SISÄLLYSLUETTELO TAPAHTUMAN PROSESSIKAAVIO... 1 TAPAHTUMAHALLINNON KÄYTTÖOHJE Tapahtumahallinnon käyttäjätasot Etusivu...

Transkriptio

1 TAPAHTUMAHALLINTO KÄYTTÖOHJE 2018

2 SISÄLLYSLUETTELO TAPAHTUMAN PROSESSIKAAVIO... 1 TAPAHTUMAHALLINNON KÄYTTÖOHJE... 2 Tapahtumahallinnon käyttäjätasot... 2 Etusivu... 3 Tapahtumien hakeminen... 4 Tiedon vienti Exceliin... 4 Kurssin tallentaminen... 5 Kulujen raportoiminen... 6 TEEMAT... 7 SISÄLTÖKOODIT... 8

3 TAPAHTUMAN PROSESSIKAAVIO Sopimusjärjestelmään liittyvät toimenpiteet: Koko vuoden koulutustoiminnan suunnittelu Sopimusneuvottelut syksyllä Opetustuntijaon hyväksyminen TSL:n hallituksen toimesta Myönnetyn opetustuntimäärän ja maksuerien tallennus tapahtumahallintoon TSL:n toimesta Koulutustoiminnan toteutus Kurssien raportointi: sitä mukaa kun kurssit päättyvät, koko vuoden kurssit tammikuun 15. päivään mennessä Kulujen raportointi: väliraportit huhtikuun ja lokakuun loppuun mennessä lopullinen raportti tammikuun loppuun mennessä Raportoitujen tietojen käsittely ja tarvittaessa lisätietojen pyyntö Tuen maksu sopimuksen mukaisesti raportoitujen tietojen perusteella

4 2/13 TAPAHTUMAHALLINNON KÄYTTÖOHJE TSL:n tapahtumahallinto on koulutuksellisten tapahtumien hallinnointiin luotu järjestelmä. TSL:n sopimuskumppanit voivat sen avulla raportoida TSL:lle toimittamaansa koulutussuunnitelmaan liittyvät koulutukselliset tapahtumat eli kurssit sekä kyseisestä koulutustoiminnasta syntyneet kulut. Järjestelmä löytyy osoitteesta ja se toimii parhaiten Chrome ja Mozilla -selaimilla. Kirjautumissivulta löydät tapahtumahallinnon käyttöohjeen lisäksi sopimusjärjestelmään liittyvät ohjeet ja lomakkeet. Jokaisella sivulla näkyy vasemmassa laidassa Ajankohtaista -osio, jossa TSL ilmoittaa sopimusjärjestelmään ja tapahtumahallintoon liittyvistä ajankohtaisista asioista. Lisäksi siinä näkyy enintään kymmenen vanhinta avoimena olevaa tapahtumaa. TAPAHTUMAHALLINNON KÄYTTÄJÄTASOT Tapahtumahallinnon käyttäjänä yhteyshenkilö vastaa sopimuskumppanin osalta tapahtumahallintoon tallennettavista sopimusjärjestelmään liittyvistä tiedoista. Hän näkee tapahtumahallinnossa kaikki sopimuskumppanin sopimusjärjestelmään liittyvät tiedot ja hakee mahdolliset lisätunnukset. Yhteyshenkilö voi kirjata tapahtumahallintoon kursseja sekä koulutustoiminnan kulut. Sopimuskumppani voi halutessaan nimetä kulujen kirjaajan, joka voi kirjata tapahtumahallintoon kursseja sekä koulutustoiminnan kulut. Hän näkee tapahtumahallinnossa kaikki sopimuskumppanin nimiin tallennetut sopimusjärjestelmään liittyvät tiedot. Sopimuskumppani voi halutessaan nimetä kurssien kirjaajia, jotka voivat ainoastaan tallentaa tapahtumahallintoon kursseja sekä tarkastella tallennettujen kurssien tietoja.

5 3/13 ETUSIVU Tapahtumahallinnon etusivulla näkyy sopimuskumppanin valitulle kaudelle vahvistetut opetustunnit, sen hetkinen opetustuntien määrä, raportoidut kustannukset sekä kyseisen kauden maksusuunnitelma. Tietoja voi tarkastella kaaviona tai taulukon muodossa. Voit halutessasi tulostaa etusivulla näkyvät tiedot raporttimuodossa.

