Tiedonhallintalaki HE-luonnos Julkisen hallinnon tiedonhallinnan ohjaus ja yhteistyö 11.9.2018, Juhta Sami Kivivasara
Tiedonhallinnan sääntely-ympäristö Luonti / tiedonsaanti Käyttö Säilytys / tiedon luovuttaminen Arkistointi/ hävittäminen Julkisuuslaki Julkisuusperiaate Tiedonsaanti ja tiedon luovuttaminen Salassapitovelvoitteet Tiedonhallintalaki Lain tarkoituksena on edistää viranomaisten tiedonhallinnan laatua, tietosuojaa, tietoturvallisuutta sekä viranomaisten tietoaineistojen vastuullista hyödyntämistä siten, että viranomainen voi hoitaa tehtävänsä hyvää hallintoa noudattaen tehokkaasti ja tuloksellisesti tuottamalla laadukkaita palveluita hallinnon asiakkaille Tietoaineistojen muodostaminen Tietoaineistojen kerääminen Tietoaineistojen säilyttäminen Tietoaineistojen saatavuus Tietoaineistojen luovutustapa Asian- ja tietoaineistojen hallinta Tietoaineistojen arkistointi Tiedonhallinnan suunnittelu ja kuvaaminen Tiedonhallinnan järjestäminen Tietoturvallisuustoimenpiteet Tietoaineistojen metatiedot Tiedonhallinnan vastuut ja ohjaustehtävät Tehtävän / palvelujen järjestämistä koskeva sääntely Yhteisiä palveluja koskevat vaatimukset Palvelujen järjestämistä ja tuottamista koskevat vaatimukset Palvelujen järjestämisen ohjausta koskevat vaatimukset Tehtävä-/palvelukohtainen sääntely Palvelua koskevat vaatimukset Palvelun järjestämistä ja tuottamista koskevat erityisvaatimukset Palvelun ohjaamista koskevat erityisvaatimukset 2
Tiedonhallintalaki LAUSUNTO TIETOJÄRJESTELMIEN YHTEENTOIMIVUUDESTA JA TIETOTURVALLISUUDESTA (VAIN VALTIOHALLINTO) LAUSUNTO TIETOAINEISTOJEN ARKISTOINNISTA JA TUHOAMISESTA PÄÄTÖS TIETOAINEISTOJEN ARKISTOINNISTA, ARKOSTOPAIKASTA JA TUHOAMISESTA TIEDONHALLINTAYKSIKKÖ KANSALLIS- ARKISTO VALTIOVARAIN- MINISTERIÖ TIEDONHALLINTA- LAUTAKUNTA MUUTOS ASIAKAS MUODOSTAMINEN KÄYTTÖ JA SÄILYTYS ARKISTOINTI / TUHOAMINEN TIETOAINEISTOT TIETOINEISTOT TIEDONHALLINTAYKSIKKÖ TOINEN TIEDONHALLINTAYKSIKKÖ VIRANOMAINEN TIETOAINEISTOJEN JA TIETOJÄRJESTELMIEN TIETOTURVALLISUUDEN VARMISTAMINEN TOIMENPITEIDEN RIITTÄVYYDEN ARVIOINTI ASIAREKISTERIN YLLÄPITO KÄYTTÖOIKEUKSIEN MÄÄRITTÄMINEN TIEDONSIIRTO SALATTUA JA SUOJATTUA YHTEYTTÄ KÄYTTÄMÄLLÄ TOIMINTAYMPÄRISTÖN TIETOTURVALLISUUDEN TILAN SEURANTA PALVELUTOIMINNASSA SYNTYVIEN TIETOAINEISTOJEN HALLINTA LOKITIETOJEN KERÄÄMINEN TIETOJÄRJESTELMIEN KÄYTÖSTÄ JA TIEDON LUOVUTTAMISESTA TIETOAINEISTOJEN ARKISTOINTI JA ARKISTON HALLINTA TIETOAINEISTOJEN TURVALLISUUDEN VARMISTAMINEN ASIAKIRJOJEN TURVALLISUUSLUOKITTELU TIETOAINEISTOJEN SÄILYTTÄMINEN SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA TIEDONHALLINTAA KOSKEVAN KUVAUKSEN YLLÄPITO (TIEDONHALLINTAMALLI) ENSISIJAISESTI MUIDEN VIRANOMAISTEN KERÄÄMÄN TIEDON HYÖDYNTÄMINEN TIETOAINEISTOJEN DIGITOINTI TIEDON LUOVUTTAMINEN TEKNISEN RAJAPINNAN AVULLA TIEDONHALLINTAA KOSKEVIEN MUUTOSTEN ARVIOINTI (TIEDONHALLINNAN MUUTOSSUUNNITELMA) ASIAKIRJOJEN REKISTERÖINTI TIETOAINEISTOJEN SÄILYTYS- JA ARKISTOINTITARPEEEN MÄÄRITTÄMINEN KATSELUYHTEYDEN AVAAMINEN 3
Julkisen hallinnon tiedonhallinnan yleinen ohjaus
