Näytesivut. 4.1 Kirjanpitomuodon valinta Käsikirjanpito Koneellinen kirjanpito

Transkriptio

1 4 KIRJANPIto KÄYTÄNNÖSSÄ 4.1 Kirjanpitomuodon valinta Käsikirjanpito Kirjanpito voidaan hoitaa käsin, vaikkakin se on nykypäivänä varsin harvinaista. Kirjanpito hoidetaan tällöin esimerkiksi monisarakkeisella tilikirjalla eli niin sanotulla amerikkalaisella päiväpääkirjalla. Tässä tilikirjassa on se etu, että siinä on valmiiksi laadittu tilijärjestelmä tililuetteloineen ja kirjausohjeineen. Järjestelmässä suurimmalla osalla tileistä on omat valmiiksi numeroidut sarakkeensa. Järjestelmään liittyy myös kirjanpitolain vaatimukset täyttävä ennalta sidottu tasekirja. Tasekirjan rinnalle joudutaan käsin tehtävässä kirjanpidossa laatimaan jälkikäteen sidottu tasekirja, jotta osakeyhtiö- ja asunto-osakeyhtiölakien tilinpäätös- ja toimintakertomussäännökset voidaan ottaa huomioon. Ennalta sidottu tasekirja ei käytännössä sovellu hyvin sekä kirjanpitolain että osakeyhtiö- ja asunto-osakeyhtiölakien vaatimukset täyttävän tilinpäätöksen tasekirjaksi. 25 Käsin pidetyn kirjanpidon heikkouksia ovat hitaus ja rajoitettu tilien määrä sekä se, että raportit (tuloslaskelma, tase, vertailut edelliseen vuoteen ja talousarviovertailut) joudutaan laatimaan käsin Koneellinen kirjanpito Yhtenä vaihtoehtona on se, että isännöitsijä tai hänen edustajansa tiliöi eli varustaa tositteet tilinumeroilla ja lähettää ne sen jälkeen kirjanpitotoimistoon tallennettavaksi. Sieltä saadaan (kuukausittain) päiväkirja, pääkirja, tuloslaskelmat ja taseet ver- 25 Päiväpääkirjaa voi kuitenkin käyttää siten, että päiväpääkirjan vientien loppuun laaditaan kirjanpidosta johdettu tilinpäätös, jonka jälkeen laaditaan sidottu koneella kirjoitettu tasekirja. Tasekirjaan voidaan sitten sijoittaa osake- ja asunto-osakeyhtiölakien ja kirjanpitolain mukainen tilinpäätös ja toimintakertomus. KIRJANPIto KÄYTÄNNÖSSÄ 53

2 tailuineen sekä talousarviovertailu. Kirjanpitotoimiston järjestelmistä saadaan myös tilinpäätösraportit. Osakeyhtiö, asunto-osakeyhtiö- ja kirjanpitolain vaatimukset täyttävä tilinpäätös ja toimintakertomus laaditaan tällöin jälkikäteen sidottuun tasekirjaan. Tilivienneissä on syytä käyttää apuna tiliöintileimaa, joka lyödään tositteeseen ja johon tiliöinti tehdään. Tämä helpottaa materiaalin käsittelyä tallennusvaiheessa. Leima voi olla esimerkiksi seuraavanlainen: Tos. nro pvm Hyv. Til. nro Debet Kredit Toinen vaihtoehto on, että isännöitsijä hankkii kirjanpito-ohjelman ja hoitaa omatoimisesti koko juoksevan kirjanpidon sekä tilinpäätöksen laatimisen. Suositeltavin tapa lienee hoidattaa kirjanpito ja isännöinti kokonaan ammattitaitoisessa isännöitsijätoimistossa. Tämän vaihtoehdon etuna on muun muassa se, että samalla saadaan taloyhtiön käyttöön kirjanpidon ja verotuksen ammattitietous. 4.2 Tilinavaus Tilinavaus suoritetaan edellisen vuoden vahvistetun tilinpäätöksen perusteella. Kaavamaisesti esitettynä avaus tapahtuu seuraavasti: D t Avaus K t Shekkitili Shekkitili Tontti Tontti Rakennus Rakennus 54 Kiinteistöyhtiön kirjanpito ja tilinpäätös

