TORNION KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄNTÖKOKOELMA. j u l k a i s s u t Tornion kaupunginkanslia Nro 2 TORNION KAUPUNGIN KONSERNIOHJEET

Transkriptio

1 TORNION KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄNTÖKOKOELMA j u l k a i s s u t 2009 Tornion kaupunginkanslia Nro 2 TORNION KAUPUNGIN KONSERNIOHJEET Kaupunginvaltuuston hyväksymä 1. KONSERNIOHJEIDEN TARKOITUS JA SOVELTAMISALA sivu 1.1 Tornion kaupungin visio Tornio-konsernin toiminta-ajatus Tornio-konsernin arvot Tornio-konserni 2 2. KONSERNIN JOHTAMINEN, OHJAUS JA VALVONTA 2.1 Kaupunginvaltuusto Omistajapolitiikka Ohjaus ja seuranta Kaupunginhallitus Konsernijaosto Lautakunnat ja palvelualueet Kaupunginjohtaja Yhteisöasiamies Kaupungin edustajat tytäryhteisön hallinnossa 5 3. TYTÄRYHTEISÖJEN VELVOLLISUUDET 3.1 Tavoitteiden harmonisointi Tiedonantovelvollisuus Hyvä hallintotapa ja esteellisyys Riskien hallinta Rahoitus ja maksuvalmius Henkilöstö Hankinnat 7 4. MUUT OHJEET 4.1 Asiakaspalvelu ja yhteiset palvelut Taloudellisten ja toiminnallisten tietojen antaminen 7 5. VALVONNAN JÄRJESTÄMINEN JA RISKIENHALLINTA TYTÄRYHTEISÖIS- SÄ 8 6. KONSERNIOHJEIDEN NOUDATTAMINEN 8 LIITE 1 Tornio-konserniin kuuluvat tytäryhteisöt 9

2 2 TORNION KAUPUNGIN KONSERNIOHJEET 1. KONSERNIOHJEIDEN TARKOITUS JA SOVELTAMISALA Konserniajattelu perustuu yhteisten taloudellisten ja toiminnallisten intressien tunnistamiseen ja hyödyntämiseen. Konserni kokonaisuutena pyrkii samoihin päämääriin ja tavoitteisiin. Tornion kaupunki tytäryhteisöineen muodostaa kuntalain 16 a :n mukaan Tornion kaupunkikonsernin (myöhemmin Tornio-konsernin). Tytäryhteisöjä ovat ne yhteisöt ja säätiöt, joissa kaupungilla on kirjanpitolain 1 luvun 5 :ssä tarkoitettu määräysvalta. Konserniohjeen tarkoituksena on luoda puitteet konsernin tytäryhteisöjen johtamiselle, ohjaukselle, seurannalle ja toimintaperiaatteille. Ohje koskee lisäksi soveltuvin osin osakkuusyhteisöjä, jotka eivät kuulu Tornio-konserniin, mutta joissa kaupungilla on huomattava vaikutusvalta. 1.1 Tornion kaupungin visio Tornio on Perämerenkaaren rajattomien mahdollisuuksien kansainvälinen kaksoiskaupunki. 1.2 Tornio-konsernin toiminta-ajatus Tornio-konserni edistää kuntalaistensa hyvinvointia 1) kehittämällä asuin- ja elinympäristön hyvää laatua kestävällä tavalla 2) järjestämällä asiakaslähtöisesti tarvittavat ja riittävät peruspalvelut 3) luomalla edellytykset kansainvälisesti kilpailukykyiselle osaamis- ja elinkeinoympäristölle. 1.3 Tornio-konsernin arvot Asiakaslähtöisyys, luovuus, kestävä kehitys ja yhteistyökykyisyys 1.4 Tornio-konserni Tornio-konsernin muodostavat: 1. emoyhteisönä Tornion kaupunki 2. tytäryhteisöt, eli kaupungin kokonaan omistamat yhtiöt sekä ne muut yhteisöt ja säätiöt, joissa kaupungilla on a. yli puolet yhteisön kaikkien osakkeiden, jäsenosuuksien tai yhtiöosuuksien tuottamasta äänimäärästä b. yhtiöjärjestyksen, yhtiösopimuksen tai niihin verrattavien sääntöjen nojalla oikeus nimittää enemmistö hallituksen tai vastaavan toimielimen jäsenistä tai jäsenten enemmistö sellaisessa toimielimessä, joka nimittää hallituksen c. sopimuksen perusteella edellä selostettua vastaava määräämisvalta. Tornio-konsernin tytäryhteisöt on lueteltu liitteessä 1.

