Tietosuojaselosteessa esitetään henkilötietolain 10 :n ja 24 :n edellyttävät tiedot.

Transkriptio

1 Ticket-tuotevalikoiman tietosuojaseloste Tietosuojaselosteessa esitetään henkilötietolain 10 :n ja 24 :n edellyttävät tiedot. 1. Rekisterinpitäjät Rekisterinpitäjä työntekijän henkilötietojen osalta on työnantaja, joka on tehnyt Edenred Finland Oy:n kanssa palvelusopimuksen Ticket -tuotevalikoimaan kuuluvista henkilöstöetujen palveluista. Edenred Finland Oy käsittelee työnantajan rekisterissä olevia työntekijöiden henkilötietoja työnantajan ja/tai työntekijän toimeksiannosta henkilöstöetujen tarjoamiseksi. Edenred Finland Oy vastaa tuottamiensa Tickettuotevalikoiman palvelujen teknisestä toimivuudesta ja luotettavuudesta. Työnantajat vastaavat rekisterinpitäjinä työntekijöidensä henkilötietojen käsittelystä sekä niitä koskevista tiedusteluista. Tiedustelut osoitetaan kunkin työnantajan rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Edenred Finland Oy on rekisterinpitäjä niiden henkilöiden henkilötietojen osalta, jotka rekisteröityvät Ticket - tuotevalikoiman lisäpalvelujen käyttäjiksi. Näitä lisäpalveluja ovat Omatili-, Ticket-On-the-Go - ja My loadpalvelu. Tämän lisäksi Edenred Finland Oy on rekisterinpitäjä omien työnantaja-asiakkaidensa ja näiden yhteyshenkilöiden henkilötietojen osalta. Edenred Finland Oy:n yhteystiedot heidän omille henkilöasiakkaille sekä työnantaja-asiakkaiden yhteyshenkilöille ovat seuraavat: Edenred Finland Oy Y-tunnus Elimäenkatu Helsinki puhelin: (09) sähköposti: yritys-fi@edenred.com 2. Rekisterin nimi Työnantajat nimeävät itse työntekijöidensä henkilötietoja koskevat rekisterinsä. Edenred Finland Oy:n omien työnantaja-asiakkaiden ja niiden yhteyshenkilöiden osalta sekä Ticket - tuotevalikoiman palvelujen lisäpalveluiden henkilöasiakkaiden osalta muodostuvan rekisterin nimi on Edenred Finland Oy:n Ticket -asiakasrekisteri. 1

2 3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja rekisterin käyttötarkoitus Työnantajat määrittelevät itse työntekijöidensä henkilötietoja sisältävien rekisteriensä henkilötietojen käsittelyn perusteet ja rekisterin käyttötarkoitukset. Edenred Finland Oy:n henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työnantajien työntekijöilleen tarjoamien henkilöstöetujen sekä niihin liittyvien palveluiden ja lisäpalveluiden toteuttaminen. Kyseiseen tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään muun muassa työntekijöiden yksilöimiseksi ja tunnistamiseksi, palveluiden ja lisäpalveluiden tuottamiseksi sekä tuotteiden ja palveluiden markkinoimiseksi. Edenred Finland Oy:n Ticket -tuotevalikoimaan ja palveluihin kuuluvat - Ticket Lounas -kortti ja Ticket Lounasseteli (ravintoetu), - Ticket Mind&Body -kortti ja Virikeseteli (kulttuuri- ja liikuntaetu), - Ticket Duo -kortti (yhdistelmäkortti ravinto-, kulttuuri- ja liikuntaeduista), - Ticket Transport -kortti (matkaetu). Edenred Finland Oy:n henkilötietojen käsittely perustuu työnantajien henkilörekisterien osalta henkilötietolain 8 1 momentin 7)-kohtaan ja Edenred Finland Oy:n Ticket -asiakasrekisterin osalta henkilötietolain 8 :n 1 momentin 1), 2) ja 5) -kohtiin. Edenred Finland Oy käyttää työnantajan työntekijöiden henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin: - Ticket-korttien tilaaminen, valmistaminen, toimittaminen ja lataus - Setelituotteiden tilaaminen ja toimittaminen - Asiakkaan tilaamaan tuotteeseen tai palveluun liittyvä yhteydenpito - Asiakassuhteen hoitaminen, hallinta, ylläpito ja kehittäminen - Tuotteiden ja palveluiden laskutus - Asiakassuhdetta vahvistavat markkinointitoimenpiteet kuten asiakasviestit ja tiedotteet Edenred Finland Oy käyttää Ticket asiakasrekisteriään edellisten lisäksi seuraaviin käyttötarkoituksiin: - Liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen - Tutkimustoiminta, tuotekehitys ja tilastointi - Omien sekä konsernin tuotteiden ja palveluiden sekä yhteistyökumppaneiden tuotteiden ja palveluiden markkinointi - Asiakastietojen kerääminen, järjestäminen ja analysointi myynnin, mainonnan ja markkinoinnin tehokkaaksi kohdentamiseksi 2

