CHARLES RIVER. Liiketoiminnan eettinen ohjeisto

Transkriptio

1 CHARLES RIVER Liiketoiminnan eettinen ohjeisto 1

2 Visiomme: Olla maailman johtava varhaisvaiheen sopimustutkimusorganisaatio Missiomme: Auttaa asiakkaitamme saattamaan markkinoille uusia lääkkeitä 2

3 Jim Fosterin tervehdys Yhtiömme menestyksen jatkuminen riippuu jatkuvasta, yhteisestä sitoutumisestamme eettisiin liiketoimintakäytäntöihin kaikissa toiminnoissamme koko globaalissa yrityksessämme. Kun noudatamme sovellettavien lakien ja korkeimpien eettisten standardien sekä kirjainta että henkeä, pystymme täyttämään asiakkaittemme odotukset, houkuttelemaan erinomaisia työntekijöitä ja pitämään heidät palveluksessamme sekä tarjoamaan arvoa omistajillemme. Charles Riverin Liiketoiminnan eettisessä ohjeistossa kuvaillaan ydinarvomme. Lisäksi siinä esitetään vaatimukset ja käyttäytyminen, joita odotetaan kaikilta Yhtiön palveluksessa olevilta tai sen puolesta toimivilta ihmisiltä. Siinä kuvataan myös eettistä toimintaa ja vaatimustenmukaisuutta tukevat resurssit, joita voimme käyttää apuna oikeiden ratkaisujen tekemiseksi ja jotka auttavat meitä edistämään rehellisyyden ja vastuullisuuden kulttuuria. Maine on yksi Charles Riverin tärkeimpiä resursseja, ja jokaisen meistä täytyy varmistaa sen arvon säilyminen. Lue tämä Ohjeisto huolellisesti. Jos sinulla on kysyttävää, jos et ole varma oikeasta toiminnasta tietyssä tilanteessa tai jos epäilet, että joku Yhtiössä rikkoo sääntöjä, kerro siitä. Keskustele kysymyksistä tai huolenaiheista esimiehesi kanssa tai käänny jonkin muun Ohjeistossa kuvatun resurssin puoleen. Tällaisia resursseja ovat muun muassa oikeudellisten vaatimustenmukaisuusasioiden osasto (Office of Legal Compliance), joka kuuluu konsernin lakiasiain osastoon. Liiketoiminnan harjoittaminen tiukimpien eettisten vaatimusten mukaisesti on tärkeä asia Charles Riverissä. Pystymme varmistamaan menestyksen jatkumisen yhteistyön avulla. Meistä jokainen määrittää päivittäisen toimintansa kautta, millainen Yhtiö on. Kiitos sitoutumisestasi Charles Riverin menestykseen ja avustasi missiomme ja arvojemme toteuttamisessa. Ystävällisin terveisin James C. Foster Hallituksen puheenjohtaja ja pääjohtaja Charles River Laboratories International, Inc. 3

4 ME CHARLES RIVERISSÄ OLEMME SITOUTUNEET SEURAAVIIN ASIOIHIN: ARVOKAS, SOVELIAS JA KUNNIOITTAVA YHTEISTYÖ TURVALLISELLA TYÖPAIKALLA Edistämme turvallista työympäristöä, joka vaalii ryhmätyön henkeä, jolloin työntekijät pystyvät tekemään parhaansa. Toimimme vastuullisesti ja ammattimaisesti ja kohtelemme työtovereitamme ja liikekumppaneitamme arvokkaasti, soveliaasti ja kunnioittaen. TOIMIMME HOIDOSSAMME OLEVIEN ELÄINTEN, ASIAKKAITTEMME JA YLEISÖN EDUN MUKAISESTI Meille on tärkeää hoidossamme olevien eläinten inhimillinen hoito ja käyttö. Tarjoamme asiakkaillemme juuri sen, mitä he tarvitsevat voidakseen nopeuttaa ja parantaa lääketutkimusta ja kehitystoimintaansa, jotta uusia hoitoja pystytään kehittämään nopeammin ja kustannustehokkaammin. REHELLISYYS KAIKISSA LIIKETOIMISSAMME Yhtiön etu on aina keskeisessä asemassa, ja vältämme toimenpiteitä, joiden seurauksena Charles River ei saisi meiltä täyttä panosta. Emme anna lahjuksia tai pyri muilla epäasiallisilla tavoilla vaikuttamaan asiakkaittemme, mahdollisten tulevien asiakkaitten, viranomaisten tai muiden liikekumppaniemme päätöksiin emme edes siinä tapauksessa, että tällainen toiminta olisi laajalti hyväksyttyä tai odotettua. TIETOJEN JA MUIDEN RESURSSIEN SUOJELU Käytämme Charles Riverin resursseja vastuullisesti liiketoimintaan liittyviin tarkoituksiin ja vältämme niiden tuhlausta, häviämistä ja vahingoittumista. Suojelemme Yhtiön resursseja myös varkaudelta ja väärinkäytöksiltä ja suojelemme asiakkaittemme ja muiden liikekumppanien meidän haltuumme uskomaa omaisuutta. REHELLISYYS JA AVOIMUUS KAIKESSA GLOBAALISSA TOIMINNASSA Viestimme yleisölle ja toimimme viranomaisten, kilpailijoiden ja liikekumppaniemme kanssa rehellisesti ja avoimesti kaikessa globaalissa toiminnassamme. Maineemme ja yrityksemme menestys ovat kiinni siitä. EETTISTÄ TOIMINTAA JA VAATIMUSTENMUKAISUUTTA TUKEVAT RESURSSIT Charles River tarjoaa useita resursseja, jotka auttavat meitä tekemään hyviä päätöksiä. Jos sinulla on Charles Riverin eettiseen toimintaan tai vaatimustenmukaisuuteen liittyvä kysymys tai huolenaihe, ota yhteys johonkin seuraavista: kuka tahansa Charles Riverin esimies paikallinen HR-osasto tai Yhtiön HR-osasto oikeudellisten vaatimustenmukaisuusasioiden osasto (Office of Legal Compliance) Yhtiön päälakimies Charles River Helpline (linkki käytettävissä iconnectissa). Tarkemmat yhteystiedot on esitetty tämän Ohjeiston viimeisillä sivuilla. Ohjeistossa määritellyt käytännöt ovat saatavana osoitteesta 4

5 Sisällys Visiomme. Missiomme. Jim Fosterin tervehdys OHJEISTO JA SINUN VASTUUSI Miksi meillä on Liiketoiminnan eettinen ohjeisto? Ketä Ohjeisto koskee ja missä se on voimassa? Miten Ohjeistoa käytetään? Eettistä toimintaa ja vaatimustenmukaisuutta tukevat resurssit: Avun saaminen ja huolenaiheista kertominen Mitä tapahtuu, jos joku rikkoo Ohjeistoa? Lupaus: Ei kostotoimia ARVOKAS, SOVELIAS JA KUNNIOITTAVA YHTEISTYÖ TURVALLISELLA TYÖPAIKALLA Oikeudenmukaisten työkäytäntöjen edistäminen syrjinnän ja häirinnän torjuminen Turvallisen ja terveellisen työpaikan edistäminen TOIMIMME HOIDOSSAMME OLEVIEN ELÄINTEN, ASIAKKAITTEMME JA YLEISÖN EDUN MUKAISESTI Hoidossamme oleviin eläimiin liittyvän lainsäädännön ja toimintaohjeiden noudattaminen Eläinten inhimillinen kohtelu Bioturvallisuus Tuotteiden laatu Yhtiön sosiaalinen vastuu REHELLISYYS KAIKISSA LIIKETOIMISSAMME Eturistiriitojen välttäminen Sopivat lahjat ja kestitys Ei lahjontaa tai korruptiota Johtajien ja hallituksen jäsenten luottamusvelvollisuus TIETOJEN JA MUIDEN RESURSSIEN SUOJELU Yhtiön ja asiakkaiden omistamat luottamukselliset tiedot Henkilötiedot ja tietosuoja Informaatio- ja viestintäjärjestelmät ja -laitteet Täsmällisten tietojen laatiminen ja ylläpitäminen Immateriaaliomaisuus Muu yhtiöomaisuus Arvopaperikauppa: Sisäpiirikauppa REHELLISYYS JA AVOIMUUS KAIKESSA GLOBAALISSA TOIMINNASSA Maineen suojaaminen paikkansapitävän viestinnän avulla; Sosiaalisen median oikea käyttö Reilu kaupankäynti ja reilu kilpailu Hallitusten kanssa tehdyt sopimukset Globaalit ja kansainväliset kauppasäännökset, kiellot ja rajoitukset Poliittinen toiminta, lobbaus ja viranomaisten tiedustelut ja tutkinnat MUUT TIEDOT Hyväksynnät ja vahvistukset Muutokset ja vapautukset EETTISTÄ TOIMINTAA JA VAATIMUSTENMUKAISUUTTA TUKEVAT RESURSSIT JA MUUT TÄRKEÄT YHTEYSTIEDOT HAKEMISTO 5

6 OHJEISTO JA SINUN VASTUUSI Miksi meillä on Liiketoiminnan eettinen ohjeisto? Me Charles Riverissä 1 keskitymme tarjoamaan asiakkaillemme juuri sen, mitä he tarvitsevat voidakseen parantaa ja nopeuttaa uusien hoitojen keksimistä, varhaisvaiheen kehitystä ja turvallista valmistusta hoitoja tarvitsevia potilaita varten. Lakisääteisten vaatimusten ja rehellisyyteen, turvallisuuteen, oikeudenmukaisuuteen ja integriteettiin liittyvien standardien noudattaminen on keskeistä menestyksemme kannalta. Charles Riverin Liiketoimintaohjeistossa (Ohjeisto) selostetaan monia liiketoimintaamme koskevia perussääntöjä ja kuvataan myönteisen ja eettisen työympäristön ylläpitämiseen liittyvä vastuumme. Siinä määritellään myös tietolähteet, joista voimme pyytää lisätietoja tai joita voimme käyttää lainsäädännön tai eettisten ohjeiden noudattamiseen liittyvistä huolista ilmoittamiseen. Lue Ohjeisto, varmista sen ymmärtäminen ja noudata sitä päivittäisessä toiminnassasi. Käytä Ohjeistoa apuna, jos jokin asia on epäselvä tai jos tarvitset apua oikeiden päätösten tekemiseen. Ketä Ohjeisto koskee ja missä se on voimassa? Ohjeisto koskee Charles Riverin kaikkia työntekijöitä, toimihenkilöitä ja hallituksen jäseniä. Se koskee myös konsultteja ja edustajia heidän toimiessaan Yhtiön tehtävissä. Odotamme myös, että tavaran- ja palveluntoimittajamme ja muut liikekumppanimme noudattavat Ohjeistossa kuvattuja tiukkoja eettisiä ja oikeudellisia vaatimuksia. Ohjeisto on voimassa kaikkialla, missä toimimme. Se koskee omia toimipaikkojamme, asiakkaittemme toimipaikkoja silloin, kun työskentelemme niissä, ja kaikkea muuta työhön liittyvää toimintaa tapahtumapaikasta riippumatta, mukaan lukien työpaikalla järjestettävät tapahtumat ja liikematkat. Sitä sovelletaan toimittaessa osakkeenomistajien, yleisön, viranomaisten ja jopa kilpailijoidemme kanssa. Se on toisin sanoen voimassa aina, kun edustamme Charles Riveriä. Olemme globaali yritys, jonka pääkonttori on Yhdysvalloissa. Sen vuoksi joihinkin toimintoihimme sovelletaan sekä Yhdysvaltojen että toimipaikan paikallista lainsäädäntöä ja määräyksiä. Jos et ole varma, mitä lainsäädäntöä tai käytäntöjä on sovellettava, tai jos epäilet, että asiaan sovellettavien säädösten tai paikallisen lainsäädännön ja meidän käytäntöjemme välillä on ristiriitaisuuksia, pyydä apua esimieheltäsi tai oikeudellisten vaatimustenmukaisuusasioiden osastolta. Charles Riverin sitoutuminen tiukimpiin eettisiin vaatimuksiin on voimassa aina riippumatta siitä, missä olet. Sinun vastuusi Sinulla on vastuu tämän Ohjeiston ymmärtämisestä ja noudattamisesta. Tutustu Ohjeistossa esitettyihin tietoihin ja vaatimuksiin ja ymmärrä omaa työtäsi koskevat käytännöt. Noudata Ohjeistoa ja kaikkea sovellettavaa lainsäädäntöä, määräyksiä ja käytäntöjä. 1 Viittaukset Charles Riveriin, CRL:ään tai Yhtiöön sisältävät Charles River Laboratories International, Inc:n ja kaikki sen tytär- ja osakkuusyhtiöt. 6

7 Toimi ammattimaisesti, rehellisesti ja eettisesti työssäsi Charles Riverin palveluksessa. Pyydä apua, jos sinulla on eettistä toimintaa tai vaatimustenmukaisuutta koskevia kysymyksiä tai huolenaiheita tai jos et ole varma, miten tietyssä tilanteessa tulisi toimia. Ilmoita viipymättä lainsäädännön, määräysten tai Ohjeiston rikkomuksista Yhtiön eettistä toimintaa ja vaatimustenmukaisuutta tukevien resurssien kautta. Tämän Ohjeiston viimeisillä sivuilla on kuvattu lähteet, joille voit esittää kysymyksiä tai ilmoittaa huolenaiheista. Käy vaaditut vaatimustenmukaisuutta ja eettistä toimintaa koskevat koulutukset ja hanki tarvittavat todistukset. Charles Riverin esimiehiä ja johtajia koskevat lisävastuut Jos olet Charles Riverissä esimies- tai johtaja-asemassa, sinulla on enemmän vastuuta. Toimi roolimallina ja sopivan käyttäytymisen esikuvana Charles Riverissä. Auta varmistamaan, että alaisesi ymmärtävät Ohjeiston ja Yhtiön säännösten noudattamista ja eettistä toimintaa koskevien käytäntöjen merkityksen ja vaatimukset. Auta alaisiasi täyttämään Ohjeiston vaatimukset ja opasta heitä Ohjeistoon ja Charles Riverin arvoihin liittyvissä asioissa. Edistä työympäristöä, joka kannustaa rehelliseen ja avoimeen viestintään Yhtiön odotuksista. Käy esimiesten kanssa läpi kysymykset ja ilmoitukset, joita olet saanut tai saat Ohjeistoon liittyvistä asioista. Ilmoita viipymättä mahdollisista säädösten, lakien tai Ohjeiston rikkomuksista asianomaisille Charles Riversin edustajille johtajille ja esimiehille tarkoitettujen ilmoituskriteerien (Escalation Criteria for Managers/Supervisors) mukaisesti. Miten Ohjeistoa käytetään? Ohjeisto sisältää ohjeet työssä esiin tulevien ongelmatilanteiden ratkaisemiseksi ja auttaa sinua tekemään oikeita päätöksiä. Se ei kuitenkaan voi vastata kaikkiin kysymyksiin, eikä siinä voida käsitellä kaikkia mahdollisia tilanteita. Jos sinulla on kysymys tai huolenaihe, joka liittyy omaan tai jonkun muun oikeaan toimintaan, etkä löydä vastausta Ohjeistosta, tarkista, onko sinulla päätöksen tekemiseen tarvittavat tiedot, mieti, keihin päätös voi vaikuttaa ja kysy sitten itseltäsi seuraavat kysymykset: Olisiko toimenpide jonkin säädöksen tai määräyksen vastainen? Onko se asianmukainen, rehellinen ja Charles Riverin arvojen mukainen? Voiko se vahingoittaa Yhtiön mainetta? Miltä minusta tuntuisi, jos näkisin asiaa koskevan raportin sanomalehdessä tai netissä? Miltä minusta tuntuisi, jos perheeni tietäisi toimenpiteestä, johon päätin ryhtyä? Jos jokin asia tuntuu epäeettiseltä tai epäasianmukaiselta, se useimmiten on sellainen. Jos et kuitenkaan edelleenkään ole varma oikeasta toimintatavasta, keskustele esimiehesi kanssa tai pyydä apua Yhtiön muilta oikeudellista vaatimustenmukaisuutta tukevilta resursseilta. Kehotamme sinua etsimään vastaukset mahdollisiin Ohjeistoa koskeviin kysymyksiin ennen kuin toteutat toimenpiteen, josta olet huolissasi tai jonka osalta et ole varma, onko se Ohjeiston mukainen. Eettistä toimintaa ja vaatimustenmukaisuutta tukevat resurssit: Avun saaminen ja huolenaiheista kertominen 7