3 3 2. KONSERNIN JOHTAMINEN, OHJAUS JA VALVONTA 2.1 Kaupunginvaltuusto Kaupunginvaltuusto on Tornio-konsernin toiminnan ylin ohjaaja. Kuntalain 13 :n mukaan valtuusto päättää kunnan ja kuntakonsernin toiminnan ja talouden keskeisistä tavoitteista sekä konserniohjauksen periaatteista. Kaupunginvaltuusto hyväksyy tilinpäätöksen, joka sisältää konsernitilinpäätöksen ja toimintakertomuksessa sekä liitetiedoissa annetut tiedot konsernista Omistajapolitiikka Kaupunginvaltuusto määrittelee erillisellä ohjeella Tornion kaupungin omistajapolitiikan. Omistajapolitiikan tarkoituksena ja tavoitteena on laadukkaiden ja edullisten palvelujen tuottaminen kaupungille ja kaupunkilaisille elinkeinotoiminnan toimintaedellytysten edistäminen kaupungin omaisuuden hoito siten, että se palvelee Tornio-konsernin toimintaajatusta. Jos tytäryhteisön toiminta lakkaa palvelemasta kaupunginvaltuuston hyväksymiä tavoitteita, kaupunginvaltuuston on päätettävä toiminnan alasajosta tai omistuksesta luopumisesta Ohjaus ja seuranta Kaupunginvaltuusto hyväksyy tytäryhteisöjen toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet vuosittain talousarviokäsittelyssä. Kaupunginvaltuusto seuraa tavoitteiden toteutumista konsernitilinpäätöksen ja toimintakertomuksessa annettujen tietojen ja selostusten perusteella. Konsernijohtoon kuuluvat kuntalain 25 a :n mukaan: kaupunginhallitus kaupunginhallituksen konsernijaosto (hallintosäännön perusteella) kaupunginjohtaja. Kuntalain mukaan konsernijohto vastaa konsernin ohjauksesta ja konsernivalvonnan järjestämisestä. 2.2 Kaupunginhallitus Kaupunginhallitus valvoo, että tytäryhteisöjen valvonta on järjestetty. Kaupunginhallitus 1. esittää valtuustolle hyväksyttäväksi tytäryhteisöjen tavoitteet talousarvion käsittelyssä 2. antaa valtuustolle tiedot tytäryhteisöjen talousarvioista ja toimintasuunnitelmista 3. antaa konsernitilinpäätöksen yhteydessä tiedot kaupunginvaltuustolle tytäryhteisöjen toiminnasta ja taloudesta sekä tavoitteiden toteutumisesta.

