SPORTTIREKISTERI Peruskoulutus osa 2

Transkriptio

1 SPORTTIREKISTERI Peruskoulutus osa Sari Aro, Laura Anttolainen ja Riikka Lahti Valo, Valtakunnallinen liikunta- ja urheiluorganisaatio ry

2 Sporttirekisteri käytössänne Sporttirekisteri on Valon urheilujärjestöille tarjoama yhteinen henkilö- ja organisaatiorekisteri, joka sisältää lukuisia järjestöjen hallinnointia helpottavia toimintoja. Rekisterissä on yli henkilön tiedot. Palvelua käyttää yli 60 lajiliittoa. Sporttirekisterin toiminnallisuuksia: Ajasta ja paikasta riippumaton järjestelmä; yhteys järjestelmään nettiselaimen kautta Tietoturva varmistettu palomuurin ja laitteistoarkkitehtuurin avulla Osoitepäivitykset yhteisesti Itellasta suoraan tietokantaan; osoitetiedot ajan tasalla ja oikein Paljon erilaisia mahdollisuuksia mm. verkkomaksut, tapahtumahallinta, mobiilikortit

3 Valon Palvelutiimi ja muut toimijat Sari Aro Palveluassistentti Jäsenjärjestöpalvelut, Tietohallinto Laura Anttolainen Tietohallintopäällikkö Lajiliittojen pääkäyttäjät Palvelutarjoaja Pankit Pohjola ja muut vakuutusyhtiöt Itella Riikka Lahti Asiantuntija Jäsenjärjestöpalvelut Intellipocket Muut ulkoiset yhteydet ja toimijat Yhteydenotot:

4 Tulevat tapaamiset Tiedoksi: Pohjola kutsuu Aamiaisinfoon Omasairaalaan klo 8:30-10:00 Päivä Kesto Koulutus Sisältö ,5 h Aamiaisinfo Sporttirekisterin ajankohtaiset ,5 h Aamiaisinfo Sporttirekisterin ajankohtaiset 10/2014 vk 41 Sporttirekisteripäivät/ pääkäyttäjäkoulutus Alustava varaus Sporttirekisteripäiville. Pääkäyttäjäkoulutus osana seminaaria O,5 h Aamiaisinfo Sporttirekisterin ajankohtaiset ja vuoden 2015 suunnitelmat

5 KOULUTUKSEN SISÄLTÖ: 1. Yleistä infoa -rekisteriselosteet - henkilöiden yhdistäminen - rekisterin kehittäminen: osoitepäivitys 2. Korotusautomaatti 3. Raportointi 4. Jäsenlaskutus case SRL

6 Rekisteriselosteet kuntoon Rekisteriseloste laaditaan kaikista henkilörekistereistä. Siitä ilmenee - kuka on henkilötietojen käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä. - mitä henkilötietoja rekisterissä on, - mihin niitä käytetään ja - minne tietoja säännönmukaisesti luovutetaan sekä - tietojen suojauksen periaatteet. Rekisteriseloste tulee pitää jokaisen saatavilla rekisterinpitäjän toimipaikassa. Jos palvelua käytetään tietoverkossa, rekisteriseloste tulee liittää verkkopalvelun yhteyteen. (

7 Rekisteriselosteet kuntoon Sporttirekisterissä olevien henkilötietojen osalta: Lajiliitto vastaa siitä, että sillä on juridinen oikeus ylläpitää palvelussa olevaa rekisteriä, sekä toimittaa Valolle voimassaolevan rekisteriselosteen. Rekisteriseloste laitetaan Valon ylläpidon toimesta lisenssin verkko-ostoon näkyville. Valon ylläpitotiimi auttaa tarvittaessa rekisteriselosteen tekemisessä. Jäsenrekisterikäytössä Lajiliitto varmistaa, että rekisteriseloste löytyy Lajiliiton Nettisivuilta