8 Kysymysten ja huolenaiheiden esittäminen auttaa Charles Riveriä ennakoimaan ja välttämään mahdollisia ongelmia ja käsittelemään mahdolliset ongelmatilanteet viipymättä ja asianmukaisesti. Jos epäilet, että jokin asia ei ole kohdallaan, sinulla on velvollisuus ilmaista mielipiteesi. Eettistä toimintaa ja vaatimustenmukaisuutta tukevat resurssit Voit esittää kysymyksiä ja kertoa huolenaiheista, jotka koskevat Ohjeistoa tai muita oikeudellisten vaatimusten täyttämiseen ja eettiseen toimintaan liittyviä asioita. Käytettävissäsi on useita tapoja: Työntekijät voivat esittää kysymyksiä ja ilmaista huolenaiheensa seuraaville: o o o kuka tahansa Charles Riverin esimies paikallinen HR-osasto Yhtiön HR-osasto. Ota yhteys oikeudellisten vaatimustenmukaisuusasioiden osastoon, joka kuuluu konsernin lakiasiainosastoon. Voit soittaa numeroon , lähettää sähköpostia osoitteeseen [email protected] tai postia osoitteeseen Corporate Vice President, Legal Compliance, Charles River Laboratories International, Inc., 251 Ballardvale Street, Wilmington, MA Voit soittaa Yhtiön päälakimiehelle numeroon tai lähettää hänelle sähköpostia tai postia osoitteeseen General Counsel, Charles River Laboratories International, Inc., 251 Ballardvale Street, Wilmington, MA Voit käyttää Charles River Helplinea, jota hoitaa riippumaton ulkopuolinen taho. Toiminto on käytettävissä ympäri vuorokauden viikon jokaisena päivänä. Voit ilmoittaa Helplineen ongelmista, jotka liittyvät vaatimustenmukaisuuteen, petoksiin, turvallisuuteen tai epäasialliseen käyttäytymiseen Yhtiössä. Sinun ei tarvitse kertoa, kuka olet, ellei lainsäädäntö edellytä sitä. Voit soittaa ilmaisnumeroon tai tehdä ilmoituksen internetissä. Ohjeet löytyvät Ohjeiston viimeisiltä sivuilta ja osoitteesta Jos päätät tehdä anonyymin ilmoituksen, anna riittävästi tietoja, jotta Yhtiö voi tehdä tarvittavan tutkinnan. Charles Rivers Helplinessa esitetyt kysymykset vaihtelevat sovellettavan lainsäädännön ja paikallisten määräysten mukaan. Jos haluat ilmoittaa kyseenalaisiin tilinpitokäytäntöihin, sisäisiin tilintarkastuksiin tai auditointeihin liittyvistä asioista, ota yhteys päälakimieheen tai sisäisen tarkastuksen osastoon tai käytä Charles River Helplinea. Tarkempia tietoja sisältää Kirjanpitoa, sisäistä kirjanpitokontrollia ja tilintarkastusasioita koskevien valitusten toimintaperiaate, joka sisältää Käytännön Ranskassa, Saksassa, Italiassa ja Espanjassa toimivia työntekijöitä varten. Lisää oikeudellista vaatimustenmukaisuutta tukevien resurssien yhteystietoja ja muita lisätietoja on Ohjeiston viimeisillä sivuilla ja Yhtiön verkkosivustolla KYSYMYKSIÄ JA VASTAUKSIA KYSYMYS: Esimieheni ei mielestäni kohtele minua oikein. Hän kritisoi työtäni, minkä vuoksi minun on vaikea hoitaa tehtäviäni. Hän pyytää minua tekemään asioita, joita itse pidän vain ajan tuhlauksena. Mitä minun tulisi tehdä? Kannattaisiko minun soittaa Charles River Helplineen? VASTAUS: Yhtiö tarjoaa useita resursseja, joiden kautta voit käsitellä työssäsi esiin tulevia ongelmia. Ensisijaista on kuitenkin se, että noudatamme avoimen oven kulttuuria. Kannustamme sinua aivan 8

9 ensimmäiseksi ottamaan yhteyttä paikalliseen henkilöstöosastoon. Se on yleensä paras tapa käsitellä ristiriitoja, jotka liittyvät esimieheen ja muihin henkilöstöasioihin. Ohjeistoa, vaatimustenmukaisuutta ja eettistä toimintaa koskeviin kysymyksiisi ja ilmoituksiisi suhtaudutaan vakavasti. Ne käsitellään viipymättä ja mahdollisuuksien mukaan luottamuksellisesti. Käsittelyssä otetaan huomioon tutkinnan, sovellettavan lainsäädännön ja Yhtiön tietosuojakäytäntöjen vaatimukset. Jokaisen meistä täytyy avustaa kaikissa Charles Riverissä tapahtuviin väärinkäytöksiin tai epäeettiseen käyttäytymiseen liittyvissä tutkimuksissa. Jos ilmoitat asiasta Charles River Helplinen kautta, ilmoituksesi toimitetaan edelleen päälakimiehen, sisäisen tarkastuksen ja oikeudellisten vaatimustenmukaisuusasioiden osaston edustajille sekä Yhtiön hallituksen auditointikomitean puheenjohtajalle. Ilmoitus tutkitaan viipymättä ja selvitetään, onko tarpeen aloittaa epämuodollinen selvitys vai varsinainen tutkinta. Jos ilmoitat asiasta anonyymisti Charles River Helplinen kautta, ilmoitustasi käsittelevät henkilöt saattavat pyytää sinulta lisätietoja Helpline-järjestelmän kautta. Mitä tapahtuu, jos joku rikkoo Ohjeistoa? Henkilöön, joka rikkoo Ohjeistoa, voidaan kohdistaa kurinpitotoimia, mukaan lukien työsuhteen irtisanominen. Joissakin tapauksissa rikkomukset voivat myös johtaa kyseisen henkilön, tämän esimiehen ja/tai Yhtiön siviili- tai rikosoikeudellisiin rangaistuksiin. Kostotoimet on kielletty Yhtiön kostotoimet kieltävän käytännön mukaisesti emme hyväksy minkäänlaisia sellaiseen henkilöön kohdistuvia kostotoimia, joka hyvässä uskossa ilmoittaa huolensa lainsäädännön, Ohjeiston tai Yhtiön käytäntöjen rikkomisesta. Tämä tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että ilmoittaja uskoo, että ilmoitettava asia on totta. Yhtiön resursseja ei saa koskaan käyttää sellaisen ilmoituksen tekemiseen, jonka ilmoittaja tietää olevan virheellinen tai harhaanjohtava. Huolesta, joka liittyy rehellisen ilmoituksen tehneeseen henkilöön kohdistuvista kostotoimista, on ilmoitettava viipymättä henkilöstöosastolle, oikeudellisten vaatimustenmukaisuusasioiden osastolle, ylemmälle johdolle tai Yhtiön Helplineen KYSYMYKSIÄ JA VASTAUKSIA KYSYMYS: Esimieheni ei ole tehnyt mitään, vaikka hänelle on kerrottu mahdollisista väärinkäytöksistä. Olen kuullut, että hän on tehnyt asioista kyselleiden työntekijöiden elämän hankalaksi. Luulen, että eräs työtoverini on toiminut Ohjeiston vastaisesti. Mitä minun tulisi tehdä? VASTAUS: Puhu. Ohjeistomme mukaan sinun täytyy ilmoittaa huolenaiheistasi. Voit tehdä ilmoituksen hyvässä uskossa ilman pelkoa kostotoimista. Vaikka yleisesti ottaen keskusteleminen esimiehen kanssa on paras tapa aloittaa, voit keskustella myös jonkun toisen esimiehen, paikallisen henkilöstöosaston tai Yhtiön HR-osaston tai oikeudellisista vaatimustenmukaisuusasioista vastaavan osaston kanssa, jos arvelet, että esimiehen kanssa keskusteleminen ei ole sopiva ratkaisu tai se tuntuu sinusta hankalalta. 9

10 ARVOKAS, SOVELIAS JA KUNNIOITTAVA YHTEISTYÖ TURVALLISELLA TYÖPAIKALLA Me Charles Riverissä edistämme turvallista työympäristöä, joka vaalii ryhmätyön henkeä, jolloin työntekijät pystyvät tekemään parhaansa. Toimimme vastuullisesti ja ammattimaisesti ja kohtelemme työtovereitamme ja liikekumppaneitamme arvokkaasti, soveliaasti ja kunnioittaen. Oikeudenmukaisten työkäytäntöjen edistäminen syrjinnän ja häirinnän torjuminen Me Charles Riverissä olemme sitoutuneet myönteisen ja tyydytystä tuottavan työympäristön ylläpitämiseen. Uskomme, että tasa-arvo, oikeudenmukainen kohtelu ja monimuotoisuus ovat keskeisiä tavoitteidemme saavuttamisen kannalta. Monipuoliset tiimit auttavat meitä parantamaan Yhtiötämme. Yhdessä työskentelemällä voimme auttaa asiakkaitamme kehittämään uusia lääkkeitä ja hoitomuotoja nopeammin. Emme harjoita liikesuhteissamme syrjintää, joka perustuu ikään, rotuun tai etnisyyteen, sukupuoleen, seksuaaliseen suuntautumiseen tai mihin tahansa muuhun lain suojaa nauttivaan ominaisuuteen. Kaikki työhönottopäätökset perustuvat hakijan pätevyyteen ja kykyyn täyttää tehtävän vaatimukset. Saat tarkempia tietoja paikalliselta henkilöstöosastolta ja toimipaikkaasi koskevasta syrjinnän vastaisesta käytännöstä (esimerkiksi Yhdysvalloissa Affirmative Action and Equal Employment Opportunity Policy). Tiesitkö? Käytäntömme ja monien toimipaikkojemme paikallinen lainsäädäntö kieltävät lain suojaa nauttiviin ominaisuuksiin perustuvan syrjinnän ja häirinnän. Tällaisia ominaisuuksia voivat olla sovellettavan lainsäädännön mukaan vaihdellen esimerkiksi seuraavat: etnisyys ihonväri uskonto sukupuoli etninen alkuperä tai tausta ikä seksuaalinen suuntautuminen sukupuoli-identiteetti tai -ilmaisu sotilas- tai veteraaniasema avio- tai perhetilanne tai siviilisääty vammaisuus (myös raskaus ja äitiys) kieli poliittiset näkemykset ajattelu tai uskonto kansallisuus geneettiset tiedot. Charles River ei hyväksy minkäänlaista häirintää tai työpaikkakiusaamista. Häirinnällä tarkoitetaan eitoivottua käyttäytymistä, joka koetaan työtoveria tai liikekumppania pakottavana, pelottavana, nöyryyttävänä tai tälle kiusallisena. Ihmisten suojeltuihin ominaisuuksiin perustuva häirintä on lainvastaista Yhdysvalloissa ja monissa muissa maissa, joissa toimimme. 10

11 Seksuaalinen häirintä on häirintää, jonka koetaan liittyvän henkilön sukupuoleen tai joka on luonteeltaan seksuaalista. Ei-toivottuja seksuaalisia ehdotuksia, seksuaalisia palveluja koskevia pyyntöjä ja muuta sanallista tai fyysistä, luonteeltaan seksuaalista käyttäytymistä pidetään häirintänä seuraavissa tilanteissa: Käyttäytymisen hyväksyminen esitetään työsuhteen ehtona joko suoraan tai epäsuorasti. Kyseisen käyttäytymisen hyväksymistä tai siitä kieltäytymistä pidetään työntekijää koskevien myöhempien päätösten perustana. Käyttäytymisen tarkoituksena on häiritä kohtuuttomasti työntekijän työsuoritusta tai luoda pelottava, vihamielinen, nöyryyttävä tai loukkaava työympäristö tai käyttäytyminen johtaa tällaiseen tilanteeseen. KYSYMYKSIÄ JA VASTAUKSIA KYSYMYS: Eräs kollegani on usein töykeä ja loukkaava. Joskus hän suuttuu, kun hän hermostuu. Hän myös härnää minua ääntämistavastani. En halua menettää työpaikkaani. Mitä voin tehdä? VASTAUS: Puhu. Emme siedä minkäänlaista kiusaamista tai häirintää Charles Riverissä. Tällainen käyttäytyminen on erityisen huolestuttavaa silloin, kun se kohdistuu henkilön suojeltuun ominaisuuteen, kuten kansalliseen tai etniseen alkuperään. Jos koet työssäsi Charles Riverissä minkäänlaista syrjintää tai häirintää, ilmoita siitä viipymättä esimiehellesi (tai toiselle esimiehelle, jonka kanssa voit puhua vapaasti) tai paikalliselle henkilöstöosastolle. Voit halutessasi ottaa yhteyttä myös Yhtiön henkilöstöosastoon tai oikeudellisista vaatimustenmukaisuusasioista vastaavaan osastoon. Ilmoittamasi asia käsitellään viipymättä ja mahdollisuuksien mukaan luottamuksellisesti. Yhtiön kostotoimet kieltävä käytäntö korostaa sellaisiin henkilöihin kohdistuvien kostotoimien kieltämistä, jotka ilmoittavat syrjinnästä tai häirinnästä hyvässä uskossa tai jotka ovat osallisina tai jotka todistavat syrjintää tai häirintää koskevaan ilmoitukseen liittyvässä tutkinnassa. Turvallisen ja terveellisen työpaikan edistäminen Turvallinen työskentely Charles River suhtautuu työpaikan turvallisuuteen vakavasti ja pyrkii tarjoamaan turvallisen työpaikan kaikille työntekijöille. Työturvallisuudesta huolehtiminen on kuitenkin loppujen lopuksi jokaisen omalla vastuulla. Jokainen meistä on vastuussa siitä, että tuntee säännöt ja noudattaa työtään koskevia työturvallisuusmenettelyjä. Meidän on tehtävä työmme turvallista työympäristöä edistävällä tavalla. Jos havaitsemme vaarallisen tilanteen, jota ei voida korjata heti, meidän on ilmoitettava siitä esimiehellemme. Meidän kannattaa tunnistaa keinoja, joilla toimintamme turvallisuutta voi parantaa. Ympäristönsuojelu ja kestävä kehitys Charles River on sitoutunut ympäristön suojelemiseen ja harjoittamaan liiketoimintaa ympäristön kannalta kestävällä tavalla. Noudatamme paikallisia ympäristömääräyksiä, kuten esimerkiksi veteen ja ilmakehään joutuvia jätteitä ja päästöjä koskevia määräyksiä. Pyrimme myös löytämään ratkaisuja, joissa käytetään ympäristön kannalta kestäviä tuotteita ja palveluja ja jotka ovat liiketoimintamme tavoitteiden mukaisia. Tällaisia ratkaisuja ovat esimerkiksi BioPreferred-ohjelman mukaiset tuotteet ja kierrätystuotteet, kierrätys ja jätteiden määrän vähentäminen sekä energiatehokkuusohjelmat ja muut 11