3 Liittymismaksut Liittymismaksut Lyhytaikaiset velat Lyhytaikaiset velat Pitkäaikaiset velat Pitkäaikaiset velat Osakepääoma Osakepääoma Rakennusrahasto Rakennusrahasto Edel. tilikauden voitto/tappio Edellisen tilikauden voitto/tappio Tilinavaus, kirjanpidon pääkirjatilien saldojen siirtäminen tuloslaskelmaan ja taseeseen sekä tilikauden tuloksen merkitseminen taseeseen eivät ole liiketapahtumia, minkä vuoksi ne saadaan tehdä teknisesti automaattisesti ilman tositteita ja kirjanpitomerkintöjä. Tasetilin avulla siirretään rahoitustilien ja pitkävaikutteisten menojen sekä velkojen ja oman pääoman tilien saldot seuraavalle tilikaudelle. Sarakemuotoisessa kirjanpidossa avaustase kirjoitetaan sivusarakkeelle, josta viennit voidaan purkaa omille tileilleen. Avauksessa debet viennit viedään debet puolelle ja kredit viennit kredit puolelle. Tilinavauksessa epäselvyyttä saattaa aiheuttaa siirtyvien erien (siirtovelat ja siirtosaamiset) käsittely. Siirtyvät erät voidaan purkaa kahdella eri tavalla. Siirtosaamiset ja siirtovelat voivat olla esimerkiksi seuraavanlaisia: KIRJANPIto KÄYTÄNNÖSSÄ 55

4 Siirtosaamiset Siirtovelat Vuokrasaatava X Oy:ltä 200 Vesilasku 300 Kaukolämpölasku Korkovelka Esimerkki 1 Siirretään siirtosaamiset ja siirtovelat kokonaissummina omille tileilleen. Siirtosaamiset ja siirtovelat puretaan vasta maksujen tapahduttua seuraavan tilikauden aikana. Avausvaihe Maksuvaihe Avaustase 200 Siirtosaamiset 200 Siirtosaamiset Siirtovelat Siirtovelat vesilaskun kaukolämpölaskun lainanlyhennyksen yhteydessä koron Shekkitili 200 X Oy maksanut rästivuokran Siirtosaamiset 200 Siirtovelat Kuten esimerkistä 1 näkyy, avatut siirtosaamis ja siirtovelkatilit puretaan maksujen kerryttyä tyhjiksi. Kun siirtyvät erät puretaan tällä tavalla, yhtiöllä on varmuus siitä, että siirtyvät erät tulevat asianmukaisesti selvitetyiksi maksuvaiheessa. Tileillä oleva saldo muistuttaa esimerkiksi vuokrarästien olemassaolosta. 56 Kiinteistöyhtiön kirjanpito ja tilinpäätös

5 Esimerkki 2 Puretaan siirtyvät erät jo avausvaiheessa suoraan omille tileilleen, ja kirjataan maksuvaiheessa tulo ja meno kokonaisuudessaan vastaaville tileille. Avausvaihe Avaustase Vuokratulot 200 Siirtosaamiset 200 Vesimaksut Siirtovelat Maksuvaihe vesilaskun kaukolämpölaskun Shekkitili 200 X Oy maksaa rästivuokran Kaukolämpömaksut Korkokulut 200 Vuokratulot 200 Vesimaksut Kaukolämpömaksut Korkokulut lainanlyhennyksen yhteydessä koron Esimerkissä 2 siirtyvät erät on purettu suoraan kulu ja tuottotilien kautta. Siirtyvät erät eivät näin ollen vaikuta seuraavan vuoden tulokseen. Tämän purkumenettelyn KIRJANPIto KÄYTÄNNÖSSÄ 57

