Tutkimustoiminnan koordinointi - työryhmän loppuraportin lausunnot

Transkriptio

1 Tutkimustoiminnan koordinointi -työryhmä 1 / 10 Tutkimustoiminnan koordinointi - työryhmän loppuraportin lausunnot 1. Tarkastusvirasto Tarkastusvirastolla ei ole lausuttavaa työryhmän loppuraportin ja ehdotusten johdosta. 2. Rakennusvalvontavirasto Rakennusvalvontavirasto toteaa seuraavaa. Käynnissä oleva kaupungin johtamisjärjestelmäuudistus ja siirtyminen toimialoihin tullee joka tapauksessa vaikuttamaan tutkimustoiminnan koordinointia edistävästi. Rakennusvalvonta ei varsinaisesti ota kantaa, olisiko erillisestä tutkimusrekisteristä hyötyä vai ei. Jos rekisteri päätetään luoda, pitää sen olla hyvin yksinkertainen ja monipuolisilla hakusanoilla toimiva. Tutkimusten tilaamiseen liittyvä osaaminen ei nimenomaan rakennusvalvonnalle ole mikään olennainen kysymys, koska virasto ei ole tähänkään mennessä joko saanut kaupungilta mitään rahoitusta esittämilleen tutkimushankkeille, tai jos jotain tutkimusta on todella harvoin teetetty, on virasto kyennyt tilaamisen hoitamaan ominkin vähin neuvoin. Lopuksi virasto tiedustelee, mitä raportin ilmaisulla tutkimuksen merkityksen aiempaa syvempi ymmärrys tarkoitetaan? Ilmaisu esiintyy muun muassa kohdassa, jossa siteerataan rakennusvalvonnan taannoin antamaa (kriittistä) palautetta. Palaute liittyi nimenomaan siihen, etteivät rahoista päättävät tahot viraston mielestä halunneet noteerata viraston käsityksen mukaan olennaisen tutkimusaineiston hankkimista tilanteessa, jossa mittavat ja säärasituksille erityisen alttiit suuret rantarakentamishankkeet olivat käynnistymässä. Lopputuloksena on ollut, että rakennukset on suunniteltu ja suurelta osin jo rakennettu pienessä epävarmuuden tilassa siltä osin, kuinka kestäviksi esimerkiksi niiden julkisivuratkaisut aikaa myöten osoittautuvat. Tutkimustiedon saaminen näistä kysymyksistä olisi viraston käsityksen mukaan ollut paljon olennaisempaa kuin monien silloisten, rahoitusta saaneiden hankkeiden kysymyksenasettelut olivat.

2 2 / Sosiaali- ja terveysvirasto Sosiaali- ja terveysvirastolla sekä sitä edeltäneillä sosiaalivirastolla ja terveys-keskuksella on pitkäaikaista kokemusta tutkimuslupien käsittelystä sekä erityisesti salassa pidettävien aineistojen keräämiseen ja luovuttamiseen liittyvistä kysymyksistä. Virastolla on muun muassa valmistelua ja päätöksentekoa linjaava pysyväisohje ja erikseen sovitut valmistelijat. Lisäksi tutkimuslupatoimintaa koordinoidaan, tilastoidaan ja raportoidaan keskitetysti. Virasto järjestää säännöllisesti tutkimuslupiin liittyviä oppilaitosten edustajien yhteistyötapaamisia. Sosiaali- ja terveysvirasto pitää tutkimustoiminnan koordinointi työryhmän loppuraportissa olevia ehdotuksia pääosin kannatettavina. Viraston esittää edellä mainittuihin kysymyksiin seuraavat kannanotot. Tutkimustoiminnan ohjeistus Sosiaali- ja terveysvirasto kannattaa ehdotusta siitä, että laadittaisiin kaupun-kiyhteinen ohjeistus tutkimusluvan hakemisesta, valmistelusta ja päätöksen-teosta. Ohjeissa olisi huomioitava kunkin viraston tai toimialan ominaispiirteet. Sosiaali- ja terveysviraston näkökulmasta tutkimuseettiset sekä salassa-pitoa koskevat kysymykset ovat erityisen tärkeitä. Valmistelun pohjana voisi käyttää sosiaali- ja terveysviraston ja muiden virastojen nykyisiä pysyväisohjeita tai muita tutkimusluvan käsittelyä linjaavia ohjeita. Lisäksi valmistelussa tulisi huomioida virastojen tutkimustoimintaa koordinoiville tai muuten hoitaville