4 4 2.3 Konsernijaosto Kaupunginhallituksen alaisuudessa toimivan konsernijaoston tehtävistä on määrätty hallintosäännön 8 :ssä. Konsernijaosto nimeää kaupungin yhtiökokousedustajat tytäryhteisöjen kokouksiin nimeää ehdokkaat yhteisöjen hallintoon valittaviksi hallituksen jäseniksi nimeää tilintarkastajat niissä tapauksissa, joissa kaupungilla on asianomaisten sääntöjen tai sopimusten mukaan siihen oikeus määrittelee kaupungin kannan tytäryhteisöjen kokouksissa käsiteltäviin merkittäviin asioihin antaa ohjeet tytäryhteisöihin nimetyille yhtiökokousedustajille päättää vaatimuksen tekemisestä tytäryhteisön ylimääräisen yhtiökokouksen tai vastaavan kokouksen koollekutsumiseksi. Konsernijaosto valmistelee kaupunginhallitukselle konsernin toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden asettamisen talousarviossa toimintakertomuksessa konsernista esitettävät selonteot sekä tavoitteiden toteutumisen arvioinnin tytäryhteisöjä koskevat merkittävät sopimukset ja muut niiden toimintaan olennaisesti vaikuttavat asiat. Konsernissa tytäryhteisönä olevan yhteisön tilintarkastajista yhden tulee olla, ellei erityisestä syystä muuta johdu, saman tilintarkastusyhtiön nimeämä, minkä valtuusto on valinnut kaupungin tilintarkastajaksi toimikaudekseen (Tilintarkastuslaki 13 ). 2.4 Lautakunnat ja palvelualueet Lautakunnat ja palvelualueet tilaajina seuraavat toimialaansa kuuluvan tytäryhteisön toimintaa ja raportoivat siitä tarvittaessa konsernijohdolle. Tarkastuslautakunnalla on kaupungin omistajavallan nojalla oikeus saada tarvitsemansa selvitykset tytäryhteisöjen toiminnasta ja tilinpäätöksistä. 2.5 Kaupunginjohtaja Kaupunginjohtaja vastaa Tornio-konsernin operatiivisesta johtamisesta ja omistajapolitiikan toteutumisen seurannasta. Kaupunginjohtajalla on oikeus sisäisen tarkastustoiminnan järjestämiseen kaupungin määräysvallassa olevissa tytäryhteisöissä. Yhteisöt ovat velvollisia antamaan selvitystoimituksen edellyttämät tiedot. 2.6 Yhteisöasiamies Kaupunginjohtajalla tai hänen määräämällään muulla viranhaltijalla (yhteisöasiamies) on puhe- ja läsnäolo-oikeus kaupungin määräysvallassa olevan tytäryhteisön hallituksen tai vastaavan toimielimen kokouksessa. Yhteisöasiamiehen tehtävänä on valvoa yhteisön päätöksentekoa ja toimintaa kaupunginvaltuuston hyväksymien tavoitteiden mukaisesti.

5 5 Kaupunginjohtaja ja/tai yhteisöasiamies tiedottavat konsernijaostolle tytäryhteisöjen toimintaan liittyvistä merkittävistä asioista. 2.7 Kaupungin edustajat tytäryhteisön hallinnossa Tytäryhteisön hallituksella on keskeinen tehtävä yhtiön hallinnon ja valvonnan järjestämisessä ja yhtiön johtamisessa. Hallituksen tehtävät ja vastuut määräytyvät osakeyhtiölain mukaisesti. Hallituksen jäsenen on huolehdittava yhtiön edusta siten, että yhtiön etu on myös osakkeenomistajan etu. Tytäryhteisön hallituksella tulee olla yhteisön toiminnan luonteen ja laajuuden edellyttämä asiantuntemus. Tytäryhteisön hallituksen jäseniä valittaessa on varmistauduttava, että muiden omistajien ja jos toimiala sitä edellyttää, myös keskeisten yhteistyökumppanien intressit ja asiantuntemus otetaan huomioon. Valittaessa jäseniä tytäryhteisön hallitukseen tulee ainakin osalla jäsenistä olla liiketaloudellista ja/tai yhteisön toimialan tuntemusta. Konsernijaoston tytäryhteisöjen hallintoelimiin nimeämät edustajat ovat velvollisia noudattamaan Tornion kaupungin konserniohjetta etukäteen selvittämään konsernijaostolta/kaupunginjohtajalta kaupungin kanta käsiteltävänä oleviin merkittäviin asioihin informoimaan välittömästi konsernijaostoa/kaupunginjohtajaa, mikäli yhtiössä ilmenee riskejä tai Tornio-konsernin tavoitteita vaarantavia asioita. 