EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO KOMISSION TIEDONANTO EUROOPAN PARLAMENTILLE, NEUVOSTOLLE JA TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMELLE

Transkriptio

1 FI FI FI

2 EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO Bryssel KOM(2008) 338 lopullinen KOMISSION TIEDONANTO EUROOPAN PARLAMENTILLE, NEUVOSTOLLE JA TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMELLE Yhteenveto komission hallintosaavutuksista vuonna 2007 FI FI

3 KOMISSION TIEDONANTO EUROOPAN PARLAMENTILLE, NEUVOSTOLLE JA TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMELLE Yhteenveto komission hallintosaavutuksista vuonna JOHDANTO EU:n talousarvio on keskeinen välinen unionin politiikkojen toteuttamisessa. Sen vuoksi EU:n varainkäytöllä voi olla suuri vaikutus siihen, täyttääkö EU:n toiminta kansalaisten odotukset. Komission on pystyttävä osoittamaan, että julkiset varat kohdennetaan oikein ja niitä hoidetaan hyvin. Komission on myös voitava avoimesti tiedottaa tapauksista, joissa tiukkojen vaatimusten noudattamista ei voida taata. Komissiolla on EY:n perustamissopimuksen 274 artiklan mukaisesti kokonaisvastuu EU:n talousarvion toteuttamisesta. Talousarvion operatiivinen toteutus on annettu tehtäväksi pääjohtajille, jotka vastaavat varojen moitteettomasta hoidosta sekä tehokkaiden ja vaikuttavien valvontajärjestelmien käytöstä. Pääjohtajat raportoivat valtuutettuina tulojen ja menojen hyväksyjinä saavuttamistaan tuloksista ja laativat vuotuisen toimintakertomuksen 1. Nämä kertomukset ovat tärkein keino, jolla pääosastot osoittavat vastuuvelvollisuutensa komission kollegiolle. Vuotuiset toimintakertomukset sisältävät kunkin pääjohtajan allekirjoittaman tarkastuslausuman, jossa keskitytään rahoitustoimien laillisuuteen ja asianmukaisuuteen. Kertomukset sisältävät muutakin kuin taloudellisia tietoja. Ne käsittävät katsauksen poliittisiin tuloksiin ja kattavan arvioinnin sisäisistä valvontajärjestelmistä. Pääjohtajien velvollisuutena on tiedottaa komissaareille tehtäviensä hoidossa mahdollisesti vuoden aikana kohtaamistaan vaikeuksista. Tämä velvollisuus on pelkkiä taloudellisia seikkoja laaja-alaisempi. Vuotuisen toimintakertomuksen sisällöstä keskustellaan komissaarien kanssa ennen kuin pääjohtaja allekirjoittaa sen. Antamalla tämän yhteenvedon komissio ottaa poliittisen vastuun pääjohtajiensa ja toimialajohtajiensa hallintotoimista niiden lausumien ja varaumien perusteella, joita nämä ovat vuotuisissa toimintakertomuksissaan esittäneet. Se myös päättää toimenpiteistä mahdollisesti ilmenneiden puutteiden korjaamiseksi. Komission tavoitteena on saada Euroopan tilintarkastustuomioistuimelta myönteinen tarkastuslausuma, ja se ohjeistaa yksikköjään panemaan kaikki tässä asiakirjassa esitetyt toimenpiteet kokonaisuudessaan täytäntöön. 1 Varainhoitoasetuksen 60 artikla. FI 2 FI

4 2. KORKEALAATUISET VUOTUISET TOIMINTAKERTOMUKSET 2.1. Selkeämpi esitystapa Vuotuisten toimintakertomusten laatu ja kattavuus ovat kehittyneet niiden ensimmäisestä laatimisvuodesta Aikaisemmilta vuosilta saatujen kokemusten perusteella sekä Euroopan tilintarkastustuomioistuimen ja sisäisen tarkastuksen toimialan toteuttaman tarkastuksen rohkaisemana vuonna 2007 varmistusprosessissa pyrittiin seuraaviin parannuksiin: Aikaisempien varaumien seuranta: Pääsihteeristö ja budjettipääosasto seurasivat kaikkia toimintasuunnitelmia, joiden tarkoituksena on korjata aikaisempien varaumien osoittamat ongelmat. Valvontastrategioiden mukauttaminen erityisiin valvontaympäristöihin: Valvontastrategiat on mukautettava kullekin toiminnalle tyypillisiin valvontaympäristöihin, sillä ne muodostavat lähtökohdan tarkastuslausumalle ja mahdollisille varaumille. Jotta valvontastrategiat voitaisiin esittää yhdenmukaisesti vuotuisissa toimintakertomuksissa, lähes kaikki yksiköt ovat kehittäneet ja ottaneet käyttöön sisäisen valvonnan mallin. Kertomusten yhdenmukaisuuden ja selkeyden lisääminen: Yksiköille annettiin tarkempia ohjeita, jotta lähestymistapa komissiossa ja sen eri pääosastoissa voitaisiin yhdenmukaistaa. Ohjeita noudatettiinkin laajalti, ja näin voitiin pitkälti täyttää varainhoitovuoden 2006 yhteenvetokertomuksessa annetut sitoumukset. Valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien on nyt ilmoitettava indikaattorit, joita toimien laillisuuden ja asianmukaisuuden varmistamisessa on käytetty. Jos valtuutetut tulojen ja menojen hyväksyjät eivät ehdota varaumia tilintarkastustuomioistuimen vuosikertomuksessaan esittämien puutteiden osalta, heidän on kertomuksissaan selitettävä syyt tähän. Jotta yksittäisten kertomusten kattavuutta ja sisäistä johdonmukaisuutta saataisiin lisättyä, valtuutettuja tulojen ja menojen hyväksyjiä on kehotettu myös selostamaan peruslähtökohtia, joille varmuus pohjautuu Tehokkaampi arviointiprosessi Vaikka pääjohtaja on edelleen viime kädessä yksin vastuussa vuotuisesta toimintakertomuksesta ja mahdollisesti tehdyistä varaumista, myös kertomus- ja varaumaluonnosten arviointiprosessia pääsihteeristössä ja budjettipääosastossa on kehitetty: Aikaisempien vuosien tapaan on järjestetty eri pääosastojen yhteisiä vertaisarviointikokouksia. Vertaisarvioinnit on laajennettu kattamaan ne aikaisemmat varaumat, jotka pääjohtajien on tarkoitus poistaa. Näin pyritään varmistamaan, että tällaiset päätökset ovat hyvin perusteltuja ja asianmukaisesti selitettyjä. Ensimmäistä kertaa vertaisarvioinneissa tarkasteltiin myös kaikkia niitä talousarvion osa-alueita, joita tilintarkastustuomioistuin ei pitänyt tyydyttävinä varainhoitovuosia 2005 ja 2006 koskevissa vuosikertomuksissaan. FI 3 FI

