Asiakasrekisteri kattaa seuraavat Otavamedian asiakkuudet ja niiden sisältämät palvelut: Otavamedian kustantamat lehdet ja

Transkriptio

1 Rekisteriseloste 1. Rekisterinpitäjä Otavamedia Oy Maistraatinportti OTAVAMEDIA puh Rekisteriasioita koskevat tiedustelut Rekisteriasioita hoitava henkilö - Miia Laitinen Maistraatinportti OTAVAMEDIA puh Rekisterin nimi Otavamedian asiakasrekisteri Asiakasrekisteri kattaa seuraavat Otavamedian asiakkuudet ja niiden sisältämät palvelut: Otavamedian kustantamat lehdet ja kirjat, Suuri Suomalainen Kirjakerho, Suuri Suomalainen Lastenkerho, Koululainen Kirjaklubi, Erä Kirjakerho, Metsästys ja kalastus kirjaklubi, Book Avenue, Mauri Kunnas Kirjakerho, sekä kirjalahjakorttipalvelu Libricard, Suuri Kuu - verkkokirjakauppa ja kirjakauppaketju. 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Henkilötietojen käsittelyn yleisenä edellytyksenä on asiakassuhde, asiakkaan suostumus tai asiakkaan Otavamedialle antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys. Rekisterinpitäjän asiakkaita ovat rekisterinpitäjän kustantamien aikakaus- ja muiden lehtien, kirjojen, kirjakerhojen sekä muiden tavaroiden ja palvelujen tilaajat, saajat ja maksajat, eri verkkopalveluiden käyttäjät. Tässä rekisteriselosteessa asiakkaalla tarkoitetaan myös sitä luonnollista henkilöä, jolle yritys tai julkisyhteisö, jonka palveluksessa hän on, on tilannut rekisterinpitäjän kustantaman aikakaus- tai muun lehden, kirjan taikka muun tavaran tai palvelun. Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten: - tilausten, jäsenyyden hoitaminen ja rekisteröinti, suoramarkkinointi - laskutus, maksujen valvonta, maksuajan myöntäminen ja perintä muu operatiivinen asiakassuhteen hoitaminen, hallinta, kehittäminen, laadun varmistaminen, asiakaspalvelun toteuttaminen sekä liike- ja palvelutapahtumien varmistaminen - Asiakassuhteen analysointi ja ryhmittely, kokonaisasiakkuuden hallinta ja kehittäminen, viestinnän ja markkinoinnin kohdentaminen sekä kampanja ja kontaktihistorian hallinta. - Otavamedian toiminnan sekä palvelu- ja tuotetarjoaman toteuttaminen, analysointi, raportointi ja kehittäminen sekä palveluiden personointi. 1

2 - Otavamedia Oy:n ja Otava Oy:n konserniin kuuluvien yhteisöjen tavaroiden ja palvelujen markkinointi, liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen ja tutkimustoiminta henkilötietolain ja muun lainsäädännön sallimassa laajuudessa - tietosuojalainsäädännössä tarkoitettujen suoramarkkinointikieltojen toteuttaminen - luonnollisten henkilöiden automaattisilla järjestelmillä toteutettavaan suoramarkkinointiin antamien suostumusten käsittely. - Lainsäädännössä tarkoitettujen rekisteröidyn oikeuksien, velvollisuuksien ja tahdonilmaisujen edellyttämä käsittely - Otavamedia Oy käyttää säännöllisesti eräissä tietojen käsittelytehtävien teknisessä, kaupallisessa tai operatiivisessa toteuttamisessa Otavamedia Oy:n lukuun henkilötietolain 5:ssä tarkoitetulla tavalla toimivia alihankkijoita henkilötietolain ja muun lainsäädännön sallimassa laajuudessa 5. Rekisterin tietosisältö Asiakkaista kerätään ja talletetaan seuraavat tiedot: - asiakastiedot: nimi, syntymävuosi, tieto alaikäisyydestä, asiakasnumero, yhteystiedot (ml. sähköpostiosoite ja muu sähköinen osoitetieto) yhteydenottoa varten, arvo tai ammatti, äidinkieli, sukupuoli, talouden koko, asumismuoto, alle 18- vuotiaiden lasten lukumäärä, kiinnostus- ja harrastustiedot, laskutusyhteystiedot, suostumus sähköposti-, tekstiviesti- ja muilla automaattisilla järjestelmillä lähetettävään suoramarkkinointiin, suoramarkkinoinnin kieltokoodit sekä tieto osoitteen saantitavasta - rekisterinpitäjän ja muiden yritysten välisten yhteistyösopimusten kulloinkin edellyttämät tiedot - asiointi- ja käyttötiedot esimerkiksi: tiedot asiakkuuden sisällä tapahtuvasta asioinnista sekä hyödykkeen käytöstä eri kanavissa, asiakkaiden itse antamat tyytyväisyystiedot sekä muut vastaavat asiointi- ja käyttötiedot - tilaustiedot: tilaaja- ja saajatiedot, tuotetiedot, tarjoustiedot, hintatiedot, laskutustiedot, toimitustiedot, maksutapatiedot, peruutustiedot, palautustiedot, tarjonnan kieltokoodit ja reklamaatiotiedot, ilmaislehtien saajien nimi- ja osoitetiedot ja muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot. 6. Säännönmukaiset tietolähteet Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkaan suostumuksella häneltä itseltään (henkilötietolain 8 :n 1 momentin 1 ja 2 kohta) ja asiakkuuteen, asialliseen yhteyteen ja niihin liittyvään eri kanavissa tapahtuvaan käyttöön ja asiointiin liittyvistä tapahtumista. Asiakkaiden henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää säännönmukaisesti myös muiden Otava Oy:n konserniin kuuluvien yhteisöjen henkilörekistereistä (henkilötietolain 8 :n 1 momentin 6 kohta). Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä sekä rekisterinpitäjän kanssa lehtien myyntiä koskevan sopimuksen tehneiltä yhteisöiltä sekä tavaroiden ja palveluiden tilausmyyjiltä. 2

