Essi Paronen. Green Office-järjestelmän käyttöönotto kaupungin organisaatiossa. Aalto-yliopisto Insinööritieteiden korkeakoulu

Transkriptio

1 Aalto-yliopisto Insinööritieteiden korkeakoulu Essi Paronen Green Office-järjestelmän käyttöönotto kaupungin organisaatiossa Diplomityö, joka on jätetty opinnäytteenä tarkastettavaksi diplomi-insinöörin tutkintoa varten ympäristötekniikan tutkinto-ohjelmassa. Espoossa, Työn valvoja: Professori Juha Kaila Työn ohjaaja: LtT Saara Vauramo

2 Aalto-yliopisto Insinööritieteiden korkeakoulu Tekijä: Essi Paronen DIPLOMITYÖN TIIVISTELMÄ Työn nimi: Green Office-ympäristöjohtamisjärjestelmän käyttöönotto kaupungin organisaatiossa Title in English: Green Office environmental management system implementation in a city organization Tutkinto-ohjelma: Ympäristötekniikan DI-tutkinto-ohjelma Pääaine: Ympäristötekniikka Sivuaine: Opetusyksikön (ent. professuuri) koodi: Yhd.73 Työn valvoja: Juha Kaila Työn ohjaaja(t): Saara Vauramo Tiivistelmä: Tämän tutkimuksen tavoite oli selvittää Suomen WWF:n Green Office-ympäristöjohtamissertifikaattia hakevien kuuden Lahden kaupungin organisaation ympäristökuormituksen nykytaso ja antaa kehittämisideoita, jotta sertifiointi ja järjestelmässä seurattavien indikaattorien valinta helpottuisi muissa kaupungin organisaatiossa. Tutkimusmenetelminä käytettiin numeerisen kulutusdatan keräämistä ja henkilöhaastatteluita energian- ja vedenkulutuksesta, jätteiden syntymisestä, hankinnoista, matkustamisesta ja henkilökunnan motivaatiosta. Menetelmät soveltuvat käytettäväksi koko kaupunkiorganisaatiossa, mutta kulutustietojen osittaisen vaikean saatavuuden takia niiden tarkkuus ja luotettavuus on syytä arvioida tapauskohtaisesti. Tutkimuksessa ilmeni, että paperinkulutus on selkeimmin asia, jonka kulutusta voidaan vähentää pienen lisäponnistuksin kaikissa tutkimuskohteissa. Vaikeimmiksi asioiksi parantaa koetaan ympäristökuormitukset, joihin ei itse voida vaikuttaa. Näitä ovat lämmitys ja hankinnat. Jätteiden lajittelutehokkuus vaihtelee tutkimuskohteittain. Kaikissa kohteissa vedenkäyttö koetaan niin pieneksi, ettei siihen kannata keskittyä. Työajalla matkustaminen herättää keskustelua, mutta henkilöauton käytön vähentäminen ei ole vielä mahdollista työtehtävien kiireellisyyden takia. Henkilökunnan vastaanottavaisuus Green Officelle riippuu näin sertifioinnin alkuvaiheessa siitä, kuinka paljon siitä tiedetään etukäteen. Toimistoilla ei vielä ole selkeää näkemystä, millainen toimiston ympäristöasioita koskeva viestintä sopisi heille parhaiten. Viestintäkanavat ovat kuitenkin jo pääosin olemassa. Tässä tutkimuksessa esitettävät kulutustiedot ovat osittain suuntaa-antavia arvioita, joten niistä ei voida luoda luotettavia tuloksia. Tulevaisuudessa on tärkeää, että toimistokohtainen mittaaminen on mahdollista, jotta Green Office indikaattoreita voidaan seurata luotettavasti. Tämä vaatii lisäponnistuksia vuokraisänniltä niissä kohteissa, joissa kaupungin yksiköt ovat vuokralaisina. Kannattaa miettiä mihin indikaattoreihin voidaan itse vaikuttaa ja mitkä olisivat helppoja toimenpiteitä. On tärkeää, että työntekijät ovat tietoisia Green Officesta mahdollisimman aikaisessa vaiheessa ja, että heitä informoidaan ja otetaan mukaan koko prosessin aikana. Näin ympäristöohjelmaan sitoutuminen ja sen mielekkääksi kokeminen olisi mahdollisimman todennäköistä. Päivämäärä: Kieli: Suomi Sivumäärä: 144 Avainsanat: Green Office, ympäristöjohtamisjärjestelmä ja kaupungin organisaatio.

3 Aalto University School of Engineering ABSTRACT OF THE MASTER S THESIS Author: Essi Paronen Title: Implementation of Green Office environmental management system in a city organization Title in Finnish: Green Office-ympäristöjohtamisjärjestelmän käyttöönotto kaupungin organisaatiossa Degree Programme: Master s Degree Programme in Environmental Technology Major subject: Environmental engineering Minor subject: Chair (code): Yhd.73 Supervisor: Juha Kaila Instructor: Saara Vauramo Abstract: The goal of this study is to investigate six Lahti city organizations, which are about to apply to use WWF Finland s Green Office environmental management system certificate. The current level of environmental load of each office is investigated and development ideas about how the certification and choosing of indicators that are motorized in the system, could be done easier in other city organizations are given. Research methods are collection of numerical data and interviews about energy and water consumption, waste generation, acquisitions, traveling and staff motivation. These methods can be used in the whole city organization but due to the partly deficient availability of numerical data, their accuracy and reliability should be evaluated according to the case. The study shows that paper consumption the load, which can be reduced with little effort in all researched offices. The most difficult loads to be reduced are the ones that can t be affected by an officer worker. These loads are heating and acquisitions. The effectiveness of waste sorting varies in different offices. Water consumption is a theme in every researched office that is considered that low, that it shouldn t be the main principal of the certification. Travelling in the work time awakes conversation but at this point it can t be reduced to the hurry of the other tasks. At this moment of the certification, staff motivation towards Green Office depends on the level of awareness about it. The offices do not yet have a clear vision about which kind of environmental communication could suit them best. However, the communication channels already exist in every office. The numerical data demonstrated in this study are partly only indicative, therefore reliable results can t be deduced from them. It is important in the future that measuring of environmental loads is possible in individual offices so that Green Office indicators can be motorized in a reliable way. This requires additional efforts from land lord in the offices which are tenants. It is worth considering which indicators can be affected and which operations are easy to execute. Is important that the employees are aware of Green Office in the early phase and that they are being informed and welcomed to come in on the certification project during the whole process. This way it is more likely that they engage to it and find it meaningful. Date: Language: Finnish Number of pages: 144 Keywords: Green Office, environmental management system and city organization.

4 Sisällysluettelo 1. JOHDANTO Työn tavoitteet ja rajaus VASTUULLINEN YMPÄRISTÖTOIMINTA Lainsäädäntö Ympäristövastuu YMPÄRISTÖJOHTAMISJÄRJESTELMÄT Perusajatus Julkisen sektorin ero yksityiseen Tunnusluvut ympäristöjohtamisjärjestelmissä Käyttöönottoa motivoivat tekijät Järjestelmien menestyminen ja arvostelu WWF Suomen Green Office-sertifikaatti Perustiedot Kokemuksia muualta Muut järjestelmät TOIMISTOJEN YMPÄRISTÖKUORMITUS Energia Rakennuksien energiakuormitus Toimistojen energiakuormitus Jäte Vesi Paperi Työ- ja liikematkat Kestävät toimistohankinnat Toimistolaitteet ja niiden tarpeisto Pienelektroniikka... 44

5 4.6.3 Muut HENKILÖSTÖN MOTIVOINTI Tiedotus Koulutus LAHDEN KAUPUNGIN GREEN OFFICE-HANKE Tutkimuksen eteneminen ja menetelmien kuvaus Haastattelut Kulutustiedot Tutkimuskohteet Kuvailu Aikaisemmat ympäristötavoitteet TUTKIMUSKOHTEIDEN NYKYTILANNE Ympäristötavoitteet ja -ohjeet Kulutustiedot Lämmitys Sähkö Jätteet Vesi Paperi Matkustaminen Hankinnat Henkilökunta INDIKAATTORIEN VALINTA TUTKIMUSKOHTEISSA Analyysi ja synteesi nykytilasta Indikaattorivaihtoehtojen nykytason määrittely suhteessa verrokkeihin Indikaattorien tavoitetason määrittely aikasidonnaisesti KEHITYSIDEAT... 94

6 10. MALLI GREEN OFFICE-IMPLEMENTOINNIN ALKUVAIHEESTA TUTKIMUKSEN ARVIOINTI Virhearviointi Jatkotutkimustarpeet LÄHTEET LIITTEET LYHENNELUETTELO BREEAM EMAS EU FSC GO GLS HDV HSY HVAC IEA ISO LEED PVC TCF TEKES TEM TEVI YK WWF Building Research Establishment Assessment Method Eco-Management and Audit Scheme Euroopan Unioni Forest Sertification Council Green Office Green Lease Schedule Lämmin kotitalousvesi Helsingin seudun ympäristöpalvelut Lämpö, vesi ja ilma International Energy Agency International Organization for Standardization Leadership in Energy and Environmental Design Polyvinyylikloridi Totally Chlorine Free Teknologian ja innovaatioiden kehittämiskeskus Työ- ja elinkeinoministeriö Lahden kaupungin tekninen- ja ympäristövirasto Yhdistyneet kansakunnat World Wide Fund for Nature

7 KÄYTETYT YKSIKKÖLYHENTEET a Vuosi CO 2 -ekv Hiilidioksidiekvivalentti Hkm henkilökilometri htm² Huoneistoala htv Henkilötyövuosi kg Kilogramma kk Kuukausi l Litra m³ Kuutiometri mg Milligramma Mt Megatonni Ra Ra-indeksi rm² rakennusneliömetri rm³ rakennuskuutiometri

8 1. JOHDANTO Tässä diplomityössä tutkittiin Lahden kaupungin alaisten toimistojen muuntamista ympäristön kannalta kestävimmäksi WWF:n Green Office-ohjelman käyttöönoton myötä. Ohjelman on luonut Suomen WWF ja se otetaan käyttöön kaupungin eri yksiöissä huomioiden niiden erityispiirteet. Kestävä toimisto on työskentely-ympäristö, jossa energiaa ja paperia käytetään säästeliäästi, jätteet lajitellaan sekä hankinnoissa ja työmatkustamisessa huomioidaan ympäristönäkökulmat. Työntekijät ovat valinnoillaan avainasemassa muutoksen aikaansaamisessa. Tutkimuksen tavoitteena oli luoda malli siitä miten kehitetään indikaattorien valintaa, valittujen indikaattorien seurantaa ja tutkimusmetodeja, jotta Green Officen käyttöönotto helpottuisi muissakin kaupungeissa. Lopullinen sertifiointi tapahtuu myöhemmin vuoden 2012 aikana. Vaatimukset toimia ja kehittyä kestävällä tavalla ovat korostuneet viimeisen kolmen vuosikymmenen aikana. Yhdistyneiden kansakuntien Brundtlandin vuoden 1983 komission mukaan käsite kestävä kehitys tarkoittaa nykyisten vaatimuksien täyttämistä ilman, että tulevaisuuden sukupolvien tarpeet kärsivät. Sen perusperiaatteet ovat ekologisuus, sosiaalisuus ja taloudellisuus. Paineet vähentää toiminnan ympäristövaikutuksia ovat kasvaneet sekä yksityisellä että julkisella sektorilla: ympäristölainsäädännön kiristyessä luonnonvaroja tulee käyttää yhä vähemmän ja materiatehokkuus on huomioitava. Suomi osana EU:ta on sitoutunut vähentämään kasvihuonekaasupäästöjänsä 20 %:lla vuoteen 2020 mennessä. Pelkkä lakien ja asetuksien vaatimuksien täyttäminen ei riitä vaan vapaaehtoisia toimia vaaditaan. WWF:n Green Office-ympäristöjohtamisohjelma on mainittu Valtion hallinnon suunnitelmissa yhtenä suositeltavista järjestelmistä, joita julkisen sektorin tulisi sovittaa tarpeisiinsa, jotta valtion toimet voidaan kytkeä kestävän kehityksen poliittisiin suunnitelmiin. Tämä tutkimus keskittyi ympäristötoimiin toimistotasolla. Työntekijät käyttävät toimistoissa keskimääräisesti yhden kolmasosan päivästään käyttäen muun muassa

