Energiatehokkuussopimusten seurantajärjestelmä TETS vuosiraportoinnin periaatteet

Transkriptio

1 Kiinteistöalan energiatehokkuussopimus Toimitilayhteisöjen toimenpideohjelma (TETS) Energiatehokkuussopimusten seurantajärjestelmä TETS vuosiraportoinnin periaatteet TETS-yhdyshenkilöpäivä

2 Lähtökohtia toimitilayhteisöjen (TETS) seurantajärjestelmän suunnittelulle ja toteutukselle Seuranta palvelee energiatehokkuussopimusten tavoitteiden toteutumisen seurannan lisäksi myös Suomen kv-velvoitteiden seurantaa Liitetään samaan internetpohjaiseen tietokantasovellukseen kuin muutkin energiatehokkuussopimukset: Elinkeinoelämän TOPO*t (13) ja Kunta-ala (2) otettiin käyttöön 2009 keväällä, jatkokehitystä tehty 2009 ja 2010 Höylä III (öljyala) käyttöönotto syksy 2010 Vuokra-asuinyhteisöjen TOPO* (VAETS) Käyttöönotto 2011 Käyttäjiä tällä hetkellä yhteensä noin 1900 * TOPO = toimenpideohjelma Työn suunnittelussa ja toteutuksessa hyödynnetty olemassa olevan energiatehokkuussopimustoiminnan seurantajärjestelmän rakenteellisia ja toiminnallisia piirteitä mahdollisimman paljon Lähtökohtana seurannalle ja sen sisällölle on TETS toimenpideohjelmassa määritelty raportoinnin taso ja tapa sekä TOPOssa toimijoille asetettujen velvoitteiden seuranta TETS-yhdyshenkilöpäivä, Ulla Suomi 2

3 Seurantajärjestelmän/vuosiraportoinnin yleisiä periaatteita Käyttö helppoa Ei edellytä käyttäjäkohtaista koulutusta Pääsääntöisesti opastus käyttöön tapahtuu seurantajärjestelmän ohjeteksteillä, jotka linkitetty kysymyksiin (ip) järjestetään halukkaille TETS-liittyneille puolen päivän seurantajärjestelmän esittelytilaisuus Seurantajärjestelmään on aina henkilökohtaiset käyttäjätunnukset Mahdollista antaa sekä luku- että kirjoitusoikeuksia Sopimuksen vastuuhenkilö määrittelee kenelle ja millaiset oikeudet annetaan Seurantajärjestelmän käyttöoikeudet voi antaa myös ns. kolmannen osapuolen henkilölle Sopimuksen vastuuhenkilö, joka lähtökohtaisesti on myös vuosiraportoinnin yhdyshenkilö on aina liittyneen organisaation edustaja Energiatehokkuustoimenpiteiden tietoja voi syöttää jatkuvasti vuoden aikana Muiden kuin energiatehokkuustoimenpiteiden tietojen vuosiraportointi avautuu aina kunkin vuoden alussa edellisen vuoden tietojen osalta Seurataan asioita, joille toimenpideohjelmissa on asetettu tavoitteita tai velvoitteita Vuosiraportointi on myös yksi keskeinen sopimusvelvoite TETS-yhdyshenkilöpäivä, Ulla Suomi 3

4 Toimitilayhteisöjen toimenpideohjelman (TETS) seurantajärjestelmän kehitys 1. Sisältö- ja vaatimusmäärittely (Motiva, Pöyry, toimijoiden workshop ja kommentit) Kevät Järjestelmän suunnittelu ja toteutus (päävastuu Pöyry) Elo-lokakuu Testaus (Pöyry, Motiva) Marraskuu Käyttöönoton valmistelu (päävastuu Motiva ja Pöyry) Joulukuu 2011 Toimijoiden liittymistiedot valmiina 6. Seurantajärjestelmän käyttöönotto/vuosiraportointi (päävastuu toimijat) Aikataulu tammikuu 2012 Käyttöönoton tuki Motiva 7. Palautetiedon toteutus ja mahdollinen jatkokehitys TETS-yhdyshenkilöpäivä, Ulla Suomi 4

