TYÖHYVINVOINTIKOORDINAATTORI 1 KEHITTÄMISPROJEKTIN LOPPURAPORTTI

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "TYÖHYVINVOINTIKOORDINAATTORI 1 KEHITTÄMISPROJEKTIN LOPPURAPORTTI"

Aimo Laine
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 KEHITTÄMISPROJEKTIN LOPPURAPORTTI Kehittämisprojektin aihe Ylä-Savon SOTE ky, Turvallisuusriskien hallintamallin kehittäminen Projektin ajallinen kesto Projektiorganisaatio ja resurssit - Projektin asettaja ja omistaja: Ylä-Savon SOTE ky - Projektitiimi/vastuuhenkilöt: Projektipäällikkö: Tiina Valta Mentor: Anne Mikkonen - Ohjausryhmä: Kuntayhtymän johtoryhmä - Muu henkilöstö ja resurssi: Työryhmiä - Yhteistyökumppanit: Peruskunnat - Sidosryhmät: pelastus- ja poliisiviranomainen, työsuojeluviranomainen, ostopalvelutuottajat, henkilöstön edustajat, tilintarkastaja Perustelut projektille Organisaatiolta puuttui vastuutettu ja aikataulutettu turvallisuusjohtamista edesauttava turvallisuusriskien hallintaprosessi. Kuntayhtymässä käyttöön otettu prosessijohtaminen on muuttanut entisiä johtosuhteita etenkin terveyden huollon vastuualueella. Terveyskeskuksissa ja sairaalassa ei ole enää entisen kaltaisia, kokonaisvastuuta kantavia johtajia, jotka voisivat hallita ja vastata kunkin laitoksen asioista paikallisesti. Toiminta on sektoroitunut useaan eri organisaatiolinjaan, jotka eivät keskustele keskenään poikkihallinnollisesti. Asioiden kokonaishallinta on kohdannut vasta vastuualuejohtoryhmässä, mistä johtuen toimintaprosessien hallinta ja mm. tiedon kulku organisaatiossa on vaikeutunut oleellisesti. Samalla myös kiinteistön omistajien ja vuokralaisena toimivan kuntayhtymän välisen keskusteluyhteyden ylläpito on käynyt haasteelliseksi, koska kuntayhtymällä ei ole ollut selkeästi nimettyjä vastuuhenkilöä toimimaan riittävästi vastuutettuna kuntayhtymän edustajana. Perustelut: STM (julkaisu 2011:15) on ohjeistanut kuntia laatimaan sosiaali- ja terveydenhuollon toimialueelle riskienkartoitukseen perustuvan turvallisuussuunnitelman. Ylä-Savon SOTE kuntayhtymässä kokonaiskartoitusta ja siihen perustuvaa suunnitelmaa ei ole vielä tehty.