12 ympäristövaikutustemme vähentämiseen tähtäävät ratkaisut. Voimme kaikki auttaa vähentämään Charles Riverin ympäristövaikutuksia säästämällä luonnonvaroja aina kun se on mahdollista ja tekemällä ehdotuksia, jotka voivat vähentää jätteitä tai estää niiden syntymisen. Ihmiskaupan kieltäminen Charles River noudattaa globaaleja lakeja, jotka kieltävät ihmiskaupan. Tarkempia tietoja löydät ihmiskaupan kieltävästä lausunnosta (Statement Regarding the Prohibition of Human Trafficking). Väkivallan ehkäisy Olemme sitoutuneet tarjoamaan työntekijöillemme turvallisen ja terveellisen työympäristön. Osana tätä sitoumusta Charles River kieltää erityisesti kaikenlaisen väkivallan, uhkailun tai uhkaavan käyttäytymisen toimipaikoissamme ja kaikissa muissa paikoissa, joissa työntekijämme tekevät työhönsä liittyviä asioita. Paikallisen lainsäädännön mukaisesti aseet eivät ole sallittuja työpaikalla. Ilmoita heti, jos näet väkivaltaa tai uskot, että työpaikan turvallisuus on uhattuna. Katso tarkemmat tiedot Työpaikan väkivaltaa koskevasta käytännöstä. Alkoholista ja huumeista vapaa työpaikka Kun olet töissä, et saa koskaan olla huumeiden, alkoholin tai muun sellaisen aineen vaikutuksen alaisena, joka voi heikentää kykyäsi työskennellä turvallisesti ja tehokkaasti. Charles River kieltää huumeiden käytön, hallussapidon, valmistuksen, jakelun tai myymisen Yhtiön tiloissa ja aina, kun olet töissä tai edustat Yhtiötä. Kiellämme myös alkoholin käytön työaikana tai Yhtiön tiloissa, ellei käyttöä ole erikseen hyväksytty tai ellei kyseessä ole toimipaikan paikallinen hyväksytty käytäntö. Katso tarkemmat tiedot sovellettavista paikallisista Yhtiön käytännöistä. 12

13 TOIMIMME HOIDOSSAMME OLEVIEN ELÄINTEN, ASIAKKAITTEMME JA YLEISÖN EDUN MUKAISESTI Meille on tärkeää hoidossamme olevien eläinten inhimillinen hoito ja käyttö. Tarjoamme asiakkaillemme juuri sen, mitä he tarvitsevat voidakseen nopeuttaa ja parantaa lääketutkimusta ja kehitystoimintaansa, jotta uusia hoitoja pystytään kehittämään nopeammin ja kustannustehokkaammin. Hoidossamme oleviin eläimiin liittyvän lainsäädännön ja käytäntöjen noudattaminen Olemme sitoutuneet noudattamaan sekä lakien ja määräysten kirjainta että niiden henkeä hoidossamme olevien tutkimuseläinten hoidon ja käytön sekä muiden asiakkaittemme toimintaa tukemaan tarjoamiemme palvelujen ja tuotteiden osalta. Koska toimimme pitkälle säädellyssä ympäristössä, meidän on vähintäänkin täytettävä velvollisuutemme noudattaa sovellettavaa lainsäädäntöä ja määräyksiä tarkasti. Meidän on myös noudatettava kaikkia sovellettavia käytäntöjä ja toimintamenettelyjä. Meistä jokaisella on kriittisen tärkeä merkitys näiden tiukkojen vaatimusten noudattamisessa. Eläinten inhimillinen kohtelu Yksi ydinarvoistamme on sitoutumisemme toiminnassamme tuotettujen ja siinä käytettävien tutkimuseläinten inhimilliseen kohteluun. Tutkimuseläinten inhimilliseen kohteluun ja käyttöön liittyvien käytäntöjen rikkominen on vakava rikkomus, joka johtaa kurinpitotoimiin, jopa työsuhteen irtisanomiseen. Inhimillisen hoidon aloitteen tavoitteena on varmistaa, että Charles River säilyttää asemansa laboratorioeläinten inhimillisen hoidon ja käytön maailmanlaajuisena johtajana. Tutkimuseläimet ovat tärkeä resurssi, joka edistää tietämystämme elävistä järjestelmistä ja auttaa meitä löytämään ihmishenkiä pelastavia lääkkeitä ja toimenpiteitä. Me Charles Riverissä työskentelemme rinta rinnan tiedeyhteisön kanssa pyrkiessämme ymmärtämään, miten elinolosuhteet, käsittelytavat ja stressin vähentäminen vaikuttavat merkittävästi tutkimuksen laatuun ja tehoon. Ymmärrämme, ettei inhimillinen hoito ole välttämätöntä vain moraaliselta kannalta, vaan se on myös tieteellinen välttämättömyys. Hyväksymme vastuumme hoidossamme olevien eläinten terveydestä ja hyvinvoinnista sekä tiedeyhteisön että suuren yleisön suhteen. Tiesitkö? Inhimillisen hoidon aloitteen osia ovat parhaiden käytäntöjen laatiminen kaikkialla maailmassa toimiville liiketoimintayksiköille inhimillisen hoidon merkityksen korostaminen sisäisesti hoivaamisen kulttuurin varmistaminen perehdyttämisen ja koulutuksen edistäminen eläinten hyvinvoinnin edistäminen kaikkialla maailmassa CHARTER-ohjelman avulla 3R-periaatteen noudattaminen (Replacement, Reduction, Refinement korvaaminen, vähentäminen ja inhimillistäminen) käyttäytymisen ja virikkeellistämisen parantaminen. Jos työsi Charles Riverissä liittyy tutkimuseläimiin, osallistut Inhimillisen hoidon aloitteeseen. Sen tarkoituksena on lisätä kaikkien työntekijöiden tietoisuutta ja tarjota heille koulutusta eläinten inhimillisen hoidon merkityksestä ja siitä, miten asianmukainen hoito voi vaikuttaa tutkimukseen ja 13

14 mahdollisesti lääkekehityksen onnistumiseen. Aloite sisältää myös ohjeet eläinten hyvinvointiin liittyvistä huolista ja kysymyksistä ilmoittamiseen. Aiheeseen liittyviä asioita ovat muun muassa tutkimuseläinten inhimilliseen hoitoon ja hyvinvointiin liittyvän oman vastuun tunnustaminen ja hyväksyminen ja sen varmistaminen, että sinulla on eläinten huolelliseen ja empaattiseen käsittelyyn tarvittavat taidot. Kannustamme sinua miettimään uusia keinoja, joilla voidaan edistää eläinten hyvinvointia, ja kertomaan niistä esimiehille. Olemme sitoutuneet välittämisen ja avoimuuden kulttuuriin, jossa mahdolliset kysymykset, parannusehdotukset tai huolenaiheet käsitellään ja ratkaistaan viipymättä. Saat lisätietoja Eläinten hyvinvointia ja inhimillistä kohtelua koskevasta käytännöstä. KYSYMYKSIÄ JA VASTAUKSIA KYSYMYS: Huomasin jonkin aikaa sitten, että eräs työntekijä käsitteli eläimiä tavalla, joka ei mielestäni vastannut Inhimillisen hoidon aloitteen periaatteita. Olin kuitenkin vain kävelemässä hänen ohitsensa, joten en ole varma asiasta. En halua aiheuttaa hankaluuksia kenellekään en itsellenikään. Mitä minun tulisi tehdä? VASTAUS: Kerro huolistasi viipymättä. Voit puhua kyseessä olevan työntekijän kanssa ja varmistaa, että tiedät kaikki asiaan vaikuttavat asiat. Jos se tuntuu sinusta hankalalta, voit keskustella näkemästäsi esimiehesi kanssa tai jonkun sellaisen henkilön kanssa, joka on mainittu toimipaikan eläinten hyvinvointia koskevissa ilmoituksissa. Voit tietenkin ottaa yhteyttä myös muihin eettiseen toimintaan ja vaatimustenmukaisuuteen liittyviin resursseihin. Me kaikki autamme varmistamaan, että saavutamme tähän asiaan liittyvät ydinarvomme. Kehenkään ei kohdisteta kostotoimia, jos kyseessä on hyvässä uskossa tehty ilmoitus eläinten hoitoon liittyvistä väärinkäytöksistä tai puutteista. Suhtaudumme eläinten huonoon kohteluun hyvin vakavasti. Eläinten huonoa kohtelua tai eläimiin kohdistuvaa julmuutta ei suvaita. Jos havaitset eläinten epäinhimillistä tai julmaa kohtelua tai eläinrääkkäystä missään muodossa, ilmoita asiasta heti johonkin eläintoimipaikoissa ilmoitetuista useista kanavista. Tapauksen ilmoittamatta jättämistä voidaan pitää eläinten väärän kohtelun tukemisena. Bioturvallisuus Jokainen työntekijä vaikuttaa osaltaan bioturvallisuuteen ja eläinten turvallisuuteen. Meistä jokaisen täytyy noudattaa jatkuvasti Charles Riverissä määritettyjä menettelyjä, prosesseja, sääntöjä ja toimintaa koskevia odotuksia, joiden avulla varmistetaan eläinten turvallisuus ja estetään geneettinen ja mikroorganismien aiheuttama kontaminaatio, jonka seurauksena käytössämme olevat ja tuottamamme eläimet eivät soveltuisi asiakkaittemme tai meidän käyttöön. Bioturvallisuuteen liittyviä työpaikan vaatimuksia ja käytäntöjä ovat muun muassa seuraavat: rajoitetuille alueille menemiseen sovellettavat menettelyt, kuten sulkuhuoneet suojavaatteiden ja -välineiden käyttö eläinten siirtämistä koskevat säännöt, kuten kielto siirtää eläimiä pois toimipaikasta ilman lupaa työntekijöiden eläinkontaktien rajoittaminen Charles Riverin ulkopuolella sopivien desinfiointimenetelmien käyttäminen välineiden ja tarvikkeiden desinfiointiin. 14

15 Jos näitä sääntöjä ei noudateta ja jos käytössä ei ole sulkutilaa ja eläinten käsittelyä koskevia menettelyjä, toimipaikallemme voi aiheutua vakavia seurauksia. Myös työntekijän työsuhde voidaan purkaa välittömästi. Saat lisätietoja Charles Riverin työntekijän käsikirjan eläimiä koskevista kohdista, Yhtiön bioturvallisuuskäytännöistä ja muista asiaan liittyvistä säännöistä ja menettelyistä. Tuotteiden laatu Charles Riverin yrityskulttuurin kaksi peruskiveä ovat tieteellinen ylivoimaisuus ja erinomainen asiakaspalvelu. Mahdollisimman laadukkaiden tuotteiden ja palvelujen tarjoaminen asiakkaille on ratkaisevan tärkeää. Valvomme tiukkojen laatuvaatimuksiemme noudattamista käyttämällä toiminnan tunnuslukuja ja kiinnittämällä huomiota yksityiskohtiin. Pelkästään laatupoikkeamien tunnistaminen ei kuitenkaan riitä. Meistä jokaisen on vastattava oman työmme laadusta, tehtävä työmme mahdollisimman tinkimättömästi ja ymmärrettävä kaikki lakisääteiset vaatimukset, laatukäytännöt ja toimintamenettelyt ja noudatettava niitä. Yhtiön sosiaalinen vastuu Charles River ymmärtää roolinsa vastuullisena yrityskansalaisena. Pyrimme vaikuttamaan myönteisesti yhteisöihin, joissa teemme työtä ja asumme. Tuemme monenlaisia hyväntekeväisyys- ja koulutushankkeita. Olemme sitoutuneet rakentamaan luotettavia ja kestäviä suhteita naapureihimme ja niiden paikkojen tärkeimpiin ihmisiin ja ryhmiin, joissa Charles Riverin toimipaikat sijaitsevat. Vaikutamme yhdessä miljoonien ihmisten elämään kaikkialla maapallolla. 15