5 TETS vuosiraportointi Termejä 1/2 Liittyjä = kiinteistöalan energiatehokkuussopimuksen toimitilayhteisöjen toimenpideohjelmaan (TETS) liittynyt yhteisö Toimipaikka = rakennus tai samalla tontilla olevat rakennukset, joita käsitellään yhtenäisesti vuosiraportointi tapahtuu pääasiassa toimipaikkakohtaisesti Toimipaikkaryhmä = suuri määrä pienehköjä ja samankaltaisia samaan rakennustyyppiluokkaan kuuluvia toimipaikkoja (määritellään liittymisvaiheessa, koskee harvoja) TOPO = toimenpideohjelma (TETS) Huom. Esityksessä termi toimipaikkataso viittaa sekä toimipaikan että toimipaikkaryhmän raportointiin TETS-yhdyshenkilöpäivä, Ulla Suomi 5

6 TETS vuosiraportointi Termejä 2/2 Raportointiryhmä = seurantajärjestelmässä toimipaikoista koostettu raportointityökalu, jolla ns. jatkuvan parantamisen tietoja voi raportoida samalla useammalle toimipaikalle. Raportointiryhmien luomisesta sovitaan aina yhdessä seurantajärjestelmän ylläpitäjän kanssa Mahdolliset raportointiryhmä(t) määritellään erikseen raportoivista toimipaikoista ennen ensimmäistä raportointia (2012 alkuvuosi) Yhteenvetoryhmä = seurantajärjestelmässä useita toimipaikkoja linkitetty siten, että järjestelmästä saadaan ulos summatietoa useammasta toimipaikasta yhteensä Yhteenvedossa näkyy energia- ja toimenpidetiedot (ei jatkuvan parantamisen tietoja) Yhteenvetoryhmälle ei voi syöttää mitään tietoja Mahdolliset liittyjän toivomat yhteenvetoryhmät sovitaan seurantajärjestelmän ylläpitäjän kanssa esim. ensimmäisen vuosiraportoinnin jälkeen (2012) TETS-yhdyshenkilöpäivä, Ulla Suomi 6

7 Vuosiraportointi TETS Raportointi sopimuksen mukaan helmikuun loppuun mennessä Edellisen vuoden energiankäytöstä Energiankäytön tehostamistoimenpiteistä sekä Muiden toimenpideohjelmaan liittyvien toimien toteutumisesta (ns. jatkuvan parantamisen osuus) Raportointi tapahtuu pääosin toimipaikka-/toimipaikkaryhmätasolla Vuokralaisia ja palveluntarjoajia koskevat asiat liittyjätasolla Raportoidut tiedot eri vuosilta nähtävillä seurantajärjestelmässä koko ajan Energiankäyttötiedot ja kiinteistöä koskevat tiedot (rakennustyyppi, tilavuus ja pinta-ala) on mahdollisuus siirtää määrämuotoisen Excel-rajapinnan kautta seurantajärjestelmään Siirtotiedostopohja ohjeineen toimitetaan liittyneille joulukuun 2012 aikana Tiedon tuottaminen esim. kolmansien osapuolien järjestelmistä siirtotiedoston edellyttämään muotoon on toimijoiden ja heidän mahdollisten alihankkijoiden vastuulla Kaikki muut raportoitavat tiedot raportoidaan internet-pohjaiseen seurantajärjestelmään käyttöliittymän kautta TETS-yhdyshenkilöpäivä, Ulla Suomi 7

