TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Laatimispäivä yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja

Transkriptio

1 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Laatimispäivä yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja 1a pitäjä Nimi Keravan sosiaali- ja terveyslautakunta Osoite PL 7, Kerava 2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 3 nimi 4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) / soster@kerava.fi Nimi Vastuuhenkilö Sosiaali- ja terveyspalveluiden toimialajohtaja Erja Wiili-Peltola yhteyshenkilöt: Erja Rainio, Perheitä tukevien palveluiden vastuualuejohtaja puh Kaisa Mannermaa, perheneuvolan esimies, puh, Solveig Kinnunen, ProConsona pääkäyttäjä puh Jaana Laiho, GFS pääkäyttäjä Osoite Kultasepänkatu 7, Kerava Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) puhelinvaihde Nuorten psykososiaalisten palveluiden asiakas- ja potilasrekisteri Nuorten psykososiaalisissa palveluissa annetaan mielenterveys- ja päihdepalveluita vuotiaille keravalaisille. Palveluja ovat: ohjaus ja neuvonta, tutkimukset, hoidot, päihdeseulat. käyttötarkoituksena on yllämainittujen tehtävien suorittaminen. Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilastointitarkoituksiin. -Sosiaalihuoltolaki (1301/2014) - Päihdehuoltolaki (41/1986) - Päihdehuoltoasetus (653/1986) - Mielenterveyslaki ( /1116) - Terveydenhuoltolaki (1326/2010) - Henkilötietolaki 1-3 lulu (523/1999) - Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 2 luku (1030/1999) 5 tietosisältö Sähköisesti tallennetut tiedot: Potilastietojärjestelmä GFS:ään sekä asiakastietojäjestelmään ProConsona tallennetut tiedot: Asiakkaiden asiakaskansiot ja -kertomukset, jotka sisältävät: - henkilö- ja yhteystiedot (sukunimi, etunimet, syntymäaika, ammatti, osoite, puhelinnumerot, kotikunta) sekä tarvittavat sosiaalitiedot - käyntitiedot - suoritetut tutkimukset tuloksineen - annettu hoito ja sen vaikutus - hoitoon ja tutkimuksiin lähettämistä koskevat tiedot Manuaalisesti tallennetut tiedot: - testipöytäkirjat

2 6 Säännönmukaiset tietolähteet - arviointilomakkeet - ajanvaraukseen ja yhteydenottoon liittyvät tiedot - annettujen lausuntojen ja lähetteiden kopiot - saadut lausunnot ja lähetteet tietoja ei yhdistetä muihin henkilörekistereihin. Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 4 luku (785/1992) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 1 luku (812/2000) Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen laatimisesta sekä niiden ja muun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämisestä Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) Asetus potilasasiakirjoista (298/2009) Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen sekä toimintayksikössä syntyvien tietojen perusteella. Henkilön tietoja voidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta joko asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Tietoja tulee aina esnisijaisesti pyytää asiakkaalta itseltään tai hänen edustajaltaan. Asiakkaalla tulee olla tieto, mikäli tiedot hankitaan nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Väestötietojärjestelmästä saadaan henkilötietoja teknisen käyttöyhteyden avulla (Väestötietolaki 29 ). Terveydenhuoltolain 9 :n mukaan HUS -sairaanhoitopiirin alueen kunnallisen terveydenhuollon yhteisestä potilastietorekisteristä tietoja saadaan ilman potilaan antamaa erillistä suostumusta sen jälkeen, kun potilasta on informoitu yhteisestä potilastietorekisteristä ja kun potilaalla on hoitosuhde Keravan terveyskeskukseen. Lisäksi edellytetään, että potilas ei ole kieltänyt tietojensa käyttöä. HUS -alueen yhteiseen potilastietorekisteriin kirjatut tiedot ovat katsottavissa Uudenmaan Navitasaluetietojärjestelmän sekä Kansallisen terveysarkiston (Kanta-palvelut) kautta. Kansalliseen terveysarkistoon liittyneiden terveydenhuollon toimintayksiköiden potilastiedot ovat katsottavissa potilaan hoitoon osallistuvissa toimintayksiköissä. Edellytyksenä on, että potilas on informoitu ja hän on tahtonsa mukaisesti voinut asettaa rajoituksia tietojensa näkymiselle. Mikäli tietoja hankitaan muutooin teknisen käyttöyhteyden avulla, tulee tähän saada potilaan lupa. Keravalaisten potilaisen henkilö- ja osoitetiedot saadaan väestörekisteristä viikoittain. Turvakiellossa olevien henkilöiden osoitetiedot eivät päivity järjestelmään. Muut tarvittavat perustiedot kirjataan järjestelmään hoitosuhteen alkaessa. Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 3-4 luku (812/2000) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 3. luku (159/2007) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 4 luku (785/1992) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999)