3. TYTÄRYHTEISÖJEN VELVOLLISUUDET 3.1 Tavoitteiden harmonisointi Tytäryhteisöjen tulee toiminnassaan edistää kaupungin strategian toteutumista. Tytäryhteisöjen toiminta-ajatusten tulee olla linjassa koko konsernin toiminta-ajatuksen kanssa. Tytäryhteisöjen tulee toimia kaupunginvaltuuston asettamien tavoitteiden mukaisesti, ja niiden toimintapolitiikan tulee olla kaupungin päämäärien mukaisia. Konsernijohto käy vuosittain tytäryhteisöjen johdon kanssa tavoite- ja tulosarviokeskustelut lokakuun loppuun mennessä. Talousarvion käsittelyn yhteydessä määritellään yhteisön tavoitteet sekä toimintaa ja taloutta kuvaavat mittarit. 3.2 Tiedonantovelvollisuus Tornio-konserniin kuuluvan tytäryhteisön tulee toimittaa Kaupunginjohtajalle tai hänen määräämälleen muulle viranhaltijalle (yhteisöasiamies) a. kokousten esityslistat liitteineen samanaikaisesti varsinaisen kokouskutsun kanssa (myös yhtiökokouskutsu) b. pöytäkirjat. Tornion kaupungin rahatoimistoon a. toimintasuunnitelman ja talousarvion tiedot

6 6 b. yhteisön toiminnan ja tuloksen seurantaraportit sekä mahdolliset välitilinpäätökset c. konsernitilinpäätöksen laadintaa varten tarvittavat tiedot d. virallinen tilinpäätös ja tilintarkastuskertomus. 3.3 Hyvä hallintotapa ja esteellisyys Tytäryhtiöissä tulee noudattaa julkisyhteisöille soveltuvaa hyvää ja huolellista hallintotapaa. Lisäksi tytäryhteisön tulee noudattaa toiminnoissaan hyvää liiketapaa. Hallintolain 28 :n mukaisten esteellisyyttä koskevien yhteisöjääviyssäännösten mukaan kunnan tytäryhteisön ja kuntayhtymän toimielimen jäsenenä toimivaan kunnan luottamushenkilöön, viranhaltijaan tai työntekijään ei sovelleta hallintolain 28 :n 1 momentin kohtaa 5 eli yhteisöjääviyttä. Tämä tarkoittaa sitä, että ko. henkilö ei ole esteellinen osallistumaan asian käsittelyyn kunnassa, jos hän on edellä mainittujen yhteisöjen hallituksen tai siihen rinnastettavan toimielimen jäsen tai toimitusjohtaja tai sitä vastaavassa asemassa (kuntalaki 52 4 mom.). Henkilö on kuitenkin esteellinen, jos kysymys on sellaisesta asiasta, jossa kunnan ja edellä mainitun yhteisön edut ovat ristiriidassa keskenään tai jossa asian tasapuolinen käsittely edellyttää, ettei hän osallistu asian käsittelyyn. Mikäli hallituksen jäsenelle tai toimitusjohtajalle on odotettavissa ratkaisusta erityistä hyötyä tai vahinkoa esim. yhteisöoikeudellisesta vastuusta johtuen, on hän esteellinen hallintolain 28 1 momentin 3 kohdassa tarkoitetun intressijäävin perusteella. Esteellisen henkilön on ilmoitettava esteellisyydestään. 3.4 Riskien hallinta Tytäryhteisöjen johdon (toimitusjohtajan tai vastaavan) on etukäteen hankittava konsernijaoston/kaupunginjohtajan suostumus ennen yhteisönsä päättävien elinten päätöksentekoa periaatteellisista ja merkittävistä asioista, jotka koskevat esim. 1. toimialamuutoksia ja/tai taloudellisesti ja/tai periaatteellisesti laajakantoisia toiminnan muutoksia 2. yhtiöjärjestyksen ja sääntöjen muuttamista 3. merkittävää omaisuuden luovuttamista ja merkittävien investointikohteiden toteuttamista 4. pääomarakenteen muuttamista 5. taloudellisen kantokyvyn kannalta merkittävää lainanottoa tai lainanantoa 6. omaisuuden kiinnittämistä ja pantin, takauksen, vakuuden tai muun vastaavan sitoumuksen antamista oman velkansa, tytäryhteisön tai kolmannen osapuolen velan tai sitoumuksen vakuudeksi 7. osakkeiden ja osuuksien hankintaa sijoitusmielessä 8. henkilöstöpoliittisia linjaratkaisuja 9. raha- ja pääomamarkkinoilla olevien johdannaisinstrumenttien käyttöä 10. muuta yhteisön toimintaedellytyksiin ja palvelukykyyn olennaisesti vaikuttavaa toimintaa.