5 Näin pyrittiin varmistamaan yhdenmukainen ratkaisu tilintarkastustuomioistuimen osoittamiin epäkohtiin. Kertomusten yleinen yhdenmukaisuus tilintarkastustuomioistuimen havaintojen ja sisäisten tarkastusten kanssa tarkistettiin erityisesti tapauksissa, joissa suositusten täytäntöönpano oli viivästynyt Päätelmät Komissio toteaa, että vuotuisten toimintakertomusten esittämisessä on kehitytty ja kertomukset ovat yleensä tasoltaan tyydyttäviä. Tietyillä osa-alueilla voidaan kuitenkin tehdä lisää parannuksia. Pääjohtajat antavat hallinnon lausuman, joka perustuu komission omaan tarkastustyöhön, tilintarkastustuomioistuimen kertomuksiin ja havaintoihin ja tarpeen mukaan jäsenvaltioiden suorittaman valvonnan tuloksiin. Tilintarkastustuomioistuin esittää vuotuisen tarkastuslausuman tilinpäätöksestä ja tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Pääjohtajien lausuma keskittyy puolestaan siihen, onko varat käytetty suunniteltuihin tarkoituksiin, kun valvonnan monivuotisuus otetaan huomioon. Vaikka vertaisarvioinnit ovat hyödyllisiä, on kuitenkin panostettava enemmän vuotuisten toimintakertomusten laatimisprosessin kehittämiseen tietyillä osaalueilla, etenkin yksiköiden välisen yhdenmukaisuuden varmistamiseksi. Tilintarkastustuomioistuimen käytäntö luokitella kertomukset sen mukaan, miten luotettavina aineistoina niitä voidaan pitää tarkastusten kannalta, on vauhdittanut kehitystä. Parannuksia ja varsinkin kertomusten yhdenmukaisuutta ja selkeyttä edistääkseen pääsihteeristö ja budjettipääosasto ovat jatkossa joka vuosi jo varhain yhteydessä yksiköihin, jotta voidaan keskustella aikaisemmissa vuotuisissa toimintakertomuksissa esitettyjen varaumien tilanteesta. Lisäksi nykyistä vertaisarviointiprosessia täydennetään valittujen yksiköiden kahdenvälisillä tapaamisilla, jotka perustuvat vuotuisissa toimintakertomusluonnoksissa esitettyihin kantoihin. Pääsihteeristö ja budjettipääosasto tarjoavat myös lisäopastusta, jonka avulla yhdenmukaistetaan komission maineeseen liittyvien riskien käsittelytapaa ja osoitetaan selvemmin virheiden määrän, olennaisuuden ja varaumien välinen yhteys. 3. VARMUUS TOIMIEN LAILLISUUDESTA JA ASIANMUKAISUUDESTA JA PÄÄJOHTAJIEN TEKEMÄT VARAUMAT Komissio on tarkastellut vuotuisia toimintakertomuksia ja varsinkin pääjohtajien allekirjoittamia lausumia. Niistä ilmenee, että kaikilla pääjohtajilla oli riittävä varmuus siitä, että pääosaston toimintaan osoitettuja resursseja oli käytetty suunniteltuihin tarkoituksiin moitteettoman varainhoidon periaatteita noudattaen. Lisäksi sovelletut valvontamenettelyt antavat tarvittavat takeet toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Osa lausumista oli kuitenkin annettu varaumin. Kyseiset FI 4 FI

6 pääosastot ovat ilmoittaneet, että ne aikovat ratkaista havaitut puutteet selkeästi määriteltyjen toimintasuunnitelmien avulla. Näistä puutteista huolimatta kaikki yksiköt katsoivat, että puutteet eivät estä yksiköitä takaamasta yleisesti riittävää varmuutta. Vuonna 2007 varaumien määrä (17) oli hieman alhaisempi kuin vuonna 2006 (20). Varaumien vähenemissuuntaus jatkui siis aikaisempien vuosien tapaan. Yhteensä 13 pääjohtajaa teki varaumia vuonna 2007 (15 vuonna 2006), ja neljä heistä esitti kaksi varaumaa. Yksittäiset varaumat olivat eräissä tapauksissa aikaisempaa laajempia ja kattoivat useampia jäsenvaltioita tai ohjelmia. Vuoden 2006 varaumista 9 voitiin poistaa, mutta 11 varaumaa toistui. Pääosa vuoden 2007 varaumista ei liittynyt jäsenvaltioiden valvontajärjestelmien laadukkuuteen eikä edunsaajatasolla havaittuihin virheisiin. Yhteenveto vuonna 2007 tehdyistä varaumista on liitteessä Rakennerahastot Rakennetoimenpiteet ovat yksi unionin keskeisimmistä politiikan aloista. Niiden täytäntöönpano tapahtuu yhteistyössä jäsenvaltioiden kanssa (ns. yhteinen hallinnointi). Vuotuisissa toimintakertomuksissa esitettiin yksityiskohtainen arviointi jäsenvaltioiden valvontajärjestelmistä ja tarkasteltiin erityisesti niiden luotettavuutta. Rakennerahastoista vastaavat pääjohtajat sopivat vuonna 2007, että jos ohjelmissa tai jäsenvaltioissa havaitaan merkittäviä puutteita, tämä otetaan järjestelmällisesti huomioon määritettäessä sitä, täyttääkö riskinalaisten määrien summa olennaisuuskriteerin. Periaatteesta poiketaan, jos saatavilla on luotettavaa tarkastusaineistoa siitä, että kansalliset viranomaiset ovat ottaneet käyttöön toimintasuunnitelman puutteiden korjaamiseksi ja suunnitelma on jo tuottanut ensimmäisiä tuloksia. Tämä lähestymistapa noudattaa tilintarkastustuomioistuimen vuoden 2006 kertomusta ja lisää kyseisten pääjohtajien lausumien varmuutta. Se on myös johtanut siihen, että vuonna 2007 varaumien kohteena olleiden ohjelmien ja jäsenvaltioiden lukumäärä on vuotta 2006 suurempi: Aluepolitiikan pääosaston pääjohtaja teki Euroopan aluekehitysrahaston osalta varauman, joka koski 10 jäsenvaltiota (Tšekki, Suomi, Saksa, Kreikka, Irlanti, Italia, Luxemburg, Puola, Slovakia ja Espanja) ja 51 INTERREG-ohjelmaa. Pääjohtaja teki varauman myös koheesiorahaston hallinnoinnista viidessä jäsenvaltiossa (Bulgaria, Tšekki, Slovakia, Unkari ja Puola). Työllisyys-, sosiaali- ja tasa-arvoasioiden pääosaston pääjohtaja teki Euroopan sosiaalirahaston osalta varauman, joka koski kahdeksaa jäsenvaltiota (Espanja, Yhdistynyt kuningaskunta, Ranska, Italia, Slovakia, Portugali, Belgia ja Luxemburg). Vuonna 2007 ja alkuvuonna 2008 toteutettiin useita toimenpiteitä, joilla selkeytetään ja vahvistetaan yhteisen hallinnoinnin piiriin kuuluvia jäsenvaltioiden ja komission vastuualueita. Komissio antoi jäsenvaltioille ohjeistusta oikaisujen asianmukaisesta tasosta, kun kyse on yhteisrahoitettuihin hankkeisiin liittyviä julkisia hankintoja koskevista sääntöjenvastaisuuksista. Lisäksi se antoi kaudeksi kattavat ohjeet sääntöjen noudattamisen arviointimenettelystä, kansallisen vuotuisen tarkastusstrategian laatimisesta ja tarkastusotannasta. Tarkoituksena oli FI 5 FI

