EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO KOMISSION TIEDONANTO EUROOPAN PARLAMENTILLE, NEUVOSTOLLE JA TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMELLE

Transkriptio

1 FI FI FI

2 EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO Bryssel KOM(2009) 256 lopullinen KOMISSION TIEDONANTO EUROOPAN PARLAMENTILLE, NEUVOSTOLLE JA TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMELLE Yhteenveto komission hallintosaavutuksista vuonna 2008 FI FI

3 KOMISSION TIEDONANTO EUROOPAN PARLAMENTILLE, NEUVOSTOLLE JA TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMELLE Yhteenveto komission hallintosaavutuksista vuonna JOHDANTO Euroopan komissiolla on EY:n perustamissopimuksen 274 artiklan mukaisesti kokonaisvastuu EU:n talousarvion toteuttamisesta. Tämä on eräs tärkeimmistä komissiolle uskotuista tehtävistä, sillä EU:n talousarvio on unionin politiikan toteuttamisen kannalta tärkeässä asemassa ja varainkäytön tehokkuudella on keskeinen merkitys EU:n kyvylle täyttää kansalaisten odotukset. Komissio on antanut talousarvion operatiivisen toteutuksen tehtäväksi pääjohtajille, jotka vastaavat valtuutettuina tulojen ja menojen hyväksyjinä varojen moitteettomasta ja tehokkaasta hoidosta sekä riittävien ja tehokkaiden valvontajärjestelmien käytöstä pääosastoissaan. Pääjohtajat raportoivat saavuttamistaan tuloksista vuotuisessa toimintakertomuksessa, joka sisältää kunkin pääjohtajan allekirjoittaman tarkastuslausuman. Siinä keskitytään pääjohtajien velvollisuuksiin valtuutettuina tulojen ja menojen hyväksyjinä ja se kattaa rahoitustoimien laillisuuden ja asianmukaisuuden. Toimintakertomus on pääjohtajille tärkein keino dokumentoida vastuualueistaan komissaareille. He keskustelevat kertomusten sisällöstä kyseisistä aloista vastaavien komissaarien kanssa ennen niiden allekirjoittamista. Antamalla tämän yhteenvetokertomuksen komissio ottaa poliittisen vastuun pääjohtajiensa ja toimialajohtajiensa hallintotoimista niiden lausumien ja varaumien perusteella, joita nämä ovat esittäneet vuotuisissa toimintakertomuksissaan. Kertomuksessa myös esitetään keskeisimmät vuotuisessa toimintakertomuksessa esiin tulleet ensisijaisen tärkeät hallintokysymykset (vaikka ne eivät olisi edellyttäneet varaumaa), sekä määritellään toimintalinjat, joilla havaittuihin heikkouksiin puututaan. Tämä on viimeinen tämän komission toimikaudella annettava yhteenvetokertomus. Koska tavoitteena on saada Euroopan tilintarkastustuomioistuimelta myönteinen tarkastuslausuma ilman varaumia, paljon energiaa ja huomiota on annettu tietyille keskeisille kysymyksille. Näitä ovat lainsäädännön yksinkertaistaminen, yhdennetyn sisäisen valvonnan kehyksen toteuttaminen, komission valvontaroolin vahvistaminen EU:n varojen yhteisen hallinnoinnin yhteydessä sekä hyväksyttävää riskiä koskevan yhteisen lähestymistavan sopiminen. Komissio on tyytyväinen siitä, että vaikka tilannetta on edelleen mahdollista parantaa, viiden viime vuoden aikana varojen hallinnoinnissa on edistytty merkittävästi tärkeillä EU:n menojen aloilla, erityisesti koheesion, tutkimuksen ja maatalouden aloilla. Edistys on ollut mahdollista hallinnointi- ja valvontajärjestelmien ja työtapojen ja -kulttuurin perusteellisten muutosten ansiosta. Varainhoitoasetuksen 60 artikla. FI 2 FI

4 2. VARMUUDEN PERUSTAN VAHVISTAMINEN 2.. Valvontamekanismien vahvistaminen koko komission rahoitustoimien laillisuuden ja asianmukaisuuden varmistamiseksi Komissio piti vuonna 2008 kiinni vuonna 2007 tekemistään sitoumuksista, jotka koskivat valvontamekanismien vahvistamistoimenpiteitä toimien laillisuuden ja asianmukaisuuden varmistamiseksi. Se katsoo, että tehokkaassa riskienhallinnassa edistytään vakaasti. Komissio antoi lokakuussa 2007 tiedonannon 2, jossa tarkistettiin sisäisen valvonnan standardeja ja puitteita sekä korvattiin alkuperäiset 24 tehokkaan hallinnoinnin sisäisen valvonnan standardia kuudellatoista uudella. Uusi järjestelmä tuli voimaan. tammikuuta Komission yksiköiltä edellytettiin ensimmäistä kertaa yksiselitteisesti yhteenvetoa sisäisten valvontajärjestelmien tehokkuudesta vuotuisissa toimintakertomuksissa. Miltei kaikki osastot esittivät erityiset päätelmät sisäisen valvontajärjestelmänsä yleisestä tehokkuudesta ja esittivät mahdollisia toimia heikkouksien korjaamiseksi. Toimet koskevat sekä komission yksiköitä että sen täytäntöönpanosta vastaavia kumppaneita (erityisesti jäsenvaltioita). Ala sai vahvan sysäyksen helmikuussa 2008, kun toimintasuunnitelma komission valvontatehtävän vahvistamiseksi rakennetoimien yhteisen hallinnoinnin yhteydessä 3 hyväksyttiin. Viimeisin kertomus 4 suunnitelman toteuttamisesta julkaistiin vuoden 2009 alussa. Sen päähavainto oli, että alalla on edistytty merkittävästi. Kertomuksessa todetaan, että komissio on valvonut vuotuisia yhteenvetoja koskevaa prosessia riittävän hyvin laatimalla selkeät suuntaviivat ja selvittämällä tapauksia, joissa vaatimuksia on jätetty noudattamatta (tilintarkastustuomioistuin teki saman arvion vuosikertomuksessaan), reagoinut tiukemmin järjestelmäpuutteiden havaitsemiseen tekemällä kymmenen virallista päätöstä välimaksujen keskeyttämisestä (vuonna 2007 tehtiin vain yksi tällainen päätös), osoittanut kykynsä raportoida täsmällisesti ja oikea-aikaisesti sen oman valvontaja tarkastustoiminnan perusteella tehtävistä korjauksista esittämällä neljännesvuosittaiset raportit rahoitusoikaisuista, lisännyt vuonna 2008 toteutettujen EAKR:n, ESR:n ja koheesiorahaston vuosien ohjelmia ja hankkeita koskevien rahoitusoikaisujen määrän 288 miljoonasta eurosta (vuonna 2007),5 miljardiin euroon, toteuttanut toimet, jotka oli suunniteltu ensimmäisen hallintotason tarkastusten tehostamiseksi kohdennettujen tarkastusten, selvitysten, koulutuksen ja seminaarien avulla Tiedonanto komissiolle, SEC(2007) 34. KOM(2008) 97, KOM(2009) 42, FI 3 FI

