TYÖ- JA ELINKEINOTOIMISTOJEN TIEDONHALLINTASUUNNITELMA (luonnos )

Transkriptio

1 TYÖ- JA ELINKEINOTOIMISTOJEN TIEDONHALLINTASUUNNITELMA (luonnos )

2 TIEDONHALLINTASUUNNITELMA (THS)-lomakkeiden lukuohje Tiedonhallintasuunnitelma = arkistonmuodostussuunnitelma Tehtäväryhmä/asiaryhmä Tehtävän hoitoon liittyvien ja hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen nimikkeet. Tiedonhallintasuunnitelmaan merkitään kaikki työ- ja elinkeinotoimistossa käsiteltävät asiakirjat. Kaikissa toimistossa ei kuitenkaan käsitellä kaikkia THS:ssa lueteltuja asiakirjoja. Tällaisia asioita ovat esimerkiksi maksulliset palvelut. Asiakirjallisten tietojen luokitus koostuu päätehtävistä, tehtävistä ja asiaryhmistä. Päätehtävät ja tehtävät kuvaavat otsikkotasoja, joiden alle kyseiseen kokonaisuuteen kuuluvat asiaryhmät on lueteltu. Asiaryhmien alla on luettelo kuhunkin ryhmiin sopivista asiakirjatyypeistä. S / L S = asiakirja on saapunut TE-toimistoon L = asiakirja on laadittu TE-toimistossa tapa kertoo rekisterin, johon asiakirja on merkitty (esimerkiksi, tms.) Asiakirjojen kirjaamisesta (diaariin) ei voi täysin yksiselitteistä ohjetta antaa, vaan monien asiakirjojen osalta on mietittävä tapauskohtaisesti, onko asia kirjattava vai ei. Esimerkiksi merkintä HM tarkoittaa sitä, että asiakirja kirjataan järjestelmään harkinnan mukaan. muoto Asiakirjat voivat olla joko sähköisessä tai sessa muodossa tai molemmissa. kertoo sen, arkistoidaanko asiakirjat sähköisessä vai sessa muodossa. Sähköisessä muodossa olevat pysyvästi säilytettävät asiakirjat on (toistaiseksi) tulostettava. Esimerkiksi merkintä /pap tarkoittaa, että asiakirja säilytetään sähköisessä muodossa järjestelmässä, mutta siitä otetaan tuloste pysyvää arkistointia varten (toistaiseksi). AMSissa mainitut säilytysajat koskevat sekä muotoisia että sähköisiä asiakirjoja. Sp = säilytetään pysyvästi arkistolaitoksen määräyksestä. tai joku muu määräaika, jonka ministeriö vahvistaa.

3 Hm = säilytysaika harkinnan mukaan tapauskohtaisesti, ei kuitenkaan pysyvästi. Voa = säilytetään voimassaoloajan eli säilytetään siihen asti kunnes esimerkiksi annetaan uusi ohje, joka kumoaa aikaisemmin annetun. Merkintä voa + 2 v. tarkoittaa sitä, että asiakirjaa säilytetään 2 v. sen voimassaoloajan jälkeen. Psk = palvelussuhteen kesto Syntymäpäiväotantaan (8., 18. ja 28. pv syntyneet) sisältyvät mm. työnhakijatiedot sekä työttömyyskorvauksen ja ammatinvalinnanohjauksen henkilöaktit. Edellä mainitut otannat käsittävät pääsääntöisesti kaikki sekä muodossa että sähköisessä muodossa olevat asiakirjat. Esimerkiksi henkilöasiakkaiden lääkärintodistusten ja/tai niiden kopioiden säilyttäminen otoksessa riippuu siitä, miten asiakirjakokonaisuus voidaan ilman niitä hahmottaa. Mikäli todistuksen tai niiden kopiot toimivat päätöksenteon pohjana, eikä päätöksestä asia kokonaisuudessaan käy ilmi, on ne säilytettävä. Työ- ja elinkeinoministeriön Sähköiset palvelut -ryhmä huolehtii -tietojärjestelmään sisältyvien tietojen poistamisesta sekä otannoista. keskitetysti työ- ja elinkeinoministeriöstä käsin. -järjestelmän metatiedot säilytetään pysyvästi, järjestelmään tallennettujen asiakirjojen poistamisesta huolehtii työ- ja elinkeinoministeriö. Rondo-järjestelmässä taloushallinnon tositteita ja muuta aineistoa säilytetään 20 v. ja henkilöstöhallinnon materiaalia 50 v. Valtiokonttori (VK) ilmoittaa myöhemmin tarkemmin säilytysajoista ja sen, milloin aineistoa aletaan Rondosta poistaa. Kirjanpitolain mukainen säilytysaika on 6 v. Arkistonmuodostussuunnitelmaan on eräiden asioiden ja asiakirjakokonaisuuksien kohdalle tehty merkintä julkisuudesta. Tämä ei tarkoita sitä, että kaikki ao. ryhmään sisältyvät asiakirjat olisivat salassa pidettäviä vaan että ao. ryhmään saattaa sisältyä asiakirjoja, jotka ovat salassa pidettäviä. Myös muissa asiaryhmissä voi olla joko osittain tai kokonaan salassa pidettäviä asiakirjoja. Jokaisen asiakirjan julkisuusaste on määriteltävä tapauskohtaisesti. Asia voi olla julkinen, vaikka siihen sisältyy salassa pidettäviä asiakirjoja! Asiakirjoja koskevia tai niiden käsittelyyn liittyviä täydentäviä tai tarkentavia tietoja. Esimerkiksi pysyvästi säilytettävien asiakirjojen kohdalla viitataan Kansallisarkiston (entinen Valtionarkisto) säilytysaikapäätökseen.