16 REHELLISYYS KAIKISSA LIIKETOIMISSAMME Yhtiön etu on aina keskeisessä asemassa, ja vältämme toimenpiteitä, joiden seurauksena Charles River ei saisi meiltä täyttä panosta. Emme anna lahjuksia tai pyri muilla epäasiallisilla tavoilla vaikuttamaan asiakkaittemme, mahdollisten tulevien asiakkaitten, viranomaisten tai muiden liikekumppaniemme päätöksiin emme edes siinä tapauksessa, että tällainen toiminta olisi laajalti hyväksyttyä tai odotettua. Eturistiriitojen välttäminen Jokainen meistä on velvollinen toimimaan Charles Riverin edun mukaisesti. Charles Riverin työntekijät, toimihenkilöt ja hallituksen jäsenet eivät saa kilpailla Yhtiön kanssa. Meidän on myös vältettävä tilanteita, joissa henkilökohtaiset etumme olisivat ristiriidassa Yhtiön tai asiakkaittemme edun kanssa, sekä tilanteita, joissa tällainen vaikutelma voi syntyä. Eturistiriitoja syntyy tilanteissa, joissa henkilökohtainen etumme tai henkilökohtaiset suhteemme saattavat vaikuttaa harkintaamme (ja tieteelliseen objektiivisuuteemme), häiritä työtämme Charles Riverissä tai vaikeuttaa päivittäisen työmme tekemistä ilman ennakkoasenteita. Tämä koskee myös tilanteita, joissa perheenjäsenet, ystävät tai liikekumppanit voivat saada hyötyä suhteestaan sinuun. Jos huomaat olevasi todellisessa tai mahdollisessa eturistiriitatilanteessa, käänny mahdollisimman pian esimiehesi puoleen. Esimiehesi ottaa yhteyttä oikeudellisista vaatimustenmukaisuusasioista vastaavaan osastoon, käy läpi tosiseikat ja päättää, tarvitaanko jatkotoimenpiteitä. Useimpien meistä täytyy ilmoittaa todellisista eturistiriidoista tai tilanteista, jotka voivat vaikuttaa eturistiriidalta oikeudellisista vaatimustenmukaisuusasioista vastaavalle osastolle. Jos olet Charles Riverin toimihenkilö, ota yhteys oikeudellisista vaatimustenmukaisuusasioista vastaavaan osastoon, joka ilmoittaa todellisesta tai mahdollisesta eturistiriidasta Yhtiön hallinto- ja nimeämiskomitealle. Todelliset tai mahdolliset eturistiriidat, jotka liittyvät Charles Riverin hallituksen jäseniin, toimitusjohtajaan, päälakimieheen tai Yhtiön oikeudellisista vaatimustenmukaisuusasioista vastaavaan varajohtajaan, on ilmoitettava Yhtiön hallinto- ja nimeämiskomitealle, joka käsittelee tämäntyyppiset asiat. KYSYMYKSIÄ JA VASTAUKSIA KYSYMYS: Toimipaikkamme täytyy ostaa laboratoriolaitteita, ja puolisoni on töissä niitä myyvässä yrityksessä. Voiko puolisoni yritys ehdottaa sopimusta? VASTAUS: Tilanne vaihtelee. Puolisosi yhtiön tarjoukselle voi olla hyviä liiketoimintaan liittyviä syitä. Keskustele esimiehesi kanssa puolisosi asemasta tarjouksen tekemistä harkitsevassa yrityksessä ja varmista, että et itse osallistu asiaan liittyvään päätöksentekoon. Tärkeintä on varmistaa, että mahdollisesta eturistiriidasta ilmoitetaan, jolloin se voidaan käsitellä tarvittavalla tavalla. Vaikka kaikkia mahdollisia eturistiriitatilanteita on mahdotonta kuvata, seuraavassa on esimerkkejä yleisistä tilanteista, joissa voi syntyä ilmoittamista vaativa eturistiriita tai vaikutelma eturistiriidasta: Olet itse tai joku perheenjäsenesi on töissä organisaatiossa, jolla on liiketoimia Charles Riverin kanssa tai joka haluaa ryhtyä liikesuhteeseen kanssamme tai joka kilpailee meidän kanssamme tai tarjoaa itsenäisenä ammatinharjoittajana palveluja tai tuotteita edellä tarkoitetun kaltaiselle organisaatiolle. Tämä sisältää myös työskentelyn toimittajan tai asiakkaan hallituksessa tai neuvoaantavassa toimikunnassa. Et saa toimia kilpailijan hallituksessa tai neuvoa-antavassa toimikunnassa. 16

17 Muu työsi tai toimintasi voi haitata työhösi liittyvien vastuiden täyttämistä Charles Riverissä tai haitata Yhtiötä tai saattaa sen kiusalliseen asemaan. Käytät Yhtiön resursseja omaksi hyödyksesi tai jonkun muun henkilökohtaiseksi hyödyksi. Et saa hyödyntää omaksi tai muiden eduksi liiketoimintamahdollisuuksia, jotka olet saanut tietoosi käyttämällä Charles Riverin omaisuutta tai tietoja tai sen vuoksi, että sinulla on asema Charles Riverissä. Tämä sisältää myös tuotteiden, palvelujen tai osakkuuksien myynti- tai ostomahdollisuudet. Olet sijoittaja tai sinulla on taloudellinen etu, joka liittyy Charles Riverin kilpailijaan, asiakkaaseen, toimittajaan tai muuhun liikekumppaniin suoraan tai välillisesti sukulaisen, ystävän tai muun organisaation kautta. Pienen määrän pörssiyhtiön osakkeiden omistamista ei yleensä pidetä eturistiriitana, vaikka työskentelyyn Yhdysvaltojen hallituksen toimeksiannosta voidaan soveltaa muunlaisia eturistiriitoja koskevia sääntöjä. Saat tarkempia tietoja Sijoittajien taloudellisia eturistiriitoja koskevasta käytännöstä. Alaisesi tai esimiehesi on sukulainen tai läheinen ystävä. Sinulle tarjotaan lahjaa tai kestitystä, joka on ylenpalttista tai joka saattaa vaikuttaa tai jonka voidaan katsoa vaikuttavan liiketoimintaan liittyviin päätöksiisi. Tämä koskee myös lahjaa tai muuta etua, johon liittyy vaatimus vastapalveluksesta. KYSYMYKSIÄ JA VASTAUKSIA KYSYMYS: Minua on pyydetty kansalaisjärjestön hallituksen jäseneksi. Siihen ei pitäisi kulua kovin paljon aikaa, ja hallituksen kokoukset pidetään yleensä työajan ulkopuolella. Voinko ottaa paikan vastaan? VASTAUS: Ohjeistossa ei kielletä tämänkaltaista toimintaa, jos se ei haittaa työhösi liittyviä vastuita tai aikataulua, jos siihen ei liity Charles Riverin omaisuuden käyttöä ja jos osallistumisesi ei vaikuta Yhtiöön haitallisesti millään tavalla. Jos epäilet, että tilanteeseen voi liittyä eturistiriita, keskustele asiasta esimiehen tai oikeudellisista vaatimustenmukaisuusasioista vastaavan osaston kanssa. Yhtiö on hyväksynyt lisäsääntöjä, jotka koskevat Yhtiön ja Charles Riverin hallituksen jäsenten, johtajien ja muiden sisäpiiriin kuuluvien henkilöiden välisiä liiketapahtumia. Tarkoituksena on välttää eturistiriitojen syntyminen ja varmistaa, että kyseiset liiketapahtumat hoidetaan oikeudenmukaisesti ja oikein. Saat lisätietoja Sisäpiirikauppoja koskevasta käytännöstä. Eturistiriitakäytännön rikkomukset sekä todellisista tai mahdollisista ristiriidoista ilmoittamatta jättäminen voivat johtaa kurinpitotoimiin, jopa työsuhteen päättämiseen tai toisiin työtehtäviin siirtämiseen. Sopivat lahjat ja kestitys Sopivat lahjat ja liiketoimintaan liittyvä kestitys (kuten ateriat) voivat olla tehokas keino liikesuhteiden vahvistamiseen, ja niitä käytetään yleisesti monissa kulttuureissa. Lahjat ja muu vieraanvaraisuus voivat kuitenkin monissa maissa aiheuttaa oikeudellisia ongelmia ja eettisiä pulmatilanteita. Niiden antamiselle ja vastaanottamiselle on Charles Riverissä tärkeitä rajoituksia. Termiä lahja käytetään tässä osassa sen 17

18 laajassa merkityksessä. Termi kattaa kaikenlaiset palvelukset, hyödyt, palvelut ja muut asiat, joilla on arvoa. Meidän täytyy aina käyttää harkintaa, kun päätämme tarjota tai vastaanottaa jonkin lahjan tai kestityksen. Meidän on kaikissa tilanteissa varmistettava, että toimintamme on lainsäädännön ja Charles Riverin käytäntöjen mukaista ja että lahja tai kestitys ei vaikuta vastaanottajan objektiivisuuteen. Yleiset säännöt: Lahjoja ja kestitystä ei saa koskaan antaa väärien syiden vuoksi eikä niitä saa koskaan pyytää. Älä koskaan tarjoa tai vastaanota lahjaa tai kestitystä, joka on tarkoitettu luomaan velvoite, vaikuttamaan liiketoimintaan liittyvään päätökseen tai palkitsemaan sellaisesta tai jota voitaisiin pitää lahjuksena tai korvauksena, äläkä koskaan pyydä lahjaa tai kestitystä sen vuoksi, että olet töissä Charles Riverissä. Katso myös Ohjeiston kohta Ei lahjontaa tai korruptiota. Lahjojen ja kestityksen on oltava kohtuullisia. Ne eivät saa koskaan olla runsaampia kuin lahjat ja kestitys, joita muut Charles Riverin kaltaiset yritykset tarjoavat yleisesti siinä maassa, missä lahja tai kestitys annetaan tai vastaanotetaan. Lahjoja ja kestitystä ei saa antaa tai vastaanottaa usein tai säännöllisesti. Älä anna tai vastaanota lahjaa tai hyväksy tai vastaanota kutsua liiketoimintaan liittyvään kestitykseen yhdeltä taholta useammin kuin kerran tai kaksi vuodessa. Myös satunnaiset liikeateriat voivat olla hyväksyttäviä, jos ateria liittyy selvästi liiketoiminnan tarpeisiin ja sillä keskustellaan olennaisista liiketoimintaan liittyvistä aiheista. Lahjat ja kestitys on kirjattava ylös asianmukaisesti. Kun annat tai saat lahjan, sinun on laadittava viipymättä muistiinpanot, joissa kuvataan, milloin lahja annettiin, kuka antoi lahjan ja kuka vastaanotti sen sekä mikä lahjan arvioitu arvo on. Sama menettely koskee tilanteita, joissa tarjoat kestitystä tai hyväksyt sitä koskevan tarjouksen. Tämä koskee esimerkiksi asiakkaan kanssa nautittua liikeateriaa. Annettuja lahjoja tai tarjottua kestitystä koskevat tiedot on toimitettava viipymättä oman toimipaikan talousosastolle ja esimiehelle on toimitettava tietojen kopio. Lahjojen ja kestityksen on oltava luonteeltaan asianmukaisia. Älä koskaan tarjoa tai ota vastaan rahaa tai rahaan verrattavissa olevaa lahjaa (kuten lahjakorttia) äläkä koskaan tarjoa tai ota vastaan henkilökohtaista lainaa. Lahjojen ja kestityksen ei pidä koskaan aiheuttaa Yhtiölle potentiaalisia vaikeuksia. Älä koskaan tarjoa tai anna lahjaa tai kestitystä, joka on luonteeltaan loukkaavaa tai seksuaalista tai joka muuten rikkoo sitoumustamme kohdella muita ihmisiä arvokkaasti, soveliaasti ja kunnioittaen. Lahjojen ja kestityksen täytyy olla toisen osapuolen käytäntöjen mukaisia. Varmista, että tarjoamasi tai vastaanottamasi lahja tai kestitys on toisen osapuolen käyttäytymisohjeiden ja -käytäntöjen mukaan sallittu. Varmista ennen lahjan tai kestityksen (ateriat mukaan lukien) vastaanottamista tai tarjoamista, että ymmärrät työtäsi koskevat vaatimukset ja noudatat niitä. Yleisesti ottaen voit hyväksyä aika ajoin lahjan, joka on arvoltaan kohtuullinen. Kohtuullisuutta on arvioitava paikallisen lainsäädännön ja tapojen perusteella sekä sen mukaan, millainen suhde meillä on lahjan tarjoavaan henkilöön. 18

19 Arvoltaan yli 250 USD:n lahjoja pidetään automaattisesti liian arvokkaina. Kaiken tarjoamasi tai vastaanottamasi kestityksen on oltava kohtuullista, ei ylenmääräistä, kun sitä arvioidaan toimialueen käytäntöjen perusteella, eikä se saa loukata sovellettavia sosiaalisia käytäntöjä tai eettisiä vaatimuksia. Anna vain lahjoja, joiden arvo on nimellinen (alle 25 USD), äläkä anna mitään lahjoja virkamiehille, ellei Yhtiön lakiasiainosasto ole hyväksynyt lahjaa etukäteen. Esimiehesi hyväksyntä tarvitaan kaikelle muulle kuin toimipaikassa kohtuullisena pidettävälle lahjalle tai kestitykselle sekä aina, kun kulu ylittää 250 USD. Tiesitkö? Charles Riverin käytäntöjen mukaan ei ole sallittua tarjota tai vastaanottaa seuraavanlaisia lahjoja ja kestitystä: raha tai vastaavat lahjat lahja tai kestitys, joka tarjotaan korvauksena jostakin ylenpalttinen tai ylellinen lahja lahja tai kestitys, joka todennäköisesti heikentää mainettamme lahja tai kestitys, joka rikkoo antajaan tai vastaanottajaan sovellettavaa lainsäädäntöä tai heidän käytäntöjään. KYSYMYKSIÄ JA VASTAUKSIA KYSYMYS: Suunnittelemme tehdasvierailua mahdollisen tulevan asiakkaan kanssa. Aiomme pyytää paikallista cateringyritystä valmistamaan lounaan ja viedä asiakkaat illalla paikalliseen urheilutapahtumaan. Onko tämä meidän käytäntöjemme mukaan sallittua? VASTAUS: Suunnitelman pitäisi olla käytäntöjemme mukaan sallittu, kunhan ateriat ja kestitys ovat kohtuullisia ja vastaavat tavanomaisia liiketoimintakäytäntöjä, sovellettavaa lainsäädäntöä ja mahdollisen tulevan asiakkaan käytäntöjä. Osallistuminen esimerkiksi MM-peliin tai NFL-liigan Super Bowl-loppuotteluun ei olisi sallittua. Suunnitelma ei myöskään olisi sallittu, jos vastapuoli olisi valtion virkamies tai viranomaisen edustaja. Pyydä ohjeita ja mahdollisesti tarvittavat hyväksynnät esimieheltäsi. Kaupallisessa liiketoimintaympäristössä hyväksyttävät käytännöt saattavat olla laittomia tai ristiriidassa niiden käytäntöjen kanssa, joita sovellamme toimintaan valtion virkamiesten tai viranomaisten edustajien kanssa. Älä sen vuoksi tarjoa tai lupaa mitään lahjaa tai kestitystä (ateriat mukaan lukien) virkamiehelle ilman Yhtiön lakiasiainosaston etukäteen antamaa hyväksyntää tai ota vastaan lahjoja tai kestitystä (ateriat mukaan lukien) virkamiehiltä. Jos työhösi liittyy yhteistyötä valtion virkamiesten tai viranomaisten edustajien kanssa (mukaan lukien viranomaisen puolesta toimivat alihankkijat), sinun täytyy tuntea voimassa olevat rajoitukset ja noudattaa niitä. Katso tarkemmat tiedot Lahjonnan vastaisesta käytännöstämme. MUISTA: Yhteistyössä valtion virkamiesten (ja viranomaisten edustajien) kanssa on oltava erityisen varovainen. Tämä koskee toimintaa kaikkien valtion viranomaisten palveluksessa olevien, poliittisten ehdokkaiden ja valtion omistamien yritysten esimiesten ja työntekijöiden kanssa. Ota yhteys Yhtiön lakiasiainosastoon ja selvitä, pidetäänkö yhteyshenkilöäsi valtion virkamiehenä. Pyydä Yhtiön lakiasiainosaston hyväksyntä ennen minkään arvokkaan tarjoamista valtion virkamiehelle tai vastaanottamista virkamieheltä. 19