5 Komissio analysoi vuonna 2008 myös, millainen vaikutus on ollut yhdennetyn sisäisen valvonnan kehyksen luomista koskevalla toimintasuunnitelmalla 5, joka hyväksyttiin vuoden 2006 alussa osana komission strategiaa varauksettoman tarkastuslausuman saamiseksi. Loppuraportti 6 julkaistiin helmikuussa Sen mukaan sisäisen valvonnan järjestelmiä on parannettu huomattavasti nykyisen komission toimikaudella. Sisäisen tarkastustoiminnan rooli on tärkeä riittävän varmuuden luomisessa. Vuonna 2008 saatiin päätökseen ulkoinen laadunarviointi komission sisäisen tarkastuksen toimialasta. Siinä vahvistettiin komission sisäisen tarkastustoiminnan olevan yleisesti sisäisten tarkastajien järjestön standardien ja eettisten sääntöjen mukaista. Tämän varmennuksen jälkeen sisäisen tarkastuksen toimialaa pyrittiin tehostamaan monin toimin. Näitä olivat esimerkiksi tarkastusympäristön määrittelyn tarkentaminen, tarkastusten kattavuuden määrällinen arviointi sekä yhdennettyyn sisäiseen valvontaan tähtäävän suunnittelun ja riskinarvioinnin lisääminen. Samassa yhteydessä perustettiin tarkastuskertomuksen käyttäjäryhmä, joka kehitti tarkistetun sisäisen tarkastuksen raportointimallin, ja aloitettiin sisäisten tarkastajien täysimittainen ammattikoulutusohjelma. Komission sisäisen tarkastuksen seurantakomitea saattoi todeta valvontakulttuurista vuonna 2008, että komission yksiköt edistyvät edelleen hyvin vahvojen sisäisen tarkastuksen järjestelmien toteuttamisessa. Sisäisen tarkastuksen toimialan tekemien kriittisten suositusten määrä väheni vuonna 2008 nollaan vuoden 2007 kuudesta. Myös sen tekemien suositusten hyväksymisprosentti oli miltei 00 vuonna Vaikka jatkotoimenpiteiden kehitys oli selvästi myönteistä, nk. kriittisten ja erittäin tärkeiden suositusten täytäntöönpano ajoissa on edelleen suuri haaste. Sisäisen tarkastuksen seurantakomitea tarkasteli säännöllisesti tarkastussuositusten jatkotoimenpiteitä ja tiedotti vastuussa oleville ja tarvittaessa kaikille komissaareille poikkeuksellisista viiveistä ja riittämättömästi hoidetuista jäljelle jääneistä riskeistä. Komissio antaa edelleen suurimman painoarvon sisäisen valvonnan toteuttamisen arvioinnille ja havaittujen heikkouksien nopealle korjaamiselle. Komissio on kehottanut yksiköitään varmistamaan, että kaikki hyväksytyt tarkastussuositukset pannaan täytäntöön nopeasti ja tehokkaasti ja erityistä huomiota annetaan niille suosituksille, jotka on katsottu kriittisiksi tai hyvin tärkeiksi Vuotuisten toimintakertomusten selkeyden ja johdonmukaisuuden parantaminen Komission pääsihteeristö ja budjettipääosasto toteuttivat vuoden 2008 toimintakertomusta varten vuoden 2007 yhteenvetokertomuksen päätelmien mukaisia lisätoimia. Tarkoituksena oli varmistaa, että kertomuksiin ja lausumiin sisältyneet arviot valvontajärjestelmistä olivat yhdenmukaisia ja että niissä selitettiin 5 6 KOM(2006) 9 ja SEC(2006) 49. KOM(2009) 43, FI 4 FI

6 selkeästi syyt ja valvontaprosessit, joiden perusteella varaumia esitettiin tai jätettiin esittämättä taikka ne poistettiin. Keskeiset yksiköt pitivät vuoden 2009 alussa muodolliseen vertaisarviointiin valmistautuessaan kahdenvälisiä kokouksia niiden pääosastojen kanssa, joilla oli ollut aiemmin varaumia ja/tai joilla saattoi olla niitä myös vuonna Tällä pyrittiin edistämään yhdennettyä lähestymistapaa esitettäessä todisteita perusteluiksi varauman poistamiselle tai tekemiselle. Vertaisarvioinnin aikana tuli esiin useita kysymyksiä, jotka saattavat vaikuttaa vuotuisissa toimintakertomuksissa esitettyjen tietojen laatuun erityisesti esitettäessä ennakko- ja jälkitarkastusten tuloksia perusteena varmuudelle toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Vaikka tähän mennessä toteutetut toimet vuotuisten toimintakertomusten laadun yhdenmukaistamiseksi kantaa hedelmää, lienee asianmukaista analysoida kaikki tähän laatuun vaikuttavat tekijät, jotta keskeisten yksiköiden antama tuki sekä yksittäisten pääosastojen ja yksiköiden toteuttamat toimenpiteet voitaisiin kohdentaa tarkemmin. Komissio on kehottanut pääsihteeristöä ja budjettipääosastoa arvioimaan ne tekijät, jotka vaikuttavat vuotuisten toimintakertomusten laatuun, ja edistämään toimia, joilla laatua voidaan parantaa vuoden 2009 toimia koskevan kertomuksen laatimiseen mennessä. 3. VUOTUISISTA TOIMINTAKERTOMUKSISTA JA PÄÄJOHTAHJIEN TEKEMISTÄ VARAUMISTA SAATAVA VARMUUS TOIMIEN LAILLISUUDESTA JA ASIANMUKAISUUDESTA Tutkittuaan vuotuiset toimintakertomukset ja erityisesti kunkin pääjohtajan allekirjoittaman lausuman komissio toteaa, että niistä kaikkien kohdalla on saatu riittävä varmuus asianmukaisesta resurssien käytöstä ja siitä, että valvontamenettelyt antavat tarvittavat takeet tilien perustana olevien rahoitustoimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Eräät pääjohtajat ovat tuoneet esiin edelleen havaitsemiaan puutteita ja tehneet tarvittaessa niitä koskevia varaumia vuotuisessa toimintakertomuksessaan ilman, että varmuuden yleistä tasoa on asetettu kyseenalaiseksi. Raportointikauden lopussa koko komissiossa oli tehty 5 varaumaa. Tämä on vähemmän kuin samassa vaiheessa viime vuonna ja vahvistaa suuntauksen, jonka mukaan varaumien määrä vähenee tasaisesti (niitä oli 7 vuoden 2007 toimintakertomuksessa ja 20 vuoden 2006 toimintakertomuksessa). Myös yhteisen hallinnoinnin yhteydessä tehdyt varaumat ovat kattavuudeltaan olleet jonkin verran suppeampia (asianomaisia ohjelmia tai jäsenvaltioita on ollut aiempaa vähemmän). Yhteensä 2 pääjohtajaa teki varaumia vuonna 2008 (3 vuonna 2007), ja kolme heistä esitti kaksi varaumaa. Neljä vuonna 2007 tehtyä varaumaa voitiin poistaa. Samoin kuin vuonna 2007, pääosa vuoden 2008 varaumista liittyi jäsenvaltioiden valvontajärjestelmien laadukkuuteen tai edunsaajatasolla havaittuihin virheisiin. Seitsemän varaumaa liittyi kysymyksiin, joilla oli vaikutusta kyseisen yksikön tai koko komission maineeseen. FI 5 FI

