Kutsu Ramirentin varsinaiseen yhtiökokoukseen vuonna 2016

Transkriptio

1 Kutsu Ramirentin varsinaiseen yhtiökokoukseen vuonna 2016 Ramirent Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään torstaina 17. maaliskuuta 2016 kello 10:00 Scandic Marina Congress Centerin Fennia I kokoustilassa, osoitteessa Katajanokanlaituri 6, Helsinki. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan kello 9:00. A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat ja niiden käsittelyjärjestys 1. Kokouksen avaaminen 2. Kokouksen järjestäytyminen 3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen 4. Kokouksen laillisuuden toteaminen 5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen 6. Vuoden 2015 tilinpäätöksen, konsernitilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen Yhtiön toimitusjohtajan katsaus 7. Tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen vahvistaminen 8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen Hallitus on päättänyt ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että osinkoa jaetaan 0,40 euroa osaketta kohti päättyneeltä tilikaudelta vahvistetun taseen perusteella. Osinko maksetaan osakkeenomistajalle, joka on osingonjaon täsmäytyspäivänä merkittynä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään yhtiön osakasluetteloon. Osinko maksetaan niille osakkeenomistajille, joiden osakkeet on rekisteröity Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään rekisteriin ja niille osakkeenomistajille, joiden osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n ylläpitämään rekisteriin. 9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle 10. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen RAMIRENT PLC P.O. BOX 116, ÄYRITIE 16 FI VANTAA, FINLAND PHONE FAX VAT REG NO F BUSINESS ID communications@ramirent.com Kutsu Ramirentin varsinaiseen yhtiökokoukseen 2016

2 Yhtiön osakkeenomistajat Nordstjernan AB ja Oy Julius Tallberg Ab, jotka edustavat yhteensä noin 40 prosenttia yhtiön osakkeiden tuottamasta äänivallasta, ovat ilmoittaneet yhtiölle ehdottavansa varsinaisessa yhtiökokouksessa, että hallituksen jäsenten palkkiot pidetään ennallaan seuraavasti: hallituksen puheenjohtajalle euroa/kk (viime kaudella euroa/kk) ja lisäksi maksettaisiin euron (viime kaudella euroa) suuruinen palkkio osallistumisesta hallituksen ja valiokuntien kokouksiin sekä muista vastaavista hallitustehtävistä, hallituksen varapuheenjohtajalle euroa/kk (viime kaudella euroa/kk) ja lisäksi maksettaisiin euron (viime kaudella euroa) suuruinen palkkio osallistumisesta hallituksen ja valiokuntien kokouksiin sekä muista vastaavista hallitustehtävistä ja muille hallituksen jäsenille euroa/kk (viime kaudella euroa/kk) ja lisäksi maksettaisiin euron (viime kaudella euroa) suuruinen palkkio osallistumisesta hallituksen ja valiokuntien kokouksiin sekä muista vastaavista hallitustehtävistä. Lisäksi hallitustyöskentelystä aiheutuvat matkakulut ja muut kulut korvataan yhtiön vakiintuneen käytännön ja matkustussäännön mukaisesti. 11. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen Yhtiön yllä mainitut osakkeenomistajat ovat ilmoittaneet yhtiölle ehdottavansa varsinaisessa yhtiökokouksessa, että hallituksen jäsenten lukumääräksi vahvistettaisiin seitsemän (7). 12. Hallituksen jäsenten valitseminen Yhtiön yllä mainitut osakkeenomistajat ovat lisäksi ilmoittaneet yhtiölle ehdottavansa varsinaisessa yhtiökokouksessa, että hallituksen jäseniksi valitaan uudelleen Kevin Appleton, Kaj-Gustaf Bergh, Anette Frumerie, Ulf Lundahl, Tobias Lönnevall, Mats O Paulsson ja Susanna Renlund toimikaudeksi, joka päättyy seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Ramirent Oyj:n hallitukseen ehdotetut henkilöt esitellään yhtiön kotisivulla Ehdokkaat ovat antaneet suostumuksensa tehtävään. 13. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen Hallitus ehdottaa, että tilintarkastajan palkkio päätettäisiin maksaa yhtiön hyväksymän laskun mukaisesti. 14. Tilintarkastajien lukumäärästä päättäminen ja tilintarkastajan valitseminen Hallitus ehdottaa, että yhtiölle valitaan yksi (1) tilintarkastaja ja että PricewaterhouseCoopers Oy ( PWC ) valitaan uudelleen tilintarkastajaksi toimikaudelle, joka jatkuu seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen 2 (7)