6 huonona puolena on, että esimerkiksi rästivuokra voi ainakin teoriassa hukkua tuottotilille ja jäädä kokonaan perimättä, jos sitä ei seurata esimerkiksi reskontran kautta. Edellä olevia menettelytapoja arvioitaessa tulee huomioida, että vain osa siirtyvien erien euromääristä tiedetään yleensä tarkasti (esim. ostovelat ja saamiset kiinteistöjen tuotoista). Osa eristä, kuten siirtovelat ja -saamiset, on taas ainakin osin arviomääräisiä. 26 Tällöin esimerkin 1 tilanteessa tulee varmistaa, ettei taseeseen jää aiheetonta saldoa maksujen tapahduttua. 4.3 Viennit Seuraavassa käsitellään tiliristikkojen avulla yleisimpiä kiinteistöalalla tapahtuvia vientejä Tulon kirjaaminen Tulojen kirjaaminen maksuperusteisesti Kun tapahtumat kirjataan kirjanpitoon vasta silloin, kun ne on saatu pankkitilille, pidetään kirjanpitoa maksuperusteisesti. Mikäli kirjanpitoa pidetään tällä tavoin, on vuokra ja vastikesaamisista pidettävä jatkuvasti apukirjanpitoa. Apukirjanpitona voi tulopuolella olla vuokrankantokirja (vuokra-/vastikereskontra). Tulo syntyy esimerkiksi yrityksen myydessä tavaroita tai palveluita asiakkailleen. Kun kiinteistöyhtiö esimerkiksi vuokraa tilojaan ja vuokralainen maksaa vuokran shekkitilille, shekkitilin varat lisääntyvät. Maksu kirjataan siten shekkitilin debetpuolelle. Shekkitili (tasetili) Vuokratulot (tuloslaskelmatili) Shekkitilin (tasetili) debet-kirjaus kertoo, että shekkitilille on tullut euron suoritus vuokranmaksun johdosta. Taseen varat kasvavat. Tulotilin kredit-kirjaus kertoo taas, että yhtiö on saanut tulon, jotka esitetään tuloslaskelmassa tuottona. 26 Siirto- ja ostovelkojen eroista ks Kiinteistöyhtiön kirjanpito ja tilinpäätös

7 Tulojen kirjaaminen suoriteperusteisesti Yleisimmin kirjaukset tehdään tilikauden aikana kirjanpitoon kirjaamalla tulo silloin, kun suorite (vastike, vuokra yms.) on luovutettu. Näin ollen vastike ja vuokra kirjataan kirjanpitoon sille kuukaudelle, jolle ne suoriteperiaatteen mukaisesti kuuluisivat, vaikka maksu tapahtuisi myöhemmin. Tätä kirjaustapaa kutsutaan suoriteperusteiseksi kirjanpidoksi. Suoriteperusteinen kirjanpito edellyttää yleensä myyntisaamistilin ja muiden vastaavien tilien jatkuvaa käyttöä. Vuokratulo kirjataan suoriteperusteisesti asianomaiselle kuukaudelle maksusta riippumatta. Saamiset kiinteistön tuotoista (tasetili) Vuokratulot (tuloslaskelmatili) Kun vuokralainen maksaa vuokransa, on kirjaus seuraavanlainen: Shekkitili (tasetili) Saamiset kiinteistön tuotoista (tasetili) Shekkitilin varat kasvavat ja saamistili nollautuu maksun johdosta (tämän saamisen osalta). Vastikkeet ja vuokrat voidaan viedä ensin vuokrankantokirjaan (reskontraan) huoneistokohtaisesti. Vastikkeet ja vuokrat kirjataan reskontraan suoriteperusteisesti niin sanottuina tavoitteina, jotka siis siirretään kuukausittain pääkirjanpitoon maksusta riippumatta. Esimerkiksi vuokrankantokirjan tammikuun yhteissumma, joka on tullut yhtiön shekkitilille, kirjataan kuukauden lopussa asianomaisille kirjanpidon tileille seuraavasti: Saadut suoritukset tammikuulta: Vastikkeet tammikuu Myymälävuokra tammikuu Vuokrarästi joulukuulta Shekkitilille tullut yht. tammikuu Kirjattu tuloksi ja saatavaksi jo joulukuussa. KIRJANPIto KÄYTÄNNÖSSÄ 59

8 Shekkitili Vastikkeet Vuokrat Siirtosaamiset Vastaavin periaattein kirjataan muut yhtiön saamat tulot. Tulo kirjataan rahan lähteenä asianomaisen tulotilin kredit-puolelle ja tulonvähennys (esim. annettu vuokranalennus) tilin debet-puolelle. Tulonvähennykset Menon kirjaaminen Tulotilit Tulot Menojen kirjaaminen maksuperusteisesti Kun tapahtumat kirjataan kirjanpitoon vasta silloin, kun ne on maksettu pankkitililtä, pidetään kirjanpitoa maksuperusteisesti. Mikäli kirjanpitoa pidetään maksuperusteisesti, on ostovelat voitava jatkuvasti selvittää jonkin apukirjanpidon avulla. Apukirjanpitona voi olla menopuolella esimerkiksi maksamattomien laskujen kansio (ostoreskontra). Meno syntyy esimerkiksi yrityksen ostaessa tavaroita tai palveluita käyttöönsä. Kun kiinteistöyhtiö esimerkiksi maksaa ostamiaan jätehuoltopalveluita shekkitililtä, shekkitilin varat vähenevät, joten maksu kirjataan shekkitilin kredit-puolelle. Shekkitili (tasetili) Jätehuolto (tuloslaskelmatili) Shekkitilin kredit-kirjaus kertoo, että shekkitililtä on lähtenyt 500 euron suoritus jätehuoltomaksun johdosta. Taseen varat pienenevät. Menotilin debet-kirjaus kertoo, että yhtiö on maksanut menon, jotka esitetään tuloslaskelmassa kuluna. 60 Kiinteistöyhtiön kirjanpito ja tilinpäätös