7 yhdenmukaistaa jäsenvaltioiden tilintarkastusviranomaisten suorittamia tarkastuksia. Komissio päätti, että se käynnistää vastedes välittömästi virallisen menettelyn maksujen keskeyttämiseksi ja rahoitusoikaisujen tekemiseksi, kun tarkastuksissa havaitaan vakavia järjestelmäpuutteita. Esimerkiksi huhtikuussa 2007 maksut keskeytettiin 12 ohjelmassa Englannissa. Tällä hetkellä meneillään on 54:ää ohjelmaa ja 60:tä koheesiorahastohanketta koskevat viralliset menettelyt maksujen keskeyttämiseksi ja rahoitusoikaisujen tekemiseksi. Lokakuussa 2007 komissio esitti ensimmäistä kertaa koostetut luvut kansallisella tasolla tehdyistä rahoitusoikaisuista, jotka perustuvat jäsenvaltioiden suorittamiin maksujen peruutuksiin ja takaisinperintään 2. Jäsenvaltioiden piti ensimmäistä kertaa toimittaa vuotuinen yhteenveto saatavilla olevista tarkastuksista ja lausumista yhteisen hallinnoinnin alalla, kuten tarkistetussa varainhoitoasetuksessa edellytetään. Rakennetoimien alalla kaikki jäsenvaltiot Saksaa lukuun ottamatta olivat toimittaneet huhtikuun 2008 loppuun mennessä vuotuiset yhteenvedot, jotka täyttivät asetuksen vähimmäisvaatimukset kokonaisuudessaan tai osittain. Yleisanalyysin tai -päätelmien puuttuminen monista yhteenvedoista tarkoitti kuitenkin sitä, että yhteenvetojen lisäarvo jäi rajalliseksi ainakin osittain siksi, että kyse oli uudesta vaatimuksesta. Komissio seuraa tiiviisti vuotuisten yhteenvetojen laadintaprosessia, jotta se voi varmistaa, että kaikki jäsenvaltiot toimittavat yhteenvedon ja täyttävät vähimmäisvaatimukset. Jos yhteenvetoa ei ole toimitettu tai se ei ole vastannut vaatimuksia, komissio on lähettänyt kirjeen kyseiselle jäsenvaltiolle. Se on aloittanut oikeusmenettelyn Saksaa vastaan. Komissio yhtyy tilintarkastustuomioistuimen havaintoihin, joiden mukaan rakennerahastoihin liittyvä virhemäärä on liian suuri. Komissio virallisti sitoutumisensa meneillään oleviin ja uusiin hankkeisiin antamalla tiedonannon Toimintasuunnitelma komission valvontatehtävän vahvistamiseksi rakennetoimien yhteisen hallinnoinnin yhteydessä 3. Komissio toimittaa Euroopan parlamentille neljännesvuosikatsaukset toimintasuunnitelman täytäntöönpanosta ja tietoja komission vaatimista oikaisuista ja takaisinperinnästä. Lisäksi komissio aikoo laatia toimintasuunnitelmaa koskevan edistymisraportin lokakuussa 2008 ja loppuraportin tammikuussa Komissio on osoittanut vahvan poliittisen sitoutumisensa virheiden määrän supistamiseen sekä maksujen keskeyttämisen ja rahoitusoikaisujen soveltamiseen. Sen pyrkimyksenä on osoittaa, että rakennetoimibudjettia hallinnoidaan tiukasti. Komissio on vakuuttunut siitä, että vuotuisia yhteenvetoja koskeva vaatimus lisää jäsenvaltioiden vastuuvelvollisuutta rakennerahastojen käytöstä, jos ne noudattavat yhteenvetojen laadun parantamista koskevia suosituksia. Tämä prosessi lisää komission omaa varmuutta varainhoidosta. 2 3 Liite rakennerahastojen vuosikertomukseen, SEC(2007) 1456, KOM(2008) 97. FI 6 FI

