ALUMNIEN OSALLISTAMINEN KV-REKRYTOINTIIN / HOW TO INVOLVE ALUMNI IN INTERNATIONAL RECRUITMENT?

Transkriptio

1 ALUMNIEN OSALLISTAMINEN KV-REKRYTOINTIIN / HOW TO INVOLVE ALUMNI IN INTERNATIONAL RECRUITMENT? Kansainvälisten asiain hallinnon kevätpäivät Lahti ke klo

2 UNIVERSITY OF OULU IMP 2012 Architectural Design Astronomy and Space Physics Barents Environmental Engineering Biomedical Engineering Computer Vision and Signal Processing Ecology and Population Genetics Economic Geology Education and Globalisation Finance Financial and Management Accounting Health and Wellbeing in the Circumpolar Area International Business Learning, Education and Technology Magnetic Resonance in Materials Protein Science and Biotechnology Software, Systems and Services Development in Global Environment Synchrotron Radiation based Science and Accelerator Physics Wireless Communications Engineering

3 INTERNATIONAL DEGREE STUDENTS AT UO Bachelor's and Master's PhD Total

4 INTERNATIONAL DEGREE STUDENTS BY HOME COUNTRY 2011 Also, 15: Bangladesh, Sri Lanka 14: Canada, Nigeria, Sweden 12: Ethiopia 11: Japan, Spain, Ukraine, Vietnam 9: Nepal, Hungary, Poland 8: Brazil, France, United Kingdom 7: Austria, Cameroon, Lithuania 6: Greece, Turkey 5: Taiwan 4: Egypt, Mexico, Morocco, Romania, Singapore, Tanzania 3: Australia, Columbia, Ghana, Kenya, Portugal, South Korea, Switzerland, United Arab Emirates 2: Albania, Algeria, Botswana, Bulgaria, Ecuador, Honduras, Indonesia, Iraq, Ireland, Latvia, Netherland, New Zealand, Lebanon, Norway, Peru, Serbia Montenegro, Slovakia, Slovenia, Thailand 1: Afghanistan, Argentina, Azerbaijan, Belgium, Czech Republic,Denmark, Gambia, Iceland, Jamaica, Jordan, Kingdom of Saudi Arabia, Luxemburg, Malaysia, Malawi, Myanmar, Namibia, Serbia, Somalia, South Africa, Sudan, Syria, Togo, Zimbabwe 1: unknown Total 664

5 GRADUATES FROM IMP

6 ALUMNI RELATIONS AT UO

7 KUKA ON ALUMNI? Oulun yliopiston alumneja ovat kaikki Oulun yliopistosta valmistuneet (OY hallitus 2011) 1959 ensimmäinen lukuvuosi ja tutkinnon suorittaneet Alempi, ylempi ja jatkotutkinto MBA, emba maisteria, 6000 jatkotutkinnon suorittanutta Kv-maisteriohjelmista 100 alumnia, ensimmäiset 2005 vuosittain noin 1300 uutta ylemmän korkeakoulututkinnon suorittanutta

