Rekisteriseloste Tämä on Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen aktiklan 13 mukainen henkilötietoihin liittyvä rekisteriseloste, jolla täytetään asetukseen pohjautuva tiedonantovelvollisuus. 1. Rekisterinpitäjä 2. Rekisterin vastuuhenkilö 2.1 Rekisteriasioita hoitava henkilö tai yhteyshenkilö 2.2 Osarekistereiden hoitajat 2.3 Tietosuojavastaava 3. Rekisterin nimi 4. Rekisterin käyttötarkoitus JIK-peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä Linjatie 55a 61300 Kurikka Rekisteriasioista vastaava henkilö: Työterveyspalvelujen ylilääkäri Liisa Lempiäinen, Mäkitie 47, 61300 Kurikka, puh. 0407902351 (työterveyshuollon toimisto) Rekisteriasioiden yhteyshenkilö: Henkilö, johon rekisteröity/asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Työterveyshuollon toimistosihteeri Maarit Ala-Opas Mäkitie 47, 61300 Kurikka, puh. 040 790 2351 Työterveyslääkärit, työterveyshoitajat, työterveysfysioterapeutit, työterveyspsykologi JIK ky.n tietosuojavastaava : Tietosuojavastaava Päivi Kupila Pappilantie 2, 61800 Ilmajoki Puh. 044 790 2373 Sähköposti: etunimi.sukunimi@jikky.fi JIK työterveyspalvelujen rekisteri Rekisteri ( EP-Potti-Effica )on yhteinen Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin alueen terveydenhuollon yksiköiden kanssa. Jokainen terveydenhuollon yksikkö vastaa rekisterinpidosta omien potilastietojensa osalta. Effica potilastietorekisteri 31.3.2014 saakka Rekisteritietoja käytetään työterveyshuollon palvelujen järjestämiseen ja toteuttamiseen työterveyshuoltolainsäädännön ja asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti. potilaan/asiakkaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseen, suunnitteluun, toteutukseen, seurantaan ja laadunvalvontaan potilaan/asiakkaan hoidon ja tutkimusten laskuttamiseen ammattihenkilöiden toiminnan valvontaan (lokitiedot) ja mah- dollisten korvausvaatimusten selvittämiseen työterveyshuollon toiminnan suunnitteluun, tilastointiin, seurantaan ja arviointiin sekä tieteelliseen tutkimustoimintaan
5. Rekisterin tietosisältö Kansanterveyslaki (66/1972) Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (298/2009) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (1227/2010) Laki ja asetus sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista (734/1992) Laki terveydenhuollon ammattihenkilöstä (559/1994) Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä työnantajan yksilöinti- ja yhteystiedot työnantajan kertomustiedot työnantajan työterveyshuoltoa koskevat laskutus- ja laadun- valvontatiedot potilaan/asiakkaan henkilö- ja yhteystiedot potilaan/asiakkaan tutkimuksen ja hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi vaadittavat tarpeelliset tiedot hoitoa koskevat laskutus- ja laadunvalvontatiedot lääkintä- ja muilla laitteilla kerättävät tutkimus- ja hoitotieto. vanhat, lopetetuista potilasrekistereistä siirretyt hoitotiedot laboratorio- ja röntgenpyynnöt ja -vastaukset, toimintakykytiedot muut hoidon/palvelun suunnitteluun, järjestämisen, toteutuksen tai seurannan kannalta välttämättömät tiedot. Tiedot kerätään tarvittaessa osarekistereihin. työpaikka työterveyshuollon toiminnan suunnitteluun, toteutumisen ja seurantaan liittyviä dokumentteja sekä työpaikkaselvitysraportteja. Tiedot ovat tallennettuna suojatulla palvelimella tai manuaalisena aineistona. EPSHP TWeB, joka on Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin ylläpitämä rekisteri työantajien ja yrittäjien tekemistä työterveyshuoltosopimuksista. Webropol - kyselyohjelman josta on tehty erillinen tietosuojaseloste. lakisääteisiin valtakunnallisiin rekistereihin toimitettavat tiedot tiedot ovat sähköisiä, manuaalisia ja teknisiä tallenteita sähköisen järjestelmän käytöstä tallentuu lokitiedot Tietoja yhdistetään Kansaneläkelaitoksen ylläpitämään valtakunnalliseen Kanta-palveluihin (eresepti ja earkisto). Potilasrekisterin tiedot siirtyvät Kanta-arkistoon lain määrittämässä laajuudessa. Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (298/2009) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsitte-