8 3.2. Maatalous Maatalouden ja maaseudun kehittämisen tuki toteutetaan osana yhteistä hallinnointia jäsenvaltioiden kanssa, ja siinä noudatetaan kattavaa nelitasoista hallinnointi- ja valvontajärjestelmää. Se muodostaa lähtökohdan, jonka perusteella maatalouden ja maaseudun kehittämisen pääosaston pääjohtaja voi saada riittävän varmuuden tämän alan toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Maataloustuen myöntämistä Euroopan maatalouden tukirahastosta (maataloustukirahasto) ja Euroopan maaseudun kehittämisen maatalousrahastosta (maaseuturahasto) koskevat aineelliset säännöt on yhdistetty ja niitä on yksinkertaistettu. Suorat maksut muodostavat tällä hetkellä noin 84,5 prosenttia maataloustukirahaston yhteenlasketuista menoista, ja niiden hallinnoinnista ja valvonnasta vastaa yhdennetty hallinto- ja valvontajärjestelmä (IACS). Kuten tilintarkastustuomioistuin on todennut, tämä on tehokas järjestelmä virheiden tai sääntöjenvastaisten menojen riskin rajoittamiseksi, kunhan sitä sovelletaan asianmukaisesti. Jäsenvaltioilta vuonna 2007 saadut tilastotiedot, jotka kattavat lähes 90 prosenttia maataloustukirahaston ja maaseuturahaston menoista, osoittavat maatalousmenojen yleisen virhemäärän jäävän alle olennaisuustason. Lisäksi vuonna 2007 voitiin ensimmäistä kertaa soveltaa täysimääräisesti joitakin uusia instrumentteja. Tällaisia uutuuksia olivat mm. jäsenvaltioiden maksajavirastojen antamat tarkastuslausumat, kansallisten koordinointielinten toimittamat vuotuiset yhteenvedot (yhteenvetokertomukset) ja varmennuselinten velvollisuus tarkistaa ja vahvistaa tarkastustilastot ja maksujen jälkeiset tarkastukset. Jäsenvaltiot ovat yleisesti noudattaneet uusia oikeudellisia velvoitteitaan. IACS:n toimintaa Kreikassa koskeva varauma on ollut voimassa vuodesta Kreikan toimintasuunnitelma on tuottanut tuloksia, mutta viljelylohkojen tunnistusjärjestelmää ei ole saatu täysin toimivaksi. Se on kuitenkin suunniteltu toteutettavaksi vuoden 2008 loppuun mennessä. Riskialtis määrä ei kuitenkaan ylitä olennaisuusrajaa, mutta asia on edelleen merkittävä, koska komission maine on vaarassa. Maatalouden ja maaseudun kehittämisen pääosaston pääjohtajan esittämä toinen varaus liittyy maaseudun kehittämiseen. Jäsenvaltioiden toimittamat alustavat tiedot osoittavat, että maaseudun kehittämiseen liittyvä virhemäärä (erityisesti maatalouden ympäristötoimenpiteet) on suurempi kuin muissa maatalousmenoissa. Virheiden suurempi määrä näyttää kuitenkin johtuvan pikemminkin näiden toimenpiteiden monimutkaisuudesta kuin valvontajärjestelmien puutteista. Näistä syistä komissio katsoo, että hyväksyttävä virheriski voidaan asettaa 2 prosenttia ylittävälle tasolle. Koska kyse on alustavista tiedoista, täsmällistä virhemäärää ei kuitenkaan voida vielä määrittää. Tämän vuoksi ei voida päätellä, alittaako maaseudun kehittämisen virhemäärä olennaisuusrajan. Tämän vuoksi pääjohtaja esitti asiaa koskevan varauman. Komissio seuraa edelleen tiiviisti, että Kreikan viranomaiset toteuttavat kaikki tarvittavat toimenpiteet IACS:ää koskevan toimintasuunnitelman toteuttamiseksi. Komissio on jo toteuttanut toimenpiteitä, joilla pienennetään maatalouden kehittämiseen liittyvien virheiden määrää ohjelmakaudella Komissio tarkastelee myös alan valvonnan kustannuksia ja hyötyjä, erityisesti maatalouden FI 7 FI

9 ympäristötoimenpiteiden osalta, jotta se voisi ratkaista jäännösriskiä koskevat kysymykset Ulkoiset toimet Tilintarkastustuomioistuimen vuoden 2006 kertomuksessa todettiin, että hankkeiden täytäntöönpanosta vastaavat organisaatiot eivät ole toimineet tyydyttävästi. Lisäksi todettiin, että lisäpanostusta tarvitaan järjestelmien tehokkaan käytön ja valvonnan osalta. Ulkoisesta avusta vastaavan EuropeAid-yhteistyötoimiston pääjohtaja toteutti monia toimenpiteitä valvontastrategian vahvistamiseksi. Tarkastusten määrää lisättiin tuntuvasti, varsinkin kansainvälisten järjestöjen käyttämän avun tarkastuksia. Tarkastuksia tehtiin 7 vuonna 2006 ja 50 vuonna Yhteensä 650 tarkastusta oli käynnistetty vuoden loppuun mennessä. Komissio laati uudet säännöt, jotka koskevat avustussopimuksiin liittyvien menojen tarkastamista ja komission käynnistämiä rahoitus- ja järjestelmätarkastuksia. Näin vahvistetaan ja järjestelmällistetään tilintarkastustuomioistuimen havaitsemia pääasiallisia riskialueita koskevaa valvontaa. Pääjohtaja oli vakuuttunut siitä, että valvontajärjestelmä lievensi riskejä riittävästi eikä esittänyt varaumaa. Komissio on viime vuosina toteuttanut monia toimenpiteitä parantaakseen YK:n ja muiden monenvälisten rahoittajien yhteisten rahastojen kautta kanavoitujen EU:n varojen jäljitettävyyttä ja näkyvyyttä. Se on kehittänyt näkyvyyttä koskevaa ohjeistusta, lisännyt tarkastuskäyntien määrää, asettanut yksityiskohtaisempia raportointivaatimuksia ja kehittänyt YK:n varainhoidon valvontanormien noudattamisen analysointia. Komissio jatkaa valvontastrategiansa kehittämistä ulkoisen avun alalla ja tarkastelee perusteellisesti sekä valvonnan kustannuksia että vuorovaikutustaan tilintarkastustuomioistuimen kanssa. Komissio jatkaa panostustaan lopullisia edunsaajia koskevan avoimuuden lisäämiseen, kunhan henkilötietoja ja turvavaatimuksia koskevia sääntöjä noudatetaan. Lisäksi jatketaan panostusta tarkastustulosten käytön ja jakamisen kehittämiseen ulkosuhteiden alalla toimivien pääosastojen kesken. Komissio jatkaa mm. YK:n erityisjärjestöjen 4 ja Maailmanpankin 5 kanssa allekirjoitettujen rahoitus- ja sopimusmenettelyjä koskevien puitesopimusten seurantaa ja niiden täytäntöönpanon kehittämistä Liittymisen valmistelu PHARE 4 5 Financial and Administrative Framework Agreement, FAFA (taloudellinen ja hallinnollinen puitesopimus). Trust Fund and Co-Financing Framework Agreement (rahastoja ja yhteisrahoitusta koskeva puitesopimus). FI 8 FI