9 Menojen kirjaaminen suoriteperusteisesti Yleisimmin kirjaukset tehdään juoksevaan kirjanpitoon siten, että meno kirjataan jo silloin, kun suorite (tavara tai palvelu) on otettu vastaan. Meno kirjataan kirjanpitoon siis suoriteperusteisesti. Suoriteperusteinen kirjanpito edellyttää yleensä ostovelkatilien jatkuvaa käyttöä. Esimerkiksi jätehuoltomaksu kirjataan asianomaiselle kuukaudelle maksusta riippumatta. Ostovelat (tasetili) Jätehuolto (tuloslaskelmatili) Kun yhtiö maksaa jätehuoltomaksun, on kirjaus seuraavanlainen: Shekkitili (tasetili) Ostovelat (tasetili) Shekkitilin varat pienenevät ja ostovelka nollautuu tämän velan osalta. Vastaavin periaattein voidaan kirjata yhtiön muut menot. Meno kirjataan rahan käyttönä menotilin debet-puolelle. Menonvähennys (esim. saatu alennus tai hyvitys) kirjataan tilin kredit-puolelle. Menot Rahoitustapahtumat Menotilit Menonvähennykset Rahoitustapahtumia ovat kassaan ja pankkitileille tulevat sekä niiltä lähtevät maksut (tulot ja menot). Lisäksi rahoitustapahtumia ovat pääomansijoituksista ja -palautuksista sekä voitonjaosta aiheutuvat maksut. Lainanantaminen on kiinteistöyhtiöissä poikkeuksellista 28. Jos lainaa kuitenkin annetaan, olisivat kirjaukset seuraavanlaiset: 28 Asunto-osakeyhtiölain alainen yhtiö saa antaa rahalainaa vain, jos velallinen ei kuulu yhtiön lähipiiriin ja laina on tarpeen yhtiön rakennuksen huoltoa tai käyttämistä varten. Sama koskee vakuuden antamista. Rajoitukseen on poikkeuksia mm. konserniolosuhteissa tai jos lainanannosta tehdään enemmistöpäätös yhtiökokouksessa (ks. AOYL 11:7 8 ). KIRJANPIto KÄYTÄNNÖSSÄ 61

10 Shekkitili (tasetili) Lainasaamiset (tasetili) Koska kyseessä on lainananto, eivät kirjaukset kulje tuloslaskelmatilien kautta. Koron maksun osalta tilanne olisi toinen. Se tuloutuisi tuloslaskelman korkotuottoihin. Shekkitili (tasetili) Korkotuotot (tuloslaskelmatili) Pääomatilit Pääomatileillä seurataan mistä yhtiön on hankkinut rahoituksensa. Rahoitus voi olla oman tai vieraan pääoman ehtoista Vieras pääoma Seuraavassa on kaksi esimerkkiä lainan käsittelystä kirjanpidossa. Esimerkki 1 Nostetaan shekkitilille uusi luotto , josta pankki perii luottovarausprovisiota 150 ja kuluja Shekkitili Lainat rahoituslaitoksilta Muut rahoituskulut 170 Esimerkki 2 Lyhennetään lainaa ja maksetaan korot ajalta , yhteensä Siirtoveloissa on tilinpäätöksessä jaksotettua korkovelkaa 1 500, jota ei ole purettu (korkokulutilille) tilinavauksessa. 29 Oman pääoman ehtoinen rahoitus on esimerkiksi osakeannissa osakkeenomistajilta saatua rahaa. Vieraan pääoman ehtoista rahoitusta on esimerkiksi rahalaitoksesta remonttia varten saatu laina. 62 Kiinteistöyhtiön kirjanpito ja tilinpäätös