilmoittanut tiedot kattavasti tulorekisteriin, niitä ei tarvitse kysyä kansalaiselta itseltään. Asiointi ja hakemuskäsittely viranomaisten kanssa nopeutuu ja yksinkertaistuu. Kansalainen saa ajantasaisen kokonaiskuvan omista tulotiedoistaan. Omista tulotiedoista voi tilata tulorekisteriotteen esimerkiksi lainahakemuksen liitteeksi. Poistuva käytäntö: Nykyisin (vuonna 2018) kansalaiset joutuvat toimittamaan itse tulotietojaan eri viranomaisille hakemusten ja lomakkeiden liitteeksi. Kansalaisilla ei ole ajantasaista kokonaiskuvaa tuloista (esim. etuudet ja palkat kokonaisuutena).
Mitkä tietovirrat ja lomakkeet poistuvat?
Tiedon käyttäjät: Mitä tapahtuu nykyisille ilmoituskanaville? Päävastuu asiakasneuvonnasta on muulla kuin Tulorekisteriyksiköllä. Tiedon käyttäjien asiakaspalvelut ohjaavat, miten oman organisaation nykyiset ilmoituskanavat tulevat muuttumaan tai poistumaan. Miten viimeiset vuosi-ilmoitukset vuodelta 2018 annetaan? Jokainen tulorekisterin tiedon käyttäjä neuvoo, viestii ja kouluttaa omien ilmoituskanavien poistumisesta (sähköiset asiointipalvelut, joissa ei voi enää ilmoittaa) nykyisten omien lomakkeiden ja tietovirtojen poistumisesta. Verohallinto Kela työeläkeyhtiöt Työttömyysvakuutusrahasto työtapaturmavakuuttajat jne.
Keskeiset palkkojen ilmoitukset poistuvat Keskeiset palkkojen vuosi-ilmoitukset poistuvat: Verohallinnolle työeläkeyhtiöille Työttömyysvakuutusrahastolle (TVR) työtapaturmavakuuttajille Viimeiset palkkojen vuosi-ilmoitukset annetaan vuodelta 2018. Tulorekisteri korvaa erilaisia työnantajien kuukausi-ilmoitusvelvollisuuksia. Tarkempi listaus poistuvista lomakkeista tulorekisteri.fi
Ilmoittaminen tulorekisteriin
Tulorekisteriin ilmoitetaan sähköisesti Automaattisesti omasta palkanlaskentaohjelmasta Tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa Suositeltavin, automaattisin ja modernein tapa. Palkanlaskentaohjelmasta sähköinen yhteys (tekninen rajapinta) tulorekisteriin, ilmoittaminen suoraan omasta järjestelmästä. Palkkajärjestelmän toimittajalta tiedot oman järjestelmän toiminnallisuuksista. Tunnistautumisessa käytetään varmennetta. Yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen vastuussa, palkkajärjestelmän käyttäjän ei tarvitse hoitaa varmenneasioita. Palkka.fi on maksuton palkanlaskentaohjelma, josta tiedot välittyvät suoraan tulorekisteriin. Jos omasta palkanlaskentajärjestelmästä ei voi lähettää tietoja suoraan tai palkanlaskentajärjestelmää ei ole. Tiedot voidaan antaa: latauspalvelussa, lähettämällä tiedot tiedostona verkkolomakkeella, manuaalisesti yksi ilmoitus kerrallaan. Kirjaudu sähköiseen asiointipalveluun tulorekisteri.fi:ssä (pankkitunnukset, mobiilivarmenne, varmennekortti). Valtuudet asiointiin esim. tilitoimistolle tehtävä palvelussa Suomi.fi-valtuudet. Ohjeita valtuuttamiseen tulorekisteri.fi Tiedot voidaan antaa vain erityisestä syystä paperilomakkeella. Ilmoitin.fi- ja lomake.fi-palveluiden kautta ei voi ilmoittaa tietoja tulorekisteriin.