9 valaistukseen, tietokoneisiin ja muihin laitteisiin sähköä, paperia, mustetta sekä tuottavat jätteitä. Tarve energiatehokkuuteen, eli vähäisempään energiankäyttöön, ja kestävään kulutukseen on olemassa kodin ja vapaa-ajan ohella myös työpaikalla. Energiankäyttö on lisääntynyt toimistoissa informaatioteknologian, ilmastoinnin ja käyttöintensiteetin kasvavan määrän takia. Ympäristön tilan parantamiseen tähtääviä toimia voidaan pitää mediatemppuina ja imagon kohottajina, joten konkreettisia toimia tarvitaan. Ympäristöjohtamisjärjestelmät ovat tuttuja yksityiseltä sektorilta, mutta julkiselle puolelle ne eivät ole levinneet samalla tavalla omista järjestelmistä puhumattakaan. Tämä on ristiriidassa julkisen puolen esimerkkimäisen aseman, jota siltä odotetaan, kanssa. Olisi suotavaa, että ympäristöystävälliset tavat olisivat itsestäänselvyys valtion ja kuntien toiminnassa, sillä valtio asettaa ympäristönormit. Esimerkillään julkinen sektori voisi näyttää mallia yksityiselle puolelle ja osoittaa, että valtion määräämät tavoitteet ovat syytä ottaa vakavasti. Suomessa on paljon kuntia mutta ei omaa ympäristöjärjestelmää pelkästään kunnille. Koska kunnissa on monia eri virastoja, olisi erityisen hyvä tuottaa tietoa kutakin virastotyyppiä varten, jotta konkreettisiin toimiin päästään mahdollisimman pian ja jotta kohdistettua tietoa voidaan levittää ympäri Suomea kaikkiin kuntiin. On tärkeää, että ihmiset saavat mahdollisuuden vaikuttaa tekemällä konkreettisia toimenpiteitä, koska ympäristöongelmat saatetaan kokea ympäristötietoisuuden kasvaessa kaukaisiksi tai ahdistaviksi. Ympäristökuormituksen vähentäminen on toimistossa helppoa ja tuo mukanaan selkeää taloudellista säästöä. Muutokset luovat toimistosta toimivan, myönteistä mielikuvaa ja parantavat viihtyisyyttä. On todettu, että rakennuksen loppukäyttäjillä ei ole tarpeeksi tietoa energiatehokkuudesta ja säästömahdollisuuksista joten tämänkaltaiselle tutkimukselle on tarvetta. Vaikka seuraavassa kappaleessa käsitellään toimintaa yrityksen näkökulmasta, samat perusajatukset vaikuttavat myös julkisella sektorilla niiden rajan ollessa yhä häilyvämpi. Työpaikkana yrityksien ja julkisen sektorin toimistot eivät eroa paljoa toimintatapojensa ja irtaimistonsa puolesta, joten yritysmaailmasta saadut kokemukset tässä mielessä ovat siirrettävissä myös julkiselle sektorille. 9

10 1.1 Työn tavoitteet ja rajaus Tässä työssä tutkimuskysymyksinä olivat: Mikä on toimistojen nykytilanne ympäristökuormituksen ja henkilöstön motivaation suhteen? Millainen on onnistuneen Green Office implementoinnin malli alkukatsausvaiheessa? Tutkimusmetodeina käytettiin henkilöhaastatteluita ja numeerisen kulutusdatan keräämistä toimistojen ympäristökuormituksesta, jotta voidaan selvittää nykytilanne. Tutkimus oli rajattu koskemaan jo olemassa olevien toimistorakennuksien käyttötavan muutosta. Myös rakenne- ja rakennusmateriaalivalinnat jäivät tutkimuksen ulkopuolelle, koska niitä on haastavampaa muuttaa kun tavoitteena on tehdä yksinkertaisempia ratkaisuja, jotta ne voitaisiin ottaa sujuvasti käyttöön. Kuvassa 1 tiivistetään tämän tutkimuksen viitekehys. Punainen katkoviiva esittää tämän diplomityön alustavan osuuden Lahden Green Office-sertifioinnissa, joka kuvaa musta katkoviiva. Diplomityötä seuraavat vaiheet ovat varsinaista Green Office-toimintaa aina jatkuvaan seurantaan ja parantamiseen asti. Koko järjestelmä rakentuu vastuullisesta ympäristötoiminnasta, ympäristöjohtamisjärjestelmistä toimistojen ympäristökuormituksista ja henkilöstön motivoinnista. Green Office on työkalu, jolla voidaan saavuttaa kaupungin ympäristöstrategian mukaisia päämääriä. 10

11 Kuva 1: Diplomityön viitekehys. Ensimmäisessä osassa käsitellään kirjallisuudessa esiin tulleet näkökulmat vastuullisesta ympäristötoiminnasta, ympäristöjohtamisjärjestelmistä, toimistojen ympäristökuormituksesta ja henkilökunnan motivoinnista. Seuraavassa osassa esitellään Lahden Green Officeprojekti ja haastatteluiden tulokset sekä kulutustietoluvut. Niiden pohjalta tehdään analyysi nykytilanteesta ja luodaan johtopäätökset ja ehdotukset sujuvasta Green Officen käyttöönotosta kaupunkiorganisaatiossa. 2. VASTUULLINEN YMPÄRISTÖTOIMINTA Rothwederin (2004) mukaan yrityksen ympäristövastuun voidaan ajatella koostuvan kahdesta näkökulmasta: välittömästä ja välillisestä. Hänen mukaan välitön vastuu tarkoittaa yrityksen itsensä aiheuttamien välittömien ympäristöongelmien ja riskien hallintaa sekä luonnonvarojen kestävää käyttöä. Välitön vastuu puolestaan tarkoittaa ympäristönsuojeluvaatimuksien osoittamista yhteistyökumppaneille. Nurmi (2006) antaa erilaisen määritelmän, joka korostaa toiminnan vaikutuksia. Hänen mukaan vastuullinen 11

12 yritystoiminta on taloudellisen vastuunkannon lisäksi huolehtiminen vaikutuksista, jotka kohdistuvat ympäristöön ja ihmisiin. Tämä määritelmää laajentaa käsitteen kattamaan myös sosiaalisen vastuun. 2.1 Lainsäädäntö Kansainvälinen yhteisö on ryhtynyt toimiin kestävän kehityksen edistämiseksi. Yksi tärkeimmistä tapahtumista tähän liittyen on YK:n Rio de Janeiron kestävän kehityksen kokous vuonna Siellä sovittiin ilmastonmuutossopimuksesta (englanniksi Agreement on Climate Change Convention), joka johti Kioton protokollaan vuonna Tämä protokolla sitouttaa sen osapuolet vähentämään kasvihuonekaasupäästöjänsä 8 % vuoden 1990 tasosta. Suomi liittyi YK:n ilmastosopimukseen vuonna 1994 ja Kioton pöytäkirjan vuonna Yleisimmät kasvihuonekaasut ovat hiilidioksidi, metaani ja vesihöyry. (Ympäristöministeriö. 2008). Suomella on oma kansallinen ilmastopolitiikka. Vuoden 2001 ilmastostrategian mukaan noin puolet Suomen hiilidioksidipäästöistä voidaan saavuttaa edistämällä energiansäästöä. Vuonna 2005 strategiaa päivitettiin asettamalla 5 %:n vähennystavoite, joka pyritään saavuttamaan vuoteen 2015 mennessä. (Heiskanen, 2009). Muutosta tapahtui myös vuonna 2007 jolloin hallitus aloitti uuden pitkän aikavälin ilmasto- ja energiastrategioiden valmistelun. Valmistuneen strategian mukaan on mahdollista vähentää päästökauppasektorin ulkopuolella olevia kasvihuonekaasupäästöjä yhteensä 2-2,5 Mt CO 2 - ekv/vuosi vuoteen 2020 mennessä vuoteen 2005 verrattuna. (Ympäristöministeriö, 2008). Näistä toimenpiteistä huolimatta energiankäyttö on lisääntynyt yksityisellä sektorilla. Toimistojen määrä ilmastointilaitteineen ja energiaa kuluttavineen laitteineen on kasvanut, joten yksityisen sektorin energiaintensiteetti, eli käytetty energia lopputuotteen tuottamiseksi, on myös lisääntynyt. (Heiskanen, 2009). Vuonna 2006 Euroopan yhteisö asetti energiapalveludirektiivin, eli Direktiivi energian loppukäytön tehokkuudesta ja energiapalveluista, jossa Suomea ohjeistettiin asettamaan 9 %:n energiansäästötavoite vuoteen 2016 mennessä. Kuntien osalta energiatehokkuussopimus on direktiivin toimeenpanokeino. Sopimuksia on kahden tyyppisiä: Työ- ja elinkeinoministeriön ja kunnan kahdenvälinen energiatehokkuussopimus suurille ja keskikokoisille kunnille ja Motiva Oy:n hallinnoima energiaohjelma pienille 12

13 kunnille. (Työ- ja elinkeinoministeriö, A). Sopimuksen ja ohjelman tarkoituksena on Motivan (A) mukaan tukea ensisijaisesti energiatehokkuuden parantamista, mutta niihin sisältyy myös uusiutuvan energian käytön edistämiseen liittyviä tavoitteita ja toimenpiteitä. 2.2 Ympäristövastuu Yrityksien toimintaympäristö on muuttunut ympäristöasioiden osalta. Ensimmäiset vaatimukset toimia ympäristöystävällisesti syntyivät 1920-luvulla kun säädettiin luonnonsuojelulaki. Yhteiskunnallinen keskustelu ympäristöasioista heräsi 1960-luvulla keskittyen kemikaalien myrkyllisyyteen ja niiden ongelmiin sekä vesistöjen saastumisiin teollisen toiminnan seurauksena luvulla huomio siirtyi energiaan ja raaka-aineisiin. Herätys tapahtui 1980-luvulla, kun maailmanlaajuisista ilmiöistä, kuten kasvihuoneilmiöstä ja otsonikadosta, saatiin tietoa. Yritysten suhtautuminen ympäristönsuojeluun alkoi muuttua ja ympäristöasiat alettiin ottaa huomioon yrityksen strategioissa ja toimintasuunnitelmissa. Lakien noudattamiseen perustuvasta ympäristönsuojelusta siirryttiin vapaa-ehtoisuuteen. (Rothweder, 2004). Vaikka yritys tekee päätöksiä, jotka vaikuttavat ympäristön tilaan, myös ympäristön tilassa tapahtuvat muutokset vaikuttavat yrityksien toimintaan ja liiketoimintaympäristö vihertyy. (Rohweder, 2004). Tästä hyvänä esimerkkinä on uusien markkinoiden syntyminen ja ympäristöjärjestelmien käyttöönotto. Rissan (2001) mukaan ekotehokkuus tulee olemaan oleellinen osa kilpailukykyä. Sen myötä voi syntyä kustannussäästöjä materiaalien tehokkaammasta käytöstä, energian kulutuksen- ja jätehuoltokustannuksien vähentämisestä sekä ympäristövahinkojen ennaltaehkäisemisestä. Mielikuva yrityksistä paranee ulkopuolisten silmissä, mikä voi parantaa sen menestymistä markkinoilla. (Rissa, 2001). Saman toteaa Rothweder (2004) ja lisää, että hyvä ympäristöimago helpottaa pätevän henkilökunnan rekrytoinnissa. Sosiaalinen vastuu yhdistetään usein ympäristövastuuseen. Nurmen (2006) mukaan sosiaaliseen vastuuseen kuuluvat huolehtiminen henkilöstön hyvinvoinnista, osaamisesta, ihmisoikeuksista, tuotevastuusta ja hyvästä hallintotavasta. Yritysten osalta kestävän kehityksen mukaisessa toiminnassa ajatellaan ja toimitaan tavalla, jossa päätöksiä ja valittuja toimintatapoja arvioidaan niiden pitkäaikaisten taloudellisten, sosiaalisten ja 13