8 TETS vuosiraportointi Tietojen raportointi Liittyneen yhteisön vuosiraportointitiedot syötetään sopimuksen mukaisesti pääsääntöisesti toimipaikkakohtaisesti Kiinteistön energia- ja toimenpidetietojen raportointi tapahtuu aina toimipaikka-/toimipaikkaryhmäkohtaisesti Osa vuosiraportointitiedoista on mahdollisuus raportoida myös liittyjä- tai raportointiryhmätasolla* Vuokralaisiin ja kiinteistöpalveluihin kohdistuvat kysymykset sekä kehitysehdotukset raportoidaan lähtökohtaisesti liittyjätasolla Jatkuvan parantamisen tiedot voi valita raportoitavaksi joko toimipaikka, raportointiryhmä tai liittyjätasolla. * raportointiryhmä on seurantajärjestelmässä toimipaikoista koostettu raportointityökalu, jolla tietoja voi raportoida kerralla useammalle toimipaikalle. Raportointiryhmien luomisesta sovitaan aina yhdessä seurantajärjestelmän ylläpitäjän kanssa TETS-yhdyshenkilöpäivä, Ulla Suomi 8

9 TETS vuosiraportointi Vuosiraportoinnin sisältö 1/2 Toimitilayhteisöjen toimenpideohjelmassa (TETS) raportoidaan tietoja kahdella eri tasolla: Toimipaikkatasolla Liittyjätasolla Osa tiedoista voidaan raportoida vain toimipaikkatasolla, tällaisia ovat Toimipaikan yleiset tiedot (rakennustyyppi, tilavuus ja pinta-ala) Kulutustiedot Katselmukset ja toimenpiteet Muille tiedoille liittyjä voi valita raportointitason ellei muuta sovita: Jatkuvan parantamisen tietojen raportointi jakautuu oletuksena osin liittyjätasolle ja osin toimipaikkatasolle (katso seuraava kalvo) Vuokralaiset ja Palveluntarjoajat osioiden raportointi tapahtuu liittyjätasolla Kehitysehdotukset voi raportoida vain liittyjätasolla Toimipaikkatason vuosiraportti Liittyjätason vuosiraportti TETS-yhdyshenkilöpäivä, Ulla Suomi 9

10 TETS vuosiraportointi Vuosiraportoinnin sisältö 2/2 Jatkuvan parantaminen jakaantuu neljään eri osioon, joille voidaan raportointitaso valita osiokohtaisesti: 1. Johtamisjärjestelmät ja tehostamissuunnitelma 2. Energiankulutuksen seuranta 3. Koulutus ja viestintä 4. Suunnittelu ja hankinta Jatkuva parantamisen osiot on mahdollista raportoida joko liittyjä-, raportointiryhmä- tai toimipaikkatasolla Mikäli muuta ei sovita raportoidaan Jatkuvan parantamisen osioista Energiankulutuksen seuranta (2) oletuksena toimipaikkatasolla ja muut kolme osiota (1, 3 ja 4) liittyjätasolla Mikäli liittyjä haluaa raportoida Jatkuvan parantamisen muulla tavalla, tulee asiasta sopia ylläpidon kanssa (seuranta-apu@motiva.fi) TETS-yhdyshenkilöpäivä, Ulla Suomi 10

11 TETS vuosiraportointi Esimerkkinäkymä jatkuvan parantamisen raportoinnista seurantajärjestelmässä Koulutus ja viestintä Osassa kysymyksistä avautuu tarkentavia kysymyksiä (harmaa tausta), jos vastaa Kyllä TETS-yhdyshenkilöpäivä, Ulla Suomi 11

