1. Matkustuksesta aiheutuvien kulujen korvauksista, Valtion matkustussäännöstä poimittua: 7 Muut matkustamiskustannusten korvaukset

Transkriptio

1 ULKOPOLIITTINEN INSTITUUTTI Helsinki Täsmennettyjä ohjeita matkustuskuluista ja Eurocardin käytöstä Ulkopoliittisessa instituutissa noudatetaan valtion virastojen matkustussääntöä sekä valtion maksuaikakortin (Eurocardin) käytöstä annettuja määräyksiä. Instituutin kirjanpito on julkista ja kaikkiin laskuihin on merkittävä täsmällisesti maksujen perusteet, osallistujat sekä hankittava toimivaltaisen esimiehen hyväksyntä. Jokaisen työntekijän, joka tekee matkalaskun tai käyttää Eurocardia, tulee tuntea valtion yleiset säännöt siitä, mikä on valtiolla hyväksyttävä meno ja mikä ei ole. Valtion matkustussääntö löytyy suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi sekä UPIn intrasta että valtiovarainministeriön sivuilta /06_valtion_tyomarkkinalaitos/ Valtio/name.jsp Esimiesasemassa olevat ovat oikeudellisesti vastuullisia toimiessaan kustannusten hyväksyjinä. Heidän tulee perehtyä valtion maksumenettelyyn sekä siitä annettuihin ohjeisiin. Ulkopoliittisen instituutin omissa määräyksissä ei toisteta uudelleen samaa ohjeistusta, joka on saatavissa esimerkiksi eduskunnan, valtiovarainministeriön taikka Valtiokonttorin sivuilla. Seuraavassa tuodaan esille muutamia yleisimmin esiintyneitä epätarkoituksenmukaisuuksia instituutin sisäisessä toiminnassa sekä annetaan ohjeita toiminnan selkeyttämiseksi. 1. Matkustuksesta aiheutuvien kulujen korvauksista, Valtion matkustussäännöstä poimittua: 7 Muut matkustamiskustannusten korvaukset Asianomaiselle maksetaan korvaus matkalipusta sekä hänen suorittamistaan paikka- ja makuupaikkalipuista, välttämättömistä työvälineiden kuljettamisesta aiheutuneista rahtimaksuista sekä muista niihin verrattavista välttämättömistä varsinaiseen matkustamiseen kuuluvista maksuista. Lentokentällä, rautatieasemalla ja hotellimajoituksen yhteydessä perittävä auton seisontapaikkamaksu korvataan tositteen mukaisesti, kuitenkin enintään kolmelta päivältä kutakin virkamatkaa kohti. Taksilla, tilauslentokoneella, vuokra-autolla tai muulla tavalla suoritetusta matkasta korvataan maksettu, kuitenkin enintään kohtuulliseksi katsottava maksu. Tarkoittaa sitä, että UPI:ssa matkaliput tulee tilata Kaleva Travelsista, ellei muulla tavoin hankittu lippu ole olennaisesti (vähintään100 euroa) edullisempi. Jos julkisilla pääsee hyvin (matkat Hgin keskustassa, taksin käyttö on poikkeus (katso alla 19 ). Useampi matkustaja sekä kuljetettavat tavarat voivat myös olla syitä taksin käyttöön. Taksimatkat maksetaan Eurocardilla ja siihen merkitään tarvittavat tiedot. Matkustettaessa työasioissa julkisilla välineillä, lipun voi maksaa kännykällä. Rule Bookissa on todettu: Taksin käyttö ulkomaan matkoilla on sallittua, mikäli matkustusajankohta tai aikataulusyyt sitä edellyttävät. Kustannukset korvataan asianmukaista tositetta vastaan. Lentokenttäyhteyksissä on taksin käyttö myös sallittua. Helsingin ydinkeskustassa liikuttaessa tulisi käyttää joukkoliikenneyhteyksiä, jos se on ajallisesti mahdollista.