14 ekologisten vaikutuksien perusteella. Ympäristövastuu on yksi osa yhteiskuntavastuuta. (Rohweder, 2004). 3. YMPÄRISTÖJOHTAMISJÄRJESTELMÄT Ympäristöjohtamisjärjestelmät ovat yksi osa johtamista. Ympäristöjohtamisella pyritään huomioimaan ympäristönäkökulmat yrityksen päätöksenteossa ja toimimaan vastuullisesti ympäristön kannalta. Järjestelmät ovat keino osoittaa, että organisaatio toimii vastuullisesti ympäristön suhteen. Tässä kappaleessa käydään läpi niiden perusajatus, menestystekijät, tunnuslukujen käyttö ja yleisimmät järjestelmät. 3.1 Perusajatus Rissan (2001) mukaan ympäristöjohtamisjärjestelmä on ohjelma, joka ohjaa yritystä ympäristöasioiden tavoitteelliseen ja järjestelmälliseen hoitoon. Rothweder (2004) puolestaan määrittelee sen operatiivisen johtamisen työkaluksi ja avuksi, kun vastuullinen toiminta halutaan siirtää käytännön työhön. Kippo-Edlund (2006) ja Pesonen (2005) puolestaan korostavat sen kokonaisvaltaisuutta ympäristöasioiden jatkuvan parantamisen tähtäämisessä. Del Brío et al. (2001) ovat koonneet yhteen kolme syytä, miksi ympäristöjohtamisjärjestelmiä aloitettiin kehittämään ja myöhemmin ottaa käyttöön 1980-luvusta alkaen. Ensimmäiseksi, yritykset alkoivat kokea perinteiset jälkikäteen tehtävät ympäristöteknilliset toimenpiteet (ns. piipunpää-tekniikat) ainoastaan ympäristöhaittoja lieventäviksi tekijöiksi ja ympäristöongelmien lykkääjiksi. Toiseksi, lakivaatimukset ympäristönsuojelusta valtion ja sidosryhmien aloitteista alkoivat kiristyä, mikä korosti ennakoimisen merkitystä. Kolmanneksi, vapaaehtoisten normien käyttö alkoi olla yleisempää. Järjestelmä liittyy läheisesti laadunhallintaan. Kun ympäristöasiat ovat hallinnassa, samalla paranevat kilpailukyky, tuottavuus ja yrityskuva. Yhä enenevässä määrin ympäristöjohtamisjärjestelmässä olevat yritykset ovat alkaneet vaatia samaa myös yhteistyökumppaneiltaan, kuten esimerkiksi alihankkijoilta. Kuitenkin johtamisjärjestelmät 14

15 eivät sellaisenaan riitä ekotehokkuuden takaamiseksi vaan ne on liitettävä osaksi tutkimusja tuotekehitystä, hankintoja, tuotantoa ja markkinointia. (Rissa, 2001). Jokaisella ympäristöjärjestelmällä on omat erityispiirteensä, mutta perusidea kaikissa on sama: ympäristöasioiden parantuminen järjestelmällisesti. Rissa (2001) listaa tyypillisen ekotehokkuuden parantamisjärjestelmän vaiheet: 1. Asetetaan päämäärät ja tavoitteet 2. Suunnitellaan ja päätetään, mitä tehdään 3. Tiedotetaan, mitä tehdään 4. Annetaan osasto- ja ryhmäkohtaista koulutusta 5. Tehdään, kuten on päätetty 6. Seurataan, että tehdään, miten on päätetty 7. Arvioidaan toiminnan vaikuttavuutta ja asetetaan uusia päämääriä 8. Annetaan palautetta Rothweder (2004) tulee samaan tulokseen tyypillisen ympäristöjohtamisjärjestelmän vaiheiden osalta. Hänen mukaan järjestelmien perusta koostuu ympäristöpolitiikasta, suunnittelusta, järjestelmän toteuttamisesta ja toiminnoista, tarkastuksesta, korjaavista toimenpiteistä ja johdon katselmuksesta. Pesonen (2005) toteaa järjestelmän vaiheista, että kannattaa aloittaa tärkeimmistä ja ensisijaisesti parannusta kaipaavista kohteista ja sitten siirtyä vähitellen ympäristövaikutukseltaan pienempiin asioihin. Jotta järjestelmä onnistuu, olennaista on ympäristöasioiden ottaminen mukaan yrityksen strategiaan ja koko toimintaan (Rissa, 2001 ja Kippo-Edlund, 2006). Erityisesti johdon ja esimiesten sitoutuminen on tärkeää, jotta näkemys kestävän kehityksen edistämisestä toteutuu ja vaadittavat muutokset viedään läpi. Heidän tulee kannustaa ja motivoida henkilöstöä sekä asettaa selkeät tavoitteet. (Rissa, 2001). Lisäksi tiedotuksessa kannattaa painottaa muutoksesta aiheutuvia hyötyjä ja muiden organisaatioiden kanssa kannattaa käydä vertailua kehittämismielessä (Kippo-Edlund, 2006). 15

16 3.2 Julkisen sektorin ero yksityiseen Julkisella paikallishallinnolla ympäristöjohtamisjärjestelmän käyttöönotto on erilaista kuin yksityisellä. Lozano ja Vallés (2007) ovat koonneet yhteen viisi eroavaisuutta. Ensimmäiseksi, järjestelmän mukana tuomat edut eivät ole yhtä selkeitä kuin yrityksessä. Sen sijaan järjestelmä aiheuttaa aluksi enemmän kustannuksia mutta pidemmän ajan kuluttua tulokset ovat pitkäkestoisia ja joissakin tapauksessa luonteeltaan enemmän sosiaalisia kuin taloudellisia. Toiseksi, ympäristöön aiheutuvat vaikutukset ovat erilaisia. Paikallishallinnon osalta ne ovat usein epäsuoria ja yrityksien puolestaan suoria. Selitys tähän on, että julkishallinto tuottaa palveluita ja yritys tuotteita, joiden tuotannosta voi aiheutua päästöjä ilmaan, maahan ja veteen. Kolmanneksi, julkishallinnolla on vähemmän paineita järjestelmän implementointiin. Päätöksen tekevät poliittiset puolueet, jotka kokevat paineita kansalailta. Yrityksissä puolestaan asiakkaat vaativat vastuullista toimintaa ostopäätöksiensä tukemiseksi. Neljänneksi, paikallishallinnon alaisuudessa järjestelmän edut leviävät laajemmalle kuin yrityksissä. Yrityksissä edut ylettyvät sen asiakkaisiin ja joissakin tapauksissa hankkijoihin kun taas paikallishallinnon osalta seurauksilla on taloudellista, ympäristöllistä ja sosiaalista vaikutusta jotka leviävät sen aluerajojen ulkopuolelle. Lopuksi, lyhyellä aikavälillä kuntalaisilla on vaikeampaa vaikuttaa kuin yrityksen asiakkailla. Asiakkaat voivat ostopäätöksillään vaikuttaa yrityksien toimintaan vaatimalla ympäristöystävällisiä tuotteita kun taas kuntalaisilla on vaikutusmahdollisuuksinaan joko puoluekannan vaihtaminen tai kunnasta pois muuttaminen. 3.3 Tunnusluvut ympäristöjohtamisjärjestelmissä Jatkuvan parantamisen periaate on keskeinen ympäristöjärjestelmissä. Organisaation tehostumisen myötä myös ympäristönsuojelun taso voi parantua. Käytännössä parantaminen tapahtuu asettamalla yhä vaativampia ympäristötavoitteita uusine vastuineen, aikatauluineen ja toimenpiteineen sekä laajentamalla järjestelmä koskemaan myös sidosryhmiä. (Pesonen, 2005). Jatkuvassa parantamisessa oleellista on toimintaa kuvaavien tunnuslukujen tunteminen niiden hyödyntäminen työkaluna kuten kuva 2 esittää. Kaikki järjestelmät perustuvat tavalla tai toisella niiden luonteen mukaan tunnuslukuihin ja mittareihin, joiden avulla voidaan asettaa tavoitteita, raportoida sidosryhmille sekä seurata ja arvioida omaa toimintaa. Ne toimivat myös ohjausvälineinä henkilöstön 16

17 palkitsemisjärjestelmissä sekä vuokra- ja ylläpitosopimuksien ehdoissa. Seurantaa voidaan tehdä sisäisellä ja/tai ulkoisella arvioinnilla. Sisäisessä arvioinnissa tunnuslukuja verrataan omien kiinteistökohteiden välillä ja ulkoisessa yleisesti asetettuihin tavoitteisiin. Jotta voidaan kehittää ilmiö ja malli, täytyy niitä voida mitata ja mittaamisen tarvittavan pohjatiedon tulee olla olemassa ja saatavilla. (Kaleva et al, 2011). Kuva 2 Tunnuslukujen käyttö ja hyödyntäminen (Kaleva et al, 2011). Tunnuslukujen mittaamisen haasteita ovat tiedon saatavuus, paikkansapitävyys ja yhdenmukaisuus. Tiedon tulee olla vertailukelpoista, todennettavissa, toistettavissa ja saatavissa useammalta seurantajaksolta. Mikäli sitä joudutaan keräämään useammasta lähteestä ja jalostamaan runsaasti, voi sen laatu ja käyttömahdollisuudet kärsiä. Tunnuslukujen määrittämisen tarvittavaa tietoa voidaan saada esimerkiksi kiinteistöjärjestelmistä, teknisten järjestelmien seuranta- ja ohjausjärjestelmistä ja huoltokirjoista. Jotta mittaaminen onnistuisi paremmin ja toimintatapojen muutos onnistuisi, tulee kiinteistön omistajien, käyttäjien ja palveluntuottajien kehittää uudenlaista yhteistyötä kaikille helposti saatavan ja selkeässä muodossa olevan mittatiedon edistämiseksi. Myös mittareiden määritelmien tulee olla selkeitä kaikille osapuolille. (Kaleva et al, 2011). 17

18 3.4 Käyttöönottoa motivoivat tekijät Yrityksien näkökulmasta järjestelmiä ei kannata ottaa käyttöön mikäli ne eivät tuo mukanaan lisäarvoa yritykselle. Ympäristöjohtamisen kautta voidaan kehittää toiminnan laatua ja tehokkuutta sekä ennen kaikkea vähentää ympäristöriskejä ja haittoja (Kippo- Edlund, 2006). Motivoivat tekijät järjestelmän käyttöönottoon voivat Rothwederin (2004) ja Uchida ja Ferraron (2007) mukaan olla taloudelliset seikat, imago, sidosryhmät ja sääntelypaineet. Taloudellisen ajattelun takana on käsitys siitä, että järjestelmän myötä toiminta tehostuu tai kehittyy, mikä luo kustannussäästöjä ja kustannustehokkuutta (Rothweder, 2004). Yleisesti ympäristöjärjestelmän käyttö tuo yritykselle lisää toimintavarmuutta (Pesonen, 2005). Pakolliset ympäristömääräykset voidaan täyttää tehokkaasti ja edullisesti kun tehostetaan veden- ja energiankäyttöä sekä jätteiden käsittelyä ja kierrätystä (Rothweder, 2004). Toiminnan tehostamisella voi myös syntyä säästöjä kun jätemaksut alenevat ja raaka-aine ja energiakustannukset alenevat (Pesonen, 2005). Kippo- Edlund (2006) toteaa samat seikat kuin Rothweder (2004) ja lisää, että ympäristöjärjestelmää käyttävillä organisaatioilla on muita paremmat edellytykset toimia tehokkaasti ympäristöasioiden hoidossa, parantaa ympäristötietoisuutta sekä lisätä yhteistyötä. Imagon ja sidosryhmien osalta tiedostusvälineisiin ja muiden ihmisten keskuuteen päätyvä kuva voivat tuoda lisäarvoa yritykselle hyvän asiakaspalautteen ja sijoittajien kiinnostuneen reaktion myötä (Rothweder, 2004). Pesonen (2005) toteaa tämän parantavan kilpailukykyä. Kuitenkin verrattuna yksityiseen sektoriin, kuntien organisaatiot näkevät ympäristöasioiden huomioonottamisen tärkeämpänä kuin imagoedun (Kippo-Edlund, 2006). Pesonen (2005) huomioi myös työilmapiirin parantumisen ympäristöjärjestelmän myötä. Kun työntekijöille annetaan mahdollisuus vaikuttaa ympäristötavoitteisiin, heidän työmotivaatio ja työn arvostuksen tunne lisääntyy (Pesonen, 2005). 3.5 Järjestelmien menestyminen ja arvostelu Vaikka järjestelmiä käytetään yleisesti, ei olla saatu tuloksia tai tulokset eivät ole olleet selkeitä siitä, että ne parantaisivat organisaation ympäristötoimintaa. Kuitenkin koska järjestelmät kehitettiin ja tutkimuksia on tehty suhteellisen vähän aikaa, niiden vaikutukset eivät välttämättä vielä ole selkeästi selvillä ja lisää tietoa tarvitaan. (Hertin et Al, 2008, 18