12 TETS vuosiraportointi Toimenpiteiden raportointi olennaista Yhteisö on liittyessään asettanut vuodelle 2016 määrällisen energiayksiköissä (MWh) ilmoitetun vuositason energiansäästötavoitteen Tavoite on kiinteä vuotuinen energiamäärä (MWh/a) ja ko. tavoitetta vastaavien energiansäästötoimien vuosittaisen energiansäästövaikutuksen tulee olla voimassa vuonna 2016 Energiankäyttö voi muuttua sopimuskauden aikana sopimus ei edellytä absoluuttisen energiankäytön olevan vuonna 2016 pienempi kuin tavoitteen asettamisen perusteena oleva energiankäyttö Liittymisasiakirjassa asetetun energiayksiköissä ilmoitetun vuotuisen säästötavoitteen saavuttamista seurataan vain ja ainoastaan raportoitujen toimenpiteiden säästövaikutuksen (MWh/a) perusteella Pelkkien toimenpiteiden nimien raportoiminen ei riitä olennaista on raportoida toimenpiteet seurantajärjestelmän edellyttämässä laajuudessa sisältäen energiansäästövaikutuksen (MWh/a) TETS-yhdyshenkilöpäivä, Ulla Suomi 12

13 TETS vuosiraportointi Esimerkkinäkymät toimenpiteiden raportoinnista seurantajärjestelmässä Toimenpiteiden ja niistä kysyttävien kaikkien tietojen raportointi olennaista Pelkkien toimenpiteiden nimien raportoiminen ei riitä Keskeneräiset TEM:n tukemissa energiakatselmuksissa ehdotetuille toimenpiteille nämä tiedot tulevat tähän automaattisesti näkyviin, jos raportit ovat tulleet ELY-keskuksista Motivaan Vuosiraportoinnissa raportoitavat kohdat Toimenpiteen kuvaus tiivis, mutta mahdollisimman kuvaava ja selkeä Toimenpiteille pitää olla määriteltynä kuvauksen lisäksi myös muut tarvittavat tiedot, muuten siirtyvät tallennettaessa välilehdelle Keskeneräiset TETS-yhdyshenkilöpäivä, Ulla Suomi 13

14 Palautetieto TETS seurantajärjestelmässä Palautetieto on raportoiduista tiedoista jalostettua tietoa Liittynyt yhteisö voi tarkastella palautetietoa: Toimipaikkatasolla Liittyjätasolla Palautetietona tuotetaan ensi vaiheessa (kevät 2012 ) : Trendintietoa omasta energiankulutuksesta Tavoitteen toteutumisen seuranta Palautetiedon jatkokehitys (arvio syksy 2012) Mahdollisesti ominaiskulutustietoa vertailutietona omista ja muiden kiinteistöistä Ensimmäisessä vuosiraportoinnissa mahdollisuus antaa tähän kehitysehdotuksia TETS-yhdyshenkilöpäivä, Ulla Suomi 14

15 Ja vielä muutamia asioita muistiin Vuoden 2011 tietojen raportointi Sopimustoiminnan graafisen tunnuksen käyttö Säästölaskennan yleisiä pelisääntöjä TETS-yhdyshenkilöpäivä, Ulla Suomi 15

16 Vuoden 2011 tietojen raportointi Sopimuksen mukaisesti 2011 tietojen vuosiraportointi tapahtuu viimeistään 2012 helmikuun loppuun mennessä Otahan aikataulun huomioon suunnitelmissasi Raportoitujen tietojen tarkistus ja tulosten käsittely Tavoitteena kattava raportointi puuttuvia tietoja tullaan kysymään Usein puuttuvia tietoja on kokemuksesta ollut esim. toimenpiteen nimi ilmoitettu, mutta puuttuu sekä investointi- että säästötiedot ja/tai toimenpiteen status (T,P,H,E) kaikki olennaisia tietoja raportoida aina! Jatkuvan parantamisen kysymyksiin vastattu vajavaisesti Muista raportoida myös pienet säästötoimet ja niiden mitatut ja/tai laskennallisesti arvioidut säästövaikutukset Energiansäästötavoitteen toteutumista seurataan nimenomaan ja vain toteutettujen toimenpiteiden säästövaikutuksen perusteella Tärkeää saada tiedot kaikkien kysymysosioiden osalta oikeiksi ja kattaviksi tulosten käsittelyä ja hyödyntämistä varten TETS-yhdyshenkilöpäivä, Ulla Suomi 16