7 Tässä jaksossa käsitellään vuotuisten toimintakertomusten analyysin tuloksia sekä pääjohtajien tekemiä varaumia ja toimien laillisuutta ja asianmukaisuutta koskevaa varmuutta. Niitä verrataan tarvittaessa vuotta 2007 koskevaan Euroopan tilintarkastustuomioistuimen arvioon Koheesio, maatalous ja luonnonvarat 3... Koheesio Koheesiopolitiikka on yksi keskeisimmistä EU:n politiikan aloista. Sen täytäntöönpano tapahtuu yhteistyössä jäsenvaltioiden kanssa (ns. yhteinen hallinnointi). Komissio on lunastanut vuonna 2008 sitoutumisensa meneillään oleviin ja uusiin hankkeisiin antamalla tiedonannossa Toimintasuunnitelma komission valvontatehtävän vahvistamiseksi rakennetoimien yhteisen hallinnoinnin yhteydessä (ks. 2. jakso). Lisäksi komission viime vuosina toteuttamien toimien ansiosta Euroopan tilintarkastustuomioistuin totesi vuotta 2007 koskevassa kertomuksessaan, että koheesiopolitiikan valvontajärjestelmissä on saatu aikaan joitakin parannuksia. Se oli sen sijaan vuoden 2006 kertomuksessa näyttänyt punaista valoa niin rakennetoimenpiteisiin liittyvien menojen järjestelmille kuin rahoitustoimillekin ja vuoden 2007 kertomuksessa keltaista valoa valvontajärjestelmille. 8 Jäsenvaltioiden ilmoittamissa ja komission korvaamissa koheesioon liittyvien ohjelmien menoissa olevia virheitä oli kuitenkin niin paljon, että tilintarkastustuomioistuin näytti niihin liittyville rahoitustoimille punaista valoa ainoan kerran vuoden 2007 kertomuksessa. Komission vuonna 2008 toteuttamien korjaavien toimenpiteiden ansiosta rahoitusoikaisut ovat lisääntyneet. Euroopan aluekehitysrahastoon ja koheesiorahastoon liittyvien rahoitusoikaisujen määrä vuonna 2008 oli 04 miljoonaa euroa (368 miljoonaa euroa kaudelle ja 673 miljoonaa euroa kaudelle ). Ohjelmakauteen liittyviä menettelyjä oli vuoden 2008 lopussa meneillään 03 (ja ne koskivat noin 45 ohjelmaa). Niihin liittyvät rahoitusoikaisut ovat määrältään noin 950 miljoonaa euroa. Ohjelmakauteen liittyviä menettelyjä oli puolestaan meneillään 55 (ja ne koskivat noin 58 ohjelmaa), ja niihin liittyvät rahoitusoikaisut ovat määrältään noin,2 miljardia euroa. Euroopan sosiaalirahastoon liittyvien rahoitusoikaisujen määrä vuonna 2008 oli 52,7 miljoonaa euroa (25,7 miljoonaa euroa kaudelle ja 496 miljoonaa euroa kaudelle ). Lisäksi vuoden 2008 lopussa on 7 8 Tässä yhteenvedossa noudatetaan tilintarkastustuomioistuimen vuotta 2007 koskevan kertomuksen uutta rakennetta. Vihreä valo tarkoittaa, että menoihin liittyvä virhemäärä jää kokonaisuudessaan alle olennaisuustason (2 %) ja tilintarkastustuomioistuin katsoo, että käytössä olevat valvontajärjestelmät ovat tehokkaita. Keltainen valo tarkoittaa, että virheiden osuus on 2 5 prosenttia ja valvontajärjestelmät ovat osin tehokkaita ja punainen valo tarkoittaa, että virheiden osuus on yli 5 prosenttia ja tilintarkastustuomioistuin katsoo valvontajärjestelmien olevan tehottomia. Lähde: Tiedote Annual Report on the 2007 EU Budget, Euroopan tilintarkastustuomioistuin, s. 6. FI 6 FI

8 odotettavissa vielä 4 rahoitusoikaisumenettelyä kaudelle (arviolta 387 miljoonaa euroa), ja kaudelle on aloitettu 3 ylimääräistä rahoitusoikaisumenettelyä (noin 257 miljoonaa euroa jäsenvaltioille vuoden 2008 loppuun mennessä lähetettyjen tuen keskeyttämistä edeltävien kirjeiden perusteella). Koska vuodeksi 2008 oli omaksuttu ennalta varautuva lähestymistapa, keskeytettyjä maksuja oli kaikkien varauksessa olevien toimintaohjelmien osalta,3 miljardia euroa. Koska tietyt maksut keskeytettiin, riskin olennaisuus oli pieni. Kun merkittäviä puutteita havaitaan, rakennerahastoista vastuussa olevat pääjohtajat tekevät systemaattisesti varauman, ellei ole olemassa luotettavaa tarkastusaineistoa siitä, että kansalliset viranomaiset ovat ottaneet käyttöön toimintasuunnitelman puutteiden korjaamiseksi ja suunnitelma on jo tuottanut ensimmäisiä tuloksia. Komissio totesi toimintasuunnitelman toteuttamista koskevassa kertomuksessaan, että toimintasuunnitelmalla puututaan Euroopan tilintarkastustuomioistuimen havaitseman rakennetoimenpidemenojen suuren virhemäärän syihin ja vaikutuksiin. Tarvitaan kuitenkin lisää aikaa ennen kuin toimien vaikutus voidaan mitata välimaksuissa ilmenevien virheiden vähenemisenä. Seuraavassa esitetään lyhyt yhteenveto pääjohtajien koheesion alalla tekemistä varaumista: Aluepolitiikan pääosaston pääjohtaja teki Euroopan aluekehitysrahastoon liittyvän varauman, joka koski neljää jäsenvaltiota (Belgia, Saksa, Italia ja Espanja) ja 2 Interreg-ohjelmaa. Pääjohtaja esitti myös maineeseen liittyvistä syistä varauman, joka koski koheesiorahaston hallinnointia maantiealalla Bulgariassa (ks. 4.2 jakso). Työllisyys-, sosiaali- ja tasa-arvoasioiden pääosaston pääjohtaja teki Euroopan sosiaalirahaston osalta varauman, joka koski seitsemää jäsenvaltiota (Espanja, Yhdistynyt kuningaskunta, Ranska, Italia, Puola, Belgia ja Luxemburg) eli yhtä vähemmän kuin vuonna Maatalous ja luonnonvarat Euroopan tilintarkastustuomioistuimen vuoden 2007 kertomuksessa maataloutta ja luonnonvaroja koskevassa luvussa näytettiin sekä järjestelmille että rahoitustoimille keltaista valoa. Euroopan maatalouden tukirahaston menot 85 prosenttia maatalouden kaikista menoista saivat tilintarkastustuomioistuimelta kuitenkin vihreää valoa 9. Kuten koheesion kohdallakin, komission lisäämä valvonta on johtanut konkreettisiin tuloksiin: komission ja jäsenvaltioiden vuonna 2008 maatalouden alalla tekemien korjausten määrä oli,3 miljardia euroa. Komissio on seurannut kalavarojen säilyttämiskysymystä, joka tuotiin esiin vuoden 2007 yhteenvetokertomuksessa. Se varmisti esimerkiksi sen, että neuvosto hyväksyi 9 Tilintarkastustuomioistuin näytti vihreää valoa myös tuloihin, talous- ja rahoituskysymyksiin ja hallintoon liittyville menoille eli noin 45 prosentille yhteisön kokonaismenoista. FI 7 FI