7 7 3.5 Rahoitus ja maksuvalmius Tytäryhteisöt ovat velvollisia järjestämään rahoitus- ja sijoitustoimintansa sekä maksuliikenteensä turvallisesti ja mahdollisimman hyvän sijoitustuoton takaavalla tavalla. Silloin, kun kaupungin määräysvallassa olevien tytäryhteisöjen rahoitus- ja/tai sijoitustoiminnan ja/tai maksuliikenteen keskittämisestä voidaan saada Tornio-konsernin kannalta merkittävää taloudellista hyötyä, se järjestetään konsernijaoston ohjeiden mukaisesti. 3.6 Henkilöstö Tornion kaupungin kokonaan omistamissa yhteisöissä henkilöstöpolitiikan tulee peruslinjoiltaan olla kaupungin henkilöstöpolitiikan ja henkilöstöjaoston päätösten mukaisia. Palkkauksessa ja muissa sopimuksenvaraisissa etuisuuksissa noudatetaan kaupungin kanssa yhteneväisiä periaatteita, joista kaupungin määräysvallassa olevien tytäryhteisöjen tulee ennen päätöksentekoa saada hyväksyntä henkilöstöjaostolta, kaupunginjohtajalta tai henkilöstöpäälliköltä. Kaupungin sisäinen koulutus on myös tytäryhteisöjen käytettävissä. 3.7 Hankinnat Hankintalainsäädännön mukainen hankintojen kilpailuttamisvelvollisuus koskee kaupungin tytäryhteisöjä. Yhteisöjen ulkopuolisia suunnittelu- ja muita palveluja sekä hankintoja suorittaessaan tulee ottaa huomioon kaupungin tai konsernin muiden yhteisöjen tarjoamat palvelut, mikäli ne ovat kilpailukykyisiä. Kaupunkikonsernin hankinnoissa on noudatettavaa hyvää hallintotapaa. Hankintojen yhteydessä ei saa antaa eikä ottaa vastaan lahjoja, palvelusuorituksia tai muita palveluksia toimittajilta. 4. MUUT OHJEET 4.1 Asiakaspalvelu ja yhteiset palvelut Palvelut on tuotettava asiakaslähtöisesti, taloudellisesti, tehokkaasti ja kestävän kehityksen periaatteita noudattaen. Palveluja tuotettaessa on vältettävä päällekkäistä toimintaa. Tuottaessaan palveluja tai muita hyödykkeitä toiselle tytäryhteisölle tuottajayhteisö seuraa asiakaspalautetta ja ottaa sen huomioon toiminnassaan. 4.2 Taloudellisten ja toiminnallisten tietojen antaminen Tytäryhtiöiden ja muiden konserniin kuuluvien yhteisöjen tilikauden tulee olla sama kuin emoyhtiön eli kalenterivuosi. Tilinpäätös tulee laatia siten, että sen perusteella voidaan vaivattomasti laatia koko kaupunkikonsernia koskeva konsernitilinpäätös oikean kuvan saamiseksi koko konsernin taloudellisesta tilanteesta.