Tulorekisterissä on kaksi ilmoitusta Palkkatietoilmoitus 1 ilmoitus / työntekijä / maksupäivä Annetaan jokaiselta maksupäivältä. Viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Työnantajan erillisilmoitus 1 ilmoitus / yritys / kuukausi Annetaan viimeistään seuraavan kuukauden viidenteen päivään mennessä. Ilmoitusvelvollisuus ja määräajat vaihtelevat riippuen siitä, onko suorituksen maksaja säännöllinen vai satunnainen työnantaja tai onko työnantaja kotitalous.
Palkkatietoilmoituksen antaminen Ilmoituksella annetaan perustiedot työnantajasta ja tulonsaajasta. Palkat ja palkasta vähennettävät erät ilmoitetaan tulolajeilla. Kolminumeroinen koodiarvo Tulolajin tulee vastata todellista maksutilannetta. Tulolajikoodit ja niiden selitteet löytyvät tulorekisteri.fi:stä. Palvelussuhteen tiedot Vakuuttamisen tiedot Poissaolotiedot Tiedot perusteettomasta edusta ja takaisinperinnästä Tulorekisterin yksityiskohtaiset ohjeet auttavat yksittäisten tilanteiden ohjaamisessa.
Tiedot on hyvä antaa kattavasti Tulorekisterissä on pakollisia tietoja ja vapaaehtoisesti annettavia täydentäviä tietoja. On suositeltavaa, että työnantaja antaa kerralla tiedot mahdollisimman kattavasti. Parhaat hyödyt tulorekisteristä. Jälkikäteen ei tarvitse etsiä tietoja, esimerkiksi etuushakemusta varten. Kun tiedot on kerran annettu kattavasti, ei tulorekisterin tiedon käyttäjä kysy niitä uudelleen. KELA-asiointi helpottuu, kun työnantajat ilmoittavat kattavasti ainakin: palvelussuhdetiedot tulojen ansaintajaksot poissaolotiedot.
Näin rahapalkat ilmoitetaan kattavasti 100-sarjan tulolajit: ilmoittamisen vähimmäistarkkuus Näillä tulolajeilla voi ilmoittaa rahapalkat yhteissummana. 200-sarjan tulolajit: ilmoittamisen laajempi tarkkuus Näillä tulolajeilla voi ilmoittaa rahapalkat eritellysti. Näillä suositellaan ilmoittamaan. 300-sarjan tulolajit: erikseen ilmoitettavia tulolajeja Pakollisia, jos kyseisiä tuloja maksetaan. 400-sarjan tulolajit: erikseen ilmoitettavia, palkasta vähennettäviä eriä Pakollisia, jos kyseinen maksu on vähennetty palkasta. Suositus: Rahapalkkojen ilmoittaminen eritellysti ja tarkemmin Ilmoita: 200 + 300 + 400 -sarjojen tulolajeilla
Työnantajan erillisilmoitus Erillisilmoituksen voivat antaa säännöllinen työnantaja, satunnainen työnantaja ja kotitaloustyönantaja. Ilmoituksella annetaan jokin seuraavista tiedoista: kohdekuukauden aikana maksettujen työnantajan sairausvakuutusmaksujen yhteismäärä ja siitä mahdollisesti tehdyt vähennykset maksaja kuuluu työnantajarekisteriin eikä palkkoja ole maksettu lainkaan kyseisen kohdekuukauden aikana (Ei palkanmaksua -tieto) kohdekuukauden aikana maksetut tulot, jotka eivät ole sairausvakuutusmaksun alaisia (0-tieto) esimerkiksi työnantaja on maksanut ainoastaan verovapaita kustannusten korvauksia Poistuva käytäntö: Nykyisin (vuonna 2018) tietoja on voitu antaa alitilityspistekohtaisesti
Miten virhe korjataan? Suorituksen maksaja vastaa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Suorituksen maksaja on velvollinen korjaamaan tiedoissa olevan virheen. Jos tulonsaaja huomaa tiedoissaan virheen suorituksen maksaja korjaa. Virhe on korjattava viipymättä. Tulorekisterin tiedot korjataan korvaavalla menettelyllä. Alkuperäisen ilmoituksen kaikki tiedot annetaan uudelleen. Korvaava ilmoitus tehdään samalle maksupäivälle kuin alkuperäinen ilmoitus. Tulorekisterin asiakaskaspalveluun ei ilmoiteta virheestä. Riittää, että suorituksen maksaja antaa korvaavan ilmoituksen.