2 Projektin päämäärä ja kehittämistavoitteet Päämääränä oli luoda organisaatioon hallittu turvallisuuskulttuuria ohjaava toimintamalli, jossa jokainen työntekijä tietää tehtävänsä ja vastuunsa sekä osaa viestiä turvallisuuteen liittyvistä asioista oikeaan suuntaan ja paikkaan. Työn tarkoituksena oli terävöittää kuntayhtymän riskienhallinnan sekä turvallisuuden suunnittelua, toteuttamista ja seurantaa laatimalla selkeästi prosessoitu ja vastuutettu riskien hallinnan prosessi, joka tukee organisaatiossa jo olevaa sisäistä valvontaa. Työssä käsiteltiin toiminnallisia riskejä, toimitiloihin kohdistuvia kiinteistöturvallisuus-, palo- ja rikosturvallisuus- sekä työturvallisuus- ja ympäristöriskejä. Jo laaditut potilas- sekä tietoturvallisuussuunnitelmat liitetään oleellisena osana riskienhallinnan kokonaissuunnitelmaan. Projektin tulokset ja toiminnalliset tavoitteet Asiakirja: Turvallisuusriskien hallinta ja suunnittelu: Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Toimintamallin avulla varaudutaan strategisiin ja operatiivisiin riskeihin. Riskien arvioinnin tuloksena saadut varautumissuunnitelmat huomioidaan myös kiinteistöjen pelastussuunnitelmissa. Asiakirja on kokonaisturvallisuutta käsittelevä suunnitelma, jossa kuvataan kuntayhtymän 1. riskienhallintapolitiikka, 2. esitetään menetelmä, jolla haetaan keskeiset turvallisuusriskit ja 3. Esitetään toimintamalli, jonka avulla toimipaikat voivat varautua havaittuihin riskeihin ja laatia ohjeet toiminnan, henkilöiden, omaisuuden, toimitilojen ja ympäristön suojaamiseksi sekä toiminnan jatkuvuuden turvaamiseksi. Toiminnallisena tavoitteena oli, että organisaatio tarkastelee toiminnassaan esiintyviä riskejä vuosittain ja varautuu näin muuttuvaan toimintaympäristöönsä jo etukäteen. Projektin kohderyhmä Projektin kohderyhmänä oli koko organisaatio sekä laitokset. Hyödynsaajana olivat linjaorganisaatio ja hallinnon toimielimet, koska kuntayhtymä sai toimintamallin, jonka avulla ylläpidetään turvallisuuskulttuuria. Toimintamallin avulla kuntayhtymän johto saa koottua ja analysoitua tietoa organisaation riskeistä turvallisuusjohtamistaan varten. Hyödyn saajana on myös henkilöstö ja viimekädessä asiakkaat henkilöstön turvallisuuskulttuurin ja turvallisuustietoisuuden parantumisena. Projektin eteneminen Riskienhallintapolitiikka Riskienhallintapolitiikkaa työstettiin yhdessä johtoryhmän, tietoturva- sekä potilasturvallisuustyöryhmien kanssa. Tarkoituksena oli keskittää kokonaisvaltainen riskienhallinta yhden toimielimen käsiteltäväksi kuitenkin siten, että neljän riskityypin operatiivinen hallinta valmistellaan kunkin substanssin asiantuntijatyöryhmissä. Työn tuloksena syntyi riskienhallinnan vastuutettu ja aikataulutettu työprosessi.

3 Strategisten riskien hallintaprosessi TYÖHYVINVOINTIKOORDINAATTORI 1 Johtoryhmälle luotiin strategisten riskien arviointityökalu, jonka avulla voidaan ennakoida toimintaan liittyviä strategisia riskejä. Operatiivisten riskien hallintaprosessi ja aikataulu Tehtäväaluepäälliköistä muodostuvat työryhmät valmistelivat toimintaprosessin, jonka avulla toimintaprosesseista ja hoitoketjuista haetaan riskialttiita toimintoja, joiden hallitsemiseen tulee varautua suunnitelmallisesti. Toimintatapa Projektipäällikkö valmisteli riskienhallintapolitiikan yhdessä potilasturvallisuutta ja tietoturvallisuutta koordinoivien viranhaltijoiden kanssa sekä kuulemalla laajennettua johtoryhmää sekä turvallisuushenkilöstöä. Strategisten riskien ja operatiivisten riskien hallintamenetelmät työstettiin työryhmissä, jotka koostuivat strategiariskien osalta johtoryhmästä ja operatiivisten riskien osalta tehtäväaluepäälliköistä ja toimitilojen osalta turvallisuushenkilöstöstä. Projektin tehtävien vaiheistus ja vastuuhenkilöt Päätös projektista: Johtoryhmä, Riskienarviointipolitiikan valmistelu: Johtoryhmä: Riskienhallintapolitiikan ja strategisten riskien hallintataulukon valmistelua Operatiivisten riskien hallintaprosessin valmistelu 1.Terveydenhuollon tehtäväaluepäälliköt: , operatiivisten riskien hallintaprosessin työstämistä 2.Tietoturvatyöryhmä: , , eri asiantuntijatyöryhmien liittäminen kokonaisprosessiin 3. Laajennettu johtoryhmä: prosessinkaavion läpikäyntiä 4. Turvallisuusvastaavien palaveri: turvallisuushenkilöstön liittäminen prosessiin Yhteistyöryhmä työsuojeluhenkilöstön liittäminen riskien hallintaprosessiin riskienarvioinnin vuosikellon avulla Riskienhallintapolitiikan väliarviointi : Johtoryhmä, Käytiin läpi riskienhallinnan toimintaperiaatteet ja valmisteltu riskienhallintapolitiikka ja hyväksyttiin se. Operatiivisen toiminnan riskien hallintamenetelmän testaus alkoi : - Turvallisuusvastaavien palaveri sähkökatkojen aiheuttamien riskien arviointi ja varautumisen suunnittelu). Lopputulokset liitettiin kiinteistöjen pelastussuunnitelmiin