8 8 Kuntalain 70 :ssä määritellään tytäryhteisön tiedonantovelvollisuus. Kunnan tytäryhteisön hallituksen tai sitä vastaavan toimielimen on annettava kunnanhallitukselle kuntakonsernin taloudellisen aseman arvioimiseen ja sen toiminnan tuloksen laskemiseen tarvittavat tiedot. Tiedot annetaan Tornion kaupungin rahatoimiston pyytämässä muodossa ja sen antaman aikataulun mukaisesti. Yhteisöt ovat velvollisia muutoinkin antamaan Tornion kaupungille sen pyytämät tiedot ja selvitykset. Tornio-konsernin tilinpäätöksen tulee olla valmis 31.3., minkä takia tytäryhteisöjen tulee toimittaa Tornion kaupungin rahatoimistoon konsernitilinpäätöksen laadintaa varten tarvittavat tiedot mennessä ja virallinen tilinpäätös liitetietoineen sekä tilintarkastuskertomus välittömästi tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen. Tytäryhteisöt raportoivat toiminnastaan vähintään kaksi kertaa vuodessa. Raportti annetaan kirjallisena, ja raportointikaudet ovat ja Lisäksi konsernijaosto kutsuu tarvittaessa yhteisön johdon raportoimaan kokoukseensa. Tytäryhteisön toiminnasta on annettava kaupunkilaisille sellaiset riittävät tiedot, jotka yhteisön tai säätiön asema ja toimintojen turvaaminen huomioon ottaen voidaan antaa. 5. VALVONNAN JÄRJESTÄMINEN JA RISKIENHALLINTA TYTÄRYHTEISÖISSÄ Tytäryhteisön sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on osaltaan varmistaa, että yhteisön toiminta on tehokasta ja tuloksellista, informaatio luotettavaa ja että säännöksiä noudatetaan. Hallituksen on määriteltävä yhteisön koko ja toiminnan laajuus huomioon ottaen ne periaatteet, joiden mukaan yhteisön sisäinen valvonta järjestetään toimivaksi. Hallituksen tulee valvoa, että toimitusjohtaja hoitaa yhteisön juoksevan hallinnon hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Hallituksen on huolehdittava siitä, että yhteisön toimintaan liittyvät riskit tunnistetaan, arvioidaan ja niitä seurataan. Kokonaisvastuu yhteisön riskienhallinnasta kuuluu hallitukselle. Koko konsernissa tulee noudattaa riskienhallintapolitiikkaa, joka perustuu riskien kartoitukseen. Yhteisöjen tulee riskienhallintasuunnitelmissaan määritellä ne periaatteet, joiden mukaan vahinkoriskejä siirretään vakuutusyhtiön kannettavaksi. 6. KONSERNIOHJEIDEN NOUDATTAMINEN Konserniohjeet tulee käsitellä tytäryhteisöjen yhtiökokouksessa ja hallituksessa tai niitä vastaavissa kokouksissa ja hyväksyä ne yhteisöä sitoviksi ja noudatettaviksi, jollei lainsäädännöstä muuta johdu. Osakkuusyhteisöissä ohjeita noudatetaan soveltuvin osin.

9 9 LIITE 1 TORNIO-KONSERNIIN KUULUVAT TYTÄRYHTEISÖT Tornion kaupunki on Tornio-konsernin emoyhteisö. Tornio-konserniin kuuluvat Tornion kaupungin lisäksi seuraavat tytäryhteisöt, joissa kaupungilla on kirjanpitolain tarkoittamalla tavalla määräysvalta: kaupungin konsernin omistusosuus omistusosuus Tornion Energia Oy 100,0 % Tornion Vesi Oy 100,0 % Tornion Vuokra-Asunnot Oy 100,0 % Kiinteistö Oy Kisakoti 100,0 % Tornion Krunni Oy 100,0 % Kiinteistö Oy Tornion Veljeskoti 0,0 % 100,0 % Tornion Palveluasunnot Oy 100,0 % Tornion Työvoimalasäätiö 100,0 % Tornion Oppilasasuntola Oy 85,0 % 94,0 % Länsi-Pohjan Hevosurheilukeskus Oy 90,5 % Tornion Keilahalli Oy 79,8 % Team Botnia Oy 73,7 % Bottenvikens Reningsverk Ab 65,0 % Osakkuusyhteisöt Osakeyhtiö, yhdistys, muu yhteisö tai säätiö, jossa konserniyhteisöllä yksin tai yhdessä muiden samaan kuntakonserniin kuuluvien yhteisöjen kanssa on merkittävä omistusosuus (20 %) ja huomattava vaikutusvalta (äänivalta %). Molempien ehtojen pitää täyttyä. kaupungin konsernin omistusosuus omistusosuus Meri-Lapin Vesi Oy 45,0 % Kiinteistö Oy Tornion Matkailupysäkki 42,1 % Asunto Oy Tornion Uusikatu 5 40,0 % Perämeren Jätehuolto Oy 34,6 % Kemin Digipolis Oy 23,8 % Tornion Golf Oy 21,9 % 22,6 %