2 13 Ateriakorvaus Milloin kotimaassa tehdystä virkamatkasta ei tule suoritettavaksi päivärahaa, mutta virkamies tai työntekijä on aterioinut omalla kustannuksellaan tavanomaisen ruokailupaikkansa ulkopuolella vähintään 10 kilometrin etäisyydellä virka- tai työpaikastaan tahi asunnostaan ja matka on kestänyt yli 4 tuntia, maksetaan hänelle ateriakorvausta yksi neljäsosa 10 :n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitetun kokopäivärahan määrästä. Työntekijä ei voi laskuttaa omaa ruokailuaan työmatkan aikana. Matkustuspäivärahojen (ateriakorvaus on sen yksi muoto) tarkoituksena on korvata työntekijöille matkustamisesta aiheutuvia ylimääräisiä kuluja. Näitä ovat myös syöminen matkalla ravintolassa (vast). Esimiehet ovat vastuussa siitä, ettei ravintolapalveluita tai muitakaan henkilökohtaisia menoja hyväksytä maksettavaksi matkalaskussa, ellei kyse ole UPIn määräysten mukaisesta edustuksellisesta tarjoilusta. 14 Majoittumis- ja hotellikorvaus Majoittumiskorvaus maksetaan päivärahan lisäksi matkalaskuun liitettävän majoitusliikkeen antaman tai muun luotettavan tositteen mukaisesti, kuitenkin enintään 15 :ssä vahvistettu enimmäismäärä. Milloin majoittumismaksuun sisältyy aterioita, suoritetaan korvaus vain huoneen hinnan osalta. Ulkomaanmatkoilla hotellikorvaus käsittää huoneen perushinnan, mahdollisen veron ja kiinteän palvelusrahan. Ruokailut hotellissa sekä muut mahdolliset hotellipalvelut maksetaan itse. Mikäli aamiainen ei sisälly huoneen hintaan, voi ostaa Eurocardilla. Myös nettiyhteyden voi ostaa UPI:n kustannuksella, katso alla Rule Book 19 : Hotellihuoneen hintaan sisältyy yleensä tavanomainen aamiainen, mutta mikäli se ei sisälly hintaan, työntekijällä on mahdollisuus maksaa se erillisenä UPIn hänen käyttöönsä antamalla luottokortilla. Luottokortilla saadaan maksaa myös työnteon kustannuksia kuten sähköpostin lukeminen hotellissa, mutta ei omia henkilökohtaisia ostoksia. Mikäli työmatkaan liitetään lomamatka, UPI ei korvaa mitään näiden lomapäivien kuluja. Rule Book: Eduskunnan hyväksymien virkamatkustuksen periaatteiden mukaisesti viikonlopun tai loman yhdistäminen virkamatkaan on mahdollista, mikäli siitä ei aiheudu instituutille ylimääräisiä kustannuksia. Käytännössä tämä tarkoittaa yleensä lentolipun hyödyntämistä eikä instituutti korvaa ylimääräisiltä päiviltä hotellihuoneen kustannuksia eikä maksa päivärahaa. Viikonlopun tai loman yhdistäminen virkamatkaan tulee esittää matkasuunnitelmassa ja siinä on oltava myös selvitys siitä, ettei tästä aiheudu lisäkustannuksia. Myöskään muita mahdollisia kustannuksia, kuten korkeampia parkkimaksuja ei korvata. 19 Ulkomaanmatkojen erilliskorvaukset Ulkomaan virkamatkasta aiheutuvina kuluina korvataan edellä mainittujen lisäksi tositteiden mukaisesti seuraavat kulut: 1) lentokenttävero, 2) passi ja viisumimaksut sekä välttämättömät lääke ja rokotusmaksut,