4 Sisällysluettelo 0 YLEISHALLINTO 0.0 YLEISHALLINTO YLEENSÄ Ohjeet, määräykset ja suositukset Yleisluontoiset lausunto- ja selvityyynnöt Hallintokantelut Kansalaiskirjeet 0.1 ORGANISAATIO JA TOIMINTA Ohjeet TE-toimistojen perustaminen, lakkauttaminen, yhdistäminen Työjärjestykset, tehtävien delegointi Toiminnan suunnittelu, kehittäminen ja muu yleinen ohjaus Toimintaan liittyvät sopimukset (eivät liity hankintoihin) Toiminnan seuranta, tilastot, tutkimukset ja selvitykset Aloitteet ja asiakaalaute, muu toiminnan arviointi 0.2 TULOSJOHTAMINEN JA SENTA Tulosjohtaminen ja seuranta 0.3 TARKASTUSTOIMINTA Tarkastustoimintaa koskevat ohjeet ja yleiset asiat Tarkastustoiminta Sisäinen tarkastus 0.4 TOIMIKUNNAT, JOHTORYHMÄT, TYÖRYHMÄT JA VASTAAVAT TE-toimiston asettamat työryhmät Muiden asettamat työryhmät TE-toimiston yhteydessä toimivat toimikunnat TE-toimiston johtoryhmä Toimiala- ja tiimikokoukset 0.5 vapaa 0.6 TIEDONHALLINTA JA TIETOPALVELU Määräykset ja ohjeet Tietoturva, tietosuoja ja asiakirjajulkisuus Tietopyynnöt Asiakirjahallinto ja arkistotoimi Postitusasiakirjat Tietojärjestelmät ja niiden kehittäminen 0.7 VIESTINTÄ JA JULKAISUTOIMI Viestintä Julkaisutoimi 0.8 TURVALLISUUS, VARAUTUMINEN POIKKEUSOLOIHIN Valmiussuunnittelu Muu varautuminen poikkeusoloihin 0.9 MUU YLEISHALLINTO Muut yleishallintoa koskevat asiat 1 HENKILÖSTÖHALLINTO 1.0 HENKILÖSTÖHALLINTO YLEENSÄ Henkilöstöhallinnon ohjeet (ml palkkaus) Yleiset virka- ja palvelussuhdeasiat Barometrit

5 1.1 VIRKAJÄRJESTELYT Virkajärjestelyt (virkojen perustaminen, muuttaminen, lakkautus, virkasopimukset) 1.2 PALVELUSSUHTEEN ALOITTAMINEN Viran täyttö ja muut palvelussuhteet Tilapäiset työntekijät 1.3 PALVELUSSUHTEEN HOITAMINEN Virkavapaudet Vuosilomat ja muut vapaat Poissaoloilmoitukset Palvelussuhderikkomukset Kunnia- ja ansiomerkit, muut huomionosoitukset Virkamatkat Sivutoimien hoito Kehityskeskustelut 1.4 PALVELUSSUHTEEN PÄÄTTYMINEN Eläkkeelle siirtyminen Palveluksesta eroaminen Erottaminen, virastavapauttaminen ja työsuhteen purkaminen 1.5 PALKKAUS Palkkausjärjestelmä, palkanmääräytyminen Palkanmaksu erityistapauksissa Palvelussuhteeseen liittyvien välineiden käyttö 1.6 OSAAMISEN KEHITTÄMINEN Henkilöstön koulutus ja perehdyttäminen Omaehtoinen koulutus, henkilökierto Osaamiskartoitukset ja vastaavat 1.7 TYÖSUOJELU, TYÖTERVEYSHUOLTO JA TYÖHYVINVOINTI Työsuojelu (sisäinen) Työterveyshuolto ja työhyvinvointi 1.8 YHTEISTOIMINTA HENKILÖSTÖN EDUSTAJIEN KANSSA Yhteistyökomitea/ryhmä, muut yhteistyöelimet 1.99 MUU HENKILÖSTÖHALLINTO Muut henkilöstöhallintoa koskevat asiat 2 TALOUSHALLINTO, HANKINTA- JA SOPIMUSASIAT, IRTAIMISTO 2.0 TALOUSHALLINTO YLEENSÄ Ohjeet ja määräykset 2.1 MÄÄRÄRAHAT JA SENTA Talouden suunnittelu, määrärahat ja seuranta 2.2 MAKSULIIKENNE (KANSALLINEN) Maksuliikenne 2.3 TAKAISINPERINTÄ Takaisinperintää koskevat asiat 2.4 HANKINTA- JA SOPIMUSASIAT Kilpailutetut hankinnat, sopimukset Hankinnat ilman kilpailutusta (tavanomaiset hankinnat) 2.5 KÄYTTÖOMAISUUS, IRTAIMISTON HALLINTA JA HOITO Käyttöomaisuus, irtaimiston hallinta ja hoito 2.99 MUU TALOUSHALLINTO Muut taloushallintoa koskevat asiat

