ILMOITUS AVOIMESTA TYÖPAIKASTA VARALLAOLOLUETTELON LAATIMISTA VARTEN Tehtävänimike Tehtäväryhmä ja palkkaluokka Sopimuksen tyyppi Viite Hakemusten jättämisen määräaika Työpaikan sijainti Varallaololuettelon voimassaolon päättyminen Varallaololuetteloon otettavien hakijoiden määrä Hallintoavustaja (M/N) AST 3 Väliaikainen toimihenkilö VEXT/18/316/AST 3/Administrative Assistant 24.4.2018 klo 24.00, Alicanten aikaa (CET) Alicante, Espanja 31.12.2019 30 Euroopan unionin teollisoikeuksien virasto (EUIPO) järjestää valintamenettelyn varallaololuettelon laatimiseksi valituista hakijoista. Valittavien hakijoiden tavoitemäärä: Yleinen hallinnollinen tuki: 14 Henkilöstöhallinto: 10 Viestintä: 6 Tämä ilmoitus koskee kolmea alaa. Hakemuksen voi tehdä vain yhdestä alasta. Valittu ala on ilmoitettava verkkohakemuksessa. Huomautus: Ansioluettelossa on ilmoitettava selkeästi ala, jolla työkokemus on hankittu. 1. TEHTÄVÄT Hallintoavustajilla on tärkeä tehtävä EUIPOn sisäisessä hallinnossa, erityisesti henkilöstöhallinnossa, talousarvio- ja rahoitusasioissa sekä viestinnässä. Valittujen hakijoiden odotetaan suorittavan hallinnollisia tehtäviä, joissa vaaditaan tietty määrä kykyä itsenäiseen työskentelyyn, soveltuvin osin yhdellä seuraavista aloista missä tahansa viraston osastoilla: Yleinen hallinnollinen tuki, esimerkiksi seuraavat tehtävät: Yleisen hallinnollisen tuen antaminen asiaankuuluvan osaston/yksikön johtajalle ja/tai henkilöstölle, muun muassa tarvittaessa ohjelmista ja aikatauluista vastaaminen sekä sen
varmistaminen, että kaikki jäsenet ovat täysin ajan tasalla toiminnasta, kokouksista ja tapaamisista. Ryhmän avustaminen ja ohjaaminen ja toimien koordinointi tarvittaessa. Hallinnollisen ja logistisen avun antaminen konferenssien, tapahtumien/hankkeiden sekä kokousten järjestämisessä, myös tarvittaessa silloin, kun ne ovat luonteeltaan arkaluonteisia ja luottamuksellisia. Tuen antaminen tekijänoikeuksia koskevan koulutuksen ja muun koulutuksen järjestämiselle ja tietämyksen hallinnalle. Kokouspöytäkirjojen ja esitysten laatiminen. Muistiinpanojen laatiminen, sähköisten asiakirjojen muokkaaminen ja muotoilu, muun muassa tarkistetaan tekstejä ja verkkotyökaluja. Tuen antaminen virkamatkojen järjestämiselle ja korvauspyyntöjen käsittelylle. Ajantasaisen ja tehokkaan arkistointijärjestelmän (sähköinen ja paperinen) luominen ja ylläpito. Lähtevän ja tulevan postin käsittely ja puheluiden vastaanotto. Tuen antaminen kaikkien laatu- ja tietosuojavaatimusten noudattamisen varmistamiseksi. Nykyisissä hallinnollisissa menettelyissä tarvittavien parannusten määrittely, osallistuminen sisäisiin verkostoihin ja laadunvalvontaohjelmiin palvelun yleisen tuottamisen parantamiseksi. Henkilöstöhallinto, esimerkiksi seuraavat tehtävät: Sellaisista hallinnollisista asioista vastaaminen, jotka liittyvät EUIPOn ja sen henkilöstön välisiin työsuhteisiin. Sellaisista hallinnollisista asioista vastaaminen, jotka liittyvät henkilöiden oikeuksiin ja etuihin sekä työoloihin. Maksujen ja korvausten käsittely ja hyväksyminen. Tehokkuuden hallintaan ja henkilöstön kehittämiseen liittyvän tuen antaminen. Ulkopuolisten valintamenettelyjen järjestäminen, sisäisten työpaikkailmoitusten laatiminen, haastattelujen ja rekrytointien järjestäminen. Avustaminen henkilöstöpolitiikan hoidossa (katsausten laatiminen, henkilöstöhallinnon prosessien/palvelujen toteuttaminen, asiakirjojen laatiminen). Henkilöstöhallinnon tilastojen/raporttien laatiminen. Viestintä: Viraston viestintästrategiaan kuuluvien toimien tukeminen, erityisesti seuraavilla aloilla: suhteet lehdistöön ja viestintätoimistoihin sisällön tuottaminen (asia ja muoto) verkko- ja paperijulkaisuihin viestintäkysymyksiä käsittelevien artikkelien, muistioiden/raporttien laatiminen yritystapahtumien/-tapaamisten järjestäminen viralliseen verkkosivustoon ja sisäiseen verkkosivustoon liittyvien sisältö- ja suunnittelukysymysten edistäminen sisällön tarjoaminen sosiaalisen median kanaviin ja sosiaalisen median ja verkkoviestinnän alustojen hallinnointi tuen antaminen audiovisuaalisissa tehtävissä, muun muassa videointi, äänitys, valokuvaus ja verkkolähetykset.