20 Jos sinulla on kysyttävää sopivia lahjoja ja kestitystä koskevasta käytännöstämme, kuten siitä, onko kyseessä toiminta valtion virkamiehen kanssa tai onko ehdotettu lahja tai kestitys kohtuullinen tai laillinen, ota yhteys Yhtiön lakiasiainosastoon ja pyydä ohjeita ennen kuin teet mitään, mikä saattaa rikkoa käytäntöjämme. Ei lahjontaa tai korruptiota Emme Charles Riverissä hyväksy korruptiota emmekä osallistu siihen. Emme saa lahjoa ketään suoraan tai välillisesti emmekä ottaa vastaan lahjusta keneltäkään. Lahjuksella tarkoitetaan tarjousta antaa jotakin arvokasta jollekulle, jotta pystyisimme vaikuttamaan liiketoimintaa koskevaan päätökseen tai saamaan jonkinlaista etua. Käytäntömme koskee liiketoimintamme kaikkia osia, ja se on voimassa kaikissa maissa, joissa toimimme, vaikka paikallinen lainsäädäntö tai tavat olisivatkin sallivampia. Se koskee kaikkia tahoja, joiden kanssa olemme yhteydessä liiketoiminnan harjoittamisen tarkoituksessa, myös valtion virkamiehiä laajasti ymmärrettynä. Tiesitkö? Lahjonta ei liity vain rahaan. Lahjontana voidaan pitää myös seuraavia: lahjat, etenkin kalliit lahjat kestitys, vieraanvaraisuus ja matkat, joihin ei liity selvää liiketoimintatarkoitusta tai jotka ylittävät liiketoiminnan kohtuulliset tarpeet henkilökohtaiset palvelut, palvelukset tai lainat lahjoitukset hyväntekeväisyyteen tai politiikkaan maksut, edut tai palvelut henkilön perheenjäsenille maksujen, etujen tai palvelujen tarjoaminen asioita edistävälle taholle, mukaan lukien voitelu. Charles River noudattaa kaikkea sovellettavaa lahjonta- ja korruptiolainsäädäntöä. Sovellettavia lakeja ovat esimerkiksi Yhdysvaltojen U.S. Foreign Corrupt Practices Act (FCPA), joka koskee toimintaa valtion viranomaisten kanssa muualla kuin Yhdysvalloissa, ja Ison-Britannian Bribery Act 2010 (United Kingdom), joka koskee kaikkea lahjontaa kaupallinen lahjonta mukaan lukien. Kaikki maksut, edut tai palvelukset on merkittävä kaikilta osin ja oikein omiin taloudellisiin tietoihimme. KYSYMYKSIÄ JA VASTAUKSIA KYSYMYS: Olen kuullut, että toinen yritys, jonka pääkonttori on Yhdysvalloissa, maksaa pieniä maksuja alemman tason virkamiehille eräässä maassa, jossa toimimme. Se nopeuttaa näin joidenkin lomakkeiden rutiininomaista käsittelyä. Meillä on ollut vaikeuksia saada lomakkeemme käsitellyksi kohtuullisen ajan kuluessa. Voimmeko toimia tuon toisen yrityksen tapaan, jotta saamme paikallisviranomaisten toimintaan vauhtia? VASTAUS: Jotkin lait, kuten U.S. FCPA, sallivat pienten maksujen niin sanottujen helpottavien maksujen maksamisen alemman tason virkamiehille, kun tarkoituksena on tiettyjen rutiininomaisten toimenpiteiden käsittelyn nopeuttaminen tai varmistaminen eikä asiaan liity virkamiehen harkintavaltaa. Monet muut maat, kuten Iso-Britannia, pitävät tällaisia maksuja laittomana lahjontana. Kun otetaan huomioon lainsäädännön ja käytäntöjen monimutkaisuus, helpottavia maksuja ei missään tapauksessa saa maksaa ilman Yhtiön lakiasiainosaston etukäteen antamaa lupaa. Kaikkien työntekijöiden ja kaikkien meidän kanssamme tai meidän eduksemme toimivien edustajien, konsulttien, alihankkijoiden ja välittäjien on noudatettava Lahjonnan vastaista käytäntöämme. Meidän 20

21 on valittava edustajamme huolellisesti ja pyydettävä Yhtiön lakiasiainosaston hyväksyntä, ennen kuin palkkaamme ketään toimimaan puolestamme. Älä koskaan pyydä ketään tekemään mitään sellaista, mitä et itse voi tehdä Lahjonnan vastaisen käytäntömme vuoksi. Lahjontalainsäädännön rikkominen voi johtaa huomattaviin rangaistuksiin, kuten sakkoihin ja vankeusrangaistuksiin, ja aiheuttaa vakavaa haittaa maineellemme ja mahdollisuuksillemme harjoittaa liiketoimintaa. Kannustamme sinua ilmoittamaan viipymättä kaikki todetut tai mahdolliset lainsäädännön tai Lahjonnan vastaisen käytäntömme vastaiset rikkomukset ja kertomaan mahdollisista ongelmistasi Yhtiön lakiasiainosastolle tai Charles River Helplinen kautta. Odotamme tätä kaikilta työntekijöiltämme. Jos et ole varma tietyssä maassa sovellettavasta lainsäädännöstä tai käytännöstämme tai siitä, koskevatko nämä vaatimukset sinua, ota yhteys Yhtiön lakiasiainosastoon ennen kuin käyt liiketoimintaan liittyviä keskusteluja tai teet sopimuksen, johon oikeudelliset tai käytännöstä johtuvat vaatimukset voivat vaikuttaa. Jos haluat lisätietoja asioista, joille tarvitaan etukäteen esimiehen ja Yhtiön lakiasiainosaston hyväksyntä, katso Lahjonnan vastaista käytäntöämme. Johtajien ja hallituksen jäsenten luottamusvelvollisuus Charles Riverin johtajilla ja hallituksen jäsenillä on Yhtiön osakkeenomistajiin kohdistuvia vastuita, kuten huolellisuusvelvollisuus ja lojaaliusvelvollisuus. Lojaaliusvelvollisuus velvoittaa kaikki Charles Riverin johtajat ja hallituksen jäsenet asettamaan työssään Yhtiön edun oman etunsa edelle. Huolellisuusvelvollisuus velvoittaa kaikki Charles Riverin johtajat ja hallituksen jäsenet tekemään Yhtiön asioihin liittyvät päätökset perustellusti, hyvässä uskossa ja tavalla, jonka he kohtuudella uskovat olevan Yhtiön edun mukainen ja yhtä huolellisesti kuin millä tavalla kohtuullisesti toimiva henkilö toimisi vastaavassa tilanteessa. Charles Riverin johtajat ja hallituksen jäsenet ymmärtävät tehtävissään, että heidän vastuunsa koskee kaikkia osakkeenomistajia (eikä vain jotakin osakasryhmää tai yksikköä, johon johtajalla tai hallituksen jäsenellä voi olla erillinen yhteys). He sitoutuvat ottamaan osakkeenomistajien edun huomioon osakkaiden omistuksen määrästä riippumatta. 21

22 TIETOJEN JA MUIDEN RESURSSIEN SUOJELU Käytämme Charles Riverin resursseja vastuullisesti liiketoimintaan liittyviin tarkoituksiin ja vältämme niiden tuhlausta, häviämistä ja vahingoittumista. Suojelemme Yhtiön resursseja myös varkaudelta ja väärinkäytöksiltä ja suojelemme asiakkaittemme ja muiden liikekumppanien meidän haltuumme uskomaa omaisuutta. Yhtiön ja asiakkaiden omistamat luottamukselliset tiedot Charles Riverin liiketoiminnassa tuotetut ja kootut luottamukselliset ja omistusoikeudelliset tiedot ovat arvokasta Yhtiön omaisuutta. Näiden tietojen suojaaminen luvattomalta käytöltä tai paljastumiselta on ratkaisevan tärkeää kasvumme jatkumiselle ja kilpailukyvyllemme. Yleisesti ottaen on oletettava, että kaikki työssä luotu tai saatu tieto on luottamuksellista, eikä sitä saa paljastaa muille ilman lupaa. Tiesitkö? Luottamuksellisia, omistusoikeudellisia tietoja ovat muun muassa seuraavat: liiketoiminnan tavoitteet ja strategiat tutkimustiedot ja tekniset tiedot toimintamenettelyt ja järjestelmät kauppasalaisuudet, teknologiat ja tietämys julkaisemattomat taloudelliset tiedot ja ennusteet ehdotettuja sopimuksia ja liiketoimia koskevat tiedot asiakkaita, toimittajia ja hinnoittelua koskevat tiedot liiketoimintaamme varten kehitetyt tietokoneohjelmistot ja -järjestelmät muut tiedot, joista voisi olla hyötyä kilpailijalle olennaiset sisäpiiritiedot Sisäpiirikauppaa koskevassa käytännössä esitetyllä tavalla. Asiakkaamme uskovat haltuumme arvokkaita luottamuksellisia tietojaan. Meidän täytyy aina suojella niitä siten, että täytämme asiakkaiden kanssa tehdyt sopimukset ja säilytämme liikekumppaniemme luottamuksen. Emme saa koskaan käyttää asiakkaiden tietoja henkilökohtaisen edun saamiseksi tai kertoa niistä muille asiakkaille ilman erikseen annettua lupaa. KYSYMYKSIÄ JA VASTAUKSIA KYSYMYS: Eräs asiakas kysyi, voisiko hän saada käyttöönsä tietoja Charles Riverin toiselle asiakkaalle tekemästä projektista. Voiko näitä tietoja kertoa? VASTAUS: Toiselle asiakkaalle tehtävän projektin tutkimustiedot ovat tuon toisen asiakkaan omaisuutta. Ne eivät ole tietoja, joita voimme antaa edelleen ilman asiakkaan antamaa kirjallista lupaa. Jos asiakkaasi haluaa jatkaa asian käsittelyä, pyydä tarkempia ohjeita oikeudellisista vaatimustenmukaisuusasioista vastaavalta osastolta. Älä paljasta luottamuksellisia tietoja millekään Yhtiön ulkopuoliselle taholle, ellei Yhtiö ole antanut sinulle lupaa siihen tai ellei sitä vaadita lainsäädännössä, jolloin on noudatettava kaikkia tarvittavia menettelyjä. Vältä myös luottamuksellisten tietojen jakamista muiden Yhtiössä työskentelevien ihmisten kanssa, elleivät tiedot ole tarpeen heidän työtehtäviensä vuoksi. Ole varovainen, kun keskustelet liikeasioistamme julkisilla paikoilla, joissa keskusteluja saatetaan kuulla vahingossa, ja kun käytät 22

23 elektroniikkalaitteita, joiden näytöllä olevat tiedot joku muu saattaa nähdä. Kun lähetät luottamuksellisia tai omistusoikeudellisia tietoja sähköisessä muodossa, varmista, että tiedonsiirto on suojattu riittävän hyvin. Vältä sellaisten sähköpostiketjujen lähettämistä, joissa saattaa olla luottamuksellista tai omistusoikeudellista tietoa hautautuneena tekstiin tai liitteeseen, äläkä paljasta luottamuksellisia tietoja Facebookin tai Twitterin kaltaisissa sosiaalisissa medioissa. Jos et ole varma, onko tieto luottamuksellista tai miten sitä pitäisi käsitellä, keskustele asiasta esimiehesi tai oikeudellisista vaatimustenmukaisuusasioista vastaavan osaston kanssa. MUISTA: Velvollisuutesi suojella Yhtiön omistusoikeudellisia ja luottamuksellisia tietoja jatkuu senkin jälkeen, kun et enää ole Yhtiön palveluksessa. Sinun on palautettava kaikki hallussasi olevat omistusoikeudelliset tiedot, kun lopetat työt Yhtiössä. Henkilötiedot ja tietosuoja Meistä jokaisella, samoin kaikilla liikekumppaneillamme, on oikeus olettaa, että Charles River suojaa yksityisyyttämme, kun se kerää, käsittelee, käyttää tai säilyttää henkilötietojamme. Kunnioitamme tätä vaatimusta noudattamalla henkilötietojen käsittelyssä vaadittuja menettelyjä ja käyttämällä pakollisia turvakeinoja. Vain valtuutetut henkilöt, jotka tarvitsevat kyseiset tiedot, saavat käyttää työntekijöitämme ja liikekumppaneitamme koskevia henkilötietoja. Heidän täytyy säilyttää kyseisten tietojen luottamuksellisuus kaikkina aikoina. Noudatamme niissä maissa, joissa toimimme, kaikkia paikallisia säännöksiä, jotka liittyvät henkilötietojen suojeluun, käsittelyyn ja siirtämiseen. Tällainen säädös on etenkin EU:n direktiivi 95/46/EY sekä mahdolliset muut direktiivit tai määräykset, jotka täydentävät kyseistä direktiiviä tai seuraavat sitä. KYSYMYKSIÄ JA VASTAUKSIA KYSYMYS: Olen töissä Charles Riverin toimipaikassa eräässä Euroopan unioniin (EU) kuuluvassa valtiossa. Miten Charles River suojelee henkilötietojani tässä toimipaikassa sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti? VASTAUS: Charles River on sitoutunut noudattamaan Yhdysvaltojen ja EU:n välistä turvallista käytäntöä, jonka Yhdysvaltojen kauppaministeriö on laatinut EU-maista saatavien henkilötietojen keräämistä, käyttöä ja säilyttämistä varten. Sertifioimme sen mukaisesti itse, että noudatamme turvallisen käsittelyn periaatteita. Jos työntekijöiden henkilötiedot siirretään Yhdysvaltoihin, tarjoamme niille saman tietosuojan tason kuin tiedoille EU:ssa. Lisäksi Charles River ilmoittaa EU:ssa toimiville työntekijöille, jos Yhtiö kerää tai käsittelee sellaisia henkilötietoja, joiden kerääminen tai käsittely ei ole nimenomaan luvallista tai jota ei edellytetä sovellettavan lainsäädännön ja määräysten perusteella. Työntekijöillä on oikeus tarkastaa Charles Riverin hallussa olevat henkilötietonsa sovellettavien säädösten ja määräysten mukaisesti. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä ja kohtelusta on Yhdysvalloissa sovellettavassa Henkilötietojen tietoturvakäytännössä, Henkilötietojen turvallista käsittelyä koskevassa käytännössä ja Verkkosivustojen tietosuojakäytännössämme. Informaatio- ja viestintäjärjestelmät ja -laitteet 23