henkilöille kertynyt tieto tutkimuslupaohjeistuksen uusimistarpeista. Loppuraportin tekstejä tutkimustoiminnan ohjeistusta valmistelevasta tahosta tulisi yhdenmukaistaa. Raportissa on kaksi eri versiota ohjeistusta valmistele-vasta tahosta. Loppuraportin sivulla 4 todetaan, että tutkimuslupien päätöksenteon tueksi asetetaan koordinaatioryhmä, jonka tehtävänä on laatia tutkimuslupamenettelyä koskevat ohjeet. Ehdotuksen perusteluissa sivulla 7 puolestaan mainitaan, että tutkimuslupien hakumenettelyn, ohjeistuksen ja lomakkeen yhtenäistämisen valmistelusta vastaavat yhteistyössä kaupungin-kanslia, tietokeskus, sosiaali- ja terveysvirasto, opetusvirasto ja varhaiskasvatusvirasto. Lisäksi kuullaan myös muita toimialoja. Tutkimuslupien koordinaatioryhmä antaa lausunnon hakumenettelyyn liittyvästä ohjeistuksesta. Sivulla 7 oleva ehdotuksen perustelu tulisi korjata yhdenmukaiseksi sivulla 4 olevan ehdotuksen kanssa eli ohjeistuksen valmistelusta vastaisi tutkimuslupien koordinaatioryhmä. Päätöksenteko Sosiaali- ja terveysvirastossa tutkimusluvista päättää virastopäällikkö (useampaa kuin yhtä osastoa koskevat hakemukset), osastopäälliköt (osaston-sisäiset, vähintään kahteen toimistoon kohdistuvat hakemukset) ja toimisto-päälliköt (kaikki yksinomaan omaan toimistoon kohdentuvat hakemukset). ( 017 (muutettu ).doc > sivu 5) Nykyiset päätöksentekotasot ovat olleet pääosin toimivia. Sosiaali- ja terveysvirastolla ei selkeää kantaa

3 3 / 10 siihen, pitäisikö pää-töksentekotasoja jotenkin muuttaa viraston /toimialan sisällä. Selvää kuitenkin on, että viraston sisäisissä tutkimuksissa päättäjänä tulee olla viraston /toimialan viranhaltija. Sosiaali- ja terveysviraston näkökulmasta päättäjien jaottelu salassa pidettä-vien asiakirjojen ja toisaalta ei-salassa pidettävien aineistojen päättäjiin on ir-relevantti ja vaikeuttaisi tutkimusluvan myöntämistä. Sama hakemus voi sisältää molempia, ja suurin osa tutkimuslupien hakijoista on kiinnostunut salassapidettävistä tiedoista, jotka halutaan hankkia joko suoraan asiakkailta tai asiakirjoista. Sosiaali- ja terveystoimen asiakkuuskin on lain mukaan salassa pidettävä tieto eli tutkimusluvan saajan on sitouduttava suojaamaan informattinsa. Saman viranhaltijan pitäisi voida päättää sekä salassa pidettävän ai-neiston luovuttamisesta että aineistonkeruuluvan (esim. asiakkaiden haastattelut) myöntämisestä. Sivulla 14 olevan luvun Muut kuin salassa pidettäviin aineistoihin perustuvat tutkimusluvat kahdessa ensimmäisessä lauseessa mainitaan, että Muut kuin salassa pidettävään aineistoon kohdistuvilla tutkimuksilla tarkoitetaan esimerkiksi tutkimuksia joiden aineiston tuottamiseen kaupunki osallistuu tai johon liittyvää aineistoa kerätään kaupungin henkilöstön työaikana. Käsite sisältäisi myös esimerkiksi kliiniset tutkimukset niissä tapauksissa, kun tutkimuksen toteuttamiseen tarvitaan kaupungin suostumus. Sosiaali- ja terveysvirasto ei tunnista, millaiset tutkimukset tulisivat tämän lupamenettelyn piiriin ja tästä syystä toivoo, että em. päättäjäjaottelusta luovuttaisiin. Myös yksinomaan henkilöstöön kohdistuviin tutkimukset sisältävät yleensä aineistoa, jota tutkija ja tutkittavat eivät toivo julkiseksi. Lisäksi jälkimmäisen lauseen maininta klii-nisiin tutkimuksiin tulisi poistaa, koska kliinisen tutkimuksen avulla saatavat tiedot ovat salassa pidettäviä. Terveyskirjaston mukaan kliinisessä tutkimuksessa on kysymys potilaan ja lääkärin yksityisestä kohtaamisesta vastaanottohuoneessa (potilaan haastattelu ja lääkärin tutkimus). Ohjeeseen voisi selkiinnyttää sitä, kuka päättää rekisteritietojen luovutuksesta (Ks. Ohjeessa voisi ottaa kantaa siihen, millaiset hakemukset vapautettaisiin tutkimuslupahakemusmenettelyn piiristä. Tutkimuksen koordinaatioryhmän tehtävät Sosiaali- ja terveysvirasto puoltaa loppuraportin sivuilla 9-10 esitettyjä tehtäviä. Tutkimusrekisterin ylläpito Sosiaali- ja terveysvirasto puoltaa loppuraportin ehdotuksia rekisterin ylläpi-toa koskevista vastuista. Tietojen merkitseminen tutkimusrekisteriin Sosiaali- ja terveysvirasto puoltaa loppuraportin ehdotuksia rekisterin ylläpi-dosta ja päivitysvastuista. Viraston vastuuhenkilöt vastaavat tietojen viennistä tutkimusrekisteriin. Lisäksi tarvitaan kaupungin ulkoista ja sisäistä tiedotusta henkilöstölle, tutkijoille ja opinnäytetöiden tekijöille.

4 4 / 10 Tutkimusrekisterin käytettävyys Sosiaali- ja terveysvirasto puoltaa loppuraportin ehdotuksia rekisterin tietosisällöstä, tietojen avoimuudesta ja saatavuudesta, perustettavasta tutkimusrekisterihankkeen projektiryhmästä ja rekisterin suhteesta muihin tietojärjestelmiin, kuten Ahjoon. Jatkovalmistelu-kohtaan (s. 13) toivotaan mainintaa siitä, että sosiaali- ja terveysvirasto osallistuu projektiryhmän ja sisältöryhmän työskentelyyn. Tutkimusten tilausten yhtenäistäminen Tähän tarvittaisiin yhteinen kaupungin ohjeistus, jonka laatimisessa hyödynnettäisiin virastoissa mahdollisesti jo olevia hyviä käytäntöjä. 4. Rakennusvirasto Tutkimustoimintaan liittyvän ohjeistukseen (ehdotus 1) liittyen rakennusvirasto toteaa, että ohjeessa mainittujen seikkojen lisäksi erityisesti opinnäytetöiden teettämiseen ja yliopistoyhteistyöhön olisi syytä kiinnittää huomiota. Tutkimusten tilaamiseen ja tilausosaamiseen liittyen voisi olla mahdollista laatia selkeä prosessikuvaus, kirjallinen ohje ja mahdollisuuksien mukaan järjestää kaupunkitasoista koulutusta. Sekä sisäiseen että ulkoiseen viestintään ja julkaisemiseen panostamista sekä tiedon avoimuuden periaatteen noudattamista rakennusvirasto pitää hyvinä lähtökohtina. Tutkimusrekisterin perustamiseen (ehdotus 3) liittyen rakennusvirasto toteaa, että kuten muissakin kaupunkiyhteisissä järjestelmissä, virastoissa tulisi olla pääkäyttäjä ja varapääkäyttäjä, jotka vastaavat rekisterin toiminnasta ja käyttämisestä virastotasolla. Vastuu tietojen syöttämisestä ja oikeellisuudesta kuuluisi osastotasolle. Tutkimusrekisterin käyttämistä on mahdollista edistää ja varmistaa asianmukaisella tiedottamisella ja koulutuksella. Uuden järjestelmän käyttöönotossa perustavanlaatuista merkitystä on järjestelmän käytettävyydellä, jonka helppouteen ja nopeuteen tuleekin kiinnittää erityistä huomiota. Kun tavoitteena on päällekkäisyyksien välttäminen ja resurssien käytön tehokkuus, esille nousevat erityisesti luotettavat hakuominaisuudet ja vakiopohjien olemassaolo. Myös dokumentinhallinnan yhteensopivuus muiden kaupunkiyhteisten järjestelmien kanssa on syytä varmistaa. Tutkimuslupiin ja niihin liittyviin menettelyihin (ehdotukset 2 ja 4) rakennusvirastolla ei ole lausuttavaa. Rakennusvirasto myös toteaa, että Ahjon kautta lähetettyjen lausuntopyyntöjen käsittely annetussa määräajassa on helpompaa kuin sähköpostitse saapuneiden. 5. Nuorisoasiainkeskus Nuorisoasiainkeskuksen näkemyksen mukaan tutkimustoiminnan koordinoinnin loppuraportti luo sellaisenaan hyvän pohjan jatkaa kaupunkiyhteistä tutkimustyötä ja samalla yhtenäistää käytäntöjä ja tutkimustiedon hyödyntämistä.

