Katastrofiin varautuminen liikematkustuksessa miten toimia ennalta? Ifin matkapäivä

Transkriptio

1 Katastrofiin varautuminen liikematkustuksessa miten toimia ennalta? Ifin matkapäivä Heikki Hernesmaa Turvallisuuspäällikkö Wärtsilä Corporation

2 Mikä on katastrofi? Henkilöön tai omaisuuteen kohdistuva uhka tai tapahtuma, joka on: Ihmisen toiminnasta aiheutuvaa Terrori isku, kiristys tai kaappaus, sotatila jne. Luonnon aiheuttama Maanjäristys, tulva, tulivuoren purkaus jne. Jokainen ihminen määrittelee katastrofin persoonallisesti Turvallisuusalalla katastrofiin varautumista kutsutaan kriisinhallinnaksi

3 Mitä on kriisinhallinta? Identifioida, suunnitella, kontrolloida ja lievittää eri tekoja ja tapahtumia, jotka ovat haitallisia organisaation menestyvälle toiminnalle Kehittää kokonaisvaltainen ymmärrys paikallisesta toimintaympäristöstä Luoda toimiva verkosto paikallisista, alueellisista ja kansainvälisistä kontakteista

4 Mitä on kriisinhallinta? Selkeä ymmärrys oman organisaation toiminnan luonteesta ja sen erityisvaatimuksista Kaiken mahdollisen varalle on oltava suunnitelma AB ja C Kriisinhallintasuunnitelman integrointi organisaation toimintaan

5 Huomioitavaa kriisisuunnitelmassa KOKO ORGANISAATIOTA/LIIKETOIMINTAA KOSKEVA LÄHESTYMISTAPA Kriisiryhmän perustaminen Kriisisuunnitelma kaiken Operaatiokeskus I ja II mahdollisen varalle Toimintamalli ja prosessi Media ja julkisuuden hallinta Suojele ihmisiä ja omaisuutta Varmista liiketoiminnan jatkuvuus Henkilöstöhallinta Kommunikaatio Harjoitukset ja testit Yhteysverkosto

6 Kriisinhallintaryhmä Perusta paikallinen kriisinhallintaryhmä, johon kuuluu edustajia koko liiketoiminnasta Lähestymistapana on ajatella koko liiketoiminnan parasta HR Talousosasto Turvallisuus Lakiosasto Kuljetus ja logistiikka Paikallisjohto Kriisinhallintaryhmä (esimerkki) Operatiivinen johto Kiinteistöt Viestintä Terveydenhuolto

7 Tunne liiketoiminta ja operatiivinen ympäristö Ole tietoinen matkustajien toimintaympäristöstä Tarkkaile turvallisuusriski ja uhkatietojen päivityksiä Ympäristön huono tai väärin ymmärtäminen johtaa todennäköisesti ongelmiin, varsinkin kriisitilanteessa Bangkok, Thaimaa, Toukokuu 2010 Kuva: PedroUgarte/AFP/Getty Images

8 Vahvuudet, haavoittuvuudet ja suunnittelu Arvioi organisaatiosi vahvuudet ja heikkoudet, unohtamatta haavoittuvuuden hallintaan liittyviä tekijöitä. Suunnitelma kaiken mahdollisen varalle Valitse ja suunnittele ensisijainen ja vaihtoehtoinen operaatiokeskus

9 Henkilöstöhallinto Varmista että HR tiedostot ovat päivitetyt ja täydelliset; harkitse budjettiin ja palkkoihin liittyviä seikkoja Luo prosessit lääkintä/terveyshuollolle, hätätilalle ja pandemioiden varalle. Valitse ensisijainen ja varalla oleva evakuointipaikka. Tee evakuointisuunnitelma, joka ottaa huomioon sekä komennusmatkalaiset että paikallisen henkilöstön. Harkitse avainhenkilöstön menettämistä ja sen korvaavia järjestelyjä.

10 Kommunikaatio Perusta ja ylläpidä jatkuvaa yhteysverkostoa Useat ja valinnaiset kommunikointitavat ovat paras ratkaisu: lankapuhelimet matka ja satelliittipuhelimet radiopuhelimet internet muut viestivälineet

11 Yhteysverkosto Luo ja ylläpidä laajaa ja luotettavaa kontaktiverkostoa Paikalliset ja kotimaiset viranomaiset Turvallisuuspalvelut ja poliisi Armeija Yksityinen sektori Logistiikka ala Lääkintähuolto Juristit ja lainsäädäntö

12 Vaihtoehtoiset operaatiokeskukset Identifioi ja suunnittele vaihtoehtoisia operaatiokeskuksia, joissa voi käsitellä hallinnollista ja teknistä informaatiota ja välttämättömiä materiaaleja liiketoiminnan jatkumisen varmistamiseksi. Suunnittele suojatalo, johon henkilöstö voidaan siirtää turvaan odottamaan evakuointia kauemmaksi Tunnista vaihtoehtoiset tilat tuotannolle, varastoinnille, laivauksille ja muille kuljetuksille.

13 Julkisuuden hallinta Luo kriisiviestintäsuunnitelma ja nimeä yrityksen paikallisesta kommunikoinnista vastaavat henkilö(t). Kontrolloi viestintää Et voi pitää mediaa paitsiossa Tee heistä liittolaisia He kertovat tarinan joko ilman tai sinun myötävaikutuksellasi Photo Credit: FPD Thailand

14 Kriisiharjoitukset Varmista että koko henkilöstö on tietoinen perussuunnitelmasta ja sen merkityksestä. Henkilökohtaiset kriisipakkaukset hätäapuvälineineen ovat tärkeitä. Tee rutiininomaisia harjoituksia ja lisää mukaan yllättäviä elementtejä. Harkitse paikallisten ja ulkomaisten edustustojen virkailijoiden liittämistä mukaan. Luo suunnitelmaan syvyyttä jatkuvuuden varmistamiseksi, jos avainhenkilöstö ei ole käytettävissä.

15 Yritysjohdon tuki Kriisisuunnittelulla täytyy olla yritysjohdon tuki ollakseen tehokasta. Selkeä ja ytimekäs esitys joka perustuu organisaation haavoittuvuuteen suhteessa operatiiviseen ympäristöön on kriittisen tärkeä ja menestyksen avain Korosta menneitä onnettomuuksia seurauksineen, jotka ovat vaikuttaneet samantyyppisiin organisaatioihin, sekä inhimillisinä että materiaalisina menetyksinä. Tilastoista pitävälle johdolle kustannusanalyysi palvelee myös selvän kuvan piirtämisessä, erityisesti esitettäessä negatiivisia vaikutuksia organisaatiolle.

16 Oletko valmistautunut? Integroi suunnitelma yrityskulttuuriin. Turvallisuusammattilaisten pitäisi olla tietoisia paikallisista olosuhteista sekä kiinnittyneitä liiketoiminnan eri tasoille. Ellei kaikkeen mahdolliseen ole varauduttu, voi se vaarantaa työntekijöiden hengen ja saattaa liiketoiminnan jatkuvuuden kyseenalaiseksi. Todella tehokkaat yritykset suunnittelevat ja kohtaavat haasteet.

17 Lähteitä kriisisuunnitteluun: Asia Crisis and Security Group (ACSG) ASIS International Australian Government U.S. Department of State

18 Kiitos!