3 - Mielipide- ja markkinatutkimuksiin, asiakastyytyväisyystutkimuksiin ja vastaaviin toimenpiteisiin henkilötietolain 19 :n tai rekisteröidyn suostumuksen mukaisestirekisteröidyn suostumuksen mukaisesti 4. Rekisterin tietosisältö Työnantajat määrittelevät itse työntekijöidensä henkilötietoja sisältävien rekisteriensä tietosisällöt. Edenred Finland Oy:n Ticket -asiakasrekisteri voi sisältää muun muassa seuraavia tietoja rekisteröidyistä: - Asiakastiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) - Työnantajan nimi - Työnantajayrityksen yhteyshenkilötiedot - Ticket -kortin yksilöintitiedot - Tunnistustiedot omalle verkkopalvelu- tai mobiilitilille (esim. käyttäjätunnus) - Asiakkuuteen liittyvät tiedot, kuten käytetyt tuotteet ja palvelut sekä avaus ja irtisanomispäivät - Asiakaspuhelujen ja muun asiakasviestinnän yhteydessä kerätyt tiedot - Korttien ja tilien maksutapahtumat, saldot ja käyttötiedot - Kortin käyttöön liittyviä muita tietoja - Henkilötietojen käsittelyn sallimista koskevat rekisteröidyn tekemät valinnat - Suoramarkkinointia koskevat rekisteröidyn tekemät valinnat - Sähköistä suoramarkkinointia koskevat rekisteröidyn tekemät valinnat - Mobiilisovelluksen käyttämiä paikka- ja paikannustietoja / sijaintitietoja koskevat rekisteröidyn tekemät valinnat - Osoitteen luovuttamista muille koskevat rekisteröidyn tekemät valinnat Rekisteröidyn henkilötunnusta voidaan käsitellä maksupalvelutoiminnassa tai kun asiakkaan yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää asiakkaan tai Edenred Finland Oy:n oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Henkilötunnusta ei merkitä tarpeettomasti henkilörekisterin perusteella tulostettuihin tai laadittuihin asiakirjoihin. 5. Säännönmukaiset tietolähteet Työnantajat määrittelevät itse työntekijöidensä henkilötietoja sisältävien rekisteriensä säännönmukaiset tietolähteet. Edenred Finland Oy saa tietoja: - Työantajalta, joka tilaa Edenred Finland Oy:ltä palvelun henkilöstöetuuden toteuttamiseksi, tuotteen tilauksen yhteydessä sekä asiakassuhteen aikana 3