Tietovarantojen yhteentoimivuuden ohjaus (5 ) Valtiovarainministeriön tehtävänä on julkisen hallinnon yhteisten tietovarantojen yhteentoimivuuden yleinen ohjaus Valtiovarainministeriö: 1. huolehtii julkisen hallinnon yleisen tiedonhallintakartan ylläpidosta; 2. ylläpitää julkisen hallinnon tiedonhallinnan kehittämisen yleisiä linjauksia yhteisten tietovarantojen ja tietojärjestelmien yhteentoimivuuden edistämiseksi; 3. ohjaa viranomaisten ylläpitämien yhteisten tietovarantojen yhteentoimivuuden kehittämistä. Ministeriöiden on huolehdittava julkisen hallinnon yleisen tiedonhallintakartan sisällön ajantasaisuudesta Valtioneuvoston asetuksella voidaan säätää tarkemmin julkisen hallinnon yleisen tiedonhallintakartan sisällöstä ja ylläpidon toteutuksesta 5
Julkisen hallinnon tiedonhallinnan ja tieto- ja viestintäteknisen palvelujen tuottamisen yhteistyö (6 ) Valtiovarainministeriön on huolehdittava, että julkisen hallinnon tiedonhallintaa ja tieto- ja viestintäteknisten palvelujen tuottamista koskevan yhteistyön koordinointia varten on järjestetty valtion viranomaisten, kuntien ja maakuntien viranomaisten sekä itsenäisten julkisoikeudellisten laitosten yhteistyötavat ja -menettelyt Yhteistyön tarkoituksena on edistää tämän lain tarkoituksen toteuttamista sekä julkisen hallinnon toimintatapojen ja palvelujen tuotantotapojen kehittämistä tietovarantoja ja tietoaineistoja sekä tieto- ja viestintätekniikkaa hyödyntämällä Yhteistyössä seurataan ja arvioidaan julkisen hallinnon tiedonhallinnan ja tieto- ja viestintäteknisten palvelujen kehittymistä, muutoksia ja vaikutuksia Valtioneuvoston asetuksella voidaan asettaa yhteistyötä varten tarvittavia neuvottelukuntia tai muita yhteistyöelimiä ja säätää niiden menettelytavoista 6
Julkisen hallinnon tiedonhallinnan ja tieto- ja viestintäteknisen palvelujen tuottamisen yhteistyö (perustelut) Edelleen syytä edistää julkisen hallinnon toimintatapojen ja palveluiden tuotantotapojen kehittämistä tieto- ja viestintätekniikkaa hyödyntämällä Yhteistyöelimien kautta tapahtuvaa toimintaa on jatkossa tarkoitus kehittää enemmän toiminnan kehittämistä strategisesti ja ennakollisesti ohjaavaksi Digitalisaatio on nostanut entistä tärkeämmäksi huolehtia niin sanotusta poikkihallinnollisesta yhteistyöstä Tavoitteen ympärille muodostettavan neuvottelukunnan tai vastaavan toimielimen tehtävänä voisi olla: seurata julkisen hallinnon digitalisaation ja tietohallinnon yleistä kehitystä arvioida julkisen hallinnon tehtäviin, palvelu- ja hallintorakenteisiin sekä tietojärjestelmiin suunniteltujen muutosten vaikutuksia julkiseen talouteen ja julkisen hallinnon viranomaisten toimintaan tiedonhallinnan tai tieto- ja viestintäteknisten palvelujen tuottamisen näkökulmasta 7
Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta (7 ) Toimii valtiovarainministeriön yhteydessä Riippumaton lautakunta, jonka tehtävänä on: 1. päättää arkistoitavista ja tuhottavista tietoaineistoista (elinkaaripäätös) 35 :n mukaisesti 2. valvoa tiedonhallinnan menettelyitä sekä 3. antaa suosituksia tiedonhallinnan menettelytapojen ja vaatimusten mukaisuuden toteuttamisesta Puheenjohtaja, varapuheenjohtaja sekä 11 muuta jäsentä sekä heillä henkilökohtaiset varajäsenet Lautakunnalla on kaksi sihteeriä (OKM/VM), jotka toimivat lautakuntaan tulevien asioiden esittelijöinä tehtäväjakonsa mukaisesti Lautakunnan jäseneen, varajäseneen ja sihteeriin sovelletaan rikosoikeudellista virkavastuuta koskevia säännöksiä hänen hoitaessa lautakunnalle säädettyjä tehtäviä Voi asettaa väliaikaisia jaostoja suositusten laatimista ja ylläpitoa varten 8
Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta (7 ) Valvoo valtion virastojen ja laitosten, kuntien, maakuntien ja itsenäisten julkisoikeudellisten laitosten: tiedonhallinnan kuvausten laadintaa tieto-aineistojen rekisteröinnin, sähköiseen muotoon muuttamisen, säilyttämisen, arkistoinnin, tuhoamisen ja teknisten rajapintojen toteutuksen menettelyjä Oikeus saada valvontakohteena olevilta tiedonhallintayksikköjen viranomaisilta salassapitosäännösten estämättä maksutta välttämättömät tiedot valvontatehtävän hoitamiseksi tiedonhallintamallista, käytetyistä tiedonhallinnan menettelyistä ja käytettävästä teknologiasta Jos tiedonhallintalautakunta tiedonhallintalain säännösten noudattamisessa puutteita tiedonhallintayksikön menettelyissä tai käytetyssä teknologiassa, voi lautakunta kiinnittää tiedonhallintayksikön huomiota tiedonhallintaan liittyvien vaatimuksien täyttämiseen tai saattaa tiedonhallintayksikön tietoon käsityksensä tämän lain mukaisesta menettelystä 9
Tietohallinnon yhteistyöelimen asemointi ohjaukseen? Valtiovarainministeriö Huolehtii julkisen hallinnon tiedonhallinnan pääpiirteisen kuvauksen ylläpidosta (5.1 ) Investointien ohjausmalli Hankesalkku Julkiset hankinnat Tietohallinnon yhteistyöelin (6 ) Ministeriöt Huolehtii julkisen hallinnon yleisen tiedonhallintakartan sisällön ajantasaisuudesta (5.2 ) Muutos Muutos Muutos Yleinen tiedonhallintakartta Pääpiirteinen kuvaus julkisen hallinnon tiedonhallinnasta Käsittelee kehittämissuunnitelmia ja lainsäädäntöhankkeita (vaikutusten arviointi) Seuraa toiminnan kehittymistä Lainsäädäntömuutokset Toimintatapojen muutokset Yhteisten tietovarantojen / -järjestelmien muutokset Tiedonhallintayksiköt Ylläpitävät toimintaympäristön tiedonhallintaa kuvaavaa tiedonhallintamallia, josta julkaisevat keskeisen osan yleisessä tietoverkossa (10 ) Laativat tiedonhallinnan muutossuunnitelma, kun se uudistaa olennaisesti hallintoaan, palvelujaan tai tietojärjestelmiään (11 ) Vaikutus Vaikutus Vaikutus TK TK TK Tiedonhallintakartta: palvelut ja toimintaprosessit, tietovarannot, tietojärjestelmät sekä näiden väliset yhteydet ja tietojen saatavuus rajapintojen avulla Tiedonhallintamalli: toimintaprosessit, vastuuviranomainen, prosessin lopputulos sekä prosessin sidokset; tietovarannot ja tiedot, arkistoon siirrettävät ja tuhottavat tietoaineistot sekä arkistointipaikat; tietojärjestelmät, käsiteltävät tiedot, liittymät muihin tietojärjestelmiin ja käytettävät tiedonsiirtotavat; tietoturvajärjestelyt 10
Tavoitteiden, suunnittelun, ohjauksen, toimeenpanon ja seurannan yhteistyön kehittämissykli - ajatuskehikko STRATEGIA Julkisen hallinnon kehittämislinjaukset, lainsäädäntö ym. Aloitteet Ehdotukset Valvonta (THlautakunta, AVI saavutettavuus) Yleinen tilannekuva (VRK) Vaikuttavuuden arviointi, selvitykset, tutkimukset (Juhta) Tavoite Kehittämisehdotukset Seuranta, arviointi ja valvonta Adapt Check Plan Do Ohjaus, Ennakointi, Suunnittelun tuki Toimeenpanon tuki Juhta THL Lausuntomenettelyt TH-lautakunta Investointien ohjaus JHS ja Vahti-ohjeet VRK, D9 toiminnallisuudet Yhteiset kehittämishankkeet Yhteiset palvelut
Sami Kivivasara Lisätieto: etunimi.sukunimi@vm.fi www.vm.fi @skivivasara Valtiovarainministeriön viestintä vm-viestinta@vm.fi Mediapalvelunumero (arkisin 8 16) 02955 30500