10 Komissio siirtää EDIS-järjestelmän (laajennetun hajautetun täytäntöönpanojärjestelmän) mukaisesti hallinnointivaltuudet edunsaajamaan täytäntöönpanovirastoille. Valvonnassa on ilmennyt, että kaksi Phare-ohjelman täytäntöönpanosta Bulgariassa vastaavaa virastoa on mahdollisesti tehnyt sääntöjenvastaisia sopimuksia ja suorittanut sääntöjenvastaisia maksuja. Maksut on keskeytetty ja aihetta koskeva varauma esitetty, sillä se vaarantaa moitteettoman varainhoidon ja vaikuttaa komission maineeseen. Komissio on esittänyt 25 oikaisutoimea, jotka Bulgarian viranomaisten on toteutettava valvontajärjestelmän puutteiden korjaamiseksi. Komission on tarkoitus tehdä Bulgariaan kohdennettuja tarkastuskäyntejä vuoden 2008 kuluessa. Lisäksi panostetaan vahvasti siihen, että vastaavien puutteiden esiintyminen jatkossa muissa maissa voidaan ehkäistä. SAPARD Tilintarkastustuomioistuin päätteli, että vuoden 2006 osalta Sapard-ohjelman tilanne ei ollut tyydyttävä. Sapard-ohjelmasta vastaava maatalouden ja maaseudun kehittämisen pääosasto seuraa tarkasti tilintarkastustuomioistuimen havaintoja. Se katsoi kuitenkin, että olennaisuuskriteerit varauman esittämiseen eivät täyttyneet vuonna Sisäiset politiikat Tutkimus Tutkimuksen pääosasto esitti vuonna 2006 varauman viidennestä tutkimuksen puiteohjelmasta, koska edunsaajien kustannusselvityksissä oli virheitä. Vuodeksi 2007 varaumaa ei kuitenkaan ole, koska puiteohjelmaa ollaan vähitellen lopettelemassa ja suoritettujen maksujen suhteellinen painoarvo on pienempi. Lisäksi tarkastustulosten seurantaa jatkettiin tiukasti ja takaisinperintämääräyksiä annettiin, kuten viidettä tutkimuksen puiteohjelmaa koskevassa toimintasuunnitelmassakin edellytetään. Pääosastot ovat laatineet kuudetta tutkimuksen puiteohjelmaa varten yhteisen tarkastusstrategian kaudeksi Strategialla pyritään arvioimaan toimien laillisuutta ja asianmukaisuutta edustavien tarkastustulosten perusteella (satunnaisotanta). Lisäksi tarkoituksena on vähentää virheiden määrää havaitsemalla ja oikaisemalla suurimpien edunsaajien kustannusselvitysten virheet ja täydentämällä tarkastusta riskiperusteisella otannalla. Strategia otettiin kokonaisuudessaan käyttöön vuonna 2007, ja silloin tehtiin 377 jälkitarkastusta. Vuosi 2007 oli monivuotisen strategian ensimmäinen täytäntöönpanovuosi. Samalla tarkastustuloksia alettiin ekstrapoloida saman edunsaajan tarkastamattomien sopimusten kanssa. Näistä syistä ja koska virhemäärä oli yli 2 prosenttia, yksiköt päättivät lisätä tämänvuotiseen tarkastuslausumaan varauman, joka liittyy kuudennen tutkimuksen puiteohjelman kustannusselvitysten tarkkuuteen. Seitsemännen tutkimuksen puiteohjelman ehdotuspyynnöt on käynnistetty, ja toistaiseksi on suoritettu ainoastaan ennakkomaksuja. Merkittäviä toimia on toteutettu virheriskin pienentämiseksi: on kehitetty yhdessä sovittuja menettelyjä, FI 9 FI

11 joissa varmennuksesta vastaavien tarkastajien on suoritettava tietyt pakolliset menettelyt ja laadittava määrämuotoiset raportit. Ennakkovalvontaa vahvistetaan siten, että edunsaajan tilinpäätösmenetelmien varmentaminen ennakkotarkastuksin on nyt mahdollista. Varaumia ei ole esitetty. Komissio on panostanut huomattavasti tutkimusrahastojen hallinnoinnin kehittämiseen lainsäädäntö- ja rahoituskehyksen mukaisesti. Vaikka pääjohtajat esittivät kuudetta tutkimuksen puiteohjelmaa koskevia varaumia, yksi monivuotisen yhteisen tarkastusstrategian päätavoitteista on laskea kokonaisriskitaso olennaisuusrajan alle. Lisäksi yksiköt jatkavat seitsemännen tutkimuksen puiteohjelman soveltamista, jotta uuden lainsäädäntökehyksen yksinkertaistamista voidaan hyödyntää täysimääräisesti. Oikeus, vapaus ja turvallisuus Vuoden 2007 osalta esitettiin kaksi täytäntöönpanoa koskevaa varaumaa, jotka liittyivät Euroopan pakolaisrahaston yhteisen hallinnoinnin hankkeisiin. Toinen tapauksista koskee vuonna 2006 esitetyn varauman jatkamista. Varauma esitettiin rahaston hoitoa Italiassa koskevan valvontajärjestelmän puutteiden perusteella. Vastuu tämän kysymyksen ratkaisusta on pääasiassa Italian viranomaisilla, mutta pääosasto seuraa tilannetta tarkasti. Vaikka riskialtis määrä koskee merkittävää osaa Italialle varatuista määrärahoista, vaikutus on rajallinen, kun tarkastellaan oikeus-, vapaus- ja turvallisuusasioiden pääosaston koko talousarvioita varainhoitovuodeksi Pääosasto ilmoitti myös, että Euroopan pakolaisrahasto II säännökset tarjoavat vain rajallisen lähtökohdan seuranta- ja valvontatyölle. Seuranta nojautui lisäksi pitkälti komission omaan valvontastrategiaan (seurantakäynnit ja valvontajärjestelmien arviointi). Koska 14 jäsenvaltioon ei ollut vuonna 2007 tehty tarkastuskäyntejä, pääjohtaja päätti esittää varauman, sillä Euroopan pakolaisrahasto II:n täytäntöönpanosta kyseisissä jäsenvaltioissa saatu varmuus oli rajallista. Komissio toteuttaa toimia lisätäkseen varmuuttaan Euroopan pakolaisrahasto II:n hallinnoinnista jäsenvaltioissa vuonna Riskianalyysiä käytetään lähtökohtana seuraaville tarkastuskäynneille ja jäsenvaltioiden opastusta lisätään. Kaudella uusi perussäädös sääntelee Euroopan pakolaisrahasto III:n toimintaa ja säädöksessä otetaan huomioon aikaisempaan rahastoon liittyvät kysymykset. Muut politiikanalat Ympäristöpääosasto on havainnut menoilmoituksiin liittyviä ongelmia. Se esitti varauman, koska jälkitarkastuksissa havaittu virheprosentti on kasvanut. Kaksi muuta jo vuonna 2006 esitettyä varaumaa pidettiin voimassa vuoden 2007 osalta: Yritys- ja teollisuustoiminnan pääosasto esitti varauman, koska kahdella Euroopan standardointijärjestöön liittyvällä tuensaajalla ei ole käytössään asianmukaisia kustannusraportoinnin järjestelmiä. FI 10 FI