6 3 TYÖLLISYYDEN HOITO 3.0 TYÖLLISYYDEN HOITO YLEENSÄ Ohjeet, linjaukset Työllisyyden hoitoa koskevat yleisluontoiset lausuntopyynnöt Työllistämistukia koskevat muutoksenhaut 3.1 TYÖLLISYYSMÄÄRÄRAHOILLA RAHOITETTAVAT HANKKEET Työllisyysmäärärahoilla rahoitettavat hankkeet 3.2 TYÖNANTAJALLE MAKSETTAVAT TYÖLLISTÄMISTUET Palkkatuki yrityksille, muille yhteisöille ja yksityisille työnantajille Palkkatuki kunnille ja kuntayhtymille Palkkatuki oppisopimuskoulutukseen Työllistämistuki valtion virastoille ja laitoksille 3.3 HENKILÖLLE MAKSETTAVAT TYÖLLISTÄMISTUET Starttiraha Työmarkkinatoimenpiteet Osa-aikalisä 3.4 VUOROTTELUVAPAA Vuorotteluvapaa 3.99 MUU TYÖLLISYYDEN HOITO Muut työllisyyden hoitoa koskevat asiat 4 TYÖTTÖMYYSTURVA, PALKKATURVA 4.0 TYÖTTÖMYYSTURVAYLEENSÄ Ohjeet, ohjeistus Työttömyysturvaa koskevat yleisluontoiset kyselyt (ei yksittäistä asiakasta koskevat) 4.1 TYÖVOIMATOIMIKUNTA Työvoimatoimikunnan nimittäminen Työvoimatoimikunta (kokoukset) Valitukset työvoimapoliittisista lausunnoista (työvoimatoimikunnalle) 4.2 TYÖTTÖMYYSTURVA (YKSITTÄISTÄ HENKILÖÄ KOSKEVA) Työttömyysturvaa koskevat lausuntopyynnöt Työvoimapoliittiset lausunnot Valitukset työvoimapoliittisista lausunnoista Työttömyyseläkkeen hakeminen Koulutuäiväraha 4.5 PALKKATURVA Palkkaturvahakemukset 4.99 MUU TOIMEENTULOTURVA Muut toimeentuloturvaa koskevat asiat 5 TYÖVOIMAPALVELUT 5.0 TYÖVOIMAPALVELUT YLEENSÄ Ohjeet Työvoimapalveluja koskevat lausunto- ja selvityyynnöt 5.03 Työvoimapalveluja koskevat muutoksenhaut 5.2 TYÖNVÄLITYS Työnvälitys (yleensä) Liikkuvuusasiat (muuttoavustus, matka-avustus) Kuntouttava työtoiminta Ammatillinen kuntoutus

7 Ryhmätoiminta (seuranta) 5.3 AMMATINVALINTA JA SUUNNITTELU Ohjausasiat ja testaukset, työkokeilut (yksittäistä asiakasta koskevat) 5.4 TYÖVOIMAPOLIITTINEN AIKUISKOULUTUS Koulutussuunnittelu Oppilasvalinnat Koulutuksen seuranta Koulutukseen hakeutumiskustannukset 5.99 MUUT TYÖVOIMAPALVELUT Muut työvoimapalveluja koskevat asiat 6 RAKENNERAHASTOHANKKEET 6.0 RAKENNERAHASTOHANKKEET YLEENSÄ Ohjeet 6.1 PROJEKTIT Projektit (projektin asiakirjat) 6.99 MUUT RAKENNERAHASTOJA KOSKEVAT ASIAT Muut rakennerahastoja koskevat asiat 7 MAAHANMUUTTO, TYÖ- JA OLESKELULUVAT 7.0 MAAHANMUUTTO JA TYÖ- JA OLESKELULUVAT YLEENSÄ Ohjeet 7.1 TYÖ- JA OLESKELULUVAT Työ- ja oleskeluluvat 7.99 MUUT MAAHANMUUTTO JA TYÖ- JA OLESKELULUPIA KOSKEVAT ASIAT Muut maahanmuuttoa ja työ- ja oleskelulupia koskevat asiat 8 ELINKEINOPOLIITTISET ASIAT 8.0 ELINKEINOPOLITTISIET ASIAT YLEENSÄ Ohjeet 8.1 SEUDULLISET YRITYSPALVELUT Seudulliset yrityalvelut 8.99 MUUT ELINKEINOPOLIITTISIA ASIOITA KOSKEVAT ASIAT Muut elinkeinopoliittisia asioita koskevat asiat 9 MAKSULLISET PALVELUT 9.0 MAKSULLISET PALVELUT YLEENSÄ Ohjeet 9.1 MAKSULLISET PALVELUT HRV-palvelut Ammatillisen kuntoutuksen maksulliset palvelut 9.99 MUUT MAKSULLISIA PALVELUITA KOSKEVAT ASIAT Muut maksullisia palveluja koskevat asiat