Tiedot tulorekisterissä 10 vuotta Tulorekisteriin korjataan 1.1.2019 jälkeen maksetuissa suorituksissa havaitut virheet. Aiemmin kuin 1.1.2019 maksettujen suoritusten tietojen korjaukset tehdään kullekin tietoa käyttävälle taholle. Poikkeus! 1.1.2019 tai sen jälkeen takaisin perityt suoritukset ilmoitetaan tulorekisteriin, vaikka alkuperäinen tulo olisikin maksettu ennen vuotta 2019. Tiedot säilytetään tulorekisterissä 10 vuotta. Tietoja ylläpidetään ja korjataan niin kauan, kuin niitä tulorekisterissä säilytetään.
Sanktiot Tulorekisteri otetaan käyttöön 1.1.2019 ilman siirtymäaikoja. Tulorekisteri koskee kaikkia palkkojen maksajia ilman poikkeussääntelyä. Ilmoittamisen määräajalle ei voi saada lykkäystä. Verohallinto määrää myöhästymismaksut. Myöhästymismaksua määrätään vain niiden pakollisesti annettavien tietojen perusteella, joita työnantaja tai muu maksaja ilmoittaa tulorekisteriin myöhässä.
Tiedon käyttäjät neuvovat Päävastuu asiakasneuvonnasta on muulla kuin Tulorekisteriyksiköllä. Jokainen organisaatio neuvoo, viestii ja kouluttaa asiakkaitaan. Mitä organisaationne tarvitsemia tietoja tulorekisteriin ilmoitetaan? Mitä tulorekisteriin ilmoitettavia tietoja haette tulorekisteristä ja mihin tarkoitukseen? Miten tulorekisteristä saatuja tietoja käytetään prosessissanne ja päätöksenteossanne? Miten organisaatiollenne ilmoitetaan sellaiset tiedot, joita ei ilmoiteta tulorekisteriin? Organisaationne substanssilainsäädäntö ja siihen liittyvät kysymykset, asiakaskysymyksiin vastaaminen tulorekisterin näkökulmasta. Työn tukena tulorekisterin yksityiskohtaiset ohjeet (tulorekisteri.fi).
Aiheet, joista vain tiedon käyttäjät neuvovat Päävastuu asiakasneuvonnasta on muulla kuin Tulorekisteriyksiköllä. Jokainen organisaatio neuvoo, viestii ja kouluttaa itsenäisesti: organisaation tai viranomaisen määräämiin maksuihin liittyvät asiat, muut kuin tulorekisterin myöhästymismaksu vakuuttamiseen liittyvät asiat oman substanssilainsäädännön tulkintaan liittyvät kysymykset sisällölliset kysymykset siitä, miten tulkitaan tietyn tuloerän luonnetta tiedon käyttäjän oman lainsäädännön näkökulmasta.