3 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Asiakkaiden henkilötietoja siirretään säännönmukaisesti Otavamedia Oy:n markkinointirekisteriin sen jälkeen, kun rekisterinpitäjän ja asiakkaan välinen asiallinen yhteys on katkennut. Tiedot luovutetaan teknisen käyttöyhteyden avulla, teknisenä tallenteena tai paperitulosteena. Tietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietolain 22 :n ja 23 :n 7 ja 8 kohtien nojalla. Tiedot luovutetaan teknisen käyttöyhteyden avulla, teknisenä tallenteena tai paperitulosteena. 8. Rekisterin suojauksen periaatteet A. Manuaalinen aineisto Tietoja säilytetään rekisterinpitäjän toimitiloissa, jotka on lukittu ja kiinteistössä on kulunvalvonta. B. ATK:lle talletetut tiedot Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla. 9. Evästeiden käyttö Käytämme sivuillamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita. 10. Tarkastusoikeus, tarkastusoikeuden toteuttaminen ja kielto-oikeus Tarkastusoikeus ja oikeus oikaista virheellinen tieto. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat Otavamedia Oy:n asiakasrekisterissä olevat tiedot. Kun rekisteröity haluaa käyttää tarkastusoikeuttaan, hänen tulee lähettää omakätisesti allekirjoitettu tarkastuspyyntö Otavamedia Oy:lle yllä mainittuun osoitteeseen tai käydä edellä mainitussa osoitteessa henkilöllisyyden todistava asiakirja mukanaan. Tarkastuspyynnössä rekisteröidyn tulee ilmoittaa nimensä, osoitteensa ja puhelinnumeronsa. 3

4 Otavamedia Oy toimittaa kirjallisen vastauksensa rekisteröidylle 30 päivän kuluessa siitä, kun rekisteröity on käynyt henkilökohtaisesti Otavamedia Oy:ssä tai kun rekisteröidyn kirjallinen tarkastuspyyntö on saapunut Otavamedia Oy:lle. Jos rekisteröidyn tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää Otavamedia Oy:lle virheen korjaamista koskevan pyynnön. Kieltooikeus Rekisteröidyllä on oikeus kieltää Otava Oy:tä ja sen konserniin kuuluvia yhteisöjä käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointia varten. Halutessaan käyttää kielto-oikeuttaan rekisteröity voi lähettää kirjeen edellä mainittuun Otavamedia Oy:n osoitteeseen tai soittaa numeroon (09) Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Kieltoasioissa voit ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme puh tai kirjeitse osoitteella Otavamedia Oy, Maistraatinportti OTAVAMEDIA Otavamedia Oy:n asiakasrekisteriä käsittelevä rekisteriseloste on saatavilla Otavamedia Oy:n toimitiloissa (osoite: Maistraatinportti 1, OTAVAMEDIA) ja kotisivulla Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Jos rekisteröity haluaa lisätietoja hänen henkilötietojensa käsittelystä Otava Oy:ssä ja sen konserniin kuuluvissa yhteisöissä, hän voi lähettää kirjeen yllä olevaan osoitteeseen tai soittaa numeroon (09) Otava Oy:n konserni Otavamedia Oy:n kuuluvat seuraavat yhteisöt: Otavamedia, Nettix, Suomen Golfpiste, Suomen Kuvapalvelu, Lakiperintä. Otava Oy:n konserniin kuuluvat seuraavat yhteisöt: Kustannusosakeyhtiö Otava, Like Kustannus, Otavan Kirjapaino. Otavamedia. Otavamediaan kuuluvat seuraava yhteisöt: Nettix, Suomen Golfpiste, Suomen Kuvapalvelu, Lakiperintä Oy 4