8 sivu 1 (66) 0 YLEISHALLINTO HALLINTO YLEENSÄ Ohjeet, määräykset ja suositukset - saapunut ohje (S) - saapunut määräys (S) - saapunut suositus (S) HM HM HM voa + voa + voa + Hallintoa koskevat yleisluontoiset ohjeet ministeriöstä, TE- keskuksilta, muilta viranomaisilta ja EU:lta Yleisluontoiset lausunto- ja selvityyynnöt - lausuntopyyntö (S) - lausunto (L) - selvityyyntö (S) - selvitys (L) /pap /pap Lausuntopyyntöihin liittyvät painetut muistiot yms. arkistoidaan muotoisena, ellei niitä ole sähköisesti saatavilla. Substanssiasioita koskevat lausuntopyynnöt ja lausunnot ao. ryhmissä. VA S 50/ VA S 50/ Hallintokantelut JulkL 24.1 k 25, 31, 32 * muoto: in merkittävät asiakirjat (sekä kirjatut että kirjaamattomat) ovat pääsääntöisesti sähköisessä muodossa lukien. Muu asiakirja-muotoista. säilytysaika koskee sekä sähköisiä että muotoisia asiakirjoja. Pysyvästi säilytettäväksi määrätyt asiakirjat tulostetaan

9 sivu 2 (66) - kantelu (S) - lausuntopyyntö (S/L) - lausunto (S/L) - vastaus (L) - vastaus (tiedoksi) /pap /pap /pap /pap VA S 50/ VA S 50/ VA S 50/ VA S 50/ Kansalaiskirjeet JulkL 24.1 k 23, 25, 31, 32 - kirje (S) - lausuntopyyntö (S/L) - lausunto (S/L) - selvityyyntö (S/L) - selvitys (S/L) - vastaus (L) 0.1 ORGANISAATIO JA TOIMINTA Ohjeet Ohjeet ml tilastointia koskevat ohjeet, ohjesäännöt, toimintaohjeet - saapunut ohje (S) - ohje/linjaus (L) HM /pap voa + TE-toimiston laatima, KA 3/ TE-toimistojen perustaminen, lakkaut- Myös toimistojen toimipaikat * muoto: in merkittävät asiakirjat (sekä kirjatut että kirjaamattomat) ovat pääsääntöisesti sähköisessä muodossa lukien. Muu asiakirja-muotoista. säilytysaika koskee sekä sähköisiä että muotoisia asiakirjoja. Pysyvästi säilytettäväksi määrätyt asiakirjat tulostetaan

10 sivu 3 (66) taminen, yhdistäminen - esitys (S/L) - päätös (S/L) - kirje (S/L) - lausuntopyyntö (S/L) - lausunto (S/L) Työjärjestykset, tehtävien delegointi Työjärjestykset, delegointipäätökset ja poikkeukset työjärjestyksiin sekä niitä koskevat lausuntopyynnöt ja lausunnot, muu kirjeenvaihto Reittikartat, kts. kohta päätös (L) - lausuntopyyntö (S/L) - lausunto (S/L) - kirje (S/L) HM /pap VA S 50/ mm. työjärjestys, delegointipäätökset, poikkeukset työjärjestyksiin mm. muu työjärjestyksiin liittyvä kirjeenvaihto * muoto: in merkittävät asiakirjat (sekä kirjatut että kirjaamattomat) ovat pääsääntöisesti sähköisessä muodossa lukien. Muu asiakirja-muotoista. säilytysaika koskee sekä sähköisiä että muotoisia asiakirjoja. Pysyvästi säilytettäväksi määrätyt asiakirjat tulostetaan

11 sivu 4 (66) Toiminnan suunnittelu, kehittäminen ja muu yleinen ohjaus Organisaatiota koskevat asiat, laatuhankkeet, työaikajärjestelyt, tasaarvo ja yhdenvertaisuus, toimintakertomukset - toimintasuunnitelma(l) /pap TE-toimiston laatima, säilytysaikaa ei ole vahvistettu - kehittämisohjelma (L) - laatuhanke - laatuhanke (keskeinen asiakirja) - vuosikertomus (L) - toimintakertomus (L) - lausuntopyyntö (S/L) - lausunto (S/L) - kirje (S/L) HM HM /pap /pap /pap /pap TE-toimiston laatima, säilytysaikaa ei ole vahvistettu KA 8/43/ ( tärkeiksi katsotut ) KA 8/43/ KA 8/43/ esim. muu toiminnan suunnittelua ja kehittämistä koskeva kirjeenvaihto, säilytysaikaa ei ole vahvistettu Toimintaan liittyvät sopimukset (eivät liity hankintoihin) JulkL 24.1 k 17 ja 20 Esim. aiesopimukset, kumppanuussopimukset, palvelusopimukset, palvelusitoumukset yms. ja sopimuksiin liittyvä kirjeenvaihto * muoto: in merkittävät asiakirjat (sekä kirjatut että kirjaamattomat) ovat pääsääntöisesti sähköisessä muodossa lukien. Muu asiakirja-muotoista. säilytysaika koskee sekä sähköisiä että muotoisia asiakirjoja. Pysyvästi säilytettäväksi määrätyt asiakirjat tulostetaan