3 saakka. PWC on nimennyt päävastuulliseksi tilintarkastajaksi KHT Ylva Erikssonin. Ehdotettu tilintarkastaja on antanut suostumuksen valinnalleen. 15. Hallituksen valtuuttaminen päättämään yhtiön omien osakkeiden hankkimisesta Hallitus ehdottaa, että varsinainen yhtiökokous päättäisi valtuuttaa hallituksen päättämään yhtiön omien osakkeiden hankkimisesta seuraavin ehdoin: Hallitus on valtuutuksen nojalla oikeutettu päättämään enintään yhtiön oman osakkeen hankkimisesta. Valtuutus käsittää myös oikeuden ottaa pantiksi yhtiön omia osakkeita. Valtuutuksen nojalla hankittavien ja yhtiön pantiksi ottamien omien osakkeiden yhteenlaskettu lukumäärä ei saa ylittää yhtä kymmenesosaa (1/10) yhtiön kaikista osakkeista. Omat osakkeet voidaan hankkia muutoin kuin osakkeenomistajien omistamien osakkeiden suhteessa yhtiön vapaalla omalla pääomalla osakkeiden hankintahetken markkinahintaan Nasdaq Helsinki Oy:n säännellyllä markkinalla järjestämässä kaupankäynnissä. Omien osakkeiden suunnatun hankkimisen edellytyksenä on, että siihen on yhtiön kannalta painava taloudellinen syy. Osakkeet hankitaan ja maksetaan Nasdaq Helsinki Oy:n ja Euroclear Finland Oy:n sääntöjen mukaisesti. Osakkeet voidaan hankkia käytettäväksi vastikkeena mahdollisissa yrityshankinnoissa tai muissa yhtiön liiketoimintaan kuuluvissa järjestelyissä, investointien rahoittamiseksi, osana yhtiön kannustinjärjestelmää taikka yhtiöllä pidettäväksi, muutoin edelleen luovutettaviksi tai mitätöitäviksi. Hallitus päättää kaikista muista omien osakkeiden hankkimiseen liittyvistä ehdoista. Hankkimisvaltuutus on voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen asti ja se kumoaa varsinaisen yhtiökokouksen antaman hankkimisvaltuutuksen. 16. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista ja/tai optio-oikeuksien, vaihtovelkakirjalainojen ja/tai muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta Hallitus ehdottaa, että hallitus valtuutettaisiin päättämään osakeannista ja/tai optiooikeuksien, vaihtovelkakirjalainojen ja/tai muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta seuraavin ehdoin: Hallitus on oikeutettu päättämään enintään uuden osakkeen antamisesta ja/tai enintään yhtiön oman osakkeen luovuttamisesta. Valtuutuksen nojalla hallituksella on myös oikeus antaa osakeyhtiölain 10 luvun 1 :ssä tarkoitettuja 3 (7)