9 innovatiiviset ja tiukat uudet säännöt laittoman, ilmoittamattoman ja sääntelemättömän kalastuksen ehkäisemiseksi, estämiseksi ja poistamiseksi sekä uudet säilyttämistoimenpiteet. Se myös aloitti kokonaan uudenlaisen ja menestyksekkään valvontakampanjan herkkien sinievätonnikalakantojen suojelemiseksi. Koska tilintarkastustuomioistuin osoitti vuonna 2007 vakavia puutteita yhteisessä kalastuspolitiikassa, komissio aloitti sen täydellisen uudelleentarkastelun pohjustaakseen laajaa uudistamista. Keväällä 2009 julkaistiin vihreä kirja, jolla aloitettiin uudistukseen liittyvä julkinen kuuleminen. Seuraavassa esitetään lyhyt yhteenveto pääjohtajien maatalouden ja luonnonvarojen alalla tekemistä varaumista: Maatalouden ja maaseudun kehittämisen pääosaston pääjohtaja saattoi poistaa varauman, joka koski yhdennetyn hallinto- ja valvontajärjestelmän täytäntöönpanoa Kreikassa. Tämä tehtiin ensimmäisen kerran sen asettamisen eli vuoden 2002 jälkeen. Komission tarkastuksissa vahvistettiin, että Kreikka oli noudattanut toimintasuunnitelmaansa ja ottanut käyttöön uuden viljelylohkojen tunnistusjärjestelmän. Pääjohtaja teki vuoden 2007 toimintakertomuksessa varauman, joka koski maaseudun kehittämisen menoja yleisesti, sillä hänellä ei ollut riittävää varmuutta jäsenvaltioiden ilmoittamien valvontatilastojen ja virhemäärien luotettavuudesta. Pääjohtaja liitti vuonna 2008 varauman, joka oli rajattu toimintalinjaan 2 (ympäristön ja maaseudun tilan parantaminen), sillä jäsenvaltioiden ilmoittamien ja varmennuselinten tarkistamien ja hyväksymien valvontatilastojen mukaan virheiden osuus (3,8 prosenttia) ylittää merkittävästi tilintarkastustuomioistuimen käytössä olevan olennaisuusrajan. Lisäksi pääjohtaja teki varauman, joka koskee Sapardin hallinnointi- ja valvontajärjestelmiä Bulgariassa ja Romaniassa (ks. 4.2 jakso). Meri- ja kalastusasioiden pääosaston pääjohtaja asetti varauman, joka koskee suoran keskitetyn hallinnoinnin kustannusten tukikelpoisuutta, kun on kyse jäsenvaltioille korvatuista menoista yhteisen kalastuspolitiikan valvonnan ja täytäntöönpanon alalla. Havaittu heikkous liittyy jäsenvaltioiden tekemiin julkisiin hankintoihin. Ympäristöasioiden pääosaston pääjohtaja saattoi poistaa vuoden 2007 toimintakertomukseen sisältyneen varauman, joka koski avustusten saajien menoilmoituksia. Poistoon oli syynä toimintasuunnitelman toteuttaminen, tarkastuskertomusten ja tarkastettujen maksujen määrän lisääntyminen sekä havaittujen virheiden selkeä väheneminen. Komissio on sitoutunut parantamaan jatkuvasti valvonnassaan olevaa yhteistä hallinnointia ja tukemaan jäsenvaltioiden toimivaltaisia viranomaisia esimerkiksi antamalla selvityksiä, koulutusta ja neuvontaa. Komissio on osoittanut vahvan poliittisen sitoutumisensa jäljelle jääneiden virheiden vähentämiseen sekä tarvittaessa maksujen keskeyttämiseen ja rahoitusoikaisujen tekemiseen. Sen pyrkimyksenä on osoittaa, että EU:n talousarviota hallinnoidaan tiukasti. Komissio pyrkii kehittämään johdonmukaisen lähestymistavan tähän lukuun kuuluvien eri ohjelmien heikkouksien korjaamiseksi. Tämä tarkoittaa myös vanhojen FI 8 FI

10 ohjelmien päättämistä ja havaintoja koskevan raportoinnin kattavuuden ja luotettavuuden parantamista erityisesti jäsenvaltioiden toimittamien tietojen osalta Tutkimus, energia ja liikenne Selvästi suurin osa menoilmoitusten perusteella maksettavista loppumaksuista liittyy kuudenteen puiteohjelmaan. Asianomaiset pääosastot (yritys- ja teollisuustoiminnan pääosasto, energian ja liikenteen pääosasto, tietoyhteiskunnan ja viestinten pääosasto ja tutkimuksen pääosasto) ovat määritelleet yhteisen tarkastusstrategian kaudeksi Tarkoituksena on arvioida rahoitustoimien laillisuus ja asianmukaisuus yksilöimällä ja oikaisemalla suurimpiin tuensaajiin liittyvät systemaattiset virheet ja tekemällä riskiperustainen satunnaisotanta muista tuensaajista. Monivuotisen tarkastusstrategian toteuttamiseen tarvittavat hallintoprosessit olivat vuoden 2008 loppuun mennessä pitkälti käytössä. Tarkastustoiminnan laajuus on pidetty ennallaan alkuperäisten tavoitteiden mukaisesti. Esimerkiksi tutkimuksen pääosasto ylittänee tavoitteensa eli 750 kuudenteen puiteohjelmaan liittyvän tarkastuksen loppuun saattamisen nelivuotisen toimeenpanokauden aikana. Nykyisten suunnitelmien mukaan tarkastuksia on yhteensä 896. Kaikissa neljässä tutkimusalan pääosastossa tehtiin varaumia, jotka johtuivat kuudennen puiteohjelman menoilmoituksiin vaikuttavien jäljelle jääneiden virheiden määrästä. Yhteinen tarkastusstrategia kuuluu sisäiseen valvontajärjestelmään, jossa tavoitteena on kahden prosentin suuruinen jäljelle jääneen riskin osuus ohjelmakauden aikana. Strategian toteuttamisen puolessavälissä on jo raportoitu yli kahden prosentin kumulatiivisesta virhemäärästä. Strategian keskeinen osatekijä on, että havaitut järjestelmävirheet korjataan kaikista saman tuensaajan tarkastamattomista sopimuksista. Yksiköt raportoivat kuitenkin, että on huomattava määrä sopimuksia, joista tällaiset virheet olisi edelleen laskettava, korjattava ja kyseiset määrät perittävä takaisin. Tämän vuoksi tehtiin menoilmoitusten tarkkuutta koskeva varauma. Tarkastusstrategian välitarkistus on saatu päätökseen. Siinä havaittiin, että kuudennen puiteohjelman tarkastusta koskevat periaatteet ovat moitteettomat ja että strategian toteuttaminen etenee hyvin. Sitä on kuitenkin vahvistettava useiden alojen, kuten järjestelmävirheiden korjaamisprosessin, osalta. Tukikelpoisuussääntöjä on yksinkertaistettava edelleen virheriskin pienentämiseksi. Komissio on pyrkinyt voimakkaasti parantamaan tutkimuspolitiikan hallintoa nykyisen lainsäädäntö- ja rahoituskehyksen puitteissa. Vastuussa olevat pääjohtajat esittivät jälleen vuoden 2008 toiminnasta raportoidessaan kuudenteen puiteohjelmaan liittyviä varaumia. Komissio jatkaa työtään saavuttaakseen sellaisen jäljelle jääneiden virheiden tason, jonka myötä tutkimusalalla voidaan antaa varaukseton tarkastuslausuma. Yhdennetyn lähestymistavan käyttöönotosta ja puolivälin tarkistuksen ensimmäisistä tuloksista huolimatta on merkkejä siitä, ettei yhteisellä monivuotisella tarkastusstrategiala saavuteta tavoitetta eli virheiden kokonaismäärän vähentämistä alle hyväksytyn olennaisuusrajan (2 prosenttia). FI 9 FI