4 - Asiakkailta itseltään asiakassuhteen aikana - Asiakkaiden asiakassuhteen aikana tekemistä ilmoituksista - Asiakkaiden itse tekemistä rekisteröitymisistä Ticket -tuotevalikoiman lisäpalveluihin, kuten Omatili-, Ticket-On-the-Go - tai My load-palveluihin - Lisäpalveluihin rekisteröityneiden asiakkaiden osalta Ticket-kortin käytöstä kirjautuvista tilitiedoista ja yhteistyökumppaneiden toimittamista tiedoista. 6. Henkilötietojen luovutukset Työnantajat määrittelevät itse työntekijöidensä henkilötietojen luovutukset. Edenred Finland Oy voi luovuttaa ja siirtää rekisteröityjen henkilötietoja Edenred Finland Oy:n Ticket - asiakasrekisteristä: - Viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa - Yrityksen omistusrakenteen muuttumiseen liittyvissä tilanteissa - Samaan konserniin kuuluville Suomessa tai ulkomailla sijaitseville yhtiöille - Tieteellistä tutkimusta tai tilastointitarkoitusta varten henkilötietolaissa säädetyin edellytyksin Henkilötietoja säilytetään EU-alueen sisäpuolella eikä luovuteta tai siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. 7. Rekisterin suojaaminen Työnantajat vastaavat lähtökohtaisesti itse työntekijöidensä henkilötietoja sisältävien rekisteriensä suojaamisesta. Edenred Finland Oy vastaa omalta osaltaan työnantajien työntekijöiden henkilötietojen suojaamisesta, kun työnantaja luovuttaa työntekijöiden tietoja Edenred Finland Oy:n käyttöön, jotta se voi toteuttaa työnantajan työntekijöilleen tarjoaman henkilöstöedun ja siihen liittyvät palvelut. Edenred Finland Oy vastaa Ticket -asiakasrekisterinsä suojaamisesta. Edenred Finland Oy:ssä henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Henkilötietojen käyttö on ohjeistettu ja henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Tietoja pääsevät käyttämään ja käsittelemään vain ennalta nimetyt työntekijät. Työntekijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja sinne on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä. Kulunvalvonta on järjestetty. Edenred Finland Oy:n ja sen mahdollisten alihankkijoiden tietoverkko ja laitteisto, jolla henkilötiedot sijaitsevat, on suojattu palomuurilla, salasanoilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Kulunvalvonta on järjestetty. 4

5 8. Tarkastusoikeus, tiedon korjaaminen ja niiden toteuttaminen Työnantajat vastaavat itse työntekijöidensä tarkastusoikeuden toteuttamisesta omaan rekisteriinsä sekä rekisterinsä tietojen korjaamisesta. Tarkastus- ja korjauspyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjänä toimivalle työnantajalle. Edenred Finland Oy:n Ticket -asiakasrekisterin rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Asiakasrekisteriin rekisteröidyillä on oikeus saada oikaistua, poistettua tai täydennettyä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisteröidyn on mahdollista korjata tietonsa esittämällä kirjallinen tiedonkorjauspyyntö Edenred Finland Oy:lle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa. 9. Kielto-oikeus ja sen toteuttaminen Työnantajat vastaavat itse työntekijöidensä kielto-oikeuden toteuttamisesta oman rekisterinsä osalta. Edenred Finland Oy:n Ticket -asiakasrekisterin rekisteröidyllä on oikeus kieltää henkilötietojen käsittely suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimukseen, henkilömatrikkeliin ja sukututkimukseen ottamalla kirjallisesti yhteyttä Edenred Finland Oy:n asiakaspalveluun. 10. Tietosuojaselosteen saatavuus Työnantajat vastaavat itse työntekijöitään ja heidän henkilötietojaan sisältävien rekisterien tietosuojaselosteen saatavuudesta. Edenred Finland Oy:n laatima tietosuojaseloste sisältäen Edenred Finland Oy:n Ticket -asiakasrekisterin tietosuojaselosteen pidetään jokaisen saatavilla Edenred Finland Oy:n toimipaikassa sekä kotisivuilla osoitteessa 5