17 Seurantajärjestelmään liittyvät kysymykset, kehitysehdotukset ja palaute Seurantajärjestelmään/seurantaan liittyvät kysymykset, kehitysehdotukset ja/tai muun palautteen voitte lähettää ensisijaisesti osoitteeseen Helpottaa merkittävästi mahdollisten ongelmatilanteiden käsittelyä, jos palautteen yhteydessä on seuraavat tiedot Liittymisnumero (sisältää tiedon toimenpideohjelmasta), liittyjän nimi, toimipaikan nimi ja numero Saatte ne helposti seurantajärjestelmän auettua klikkaamalla toimipaikan nimeä Yhteydenotoissa ilmoitettavat tiedot TETS-yhdyshenkilöpäivä, Ulla Suomi 17

18 Sopimustoiminnan graafinen tunnus käytettävissä Energiatehokkuussopimuksiin liittyneillä yrityksillä on mahdollisuus halutessaan käyttää energiatehokkuussopimusten graafista tunnusta omassa viestinnässään Edellyttää käyttäjätunnusta sopimustoiminnan ekstranettiin lähetetään liittyneille Tunnusta ei saa käyttää yksittäisen tuotteen tai palvelun markkinoinnissa Tunnusta käytettäessä tulee huomioida siihen liittyvä graafinen ohjeistus Energiatehokkuussopimustunnuksista on tehty useita eri tiedostomuotoja ja eri versioita erilasiin käyttötarkoituksiin. Värilliset (rgb = office-ohjelmat tai netti, cmyk = kirjapaino) Mustavalkoiset (black) Vaaka (h = horisontaalinen) ja pysty (v= vertikaalinen) muodot Netti- ja painokäyttöä varten tunnuksesta on tehty myös valkoinen (white) versio, jota voit käyttää värillisellä pohjalla Tiedostovaihtoehdot (netti, Office-ohjelmat, paino, Mac) Tunnuksen kaikista versiosta on olemassa suomen, ruotsin ja englanninkieliset versiot ja ne löytyvät sopimustoiminnan ekstranet sivuilta TETS-yhdyshenkilöpäivä, Ulla Suomi 18

19 Säästölaskennan yleisiä pelisääntöjä TEM toimesta julkaistiin talvella 2009 yleisiä ohjeita sopimuksissa vuosittain raportoitavien energiansäästötoimenpiteiden vaikutusten laskentaan Peruslinjaukset niistä toimenpiteistä, joiden vaikutukset hyväksytään osaksi sopimuksen säästötavoitteiden saavuttamista Yleisiä pelisääntöjä siitä, miten säästötoimien vaikutukset arvioidaan, dokumentoidaan ja millaisia seikkoja säästöjen laskennassa on otettava huomioon Ohjeet on tarkoitettu energiatehokkuussopimuksen toimeenpanosta vastaaville henkilöille Kohderyhmänä on erityisesti kunta-ala sekä elinkeinoelämän keskisuuret energiankäyttäjät, mutta yleisperiaatteet sopivat kaikille sopimusalueille ja toimenpideohjelmiin TETS liittyneitä ei koske varhaistoimien käsittely Varsinaisen säästövaikutusten laskennan ja tarkastelun tekee yleensä energiakatselmoija tai muu asiantuntija, jolla on energiatehokkuusasioista osaamista ja kokemusta Ohje Säästölaskennan yleisiä pelisääntöjä (pdf) löytyy energiatehokkuussopimusten www-sivuilta Tietoa sopimuksista Sopimustoiminnan kulmakivet Seuranta ja raportointi Säästöjen laskenta Ohje päivitetään alkuvuodesta 2012, tieto päivityksestä lähetetään kaikille liittyneille TETS-yhdyshenkilöpäivä, Ulla Suomi 19

20 Kiitos!