12 Talouden ja rahoituksen pääosaston pääjohtaja esitti varauman, koska epäsuorasta keskitetystä hallinnoinnista vastaavan ulkopuolisen tahon sisäinen valvontajärjestelmä on saattanut olla puutteellinen. Vuonna 2007 on toteutettu toimia kaikilla näillä osa-alueilla. Vuonna 2008 toimintaa jatketaan vakaasti. Pyrkimyksenä on myös parantaa edunsaajille suunnattua tiedotusta, yksinkertaistaa uusissa lainsäädäntöpuitteissa tai sopimuksissa esiintyviä sääntöjä ja lujittaa komission valvontatoimia. Komissio on ohjeistanut yksikköjään toteuttamaan kaikki tarvittavat toimenpiteet, jotta nämä varaumat voidaan poistaa, kun niiden taustalla olevat ongelmat on ratkaistu. Viestintä Viestinnän pääosasto esitti varauman vuoden 2006 toimintakertomuksessaan, koska sisäisessä valvontajärjestelmässä havaittiin puutteita. Ongelma on jo ratkaistu ottamalla käyttöön keskitetty ennakkovalvonta. Koska kyseinen yksikkö kuitenkin aloitti toimintansa vasta vuoden 2007 kahden viimeisen kuukauden aikana, pääjohtaja päätti säilyttää varauman varainhoitovuodeksi Koulutus ja kulttuuri Koulutuksen ja kulttuurin pääosaston pääjohtaja poisti kansallisia virastoja koskevan aikaisemman varauman. Näin ennakoitiin vuonna 2007 uuden lainsäädännön myötä käyttöön otetun tarkistetun valvontajärjestelmän tuloksia. Järjestelmä perustuu kansallisten viranomaisten ennakkoon antamiin tarkastuslausumiin. Tänä vuonna pääosasto raportoi virhemäärän olevan yli 3 prosenttia tarkastetuista hankkeista. Tätä tulosta ei kuitenkaan voitu ekstrapoloida, koska tarkastusotanta oli pitkälti riskiperustainen. Tämän vuoksi ongelmaa ei pidetty olennaisena. Pääosasto jatkoi myös toimia saadakseen tilinpitäjältä vahvistuksen paikalliseen kirjanpitojärjestelmäänsä. Komissio on pyytänyt koulutuksen ja kulttuurin pääosastoa varmistamaan valvontastrategian tehokkaan toteuttamisen ja ratkaisemaan jäljellä olevat ongelmat, jotka estävät vahvistuksen saamisen sen paikalliselle kirjanpitojärjestelmälle. Tilastot Eurostat poisti vuonna 2006 esittämänsä varauman, joka perustui puutteelliseen varmuuteen eräiden kansallisten tilastokeskusten suorittamien maksujen asianmukaisuudesta. Perusteena tähän ovat vuonna 2007 toteutetut oikaisutoimet, kuten tehostetut ennakkotarkastukset, joiden ansiosta pääjohtajalla oli riittävä varmuus kyseisenä vuonna suoritettujen maksujen asianmukaisuudesta. Yksiköt jatkavat kuitenkin aikaisempia vuosia koskevien kysymysten työstämistä Hallinto Asianmukaiset ja luotettavat tietotekniikkajärjestelmät ovat ratkaisevan tärkeitä lähes kaikessa komission toiminnassa. Vaikka uusia tietotekniikkakeskustiloja vuokrattiin, tietotekniikan pääosaston pääjohtaja piti kuitenkin välttämättömänä säilyttää tilojen FI 11 FI

13 epäasianmukaisuutta koskevan aikaisemman varauman. Osa Luxemburgissa sijaitsevista keskusten tiloista, joissa sekä pääpaikka että varmuuspaikka tällä hetkellä toimivat, ovat riittämättömiä. Vaikka rakennukseen tehtiinkin joitakin parannuksia vuonna 2007 ja vaikka tiloihin liittyvä riski hallittiin tehokkaasti vuonna 2007, komission mielestä on tarpeen pienentää edelleen toiminnan jatkuvuudelle ja tietoturvalle aiheutuvaa riskiä. Komissio jatkaa monivuotisen tietotekniikkastrategiansa soveltamista vuosina Pyrkimyksenä on varmistaa turvalliset ja toimivuudeltaan asianmukaiset tilat komission tieto- ja viestintäkeskuksille Päätelmät Komissio ohjeistaa yksiköitään toteuttamaan tiukkoja toimia vuoden 2007 toimintakertomuksissa esitettyjen varaumien syiden poistamiseksi. Se seuraa tiiviisti edistymistä ja keskittyy erityisesti toistuviin varaumiin. Komissaarien ja pääjohtajien säännöllinen vuoropuhelu hallintoasioista on tärkeä osa vastuuvelvollisuusketjua. Se on erityisen tärkeää tapauksissa, joissa varaumat toistuvat, ja osa-alueilla, joilla tilintarkastustuomioistuin on havainnut puutteita. Komissio ohjeistaa pääjohtajia tiedottamaan näissä tilanteissa komissaareilleen säännöllisesti viimeisimmistä tapahtumista tai saavutetusta edistyksestä. Helmikuussa 2008 esiteltiin toimintasuunnitelma, jolla pyritään vahvistamaan komission valvontaroolia yhteisesti hallinnoiduissa rakennetoimissa. Toimintasuunnitelman pikainen toteuttaminen on komission ensisijaisia tavoitteita. Komissio rohkaisee jäsenvaltioita esittämään vapaaehtoisesti vuotuiset kansalliset lausumat, jotka voivat tarjota lisätukea pääjohtajien lausumille. On olennaista puuttua virheiden syihin, ja komission yksiköt laativat ohjeistusta ja toteuttavat muita tarvittavia toimia virheriskin pienentämiseksi. Komissio panostaa myös kaikin tarvittavin keinoin valvontansa tehokkuuden osoittamiseen. Sen tilinpitojärjestelmää uudistetaan, jotta vuodesta 2008 mahdollistettaisiin komission täydellinen raportointi virheiden korjaamisesta (myös aikaisempien varainhoitovuosien maksuihin liittyvistä virheistä). Komissio jatkaa valvonnan kustannus-hyötysuhteen ja jäännösriskin tarkastelua. Aihetta käsittelevä tiedonanto on tarkoitus antaa syksyllä 2008, ja sen odotetaan tarjoavan vakaan perustan hyväksyttävän riskin käsitteen käytölle, kun arvioidaan, miten tehokkaasti riskiä hallitaan yhteisön ohjelmissa. 4. MUITA VUOTUISISSA TOIMINTAKERTOMUKSISSA KOROSTETTUJA AIHEITA 4.1. EU:n lainsäädännön soveltaminen Lait eivät täytä koko tehtäväänsä, ellei niitä sovelleta ja panna täytäntöön asianmukaisesti. Komissio esitti vuonna 2007 pitkälle tähtäävän tiedonannon, jonka FI 12 FI