24 Meidän on käytettävä vastuullisesti elektroniikkajärjestelmiä ja -laitteita, joita Charles River tarjoaa työmme tekemiseen. Niitä ovat esimerkiksi tietokoneet, älypuhelimet ja tabletit. Meidän täytyy suojella näitä järjestelmiä ja laitteita sekä niissä olevia tietoja väärinkäytöksiltä, luvattomalta käytöltä, vahingoittumiselta ja varkauksilta. Emme saa koskaan käyttää näitä järjestelmiä tai laitteita toimintaan, joka on laitonta, epäeettistä tai tässä Ohjeistossa esitettyjen vaatimusten ja odotusten vastaista. Sinun on huolehdittava kaikin tarpeellisin tavoin niiden elektroniikkalaitteiden turvallisuudesta, joita käytät työssäsi Charles Riverissä. Käytä vahvoja salasanoja, älä kerro salasanoja muille äläkä jätä elektroniikkalaitteita suojaamatta. Vältä toimenpiteitä, jotka voivat vaarantaa järjestelmiemme eheyden, kuten luvattomien laitteiden tai ohjelmien asentamista Yhtiön laitteisiin tai järjestelmiin tai oman tietokoneen tai muun elektroniikkalaitteen käyttöä Yhtiön töihin, ellet ole saanut siihen erityistä lupaa. Yhtiön elektroniikkajärjestelmät ja -laitteet sekä niissä olevat tiedot on annettu käyttöömme, jotta pystymme tekemään työmme. Niitä tulisi käyttää vain liiketoimintaan liittyviin tarkoituksiin. Yhtiön tieto- ja viestintäjärjestelmien satunnainen käyttö henkilökohtaisiin tarkoituksiin on hyväksyttävää monissa toimipaikoissamme, jos se tehdään vastuullisesti ja sovellettavien käytäntöjen mukaisesti. Kyseessä on kuitenkin etuoikeus, jota ei pidä käyttää väärin. Koska Charles River omistaa elektroniikkalaitteet, jotka Yhtiö tarjoaa käyttöömme työtämme varten, esimiehet voivat valvoa ja tarkistaa niissä olevia tietoja, myös sinun itsesi niille laittamia tietoja ja kaikkia vastaanotettuja tai lähetettyjä tietoja, ellei tälle ole esteitä paikallisessa lainsäädännössä. Lisätietoja on Yhtiön tietosuojakäytännöissä, kuten Sähköistä viestintää ja internetin hyväksyttyä käyttöä koskevassa käytännössä. KYSYMYKSIÄ JA VASTAUKSIA KYSYMYS: Voinko käyttää Yhtiön tietokonetta ja sähköpostiosoitetta henkilökohtaiseen viestintään? VASTAUS: Yleisesti ottaen Charles Riverin omaisuutta tulisi käyttää vain liiketoimintaan liittyviin tarkoituksiin. Yhtiön omaisuuden satunnainen käyttö henkilökohtaisiin tarkoituksiin on yleensä sallittua, jos käyttö on rajallista, jos se ei häiritse työtehtäviä ja jos se ei sisällä sisältöä, jota toiset voivat pitää loukkaavana tai turhana tai joka ei tuo järjestelmiimme viruksia. On tärkeää muistaa, että Yhtiön elektroniikkalaitteet ja sähköpostitilit ovat Yhtiön omaisuutta, ja esimiehet voivat tarkastaa tietokoneesi ja sähköpostitiliesi sisällön paikallisen lainsäädännön sallimissa rajoissa ja sen mukaisesti. Täsmällisten tietojen laatiminen ja ylläpitäminen Kirjanpitomme ja muiden tietojemme on oltava täydellisiä ja luotettavia. Niiden on kuvastettava kirjattavien liiketapahtumien ja toimenpiteiden todellista laatua täsmällisesti. Emme saa koskaan olla epärehellisiä tai harhaanjohtavia, kun luomme tai pidämme yllä Yhtiön tietoja, tai yrittää johtaa harhaan Yhtiön asiakkaita, johtoa, tilintarkastajia, säätelyviranomaisia tai sijoittajia. Meidän täytyy olla huolellisia kaikessa viestinnässämme, myös sähköposti- ja tekstiviestinnässä. Tiesitkö? Liiketoimintaamme liittyviä tietoja ovat esimerkiksi seuraavat: koetulokset laboratorioraportit taloudelliset raportit 24

25 kuluraportit laskut työaikakirjanpito henkilöstötiedostot ja työntekijöiden arvioinnit liiketoimintasuunnitelmat. Meidän on autettava varmistamaan, että tallentamamme, käsittelemämme ja analysoimamme tiedot pitävät paikkansa ja sisältävät kaikki tarvittavat tiedot ja että ne tallennetaan sovellettavan lainsäädännön, kirjanpitokäytäntöjen ja Yhtiön käytäntöjen mukaisesti. Tämä vaatimus koskee kaikkia liiketoiminnan harjoittamisen yhteydessä tallennettavia tietoja ja kaikkia toimintaamme koskevia raportteja. Meistä jokaisen täytyy varmistaa, että tiedot, joita tallennamme Charles Riverin liiketoimintaa koskeviin tietueisiin, ovat täydellisiä, täsmällisiä ja ajantasaisia. KYSYMYKSIÄ JA VASTAUKSIA KYSYMYS: Palasimme juuri ryhmänä liikematkalta. Jotkut työtoverini ovat ehdottaneet, että odottaisimme kulukorvausvaatimusten kanssa, jotta pystyisimme saavuttamaan tämän vuosineljänneksen tavoitteet. Heidän mukaansa asialla ei ole merkitystä, koska matkalaskut kuitenkin kirjataan myöhemmin. Mitä minun tulisi tehdä? VASTAUS: Kulut on kirjattava sille kaudelle, jolla ne ovat syntyneet. Muuten kyseessä voi olla petos. Varmista, että teet matkalaskusi ajoissa, ja kannusta myös työtovereitasi toimimaan samoin. Jos olet huolissasi siitä, tekevätkö kollegasi matkalaskun ajoissa, keskustele asiasta esimiehesi kanssa tai ilmoita huolestasi johonkin muuhun eettistä toimintaa ja vaatimustenmukaisuutta tukevaan resurssiin. Meidän kaikkien odotetaan hyväksyvän sisäisen valvonnan ja noudattavan määritettyjä menettelyjä. Älä koskaan yritä kiertää Yhtiön menettelyä tai valvontaa, ei edes silloin, kun siitä ei mielestäsi olisi mitään haittaa tai kun se säästäisi aikaa. Toimi aina yhteistyössä tilintarkastajien kanssa äläkä koskaan salaa Yhtiön tietoja heiltä. Kirjanpitomme on oltava myös sovellettavien laillisten vaatimusten mukaista ja vastattava liiketoiminnan tarpeita. Meistä jokainen vastaa hallinnassamme olevien tietojen ja tietueiden oikeellisuudesta ja eheydestä. Meidän tulisi myös tuntea työhömme liittyvät kirjanpitokäytännöt ja - menettelyt. Saat lisätietoja joko toimintaasi liittyvästä asiakirjojen säilyttämistä koskevasta käytännöstä tai ottamalla yhteyttä esimieheesi tai Yhtiön lakiasiainosastoon. Yhtiön lakiasiainosasto saattaa joissakin tutkimuksiin tai oikeusriitoihin liittyvissä tilanteissa ilmoittaa, että sinun on säilytettävä joitakin tietoja tavanomaista pidempään. Tietojen hävittäminen sen vuoksi, etteivät ne paljastuisi oikeudenkäyntimenettelyissä, on Yhtiön käytännön vastaista ja mahdollisesti rikos. KYSYMYKSIÄ JA VASTAUKSIA KYSYMYS: Esimieheni on lomalla, ja minua on pyydetty allekirjoittamaan eräs sopimus Yhtiön nimissä hänen puolestaan. Tiedän, että kyseisestä sopimuksesta on neuvoteltu jo pitkään ja kaikki haluavat, että asia saadaan kuntoon mahdollisimman pian. Voinko allekirjoittaa sen? VASTAUS: Tilanne vaihtelee. Charles Riverissä on käytössä muodollinen valtuutuskäytäntö, jonka tarkoituksena on selkeyttää, kenellä on oikeus toteuttaa ja hyväksyä liiketoimintaan liittyviä järjestelyjä. Jos sinulle on tämän käytännön mukaisesti delegoitu toimivalta allekirjoittaa 25

26 tämäntyyppisiä ja -kokoisia sopimuksia Charles Riverin puolesta, sinulla on oikeus allekirjoittaa sopimus. Muussa tapauksessa sinun on ilmoitettava asiasta hyväksytylle esimiehelle, joka voi allekirjoittaa sopimuksen sääntöjen mukaisesti. Muista, että nämä ovat vähimmäisvaatimuksia ja että joissakin liiketoiminnoissa ja toimipaikoissa saatetaan noudattaa tiukempaa menettelyä. Tarkista asia esimieheltäsi. Jos sinulla on kysyttävää, ota yhteys Yhtiön lakiasiainosastoon. Katso tarkemmat tiedot Hyväksyntävaltuutuskäytännöstämme. Immateriaaliomaisuus Charles Riverin immateriaaliomaisuus kattaa kaikki keksinnöt, kauppasalaisuudet ja liikeideat sekä -tiedot. Immateriaaliomaisuus on yleisesti ottaen pidettävä salaisena. Suojaamme osan immateriaaliomaisuudestamme patenteilla, tavaramerkeillä ja tekijänoikeuksilla. Meidän on suojattava kaikkea immateriaaliomaisuuttamme tarvittavin keinoin. Kunnioitamme myös muiden immateriaalioikeuksia, kuten patentteja, tavaramerkkejä ja tekijänoikeuksia. Älä koskaan käytä tai kopioi ohjelmistoja tai käyttöoikeuden alaisia tietoja muuten kuin sovellettavan käyttöoikeussopimuksen sallimalla tavalla. Muu yhtiöomaisuus Charles Riverin yhtiöomaisuutta on kaikki omaisuus, jonka Yhtiö omistaa tai jota se käyttää liiketoimintatavoitteidensa saavuttamiseen. Yhtiöomaisuutta ovat esimerkiksi fyysinen omaisuus, kuten maa-alueet, laitokset, ajoneuvot, laitteet ja varasto, rahoitusomaisuus, kuten raha, saamiset ja sijoitukset, sekä sopimus- ja käyttöoikeudet. Meidän on suojattava kaikkea yhtiöomaisuutta, joka on annettu haltuumme tai jota meillä on oikeus käyttää, ja käytettävä sitä tehokkaasti. Emme saa hävittää yhtiönomaisuutta tai luovuttaa sitä pois ilman asianmukaisia lupia. Yhtiön varojen henkilökohtainen ja muu luvaton käyttö on kiellettyä. Meistä jokaisella on vastuu suojella Yhtiön omaisuutta häviämiseltä, varastamiselta tai väärinkäytöksiltä. Arvopaperikauppa: Sisäpiirikauppa Saatat työssäsi saada tietoosi Charles Riveriä, asiakasta tai toimittajaa tai jotakin muuta yhtiötä koskevia olennaisia tietoja ennen niiden paljastamista julkisesti. Et saa myydä tai ostaa yhtiön osakkeita tai muita arvopapereita, jos sinulla on kyseistä yhtiötä koskevia olennaisia sisäpiiritietoja. Lainsäädännön ja Yhtiön käytännön vastaista on myös olennaisten sisäpiiritietojen jakaminen tai niistä vihjaaminen kenelle tahansa (myös sukulaiselle tai ystävälle), joka käyttää kyseisiä tietoja kaupankäyntiin, tai yksinkertaisesti kyseisten arvopapereiden oston tai myynnin suositteleminen kenellekään. Olennaisia sisäpiiritietoja ei saa paljastaa kenellekään lukuun ottamatta sellaisia Charles Riverin henkilöitä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työssään, ja muita Yhtiön ulkopuolisia tahoja siltä osin kuin tietojen paljastamiseen on annettu erikseen lupa. Tiesitkö? Sisäpiiritiedolla tarkoitetaan muuta kuin julkista tietoa, jota keskivertohenkilö pitäisi tärkeänä sijoituspäätöksen tekemisen kannalta. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi seuraavat tiedot: yhtiön tuotto tai arviot tai muut taloudelliset tiedot ennen niiden julkaisemista toimintatason merkittävät muutokset 26

27 keskustelut merkittävistä liiketoimista, kuten yritysostoista, yhteisyrityksistä tai yritysten myynneistä tiedot taloudellisesta asemastamme, näkymistä tai suunnitelmista, markkinointi- ja myyntiohjelmista ja T&K-tiedoista ylemmän johdon muutokset, joita ei ole julkaistu merkittävien asiakas- tai toimittajasopimusten saamiset tai perumiset uusien tuotteiden, palvelujen tai prosessien kehittäminen merkittäviin oikeusriitoihin tai viranomaistutkimuksiin liittyvät seikat sisäiset keskustelut ja pohdinnat tärkeistä liiketoimintaan liittyvistä asioista riippumatta siitä, käydäänkö niitä työntekijöiden, johtajien ja/tai hallituksen jäsenten kesken. KYSYMYKSIÄ JA VASTAUKSIA KYSYMYS: Yksi asiakkaistani on pieni pörssiyhtiö. Yhteyshenkilöni kertoi, että tämä yhtiö on saavuttanut hienoa menestystä uuden kehitysvaiheessa olevan tuotteen kanssa. Hänen mielestään yhtiön osakkeen hinta lähtee kovaan nousuun, kun tuloksista kerrotaan noin kuukauden päästä. Voinko ostaa yhtiön osakkeita? VASTAUS: Et. Asiakkaasi yhtiöstään antamat tiedot ovat luultavasti olennaista sisäpiiritietoa. On lainsäädännön ja Yhtiön käytännön vastaista käydä kauppaa jonkin yhtiön arvopapereilla, jos käytettävissä on kyseistä yhtiötä koskevia olennaisia sisäpiiritietoja. Et saa myöskään vihjata tiedoista kenellekään muulle. Et saa tietenkään koskaan käyttää omaksi hyödyksesi luottamuksellisia tietoja, joita saat käyttöösi työsi yhteydessä. Älä käy kauppaa optioilla tai tee hedging-sopimuksia, termiinisopimuksia tai käy spekulatiivista kauppaa Charles Riverin osakkeisiin ja arvopapereihin liittyen. Näin vältetään epäasianmukaisen kaupan vaikutelma, estetään sisäpiirikauppaa koskevien sääntöjen tahaton rikkominen ja varmistetaan, että Yhtiöön sijoittavien hallituksen jäsenten, johtajien ja työntekijöiden edut ovat samat kuin muiden osakkeenomistajien edut. Charles Riverin käytännössä asetetaan lisärajoituksia hallituksen jäsenille, ylemmälle johdolle ja eräille muille työntekijöille koskien Yhtiön arvopapereilla käytävää kauppaa, koska näillä henkilöillä on mahdollisuus saada luottamuksellisia tietoja käyttöönsä säännöllisesti. Yhtiön lakiasiainosasto kertoo, jos sinuun sovelletaan tällaisia lisärajoituksia. Lisätietoja on Sisäpiirikauppaa koskevassa käytännössämme. Jos sinulla on kysyttävää mahdollisuuksistasi ostaa tai myydä osakkeita tai muita arvopapereita, ota yhteyttä Yhtiön lakiasiainosastoon ennen kaupantekoa. 27