5 5 / (elinkeino-osasto) Tutkimusrekisterin laatiminen ja käyttö Kaupungin tutkimusrekisterin perustaminen on hyvä idea. Tutkimustietorekisteriä tulisi muotoilla myös eteenpäin katsovaksi. Sen yhteyteen voitaisiin koota kaupungin tutkimus- ja tietotarpeita, jotka puolestaan voisivat ohjata mm. tietokeskuksen tutkimusohjelman sisältöä ja tutkimusrahan käyttöä. Tällainen tietokanta tutkimustarpeista toimisi myös Kaupunkiakatemian 1 ja Helsinki Labin 2 työkaluna yliopisto- ja korkeakouluyhteistyössä. Tutkimustiedon vieminen rekisterin vaatii kaupungin työntekijöiltä lisätyötä, mikä on aina haastavaa. Tiedon keräämiselle tulisi nimetä vastuuhenkilö esim. tietokeskukselta, joka aktiivisesti keräisi tutkimuksia rekisteriin säännöllisin väliajoin. Tarvitaan myös kriteerit sille, minkä tyyppisiä ja tasoisia tutkimuksia tutkimusrekisteriin tulisi viedä. Esimerkiksi elinkeino-osastolla tutkimuksia tehdään melko vähän, mutta selvityksiä ja analyyseja tehdään paljon. Kaikkia esim. kehittämistoimintaan liittyviä sisäisiä selvityksiä ja analyysejä ei ole syytä viedä julkiseen reksiteriin. Tutkimusrekisterin ei kuitenkaan tulisi olla itseisarvo. Rekisterin käyttö jää todennäköisesti vähäiseksi, jos se rakennetaan staattisena tietokantana. Rekisterin tulisi toimia luontevana ja elävänä osana kaupungin valmistelu- ja kehittämistyötä. Siihen kertyvää tietoa tulisi näkyvästi kytkeä kaupungin johtamiseen (tiedolla johtaminen). Tietokanta voisi rakentua pienten kokeilujen kautta ja sen laatimistyöhön ja hyödynnettävyyden suunnitteluun olisi tärkeä kytkeä kaupunginkanslian Helsinki Labiin palkattava Chief Design Officer, jonka tehtävänä on edistää koko kaupungin käyttäjälähtöisiä kehittämisprosesseja. Tutkimusrekisterin testauksen ja käyttöönoton yhteydessä tulisi tunnistaa henkilöt/yksiköt jotka tekevät/teettävät tutkimushankkeita. Heitä tulisi ottaa mukaan kaupungin kehittämistoimintaan ja tutkimustiedon hyödyntämistä edistävään toimintaan laajemmin. Jos rekisteristä ja siihen liittyvistä 1 Helsinki Lab on kolmivuotinen hanke ( ), jonka tavoitteena on vahvistaa kaupungin organisaatioiden osaamista käyttäjälähtöisen kaupungin rakentamisessa. Lab tuo muotoiluosaamisen, digitaalisuuden ja vuorovaikutuksen entistä tiiviimmin mukaan kaupungin kehittämiseen. Labin tehtävänä on yhdistää kaupungin organisaatioita ja kumppaneita toimimaan yhdessä myös uuden liiketoiminnan synnyttämiseksi. Helsinki Labin tehtävänä on katsoa kaupunkia kokonaisuutena. Lab on mukana kaupungin kannalta merkittävissä hankkeissa. Toimijoita on mukana laajasti koko kaupunkiyhteisöstä: asukkaat, yritykset, järjestöt, oppilaitokset ja kaupungin työntekijät. Lisäksi Lab tarjoaa kaikille kaupungin organisaatioille neuvontapalvelua käyttäjälähtöisyyteen ja kokeilevuuteen liittyvissä kysymyksissä. Kaupungintalon aulaan sijoittuvan Lab-tilan perusidea on tehdä kaupungin kehittämistoimintaa näkyväksi ja koettavaksi. 