19 Strasser, 2008 ja Zobel, 2008). Briggs (2006) ja Hillary (2004) ovat arvioinneissaan positiivisempia. Briggsin mukaan järjestelmät ovat tehostaneet organisaation ympäristötoimintaa, mutta lisää vertailukelpoista ja määrittelevää tietoa tarvitaan. Hillary toteaa tutkimuksessaan pienten ja keskisuurien yrityksien ympäristöjärjestelmistä, että virallisten ja epävirallisten järjestelmien käyttöönotto tuo laajoja etuja, mutta myös haittoja esiintyy vähissä määrin. Del Brío et al. (2001) mukaan tärkeimmät tekijät ympäristöjärjestelmän menestymisessä ovat organisaation aikaisempi kokemus johtamisjärjestelmistä ja johdon osallistuminen. Epäonnistumisen taustalla puolestaan koetaan työntekijöiden puutteellinen koulutus ja organisaation jäykkyys. (Del Brío et al., 2001). Hillary (2004) tutkii menestystekijöiden sijaan esteitä. Hänen mukaan pienissä ja keskisuurissa yrityksissä sisäiset esteet ympäristöjohtamisjärjestelmän käyttöönotossa ovat usein suuremmat kuin ulkoiset. Merkittävimmät sisäiset esteet ovat negatiivinen yrityskulttuuri ympäristöasioita kohtaan ja se, että toimenpiteisiin ei ryhdytä vaikka henkilöstöllä on myönteinen ympäristöasenne. Ympäristöjärjestelmien tuomiin etuihin suhtaudutaan epäilevästi. Erityisesti pienissä yrityksissä pula henkilöresursseista vaikeuttaa järjestelmien ylläpitoa. (Hillary, 2004). Vaikka ympäristöjohtamisjärjestelmät tavoittelevat ympäristön tilan parantamista, niitä on myös arvosteltu. Rothweder (2004) argumentoi, että ne ovat ruokkineet pirstaleista ajattelua eli huomio on kohdistettu yksittäisiin kehityskohteisiin sen sijaan että asioita käsiteltäisiin kokonaisvaltaisesti. Hän myös toteaa, että ne toimivat organisaatiossa itsenäisesti eivätkä liity muuhun toimintaan. Seuraavaksi esitellään yleisimmät ympäristöjohtamisjärjestelmät ja vertaillaan niitä keskenään. Ensimmäiseksi käsitellään kevennettyä ympäristöjohtamisjärjestelmää, Suomen WWF:n kehittämää Green Office-ohjelmaa ja sitten laajempia järjestelmiä. 3.6 WWF Suomen Green Office-sertifikaatti Green Office on Suomen WWF:n kehittämä ympäristöjohtamisen sertifikaatti- ja neuvontatyökalu, jonka tavoitteena on kasvihuonekaasupäästöjen, erityisesti hiilidioksidin, vähentäminen ja toimiston ekologisen jalanjäljen pienentäminen (Heiskanen, 2009 ja WWF Suomi). Laajempi tavoite on toimia ilmastonmuutosta vastaan (Heiskanen, 2009) 19

20 3.6.1 Perustiedot Järjestelmää voidaan käyttää sekä pienissä että suurissa toimistoissa julkisella ja yksityisellä sektorilla. Helmikuussa 2011 sen piirissä oli 190 toimistoa, joista 160 oli sertifioitu. (WWF Suomi). Kuvasta 3 voidaan havaita, että toimistojen määrä on ollut jatkuvassa kasvussa koko sertifikaatin olemassa olon ajan. Erityisesti vuoden 2008 jälkeen toimistoja tuli mukaan erityisen paljon. Kuva 3: Green Office toimistot ja niiden henkilöstö (WWF Suomi, 2011b). Vuoden 2010 aikana Green Office-sertifioiduissa toimistoissa sähkönkäyttö henkeä kohden väheni vuodesta %, lämmönkulutus 2,6 % ja paperinkulutus arkin verran, mikä vastaa 1,5 km:n korkuista pinoa. Lento- ja tieliikenteen aiheuttamat kasvihuonepäästöt kasvoivat. WWF raportoi lentopäästöjen kasvaneen 5 %, mutta vastaavaa prosenttia tieliikenteestä ei esitetä. (WWF Suomi, 2011a). Järjestelmä alkoi muodostua vuosina kun WWF sai yhteydenottoja yrityksiltä, jotka pyysivät neuvoja toimistojensa hankintoihin. Vuodesta 2002 alkaen se on toiminut nykyisellä tavalla. (Heiskanen, 2009). 20

21 Green Office on vapaaehtoinen yrityksille. Syitä sertifikaatin hankkimiselle ovat muun muassa ympäristön tilan parantuminen, kustannussäästöt, työntekijöiden parempi motivaatio ja sertifioitujen organisaatioiden hyvä maine. Järjestelmä toimii ohjelmaan osallistuvien toimistojen maksamien maksujen (liittymisen yhteydessä maksettava ja vuosittaiset), perusteella, joten se on itsenäinen eikä tarvitse ulkopuolista rahoitusta. (Heiskanen, 2009). Maksujen suuruus riippuu toimiston koosta. Liittymismaksut vaihtelevat 1500 eurosta 6000 euroon ja vuosimaksut 2200 eurosta 8500 euroon korotusmahdollisuuksineen. (WWF Suomi). Kun sopimus toimiston osallistumisesta ohjelmaan on tehty, ensimmäiseksi on osoitettava toimiston yhteyshenkilö ja Green Office-tiimi. Kun tiimi on perustettu, tehdään alkukartoitus, jossa selvitetään mitä ympäristötoimenpiteitä on jo tehty. Seuraavaksi laaditaan ympäristöohjelma alkukartoituksen perusteella. Ohjelmaan merkitään tarvittavat tavoitteet, toimenpiteet, seurattavat indikaattorit eli ympäristönsuojelun tason mittarit (vähintään kolme kappaletta) ja aikataulu. (Kannisto, 2009). Pesonen (2005) toteaa, että indikaattoreiden tulee olla yrityksen toimintaan sopivia, käytännöllisiä, todennettavia, objektiivisia, yksiselitteisiä teknologisesti soveltamiskelpoisia ja toistettavia. Indikaattorit voivat liittyä energian, paperin ja veden kulutukseen, jätteiden syntymiseen, matkustamiseen ja hankintoihin (WWF Suomi, 2011). On myös valittava ja tarvittaessa perustettava ympäristöasioiden tiedonvälityskanava (Kannisto, 2009). Apuna ohjelman teossa voidaan käyttää WWF tarjoamia tukipalveluja kuten esimerkiksi intranetiä. Tämän jälkeen tilataan toimistotarkastus, jonka suorittaa WWF:n Green Officeasiantuntija. Tarkastuksessa WWF:n kriteerit läpäissyt toimisto saa sertifikaatin, minkä jälkeen toimiston tulee raportoida asettamansa tavoitteet ja valitut indikaattorit, eli seurattavat luvut, WWF:lle internetissä ja sähköpostilla. Sertifioinnin jälkeen toimisto saa tukimateriaalia, kuten esimerkiksi vuosittaisen koulutustapahtuman sekä tietoiskuja ja vinkkejä sähköpostitse. Toimiston tulee sitoutua parantamaan toimintaansa jatkuvasti. Tämä tarkoittaa, että kun edelliset tavoitteet saavutetaan, uudet tiukemmat tavoitteet tulee asettaa. Ympäristöohjelmaa tulee päivittää vuosittain ja joka kolmas vuosi WWF tekee tarkastuksen. (Heiskanen, 2009 ja WWF Suomi). 21

22 Verrattuna muihin seuraavissa alakappaleissa mainittuihin ympäristöjärjestelmiin Green Office on kevyempi ja joustavampi toteutuksensa puolesta (WWF Suomi). Khanna et al. (2007) toteavat tärkeyden kehittää ympäristöohjelmia, joihin osallistuminen ei toteuttamisen puolesta vaadi suuria henkilöstöresursseja tai pääomainvestointeja. Green Office on esimerkki tällaisesta ohjelmasta. Yleisesti julkishallinnon organisaatioissa sekä pienissä - ja keskisuurissa yrityksissä on yleistynyt ympäristöjärjestelmät, jotka ovat rakennettu standardia soveltaen sisältäen tunnetuimpien ympäristöjärjestelmien keskeisimmät piirteet (Kippo-Edlund, 2006). Kaikkien toimistojen on mahdollisuus liittyä järjestelmään, koska toimistot voivat tehdä järjestelmästä omien tavoitteidensa mukaisen. Kuitenkin Green Office on omaksunut monia perustavia piirteitä, kuten esimerkiksi systemaattisen identifioimisen, tavoitteiden asettamisen ja seuraamisen, isommista järjestelmistä (Heiskanen, 2009). Sen avulla on helppoa luoda perusteet ympäristöjohtamiselle mikäli sellaista ei vielä ole. Ennalta määritettyjä tavoitteita ei ole, vaan jokainen toimisto saa asettaa ne itsellensä, mikä mahdollistaa ympäristöasioiden huomioimisen eri vaatimustasoilla riippuen organisaation omasta ympäristöpolitiikasta (Uusi-Rauva, 2010b). Lisäksi sitä voidaan käyttää tukitoimena ja työkaluna. (Kannisto, 2009) Kokemuksia muualta Tässä kappaleessa käydään läpi kirjallisuudessa esiintyviä kokemuksia Green Officeohjelmasta. Uusi-Rauva (2010b) tutkii yhdessä väitöskirja-artikkelissaan Green Officen käyttöönottoa 13 suomalaisessa toimistossa eri alojen yrityksissä, kaupungin virastossa, yliopiston ylioppilaskunnassa ja konferenssikeskuksessa. Heiskanen (2009) puolestaan analysoi case - tutkimuksessaan menestystekijöitä ja toimintatapoja kohderyhmien vuorovaikutuksessa liittyen energiankäytön muutokseen Green Office-näkökulmasta. Yleisesti ohjelman voidaan todeta olevan menestynyt (Heiskanen, 2009 ja Uusi-Rauva, 2010b). Hiilidioksidipäästöjä on pystytty vähentämään ja ympäristötietoutta on levitetty. Green Officen onnistuminen on perustunut aikaisempaan heikkoon tarjontaan vastaavista ohjelmista, yrityksien tottumiseen sertifiointi- ja seurantakäsitteisiin ja helppoihin ratkaisuihin. (Heiskanen, 2009). Vaikka Green Officea markkinoidaan ja pidetäänkin helppona ohjelma, kuitenkin sen toivotaan olevan standardimaisempi, mikä helpottaisi sen 22