8 ALUMNISUHTEET OPISKELIJAMARKKINOINNIN KANNALTA Alumnisuhteet osa laajempaa kokonaisuutta (Advancement, Development, External Relations), johon kuuluvat (ainakin) markkinointi ja viestintä yritys- ja yhteiskuntasuhteet varainhankinta Näiden tavoitteena on tukea korkeakoulua, kasvattaa ymmärrystä yliopistosta ja tukea yliopistolle: Sitouttaa alumnit korkeakoulun elämään puolestapuhujina, vapaaehtoisina ja tukijoina Markkinoida korkeakoulua potentiaalisille opiskelijoille, heidän vanhemmilleen ja muille sidosryhmille Viestiä korkeakoulusta niille sidosryhmille, jotka vaikuttavat korkeakoulun menestykseen: yhteiskunnalliset vaikuttajat, yritysjohtajat, poliitikot jne. Mahdollistaa varainhankinnalla rahallinen ulkopuolinen tuki strategiseen kehittämiseen Alumnisuhteet on voimavara ja prosessi, jota pitää ohjata ja hallita ja joka tukee yliopiston strategisten tavoitteiden saavuttamista OY strategia : Suomen ulkopuolelta tulevien vaihto-opiskelijoiden ja ulkomaalaisten alumnien verkostoa sekä kansainvälisiä maisteriohjelmia hyödynnetään kansainvälisessä opiskelijarekrytoinnissa. Rekrytoinnin eri muotoja ja toimintatapoja kehitetään aktiivisesti, jotta rekrytointi ei nojaa vain muutamaan toimintamalliin. Alumnitoiminnan tavoitteet: Alumniyhteydet lisäävät Oulun yliopiston tunnettuutta kansallisesti ja kansainvälisesti vaikuttavana ja tunnustettuna oppimis- ja tutkimusyhteisönä. Alumnitoiminta lisää Oulu yliopiston houkuttelevuutta ja vahvistaa mielikuvaa yliopistosta, joka huolehtii opiskelijoistaan ja henkilökunnastaan ja joka on myös haluttu yhteistyökumppani.

9 ALUMNITOIMINNAN HISTORIA Ohjaus- ja työelämäpalvelujen aloite 2004 Hallituksen päätös alumnitoiminnan kehittämisestä Alumniverkosto Alumnikoordinaattori 2009 Uusi organisaatio 2012: Täydentävien opintojen keskus AR, FR, yrityssuhteet, yhteiskuntasuhteet, harjoittelu, täydennyskoulutus, kieli- ja viestintäkoulutus

10 ALUMNISUHTEIDEN ORGANISAATIO Täydentävien opintojen keskus, sidosryhmäpalvelut: Keskitetty tuki alumnitoiminnan kehittämiseen Alumni- ja yhteiskuntasuhteet: 2 henkeä Yhteyspäällikkö (varainhankinnan ohjausryhmä) Alumnikoordinaattori Alumnitoiminnan budjetti Sisäinen yhteistyö: Koulutuspalvelut, viestintä, koulutusohjelmat Strategiahankkeet ja muut hankkeet Alumneille sovelletut kärkiviestit Alumniverkosto Tietojärjestelmä, viestintäkanava 2004 alkaen 5112 jäsentä ( ) fi/en kesäkuu 2012 Valmistuneiden rekisteri 1971 alkaen osoitetiedot

11 ALUMNITOIMINTA Valmistuminen maisteriksi alumnitiedote ja pinssi Yliopistopäivä Vuoden alumni (2012 Tony Manninen) Valmistujaisjuhla 2013 lähtien Yhteydenpito Alumniverkostoon rekisteröityneille Aktuumi, uutiskirje, tapahtumakutsut Mentorointi (1996 / 2011) Alumni Ambassadors Programme 2012 Tiedekuntien, osastojen, kiltojen ja alumnien oma toiminta Kehitteillä: illalliset, ryhmämentorointi, lainaa alumni, class agents /student ambassadors, vuosikurssitapaamisten tukipaketti Tavoite: yhteyden säilyminen, aktiivisuus, osallistuminen, tukeminen Ajankohtaista: työelämärelevanssi Myös: LinkedIn, Facebook KV-aspekti