2 Kaupunkiakatemia on Helsingin yliopiston, Aalto-yliopiston ja Helsingin kaupungin uudenlainen yhteistyömuoto ja - verkosto, jossa edistetään kaupunkisuunnittelun, kaupunkikehittämisen ja kaupunkitutkimuksen vuorovaikutusta sekä käynnistetään ja tuetaan poikkitieteellisiä projekteja. Toiminta tähtää yhteiseen oppimiseen, jonka avulla yliopistojen professorit, tutkijat ja opiskelijat ymmärtävät kaupungin toimintaa paremmin ja kaupungin työntekijät oppivat hyödyntämään yliopistojen tutkimusosaamista paremmin. Yhteistyö sisältää myös Helsingin yliopiston ja Aalto-yliopiston yhteisen kaupunkitutkimuksen sivuainekokonaisuuden ja maisteriohjelmaa valmistellaan. Kaupunkiakatemian kautta toimialojen kehittämiskeissejä tai tietotarpeita voidaan työstää yhdessä yliopistojen kanssa.

6 6 / 10 toiminnoista koetaan saavan lisäarvoa, sen ylläpitämiseen sitoudutaan paremmin. Tutkimusrekisterivastaavat voisivat muodostaa kaupungin tutkimusverkoston, joka osallistuisi laajemmin kaupungin kehittämistoimintaan (vrt. esim. Oivan kehittäjäverkosto/ tai Osallisuus yksikön osallisuusverkosto). Verkosto toimisi samalla koko kaupungin tutkimustoiminnan edistäjänä ja jäsenet voisivat tuoda omien yksiköttänsä tutkimus- ja tietotarpeita esille. Kaupungin tutkimusverkostolle voitaisiin järjestää tapahtumia, joissa kerrotaan kiinnostavimmista tutkimus- ja kehitystuloksista sekä tutkimus- ja kehittämishankkeiden luomisesta ja toteuttamisesta kaupungilla. Lisäksi voitaisiin järjestää tilaisuuksia, joissa keskusteltaisiin kaupungin tutkimus- ja tietotarpeista esim. yliopistojen ja korkeakoulujen kanssa. Toimintamalleja voitaisiin kokeilla Helsinki Labissa ja Kaupunkiakatemiassa. Yksi pullonkaula tutkimustiedon hyödyntämiselle on, että kaupungin työntekijöillä ei ole aikaa syventyä laajoihin tutkimusraportteihin ja tunnistaa niistä oman toimialan kannalta relevantit tutkimustulokset. Tutkimustiedon hyödyntämistä voisi lisätä nostamalla tutkimustulosten keskeiset pointit helpommin saataville. Myös tällaisia toimintamalleja voitaisiin kokeilla Helsinki Labissä ja Kaupunkiakatemiassa. Tutkimustoimintaan liittyvää tietoa ja ohjeistusta voitaisiin koota kaupungin intraan Tutkimusten tekemisen ja teettämisen tueksi, voitaisiin koota kaupungin sisäiselle sivustolle tietoa tutkimusten ja selvitysten eri muodoista ja mahdollisuuksista, esimerkiksi seuraavasti: - Kaupungin omatoimisesti toteuttamat tutkimukset ja selvitykset o o Tieken palvelut ja ohjeet Rahoitusmuodot (voiko esim. näihin hakea tukea?) - Ulkopuolelta hankittava tutkimustieto o Konsulttiselvityksen tilaaminen Kilpailutus ja rahoittaminen Laadunvarmistus o Tutkimus- ja kehittämishankkeet yhdessä yliopistojen tai korkeakoulujen kanssa Korkeakouluyhteistyön eri muodot (tutkimushankkeet, opinnäytetyöt, kurssikeissit, työharjoittelijat ym.) Yhteistyöplatformit (Lab, Kaupunkiakatemia, KatuMetro) ja rahoitusmuodot (ulkopuolisen rahoituksen konsortio URK, Eu-toimisto)