23 käyttöönottamista erityisesti alkuvaiheessa, joka osittain koettiin vaikeaksi (Uusi-Rauva, 2010b). Muita ongelmia on kuitenkin ollut joidenkin osallistujien osalta erityisesti sähkön käytön vähentämisessä ja laajemmassa mittakaavassa haasteita tulee asettamaan tilanne, jossa toimistojen käytännöt voi muuttua mutta ympärillä oleva infrastruktuuri muuttuu hitaammin. (Heiskanen, 2009). Kaivataan myös enemmän kokemuksia muista yrityksistä ja opastusta WWF:ltä (Uusi-Rauva, 2010b). Yksi havaittu hidaste on, että vaikka tutkimuskohteissa on kiinnostusta isommillekin ratkaisuille, rakennuksen omistaja ei suostu siihen tai kapasiteettia ei ole. WWF tunnustaa, että toimipaikkojen omistajat ja johtajat on syytä saada mukaan toimintaan. Toiset osa-alueet, jotka tulisi saada mukaan, ovat ATKlaitteet ja toimistojen ostamat palvelut. (Heiskanen, 2009). Uusi-Rauva (2010b) toteaa, että yleisimmin vähennyksiä halutaan tehdä paperin ja sähkönkäytössä. Paperinkäytön vähentämisen suhteen vain kuudella kolmestatoista organisaatiolla on konkreettiset prosentuaaliset tavoitteet. Muut organisaatiot ainoastaan tavoittelevat paperin käytön vähennystä. Vastaavasti vain kahdella organisaatiolla on konkreettiset tavoitteet vähentää sähkön käyttöä ja yhdellä vähentää matkustamisen aiheuttamia hiilidioksidipäästöjä. Houkuttimien suhteen vain yhdessä yrityksessä tavoitteiden saavuttamiseen käytetään vahvoja houkuttimia kuten esimerkiksi bonuspalkkoita. Työntekijät ovat tärkeässä osassa ohjelman toteuttamisessa ja heillä on epäilyksiä, että heidän työmääränsä lisääntyisi ohjelman myötä ja että ohjelmalla ei olisi merkitystä pienien tuloksien takia. Kuitenkin työntekijöiden joukossa on ympäristötietoisia ihmisiä, jotka haluavat vaikuttaa valinnoillaan myös työympäristössä. Positiiviseksi on myös koettu Green Officen luoma yhteishenki kun koko henkilöstöllä on yhteinen projekti. (Heiskanen, 2009). Uusi-Rauva (2010b) tutki myös, miten Green Office on otettu vastaan työntekijöiden joukossa viestintänäkökulmasta. Hän toteaa kolme haastetta: 1. Työntekijät tavoittavan viestintäkanavan valinta 2. Vakuuttava viestintä myönteiseen sävyyn 3. Ihmisten motivointi muuttaa tapojansa 23

24 Ensimmäiseen haasteeseen liittyen, Uusi-Rauvan (2010b) havaintojen mukaan yleisin käytetty viestintäkanava, intranet, ei ole kaikista toimivin vaan hän suosittaa kommunikoimaan kasvokkain. Kukaan haastatelluista ei tiedä lukevatko työntekijät intranetin Green Office-viestejä vai ei. Haastatellut myös kaipaavat johtajien systemaattisempaa keskustelutapaa nykyisen sattumanvaraisuuden sijaan. Toinen haaste koetaan vaikeana asiana. Haastateltavien mielestä viestinnän tulisi olla myönteistä ja ei millään tavalla syyttävää. Kolmatta haastetta pidetään haastavimpana. Vaikka Green Office on helppo ja yksinkertainen työntekijöille, heidän motivointinsa ei ole helppoa. Myöskään työntekijöiltä ei voi pyytää liikaa jotta kiinnostus ei laskisi. Samaan haasteeseen liittyväksi koetaan motivointi muiden työkiireiden ohella. Ratkaisuna tähän haastattelijat toteavat, että muutokset tuotaisiin rutiineiksi pitkäaikaisen ja laajan viestinnän kautta. (Uusi-Rauva, 2010b). Sosiaalista oppimista kokemuksien vaihdon kautta voidaan pitää ohjelman menestyneenä erityispiirteenä. Koska toimistot ovat usein samankaltaisia materiaalien ja energiankäytön suhteen, tietoa voidaan helposti omaksua muiden toimistojen kokemuksien perusteella. (Heiskanen, 2009). Uusi-Rauva (2010b) ehdottaa, että tulevaisuudessa Green Office kehittyisi siten, että se olisi standardimaisempi ja siihen osallistuvien organisaatioiden tulisi ottaa määrätietoisempi asennoituminen. Jotta standardimaisuus lisääntyy, tulee ylemmän tason johtajien sitoutua järjestelmään ja kannustaa työntekijöitä samaan. Viestintä puolestaan tulee olla henkilökohtaista sähköisen sijaan. Määrätietoisempaa asennetta voidaan lisätä asettamalla enemmän kannustimia, kuten esimerkiksi jakamalla bonuksia, kun päästötavoitteet ovat saavutettu. (Uusi-Rauva, 2010b). 3.7 Muut järjestelmät Kaksi yleisintä ympäristöjohtamisjärjestelmää ovat ISO ja EMAS. Molempien perusajatus on kappaleen 3.1 mukainen. ISO on yksi Kansainvälisen standardisoimisliiton ISO:n (International Organization for Standardization) ISO sarjan standardi (Rothweder, 2004). Sarja on tehty ympäristöasioiden hallintaa varten (SFS). Suomessa sertifikaatteja myöntää kuusi organisaatiota (Rothweder, 2004). Ensimmäinen vaihe on nykytilanteen aloituskatsaus, jossa tehdään luettelo kaikista ympäristönäkökulmista, laeista ja säännöksistä ja olemassa 24

25 olevista ympäristömenettelytavoista (Zobel, 2008). Aloituskatsausta käytetään pohjana varsinaisessa järjestelmässä, joka jakautuu viiteen osaan: ympäristöpolitiikan luomiseen, suunnitteluun, varsinaiseen toteuttamiseen, arviointiin ja johdon tarkastukseen. (Pesonen, 2005). Standardi ei aseta vaatimuksia organisaatiolle vaan sen mukaan ympäristönsuojelun tason tulee olla lainsäädännön ja muita yritystä koskevien määräyksien tasoinen (Pesonen, 2005). Standardi kuitenkin vaatii, että organisaation ympäristönsuojelun tasoa tarkkaillaan ja mitataan (Pesonen, 2005). Jokainen organisaatio saa itse harkita miten se arvioi ympäristövaikutuksensa (Pesonen, 2005). EMAS eli European Community Eco-Management and Audit Scheme ei ole virallisesti standardi, vaan EU:n ympäristöasioiden hallinta- ja auditointijärjestelmäasetus yhteisön jäsenmaiden yrityksille ja julkiselle hallinnolle. Kuitenkin sen perusajatus on ISO 14001:n kaltainen (Rothweder, 2004). Jos organisaatiolla on jo ISO standardi käytössä se voi saada EMAS-rekisteröinnin laatimalla julkisen ympäristölausunnon eli kertomuksen suoritetuista toimenpiteistä ja tavotteista (Pesonen, 2005). Rekisteröinti vastaa ISOjärjestelmässä käytettävää sertifiointia. EMAS julkistettiin vuonna 1993 ja otettiin Suomessa käyttöön vuonna 1996 (Rothweder, 2004). Sen alkuperäinen soveltamisala oli pääosin teollisuus, mutta vuonna 2001 soveltamisalaa laajennettiin jolloin rekisteröinnin voivat saada myös palvelualan- ja julkishallinnon organisaatiot (Rothweder, 2004). Nykyään kaikki organisaatiot toimialasta riippumatta voivat liittyä siihen (Pesonen, 2005). Suomessa EMAS-rekisteriä pitää yllä Suomen ympäristökeskus (Pesonen, 2005). Merkittävin ero EMAS:n ja ISO välillä on niiden maantieteellinen rajoite: EMAS toimii vain Euroopan yhteisön jäsenmaissa ja ISO kaikkialla maailmassa (Del Brío et al. 2001). Molemmissa järjestelmissä oleellista on sitoutuminen jatkuvaan parantamiseen ja alussa määritettävän ympäristöpolitiikan merkittävä rooli (Rothweder, 2004). EMAS:ssa avoimuus ja julkisuus ovat suuremmassa roolissa kuin ISO 14001:n osalta, koska siihen sisältyy julkinen ympäristöselonteko, jonka sisällön vahvistaa päteväksi todettu ympäristötodentaja (Rissa, 2001, Rothweder, 2004 ja Pesonen, 2005). Sisällön puolesta EMAS:ssa vaaditaan pakollinen alkukatsaus kun taas ISO standardissa se ei ole pakollinen (Del Brío et al. 2001). ISO 14001:ssä julkinen ympäristöraportti on vapaaehtoinen mutta ympäristöpolitiikka pakollinen (Rothweder, 2004). Erottava tekijä on 25

26 myös ympäristönsuojelunvaatimuksien taso, jotka ovat tiukemmat EMAS-järjestelmässä (Rothweder, 2004). Rakennussertifikaatilla tarkoitetaan sertifioitua järjestelmää, jonka tavoitteena on tehdä rakennuksesta mahdollisimman vähän ympäristöä kuormittava. Tunnetuimmat kansainväliset järjestelmät ovat LEED (Leadership in Energy and Environmental Design), BREEAM (Building Research Establishment Assessment Method) ja EU Green Building. Suomalainen luokitusjärjestelmä on nimeltään PromisE. Muita ovat muun muassa ESCO, FIBC, Rakentajan ekolaskuri, A-energialuokka, Sisäilmaluokitus, EkoKonsepti ja Energianero. (Rakennustekniikka, 2011). Verrattuna perinteisiin ympäristöjohtamisjärjestelmiin, rakennussertifikaatit vaativat organisaatioilta tietyn laitteiston tai materiaalien käyttöä kun taas johtamisjärjestelmät vaativat ottaa käyttöön hallintotapoja, jotka ovat järjestelmän mukaisia (Khanna et al. 2007). 4. TOIMISTOJEN YMPÄRISTÖKUORMITUS Toimistossa tapahtuvista ympäristökuormituksista merkittävämmät ovat rakennuksen lämmitys- ja sähköenergian kulutus, vedenkäyttö sekä jätteiden syntyminen. Niiden määrään vaikuttavat rakennuksen ominaisuudet kuten esimerkiksi ikä, koko käyttötarkoitus, käytön tehokkuus. (Kaleva et al, 2011). Rakennuksesta riippumatonta kuormitusta ovat paperinkulutus, hankinnat ja matkustaminen. Vaikutusmahdollisuudet ympäristökuormituksen vähentämiseen riippuvat tarkasteltavasta näkökulmasta kuten kuvassa 4 esitetään. Rakennuksen omistajan näkökulmasta eko ja energiatehokkuutta voidaan parantaa investoimalla teknisiin järjestelmiin ja rakennuksien käyttäjät puolestaan voivat vaikuttaa suoraan kulutusmääriin. Molemmilla on omat taloudelliset intressinsä. Vastuut riippuvat pääosin omistajan ja käyttäjän tekemästä vuokrasopimuksesta, jotka voivat myös olla sopivia työkaluja mittausvastuun määrittämiseen. (Kaleva et al, 2011). 26

27 Kuva 4: Käytön ja omistamisen vaikutus (Kaleva et al, 2011). Tässä kappaleessa esitellään toimistosta aiheutuvat merkittävimmät kuormituslähteet sekä toimintatapoja niiden aiheuttamien haittojen minimointiin. Joidenkin kuormituslähteiden kohdalla käsitellään niiden hankkimista ennen sitä käsittelevää kappaletta Energia Energian ollessa yhä vaikeammin saatavilla, on syytä keskittyä sen käytön tehostamiseen eli energiatehokkuuteen. Energiatehokkuuteen liittyy käsite ekotehokkuus. Rissan (2001) mukaan se tarkoittaa toimintaa, jossa tuotetaan enemmän vähemmästä. Asikainen (2006) jatkaa Rissan ajatusta toteamalla ekotehokkuuden olevan kestävän kehityksen työkalu kun tuotannossa tarvittavia panoksia ja teknologiaa käytetään mahdollisimman tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Hän tuo esille myös palveluiden tuottamisen tärkeyden tuotteiden sijaan. Toimiston merkittävä ympäristökuorma aiheutuu sen rakennuksesta, joten on mielekästä käsitellä sitä ensiksi ennen kuin tutkitaan tarkemmin varsinaisen toimiston ympäristökuormaa. 27