12 sivu 5 (66) - sopimus (L) - kirje (S/L) /pap voa + KA S 3/ Toiminnan seuranta, tilastot, tutkimukset ja selvitykset - tutkimus/selvitys (L) /pap TE-toimiston laatima (ei painettu), KA S 3/ saapunut tutkimus (TE-toimiston toimintaa koskeva) (S) - muu tutkimus/selvitys (S) - lausuntopyyntö (S) - lausunto (L) HM /pap /pap KA 8/43/2004 ei painotuote VA S 50/ kysely (S) - vastaus (L) 2 v. 2 v. Muiden laatimia tutkimuksia koskevat kyselyt ja niihin annetut vastaukset - tilasto (L) /pap TE-toimiston laatima tilasto, joka ei sisälly työnvälitystilastoon, esim. Työmarkkinakatsaus, ammatinvalinnanohjauksen tilastot yms., KA S 5/ Tilastojen pohja-aineiston voi hä- * muoto: in merkittävät asiakirjat (sekä kirjatut että kirjaamattomat) ovat pääsääntöisesti sähköisessä muodossa lukien. Muu asiakirja-muotoista. säilytysaika koskee sekä sähköisiä että muotoisia asiakirjoja. Pysyvästi säilytettäväksi määrätyt asiakirjat tulostetaan

13 sivu 6 (66) vittää 1. vuoden kuluttua Aloitteet ja asiakaalaute, muu toiminnan arviointi JulkL 24.1 k 25 - aloite (S) - palaute (S) - vastaus (L) - kirje (S/L) - asiakaskysely (L) - vastaus asiakaskyselyyn (S) Digium* Digium* pap/säh pap/säh 2 v. 2 v. 2 v. 2 v. 2 v. HM *osa asiakaskyselyistä tehdään sähköisesti - yhteenveto (asiakaalautteesta tehty) (L) /pap /pap KA 8/43/ Tausta-aineiston saa hävittää, kun yhteenveto on tehty. 0.2 TULOSJOHTAMINEN JA SENTA Määräraha-asiat, kts. kohta Tulosjohtaminen ja seuranta - saapunut ohje (S) - esitys tulostavoitteeksi (L) - tulostavoitesopimus (L) - pöytäkirja (L) - - muistio (L) HM /pap /pap /pap /pap * muoto: in merkittävät asiakirjat (sekä kirjatut että kirjaamattomat) ovat pääsääntöisesti sähköisessä muodossa lukien. Muu asiakirja-muotoista. säilytysaika koskee sekä sähköisiä että muotoisia asiakirjoja. Pysyvästi säilytettäväksi määrätyt asiakirjat tulostetaan voa KA 8/43/ KA 8/43/ tulostavoiteneuvotteluista tehty, KA 8/43/ tulostavoiteneuvotteluista tehty,

14 sivu 7 (66) - tulostavoiteraportti (L) - vuosisuunnitelma (L) - kirje (S/L) * HM /pap /pap KA 8/43/ KA 8/43/ *jos ei ole tulostavoite-esityksen liitteenä muu tulosjohtamista ja seurantaa koskeva kirjeenvaihto 0.3 TARKASTUSTOIMINTA Tarkastustoimintaa koskevat ohjeet ja yleiset asiat - saapunut ohje/ohjesääntö - ohje (L) - tarkastussuunnitelma (L) HM /pap /pap voa + TE-toimiston laatima, säilytysaikaa ei ole vahvistettu TE-toimiston laatima, säilytysaikaa ei ole vahvistettu Tarkastustoiminta JulkL 24.1 k 15, 17 ja 20 Tarkastuskertomukset ja niihin liittyvät asiakirjat - tarkastuskertomus (S) - lausuntopyyntö (S) * muoto: in merkittävät asiakirjat (sekä kirjatut että kirjaamattomat) ovat pääsääntöisesti sähköisessä muodossa lukien. Muu asiakirja-muotoista. säilytysaika koskee sekä sähköisiä että muotoisia asiakirjoja. Pysyvästi säilytettäväksi määrätyt asiakirjat tulostetaan Lausuntopyynnön liitteenä olevat painetut muistiot yms. muo-

15 sivu 8 (66) - lausunto (L) - vastine (L) - kirje (S/L) HM /pap /pap toisia, mikäli niitä ei ole sähköisesti saatavissa VA S 50/ VA S 50/ esim. muut tarkastusta koskeva kirjeenvaihto Sisäinen tarkastus Sisäiset tarkastukset ja niitä koskeva kirjeenvaihto - tarkastusraportti (S) - kirje (S/L) HM säilytysaikaa ei ole vahvistettu säilytysaikaa ei ole vahvistettu 0.4 TOIMIKUNNAT, JOHTORYHMÄT, TYÖRYHMÄT JA VASTAAVAT TE-toimiston asettamat työryhmät - esitys työryhmään nimittämisestä (S/L) - asettamiäätös (L) - päätös (toimiajan pidentäminen, jäsenen vaihdos) (L) - esityslista (L) /pap /pap VA S 50/ KA S/ mikäli ei ole pöytäkirjan liitteenä - pöytäkirja (L) - loppuraportti (L) /pap * muoto: in merkittävät asiakirjat (sekä kirjatut että kirjaamattomat) ovat pääsääntöisesti sähköisessä muodossa lukien. Muu asiakirja-muotoista. säilytysaika koskee sekä sähköisiä että muotoisia asiakirjoja. Pysyvästi säilytettäväksi määrätyt asiakirjat tulostetaan KA 3/