7 7 / 10 Tutkimusluvat Tutkimuslupien koordinaatioryhmä on hyvä ajatus. an ei kuitenkaan tule kovin montaa tutkimuslupahakemusta (vuosien aikana kirjaamoon on tullut kaksi). Raportissa ehdotetut tutkimuksen koordinaatioryhmän tehtävät ovat hyviä. Koordinaatioryhmä voisi myös seurata kaupungin myöntämiä tutkimuslupia ja tieto annetuista tutkimusluvista voitaisiin koota tutkimusrekisterin yhteyteen. Siten avattaisiin kaikille tieto siitä mitä tutkimuksia kaupunkiin kohdistuu. Tutkimuslupien hakijoita voitaisiin ohjeistaa käyttämään tutkimuksissaan kaupungin tutkimusrekisteriä ja tutkimuslupien saajia tulisi velvoittaa toimittamaan valmiit tutkimukset rekisteriin. Parhaita tutkimuksia voitaisiin palkita (vrt. Tieken tiedepalkinto, opinnäytepalkintoja). 7. Opetusvirasto Opetusvirasto pitää työryhmän toimeksiannossa esitettyjä em. tavoitteita oikea-suuntaisina. Tutkimustiedon saatavuuden parantaminen myös kaupunkilaisille, yrityksille ja tutkijoille on kannatettava tavoite samoin kuin kaupunkitasoisten tutkimustarpeiden tunnistaminen ja resurssien hyödyntäminen kaupungin yhteisissä tutkimusteemoissa. Tässä lausunnossa otetaan kantaa eräisiin yksittäisiin loppu-raportissa esitettyihin ehdotuksiin, joita opetusviraston mielestä on tarpeen täsmentää. 1. Tutkimustoiminnan koordinoinnin, tilattujen aineistojen käytettävyyden parantamiseksi ja tilausten laadun kehittämiseksi toimialalla noudatettavat ohjeet Kommentit: - Opetustoimen tutkimukset ovat usein spesifiä lakisääteistä koulutuksen arviointia (esim. oppimistuloksiin, oppimiseen ja opetusjärjestelyihin liittyvää tutkimusta). Kaupungin yhteinen näkökulma toimii mm. hyvinvointiin liittyvissä tutkimuksissa (esim. kouluterveyskysely) - Kaupunkitasoiset tutkimustulokset voidaan saattaa eri toimialojen ja kansalaisten käyttöön. Spesifimmän tutkimustiedon aktiivinen julkistaminen tulisi voida harkita tapauskohtaisesti 2. Tutkimuslupien myöntämiseen liittyvien käytäntöjen yhtenäistäminen ja tutkimuslupa-kokonaisuuden kehittäminen Kommentit: - työryhmän loppuraporttiin sisältyy ehdotus, että tutkimusluvat haetaan kaupungin yhteisellä lomakkeella, joka suunnitellaan tietokeskuksen toteuttamisvastuulla. Kau-pungin yhteisen lomakkeen suunnittelussa on tarpeen ottaa huomioon eri virastoja koskeva lainsäädäntö sekä virastojen toimialan toisistaan poikkeava luonne. Esim. sosiaali- ja terveysvirastolla tutkimustoimintaa säätelee toisenlainen lainsäädäntö kuin opetusvirastolla ja teknisen puolen virastoilla on kokonaan toisenlainen toi-miala, minkä vuoksi yhteisestä ohjeistuksesta saattaa tulla

8 8 / 10 lukijan kannalta katsottuna vaikeaselkoinen. Sen sijaan ratkaisu, jossa samalta sivulta päästäisiin eri virastojen tutkimuslupalomakkeisiin ja ohjeistukseen, saattaisi olla lukijalle yksinkertaisempi - tutkimuslupa voidaan edellyttää muihinkin tutkimuksiin kuin jotka koskevat viraston asiakkaita tai henkilöstöä, esim. koulurakennuksia koskeva tutkimus sisäilmaongelmien aiheuttajien kartoittamiseksi - on tarpeen erottaa tietopyynnöt tutkimusluvista. Esimerkiksi opetusvirastolta voidaan pyytää tietoa oppilasrekisteristä, henkilöstöä koskevasta henkilörekisteristä tai julkisesta