11 Komissio toistaa näin ollen kehotuksensa hyväksyttävää virheriskiä koskevan yhteisymmärryksen aikaansaamiseksi. Se tekee tästä ehdotuksia 6. joulukuuta 2008 antamansa tiedonannon pohjalta. Yritys- ja teollisuustoiminnan pääosaston pääjohtaja saattoi poistaa vuonna 2007 asetetun, eurooppalaiseen standardointiin liittyvien avustusten saajia koskevan varauman Yhteisön ulkopuolelle suunnattu tuki, kehitys- ja laajentumisasiat Yhteisön ulkopuolelle suunnatun tuen ja kehitys- ja laajentumisasioiden luvun menoihin vaikuttaa enää varauma, jonka laajentumisasioiden pääosaston pääjohtaja teki liittymistä edeltävän tuen hallinnoinnille Bulgariassa (ks. myös 4.2 jakso). Komissio jatkaa lukuun kuuluvien muiden toimien osalta mm. YK:n erityisjärjestöjen 0 ja Maailmanpankin kanssa allekirjoitettujen rahoitus- ja sopimusmenettelyjä koskevien puitesopimusten seurantaa ja niiden täytäntöönpanon kehittämistä. Komissio jatkaa panostustaan lopullisia edunsaajia koskevan avoimuuden lisäämiseen, kunhan henkilötietoja ja turvavaatimuksia koskevia sääntöjä noudatetaan. Lisäksi jatketaan panostusta tarkastustulosten käytön ja jakamisen kehittämiseen ulkosuhteiden alalla toimivien pääosastojen kesken Koulutus ja kansalaisuus Viestinnän pääosaston pääjohtaja esitti vuonna 2007 varauman, koska pääosaston sisäisessä valvontajärjestelmässä havaittiin ongelmia jälkitarkastusten puuttumisen vuoksi. Sen jälkeen kun pääosastoon oli perustettu keskitetty ennakkovalvontayksikkö, rahoitustoimissa havaittiin suuri määrä (pääosin muodollisia) virheitä, ja pääjohtaja esitti uuden varauman vuodelta Useita toimenpiteitä kuvataan yksityiskohtaisesti vuotuisen toimintakertomuksen toimintasuunnitelmassa, ja on syytä olettaa, että ongelma korjaantuu vuoden 2009 loppuun mennessä. Toista viestinnän pääosaston pääjohtajan tekemää varaumaa kuvataan 4.4 jaksossa. Oikeus-, vapaus- ja turvallisuusasioiden pääosaston pääjohtaja teki varauman, joka koski viiveitä toisen sukupolven Schengenin tietojärjestelmän (SIS II) toteuttamisessa. SIS II on tietotekninen väline, jonka kautta jäsenvaltioiden lainvalvontaviranomaiset vaihtavat tietoja. Varauma tehtiin maineriskin vuoksi, sillä ongelmat on havaittu toimeksisaajapuolella. Komissio seuraa asiaa tarkasti ja raportoi siitä edelleen säännöllisesti Euroopan parlamentille ja neuvostolle. Oikeus-, vapaus- ja turvallisuusasioiden pääosaston pääjohtaja poisti kaksi varaumaa, jotka oli tehty vuonna 2007 Euroopan pakolaisrahaston yhteisen hallinnoinnin alaisen täytäntöönpanon vuoksi. Pääjohtaja katsoo, että järjestelmien valvonta ja vahvistaminen oli edistynyt jäsenvaltioissa tarpeeksi. Kaudella Euroopan yhteisön ja YK:n välinen rahoitusta ja hallintoa koskeva puitesopimus (FAFA). Trust Fund and Co-Financing Framework Agreement (rahastoja ja yhteisrahoitusta koskeva puitesopimus). FI 0 FI

12 203 Euroopan pakolaisrahasto III:n toimintaa sääntelee uusi perussäädös, jossa otetaan huomioon aikaisempaan rahastoon liittyvät kysymykset. Koska fyysiseen infrastruktuuriin ja tietotekniikkahankkeisiin liittyvien varojen kirjaamisessa on havaittu merkittäviä puutteita, tilinpitäjä ei voinut vuonna 2008 hyväksyä oikeus-, vapaus- ja turvallisuusasioiden pääosaston paikallista tilinpitojärjestelmää. Tammikuussa 2009 otettiin käyttöön toimintasuunnitelma tämän puutteen korjaamiseksi. Koulutuksen ja kulttuurin alalla kansallisten virastojen toteuttamasta keskitetystä hallinnoinnista jälkikäteen annettujen vuotta 2007 koskevien tarkastuslausumien analyysistä sekä vuonna 2008 tehtyjen valvontakäyntien tuloksista kävi yhteisesti ilmi, että vaikka valvontajärjestelmän varmuus on yleisesti tyydyttävä, Youth in Action -nuorisotoimintaohjelman toteuttamisessa ensimmäisen ja toisen tason valvontamenettelyt ovat olleet pienessä osassa tapauksia riittämättömiä tai tehottomia. Kyseisiä tapauksia seurataan tarkasti ja niitä koskevia jatkotoimenpiteitä toteutetaan tarvittaessa. Komissio on tietoinen heikkouksista, joita rahoituskehyksen otsakkeeseen 3 kuuluvilla aloilla on havaittu. Se seuraa tarkasti erityisesti SIS II:n varaumaan liittyvää kehitystä ja yleisemmin laajamittaisten tietoteknisten järjestelmien kehitystä Talous- ja rahoitusasiat Talouden ja rahoituksen pääosaston pääjohtaja oli sisällyttänyt vuosien 2006 ja 2007 toimintakertomuksiin varauman, koska jälkitarkastuksessa oli tullut esiin mahdollinen ongelma ulkopuolisen täytäntöönpanoelimen hallinnoiman kasvua ja työllisyyttä koskevan aloitteen ( ) täydentävyyttä koskevien vaatimusten toteuttamisessa. Alustavat havainnot paljastivat kyseisen ulkopuolisen tahon valvontajärjestelmän perusteella heikkouksia, jotka katsottiin niin vakaviksi, että varauma tarvittiin. Jälkitarkastusraportin tulosten jälkeen sekä ulkopuolisen tahon että vastuussa olevien komission yksiköiden sisäisiä valvontajärjestelmiä on tarkistettu perusteellisesti. Täydentävyyttä koskevat yksityiskohtaiset suuntaviivat kehitettiin ja toimitettiin ulkopuoliselle täytäntöönpanoelimelle, joka vahvisti kirjallisesti niiden käytön vuodesta 2008 alkaen. Lisäksi ulkoisen elimen kanssa oli saatu aikaan sopimus, jossa esitettiin yksityiskohtaisesti sen toteuttama hankkeeseen liittyvä valvonta ja tarkastukset. Vaikka käytössä oleva valvontakehys on katsottu asianmukaiseksi budjettimäärärahojen moitteettoman hallinnoinnin varmistamiseksi, sen tehoa uusien täydentävyyttä edellyttävien yhteisön uusien ohjelmien toteuttamisessa ei ole vielä testattu. Talouden ja rahoituksen pääosaston pääjohtaja teki tämän vuoksi vuotta 2008 koskevaan kertomukseensa varauman, sillä on mahdollista, etteivät jälkitarkastusraportin tulosten jälkeen käyttöön otetut uudet tarkastukset ole uuden ohjelman osalta täysin tehokkaita. Tämä vahvistetaan vuonna Komissio tukee talouden ja rahoituksen pääosaston pääjohtajan päätöstä keskittää varat saman rahoitustoiminnan uuden rahoitusohjelman hallinnoinnin FI FI