3 7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset REKISTERISELOSTE 2 Asiakaslain mukaisesti yksittäisen henkilön tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille asiakkaan suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Jos henkilöllä ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Viranomaisille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava lain kohta, jonka perusteella tietoja pyytää. Tietojen luovutuksesta tulee tehdä merkitä rekisteriin. Tietoja luovutetaan valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten. - Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksita 3-4 luku (812/2000) - Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) - Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) - Henkilötietolaki 1 luku (523/1999) - Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 4 luku (785/1992) 8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 9 suojauksen periaatteet Henkilötietojen luovutukseen EU:n ulkopuolisiin maihin tarvitaan pääsääntöisesti asiakkaan suostumus. Lisäksi tulee varmistaa tietosuojan riittävä taso sen maan osalta, johon tietoja siirretään. Henkilötietolaki 5 ja 8 luku (523/1999) A Manuaalinen aineisto Aineistot säilytetään nuorten psykososiaalisen yksikön tiloissa lukitussa ja paloturvallisessa arkistokaapissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti asiakaskohtaisiin kansioihin. B ATK:lla käsiteltävät tiedot Keravan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Keravan kaupungin osalta palvelut tuottaa Tietohallinnon palvelukeskus (Tipake), joka vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. - käyttöliittymä suojataan käyttäjä- ja salasanatunnuksin - tietokanta suojataan palvelimen käyttäjä- ja salasanatunnuksin - käyttöoikeudet on rajattu toimenkuvan mukaisesti - tietojen ylläpito rekisteröi tietokantaan automaattisesti tietoryhmäkohtaisesti tiedon rekisteröijän käyttäjätunnuksen tiedot ovat salassapidettäviä. Tietoja käsittelevät ja katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelusuhteen päätyttyä. Työntekijät ovat allekirjoittaneet tietojärjestelmien käyttöä koskevan tietosuojasitoumuksen. Rekisteritietojen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvotaan käyttölokitietojen avulla. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimialalla on nimettynä seuranta- ja valvontatehtävää varten tietosuojavastaava. Ostopalvelut: Hankittaessa palveluja ulkopuoliselta palveluntuottajalta, huolehditaan tietoturvan ja -suojan toteutumisesta palveluntuottajan kanssa tehtävässä sopimuksessa. - Palveluntuottajan tulee toimittaa rekisteriseloste oman toimintansa osalta.

4 - Rekisteriselosteesta tulee ilmetä, että sopimuksen piiriin kuuluvien asiakkaiden asiakastiedot ovat erillään palveluntuottajan muusta rekisteristä ja että tietoja käyttävät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä palvelujen toteuttamiseksi. - Palveluntuottaja huolehtii rekisterinpidosta ostopalvelun osalta kaupungin lukuun. - Keravan sosiaali- ja terveyslautakunta rekisterinpitäjänä päättää Keravaa koskevien tietojen käsittelyssä noudatettavasta menettelystä ja tietojen luovuttamisesta. - Rekisteröidyn informoinnin toteutuksesta vastaavat sosiaali- ja terveystoimi ja palveluntuottaja kumpikin omalta osaltaan. - Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluja annettaessa ja toiminnassa muutenkin noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja -turvasta sekä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä. - Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluntuottajan tietoliikenneyhteydet ovat ulkopuolisilta suojatut. - Palveluntuottaja sitoutuu siihen, että sopimuksen päättyessä tai purkautuessa asiakastiedot siirretään Keravan nuorten psykososiaalisten palveluiden asiakasrekisteriin. Kuolleitten asiakkaiden asiakirjat tulee siirtää kuitenkin viimeistään kuolinvuoden lopussa. - Jokaisella sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antajalla tulee olla nimettynä tietosuojavastaava. 10 Tarkastusoikeus - Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 5-6 luku (621/1999) - Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallinntatavasta 1-2 luku (1030/1999) Henkilötietolain 26 :n perusteella jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja lastensuojelun asiakasrekisteriin on tallennettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tarkastusoikeus koskee myös lastensuojeluilmoituksen tekijän henkilöllisyyttä, jos se on kirjattu. Alaikäisellä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot, jos hän ikäänsä, kehitystasoonsa ja asian laatuun nähden ymmärtää asian merkityksen. Huoltajalla on oikeus tarkastaa hänen lapsiaan koskevat tiedot, jos lapsen ei voida katsovan iän ja kehitystason perusteella ymmärtävän asian merkitystä. Edunvalvojan tarkastusoikeutta arvioidaan sen mukaan minkälainen määräys hänelle on annettu. Henkilötietolain 27 :n mukaan tarkastusoikeutta ei ole, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Tietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla erillisellä lomakkeella siihen yksikköön, missä pyynnön tekijä on asiakkaana. Asiakkaalle annetaan tilaisuus tutustua tietoihinsa toimintayksikössä tai tiedot annetaan kirjallisesti. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä ja sen käyttäminen on maksutonta kerran kalenterivuodessa. Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. 11 Henkilötietolain 29 :n mukaan lastensuojelun rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta Oikeus vaatia virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai tiedon täydennettävä. korjaamista Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä siihen toimintayksikköön, missä kirjaus on tehty. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen

5 tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Keskeinen lainsäädäntö 12 asiakas- tai potilastietoja ei luovuteta suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta Muut henkilö- suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja tietojen käsit- sukututkimusta varten. telyyn liittyvät oikeudet