asiakirjasta kuten jostain tilastosta. Joskus tällainen pyyntö tulee virastoon, kun esim. halutaan yhdistää opetusviraston oppilasrekisteristä saatavia tietoja muusta virastosta saatuihin tietoihin. Tällöin tutkimuslupa on saatettu saada toisesta virastosta. Kaikkiin tietopyyntöihin ei kuitenkaan liity tutkimuslupa lainkaan. Kuka tahansa voi pyytää esim. tietoa mistä tahansa julkisesta asiakirjasta perustelematta mitenkään pyyntöään - AHJOn käyttöä tutkimuslupa-asioiden vireillepanossa ja päätöksenteossa on tarpeen pohtia eri virastojen kanssa, koska tutkimuslupien määrä ja niiden luonne saat-tavat vaihdella huomattavasti. Eräs vaihtoehto on sähköinen tutkimuslupaprosessi, jollainen on opetusvirastossa otettu käyttöön keväällä 2016 paperimuotoisen hakemuksen rinnalle. Sähköisessä prosessissa tutkimuslupaa hakeva tutkija kirjautuu järjestelmään nk. vahvalla tunnistautumisella. Tutkimuslupahakemukseen kuuluu aina paitsi lomakkeen täyttäminen myös useiden liitteiden toimittaminen lupien valmistelijalle. Koska tutkimusluvan hakijana on monesti opinnäytetyötä tekevä henkilö, jolla ei ole juurikaan kokemusta tutkimuksen tekemisestä ja tutkimusluvan hakemisesta, tutkimuslupapäätösten valmisteluun liittyy paljon erilaista viestimistä tutkimus-lupia valmistelevan henkilön ja tutkijan välillä. Hakemus ei useinkaan ole riittävä, kun se tulee virastoon ensimmäisen kerran, vaan hakemusta voidaan joutua korjaamaan suurestikin. Sähköisessä prosessissa kaikki tämä viestittely voidaan hoitaa tutkijan asiointikansion ja käsittelijän ja päätöksentekijän virkailijakansion välityksellä, joihin viestittely myös tallentuu. AHJOn käyttö ei välttämättä ole tutkimuslupahakemusasioissa joustava ja työtä helpottava ratkaisu. Niissä virastoissa, joihin tutkimuslupahakemuksia tulee paljon, AHJOn käyttö lisää oletettavasti merkittävästi viraston työmäärää nykyisestään 3. Kaupungin yhteisen tutkimusrekisterin perustaminen Kommentit: - on tarpeen ottaa huomioon, että kaikki tutkimusluvan kautta käynnistetyt ja jo valmistuneet tutkimukset eivät palaudu luvan myöntäneelle virastolle. Niitä koskevia tietoja ei ole välttämättä mahdollista saada. Valmistuneet tilaustutkimukset tai ainakin tulosten kuvailu on sen sijaan pääsääntöisesti mahdollista viedä tutkimusrekisteriin. Tutkimusrekisteriin vietäisiin opetustoimen osalta kaupunkitasoiset tutkimus-tulokset, spesifimmät (esim. koulukohtaiset) tulokset harkinnan mukaan (ks. kohta 1)

9 9 / Laadittavaan uuteen hallintosääntöön otettavat määräykset Kommentit: - hallintosäännössä saattaisi olla tarkoituksenmukaisempaa erottaa toisistaan tutkimusluvat ja tietopyynnöt kuin todeta, että tutkimusluvan myöntämisestä, kun tutkimuslupa koskee osittain tai kokonaan salassa pidettävää aineistoa, päättää se viranomainen, jonka ratkaisuvallassa on salassa pidettävän aineiston antamisesta päättäminen. Opetusvirastossa on ohjeistettu v tietopyyntöjen käsittely. Tieto-pyynnöistä päättäminen on erotettu tutkimusluvista päättämisestä ja myös silloin, kun on kyse