Koko henkilöstöä koskevat tehtävät: aktiivinen työskentely EUIPOn tavoitteiden saavuttamiseksi strategisen suunnitelman mukaisesti kaikkien muiden esimiehen mahdollisesti osoittamien työhön liittyvien tehtävien suorittaminen ja tehtävistä vastaaminen. 2. KELPOISUUSEHDOT Hakijat voidaan hyväksyä valintamenettelyyn, jos he täyttävät kaikki seuraavat edellytykset hakemusten jättämisen määräaikaan mennessä: Yleiset ehdot 1 Hakija on jonkin Euroopan unionin jäsenvaltion kansalainen. Hakija on täysivaltainen kansalainen. Hakija on täyttänyt mahdolliset asevelvollisuutta koskevat lainmukaiset velvoitteet. Hakija täyttää tehtävien hoitamisen edellyttämät hyvää mainetta koskevat vaatimukset. Hakijalla on terveydelliset edellytykset tehtävien hoitamiseen. Koulutus Hakijalla on oltava keskiasteen jälkeinen koulutus, jonka suorittamisesta on osoituksena tutkintotodistus, TAI keskiasteen koulutus, jonka suorittamisesta on annettu tutkintotodistus, joka antaa oikeuden keskiasteen jälkeiseen koulutukseen, sekä vähintään kolmen vuoden pituinen soveltuva työkokemus. Työkokemus 2 Hakijalla on vähintään kolmen vuoden asiaankuuluva kokoaikainen työkokemus yhdeltä osiossa Tehtävät kuvatulta alalta ja siinä kuvatulla tasolla. Kielitaito Hakijalla on englannin kielen perusteellinen taito (vähimmäistaso C1) kieli 1. Hakijalla on yhden EU:n virallisen kielen hyvä taito (vähimmäistaso B2) kieli 2 3. Ilmoitetut tasot vastaavat kieliä koskevaa yhteistä eurooppalaista viitekehystä. Tietotekniset taidot Hakijalla on oltava edistyneen tason tietotekniset taidot. Hakijalla on oltava monipuolinen kokemus työskentelystä MS Office -paketin tietokoneohjelmilla (lähinnä Word, Excel, PowerPoint, Outlook) tai vastaavanlaisilla ohjelmilla sekä kokemusta tietokantojen käytöstä ja internethauista. 1 Katso Euroopan unionin muuta henkilöstöä koskevien palvelussuhteen ehtojen 12 artikla. 2 Työkokemuksen kertyminen alkaa päivästä, jona hakija on saanut kyseisessä tehtäväryhmässä edellytetyn tutkintotodistuksen. Mikäli hakijalla on keskiasteen koulutus, työkokemuksen vaadittu vähimmäismäärä on kuusi vuotta. 3 Tämän kielen on oltava muu kuin kieli 1.