28 4.1.1 Rakennuksien energiakuormitus Monesti energian kulutus esitetään kolmen eri pääkäyttäjäryhmän mukaan: teollisuus, liikenne ja muut. Yleensä rakennukset kuuluvat viimeiseksi mainittuun ryhmään vaikka on otettu kantaa, että se voisi olla oma ryhmänsä. Esimerkiksi vuonna 2004 Euroopan Unionin alueella rakennuksien (asuin- ja kaupalliset) keskimääräinen energiankulutus, 37 % kokonaiskäytöstä, oli prosentuaalisesti suurempi kuin teollisuuden (28%) ja liikenteen (32 %). (Pérez-Lombard et al. 2007). Samankaltaiseen tulokseen rakennuksien energiankäytöstä päätyy Ympäristöministeriön, TEKES:in ja Sitran Energiaviisaan rakennetun ympäristön aika toimintaohjelman loppuraportti: sen mukaan rakennuksissa käytettävän ja rakentamiseen kuluvan energian osuus energian loppukäytöstä on yli 40 % ja kasvihuonekaasupäästöistä lähes 40 % (Martinkauppi, 2010). Rakennuksen koko elinkaaren osalta sen käyttäminen saa aikaan enemmän päästöjä ja ympäristövaikutuksia kuin sen rakentaminen (Kaleva et al, 2011). Hyvällä julkisen vallan osallistumisella ja rahoituksella tulokset energiatehokkuuden parantamisesta voivat olla näkyviä (IEA, 2007). Vaikka potentiaalia säästämiseen on ja energialähteet ovat merkittävä kustannus yhteiskunnalle, energiatehokkuuden parantaminen ei ole kaikista houkuttelevin investointi yksittäiselle yritykselle. Sen nykyiset kustannukset ovat suhteellisesti alhaisemmat verrattuna muihin yrityksen kustannuksiin, kuten esimerkiksi työntekijöiden palkkoihin ja se vaatii paljon tietoa, joka ei ole aina helposti saatavilla. (IEA ja Heiskanen, 2009). Toimiston energiakustannukset ovat noin 1 % toimiston kokonaiskustannuksista kun taas työvoimakustannukset ovat enemmän kuin 90 %. Toimistokiinteistössä lämmityksen, sähkön ja vedenkäytön aiheuttama kustannus suomalaisissa toimistokiinteistössä on keskimäärin 1,20 /m²/kk (Kaleva et al., 2011). Jotta motivaatiota muutokseen lisätään, tulee energiansäästötoimet yhdistää laajempaan ympäristöajatteluun pelkän kustannussäästöjen ajattelun sijaan (Heiskanen, 2009). Uuden energiatehokkaan laitteiston asentamista saatetaan pitää hankalana. (IEA. 2007). Vaikka rakennus olisikin suunniteltu ympäristöystävälliseksi, energiatehokkuuteen vaikuttaa merkittävästi tapa, jolla rakennusta käytetään (Hinnells et al. 2008). Energiatehokkuuden parantaminen edellyttää välillä isojakin investointeja rakenteisiin ja 28

29 teknisiin järjestelmiin, mitkä olisi hyvä suorittaa vanhoissa rakennuksissa peruskorjauksen yhteydessä. Kuitenkin usein näitä investointeja ei voi perustella taloudellisesta näkökulmasta. (Kaleva et al, 2011). Yhdysvalloista saatujen tuloksien mukaan energiatehokkuuden parantamisen esteet koostuvat monista tekijöistä. Ensiksi, vuokranantajan tai rakennuksen omistajan ja vuokralaisen perinteinen suhde selkeästi laiminlyö ympäristötavoitteet ja estää ympäristöparannuksien tekemisen. Omistaja ei ole halukas ei ole halukas tekemään parannuksia hankkimalla asianmukaisia laitteita, koska edut menisivät ainoastaan vuokralaisille, jotka joka tapauksessa joutuvat maksamaan rakennuksen käytöstä (Best Practice Programme, 2000, IEA 2007 ja Hinnells et al. 2008). Samankaltainen este on myös tilanne, jossa lyhyen - tai keskipitkän aikavälin omistaja ei näe energiasäästöinvestointien potentiaalia pitkällä aikavälillä. Puolet Yhdysvalloissa ilmenevistä esteistä liittyvät omistajan toimenpiteisiin ja käsityksiin. (IEA, 2007). Vastavuoroisesti myös vuokralainen ei aina ole kiinnostunut sijoittamaan tehokkaampiin laitteisiin, koska kokee vuokrasuhteen lyhyenä. Ympäristötietoisen vuokralaisen näkökulmasta suhde vuokranantajaan voi olla turhauttava. Vuokralainen saattaa kokea, että hänellä ei ole mahdollisuuksia vaikuttaa valintoihin, tarkkaa tietoa omasta energiankulutuksesta ei ole saatavilla, asenteet ovat vastakkaiset ja ongelmiin vastataan hitaasti. (Hinnells et al. 2008). Toiseksi, tiedonpuute ja isot liiketoimikustannukset voivat olla esteenä vaikka säästömahdollisuudet ovat olemassa. Pahimmassa tapauksessa tiedonpuute voi aiheuttaa hämmennystä ja epärohkaista ostospäätöstä. Jotta kuluttajat löytäisivät heille sopivimman ratkaisun, heidän täytyy olla hyvin perillä vaihtoehdoista ja käyttää aikaa vaihtoehtojen vertailuun. Kolmanneksi, tehokkuuden parannuskustannukset ovat korkeita ulkoisten kustannuksien, eli luonnon pilaantumisesta aiheutuvien kustannuksien, takia. Neljänneksi, tekniikan muutosta haluava saattaa täytyä käyttää useita urakoitsijoita koska rakennusala on hajaantunut. Tämä voi aiheuttaa hämmennystä ja haitata investointitoimia. (IEA, 2007). Vuokralaisen ja vuokranantajan suhteen tulee muuttua siten, että muutoksia tulee rakennuksien rakentamistapaan, kunnostamiseen, hallintaan ja käyttötapaan (Hinnells et al. 2008). Laustsen (2008) toteaa, että on tärkeää tutkia tarkemmin näitä esteitä, jotta ne voidaan voittaa. Hinnells et al. (2008) korostavat sopivien työkalujen kehittämistä vuokralaissuhteeseen liittyvien esteiden voittamiseksi. 29

30 Vastapainoksi edellä mainitulle IEA (2007) on tehnyt ehdotuksia julkisista toimista esteiden voittamiseksi rakennusalalla. Näiden ideoiden tärkeä näkökanta on niiden soveltuvuus sekä kehittyneisiin että vähemmän kehittymättömiin kohteisiin. Säätelyn rooli on tärkeä joten tehokkuusstandardeja ja energiakoodeja suositellaan. Jotta tietoa olisi enemmän tarjolla, tarvitaan lisää ammatillista harjoitusta, markkinointikampanjoita ja tutkimusta. Tehokas kannustin kustannuksien maksamiseen voisivat olla rahallinen avustus mikäli tuotteen tai metodin aloituskustannukset ovat liian suuret. (IEA, 2007). Asikainen (2006) toteaa yksityisen sektorin toimien puolesta saman, että neuvonnalla voidaan tehostaa energiatehokkuutta. Vuokralaissuhteeseen liittyen on huomioitava päivittäistä hallintaa, parannuksien tekemisen sallimista kummankin osapuolen toimesta ja asettaa parannustavoitteita. Energiatehokkuuden parantaminen tulisi olla yhteinen projekti. Vaikka rakennusta ei saataisi täysin ympäristöystävälliseksi, on mahdollista, että osapuolten välinen suhde rakentuu sellaiseksi, joka vähentää rakennuksen käytön ympäristövaikutuksia (Hinnells et al. 2008). Esimerkiksi Australiassa valtiolla on suuri rooli sen alaisten virastojen vuokralaissuhteen energiatehokkuuden voittamisessa Green Lease Schedule (GLS) -ohjelman kautta. Ohjelmassa sekä vuokralainen että vuokranantaja asettavat yhdessä tavoitteet ja sitoutuvat noudattamaan niitä. Vuodesta 2006 GLS on ollut pakollinen kun valtio allekirjoittaa vuokrasuhteen. (Hinnells et al. 2008) Toimistojen energiakuormitus Espanjassa toimistorakennukset käyttävät 33 % kaupallisissa rakennuksissa kulutettavasta kokonaisenergiamäärästä ja Yhdysvalloissa 18 %. Tässä tapauksessa muita kaupallisia rakennuksia ovat esimerkiksi koulut, sairaalat, ravintolat ja hotellit. (Pérez-Lombard et al. 2007). On väitetty että kaupalliset rakennukset voivat helpoilla toimenpiteillä vähentää energiankäyttöään 30 % nykyisestä (IEA, 2007). Lämmittämiseen ja ilmastointiin kuluva energia riippuu rakennuksesta ja sen lämmitysmuodosta, energianlähteistä ja teknisten järjestelmien ylläpidosta. Sähkönkulutus puolestaan riippuu rakennuksen käytöstä ja sen käyttäjien toiminnasta kuten esimerkiksi tilatehokkuudesta ja käytettävistä koneista ja laitteista. (Kaleva et al, 2011). Energiaa kuluu rakennuksen ja vedenlämmitykseen sekä kiinteistösähköön, jota käytetään rakennuksen ilmastointien pumppuihin ja puhaltimiin, hisseihin ja yleisten tilojen valaistukseen. Tämä 30

31 on yleensä rakennuksen omistajan vastuulla. Kiinteistösähkön lisäksi toimiston sähkönkulutuslaskuun kuuluu käyttäjäsähkö, jota käytetään sisävalaistukseen ja toimiston laitteisiin ja joka on käyttäjän vastuulla. Usein käyttäjällä ja omistajalla ei ole tietoa rakennuksen kokonaisenergiankulutuksesta, sillä he eivät voi seurata toistensa energiankulutusta ilman erillistä sopimusta. (Kaleva et al, 2011). Isossa-Britanniassa olosuhteet ovat suhteellisen samankaltaiset kuin Suomessa, joten tietoa sieltä saatavaa tietoa voidaan soveltaa myös Suomen osalta. Taulukosta 1 havaitaan, että Isossa-Britanniassa toimistoissa kuluu lämmitykseen ja ilmastointiin 55 % toimiston kokonaisenergiankulutuksesta. Seuraavaksi suurimmat käyttäjät heidän mukaan ovat valaistus (17 %) ja lämmin vesi (10 %). Vertailuun käyttökelpoisia lukuja löytyy Suomesta ja Yhdysvalloista. Asikaisen (2006) mukaan Suomessa lämmitykseen kuluva energia on keskimäärin 38 kwh/m 3 ja sähköön kuluva 30 kwh/m 3. Motivan (B) energiakatselmuksen mukaan lämmönkulutuksen ominaisarvon mediaani julkisen palvelusektorin toimistorakennuksessa on 40 kwh/rm³ ja sähkönkulutuksen 17,1 kwh/rm³. Kuntaliiton selvityksen (Kuntaliitto, 2010) mukaan lämpöä kuluu kuntien omistamissa toimisto- ja hallintorakennuksissa keskimäärin 38,9 kwh/m³ ja sähköä 21.7 kwh/m³. Suomen WWF on määrittänyt, että Green Office-sertifioidut toimistot käyttivät lämmitysenergiaa vuonna 2010 keskimäärin 11463,24 kwh/hlö ja sähköä 5768,03 kwh/hlö (WWF Suomi, 2011b). Yhdysvalloissa lämmityksen kulutuksen suosituslukema toimistossa on 97 kwh/m² ja keskimääräinen sähkönkulutus 182,99 kwh/m² (Best Practice Programme, 2000 ja E Source companies, 2006). Laajemmassa mittakaavassa voidaan todeta, että toimistojen energiankulutus ei ole merkittävin verrattuna kokonaisenergiankulutukseen. Esimerkiksi Ison-Britannian toimistot kuluttavat 2 % koko kansallisesta energiankulutuksesta. (Pérez- Lombard et al. 2007). 31