salassa pidettäviä aineistoja. Tällaisissa tapauksissa tutkimusluvan myöntäminen edellyttää sen henkilön, joka vastaa salassa pidettävästä aineistosta, päätöstä aineiston myöntämisestä tiettyyn tutkimukseen. Tutkimuslupapäätös tehdään vasta kun tämä päätös on saatu. Päätöksen tutkimusluvasta tekee opetusvirastossa omaa osastoaan koskien osastopäällikkö ja kahta tai useampaa osastoa koskien opetustoimen johtaja. Näin on haluttu turvata se, että tutkimuslupapäätöksen tekijällä on johtamansa toiminnan tarpeita koskeva tieto. Tietopyynnöistä päättää opetusvirastossa oppilasrekisteriä koskevan tiedon osalta tietohallintopäällikkö, henkilöstöä koskevan henkilörekisterin osalta yleensä henkilöstöpäällikkö tai joissakin tapauksissa kaupungin henkilöstöjohtaja 5. Muut kysymykset, joihin lausuntopyynnössä pyydettiin kannanottoa Kommentit: Pitäisikö tutkimustoimintaan liittyvää ohjeistusta täsmentää, yksinkertaistaa tai muutoin muuttaa? Jos kyllä, niin miten? - on tarpeen, että tutkimussuunnitelmaan sisällytetään aina viestintäsuunnitelma, ku-ten raportissa ehdotettiin Mikä tutkimuslupien myöntämisen päätöksenteon taso olisi tarkoituksenmukainen (erik-seen salassa pidettävien asiakirjojen antaminen vs. muu tutkimuslupa, vrt ehdotus 4)? - ks. kohta 2 Millaisia tehtäviä tutkimuksen koordinaatioryhmällä tulisi olla? - Tarkoitetaanko tutkimuksen koordinaatioryhmällä tässä raportissa ehdotettua tut-kimuslupien koordinaatioryhmää? Jos tarkoitetaan, sen keskeinen tehtävä tulisi ol-la nk. tutkimuseettisenä toimikuntana. On hyvä, jos tutkimuseettisiä pohdintoja var-ten olisi olemassa ryhmä, jonka käsittelyyn virastoista voidaan tuoda eettisesti on-gelmallisia tutkimushankkeita. Ongelmallista tässä saattaa olla kuitenkin aikataulu. Opetusvirasto on määritellyt tutkimuslupien käsittelyn kestoajan enintään kuukau-deksi ja tämän vuoksi tällaisen ryhmän tulisi kokoontua joko tarvittaessa tai niin usein, että käsittelyajat ovat realistisia Miten tutkimusrekisterin ylläpito tulisi organisoida toimialoilla (vastuut)?

10 10 / 10 - Vastuuhenkilöt tulisi asettaa toimialoittain. Miten turvataan se, että kaikki toimialat vievät vastuullaan olevat tutkimushankkeensa tutkimusrekisteriin? - Vastuu siitä olisi em. toimialojen vastuuhenkilöillä, joiden tulisi olla perillä oman toimialansa tutkimuksista kokonaisuudessaan Miten tutkimusrekisteri tulisi sisäisesti järjestää jotta sen käytettävyys olisi mahdollisimman hyvä? - Tutkimukset voitaisiin luokitella toimialoittain. Lisäksi olisi hyvä saada asiasanoihin perustuva hakutoiminto. Miten tutkimusten tilaukseen liittyvä osaaminen saataisiin tehokkaimmin kaupunkiyhteiseen käyttöön? - Kilpailutusta vaativien tutkimusten/selvitysten osalta kilpailutusosaamista tulisi jakaa esim. toimialojen yhteisissä seminaareissa, joissa kukin toimiala esittelisi omia käytäntöjään tilaustutkimusten hankkimisessa ja tilaustutkimusta koskevien sopimusten laadinnassa - Kaupungilla olisi hyvä olla mallipohjia ja sopimuspohjia tutkimussopimusten laadintaa varten