4 Turvallisuusasiantuntijatyöryhmän palaveri työryhmäkokoonpanojen lopullinen valmistelu Loppuarviointi Projektin tavoitteena oli luoda toimintaprosessi, jolla kuntayhtymä voi varautua etukäteen keskeisiin toiminnan turvallisuuteen liittyviin riskeihin. Projektin määrälliset ja laadulliset tavoitteet saavutettiin suurelta osin, koska tuloksena syntyi yksinkertainen, aikataulutettu ja vastuutettu toimintamalli, joka voi toimia, mikäli jokainen taho toimii, kuten mallissa on sovittu. Toimintamallin testaus Luotua toimintamalli testattiin käytännössä valitsemalla yksi todennäköinen riski sähkökatko : Havaittiin, että tämän tyyppisissä riskeissä paras tapa tutkia riskin vaikutukset on hyödyntää organisaatioon luotua turvallisuustyöryhmää. Varautumiseen tarvittavat muutokset tai investoinnit huomioidaan budjetissa johdon päättämällä tavalla. Projektin riskit Projektin riskinä alun perin mainittu tilanne, jossa kaikkia työryhmiä ei saadaan koolle määräajassa toteutui. Suunniteltu palaveri sosiaalihuollon johtohenkilöiden kanssa peruuntui. Asiaa kuitenkin käsiteltiin päälliköistä koostuvassa johtoryhmässä, joten sosiaalihuollonkin asianosaiset ovat voineet kommentoida toimintamallia. Projektista tiedottaminen Projektista on tiedotettu tehtäväaluepäällikkötasolle. Kuntayhtymän hyväksymä toimintamalli käydään läpi yhteistyöryhmässä, johtoryhmässä sekä turvallisuusvastaavien palaverissa. Tulokset raportoidaan myös esimiespäivänä marraskuussa. Lopullinen työ laitetaan intranettiin Tiina Valta

5 Lähteet : Lähteet on mainittu lopputyössä. Ylä-Savon SOTE kuntayhtymän työsuojelun toimintasuunnitelma Riskien hallinta ja suunnittelu: STM 2011:15 Potilasturvallisuussuunnitelma: Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Liitteet (lopputuotokset) HUOM! Loppuraportti syntyy projektisuunnitelmapohjaan: otsikointi ja sanamuodot muutetaan, palaverit ja arvioinnit dokumentoidaan, kirjataan poikkeamat suunnitelmaan sekä projektin väli- ja loppuarviointi.

Samankaltaiset tiedostot

Turvallisuusriskien hallinta ja suunnittelu

Turvallisuusriskien hallinta ja suunnittelu Yhtymähallitus Sisällysluettelo 1 Riskien hallintapolitiikka...3 2 Johdanto......3 3 Riskienhallintatyö... 3 4 Määritelmät.. 3 5 Toimintatavat riskien tunnistamiseksi