6 4/13 TAPAHTUMIEN HAKEMINEN Voit hakea kursseja eri tavoilla. Helpointa on hakea kurssitunnisteen avulla, mutta jos et tiedä sitä voit käyttää muita hakukenttiä hyväksesi. Mikäli haet kurssin nimen perusteella, voit käyttää *-merkkiä. Esimerkiksi aa* hakee aa:lla alkavat kurssit, *aa* kurssit, joiden nimen keskellä on peräkkäin aa, *aa hakee aa:han päättyvät kurssit. Löydettyäsi hakemasi kurssin, saat tiedot esiin klikkaamalla sinisellä olevaa kurssitunnistetta tai kurssin nimeä. TIEDON VIENTI EXCELIIN Voit viedä tapahtumahallinnon tietokannasta hakemasi tiedot taulukko-ohjelmaan. Valitse alasvetovalikosta haluamasi kentät ja paina

7 5/13 KURSSIN TALLENTAMINEN Kurssi tallennetaan tapahtumahallintoon vasta kun se on toteutunut. Koulutussuunnitelmaan liittyvät kurssit tulee tallentaa kurssin päättymistä seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä. Voit lisätä uuden kurssin siirtymällä Uusi tapahtuma -kohtaan. Halutessasi voit myös kopioida olemassa olevan kurssin. Täytä kurssin tallennukseen tarvittavat pakolliset tiedot (merkitty * -merkillä). Järjestön oma tunniste -kohtaa voi halutessaan käyttää omiin tietoihin, esimerkiksi mikä yhdistys on järjestänyt kurssin. Opetussisältö -kenttään voit kirjoittaa lyhyen kuvauksen tapahtuman sisällöstä, tarkoituksesta ja kouluttajan nimen / kouluttajien nimet. Voit tarvittaessa tallentaa tapahtuman keskeneräisenä -painikkeella. Kun olet kirjannut kaikki tarvittavat tiedot tarkista, että syöttämäsi tiedot ovat oikein ja oikeissa kohdissa sekä paina -painiketta. Tässä vaiheessa tulee näkyviin kurssitunniste (viisi numeroa). Nyt voit myös halutessasi liittää kurssin ohjelman tai sisältöön liittyvän asiakirjan tiedostona kohtaan liitteet. Valitse tiedostot -painikkeella voit valita omista tiedostoistasi tarvittavan tiedoston. Paina avaa - painiketta, niin tiedosto tallentuu tapahtuman tietoihin. Raportoinnin jälkeen kyseinen tapahtuma on osaltanne lukittu, ettekä voi muuttaa sen tietoja.

8 6/13 KULUJEN RAPORTOIMINEN Kulut -välilehdellä pääset raportoimaan edustamasi sopimuskumppanin koulutustoiminnasta syntyneet kulut. Täällä pääset myös tarkastelemaan jo raportoituja kuluja. Kulujen raportoinnit ovat auki väliraportteja varten huhti- ja lokakuun ajan sekä loppuraporttia varten joulu-, tammikuun ajan. Pääset kirjaamaan kuluja klikkaamalla sinisellä olevaa päivämäärää. Kirjaa kertyneet kulut aina vuoden alusta asti Ilmoitettava jakso -kohtaan. Edellinen jakso -kohdassa näkyy aiemmin kirjatut kulut. Mikäli korjaat saman ajanjakson kuluja, muista laskea aiemmin kirjatut kulut uuteen lukuun mukaan. Auki oleva linkki sulkeutuu automaattisesti, jolloin viimeisin olemassa oleva tieto jää voimaan.

9 7/13 TEEMAT 1. Työelämätaidot Kursseilla opitaan viestintä- ja neuvottelutaitoja, yhteistyökykyä ja -halua. Kurssien myötä tunnistetaan työhyvinvoinnin tekijöitä ja osataan vahvistaa niitä omalla työpaikalla. Lisäksi tunnetaan sosiaalisen, taloudellisen ja ekologisen kestävän kehityksen merkitys ja niiden soveltaminen työpaikalla käytännön tekoina. 2. Järjestölliset taidot Järjestökursseilla opitaan yhtäältä järjestötoiminnan perustaidot ja hyvä kokoustekniikka. Lisäksi osataan jäsentää perustehtävä ja toteuttaa järjestötoimintaa sen pohjalta. Järjestöjohtamisen ja -kehittämisen kursseilla opitaan innostavaa ja motivoivaa suunnittelua ja tehtävien jakamista, pitkän aikavälin suunnittelua sekä hyödynnetään monipuolisia viestintäkanavia johtamisen välineenä. 3. Yhteiskunnallista osallistumista lisäävät taidot Yhteiskunnallista osallistumista tukevilla kursseilla jäsennetään päätöksentekomuotoja, yhteiskunnan rakenteita ja vaikuttamisen tiloja. Toisaalta kursseilla arvioidaan yhteiskuntapolitiikkaa, minkä pohjalta opitaan muotoilemaan (yhdistyksen) vaikuttamisen tavoitteita. 4. Tietoyhteiskuntataidot Tietoyhteiskuntakursseilla opitaan yhtäältä välineiden ja ohjelmien tehokasta käyttämistä ja toisaalta tietoyhteiskunnassa tarvittavia kansalaistaitoja. Kurssien myötä opitaan myös löytämään omien töiden / luottamustehtävien / yhdistystoiminnan kehittämisessä tarkoituksenmukaisimpia välineitä ja sähköisiä toimintatapoja. 5. Hyvinvointia lisäävät taidot Kursseilla opitaan tunnistamaan hyvinvoinnin kokonaisuuteen vaikuttavia tekijöitä sekä kehittämään niitä. Kurssien myötä löydetään jaksamista ja voimavaroja vahvistavia, yhteisiä toimintatapoja. 6. Kulttuuriset taidot Kulttuuristen taitojen kursseilla opitaan käytännön taitoja eli kulttuurin tuottamista ja toteuttamista. Toisaalta opitaan tapahtumien järjestämistä eri käytännön osa-alueineen. 7. Oppimisvalmiudet ja oppimaan oppiminen Kursseilla tunnistetaan erilaisia oppimisvalmiuksia ja opetetaan myös oppimaan. Materiaalit tukevat oppimista monipuolisesti ja ne ovat selkeäkielisiä.