13 valvontarakenteen parantamiseen, jotta aiemman rahoitusohjelman yhteydessä havaitut heikkoudet voidaan korjata. Varmuus alan toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta pyritään saamaan vuonna 2009 aikaan kohdennetuilla sisäisillä tarkastustehtävillä ja operatiivisten yksiköiden jatkuvalla valvonnalla. 4. MONIALAISET KYSYMYKSET 4.. Tietotekniikkajärjestelmät Sisäisen tarkastuksen seurantakomitea on todennut komissaareille, että on tarpeen tarkastella, onko komission tiedonantoja tietohallinnon johtamisesta 2 ja yhteentoimivuudesta 3 noudatettu. Seurantakomitea myös tarkasteli useita tietotekniikkaan liittyviä tarkastuksia, joista keskusteltiin vuonna 2008, ja kiinnitti huomiota komission käyttämien tietojärjestelmien turvallisuudesta tehdyn päätöksen 4 täytäntöönpanoon. Ensisijaisena tavoitteena on edelleen kehittää tehokkaita, kustannustehokkaita ja helppokäyttöisiä tietotekniikan välineitä, jotka on mukautettu erityistarpeisiin ja joista on samalla varmistettu, että ne ovat käytettävissä ja turvallisia kaikkialla komissiossa. Tavoitteen saavuttamiseksi komissio kiinnittää erityistä huomiota henkilöstön kouluttamiseen ja vankkaan tietohallinnon johtamiseen. Myös hankkeiden ja palveluntarjoajien toiminnan hallinnointia olisi kehitettävä, jotta voidaan varmistaa, että tietotekniikkajärjestelmät tukevat EU:n toimintalinjojen toteuttamista tuloksellisesti ja tehokkaasti Ohjelmien toteuttaminen Bulgariassa ja Romaniassa Komission perusteellisissa tarkastuksissa on käynyt ilmi, että liittymisen valmisteluun tarkoitettujen varojen hallinnoinnissa on ollut tiettyjä sääntöjenvastaisuuksia Bulgariassa vuodesta 2007 ja Romaniassa vuodesta Tämän vuoksi laajentumisasioiden pääosaston pääjohtaja säilytti varauman, joka oli tehty jo vuonna 2007 järjestelmään liittyvistä kriittisistä heikkouksista kahden maksajaviraston Phare-varojen hallinnoinnissa Bulgariassa. Kaksi muuta pääjohtajaa teki varaumia, jotka koskivat ongelmia liittymistä valmistelevan tuen hallinnoinnissa vuonna 2008: aluepolitiikan pääosaston pääjohtaja liitti varauman koheesiorahaston hallinta- ja valvontajärjestelmistä Bulgarian maantiealalla ja maatalouden ja maaseudun kehittämisen pääosaston pääjohtaja Sapardin hallinta- ja valvontajärjestelmistä Bulgariassa ja Romaniassa. Maatalouden ja maaseudun kehittämisen pääosaston pääjohtaja raportoi myös yhdennetyn hallinto- ja valvontajärjestelmän huomattavista valvontapuutteista, jotka ovat johtaneet suuriin virhemääriin. Kyseisten jäsenvaltioiden viranomaisia on kehotettu laatimaan toimintasuunnitelma puutteista huolehtimiseksi SEC(2004) 267. SEC(2004) 265. K(2006) FI 2 FI

14 Aluepolitiikan pääosasto, työllisyys-, sosiaali- ja tasa-arvoasioiden pääosasto, oikeus-, vapaus- ja turvallisuusasioiden pääosasto sekä meri- ja kalastusasioiden pääosasto ilmoittivat vuotuisissa toimintakertomuksissaan hallintaan ja valvontaan liittyvistä ongelmista Bulgariassa ohjelmakaudella Yksikään ongelmista ei kuitenkaan edellyttänyt varaumaa vuoden 2008 kertomuksissa. Asianomaiset pääosastot koordinoivat edelleen läheisessä yhteistyössä toimiaan, jotka liittyvät EU:n varojen hallinnointiin Bulgariassa ja Romaniassa. Komissio tukee edelleen yhteistyössä kansallisten viranomaisten kanssa uudistusponnisteluja Bulgariassa ja Romaniassa varmistaakseen, että kaikki taustalla olevat ongelmat ratkaistaan ja EU:n varojen hallinnoinnissa noudatetaan tiukasti kaikkia sääntöjä ja menettelyjä Vuotuiset yhteenvedot ja kansalliset lausumat Komissio jatkoi jäsenvaltioilta saamiensa vuotuisten yhteenvetojen analysointia (vuosi 2008 oli toinen, josta kansallisten viranomaisten edellytettiin toimittavan vuotuinen yhteenveto yhdessä hallinnoitavista menoista). Se myös tiedotti edelleen Euroopan parlamentille tavoitteenaan maksimoida jäsenvaltioiden hallinta- ja valvontajärjestelmien varmuuden parantamisesta saatava lisäarvo. Väliarvioinnin mukaan useimmat jäsenvaltiot ovat täyttäneet sekä koheesion että maatalouden ja luonnonvarojen aloilla kokonaan tai pääosin lainsäädännössä ja komission selvityksissä asetetut vähimmäisvaatimukset. Nämä yhteenvedot voisivat tarjota todellista lisäarvoa EU:n menojen hallinnoinnille ja valvonnalle, mikäli ne ovat laajuudeltaan, lähestymistavaltaan ja aikataulultaan soveltuvia ja laadittu kansainvälisten standardien mukaisesti 5. Lisäksi eräät jäsenvaltiot (Alankomaat, Tanska, Ruotsi ja Yhdistynyt kuningaskunta) esittävät kansalliset lausumat, mikä lisää niiden vastuullisuutta EU:n varojen käytössä. Komissio huomauttaa kuitenkin, että lausumien välillä on eroja, mikä rajoittaa vertailukelpoisuutta ja todettavissa olevaa varmuutta. Komissio katsoo, että jäsenvaltioiden toimittamat vuotuiset yhteenvedot vahvistavat niiden vastuullisuutta EU:n varojen käytössä ja edistävät sen itse saamaa varmuutta EU:n varojen asianmukaisesta käytöstä. Komissio ottaa huomioon saadut kokemukset mukauttaakseen tarpeen mukaan suuntaviivoja seuraavaa yhteenvetokierrosta varten, jatkaa jäsenvaltioiden tukemista ja kehottaa niitä liittämään mukaan yleisen tarkastuslausuman suosittelemallaan tavalla. Komissio kannustaa kaikkia jäsenvaltioita seuraamaan niiden jäsenvaltioiden esimerkkiä, jotka jo nyt toimittavat vuotuisen kansallisen lausuman. 5 Euroopan tilintarkastustuomioistuimen lausunto N:o 6/2007. Vain seitsemän jäsenvaltiota esitti koheesiopolitiikasta yleisen tarkastuslausuman vuodelta FI 3 FI