3 3) taksin käyttö matkalla lentotoimistoon tai asemalle taikka lentoasemalta tai toimistosta, milloin se on ilmeisen välttämätöntä, taloudellista tai olosuhteisiin nähden tarkoituksenmukaista, 4) matkatavaravakuutuksen vakuutusmaksu enintään 1500 euroa vakuutusmäärästä sekä enintään 31 päivää kestävää virkamatkaa varten otetun kertamatkustajavakuutuksen vakuutusmaksu siltä osin kuin se oikeuttaa matkasairaudesta, tapaturmasta tai matkan peruuntumisesta tai keskeytymisestä aiheutuviin kulukorvauksiin tai koko vuoden ajaksi otetun matkustajavakuutuksen enintään 50 euroa vakuutusmaksu, 5) välttämättömät virkamatkan järjestelyihin ja työasioihin liittyvät puhelin ja telekopiokulut asiallisin perusteluin, 6) hotellimajoituksen yhteydessä perittävä tallelokerovuokra, sekä 7) muut pakolliset edellisiin verrattavat maksut. Viitaten edellä olevaan 4-kohtaan, UPIn työntekijöille on otettu matkavakuutus. Ota yhteyttä Pernillaan, jos sinulla on kysyttävää matkavakuutuksen ehdoista tai jos tarvitset vakuutuskortin. Huomaa myös kohdan 5 osalta, että GSM-puhelimen sähköpostien ja kalenteriviestien automaattinen päivitys ulkomailla on erittäin kallista. Sinun tulee varmistua, että ollessasi ulkomailla puhelimesi automaattinen päivitys on pois päältä ja haet uudet viestit ja kalenterimerkinnät manuaalisesti. 21 Matkalasku ja tositteet Matkan kustannuksista on haettava korvausta matkalaskulla, joka on jätettävä virastolle kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä uhalla, että oikeus korvaukseen ja mahdollisesti maksettuun ennakkoon muutoin menetetään. Erityisestä syystä voi asianomainen viranomainen määrätä, että korvausta on haettava edellä mainittua lyhyemmänkin kohtuullisen ajan kuluessa. Asianomainen viranomainen voi hakemuksesta myöntää luvan korvauksen maksamiseen, vaikka korvausta ei ole haettu määräajassa. Matkalaskuun on liitettävä tositteet syntyneistä kustannuksista silloin, kun tosite niistä on ollut saatavilla. Jokaisen UPI:ssa on tehtävä matkalasku kahden kuukauden sisällä. Päivärahoja ei makseta ilman hyväksyttyä matkalaskua. Jokainen, jolla on Eurocard käytössään ja käyttää sitä, on velvollinen tekemään myös kululaskunsa (= kortilla ostetut, ei tiettyyn matkaan liittyvät erät) kahden kuukauden sisällä. Valtion työntekijä on vastuussa viivyttelystä valtiolle syntyneistä viivästyskoroista ja ne peritään aiheuttajalta. Työntekijä on itse velvollinen tekemään matkalaskunsa. Mikäli laskun tekee joku toinen (esim harjoittelija), vastuu on kuitenkin yksin asianomaisella työntekijällä. 2. Eurocardin käyttö UPI:ssa ei ole käteiskassaa, joten instituutin työntekijöillä on huomattavasti muita virastoja laajemmin käytössään valtion maksuaikakortti (Eurocard). Jokainen kortinhaltija on hyväksynyt alla olevat Eurocardin käyttöehdot ja sitoutunut noudattamaan niitä allekirjoituksellaan. Jos asianomainen työntekijä ei huolehdi Eurocard-laskuistaan annetussa ajassa, instituutilla ei ole valtion virastona muuta mahdollisuutta kuin poistaa kortin käyttöoikeus. Tämän jälkeen asianomainen työntekijä maksaa itse ensin syntyneet kustannukset ja perii ne valtiolta takaisin asianmukaisia tositteita vastaan. Tämä on valtion yleinen menettelytapa ja vähentää olennaisesti myös Travelsovelluksen käytön ongelmia.