14 tavoitteena oli näiden riskien minimointi, ja se sisälsi toimenpiteitä yhteisön lainsäädännön soveltamisen kehittämiseksi 6. Tämä edellyttää jäsenvaltioiden ja komission yhteistyön lisäämistä, jotta voidaan ehkäistä ongelmien syntymistä ja käsitellä tehokkaammin aiheutuneita ongelmia sekä ratkaista rikkomistapaukset nopeammin. Soveltamiseen ja täytäntöönpanoon liittyvät kysymykset on myös otettava paremmin huomioon niin lakien suunnittelussa kuin niiden hyväksymisprosessissa ja tulosten arvioinnissa. Täytäntöönpanon haasteet on välttämätöntä selvittää, jotta lainsäädäntöä voidaan parantaa ja paremman sääntelyn tavoitteet esimerkiksi yksinkertaistaminen ja hallintotaakan keventäminen saavuttaa kansalaisten ja yritysten eduksi Vesiluonnonvarojen säilyttäminen Tilintarkastustuomioistuin esitti erityiskertomuksessaan 7, että yhteisön vesiluonnonvarojen säilyttämissääntöjä koskevia valvonta-, tarkastus- ja seuraamusjärjestelmiä on tehostettava tuntuvasti, jotta tavoite vesiluonnonvarojen kestävästä käytöstä voidaan saavuttaa. Komissio on tilintarkastustuomioistuimen tavoin huolissaan asiasta. Se kannustaa jäsenvaltioita soveltamaan vapaaehtoisesti ehdotettuja välitoimenpiteitä. Komissio työstää samalla laaja-alaisia ehdotuksia, joilla pyritään uudistamaan eurooppalaista valvontapolitiikkaa. Kalakantojen nykytilan perusteella on keskeisen tärkeää, että valvonta-, tarkastus- ja seuraamusjärjestelmien vaikuttavuutta lisätään ja yhdenmukaistetaan. Komissio on sitoutunut varmistamaan vesiluonnonvarojen kestävyyden, joka on mahdollista turvata ainoastaan EU:n tasoisin toimin. Se aikoo antaa lokakuussa 2008 ehdotuksen neuvoston asetukseksi, jolla muotoillaan uudelleen ja nykyaikaistetaan yhteisen kalastuspolitiikan valvontajärjestelmää. Tämän tavoitteen saavuttaminen edellyttää jäsenvaltioiden vahvaa sitoutumista Turvallisuus EU:n lähetystöissä tehdyissä tarkastuksissa paljastui tietoturvaan ja tiedonsiirtojärjestelmiin sekä fyysiseen turvallisuuteen liittyviä puutteita. Toimintasuunnitelmien toteutuksessa edetään. Henkilöihin, rakennuksiin ja tietotekniikkaan pääasiallisilla toimipaikoilla keskittyvien rutiiniluonteisten turvallisuustoimenpiteiden lisäksi komissio aikoo kiinnittää enemmän huomiota lähetystöjensä turvallisuuteen. 5. LOPPUPÄÄTELMÄT Komissio katsoo, että käytössä olevat sisäiset valvontajärjestelmät vuotta 2007 koskevissa toimintakertomuksissa esitettyjä rajoituksia lukuun ottamatta antavat riittävän varmuuden siitä, että sen toimintaan osoitetut resurssit on käytetty 6 7 Komission tiedonanto Tulosten Eurooppa yhteisön lainsäädännön soveltaminen, KOM(2007) 502, Euroopan tilintarkastustuomioistuimen erityiskertomus nro 7/2007 yhteisön vesiluonnonvarojen säilyttämissääntöjä koskevista valvonta-, tarkastus- ja seuraamusjärjestelmistä (EUVL C 317, ). FI 13 FI

15 suunniteltuihin tarkoituksiin moitteettoman varainhoidon periaatteita noudattaen. Käyttöön otetut valvontamenettelyt tarjoavat riittävät takeet niiden toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta, joista komissiolla on EY:n perustamissopimuksen 274 artiklasta johtuva kokonaisvastuu. Komissio kuitenkin myöntää, että lisäpanostus on tarpeen mm. valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien varaumissa korostettujen puutteiden ja sellaisiin varainhoidon osa-alueisiin liittyvien puutteiden korjaamiseksi, joita tilintarkastustuomioistuin ei ole pitänyt tyydyttävinä. FI 14 FI

16 Liitteet: Liite 1: Human Resources management and other management issues Liite 2: Reservations Liite 3: Liite 4: Liite 5: 2007 Synthesis multi-annual objectives Executive and regulatory agencies Report on negotiated procedures Liite 6: Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2007 Liite 7: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits FI 15 FI

17 Annex 1: Human Resources Management and other management issues 1. HUMAN RESOURCES MANAGEMENT Ethics In a global context where ethical behaviour and ethics in general are becoming increasingly important, the need for a clearer and simpler framework of standards and guidelines arose. These issues have now been addressed in a communication on 'Enhancing the Environment for Professional Ethics in the Commission' dated 5 March The main goal of this initiative is to refresh awareness and provide better guidance on professional ethics in the Commission. Furthermore, as part of the European Transparency Initiative, a study on ethics for public office-holders 9 was commissioned to compare ethical rules for Commissioners and for leaders of other EU institutions and their counterparts in all the Member States, the USA and Canada. The results of this study show that the Commission standards compare favourably. The Commission is conscious that continued effort is nonetheless needed in the years to come to foster the ethics culture that it has developed and ensure that the rules are applied on the ground. In order to benefit from external views, the Commission intends to broaden the mandate of its ad hoc Ethical Committee and request it to give an opinion on the advisability of revising the Code of Conduct of Commissioners. Screening of Human Resources of April 2007 In April 2007, the Commission presented its "screening" of its human resources and committed itself to maintain stable staffing for the period (after all enlargement-related personnel are integrated) and to meet new staffing needs in key policy areas exclusively through redeployment. The report also contained an analysis of the Commission's overheads. It was welcomed by the Parliament, and an update was provided by end April The Commission's willingness to explore all rationalisation scenarios that could improve performance and trigger efficiency gains was expressed in the report, especially in the field of communication, crisis management and external relations. These areas have been subject to a more in-depth analysis. In the area of external relations, it has been decided to reallocate internally 100 posts of officials to the new priority countries and policy fields. As regards crisis management, the Commission presented at the beginning of 2008 a communication entitled "Reinforcing the Union's Disaster Response 8 9 COM(2008) FI 16 FI