15 4.4. Voimassa olevan teollis- ja tekijänoikeuksia koskevan lainsäädännön noudattaminen Viestinnän pääosaston pääjohtaja asetti mainesyihin perustuvan varauman, sillä komission toiminnan tekijänoikeuksia on mahdollisesti rikottu: tietyille viestintätuotteille ei mahdollisesti ole hankittu tekijänoikeutta ja siihen liittyviä oikeuksia. Koska sähköiset viestimet ovat läsnä kaikkialla, tällä toiminnalla voi olla vaikutusta kaikkiin jäsenvaltioihin, joiden kansallisessa tekijänoikeuslainsäädännössä on yhä eroja. Tekijänoikeuksia ei hallinnoida yhteisesti Euroopassa, joten oikeuksien haltijat on yksilöitävä kussakin jäsenvaltiossa. Ne toimivat usein eri tasoilla (yhteisvalvontajärjestöt, kustantamot tai lähetystoiminnan harjoittajat, tekijät tai muut henkilöt, joilla on oikeuksia sisältöön). Komissio arvioi säännöllisesti, ovatko toteutetut toimenpiteet riittäviä vähentämään riskejä tässä monimutkaisessa ja nopeasti muuttuvassa teknologia- ja sääntelyympäristössä. Aiheesta laaditaan vuoden 2009 aikana toimintasuunnitelma, joka sisältää kaikki tarvittavat toimenpiteet tietoisuuden lisäämisestä ja koulutuksesta yhteisten suuntaviivojen hahmotteluun. 5. PÄÄTELMÄT Työllä varauksettoman tarkastuslausuman saamiseksi on ollut komissioon myönteisiä vaikutuksia. Siihen on keskitetty ajatustyötä ja kanavoitu energiaa, mikä on muuttanut selvästi hallinnointi- ja valvontajärjestelmiä sekä työskentelytapoja ja -kulttuuria. Komissio valvoo edelleen tarkasti kaikkien varaumiin liittyvien toimintasuunnitelmien toteuttamista ja kiinnittää erityistä huomiota jatkuvasti toistuviin varaumiin. Komissio jatkaa tehokasta ulkoista viestintää valvontaan liittyvistä kysymyksistä sekä lopullisten tuensaajien että kansallisten viranomaisten kanssa. Parempi tiedottaminen on tarpeen virheiden ja väärinkäsitysten vähentämiseksi. Komissio pyrkii osoittamaan jatkossakin, miten tehokkaita sen omat tarkastukset ovat. Se raportoi kattavasti virheiden myös edellisten vuosien maksuja koskevien korjauksista. Komissio toistaa, että se edellyttää edelleen perusteettomasti maksetun tuen palauttamista. Se toteaa, että takaisin perityt määrät kaksinkertaistuivat vuodesta 2007 vuoteen 2008, jolloin niitä perittiin 3 miljardia euroa. Komissio varmistaa, että jäsenvaltiot täyttävät takaisin perittyjä määriä ja rahoitusoikaisuja koskevan raportoinnin laatuun liittyvät velvollisuutensa. Komissio kannustaa jäsenvaltioita sisällyttämään yleisen tarkastuslausuman vuotuisiin yhteenvetoihinsa, jotka koskevat yhteisen hallinnoinnin piiriin kuuluvia varoja. Komissio arvioi, miten kansallisten hallintolausumien avulla voidaan saada lisävarmuutta varojen asianmukaisesta käytöstä. FI 4 FI

16 Komissio katsoo, että hyväksyttävään riskiin perustuva lähestymistapa on luja ja tehokas perusta EU:n varojen käytölle. Komissio esitti tästä joulukuussa 2008 tiedonannon, jossa se käytti rakennerahastoja ja maaseudun kehittämistä kuvaavina esimerkkeinä. Niitä kehitetään edelleen ja laajennetaan mahdollisimman pian konkreettisiksi hyväksyttävää riskiä koskeviksi ehdotuksiksi. Vuoteen 200 mennessä budjettivallan käyttäjälle esitetään harkittaviksi tutkimusta, liikennettä, energiaa, ulkoista tukea, kehitysapu- ja laajentumisasioita ja hallintoa koskevia ehdotuksia. * * * Tämä on viimeinen yhteenvetoraportti, jonka nykyinen komissio antaa. Komission keskeisimpiä tavoitteita on ollut järjestelmien nykyaikaistaminen, jotta voidaan varmistaa tiukkojen myös rahoitustoimien laillisuutta ja asianmukaisuutta koskevien standardien käyttö EU:n varojen hoidossa. Uudistus alkoi vuonna 2000, ja Euroopan komissio lujitti sitä vuosina Tällä saavutuksella on pitkäaikaisia seurauksia. Viiden viime vuoden aikana tehty työ on johtanut merkittäviin parannuksiin EU:n talousarvion hallinnoinnissa ja tämä työ jatkuu erityisesti niiden ongelmien parissa, jotka ovat tulleet esiin valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien tekemien varaumien myötä. Komissio katsoo, että käytössä olevat sisäiset valvontajärjestelmät vuotta 2008 koskevissa toimintakertomuksissa esitettyjä rajoituksia lukuun ottamatta antavat riittävän varmuuden siitä, että sen toimintaan osoitetut resurssit on käytetty suunniteltuihin tarkoituksiin moitteettoman varainhoidon periaatteita noudattaen. Käyttöön otetut valvontamenettelyt tarjoavat riittävät takeet niiden toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta, joista komissiolla on EY:n perustamissopimuksen 274 artiklasta johtuva kokonaisvastuu. FI 5 FI

17 Annex : Other cross-cutting management issues. HUMAN RESOURCES In April 2007, the Commission presented its "screening" of its human resources and committed itself to maintain stable staffing for the period (after all enlargementrelated personnel are integrated) and to meet new staffing needs in key policy areas exclusively through redeployment. The report also contained an analysis of the Commission's overhead. It was welcomed by the Parliament and an update was presented in April A follow-up report was prepared in early In 2008, the Commission made a particular effort to meet the challenges presented by the financial and economic crisis by re-deploying staff to the departments charged with the management and follow-up of the crisis, and the implementation of the European Economic Recovery Plan (in particular the Directorates-General for Competition, Internal Market, Economic and Financial Affairs). The Commission is satisfied that its flexibility and the commitment of its staff made it possible to respond to the crisis in a swift and effective way. During 2008, the Commission undertook two further screening exercises to find ways of rationalizing human resources between Headquarters and Delegations, in the external relations field, and also in terms of its external communication activities. The downward trend in the number of people working in administrative and support functions is confirmed, despite slight increases for certain specific functions (financial management and inter-institutional cooperation). The various aspects of this review are currently being assessed by the services concerned. As regards recruitment, following selection procedures carried out by the European Personnel Selection Office (EPSO), in 2008 Institutions were able to draw on reserve lists amounting to 78% of the published target number of laureates (70% in 2007). Notwithstanding this improvement, a programme for fundamental reform, the EPSO Development Programme (EDP), was formally agreed by all Institutions in The Programme contains 22 recommendations for action which focus on speeding up and streamlining selection and introducing greater predictability for laureates and Institutions on the availability and management of reserve lists. Implementation will be achieved progressively over the period 2008 to 200. Regarding the recruitment of staff from the EUR-2 countries, the targets for the period to end-2008 were exceeded for both administrator and assistant grades. A significant proportion of staff were however recruited as temporary agents (22% for EUR-0 and 4% for EUR-2). At January 2009, recruitment of EUR-5 was blocked for 8 services at AD level and 2 at AST grade pending fulfilment of their quotas. Taking account of the competitions underway, the service responsible judged that the number of EUR-2 nationals passing competitions should be sufficient to meet recruitment needs. FI 6 FI