10 8/13 SISÄLTÖKOODIT Sisältökoodi Sisältöteksti Yleissivistävä koulutus Esiopetus Perusopetus Lukiokoulutus Muu yleissivistävä koulutus Humanistinen ja kasvatusala Vapaa-aika ja nuorisotyö Kielitieteet Kielitiede Suomi Ruotsi Englanti Saksa Ranska Venäjä Espanja Italia Muut kielet Historia ja arkeologia Filosofia Kasvatustieteet ja psykologia Opetus- ja kasvatustyö Teologia Muu humanistisen ja kasvatusalan koulutus Kulttuuriala Käsi- ja taideteollisuus Viestintä ja informaatiotieteet Kirjallisuus Teatteri ja tanssi Musiikki Kuvataide Kulttuurin- ja taiteiden tutkimus Muu kulttuurialan koulutus Yhteiskuntatieteiden, liiketalouden ja hallinnon ala Liiketalous ja kauppa Kirjanpito Markkinointi Kansantalous Hallinto Kansalais- ja järjestötoiminta Ay-koulutus

11 9/ Työelämäkoulutus Työsuojelukoulutus Luottamusmieskoulutus Järjestöjen toimihenkilökoulutus SD-koulutus Muu hallinnon alan koulutus Tilastotiede Sosiaalitieteet Politiikkatieteet Oikeustiede Muu yhteiskuntatieteiden, liiketalouden ja hallinnon alan koulutus Luonnontieteiden ala Matematiikka Tietojenkäsittely Tietokoneen ajokorttikoulutus Tiety-koulutus Muu tietotekniikan hyväksikäyttö Geo-, avaruus- ja tähtitieteet Fysiikka Kemia Biologia Maantiede Muu luonnontieteiden alan koulutus Tekniikan ja liikenteen ala Arkkitehtuuri ja rakentaminen Kone-, metalli- ja energiatekniikka Sähkö- ja automaatiotekniikka Tieto- ja tietoliikennetekniikka Graafinen ja viestintätekniikka Elintarvikeala ja biotekniikka Prosessi-, kemian ja materiaalitekniikka Tekstiili- ja vaatetustekniikka Ajoneuvo- ja kuljetustekniikka Tuotantotalous Muu tekniikan ja liikenteen alan koulutus Luonnonvara- ja ympäristöala Maatilatalous Puutarhatalous Kalatalous Metsätalous Luonto- ja ympäristöala Muu luonnonvara- ja ympäristöalan koulutus Sosiaali-, terveys- ja liikunta-ala Sosiaaliala

12 10/ Terveysala Sosiaali- ja terveysala (alojen yhteiset ohjelmat) Hammaslääketiede ja muu hammashuolto Terveysala Terveysala ja hammashoito Liikunta ja urheilu Farmasia ja muu lääkehuolto sekä tekniset välineet Tekniset terveyspalvelut Farmasia ja muu lääkehuolto Lääketiede Eläinlääketiede Kauneudenhoitoala Muu sosiaali-, terveys- ja liikunta-alan koulutus Matkailu-, ravitsemis- ja talousala Matkailuala Majoitus- ja ravitsemisala Kotitalous- ja kuluttajapalvelut Puhdistuspalvelut Kotitalous- ja kuluttajapalvelut sekä puhdistus Kotitalous- ja kuluttajapalvelut sekä puhdistus Muu matkailu-, ravitsemis- ja talousalan koulutus Muu koulutus Sotilas- ja rajavartioala Palo- ja pelastusala Poliisiala Vankeinhoito Poliisi- ja vartiointiala Poliisi- ja vartiointiala Muu opetusministeriön hallinnonalan ulkopuolella järjestettävä koulutus Muu opetusministeriön hallinnonalalla järjestettävä koulutus Muu Koulutus

13 Siltasaarenkatu A, 6 krs Helsinki