12 ALUMNIEN MERKITYS Sidosryhmä jonka yhteyttä yliopistoon ei voi poistaa: pool of advocates jolla on omia verkostoja: yhteydet yritysmaailmaan ja yhteiskuntaan Resurssi Yliopisto henkilöityy alumnissa, so. alumni on totuus yliopistosta hakijalle opiskelijalle työyhteisölleen sukulaisilleen toimintaympäristölleen alma materilleen? Alumni on kasvot, ääni, referenssi sanoman suodattaja korkeakoulun sanoman vahvistaja (tai torppaaja) aktiivinen tai passiivinen uskottava, luotettava, vertainen Alumnilla on kyky, halu ja mahdollisuus välittää (positiivisia) sanomia korkeakoulustaan ja vaikuttaa Alumni haluaa toimia yliopistonsa hyväksi Haluun vaikuttaa opiskelukokemus ja tunteet Maine: alumni varjelee yliopiston mainetta, yliopisto varjelee alumnin mainetta Kyvyn, halukkuuden ja mahdollisuuksien parantaminen Voimakas puolestapuhuja (tai merkittävä vastustaja) WOM on tehokasta mutta arvaamatonta AAP:llä halutaan lisätä alumnien aktiivisuutta ja antaa kärkiviestejä käytettäväksi Huomioitava: moni alumni ei identifioidu yliopistoon vaan tieteenalaansa, so. ei erikseen kerro olevansa jonkun tietyn yliopiston alumni

13 OPISKELIJASTA ALUMNIKsI Kerran opiskelija, aina alumni: Alumnityön on lähdettävä liikkeelle opiskelijoista (hakijoista) Life-long relationship that starts even before they enroll First year experience Ensure a positive student experience Educate students: We want the student to know about alumni activities as soon as they arrive on campus. Connection leads to affiliation, affiliation leads to support (volunteering, giving) Successful alumni programmes start early, value alumni, create lifelong involvement, install pride, engage alumni in their own terms, recognise alumni contributions, foster interactive communication and facilitate networking. Volunteering cycle: offering opportunities to students and alumni

14 INTERNATIONAL RECRUITMENT ACTIVITIES AT THE UNIVERSITY OF OULU

15 MARKETING RESEARCH New approaches Demographic change Changes in the availability of HE Changes in funding oppourtunities UO available resources IMP s own strategies Country analysis reviews of target markets Customer satisfaction: International Student Barometer Decliner study Focus groups

16 RECRUITMENT Online promotion Databases Social media Other online media Search Engine Marketing campaign Study fairs and university visits (China, Russia, Brazil, Germany) Phenomenon materials

17 RECRUITMENT 2012 TO STRENGHTEN RELATIONS AND INCREASE ONLINE PROMOTION Universities cooperation (from exchange to degree) Alumni Ambassador Programme Web site development Increasing online publications and referensing Blogging Enhanced social media participation

18 ALUMNI INVOLVEMENT IN RECRUITMENT Providing testimonials Involvement in direct promotion - participation in study fairs: CEE, China 2010, 2011 Russia 2011, 2012 Chile, 2012

19 International Student Barometer entry wave 2011, i-graduate TOP 10 INFLUENCES (CHOICE OF INSTITUTION) China Pakistan Russia India Iran USA Germany Nigeria

20 KEY INFLUENCES (CHANGES OVER TIME) International Student Barometer entry wave 2011, i-graduate

21 ALUMNI AMBASSADOR PROGRAMME (AAP) Spring 2012 Executed by Alumni Relations and Academic Affairs The Alumni Ambassadors Programme aims to build strong lifelong relationships between alumni and the University of Oulu. Alumni Ambassadors are a great resource for alumni and students living in their area wanting to know more about the university and to become involved.

22 VALUE FOR AMBASSADOR provides recent graduates with a channel for staying connected, ability to develop local and global networks creates global young alumni engagement opportunities good way to share the unique knowledge

23 ROLE OF AMBASSADOR support Admissions efforts with prospective students online; represent the University of Oulu at study fairs; meet with faculty and staff that may be visiting in his/her geographical region/country. provide information on educational and student mobility tendencies; provide testimonials, quotes and interviews; provide feedback on what is meaningful to young alumni (social events, career planning, etc.).