4 Mikäli asianomainen toistuvasti laiminlyö ehtoja, joihin hän on sitoutunut Eurocard-sopimuksessa, instituutti on velvollinen mitätöimään kortin. Tämä koskee muun muassa kortin käyttämistä toistuvasti yksityisiin menoihin. Instituutti on neuvotellut Valtiokonttorin kanssa maksuaikakortin käytön ongelmista ja lukien tullaan henkilökohtaisten kulujen takaisinperinnästä lisäämään laskuun valtion maksuperusteasetuksen mukaiset 5 :n perintäkulut. KANSAINVÄLISEN MAKSUAIKAKORTIN KÄYTTÖSITOUMUS Olen vastaanottanut nimelläni varustetun Luottokunnan toimittaman Ulkopoliittisen Instituutin Kansainvälisen maksuaikakortin (Business Eurocard -luottokortti). Allekirjoittamalla tämän käyttösitoumuksen vakuutan noudattavani Luottokunnan maksuaikakortin yleisiä käyttöehtoja sekä seuraavia erityisehtoja: 1. Nimellä varustettu Kansainvälinen maksuaikakortti on henkilökohtainen ja sitä saa käyttaa vain kortin haltija. 2. Korttia saa käyttää ainoastaan virka- ja työtehtävien hoitamisesta johtuvien kuuluvien menojen maksamiseen. Maksuaikakortin käyttö yksityismenoihin on kielletty. Maksuaikakorttiin voi olla kytketty sopimusalennuksia. Maksuaikakortilla tapahtuvista ostoista myönnetyt sopimusalennukset ja -etuudet kuuluvat valtiolle. Alennusten ja etuuksien käyttö yksityisostoihin on kielletty. Hyväksyttäviä menoja ovat instituutin sovitut pienhankinnat, virallisiin matkoihin liittyvät menot, sekä virka-asemasta johtuvat edustamiseen ja vieraanvaraisuuden osoittamiseen liittyvät menot. Maksuaikakorttia ei saa käyttää käteisen rahan nostamiseen muulloin kuin hätätapauksessa ulkomailla. 3. Kortinhaltija vastaa siitä, että kortin kuukausittainen käyttöraja (2.000 euroa) ei ylity. Mikäli erityistilanteessa käyttörajaa joudutaan nostamaan, kortinhaltija anoo rajan nostamisesta hallintojohtajalta, joka sopii Luottokunnan kanssa käyttörajan tilapäisestä muuttamisesta. 4. Kortinhaltija vastaa kaikista kortilla tehdyistä ostoista. 5. Kortinhaltija sitoutuu tekemään kulu- ja matkalaskunsa Travel-ohjelmassa kerran kuussa. Näin mahdollisimman moni tapahtuma on asiatarkastettu ja hyväksytty ennen Eurocard-laskun erääntymistä. Mikäli kuitista ei ilmene menon peruste ja kuuluminen UPIn maksettavaksi, tulee mukaan liittää riittävä selvitys. 6. Kortinhaltija vastaa kortillaan maksettujen ostotapahtumien kuittien säilyttämisestä ja toimittamisesta UPIn tilitoimistoon noudattaen sen antamia ohjeita. 7. Kortinhaltija vastaa kortin ja sen salaisen tunnusluvun huolellisesta säilyttämisestä. Kortin katoamisesta tai anastamisesta kortinhaltija sitoutuu viipymättä ilmoittamaan Luottokunnalle (kotimaassa 24 tunnin päivystysnumeroon , ulkomailla numeroon ). Ilmoittamisen jälkeen vastuu maksuaikakortin mahdollisesta väärinkäytöstä siirtyy Luottokunnalle. 8. Palvelussuhteen päättyessä kortinhaltija sitoutuu palauttamaan maksuaikakorttinsa UPIn tilitoimistoon ja vastamaan palautushetkeen asti korttinsa tapahtumista. Mikäli käyttää UPIn maksuaikakorttia vain kotimaassa ja hyvin vähän, voi käyttää UPIn yhteisiä kortteja, esim. Hallinto-korttia (saa Erjalta). Henkilö, joka ei ole työsuhteessa UPI:iin kuten sivari tai harjoittelija, voi käyttää ainoastaan näitä kortteja.