16 sivu 9 (66) - muistio (L) - kirje (S/L) HM sähk/pap /pap HM KA 3/ työryhmien vähämerkitykselliset muistiot, selvitykset, lausunnot ja muu kirjeenvaihto sekä muut lopullisten muistioiden tai ehdotusten työstämisvaiheessa kertyneet pohja-aineistot säilytetään HM Muiden asettamat työryhmät - esitys (työryhmään nimeämisestä) (S) - vastaus (nimeäminen) (L) - asettamiäätös (tiedoksi) (S) - raportti, muistio (tiedoksi) (S) sähk/pap /pap TE-keskusten asettamat TEtoimiston yhteydessä toimivat toimikunnat, kts. kohta säilytys muotoisena, mikäli sähköistä versiota ei ole saatavilla TE-toimiston yhteydessä toimivat toimikunnat Työllisyyden edistämistoimikunta ja sen jaosto(t) - esitys jäsenten nimittämisestä (S/L) - asettamiäätös (S) - päätös (L) - kokouksen asialista/esityslista (L) - pöytäkirja (L) - muistio (L) * muoto: in merkittävät asiakirjat (sekä kirjatut että kirjaamattomat) ovat pääsääntöisesti sähköisessä muodossa lukien. Muu asiakirja-muotoista. säilytysaika koskee sekä sähköisiä että muotoisia asiakirjoja. Pysyvästi säilytettäväksi määrätyt asiakirjat tulostetaan voa + voa + voa + TE-keskus nimeää jäsenet, TEtoimisto sihteerit esim. sihteerin nimittäminen säilytysaikoja ei ole vahvistettu

17 sivu 10 (66) - lausuntopyyntö (L) - lausunto (S) - kirje (S/L) Työvoimatoimiston johtoryhmä JulkL asettamiäätös (L) - esityslista (L) - pöytäkirja (L) - muistio (L) - muu kokousmateriaali (S/L) /pap /pap /pap /pap /pap mikäli ei ole pöytäkirjan liitteenä VA S 50/ VA S 50/ Toimiala- ja tiimikokoukset - esityslista (L) - pöytäkirja (L) - muistio (L) - muu kokousmateriaali (S/L) /pap mikäli ei ole pöytäkirjan liitteenä 0.6 TIEDONHALLINTA JA TIETOPALVELU Määräykset ja ohjeet - saapunut ohje (S) - saapunut määräys (S) HM HM * muoto: in merkittävät asiakirjat (sekä kirjatut että kirjaamattomat) ovat pääsääntöisesti sähköisessä muodossa lukien. Muu asiakirja-muotoista. säilytysaika koskee sekä sähköisiä että muotoisia asiakirjoja. Pysyvästi säilytettäväksi määrätyt asiakirjat tulostetaan voa + voa +

18 sivu 11 (66) - ohje (L) työvoimatoimiston laatima, säilytysaikaa ei ole vahvistettu Tietoturva ja tietosuoja, asiakirjajulkisuus Tietoturvaa ja tietosuojaa sekä asiakirjajulkisuutta koskevat yleisluontoiset asiat: lausuntopyynnöt ja lausunnot, muu kirjeenvaihto, tietojärjestelmä- ja henkilörekiseriselosteet - lausuntopyyntö (S) lausunto (L) - kirje (S/L) HM /pap säilytysaikaa ei ole vahvistettu työvoimatoimiston laatima, säilytysaikaa ei ole vahvistettu esim. tietoturvaa ja tietosuojaa koskevat yleisluontoiset kirjeet ja vastaukset niihin, säilytysaikaa ei ole vahvistettu - tietojärjestelmäseloste (S) - henkilörekisteriseloste (S) voa/ voa/ myös AMSin liitteenä (pysyvästi) TE-toimisto päivittää selosteet omalta osaltaan, esim. yhteystiedot, järjestelmien paikalliset vastuuhenkilöt yms Tietopyynnöt Asiakirjapyynnöt, :n rekisteritietojen tulostuyynnöt, pyynnöt * muoto: in merkittävät asiakirjat (sekä kirjatut että kirjaamattomat) ovat pääsääntöisesti sähköisessä muodossa lukien. Muu asiakirja-muotoista. säilytysaika koskee sekä sähköisiä että muotoisia asiakirjoja. Pysyvästi säilytettäväksi määrätyt asiakirjat tulostetaan

19 sivu 12 (66) saada käyttää ei-julkisia tietokantoja (tutkimusluvat) - tietopyyntö (S) - vastaus tietopyyntöön (L) - tiedonkäyttölupapyyntö (S) säilytysaikaa ei ole vahvistettu säilytysaikaa ei ole vahvistettu säilytysaikaa ei ole vahvistettu - päätös (L) säilytysaikaa ei ole vahvistettu - päätös (tiedoksi) (S) voa TE-toimiston laatima säilytetään käyttöluvan ajan Asiakirjahallinto ja arkistotoimi - lausuntopyyntö (S) - lausunto (L) - tiedonhallintasuunnitelma (arkistonmuodostussuunnitelma) (S) - arkistosääntö/asiakirjahallinnon ohje (S/L) - arkistokaava (L) - arkistoluettelo (L) - hävittämisluettelo (L) - luovutusluettelot (L) säilytysaikaa ei ole vahvistettu TE-toimiston laatima säilytysaikaa ei ole vahvistettu KA S 5/ pysyvään säilytykseen jokainen versio KA S 5/ KA S 5/ KA S 5/ KA S 5/ KA S 5/ * muoto: in merkittävät asiakirjat (sekä kirjatut että kirjaamattomat) ovat pääsääntöisesti sähköisessä muodossa lukien. Muu asiakirja-muotoista. säilytysaika koskee sekä sähköisiä että muotoisia asiakirjoja. Pysyvästi säilytettäväksi määrätyt asiakirjat tulostetaan