24 PLANNING THE AAP RECRUITING APPLICANTS PLANNING November 2011 first drafts of the plan December 2011 gathering feedback: MOVIE, NISO, IMP coordinators January 2012 finalizing the programme RECRUITING AMBASSADORS February 2012 application round Target: 10 participants well achieved! 22 applications received. PROMOTION Online promotion through www, , social media Posters on campus SELECTION March group interviews and announcement of results

25 KV-ALUMNILÄHETTILÄÄT ALUMNISUHTEIDEN NÄKOKULMASTA Luonteva aloitus opiskelijoista Opiskelijoiden sitominen alumnitoimintaan Ensimmäinen varsinainen alumniohjelma: valmis osallistumisen mahdollisuus Yhteistyö koulutuspalvelujen ja koulutusohjelmien kanssa luontevaa Kv-alumnitoiminnan aktivoiminen Nyt hyvä vaihe: vähän opiskelijoita ja alumneja, kiinnostuneita, osallistettuja, aktiivisia Tulevaisuuden kehitys

26 ALUMNI AMBASSADORS TRAINING PROGRAMME Kolme koulutuskertaa + lähettiläsillallinen Perehdytys Markkinointiworkshop Oulun kaupunki, kaupungintalolla Illallinen Lisätehtävät, jos ei päässyt paikalle Describe University brand in one word How could we improve marketing in your home country? Sisällöt: ohjelma ja lähettilään rooli, OY ja sen historia, maisteriohjelmat Kohtaamiset yliopistolaisten ja kaupungin edustajien kanssa Tieto ja sitoutuminen Alumnilähettiläsmateriaalit: Muistitikku ja huppari

27 LESSONS LEARNT Haastattelut pienemmissä ryhmissä ja edellytys osallistua kaikille koulutuskerroille Yksi vetäytyi itse, kaksi ei tullut koulutuksiin Sen varmistaminen, että hakija tietää, mihin on hakeutumassa ja on valmis sitoutumaan siihen Suurin osa lähettiläistä oli tyytyväisiä Hakuun ja valintaprosessiin Konseptiin Koulutussisältöihin ja niiden järjestämiseen Great experience, learnt loads about the city and the university The training sessions are generally informative and considerate Palautteesta oli kuitenkin luettavissa, että kaikille lähettiläille oma rooli oli edelleen epäselvä: Lähettilään roolia ei voi tähdentää liikaa Halua tehdä töitä yliopiston eteen on: voimmeko tarjota lähettiläille riittävästi toimeksiantoja ja tehtäviä? [I expect] to promote the University and make it world-wide known. I expect to provide what I know and what I can to this program. I can tell potential students [ ] about the University of Oulu. And if I have the chance, I can attend marketing seminars, introducing our university to those students as alumni ambassador. I hope I could do something valuable for our university, make my contribution to the school and Oulu. Yhteyden säilyttäminen ja kommunikaatiokanavat: I hope the ambassadors will be kept connected frequently, otherwise, when we are busy with work, we might put this behind us. It would be a good idead if you could set up a platform to let the Ambassadors share their experiences, ideas, in order to improve the outcomes. Odotuksiakin on: I expect the University to put more effort to improve their world ranking, this will make my job easier.

28 OHJELMAN MENESTYMINEN JA JATKO Pysyvätkö resurssit ennallaan? Onko tekijöitä? Haku ja koulutus on helppo viedä läpi, mutta onnistumisen ratkaisee vasta sen jälkeen alkanut yhteistyö: kuka siitä huolehtii? Suhteen vaaliminen ja lähettiläiden huomioiminen: vaatii yllättävän paljon aikaa Yhteydenpito ja puolivuosittaiset (?) tapaamiset Oulussa Entä tapaamiset muualla? Lähettiläiden keskinäinen kommunikaatio? Viestintä: kuka, mitä, missä, milloin Yliopiston kannalta Alumnin kannalta Millä indikaattoreilla mitataan onnistumista? Alumni Chapters Ohjelman laajentaminen kaikkiin koulutusohjelmiin Resurssit?

29