4 optio-oikeuksia, vaihtovelkakirjalainoja ja/tai muita erityisiä oikeuksia, jotka oikeuttavat maksua vastaan saamaan uusia osakkeita tai yhtiön omia osakkeita siten, että osakkeista maksettava hinta maksetaan rahana tai käyttämällä merkitsijällä olevaa saatavaa merkintähinnan kuittaamiseen. Uudet osakkeet voidaan antaa ja yhtiöllä olevat omat osakkeet luovuttaa yhtiön osakkeenomistajille siinä suhteessa kuin he ennestään omistavat yhtiön osakkeita tai osakkeenomistajan etuoikeudesta poiketen suunnatulla osakeannilla, jos siihen on yhtiön kannalta painava taloudellinen syy, kuten osakkeiden käyttäminen vastikkeena mahdollisissa yrityshankinnoissa tai muissa yhtiön liiketoimintaan kuuluvissa järjestelyissä, investointien rahoittamiseksi tai osana yhtiön henkilöstön kannustinjärjestelmää. Uudet osakkeet voidaan antaa ja yhtiön hallussa olevat omat osakkeet voidaan luovuttaa joko maksua vastaan tai maksutta. Suunnattu osakeanti voi olla maksuton vain, jos siihen on yhtiön kannalta ja sen kaikkien osakkeenomistajien etu huomioon ottaen erityisen painava taloudellinen syy, kuten osakkeiden käyttäminen osana yhtiön henkilöstön kannustinjärjestelmää. Uudet osakkeet voidaan antaa myös maksuttomana osakeantina yhtiölle itselleen. Uusien osakkeiden mahdollinen merkintähinta ja yhtiön omista osakkeista mahdollisesti maksettava määrä voidaan merkitä kokonaan tai osittain sijoitetun vapaan oman pääoman rahastoon siten ja siinä laajuudessa ja sillä tavalla kuin hallitus siitä päättää. Hallitus päättää kaikista muista valtuutuksiin liittyvistä seikoista. Valtuutukset ovat voimassa asti ja ne kumoavat varsinaisen yhtiökokouksen antamat valtuutukset. 17. Kokouksen päättäminen B. Yhtiökokousasiakirjat Varsinaisen yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat saatavilla Ramirent Oyj:n Internet-sivuilla osoitteessa Ramirent Oyj:n vuosikertomus, joka sisältää yhtiön tilinpäätöksen, konsernitilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen, on saatavilla mainituilla Internet-sivuilla viimeistään Edellä mainitut asiakirjat ovat myös saatavilla yhtiökokouksessa. Yhtiökokouksen pöytäkirja on osakkeenomistajien nähtävillä edellä mainituilla Internet-sivuilla lähtien. C. Ohjeita varsinaiseen yhtiökokoukseen osallistujille 1. Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja 4 (7)

5 Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on maanantaina rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua yhtiölle viimeistään klo 10:00. Ilmoittautuminen voi tapahtua: a. Internet-sivujen kautta osoitteessa tai b. puhelimitse numeroon +358 (0) maanantaista perjantaihin klo 9:00 16:00; tai c. telefaksilla numeroon +358 (0) ; tai d. kirjeitse osoitteeseen Ramirent Oyj, PL 116, Vantaa. Kirjeitse ilmoittauduttaessa kirjeen on oltava perillä ennen ilmoittautumisajan päättymistä. Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus/y-tunnus, osoite, puhelinnumero sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus. Osakkeenomistajien Ramirent Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä. 2. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään klo 10:00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi varsinaiseen yhtiökokoukseen. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista varsinaiseen yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä. 3. Osakkeenomistajat, joiden osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n arvopaperijärjestelmään 5 (7)

6 Osakkeenomistajien, joiden osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n arvopaperijärjestelmään, ja jotka haluavat osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä äänioikeuttaan, tulee: (i) olla rekisteröitynyt Euroclear Sweden AB:n pitämään omistajaluetteloon viimeistään Ollakseen oikeutettu pyytämään tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään Ramirent Oyj:n osakasluetteloon hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajan tulee pyytää, että heidän osakkeet rekisteröidään tilapäisesti heidän omalle nimelleen Euroclear Sweden AB:n pitämään omistajaluetteloon, ja varmistaa, että omaisuudenhoitaja lähettää yllä mainitun tilapäisen rekisteröintipyynnön Euroclear Sweden AB:lle hänen puolestaan. Rekisteröityminen tulee tehdä viimeistään ja siksi omaisuudenhoitajalle tulee tehdä pyyntö hyvissä ajoin ennen mainittua päivämäärää. (ii) pyytää tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n pitämään Ramirent Oyj:n osakasluetteloon. Pyyntö Euroclear Sweden AB:lle tulee tehdä kirjallisena erityistä lomaketta käyttäen viimeistään kello Ruotsin aikaa. Lomakkeita tilapäistä rekisteröintiä varten on saatavilla Ramirent Oyj:n kotisivuilta, Vaihtoehtoisesti Ramirent Oyj toimittaa lomakkeen pyynnöstä (ota ystävällisesti yhteyttä Annika Bergiin joko sähköpostitse tai puhelimitse ). Euroclear Sweden AB:n kautta kirjallisesti tehty tilapäinen rekisteröityminen osakasluetteloon katsotaan samalla ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. 4. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa. Valtakirjat pyydetään toimittamaan alkuperäisinä osoitteeseen Ramirent Oyj, PL 116, Vantaa viimeistään klo 10:00 mennessä. 5. Muut asiat Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 :n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista. 6 (7)

7 Ramirent Oyj:llä on kokouskutsun päivänä yhteensä osaketta ja ääntä. Vantaa RAMIRENT OYJ HALLITUS 7 (7)