5 Otavamedia Oy:n markkinointirekisteri 1. Rekisterinpitäjä Otavamedia Oy Maistraatinportti OTAVAMEDIA puh Rekisteriasioita hoitavat henkilö - Miia Laitinen Maistraatinportti OTAVAMEDIA puh. 09) Rekisterin nimi Otavamedian markkinointirekisteri 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus) Henkilötietoja käsitellään potentiaalisiin asiakkaisiin yhteyden ottamista varten ja rekisterinpitäjän tavaroiden ja palvelujen markkinoimiseksi heille. Markkinointirekisteriin kerätään ja talletetaan myös tietosuojalainsäädännössä tarkoitettuja rekisteröidyn tekemiä suoramarkkinointikieltoja ja rekisteröidyn antamia suostumuksia suoramarkkinointiin sähköpostilla, tekstiviestillä ja muilla automaattisilla järjestelmillä. Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain 19 :n 1 momentin 2 ja 3 sekä henkilötietolain 8 :n 1 momentin 1 kohtaan kohtaan. 5. Rekisterin tietosisältö Potentiaalisista asiakkaista kerätään ja talletetaan seuraavat tiedot: - nimi ja atk-tekninen järjestysnumero - arvo tai ammatti - sukupuoli - syntymävuosi - äidinkieli - yksi henkilöön liittyvä tunnistetieto - yhteystiedot (osoitetiedot, ml. puhelinnumero, sähköpostitiedot ja muut sähköisessä yhteydenotossa tarvittavat tiedot) - tietosuojalainsäädännössä tarkoitetut kiellot ja suostumukset. Henkilötietolain 19 :n 1 momentin 3 kohdassa tarkoitetuista henkilöistä kerätään ja talletetaan edellä mainittujen tietojen lisäksi tietoja, jotka koskevat potentiaalisen asiakkaan tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä. 6. Säännönmukaiset tietolähteet Potentiaalisia asiakkaita koskevat tiedot saadaan markkinointitoimenpiteiden (mm. kilpailuvastausten) kautta rekisteröidyltä ja muina laillisina luovutuksina (mm. toisilta Otava Oy:n konserniin kuuluvilta yhteisöiltä). Markkinointirekisteriin siirretään myös asiakkaita koskevia henkilötietoja rekisterinpitäjän asiakasrekisteristä sen jälkeen, kun rekisterinpitäjän ja asiakkaan välillä ei ole enää asiallista yhteyttä. Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös muun osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä sekä rekisterinpitäjän kanssa lehtien myyntiä koskevan sopimuksen tehneiltä yhteisöiltä sekä tavaroiden ja palveluiden tilausmyyjiltä. 5

6 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Tietoja voidaan luovuttaa suoramarkkinointitarkoituksiin henkilötietolain 19 mukaisesti. Tietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietolain 22 :n ja 23 :n 7 ja 8 kohtien nojalla. Tiedot luovutetaan teknisen käyttöyhteyden avulla, teknisenä tallenteena tai paperitulosteena. Otavamedia Oy:n kuuluvat seuraavat yhteisöt: Otavamedia, Nettix, Suomen Golfpiste, Suomen Kuvapalvelu, Lakiperintä Otava Oy:n konserniin kuuluvat seuraavat yhteisöt: Kustannusosakeyhtiö Otava, Like Kustannus, Otavan Kirjapaino. Otavamedia. Otavamediaan kuuluvat seuraava yhteisöt: Nettix, Suomen Golfpiste, Suomen Kuvapalvelu, Lakiperintä Oy 8. Kielto-oikeus Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Kieltoasioissa voit ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme puh tai kirjeitse osoitteella Otavamedia Oy, Maistraatinportti OTAVAMEDIA Otavamedia Oy:n asiakasrekisteriä käsittelevä rekisteriseloste on saatavilla Otavamedia Oy:n toimitiloissa (osoite: Maistraatinportti 1, OTAVAMEDIA) ja kotisivulla 6