18 Capacity" 10. It puts forward specific measures to be implemented by the end of 2008 to meet the growing challenges posed by natural and man-made disasters. In the area of communication, the Commission is considering freeing up a fraction of the posts currently devoted to communication activities and to redeploy them to the Representation Offices, to corporate communication activities and to the general Commission redeployment pool. To deliver on this objective, the Commission intends to take several measures which could be based on the following: link communication strategy more closely to political priorities; reduce the number of general communication priorities to make them more focused; develop partnerships with the Member States; organise secondment of staff to Representations; develop communication skills of staff and align human resources in communication activities to real needs. Integrated human resources strategy The Commission continued its efforts to put in place a strategically aligned human resource management aimed at a shift from focusing on rights, obligations, rules and compliance to a more strategic approach with a focus on results, added-value and benefits for the Commission. This will enable the human resources function to gradually become a key player in the Commission, actively contributing to formulating organisational strategy and ensuring its implementation. IT tools The administration has worked on the development of new integrated IT tools for more efficient management of human resources and of the related individual financial entitlements. Recruiting and retaining permanent staff The administration has instituted various measures to improve staff management and recruitment, in particular by devising a professionalisation programme and by increased cooperation with EPSO. Recruitment of citizens from enlargement countries Several services pointed to difficulties in recruiting certain EUR10 profiles as permanent staff, notably IT and financial staff and translators for certain languages. Certain competitions completed by EPSO in 2007 indeed failed to yield the expected number of successful candidates. Priority also had to be given to more generalist competitions, in order to achieve optimum use of EPSO recruitment capacity. Although the list of successful candidates covered 70 % of the Commission's recruitment needs, there were major variations between competitions, nationalities and profiles (ranging from 7 to 100%). As in 2006, the Commission attained the overall recruitment targets for nationals from EU-10 and EU-2 Member States in From 2004 to 2007 well above posts have been filled by nationals from the enlargement countries. The monitoring mechanism which the Commission had 10 COM(2008) 130. FI 17 FI

19 put in place during 2006 for EU-10 recruitment was maintained and improved in 2007 and contributed largely to this achievement. The Commission is on a very good path to meet the various recruitment targets set in the context of EU-10 and EU-2 enlargements. 2. OTHER MANAGEMENT ISSUES The internal control framework in the Commission An effective and efficient internal control system requires management to address the question of risk and to focus control resources on areas where risk is greatest, while ensuring adequate control of all activities. The Commission adopted in October 2007 a communication on the revision of the Internal Control Standards and Underlying Framework 11, which set out 16 revised internal control standards for effective management to replace the set of 24 standards put in place in The aim of the revised standards is to strengthen the basis of the annual declaration of assurance of the Directors-General by analysing how effective the control system is in practice. The Commission also reported on its Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework 12 and concluded that most of the "gaps" have been filled. Work will be completed in 2008 and the first impact report will be issued in early Financial management In 2007, DG Budget complemented and consolidated its accounting modernisation. The Accounting Officer s report on the verification of local systems at the end of 2007 noted improvements compared to 2006, mainly in the development of the knowledge of accrual accounting and ABAC systems. However, two services' systems were not validated, although the risk to the accuracy of the Commission's accounts as a whole is not considered material. The modernisation of the European Development Fund (EDF) accounts, which are separate from the accounts of the General Budget, aims to transfer the management functionality for EDF projects to DG AIDCO's local system while keeping the EDF accounts on an accrual basis in ABAC. While the developments of the central ABAC component were largely completed and tested according to plans in 2007 the project has experienced a succession of postponements, due in particular to the need for DG AIDCO to complete the developments necessary for CRIS to comply with the accrual accounting rules for the General Budget. The accounting officer validated the local system in early The implementation of the new system is now planned for January Although measurable improvements were made in 2007 as regards payments times, the overall situation remained unsatisfactory. In the light of the implementing rules (Article 106.5), by which creditors are automatically entitled to interest if payments are made late, services need to take action, and closely monitor payment time Communication to the Commission: Revision of the Internal Control Standards and the Underlying Framework: Strengthening Control Effectiveness - SEC(2007) COM(2008) 110. FI 18 FI

20 compliance in the future. Suspensions in the procedure (for example, because additional information is required from the beneficiary) must be recorded in ABAC so that payment times are calculated correctly. A new, dynamic approach to fraud proofing was introduced 13. Based on the lessons learned from OLAF s operational experience, the new arrangements are intended to allow services to react swiftly to new fraud patterns and to share information for prevention purposes. Internal audit The number of critical recommendations issued by the Internal Audit Service has decreased significantly (12 in 2006, 6 in 2007), and there has been a reduction in the number of audits generating adverse opinions. The acceptance rate of recommendations has increased from 89% for audits on Commission services finalised in 2006, to 99% for audits finalised in While the number of critical and very important recommendations overdue by more than six months at the end of 2007 remained almost the same as at the end of 2006 (7 critical and 37 very important recommendations), the total number of outstanding critical and very important recommendations grew from 78 to 175 due to the increased number of audit reports issued. Significant differences were noted between the Internal Auditor's view on the state of progress on recommendations and that of the auditee. The Commission needs the reasons for the increase in outstanding recommendations to be examined and addressed including the extent to which differences of view between the auditor and auditees have led to this situation. A number of developments were observed with regard to the internal audit architecture: Coordination between the Internal Audit Service and the Internal Audit Capabilities was deepened in 2007, leading to coordinated strategic and annual audit plans aimed at providing better audit coverage of the key risks. These efforts towards a greater consolidation of the audit universe are essential having regard to the objective of the IAS, supported by the Commission in last year's Synthesis report, of providing an annual overall opinion on internal controls in the Commission starting with 2009, the final year of the current audit planning. The Commission updated the mission charter of the Internal Audit Service 14 and introduced a model charter for the Internal Audit Capabilities of the Directorates- General, in order to reflect these evolutions and to make more efficient and effective use of the internal audit resources. Commission participation in the Audit Progress Committee was extended by the appointment in July 2007 of two additional Members among the Commissioners, so that it is now composed of seven Commissioners and two external members Communication on the prevention of fraud by building on operational results: a dynamic approach to fraud-proofing - COM(2007) 806, FI 19 FI