6. Säännönmukaiset tietolähteet lystä (1227/2010) Laki sähköisestä lääkemääräyksestä (61/2007) työnantajien ja yrittäjien antamat tiedot. väestörekisterikeskuksen tiedot alueen väestöstä. potilaan/asiakkaan, omaisen tai edunvalvojan antamat tarpeelliset terveystiedot. terveydenhuollon ammattilaisten tekemät havainnot potilaan/asiakkaan terveydentilasta. yhteisrekisteriin kuuluvien toimintayksiköiden tuottamat poti- las ja asiakastiedot. muiden hoitoon osallistuvien terveydenhuollon toimintayksi- köiden, ammatinharjoittajien ja laitosten, potilaan/asiakkaan suostumuksella tai lakien nojalla, luovuttamat tiedot. Saapuneita asiakirjoja käsitellään kuten muitakin rekisterin tietoja mm. luovuttamisen ja tarkastusoikeuden suhteen. Työterveyshuollon saamat tiedot perustuvat lainsäädäntöön tai potilaan/asiakkaan antamaan suostumukseen. 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Potilastietoja saa luovuttaa yhteisrekisterin ulkopuolelle vain potilaan suostumuksesta tai nimenomaisen lain säännöksen nojalla (vakuutuslaitokset, poliisi ym.). Tietoja voidaan luovuttaa lakien velvoittamana terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille (THL) tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten sekä valvontaviranomaisille. 13 8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 9. Rekisterin suojauksen periaatteet Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Potilas/asiakas tiedot ovat salassa pidettäviä. potilas- ja asiakastietoja saa käyttää hoitoon ja siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt vain siinä laajuudessa kuin työtehtävät edellyttävät. käyttäjätunnukset saadakseen työntekijä sitoutuu noudattamaan organisaation tietosuojaperiaatteita. käyttöoikeudet rajataan teknisin menetelmin vain työtehtäviin liittyviksi siinä laajuudessa kuin työtehtävät edellyttävät. sähköiset tiedot suojataan käyttäjän henkilökohtaisten käyttäjätunnusten ja salasanojen taakse. Salasana vaihdetaan määräajoin. työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. henkilökunta perehdytetään ja taitoja ylläpidetään tietosuojan ja tietoturvan täydennyskoulutuksissa. Potilasasiakirjojen käyttämistä valvotaan säännöllisin lokivalvonnoin. ulkopuolista yhteyttä suojataan ns. palomuurien avulla. manuaalisia potilastietoja säilytetään valvotussa arkistossa tai hoito-
ja palvelusuhteen ajan yksiköissä valvonnan alaisena. potilas/asiakastietojen säilytetään lain velvoittamana pääosin 12 vuotta potilaan/asiakkaan kuolemasta. Työpaikkaterveydenhuollon asiakirjoja säilytetään arkistosäädösten mukaisesti. Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (298/2009 10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus Potilaalla/asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja potilasrekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Pääsääntöisesti potilas voi hakea hoitotietonsa OmaKannasta. Tarkastusoikeus voidaan evätä vain, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa potilaan terveydelle tai hoidolle tai jonkun muun oikeuksille. Mikäli potilaan tarkastusoikeus evätään, tulee potilaan saada siitä kirjallinen kieltäytymistodistus. Pyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti tai allekirjoitetulla kirjeellä tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Pyyntö osoitetaan rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. 11. Muut rekisteröidyn oikeudet Mikäli potilas tai asiakastiedoissa ilmenee virheitä, on rekisterinpitäjän ilman aiheetonta viivytystä, oma-aloitteisesti tai potilaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Potilaalla on näyttövelvollisuus korjattavan tiedon oikeellisuudesta, vaatiessaan tietojen korjaamista. Korjaamista pyydetään kirjallisesti ja pyyntö osoitetaan rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Muutokset tehdään siten, että rekisteriin jää näkyviin tiedot tehdystä korjauksesta, tekijästä ja korjauspäivämäärästä. Alkuperäinen merkintä on mahdollista nähdä jälkikäteen. Mikäli potilaan korjaamispyyntö evätään, annetaan potilaalle kirjallinen perusteltu todistus kieltäytymisestä. Päätöksessä on mainittava syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Potilaalla on tietyin edellytyksin oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, vastustaa käsittelyä ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ja vaatia tietojen poistamista siten kuin yleisessä tietosuojaasetuksessa (EU 2016/678) on säädetty. Potilaalla on oikeus tehdä henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaiselle.
12. Kielto-oikeus Yhteisrekisterin toimintayksiköiden välinen potilas- ja asiakastietojen käyttö ei edellytä potilaan suostumusta. Potilaalla on kuitenkin oikeus kieltää tietojensa käyttö yhteisrekisterissä rekisterinpitäjien välillä. Kiellot ja suostumukset tehdään Omakannassa. Jos kiellon tekemisen jälkeen toisen terveydenhuollon toimintayksikön tietoja tarvitaan potilaan/asiakkaan hoitamiseksi, on hänen itse huolehdittava tietojen toimittamisesta tai hän voi peruuttaa asettamansa kiellon.