28 REHELLISYYS JA AVOIMUUS KAIKESSA GLOBAALISSA TOIMINNASSA Viestimme yleisölle ja toimimme viranomaisten, kilpailijoiden ja liikekumppaniemme kanssa rehellisesti ja avoimesti kaikessa globaalissa toiminnassamme. Maineemme ja yrityksemme menestys ovat kiinni siitä. Maineen suojaaminen paikkansapitävän viestinnän avulla; Sosiaalisen median oikea käyttö Maineemme on tärkein resurssimme. Meistä jokaisen täytyy pyrkiä suojelemaan Yhtiön mainetta ja edistämään sitä kaikessa toiminnassamme. Tietojen ja ilmoitusten, joita julkaisemme liiketoimintamme suorituksista ja taloudellisesta tuloksesta, sekä säätelyviranomaisille (kuten Yhdysvaltojen arvopaperikomissiolle [SEC]) ilmoittamiemme tietojen täytyy olla täydellisiä, oikeudenmukaisia, täsmällisiä, ajantasaisia ja ymmärrettäviä. Emme saa johtaa harhaan viranomaisia, asiakkaitamme, sijoittajiamme tai suurta yleisöä. Työntekijöillä, jotka osallistuvat julkisesti tai viranomaisille ilmoitettavien tietojen valmisteluun, on erityinen vastuu näiden vaatimusten täyttämisestä. Olemme myös perustaneet yleisölle julkaistavia tietoja valvovan julkaisukomitean, joka koostuu ylemmän johdon jäsenistä. Olemme valtuuttaneet rajallisen joukon ihmisiä puhumaan julkisesti Yhtiön nimissä, jotta voimme suojata mainettamme ja brändiämme ja varmistaa, että Yhtiön julkaisemat tai sen puolesta julkaistavat tiedot ovat (1) todenmukaisia ja täsmällisiä, (2) ajantasaisia ja suuren yleisön tiedottamiseen soveltuvalla tavalla jaeltuja ja (3) sovellettavan lainsäädännön mukaisia. Tämä koskee myös viestintää joukkoviestimille, markkina-ammattilaisille ja sijoittajille. Tarkempia tietoja tietojen julkistamista koskevista vaatimuksista ja rajoituksista on Julkaisukäytännössä. Jos sinua ei ole erikseen valtuutettu esiintymään Charles Riverin nimissä, vältä toimenpiteitä, jotka saatetaan ymmärtää siten, että annat lausuntoja Yhtiön nimissä. Ohjaa saamasi kysymykset tai tiedustelut PR-johtajalle tai sijoittajasuhdejohtajalle. Charles River ymmärtää, että työntekijöiden sosiaalinen verkostoituminen voi tarjota Yhtiölle tilaisuuden tunnistettavuuden ja brändin edistämiseen sekä liikesuhteiden lujittamiseen. Katsomme kuitenkin myös, että tällaisiin viestintäkanaviin liittyy tiettyjä riskejä ja että tällaisten sovellusten asianmukaiseen käyttämiseen on kiinnitettävä erityistä huomiota. Jos käytät sosiaalista mediaa, noudata Sosiaalisen median ohjeissa kuvailtuja periaatteita. Varmista muiden vaatimusten lisäksi, että sosiaalisen median käyttösi vastaa Ohjeistoa ja Yhtiön muita käytäntöjä ja että suojelet luottamuksellisia ja omistusoikeudellisia tietoja, kunnioitat tekijänoikeuksia ja reilua käyttöä koskevia lakeja ja että harkitset aina, miten pystyt suojaamaan Yhtiön etuja ja mainetta. KYSYMYKSIÄ JA VASTAUKSIA KYSYMYS: Olin eilen illalla tietokoneella ja näin Charles Riveriä koskevia tietoja eräässä toimialakeskustelussa. Näin luottamuksellisia tietoja, jotka olimme kuulleet työntekijäkokouksessa. Näin myös joitakin Yhtiötä koskevia virheellisiä kommentteja, joihin pitäisi vastata. Mitä voin tehdä ja mitä minun tulisi tehdä? VASTAUS: Ota yhteys kyseiseen Charles Riverin osastoon mahdollisimman pian ja ilmoita näkemistäsi tiedoista, joiden arvelet olevan luottamuksellisia. Älä reagoi virheellisiin tietoihin, ellei sinua ole erikseen valtuutettu esiintymään Yhtiön edustajana. Ilmoita sen sijaan asiasta PR-osastolle, Yhtiön 28

29 lakiasiainosastolle tai sijoittajasuhteisiin. Ne voivat ryhtyä tarvittaviin toimiin virheellisten tietojen korjaamiseksi. Reilu kaupankäynti ja reilu kilpailu Toimimme reilusti suhteissamme asiakkaittemme, toimittajiemme, kilpailijoidemme ja työntekijöidemme kanssa. Meidän on oltava ammattimaisia, emmekä saa hyväksyä epäoikeudenmukaista etua, joka saadaan manipulaatiolla, harhaanjohtavilla lausunnoilla tai väärillä tiedoilla tai millään muulla sellaisella toiminnalla, johon liittyy epäasiallisia tai kyseenalaisia liiketoimintakäytäntöjä. Meidän on aina kerrottava tuotteistamme ja palveluistamme totuudenmukaisesti ja täsmällisesti. Meidän täytyy myös olla puolueettomia ja oikeudenmukaisia toimittajien valinnassa ja käyttää päätösten perustana objektiivisia seikkoja, kuten laatua, hintaa, palvelua ja luotettavuutta. Kilpailumme markkinoilla perustuu hoitomuotoihin liittyvään ja tieteelliseen asiantuntemukseen sekä laatuun, maineeseen, joustavuuteen, reaktiokykyyn, hinnoitteluun, innovaatioihin ja globaaliin toimintaalueeseen. Tavoitteemme on olla johtaja jokaisella markkinalla, jolla toimimme. Uskomme reiluun ja kovaan kilpailuun. Olemme sitoutuneet noudattamaan kaikilta osin sovellettavaa antitrusti- ja kilpailulainsäädäntöä, kuten Yhdysvaltojen antitrustilainsäädäntöä, jota sovelletaan liiketoimintaamme kaikkialla maailmassa. Emme saa harjoittaa toimintaa, jota voitaisiin pitää hintojen sopimisena, kaupankäynnin epäoikeudenmukaisena rajoittamisena tai kilpailijoiden pitämisenä poissa miltään markkinoilta. Meidän on tämän vuoksi vältettävä kilpailijoiden kanssa sellaista viestintää, joka koskee hintoja, asiakkaita, myyntiehtoja, markkinoiden tai alueiden jakamista, markkinointistrategioita, asiakasboikotteja, tuotannon tai palvelujen rajoittamista ja muita kilpailuun liittyviä tietoja. Kun osallistut messuille tai kauppatapaamisiin, vältä keskustelemasta kilpailijoiden kanssa sellaisista aiheista, joiden tiedät olevan kiellettyjä. Jos joku muu aloittaa keskustelun edellä mainituista asioista, lopeta keskustelu välittömästi ja ota yhteys lakiasiainosastoon mahdollisimman pian. Emme saa koskaan esittää valheellisia tai harhaanjohtavia lausuntoja kilpailijoistamme tai käyttää epäasianmukaisia keinoja luottamuksellisten tai omistusoikeudellisten tietojen saamiseen asiakkaalta, kilpailijalta tai muusta lähteestä. Jos olet aloittanut Yhtiön palveluksessa vasta hiljattain tai jos olet toiminut toisen yhtiön konsulttina tai julkishallinnon palveluksessa, älä koskaan käytä tai kerro työssäsi Charles Riverissä luottamuksellisia tai omistusoikeudellisia tietoja, jotka olet saanut tietoosi edelliseltä työnantajaltasi tai ollessasi julkishallinnon tai toisen yhtiön palveluksessa. KYSYMYKSIÄ JA VASTAUKSIA KYSYMYS: Sain asiakkaalta sähköpostin, joka sisältää luottamuksellisia tietoja eräästä kilpailijasta. Tämä kilpailija kilpailee Charles Riverin kanssa asiakkaan uudesta projektista ja luulen, että kilpailijan tiedot lähetettiin minulle vahingossa. Mitä minun tulisi tehdä? VASTAUS: Ota yhteys lakiasiainosastoon mahdollisimman pian. Se pystyy neuvomaan, kuinka vahingossa lähetettyjä tietoja täytyy käsitellä. Älä käytä kilpailijaa koskevia tietoja tai kerro niitä muille ennen neuvojen saamista. 29

30 Hallitusten kanssa tehdyt sopimukset Merkittävä osa liiketoiminnastamme liittyy valtion laitoksiin. Toimimme ehdottoman rehellisesti kaikkien asiakkaittemme kanssa, mutta liiketoimiin valtion viranomaisten kanssa sovelletaan erityissääntöjä. Charles Riverille voidaan määrätä merkittäviä sakkoja ja Yhtiötä ja yksittäisiä työntekijöitä voidaan jopa syyttää rikoksesta, jos julkisiin hankintoihin liittyvää lainsäädäntöä rikotaan. Meidän täytyy muun muassa varmistaa, että kaikki Yhtiön valtion laitoksille lähettämät laskut ovat virheettömiä ja noudattavat julkista hankintaa koskevia sääntöjä. Meidän on oltava totuudenmukaisia ja täsmällisiä kaikissa ilmoituksissa ja sertifikaateissa, joita annamme valtion viranomaisille. Lisäksi on noudatettava seuraavia perussääntöjä: Älä koskaan pyydä tai käytä toisen yhtiön tarjousta tai ehdotusta koskevia tietoja, muusta kuin julkisesta lähteestä saatuja valintatietoja tai muita omistusoikeudellisia tai luottamuksellisia tietoja. Älä koskaan tarjoa lahjoja, palkkioita tai kestitystä valtion viranomaiselle tai hyväksy sellaisia valtion viranomaiselta ilman Yhtiön lakiasiainosaston etukäteen antamaa kirjallista lupaa. Katso myös tämän Ohjeiston kohdat Sopivat lahjat ja kestitys ja Ei lahjontaa tai korruptiota. Noudata kaikkia sellaisten tahojen lahjoja ja voitelua koskevia rajoituksia, jotka pyrkivät saamaan sopimuksen valtion viranomaisilta tai näiden alihankkijoilta. Älä koskaan tarjoa tai vastaanota minkäänlaista korvausta (kuten rahaa, palkkioita, komissioita, luottoja tai lahjoja) tarkoituksenasi päästä alihankkijaksi tai saada suosivaa kohtelua ensisijaiselta urakoitsijalta. Älä koskaan yritä rajoittaa alihankkijan oikeutta myydä tuotteitaan ja palveluitaan suoraan valtion laitoksille. Noudata tarkasti kunkin sopimuksen erityisvaatimuksia sekä kuhunkin sopimukseen sovellettavaa lainsäädäntöä ja määräyksiä. Esitä aina todenmukaiset, täsmälliset ja täydelliset tiedot kaikissa ilmoituksissa ja sertifikaateissa. Varmista, että kaikki kulut veloitetaan ja kirjataan asianmukaisesti ja oikein, mukaan lukien oikea veloitus työtunneista. Älä koskaan keskustele työ- tai konsultointimahdollisuuksista julkishallinnon nykyisen tai entisen työntekijän kanssa ilman Yhtiön lakiasiainosaston etukäteen antamia ohjeita. Ilmoita Yhtiön oikeudellisten vaatimustenmukaisuusasioiden osastolle tai Charles River Helplineen viipymättä, jos epäilet, että petoksiin, eturistiriitoihin, lahjontaan, epäasiallisiin lahjoihin tai palkkioihin liittyvää lainsäädäntöä on rikottu tai että julkiseen hankintaan liittyen on annettu vääriä tietoja tai että niistä on laskutettu väärin. Jos osallistut tuotteiden tai palvelujen tarjoamiseen tai toimittamiseen julkisen hankintasopimuksen perusteella tai jos osallistut jollakin muulla tavalla julkisten sopimusten hoitamiseen tai suorittamiseen, sinun täytyy ymmärtää kaikki julkisia hankintoja koskevat säännöt, määräykset ja yhtiön käytännöt sekä noudattaa niitä. Jos sinulla on kysyttävää, ota yhteys Yhtiön oikeudellisten vaatimustenmukaisuusasioiden osastoon. Kansainväliset kauppasäännökset, kiellot ja rajoitukset Meidän on noudatettava kansainvälisiä sopimuksia ja yleissopimuksia sekä kansallisia, alueellisia ja paikallisia lakeja ja määräyksiä, jotka koskevat globaalia ja kansainvälistä liiketoimintaamme. Tämä koskee muun muassa sertifikaatteja, standardeja, menettelyjä ja dokumentaatiota, joita sovelletaan eläinten inhimilliseen kohteluun, hoitoon ja käsittelyyn myyjien tiloissa ja tutkimuslaitoksissa. Se sisältää 30