8 Rekisterin kehittäminen: Itellan osoitepäivitykset Aktiivisuuden ja passivisuuden määritelmää selkeytetään. Aktiivisuus tarkoittaa, että henkilöllä on joko lisenssi, jäsenyys tai tehtävä. Jos joku näistä on yli vuoden vanha, ohjelma kirjaa päätöspäivän (katkaisu), jolloin henkilö passivoidaan. Passiiviset henkilöt poistetaan Itellan seurantarekisteristä, jolloin näiden henkilöiden osoitetietoja ei enää jatkossa päivitetä automaattisesti. Historiatieto säilytetään ja jos henkilö uudelleen aktivoidaan, henkilö palaa Itellan osoitepäivityksen piiriin Aikataulu: Viikko 19 tekniikan suunnittelu, viikko 20 henkiöiden passivointi ja siirtyminen uuteen toimitapaan

9 Itellan osoitepäivityksistä lisää Mitä tehdään, jos Sporttirekisteri ei hyväksy henkilön osoitetta? Rekisteriin kelpaa vain Itellan rekisterissä olevat osoitteet. Kunnat/kaupungit ilmoittavat Itellaan uusien katujen tiedot. Asiakkaan kannattaa olla yhteydessä Itellan yksityisasiakaspuolelle tilanteissa, jos osoitetta ei hyväksytä. Tämä nopeuttaa tietojen päivittymistä. Huom. Silloin kun osoitetietoja ei vielä ole päivitetty, voi esimerkiksi käyttää liiton postiosoitetta sen aikaa kunnes Itellan päivitys korjaa osoitetiedot automaattisesti henkilötietojen perusteella.

10 Henkilöiden yhdistäminen Tarkkuutta! Tarkistattehan yhdistettävien henkilöiden yhteys muihin lajeihin. Olehan aina yhteydessä muiden liitännäisten organisaatioiden pääkäyttäjiin. Sopikaa miten yhdistäminen tehdään, jotta kaikki lajiliitot tietävät mitä on tapahtumassa. Huomaattehan, että osa lajiliitoista käyttää sportti-id:tä muissakin järjestelmissä kirjautumistietoina. Käytä aina sotua jos mahdollista, näin käyttäjälle ei tule duplikaatteja.

11 Lisenssin vaihtaminen tai korottaminen Perussääntö: Vakuutuksellinen lisenssi voidaan korottaa vain kalliimpaan vakuutukselliseen lisenssiin. Vakuutuksettoman voi korottaa vakuutukselliseen. Vakuutuksellista ei voi vaihtaa vakuutuksettomaan Lisenssivakuutuksen irtisanominen Urheilija tekee ilmoituksen Pohjolaan. Pohjola ilmoittaa irtisanomisesta liitolle ja Sporttirekisteriin. Sporttirekisterin tiimi kirjaa järjestelmän irtisanomisen. Liitto palauttaa Pohjolan ilmoittaman euromäärän. Pohjola ottaa jokaisesta irtisanomisesta 16e.

12 Korotusautomaatti Lisenssin automaattikorotus Verkko-ostoon kirjautumalla on mahdollista vaihtaa lisenssi, mikäli palvelu on lajiliitolla käytössä ja ns. korotussäännöt sallivat vaihdon. Korottaminen tapahtuu niin, että verkko-ostossa valitaan haluttu, uusi lisenssi jolloin muodostuu lasku lisenssimaksujen erotuksesta. Kun lasku on maksettu annetuilla tiedoilla ja suoritus kirjautunut, lisenssitieto vaihtuu Sporttirekisteriin. Korotusryhmät: Edullisemmasta kalliimpaan (ikärajat huomioiden) Vakuutuksettomasta vakuutukselliseen

13 Miten urheilija pääsee korottamaan lisenssiään? Lisenssioston kautta Henkilötunnus yksilöi henkilön -> olemassa olevan lisenssi löytyy ja uudet vaihtoehdot tulee tarjolle

14 Raportointi: Pikaopas Esimerkki: Lisenssimäärät seuroittain kaudella Stepit: Normaali Uusi Valitse Lisenssit kohdasta lisenssikausi (Lisää valinta) Valitse tila Maksettu (Lisää valinta) Hae Valituilla Jatka Toiminto Excel Valitse tulostuvat kentät Lisenssi ja Seura Jatka Avaa Raportti / ota muokkaustilaan lisää Sarake Määrä Lisää sarakkeeseen numero 1 jokaisen lisenssin kohdalle Valitse sarakkeet Lisää Pivot taulukko Uusi laskentataulukko Valitse Raporttiin lisättävät kentät Lisenssi sarake Seura rivi Arvot - määrä

15 Kiitos!