32 Taulukko 1: Energian kulutus toimistossa Yhdysvalloissa, Isossa Britanniassa ja Espanjassa (Pérez-Lombard et al. 2007). Energian käytöstä syntyvien kustannuksien määrään liittyy monia tekijöitä. Keskeisimmät ovat taso, jonka mukaan toimisto ja sen tukitoiminnot ovat suunniteltu, avotoimiston pohjamalli ja ilmastointi. Muita tekijöitä ovat rakennuksen laatu, toimiston käyttö ja hallinta ja energia-intensiivisien toimiston osine määrä. (Best Practice Programme, 2000) Eniten sähköä normaalisti kuluu tuulettimiin ja pumppuihin, jotka levittävät jäähtynyttä ilmaa. Niiden kautta kulkeman ilmamäärän, käyttöpaineiden ja käyttötuntien seuraamisella voidaan saada aikaan suuria rahallisia säästöjä. Varsinaiseen mekaaniseen ilmastointiin, eli jäähdytyskoneisiin kuluu sähköä myös merkittävästi, mutta vähemmän kuin ilman levittämiseen. Ilmastointia tulisi käyttää, kun siihen on aidosti tarvetta ja mikäli osaa toimistosta käytetään vuorokauden ympäri, tulee se ilmastoida erikseen. (Best Practice Programme, 2000). Muita toimenpiteitä ovat lämmitys- ja ilmastointijärjestelmän säätäminen, jonka avulla voidaan säästää jopa 20 prosenttia lämmityskustannuksissa, ja ikkunoiden tiivistäminen. Oikealla huonelämpötilan säätämisellä voidaan tehdä säästöjä, sillä huonelämpötilan yhden asteen laskeminen vähentää energiankulutusta viidellä prosentilla. Sopivana lämpötilana pidetään astetta. Viikonloppuisin ja juhlapyhien aikaan kun toimistoa ei käytetä, lämpötilan voi hyvin laskea noin 16 asteeseen ja nostaa taas korkeammaksi maanantaiaamuna. Kun lämmitys ja ilmanvaihto ovat sopivalla tasolla, lämpötilan tulisi pysyä sopivana ja tuulettamista ei tarvita. (Asikainen, 2006). Lämpö- ja sähköenergialla on yhteys siinä mielessä, että paljon sähkölaitteita käyttävässä toimistossa laitteiden tuottama lämpö voi vähentää lämpöenergian tarvetta (Kaleva et al, 2011). 32

33 Jos halutaan määrittää tutkittavan asian taso ja käyttää tietoa hyödyksi, tulee se suhteuttaa yleisesti tunnettuun pohjatietoon. Energiatehokkuutta tutkiessa on oleellista suhteuttaa se esimerkiksi toimiston työntekijöiden määrään tai toimiston käyttöasteeseen tai - aikaan. (Kaleva et al 2011). Lämpöenergian ja sähkön ominaiskulutuksen ja -kustannuksen tunnusluvun määrittämisessä suositellaan sen suhteuttamista pinta-alaan ja tilavuuteen. Toimistossa suhteuttaminen voi tapahtua henkilötyövuoteen (htv) tai työpisteiden lukumäärään (työpiste) ja kuukauteen (kk) eli tunnusluku olisi muotoa kwh/htv/kk tai kwh/työpiste/kk. Kustannustunnusluku olisi puolestaan /htv/kk tai /työpiste/kk. (Kaleva et al, 2011). Veden lämmittäminen kuluttaa vähemmän energiaa toimistopinta-alaa kohti kuin sen aikaansaamat hiilidioksidipäästöt (Best Practise Programme, 2000). Vaikka veden lämmittämiseen kuluva energiamäärä on merkittävä, usein varsinkaan vanhassa rakennuskannassa sitä voida erottaa muusta energiankulutuksesta (Kaleva et al, 2011 s.26). Toimistossa yleisimmin käytettävät laitteet ovat tietokoneet (kannettavat- ja pöytäkoneet), tulostimet, kopiokoneet, monitoimikoneet, jääkaappi jne. Niiden keskimääräinen yhteenlaskettu energiankulutus avotoimistossa on 15 W/m². Koska laitteet tuottavat lämpöä toimiessaan, voivat ne siis myös lisätä ilmastointikustannuksia. (Best Practice Programme 2000). Suomen ympäristökeskuksen SYKEN (2005) omassa toimitilassaan teettämän tutkimuksen mukaan toimistolaitteiden sähkönkulutusta voidaan vähentää % käyttämällä systemaattisesti laitteiden energiansäästöominaisuuksia. Myös informaatioteknologia voi tarjota mahdollisuuksia sähkölaitteiden ympäristökuormituksen vähentämiseen. Päivityksin on mahdollista lisätä laitteiden ominaisuuksia kapasiteettia ja käyttöikää. (Asikainen, 2006). Tarkemmin toimiston sähkölaitteiden energiankulutusta käsitellään kappaleessa Valaistuksen käyttämä sähköenergia riippuu toimiston tyypistä, luonnonvalon hyödyntämisestä, valaistustasoista ja toimiston käyttötunneista (Best Practice Programme, 2000). Kun valaistusta ei ole suunniteltu kunnolla ja sitä käytetään epätehokkaasti, se voi kuluttaa yli puolet toimistossa käytettävästä sähköstä. Hyvällä käyttäjän tarpeet huomioon ottavalla suunnittelulla ja ohjaamisella sekä energiatehokkailla valaisimilla kulutus voidaan puolittaa ja työympäristö muuttaa miellyttävämmäksi ja tehokkaammaksi. Suunnittelu 33

34 pitäisi tehdä yksilöllisten tarpeiden mukaan. (Asikainen, 2006 ja Best Practice Programme 2000). Erityisesti suunnitteluun tulee panostaa avokonttorissa, jossa valaistuksen hallinta on vaikeaa ja jos valot jäävät pitkäaikaisesti päälle (Best Practice Programme, 2000). Valaistuksen tarpeen määräävät ikkunoiden koko ja sijoittelu sekä tilaratkaisut (Asikainen, 2006). Luonnonvalon hyödyntäminen on erittäin suositeltavaa, joten työpisteet kannattaa sijoittaa ikkunoiden lähelle (Asikainen, 2006). Avotoimistoissa suositellaan käyttäjäkohtaista valaistuksen hallintaa, tehokkaasti valoa levittäviä lamppuja, liiketunnistimella toimivia lamppuja tiloissa, joita ei jatkuvasti käytetä, sekä päivänvalon rekisteröiviä sensoreita, jotka katkaisevat valaistuksen kun sitä ei tarvita (Best Practice Programme, 2000). Sähkönkuluttajilla on mahdollisuus valita ostaako se uusiutuvilla vai uusiutumattomilla energianlähteillä tuotettua sähköä. Ekosähköä, eli uusiutuvilla luonnonvaroilla tuotettua sähköä, tarjoaa moni yhtiö. Suomen luonnonsuojeluliiton merkintä Norppa suosittelee ekoenergiaa osoittaa, että sähkö täyttää ympäristökriteerit. Merkin saavat vain uusituvat energialähteet. Yritys tai yhteisö voi siirtyä ekoenergia-asiakkaaksi tekemällä sopimuksen toimittajan kanssa, joka myy norppamerkittyä sähköä. Norppasähkö voi osoittautua jopa edullisemmaksi kuin tavallinen sekasähkö. (Asikainen, 2006) Nykyään yleisimmät tavat mitata sähköä kiinteistöissä ovat perinteinen mekaaninen kilowattituntimittari sekä modernimpi elektroninen etäluettava mittari. Näiden ero on, että ihmisen tulee lukea perinteisen mittarin lukema manuaalisesti ja etäluettavan mittarin lukema puolestaan voidaan lukea automaattisesti etäältä ja tietoja voidaan saada jopa tunnin tarkkuudelta. Luennassa mittariin otetaan yhteys Internetin tai sähköverkon kautta ja tieto kulkeutuu keskitettyyn mittareiden luentajärjestelmään. Siellä tietoa käsitellään ja toimitetaan sähköyhtiölle. Koko ajan ollaan siirtymässä enemmän etäluettavien mittareiden käyttöön, koska niillä voidaan tehostaa seurantaa. Uusien mittareiden avulla sähkölasku voidaan perustaa toteutuneeseen kulutukseen arvioiden sijaan. Myös tarkempi kulutuksen seuranta kohteittain helpottuu. (Energiateollisuus). 34

35 4.2 Jäte Suomen jätelain ( /1072) mukaan kaikessa toiminnassa on pyrittävä siihen, että jätettä syntyy mahdollisimman vähän (Finlex). Jätteiden määrän tapaan myös niiden laatu määrittelee toimiston aikaansaamaa ympäristökuormitusta (Kaleva et al, 2011). Suomessa tehdyn valtion toimistossa syntyvien jätelajikkeiden painoselvityksen (kuva 5) mukaan suurin osa (32%) toimistojen jätteistä on sekajätettä. Toinen Suomesta saatu lukema on noin 50 %, (Asikainen, 2006). Seuraavaksi eniten syntyy paperia (18%), pahvia (13%) sekalaisia pakkauksia (11%), muuta elintarvikejätettä (11%) ja rakennusjätettä (7%). Muiden jätelajikkeiden osuus on pieni. Kuva 5: Julkisen hallinnon toimistojen jätelajikkeiden määrä vuonna 2009 (HSY Petra-jätevertailu). Vuonna 2010 suomalaisissa Green Office-toimistoissa syntyi jätettä keskimäärin 293 kg/hlö (WWF Suomi 2011b). Toisen kotimaisten tutkimuksen mukaan sekajätettä syntyy toimistossa noin 35 kg/hlö (YTV). Vastaavien australialaisten tutkimuksien mukaan toimistossa syntyy jätettä 173 kg/hlö ja 7,8 kg/m² (NSW Office on Environment and Heritage). Jätteiden syntymistä voidaan vähentää paperin, laitteiden ja toimistotarvikkeiden harkitulla käytöllä. Asikaisen (2006) mukaan sekajätettä voidaan toimistoissa vähentää jopa 90 %. Lajittelun tulee olla mahdollisimman helppoa, jotta sitä käytettäisiin. Yksi ratkaisu tähän on jäteastioiden runsas määrä ja selkeät lajitteluohjeet. Ohjeiden tulee olla kokonaisuudessaan esillä näkyvällä paikalla ja intranetissä. Ohjeiden ohella on myös neuvottava, tarkkailla 35