31 myös muiden sellaisten lakien noudattamisen, jotka koskevat tavaroiden, palveluiden ja teknologian tuontia tai vientiä, kuten lainsäädäntö, jolla kielletään kauppa tiettyjen maiden, organisaatioiden tai ihmisten kanssa, sekä kansainvälisin boikotteihin osallistumista koskevan lainsäädännön. Pyydä neuvoa Yhtiön oikeudellisten vaatimustenmukaisuusasioiden osastolta, jos osallistut kansainväliseen toimintaan, johon saatetaan soveltaa tällaista lainsäädäntöä, tai jos sinulla on sovellettaviin vaatimuksiin liittyviä kysymyksiä tai huolia. Myös kauppasaarrossa olevien maiden tai erityisesti rajoitettujen henkilöiden tai organisaatioiden kanssa tehtäviin liiketoimiin tarvitaan Yhtiön lakiasiainosaston etukäteen tekemä arvio. Koska tällaisten maiden ja henkilöiden luettelo voi muuttua, tarkista tilanne Yhtiön oikeudellisten vaatimustenmukaisuusasioiden osastolta aina ennen ryhtymistä liiketoimiin sellaisessa maassa, jossa meillä ei ole ollut toimintaa viime aikoina. Katso tarkemmat tiedot Lahjonnan vastaisesta käytännöstämme. KYSYMYKSIÄ JA VASTAUKSIA KYSYMYS: Omassa maassani sovellettava paikallinen lainsäädäntö poikkeaa Ohjeistossa esitetyistä säännöistä. Mitä minun tulisi tehdä? VASTAUS: Jos Ohjeiston vaatimusten ja tietyn alueen lainsäädännön ja käytäntöjen välillä on eroa, keskustele asiasta esimiehesi ja Yhtiön lakiasiainosaston kanssa oikean toimintatavan selvittämiseksi. Meidän täytyy pitää kansainvälisistä liiketoimista tarkasti kirjaa, jotta voimme varmistaa sovellettavien kauppakieltojen ja -rajoitusten noudattamisen. Meistä jokaisen täytyy myös noudattaa kaikkia Yhtiön käytäntöjä ja menettelyjä, kun myymme tai toimitamme tuotteita tai siirrämme teknologiaa maasta toiseen tai kun tuomme maahan jotakin. Meidän täytyy myös varmistaa, että kaikki tulliviranomaisille tai muille tuonnin tai viennin järjestämiseen osallistuville tahoille toimittamamme tiedot ovat täsmällisiä ja todenmukaisia. Poliittinen toiminta, lobbaus ja viranomaisten tiedustelut ja tutkimukset Poliittinen toiminta ja lobbaus Charles River noudattaa lukuisia poliittisia lahjoituksia ja poliittista osallistumista ja toimintaa koskevia lakeja. Charles River ei rahoita tai tue mitään poliittista puoluetta, virkamiestä tai ehdokasta ilman CEO:n, CFO:n ja päälakimiehen etukäteen antamaa lupaa, vaikka lainsäädännössä sallittaisiin poliittisten lahjoitusten tekeminen. Tämä johtuu siitä, että poliittisia lahjoituksia ja poliittista toimintaa saatetaan joissakin tilanteissa pitää epäilyttävinä. Noudatamme myös lainsäädäntöä, joka säätelee yhteyksiämme lainsäätäjiin tai muihin tahoihin tarkoituksena vaikuttaa lainsäädäntöön tai hallinnollisiin toimiin. Jos työhösi liittyy tämänkaltaisia yhteyksiä ja tehtäviä, ota yhteys oikeudellisten vaatimustenmukaisuusasioiden osastoon ja selvitä, onko tilanteessa noudatettava tietojen julkistamista koskevia sääntöjä tai muita sääntöjä. Charles River tukee osallistumistasi politiikkaan yksityishenkilönä omalla ajallasi ja kunnioittaa oikeuttasi antaa henkilökohtaisia lahjoituksia politiikkaan. Emme korvaa yksityishenkilönä tehtyjä poliittisia lahjoituksia suoraan tai välillisesti. Lisätietoja poliittisista lahjoituksista ja poliittisesta toiminnasta on Lahjonnan vastaisessa käytännössämme. Voit myös ottaa yhteyttä päälakimieheemme. 31

32 Yhteistyö viranomaisten tiedusteluissa ja tutkimuksissa Yhtiö saattaa toisinaan saada tiedusteluja viranomaisilta. Niissä saatetaan pyytää tietoja tai ilmoittaa tutkinnasta tai ne saattavat sisältää haasteen. Jos näin tapahtuu, meidän on tärkeää toimia täysin yhteistyössä ja reagoida järjestelmällisesti. Jos saat viranomaisilta tiedustelun, joka ei liity liiketoimintamme tavanomaiseen harjoittamiseen, ota mahdollisimman pian yhteys lakiasiainosastoon. Meidän on kaikissa tilanteissa varmistettava, että vastaamme tällaisiin tiedusteluihin oikein ja todenmukaisesti. 32

33 MUUT TIEDOT Hyväksynnät ja vahvistukset Kaikkien työntekijöiden ja hallituksen jäsenten on luettava tämä Ohjeisto. Sinun on allekirjoitettava hyväksyntä, joka osoittaa, että olet lukenut ja ymmärtänyt tämän Ohjeiston ja suostut noudattamaan tässä Ohjeistossa esitettyjä vaatimuksia tarkasti. Johtotason työntekijöitä, hallituksen jäseniä ja muita roolinsa perusteella Yhtiön sisältä valittuja henkilöitä saatetaan vaatia allekirjoittamaan joka vuosi ja/tai pyydettäessä uusi vahvistuslausunto, joka osoittaa, että he noudattavat tätä Ohjeistoa. Jos sinulla on kysyttävää jostakin tässä Ohjeistossa käsitellystä asiasta, keskustele esimiehesi tai oikeudellisten vaatimustenmukaisuusasioiden osaston kanssa. Muutokset ja vapautukset Yhtiö voi muuttaa Ohjeistoa aika ajoin Yhtiössä, sovellettavassa lainsäädännössä ja parhaissa käytännöissä tapahtuvien muutosten mukaisesti. Sinun on luettava Ohjeisto säännöllisesti ja oltava tietoinen tällaisista muutoksista, koska ne ohjaavat käyttäytymistäsi ja määrittävät käyttäytymisvaatimukset, jotka saattavat vaikuttaa sinuun. Yhtiön oikeudellisten vaatimustenmukaisuusasioiden osasto ja Yhtiön päälakimies ovat ensisijaisesti valtuutettuja ja vastuussa tämän Ohjeiston täytäntöönpanosta ja tulkinnasta (vähäisten muutosten hyväksyminen mukaan lukien). Nämä toimivat Charles Riverin hallituksen hallinto- ja nimeämiskomitean alaisuudessa. Kirjanpitoon, sisäisiin tarkastuksiin tai tilintarkastuksiin liittyvissä asioissa vastuullinen taho on tilintarkastuskomitea. Charles Riverin hallituksen on hyväksyttävä Ohjeiston olennaiset muutokset. Niistä myös tiedotetaan julkisesti. Ainoastaan yhtiön päälakimies tai oikeudellisten vaatimustenmukaisuusasioiden osasto voi myöntää Ohjeiston jotakin määräystä koskevan vapautuksen henkilölle, joka ei ole Charles River Laboratories International, Inc:n hallituksen jäsen tai ylimmän johdon jäsen. Ohjeiston jotakin määräystä koskevan vapautuksen Charles River Laboratories International, Inc:n hallituksen jäsenelle tai ylimmän johdon jäsenelle voi myöntää Yhtiön hallinto- ja nimeämiskomitea, ja siitä on ilmoitettava viipymättä Yhtiön osakkeenomistajille. 33

34 EETTISTÄ TOIMINTAA JA VAATIMUSTENMUKAISUUTTA TUKEVAT RESURSSIT JA MUUT TÄRKEÄT YHTEYSTIEDOT Charles Riverissä on käytettävissä useita vaihtoehtoja ongelmista keskusteluun tai huolenaiheista ilmoittamiseen. Ohjeistossa määritellyt käytännöt ovat saatavana osoitteesta Yhteystaho ja yhteystiedot Kuka tahansa Charles Riverin esimies Paikallinen HR-osasto tai Yhtiön HR-osasto Sisäinen tarkastus Päälakimies tai Yhtiön lakiasiainosasto Oikeudellisten vaatimustenmukaisuusasioiden osasto (Office of Legal Compliance) tai Yhteydenoton syy Keskustelu siitä, täyttääkö ehdotettu toimintatapa lainsäädännön ja Ohjeiston vaatimukset, tai Charles Riverin lainsäädännön noudattamista tai eettistä käyttäytymistä koskevien kysymysten tai huolenaiheiden esittäminen Henkilöstöhallintoon liittyvistä ongelmista ja huolenaiheista keskusteleminen, kuten huoli työntekijöiden syrjinnästä ja häirinnästä; muiden kuin tiedotusvälineiltä tulevien, nykyisiä tai entisiä työntekijöitä koskevien tiedustelujen käsittely Yhtiön kirjanpidon ja tallennettujen tietojen integriteettiin liittyvät kysymykset tai huolenaiheet Ohjeet oikeudellisten vaatimusten noudattamisesta, ilmoitukset viranomaisten tekemistä tietopyynnöistä tai muista tiedusteluista tai asiakirjapyynnöistä, jotka liittyvät oikeudenkäyntimenettelyyn, oikeudellisiin vaatimuksiin tai viranomaisten tiedusteluihin tai tutkimuksiin; kaiken julkisten viranomaisten ja virkamiesten kanssa tehtävän toiminnan koordinointi, mukaan lukien tapaamiset valtion virkamiesten ja viranomaisten edustajien kanssa Keskustelut ongelmista tai huolenaiheista, jotka liittyvät oikeudellisten vaatimusten täyttämiseen tai eettiseen toimintaan; ilmoitukset lainsäädännön tai Ohjeiston rikkomisepäilyistä [email protected] Charles River Helpline Ilmoitukset vaatimustenmukaisuuteen, petoksiin, 34

35 Katso verkkosivuston osoite ja ilmaisnumerot seuraavalta sivulta Sijoittajasuhteet Suhdetoimintaosasto turvallisuuteen tai epäasialliseen käyttäytymiseen liittyvistä ongelmista Yhtiössä. Sinun ei tarvitse kertoa, kuka olet, ellei lainsäädäntö edellytä sitä. Sijoittajayhteisön ja arvopaperianalyytikkojen esittämien kysymysten käsittely Joukkoviestimien kysymysten ja PR-pyyntöjen käsittely IT-osasto tai 8556 Charles Riverin hallituksen hallinto- ja nimeämiskomitea Ilmoitukset Charles Riverissä työssä käytettyjen tietokoneiden tai tietoresurssien ja elektronisten laitteiden turvallisuuteen liittyvistä ongelmista Hallituksen jäsenten ja ylimmän johdon eettiseen toimintaan ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvät asiat 35

36 Charles River Helpline Charles River Hotline on käytettävissä osoitteessa Charles River Hotlineen voi soittaa myös käyttämällä ilmaisnumeroa 24 tuntia vuorokaudessa. Numerot ovat seuraavat: : Yhdysvallat ja Kanadan englanninkieliset ihmiset : Kanadan ranskankieliset ihmiset o Puheluun vastataan englanniksi. Nauhoitteessa pyydetään odottamaan linjalla sen aikaa, kun yhtiö järjestää tulkin auttamaan puhelussa. Aikaa voi kulua 1 3 minuuttia. Älä katkaise puhelua. Jos teet ilmoituksen jostakin muualta kuin Yhdysvalloista tai Kanadasta, toimi seuraavasti: o Soita maan suoraan numeroon (lueteltu jäljempänä). o Kun kuulet kehotteen, valitse o Puheluun vastataan englanniksi. Voit jatkaa puhelua omalla kielelläsi seuraavasti: Ilmoita kieli, jotta sinulle voidaan hankkia tulkki. Tulkin järjestäminen voi kestää 1 3 minuuttia. Älä katkaise puhelua. Australia Optus Telstra Belgia Brasilia Kiina Etelä Etelä mandariininkielinen puhelunvälittäjä Etelä-Kiina kattaa seuraavat alueet: Shanghai, Jiangsu, Zhejiang, Anhui, Fujian, Jiangxi, Hubei, Hunan, Guangdong, Guangxi, Hainan, Chongqing, Sichuan, Yunnan, Tiibetin autonominen alue, Shaanxi, Gansu, Qinghai, Ningxia, Xinjiang ja autonominen alue Englanti C&W British Telecom Suomi Ranska France Telecom Vain Pariisi Telecom Development Saksa

37 Unkari Intia Irlanti UIFN Northern Israel Italia Japani NTT KDDI Softbank Telecom Korea Meksiko Espanjankielinen puhelunvälittäjä Por Cobrar Spanish Alankomaat Filippiinit Puola Skotlanti C&W British Telecom Singapore Espanja Ruotsi 37

38 HAKEMISTO Anonyymit ilmoitukset Antitrusti- ja kilpailulainsäädäntö Aseet Bioturvallisuus Charles River Hotline Charles Riverin omaisuuden käyttö omiin tarkoituksiin Charles Riverin resurssit Charles Riverin tekemä järjestelmien ja sisällön valvonta Eettistä toimintaa ja vaatimustenmukaisuutta tukevat resurssit Ei kostotoimia, lupaus Eläimet, inhimillinen hoito Elektroniikkajärjestelmät ja -laitteet Eturistiriidat Eturistiriitojen ilmoittaminen Häirintä Hallitusten kanssa tehdyt sopimukset Henkilökohtaiset suhteet tai sukulaisuussuhteet (ks. Eturistiriidat) Henkilötiedot ja tietosuoja Huolenaiheiden esittäminen Immateriaaliomaisuus Informaatio- ja viestintäjärjestelmät Inhimillisen hoidon aloite Johtajien ja hallituksen jäsenten luottamusvelvollisuus Kansainväliset tapahtumat ja kauppa Kaupankäyntikäytännöt Kauppakiellot ja -rajoitukset Kilpailijat, vuorovaikutuksen rajoittaminen Kilpailijoita koskevat tiedot Kilpailu- ja antitrustisäädäntö Korruptio ja korruptiokäytännöt Kostotoimet Kurinpitotoimet Lahjat ja kestitys Lahjukset Lahjukset ja lahjonta Laittomat huumeet Liiketiedot Liiketoiminta- ja yritysmahdollisuudet Lobbaus Luottamukselliset tiedot Markkinointi- ja mainosmateriaalit Messut ja kokoukset Olennaisen sisäpiiritiedon vuotaminen Olennaiset sisäpiiritiedot Patentit Poliittinen toiminta ja lahjoitukset Rahoitusomaisuus Sähköpostiviestintä Sisäiset tarkastukset Sisäpiirikauppa Sisäpiiritiedot Sopimukset, valtuutuskäytäntö Sosiaalinen media Syrjintä Taloudellinen etu (ks. Eturistiriidat) Taloudelliset tiedot Tasa-arvo Tavaramerkit Tekijänoikeudet Tiedotus sosiaalisessa mediassa Tietojen tallentamiseen liittyvät vastuut Tietokoneet ja muut elektroniikkalaitteet Tietoliikennejärjestelmät Tietosuoja Tietoturva Toiminta ulkopuolisessa hallituksessa (ks. Eturistiriidat) Työskentely muualla (ks. Eturistiriidat) Työturvallisuus Väkivalta ja väkivallalla uhkaaminen Valtion virkamiehet ja työntekijät Valtuutuskäytäntö Varkaus Varovainen viestintä Viranomaisten tiedustelut ja tutkimukset Yhteydet markkina-ammattilaisiin ja sijoittajiin Yhteydet tiedotusvälineisiin Yhtiön omistamat tiedot Ympäristömääräykset ja kestävyys 38