3. VALINTAPERUSTEET Virasto käyttää seuraavia kriteerejä valitakseen haastatteluun parhaat hakukelpoiset hakijat, joista valitut hakijat otetaan varallaololuetteloon haastattelun ja testivaiheen perusteella: työkokemus kansainvälisestä ympäristöstä, mieluiten EU:n toimielimistä tai EU:n virastosta Nimenomainen työkokemus joltakin seuraavalta alalta: hallinnollinen tuki henkilöstöhallinto viestintä. Perustiedot viraston oikeudellisesta kehyksestä: Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavat henkilöstösäännöt ja unionin muuhun henkilöstöön sovellettavat palvelussuhteen ehdot ja/tai varainhoitoasetus. Henkilöstöhallinnon alalla seuraavat katsotaan eduksi: o henkilöstöhallintoon (kuten etuuksiin) liittyvät lisäopinnot, tutkinnot, ammatillinen pätevyys tai koulutus o tutkinto sosiaalityön alalla. Viestinnän alalla katsotaan eduksi tietämys ja/tai käytännön kokemus asiantuntemusalaan liittyvistä tietokoneohjelmista, joita ovat muun muassa Adobe CC 2017 (InDesign, Illustrator, AfterEffects, Première), Dreamweaver, Adobe Acrobat Professional, Joomla, Drupal ja Liferay. Viraston jonkin muun virallisen kielen (saksa, ranska, espanja tai italia) hyvä taito tämän kielen on oltava jokin muu kuin kieli 1 tai 2 (vähimmäistaso B2). Edellä mainittujen perusteiden lisäksi haastatteluun ja testivaiheeseen kutsutut ehdokkaat arvioidaan myös seuraavien vaatimusten mukaisesti: Taidot Erityisesti viestintä: selkeä ja tarkka viestintä sekä suullisesti että kirjallisesti analysointi ja ongelmanratkaisu: kyky määrittää monimutkaisten kysymysten keskeiset seikat ja saada aikaan luovia ja käytännöllisiä ratkaisuja työskentely muiden kanssa: yhteistyön tekeminen muiden ryhmän jäsenten kanssa ja organisaatiorajojen yli ja ihmisten välisten erojen kunnioittaminen oppiminen ja kehittyminen: henkilökohtaisten taitojen sekä organisaatiota ja sen ympäristöä koskevan tietämyksen kehittäminen ja parantaminen priorisointi ja organisointi: kyky asettaa tärkeimmät tehtävät etusijalle, työskennellä joustavasti ja järjestää omat ja muiden työt tehokkaasti laatu ja tulokset: henkilökohtainen vastuu ja aloitteellisuus laadukkaan työn suorittamiseksi määrättyjen menettelyjen mukaisesti; selkeän asiakaslähtöisyyden osoittaminen (sisäisesti ja ulkoisesti) kestokyky: tehokas toiminta paineen alaisenakin, joustavuus ja mukautumiskyky muuttuvassa työympäristössä. 4. HAASTATTELUT JA TESTIT Esivalinta Valintamenettelyyn hyväksyttyihin hakijoihin, joiden hakemukset arvioidaan parhaiksi kohdassa 4 esitettyjen valintaperusteiden mukaisesti, voidaan ottaa yhteyttä heidän kielitaitonsa tarkistamiseksi (erityisesti englannin puhuminen) sekä heidän työkokemuksensa ja/tai muiden
taitojen, tietojen ja osaamisen todistamiseksi. Tämä esivalinnassa tehtävä yhteydenotto ei vielä tarkoita, että hakija kutsutaan haastatteluun: se on yksi vaihe valittaessa soveltuvimpia hakijoita kutsuttaviksi haastatteluun. Haastattelu Haastattelut tehdään Alicantessa, ja niissä käytetään työn luonteen vuoksi englannin kieltä. Muiden hakijan hakemuksessa/ansioluettelossa ilmoittamien asiaankuuluvien kielten taitoa voidaan arvioida tässä työpaikkailmoituksessa ilmoitettujen tasojen mukaisesti. Haastattelussa testataan hakijan tietämystä suoritettaviin tehtäviin liittyvistä asioista (tekninen tietämys ja henkilökohtaiset taidot), viraston toiminnasta ja EU-asioista sekä hakijan soveltuvuutta täytettävien tehtävien suorittamiseen ja soveltuvuutta kansainvälisessä ympäristössä toimimiseen. Testi(t) Edellä mainittujen seikkojen arvioimiseksi tehdään yksi tai useampi testi. Haastatteluun ja testivaiheeseen kutsuttavat hakijat saavat kutsussa näistä tarkat tiedot. 5. YLEISTÄ TIETOA Yleistä tietoa EUIPOn valinta- ja palvelukseenottomenettelyistä on seuraavassa linkissä. 6. HAKEMINEN Tee hakemus tämän linkin kautta. Kaikki asiakirjat, jotka on liitetty linkkeinä tai joihin viitataan tässä ilmoituksessa, katsotaan osaksi tätä työpaikkailmoitusta. Tärkeää: Hakijoiden on hyvä huomata, että heidän hakemuksessaan/ansioluettelossaan/profiilissaan antamansa tiedot ovat hakukelpoisuus- ja valintaperusteiden arvioinnin perusta. Siksi heitä pyydetään perehtymään huolellisesti näihin vaatimuksiin ja antamaan asiaankuuluvat tiedot niin yksityiskohtaisesti, että niitä voidaan arvioida. Erityistä huomiota on kiinnitettävä tietoihin koulutuksesta ja työkokemuksesta, etenkin niiden tarkkoihin päivämääriin, sekä siihen, miten vastuualueita, suoritettuja tehtäviä ja käytettyjä työkaluja on kuvattu. * Jos eri kieliversioiden välillä on eroja, englanninkielinen katsotaan oikeaksi versioksi.