20 sivu 13 (66) - diaarikaava - diaarisovelluksen arkistotulosteet KA S 5/ KA S 5/ , arkistotuloste otetaan vuosittain Postitusasiakirjat - saantitodistukset (S) - kirjattujen kirjeiden kuitit (postista) (S) pap/säh * 2 v. Saantitodistus säilytetään sen asiakirjan yhteydessä, joka saantitodistuksella on lähetetty (säilytys yhtä kauan) Tietojärjestelmät ja niiden kehittäminen - kirje (S/L) - vastaus (S/L) - esitys (S/L) - päätös (S/L)) - muistio (S/L) - lausuntopyyntö (S/L) - lausunto (S/L) säilytysaikoja ei ole vahvistettu 0.7 VIESTINTÄ JA JULKAISUTOIMI Viestintä * muoto: in merkittävät asiakirjat (sekä kirjatut että kirjaamattomat) ovat pääsääntöisesti sähköisessä muodossa lukien. Muu asiakirja-muotoista. säilytysaika koskee sekä sähköisiä että muotoisia asiakirjoja. Pysyvästi säilytettäväksi määrätyt asiakirjat tulostetaan

21 sivu 14 (66) - viestintäsuunnitelma (L) - tiedote (L) säilytysaikaa ei ole vahvistettu tai vastaava, KA 8/43/ esite (L) - kampanja-aineisto - erityiskampanja aineisto (keskeinen) (S/L) - lehtileikekokoelma (L) - kirje (S/L) HM HM HM /pap, pap /pap HM esim. työvoimatoimiston asiakkaille tehty yleisluontoinen ohjeistus (painamaton), kts. myös kohta säilytysaikaa ei ole vahvistettu KA 8/43/ KA 8/ viestintää koskeva muu kirjeenvaihto Julkaisutoimi - julkaisu (L) työvoimatoimiston laatima julkaisu, säilytysaikaa ei ole vahvistettu - saapunut julkaisu (S) - kirje (S/L) HM /pap HM julkaisuja koskeva tavanomainen kirjeenvaihto 0.8 TURVALLISUUS, VARAUTUMINEN POIKKEUSOLOIHIN * muoto: in merkittävät asiakirjat (sekä kirjatut että kirjaamattomat) ovat pääsääntöisesti sähköisessä muodossa lukien. Muu asiakirja-muotoista. säilytysaika koskee sekä sähköisiä että muotoisia asiakirjoja. Pysyvästi säilytettäväksi määrätyt asiakirjat tulostetaan

22 sivu 15 (66) Valmiussuunnittelu - saapunut ohje (S) - valmiussuunnitelma (L) - turvallisuus- ja pelastussuunnitelma (L) - kirje kirjataan * kirjataan* kirjataan* kirjataan* /pap* /pap* /pap* /pap* voa + 2 v. voa + 2v. voa + voa + JulkL 24.1 k 8 ja 10, turvaluokka II Valmiussuunnittelua koskevat ohjeet, valmiussuunnitelmat, henkilöstövaraukset, turvallisuus ja pelastussuunnitelmat sekä niitä koskeva kirjeenvaihto *kirjataan tilanteen mukaan joko in (mahdollisuus käyttörajoituksiin) tai erikseen manuaalisesti pidettävään salaisten asioiden diaariin Muu varautuminen poikkeusoloihin - suojelusuunnitelma (L) - tietoturvallisuus- ja toipumissuunnitelma (S) - kriisiviestintäsuunnitelma (L) - kirje (S/L) HM HM HM voa + 2 v. voa + 2 v. voa + 2 v. JulkL 24.1 k 7 ja 8, turvaluokka esim. muu poikkeusoloja koskeva kirjeenvaihto 0.99 MUU YLEISHALLINTO Muut yleishallintoa koskevat asiat Yleishallintoon liittyvät yksittäiset asiat, joita ei voida lukea edellä * muoto: in merkittävät asiakirjat (sekä kirjatut että kirjaamattomat) ovat pääsääntöisesti sähköisessä muodossa lukien. Muu asiakirja-muotoista. säilytysaika koskee sekä sähköisiä että muotoisia asiakirjoja. Pysyvästi säilytettäväksi määrätyt asiakirjat tulostetaan