36 lajittelun toimivuutta ja antaa palautetta yhteisesti. (Asikainen, 2006). Lajittelemalla jätehuoltomaksut alenevat, koska sekajäte on kalliimpaa kuin lajiteltu jäte. (Asikainen 2006). Käyttökelpoisille sähkölaitteille, joita toimistoissa ei enää tarvita, kannattaa etsiä uudet omistajat esim. henkilökunnan tai lähiseutujen palveluiden joukosta. (Asikainen, 2006). Jätteiden aiheuttama ympäristökuormitus on pääosin rakennuksen käyttäjien käsissä, mutta omistaja voi vaikuttaa esimerkiksi investoimalla kierrätysmahdollisuuksiin ja valitsemalla järkevä jätehuoltoratkaisu. On kuitenkin myös huomioitava, että kierrätysmahdollisuudet vaihtelevat eri jätelajeittain ja riippuvat kohteen suuruudesta ja alueen rakennustiheydestä. Mitä enemmän kohteita on samalla alueella, sitä kannattavampaa jätehuoltoyrityksien on järjestää keräys eri jätelajeille. (Kaleva et al, 2011). Toimistossa yleisimmin syntyvät ongelmajätteet ovat edellä mainitut loiste- ja energiansäästölamput, pienet akut ja paristot. Erilliskeräys on syytä järjestää ainakin paristoille ja pienille akuille. Ongelmajätteet tulee aina toimittaa ongelmajätekeräykseen. (Asikainen, 2006). Syntyvien jätteiden määrän selvittämisessä tarkoin menetelmä on jäteastioiden tyhjentämisen ohessa tai sen jälkeen tehtävä punnitus. Menetelmät voivat vaihdella aina kannettavista pienistä vaaoista vaakatasoisiin koko keräysauton punnitseviin vaakoihin. Mikäli punnitseminen ei ole mahdollista, voidaan jätteiden määrä arvioida jäteastian tilavuuden perusteella. (Kreith & Tchobanoglous, 2002). Muita tapoja ovat jätelaskut ja jätehuoltoyhtiön toimittamat jäteraportit, mutta niistä tietoa ei ole aina saatavilla tai niiden hyödyntämiseksi tarvitaan erillinen sopimus. Mittaamista ja raportointia tulee kehittää tulevaisuudessa, jotta lukuja voidaan käyttää ekotehokkuuden arviointiin. (Kaleva et al, 2011). Jätteiden tunnusluvuksi suositellaan yleisesti kg/htm²/kk ja toimistoissa kg/htv/kk tai kg/toimistorakennus/kk (Kaleva et al, 2011). 4.3 Vesi Veden lämmittäminen kuluttaa energiaa, jätevedenkäsittelystä voi syntyä metaania ja vesivarat hupenevat. (Kiinteistölehti, 2007). Toistaiseksi Suomessa vedensaanti ei ole 36

37 kriittinen ongelma, mutta kuitenkin vedenkulutuksen vähentämisellä voi olla merkittävä taloudellinen vaikutus. (Kaleva et al, 2011). Parannukset veden kierrätysjärjestelmään rakennuksessa ovat kalliita investointeja ja usein niiden avulla saatavat ympäristöhyödyt eivät riitä perusteluksi niiden toteuttamiseen. (Kaleva et al, 2011). Toimistojen vedenkulutus ei ole suurta verrattuna esimerkiksi kotitalouksiin, mutta se vaihtelee riippuen toimistorakennuksen tyypistä. Kuvasta 6 voidaan huomata, että toimistoissa vettä kuluu lämmityksen ohessa juomiseen, astioiden pesuun, käsien pesuun, wc-pönttöjen huuhteluun, suihkuihin ja siivoukseen. Oleellista on kiinnittää huomiota lämpimän veden kulutukseen. (Asikainen, 2006 ja Kaleva et al, 2011). Kuva 6: Veden käyttö australialaisissa toimistossa käyttökohteen mukaan (Australian Government Department of the Environment, Water, Heritage and the Arts, 2006). Motivan (B) selvityksen mukaan veden kulutuksen ominaisarvon mediaani julkisella palvelusektorilla on 59 l/rm³. Kuntaliiton (2010) mukaan kuntien omistamissa toimistorakennuksissa vettä kului vuonna l/m³. Vuonna 2010 suomalaisissa Green Office-sertifioiduissa toimistoissa vettä kului 26 m³/hlö ja australialaisen selvityksen mukaan 1,25 m³/m² (WWF Suomi 2011b ja Australian Government Department of the Environment, Water, Heritage and the Arts, 2006). Skotlannin Friend of Earthin arvion mukaan vettä kuluu toimistoissa 50 l/hlö/vrk. Konkreettiset vähennystoimenpiteet liittyvät asenteiden muokkaukseen ja opastukseen. Ne voivat olla esimerkiksi astioiden pesu täysissä koneissa ja vuotavien hanojen ja pönttöjen 37

38 korjaaminen (Asikainen, 2006). Yleisemmällä tasolla on esitetty toimistoon konkreettisia ehdotuksia tukevia veden käytön tehostamismahdollisuuksia käyttövaiheessa. Ilmastoinnin ja lämmityksen suhteen tulisi varmistaa, että vastuu veden käytön tehokkuudesta on selkeästi määritelty rakennuksen vuokrasuhteessa ja mahdollista liiallista kulutusta seurataan ja hallitaan ennakoivasti. Käyttömukavuuden suhteen tulisi tarjota koulutusta ja tietoa veden käytön tehokkuudesta rakennuksen johtajille ja käyttäjille, varmistaa että siivoojat tuntevat tehokkaan veden kulutuksen käytänteet, tehdä vedenkäyttösuunnitelma ja ennakoida venttiilien kunnossapito. Vuotojen suhteen rakennus tulisi tarkastaa säännöllisesti, luoda vedenkäyttösuunnitelma, ottaa ennakoiva asenne vuotojen korjaamiseen ja ohjeistaa siivoojia raportoimaan vuodoista välittömästi. (Australian Government Department of the Environment, Water, Heritage and the Arts, 2006). Perinteisesti vedenkulutusta on seurattu rakennuksissa yhden mittarin kautta ja laskutus on perustunut kiinteään kuukausimaksuun esimerkiksi huoneiston neliömäärän perusteella riippumatta todellisesta käytöstä. Nykyään huoneistokohtaiset mittarit ovat yleistymässä kotitalouksissa. (Suomen Kiinteistölehti, 2007). Toimisto-, liike- ja asumiseen tarkoitetuissa uudisrakennuksissa ne tulivat pakollisiksi vuoden 2011 alusta alkaen (Ympäristöministeriö, 2010). Mittarit voivat olla mekaanisesti tai automaattisesti luettavia. Mittareissa olevat virtausanturit lähettävät tietoa huoneistoyksiköiden kautta koko rakennuksen keruuyksikköön. Vesilaitokset laskuttavat taloa keruuyksikön tietojen perusteella. Huoneistokohtaisten mittareiden myötä voidaan säästää vettä ja energiaa sekä jakaa kustannukset todellisen käytön mukaan. (Ympäristöministeriö, 2010 ja Suomen Kiinteistölehti, 2007). On arvioitu, että huoneistokohtaisilla mittareilla voidaan vähentää asumisrakennuksissa vedenkäyttöä 30 % kiinteään kuukausisummaan perustuvan mittausjärjestelmään verrattuna (Ympäristöministeriön Korjaustieto). Erona perinteisiin mittareihin on kuluttajan seurantamahdollisuuden paraneminen ja vuotohälytysominaisuus (Suomen Kiinteistölehti, 2007). Tarkat mittausjärjestelmät tehostavat vuotokohtien havainnointia (Kaleva et al, 2011). Kuitenkin rakennuksissa, joissa on vanhat putket, siirtyminen huoneistokohtaiseen mittaamiseen ei ole helppoa. Mittareita ei voida asentaa pienin kustannuksin, sillä rakenteet joudutaan purkamaan. (Suomen Kiinteistölehti, 2007 ja Ympäristöministeriön Korjaustieto). Hyvä aika uusien mittareiden asentamiselle on esimerkiksi putkiremontti. Juridisessa mielessä vuokrakohteissa vuokrasopimusta ei 38

39 välttämättä tarvitse uusia veden osalta vaan jo olemassa olevaan sopimukseen voidaan laatia liite, jossa sovitaan erikseen mittaamisesta ja laskutuksesta. (Suomen Kiinteistölehti, 2007). Toimistossa vedenkäytön tunnusluvuksi esitetään energiankulutuksen mukaista lukua m³/htv/kk, jossa m³ on kulutetun veden tilavuus (Kaleva et al, 2011). 4.4 Paperi Maailmanlaajuisesti puuntuotanto ja paperinvalmistus köyhdyttävät elinympäristöjä kestämättömien kasvatusmenetelmien ja kemikaalien käytön takia. Kuitenkin viime vuosien aikana kehittynyt ympäristötekniikka on tuonut mukanaan vähäpäästöisemmät tuotantolaitokset. (Asikainen, 2006). Tulostuspaperin käyttö toimistoissa on lisääntynyt. Tämä on ristiriidassa uuden tietotekniikan kehittymisen kanssa. On ajateltu, että kun sähköinen tiedonsiirto kehittyy, paperin käyttö vähenee ja toimistoista tulee paperittomia. Näin ei kuitenkaan ole tapahtunut. Vuonna 2006 Länsi-Euroopassa tulostuspaperin käyttö on lisääntynyt 6,5 %:n vuosivauhdilla ja Suomessa käytettiin paperia noin 200 kiloa vuodessa. (Asikainen, 2006). Suomen WWF:n mukaan Green Office-sertifioiduissa toimistoissa käytettiin paperia 5980 arkkia/hlö (WWF Suomi 2011b). Yhdysvalloissa keskimääräisen paperinkulutuksen arvioidaan olevan arkkia/hlö (US Environmental Protection Agency). Paperin käyttöä voidaan vähentää välttämällä turhaa tulostamista ja kopiointia. Mikäli tarve tulostamiseen tai kopiointiin on, se voidaan tehdä kaksipuolisesti, pienentäen ja valikoiden. Myös sähköpostia ja Internetiä tulee suosia tiedottamisessa ja asiakkaiden kanssa asioimisessa. (Asikainen, 2006, State of California, 2004 ja HSY, 2010). Kaikissa työskentelytiloissa tulee olla paperinkeräysastia eri paperityyppejä varten (Asikainen, 2006). Paperinkeräyspalvelu kannattaa kilpailuttaa, koska osa niistä tarjoaa toimistolle keräysastiat ilmaiseksi (Asikainen, 2006). Paperihankinnoissa suositellaan uusio-, FSC-sertifioitua- ja Pohjoismaisen ympäristömerkin omaavaa paperia. Käyttämällä paperi uudestaan säästetään neitseellisiä puuvaroja ja vähennetään paperinvalmistuksessa syntyviä panosten kulutusta. (Asikainen, 2006). FSC on lyhenne sanoista Forest Sertification Counsil ja se on maailmanlaajuinen 39

40 järjestö, joka sertifioi kestävällä metsänhoidolla valmistettua paperia (FSC-Suomi). Pohjoismainen ympäristömerkki puolestaan asettaa kriteerejä muun muassa paperin valmistuksessa käytettäville kemikaaleille, energiankulutukselle ja jätteille (Asikainen, 2006). TCF-merkki (Totally Chlorine Free) ilmoittaa, että paperin valmistuksessa ei ole käytetty klooria, joka on myrkyllinen ja hitaasti hajoava yhdiste. Merkit esitetään kuvassa 7. Kuva 7: Paperin ympäristömerkkejä. Vasemmalta oikealle: FSC, Pohjoismainen ympäristömerkki ja TCF. Lähteet: FSC-Suomi, Ympäristömerkintä ja Chlorine Free Product Association. Paperinkulutusta seurataan esimerkiksi ostolaskuista, paperijätteestä tai monitoimikoneen laskurista (State of California, 2004). 4.5 Työ- ja liikematkat Liikenteestä aiheutuvat päästöt ovat rakennuksesta aiheutuvien ohella toimiston suurimmat ympäristökuormittajat (Asikainen, 2006). Henkilöauto on Suomessa suosituin kulkuväline pitkillä ja lyhyilläkin käveltävillä tai pyöräiltäviltä työmatkoilla: 67 % kulkee työmatkansa sillä (Asikainen, 2006). Autoilu ruuhkaliikenteessä huonontaa ilmanlaatua. Pakokaasupäästöt aiheuttavat ilmastonmuutosta, maaperän ja vesistöjen rehevöitymistä ja happamoitumista. Kuormitusta voidaan vähentää valitsemalla toimitilat hyvien julkisten liikenneyhteyksien varrelta, kannustamalla henkilökuntaa työmatkaliikuntaan esimerkiksi työsuhdepolkupyörien ja suihkutilojen avulla ja kannustaa käyttämään julkista liikennettä esimerkiksi työsuhdematkalipulla. (Asikainen, 2006 ja Kaleva et al, 2011). WSP Finland Oy:n (2006) 40