Esimerkkikysymyksiä, joissa vain tiedon käyttäjät neuvovat Päävastuu asiakasneuvonnasta on muulla kuin Tulorekisteriyksiköllä. Mikä tulo on veronalaista ja mikä ei? (Verohallinto) Mistä tuloista on toimitettava ennakonpidätys ja mistä ei? (Verohallinto) Mitkä tulot ovat työnantajan sairausvakuutusmaksun perusteena? (Verohallinto) Henkilön asema sairausvakuutusmaksua määrättäessä, kenestä maksetaan tai ei makseta? (Kela) Mitä tuloeriä luetaan eläkkeen perusteena olevaan työansioon? (työeläkeala) Mitkä tuloerät ovat työttömyysvakuutusmaksun perusteena? (TVR) Mitkä tuloerät ovat työnantajan työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksen maksun perusteena? (vakuutusyhtiöt)
Tulorekisterin asiakaspalvelu
Tulorekisterin asiakaspalvelu Tulorekisteri.fi Ensisijainen asiointikanava Tulorekisterin chat, tulorekisteri.fi-sivulla Puhelinpalvelu Palautelomake
Tulorekisteri.fi Tutustu itse sivustoon sekä ohjaa asiakas tulorekisteri.fi-sivulle. Käytä asiakaspalvelutilanteiden tukena ohjeita ja UKK-osiota. Kaikki tulorekisteriin liittyvät ohjeistukset löytyvät kattavasti sivustolta. Asiakaskirjeissä tulisi käyttää tulorekisteri.fi-sivua yhteydenottokanavana. Kieliversiot: suomi, ruotsi ja englanti ohjeistusta myös pohjoissaameksi, venäjäksi, viroksi ja mandariinikiinaksi Sivulta kirjaudutaan tulorekisterin sähköiseen asiointipalveluun.
Tulorekisterin chat Tulorekisteri.fi-sivulla on tulorekisterin oma chat-palvelu. Chat on tarkoitettu sekä asiakkaille että asiakaspalvelussa työskenteleville henkilöille, jotka neuvovat työnantajia. Käytä chatiä apunasi asiakaspalvelutilanteissa. Tavoite on, että asiakas saa yhdellä istumalla tulorekisteriasioinnin kuntoon. Chat-ikkuna avautuu tulorekisteri.fi-sivulla automaattisesti, kun chat on auki. Chatissa vastataan suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.
Tulorekisterin puhelinpalvelu Puhelinpalvelu aukeaa 1.11.2018. Yhteystiedot ovat tulorekisteri.fi-sivustolla kohdassa Tietoa tulorekisteristä. Avoinna arkisin klo 9 16. Puheluita ei siirretä eri viranomaisten välillä. Kun asiakas täytyy ohjata toisen viranomaisen ohjattavaksi, pyydä asiakasta olemaan itse yhteydessä heihin. Yhteystiedot löytyvät tulorekisteri.fi-sivulta.
Lomakkeet Tulorekisteriin ilmoittamisessa käytetään ainoastaan tulorekisterin lomakkeita. Paperilla voi ilmoittaa vain erityisestä syystä, esimerkiksi jos teknisten yhteyksien vuoksi ei voi sähköisesti ilmoittaa. Lomakkeet ovat tulorekisteri.fi-sivustolla. Tiedon käyttäjien omilla lomakkeilla ei voi ilmoittaa tulorekisteriin. Pyydä asiakasta täyttämään tulorekisterin lomake. Virheellisesti väärälle viranomaiselle toimitetut lomakkeet: Jos tulorekisteriin kuuluva ilmoitus tulee tiedon käyttäjälle, välitä ilmoitus tulorekisteriin, asiakirjassa tulee olla saapumisleima.
Muistuta asiakasta muutoksesta! Muistuta asiakasta muutoksesta jo nyt jokaisessa asiakaskontaktissa! Tärkeimmät viestit: Palkkatietojen ilmoittaminen muuttuu. 1.1.2019 jälkeen maksetut suoritukset ilmoitetaan tulorekisteriin. Viimeiset vuosi-ilmoitukset annetaan vuodelta 2018. Tiedot pitää ilmoittaa viiden kalenteripäivän kuluessa palkkapäivästä. Maksuttomasta Palkka.fi-palvelusta tiedot siirtyvät automaattisesti tulorekisteriin palkanlaskennan jälkeen.
Rohkeasti kohti tulorekisteriä! Vanhat tutut asiat vain ilmoittamisen tapa muuttuu. Etsi rohkeasti vastaus oman yrityksesi sivulta tai tulorekisteri.fi-sivulta Osaat kyllä! Tässä esityksessä käyty läpi perustason tiedot, jotka tulorekisteristä tulee tietää. Asiantuntijat ja muuten tulorekisteristä lisätietoa tarvitsevat: Osallistu tulorekisterin koulutuksiin Lisätietoa tulorekisteri.fi
tulorekisteri.fi