23 sivu 16 (66) - kirje (S/L) - esitys (S/L) - lausuntopyyntö (S/L) - lausunto (S/L) - selvityyyntö (S/L) - selvitys (S/L) - päätös (S/L) - muu asiakirja (S/L) HM HM HM HM HM HM HM HM * mainittuihin ryhmiin. *in merkityt sähköisessä muodossa, muut sena 1 HENKILÖSTÖHALLINTO 1.0 HENKILÖSTÖHALLINTO YLEENSÄ Henkilöstöhallinnon ohjeet (ml palkkaus) - saapunut ohje (S/L) - ohje (L) HM voa + Ministeriöstä, TE-keskuksilta ja muilta viranomaisilta työvoimatoimiston laatima, säilytysaikaa ei ole vahvistettu - henkilöstösuunnitelma (S/L) - henkilöstöohjelma (S/L) voa + voa + säilytysaikaa ei ole vahvistettu Yleiset virka- ja palvelusuhdeasiat * muoto: in merkittävät asiakirjat (sekä kirjatut että kirjaamattomat) ovat pääsääntöisesti sähköisessä muodossa lukien. Muu asiakirja-muotoista. säilytysaika koskee sekä sähköisiä että muotoisia asiakirjoja. Pysyvästi säilytettäväksi määrätyt asiakirjat tulostetaan

24 sivu 17 (66) - virka-/työehtosopimus (S) - kirje (S/L) HM HM virka- ja palvelussuhde asioita koskeva kirjeenvaihto Barometrit - yhteenveto vastauksista (S) kirje (S/L) 1.1 VIRKAJÄRJESTELYT Barometreja koskeva kirjeenvaihto Virkajärjestelyt - saapunut päätös (S) - päätös (L) - virkasopimus (L) /pap psk + / 50 v. Virkojen ja toimien perustaminen, muuttaminen ja lakkauttaminen, täyttöluvat ja muut virkojen hoitoon liittyvät järjestelyt, esim. virkasopimukset TE-toimiston tekemä päätös, KA S 3/ säilytysaikaa ei ole vahvistettu Mikäli virkasopimus koskee palkkausta säilytysaika on 50 v. Työaika yms. järjestelyjä koskevat virkasopimukset psk PALVELUSSUHTEEN ALOITTAMINEN * muoto: in merkittävät asiakirjat (sekä kirjatut että kirjaamattomat) ovat pääsääntöisesti sähköisessä muodossa lukien. Muu asiakirja-muotoista. säilytysaika koskee sekä sähköisiä että muotoisia asiakirjoja. Pysyvästi säilytettäväksi määrätyt asiakirjat tulostetaan

25 sivu 18 (66) Viran täyttö ja muut palvelussuhteet Vakinaiset ja määräaikaiset virat, työsopimussuhteiset Hakuprosessin aloitus, päätös ja keskeiset pysyvästi säilytettävät asiakirjat tallennetaan in. Helissä asiakirjat säilyvät 2 v. - hakuilmoitus - hakemus - hakemus (valittu) - hakemus (valitsematta jäänyt) Heli, Heli, Heli Heli Heli,, Heli Heli, Heli 2 v. 2 v. palvelussuhteen kesto 2 v. JulkL 24.1 k 29, 31 ja TE-toimistot voivat halutessaan tehdä hakijaluettelot myös in, hakemuksia ei kuitenkaan skannata sinne lukuun ottamatta valitun hakemusta. - yhteenveto hakijoista - nimitysmuistio/esitys - henkilöstön kannanotto toimistonjohtajan nimitykseen (yt-menettely) - nimittämiskirja - työsopimus - ilmoitus valinnasta hakijoille (valitsematta jääneet) Heli, Heli, Heli, /pap /pap /pap Heli 2 v. KA 3/ KA 3/ KA 3/ lähetetään TE-keskukselle lähetetään TE-keskukselle * muoto: in merkittävät asiakirjat (sekä kirjatut että kirjaamattomat) ovat pääsääntöisesti sähköisessä muodossa lukien. Muu asiakirja-muotoista. säilytysaika koskee sekä sähköisiä että muotoisia asiakirjoja. Pysyvästi säilytettäväksi määrätyt asiakirjat tulostetaan

26 sivu 19 (66) Tilapäiset työntekijät - harjoittelusopimus (L) - sitoumus/suostumus - kirje (S/L) HM /pap Ei virka- eikä palvelussuhteessa olevat, esimerkiksi harjoittelijat, siviilipalvelusmiehet, työllistetyt yms. esim. siviilipalvelusmiehiä palkattaessa esim. tilapäisten työntekijöiden palkkaamista koskeva kirjeenvaihto 1.3 PALVELUSUHTEEN HOITAMINEN Virkavapaudet - hakemus (S) - päätös (L) - vuorottelusopimus (oma henkilökunta) (L) - osa-aikalisähakemus (oma henkilökunta) (S) - päätös osa-aikalisästä PersonecF* PersonecF* henkilöakti henkilöakti henkilöakti henkilöakti henkilöakti * PersonecF (Fortime) ei ole käytössä kaikissa työvoimatoimistoissa, tällöin TE-keskus hoitaa rekisteröinnin Vuosilomat ja muut vapaat* - hakemus (S) - päätös (L) PersonecF* PersonecF* henkilöakti henkilöakti * muoto: in merkittävät asiakirjat (sekä kirjatut että kirjaamattomat) ovat pääsääntöisesti sähköisessä muodossa lukien. Muu asiakirja-muotoista. säilytysaika koskee sekä sähköisiä että muotoisia asiakirjoja. Pysyvästi säilytettäväksi määrätyt asiakirjat tulostetaan * PersonecF (Fortime) ei ole käytössä kaikissa työvoimatoimistois-