18 2. ETHICS In 2008, a Communication from Vice-President Kallas to the Commission 6 outlined a series of actions to enhance the environment for professional ethics in the Commission; these covered the clarification of rules and their application, as well as awareness raising and the issuance of a Statement of Principles of Professional Ethics to apply Commission-wide. Also in 2008, Internal Audit Service (IAS) concluded its audit of ethics in the Commission. The objective of the audit was to assess the adequacy of the overall design of the ethics framework of the Commission; and whether the Commission's ethics framework has been implemented effectively in the services selected for this audit: ADMIN, SG, OIB, RTD, INFSO, and TRADE. The scope of the audit covered the framework, rules implementation and monitoring of ethics focussing on risks concerning conflict of interest, procurement, grant management in research, and non financial risks such as misuse of insider information The scope did not cover the Code of Conduct of the Commissioners, the Lobby Register, or the ethical content of EU policies. The IAS recognized that the process of implementing and adapting the ethics framework is evolutionary and the Commission has acted proactively on ethics and awareness raising in recent years The overall conclusion of the audit was that the basic elements of a proper ethics culture are covered by the existing Commission ethics framework, which is based on an appropriate balance between, on the one hand, trust in the integrity and sense of responsibility of staff and, on the other hand, instruments facilitating ethics management, so that, in general, there is limited need for additional rules. 3. SECURITY Since the start of the present Commission a series of initiatives have been taken to improve the quality of service in internal security, in view of the challenges posed by the global security situation, the developing policy competences of the Commission and the increased size and complexity of the institution. An information note from Vice-President Kallas and the President, addressed to the College under the title, "Review of security policy, implementation and control within the Commission", which covered physical security as well as security of information, was adopted in SEC(2008) 30, FI 7 FI

19 Annex 2: Overview of reservations DG Reservations 2008 Reservations 2007 Reservations 2006 Reservations 2005 Reservations 2004 AGRI 2. Expenditure for rural development measures under Axis 2 (improving the environment and the countryside) of the programming period. 2. Management and control system for SAPARD in Bulgaria and Romania. 2. Insufficient implementation of IACS in Greece. 2. Exactitude of rural development control data of Member States giving a first indication of the error rate in this policy area.. Insufficient implementation of IACS in Greece. 2. Preferential import of high quality beef ( Hilton beef) risk of non-respect of product definition. 2. Insufficient implementation of IACS in Greece. 3. EAGGF Guidance: MS control systems. 2. Insufficient implementation of IACS in Greece. 3. Preferential imporat of high quality beef ("Hilton" beef) risk of non-respect of product definition. REGIO. Reservation on ERDF management and control systems for the period in: ) Belgium (5 programmes) 2) Germany (2 programmes) 3) Italy (2 programmes) 4) Spain (3 programmes) 5) INTERREG (2 programmes). 2. Reservation concerning the ERDF management and control systems for the period in: ) The CZECH REPUBLIC (for the three OP Infrastructure, Industry and Enterprise and the Joint Regional Programme and the SPD Objective 2 Prague) 2) FINLAND (Operational Programmes Eastern, Northern, South and West) 2. Reservation concerning the management and control systems for ERDF in United Kingdom - England (West Midlands; London; North West; North East; Yorkshire and the Humber and East (URBAN II programme only)) and Scotland (West and East Scotland) 2. Reservation concerning the management and control systems for ERDF in the INTERREG programmes (except IIIB North West Europe and Azores, Canaries, Madeira) 3. Management and control systems for ERDF in UK-England. 2. Management and control systems for ERDF in Spain. 3. Management and control systems for the Cohesion Fund in Spain. 3. Management and control systems for ERDF in one Member State. 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State / Management and control systems of ISPA in one candidate country. FI 8 FI

20 DG Reservations 2008 Reservations 2007 Reservations 2006 Reservations 2005 Reservations Management and control system of the Cohesion Fund for the road sector in BULGARIA in ) GERMANY (for OP Saarland (objective 2), OP Mecklenburg- Vorpommern (objective ), OP Hamburg (objective 2) and URBAN II Neubrandenburg in Mecklenburg- Vorpommern) 4) GREECE (on control of state aid schemes) REGIO 5) IRELAND (for the four mainstream operational programmes) 6) ITALY (OPs Calabria, Puglia, Lazio, Sardinia and Urban II Taranto) 7) LUXEMBOURG (for the SPD Objective 2 - reservation concerning non respect of public procurement rules, namely direct awarding of work contracts without call for tenders) FI 9 FI

21 DG Reservations 2008 Reservations 2007 Reservations 2006 Reservations 2005 Reservations ) POLAND (for the Regional Operational Programme (IROP), the SOP Improvement of Competitiveness of Enterprises (SOP ICE) and SOP Transport) 9) SLOVAKIA (for the two OP Basic Infrastructure and Industry and Services) REGIO 0) SPAIN (reservation for 4 Intermediate Bodies (with an impact on 2 OPs for the parts linked to public works) for which a procedure of suspension of payments has been launched, plus the OP "Sociedad de la Informacion" and the 0 URBAN programmes) ) 5 INTERREG programmes (i.e. 8 programmes, less 3 OPs IIIB North West Europe, III B Canaries, Acores, Madeira and III B Atlantic Space, where DG Regional Policy has carried out audit work FI 20 FI

22 DG Reservations 2008 Reservations 2007 Reservations 2006 Reservations 2005 Reservations 2004 with satisfactory results, and further 27 OPs where national audit reports indicates satisfactory results) REGIO 2. Reservation concerning the management and control systems for the COHESION FUND (period ) in: - Bulgaria (National Roads Infrastructure Fund), - the Czech Republic, - Slovakia, - Hungary (environmental sector) and - Poland. EMPL Management and control systems for identified ESF Operational Programmes in Spain, United Kingdom, France, Italy, Poland, Belgium and Luxembourg (quantification: 4 million, 0.6%). Management and control systems for identified ESF Operational Programmes in - Spain, - United Kingdom, - France, - Italy, - Slovakia, - Portugal, - Belgium and - Luxembourg. Systèmes de gestion et de contrôles de programmes opérationnels du FSE en Espagne, en Ecosse (objectifs 2 et 3, UK), en Suède (objectif 3 en partie), en Slovaquie, en Slovénie, en Lettonie et dans les régions Calabre et Lazio (IT). Systèmes de gestion et de contrôle des programmes opérationnels en England (UK). European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes. FI 2 FI

23 DG Reservations 2008 Reservations 2007 Reservations 2006 Reservations 2005 Reservations 2004 MARE (former FISH) Reservation on direct centralised management concerning the eligibility of costs reimbursed for expenditure in the area of control and enforcement of the Common Fisheries Policy, where the annual error rate detected by expost controls is higher than the 2% of the annual payments made for the MS programs and on a multiannual basis represents more than 2% of sample payments FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State. JRC Status and correctness of the closing balance. Cash flow - competitive activities. RTD Rate of residual errors with regards to the accuracy of cost claims in FP6. Reservation concerning errors relating to the accuracy of the cost claims and their conformity with the provisions of the Fifth Research Framework Programme (FP5). 2. Accuracy of the cost claims and their conformity with the provisions of FP5 research contracts. 2. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in FP6 contracts. Exactitude des déclarations de coûts et leur conformité avec les clauses des contrats de recherche du 5ème PCRD. Frequency of errors in shared cost contracts. FI 22 FI