5 Kuitit selvityksineen tuodaan heti ostoksen jälkeen Ann-Sofielle. Yhteisten korttien tapahtumat eivät siirry suoraan kenenkään Travel-ohjelmaan, vaan Ann-Sofie tiliöi laskun kuittien perusteella. Vastuu kuiteista ja maksujen oikeasta sisällöstä on aina työntekijällä. 3. Ravintolakulut Aiheesta edustus on Rule Bookissa kirjoitettu seuraavasti: Edustus Oikeus edustukselliseen tarjoiluun valtion varoin on lähtökohtaisesti instituutin hallituksen puheenjohtajalla, instituutin johtajalla ja johtajan sijaisella. Edustuksellisella tarjoilulla mahdollisestaan tavanomainen vieraanvaraisuus ja kohteliaisuus edistäen samalla instituutin kannalta keskeisiä tavoitteita. Ohjelmajohtajille on mahdollistettu myös edustuksellinen tarjoilu ohjelman tavoitteiden edistämiseksi ohjelmalle osoitettujen määrärahojen puitteissa. Koska kyse on verovaroilla tapahtuvasta tarjoilusta, tavanomainen lounastarjoilu saa olla enintään päiväsaikaan 40 euroa/henkilö ja iltatilaisuuksissa 70 euroa/henkilö ellei instituutin johtaja ole erikseen hyväksynyt suurempaa kustannusta. Päivätilaisuuksissa ei tule tarjota muuta alkoholia kuin mahdollinen ruokajuoma. Tilaisuuden järjestäjän tulee etukäteen varmistua, että tarjoilukustannukset pysyvät sovituissa rajoissa. Edustuksellinen tarjoilu pelkästään viraston oman henkilökunnan kesken ei ole sallittua. Ulkopuolisten vieraiden tulee liittyä instituutille asetettujen tavoitteiden edistämiseen. Osallistujalista on liitettävä tarjoilulaskuun. Tämä tarkoittaa mm sitä, että yhteisissä tilaisuuksissa ravintolalaskun kuittaa vastuullinen esimies kuten ohjelmajohtaja, ei ohjelman assistentti. Ohjelmajohtaja on vastuussa siitä, että tarjoilukustannukset ovat perusteltuja ja pysyvät sovituissa rajoissa. Myös oman henkilöstön määrään on kiinnitettävä huomiota. Hyväksyttävää ei ole maksaa verovaroista tarjoilua, jossa esimerkiksi koko ohjelman henkilöstö osallistuu tarjottavalle lounaalle tai päivälliselle, jossa on vain yksi vieras, jolla on yhteistyötä vain yhden tai kahden osallistujan kanssa. Tällöin maksetaan vain vierailijan kustannukset valtion varoista ja muut maksavat kustannuksensa itse. Yksikkökohtaiset kehitys- ja strategiapäivät Työnantaja voi korvata enintään kahden tällaisen tapahtuman tarjoilu- ja muut järjestämiskulut vuosittain. Normaalin työpäivän mittaisissa tilaisuuksissa voidaan tarjota aamu- ja iltapäiväkahvi sekä lounas. Mikäli tilaisuus kestää kaksi päivää, ensimmäisenä päivänä voidaan tarjota myös tavanomainen päivällinen. Mikäli kehittämispäiviä pidetään useammin, jokainen maksaa ruokailunsa, esim. lounaansa, itse kuten normaalinakin työpäivänä. Myös matkat erilliseen pitopaikkaan korvataan vain kahdesta tapahtumasta vuoden aikana. Näiden tilaisuuksien laskuihin tulee liittää ohjelma ja osallistujalista. UPI järjestää myös koko talon henkilöstölle tarkoitettuja strategia- ja suunnittelupäiviä sekä virkistyspäiviä. Hallintoyksikkö maksaa keskitetysti kyseisten päivien tarjoilu- ja muut järjestämiskulut. Muuta Työntekijöiden vapaamuotoinen yhdessäolo on positiivinen asian. Työntekijöiden henkilökohtaisia merkkipäiviä tai esim. läksiäisiä ei kuitenkaan saa maksaa valtion varoista. Poikkeuksena ovat talon sisällä annettavat pienet muistoesineet ja muut pienimuotoinen tarjoilu kuten kahvi tms.