NURMEKSEN KAUPUNKI SOSIAALIPALVELUKESKUS HYVÄ HALLINTOTAPA JA SISÄINEN VALVONTA

Transkriptio

1 Liite nro 1 Sosiaalilautakunta / NURMEKSEN KAUPUNKI SOSIAALIPALVELUKESKUS HYVÄ HALLINTOTAPA JA SISÄINEN VALVONTA

2 Sosiaalijohtaja SISÄLLYSLUETTELO Sivu 1 Johdanto 1 2 Sisäinen valvonta Hyvä hallinto Sisäisen valvonnan määritelmä Sisäinen tarkkailu Seuranta Sisäinen tarkastus 4 3 Nurmeksen kaupungin ohjeistus sisäiseen valvontaan 4 4 Toimivalta ja vastuut Hallintosääntö ja muut ohjeet Toimivallan siirtäminen Otto-oikeus Tilivelvollisuus ja vastuu sisäisestä valvonnasta Sosiaalijohtajan valvontavastuu Esimiesten yleinen valvontavastuu 8 5 Päätöksenteko Päätöksen valmistelu ja päätöksenteko Päätöksessä olevan virheen korjaaminen Päätöksen täytäntöönpano ja sen valvonta Esteellisyys Asianhallinta ja asiakirjojen julkisuus 11 6 Talous- ja strategiaprosessi Talousarvion ja -suunnitelman valmistelu Käyttösuunnitelma Seuranta ja raportointi Talousarviomuutokset Sisäinen laskenta 13 7 Henkilöstöasiat Henkilöstön suunnittelu ja rekrytointi Johtaminen, työhyvinvointi ja henkilöstön kehittäminen Palkan määrittely ja maksatus 15 8 Kirjanpito ja maksuliikenne Alitilittäjäkassat Ostolaskujen käsittely Myyntilaskujen käsittely ja tulojen kanto Saatavien poistaminen Arvonlisävero 19 9 Omaisuuden hallinnointi Käyttöomaisuus Hankinnat Ulkopuoliset varat Tietoturva Avustukset Sopimukset ja niiden valvonta 23

3 13 Hanketoiminta Riskienhallinta Toiminta- ja työketjut Riskien suuruuden arviointi Sisäisen valvonnan suunnitelma Ohjeen voimaantulo ja ajan tasalla pitäminen 32

4 4 1 Johdanto Riittävä ja näkyvä valvonta on välttämätön edellytys julkiselle luotettavuudelle. Valvonnan avulla pyritään saamaan kohtuullinen varmuus siitä, että asiat sujuvat niin kuin on tarkoitettu. Valvonta luo puitteet sille, että organisaatio kykenee saavuttamaan päämääränsä. Valvonta jakaantuu ulkoiseen ja sisäiseen valvontaan. Ulkoinen valvonta jakaantuu kunnan järjestämään (tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja) ja muuhun valvontaan. Ulkoinen valvonta on riippumaton toimivasta johdosta ja muusta organisaatiosta ja sen tärkein osa on hallinnon ja talouden tarkastus eli tilintarkastus. Ulkoista valvontaa toteuttavat myös kunnan asukkaat (kunnallisvalitus, julkisuusperiaate) ja esimerkiksi valtion sektoriviranomaiset. Sisäinen valvonta on johtamisen apuväline, jolla pyritään toiminnan tuloksellisuuden ja jatkuvuuden varmistamiseen kirjanpidon ja informaatiojärjestelmien luotettavuuden varmistamiseen virheiden tunnistamiseen ja ennaltaehkäisyyn sekä riskien hallitsemiseen sekä huolelliseen taloudenhoitoon. Taloudellisen tilanteen ja toimintaympäristön muutokset edellyttävät kuntia arvioimaan toimintaansa jatkuvasti. Toiminnan on perustuttava tavoitteisiin ja palvelut on pyrittävä tuottamaan mahdollisimman tuloksekkaasti. Asiakas- ja palvelunäkökulman korostuminen ohjaa ottamaan huomioon entistä paremmin myös palvelun laadun. Johtamismenetelmien sekä palvelujen erilaisten tuottamis- ja järjestelytapojen muutokset ovat merkinneet myös tehtävien hajauttamista ja delegointia mikä puolestaan lisää sisäisen valvonnan tarvetta. Sisäinen valvonta perustuu lisäksi lakiin ja on näin ollen otettava huomioon taloushallinnossa. Asiakkaiden asianmukainen kohtelu edellyttää, että henkilökunta toimii hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti ja tuntee kuntalain ja hallintolain lisäksi riittävästi muuta lainsäädäntöä omalta vastuualueeltaan. Nurmeksen kaupungin sosiaalipalvelukeskuksen vision mukaan sosiaalipalvelukeskus on asukkaiden kumppani ja asiakkaiden tukija, joka osaavan henkilöstönsä avulla kehittää palvelujaan ja organisaatiotaan muiden hallintokuntien ja Pielisen Karjalan kuntien kanssa. Henkilöstö on osaavaa, kehittää ammattitaitoaan ja on sitoutunut palvelemaan asiakkaitaan luottamuksellisesti, joustavasti ja asiakkaiden itsemääräämisoikeutta kunnioittaen. Sosiaalipalvelukeskus on oman toimintansa kehittäjä, joka järjestää yhteistyöverkostojen ja kuntayhteistyön avulla palvelujaan ja organisaatiotaan muuttuvien olosuhteiden, asiakkaiden muuttuvien tarpeiden ja sille osoitettujen resurssien mukaan. Toiminnan ja organisaation kehittäminen pitää sisällään myös hyvän johtamis- ja hallintotavan jatkuvan kehittämisen ja ylläpidon. Hyvään hallintoon ja johtamistapaan kuuluu tärkeänä osana sisäinen valvonta ja sisäisen valvonnan suunnittelu. Nurmeksen kaupunginhallituksen antama ohjeistus sisäiseen valvontaan on riittävä tietyn tasoisen valvonnan suorittamiseen. Sosiaalipalvelukeskuksen on

5 5 2 Sisäinen valvonta 2.1 Hyvä hallinto kuitenkin katsottu tarvitsevan monipuolisemmat ja yksilöidymmät ohjeet sisäiseen valvontaan. Sosiaalipalvelukeskukselle laadittu ohje on tarkoitettu ensisijaisesti valvontavastuussa olevien esimiesten ja muun henkilöstön ja toissijaisesti tilivelvollisten luottamusmiesten käyttöön. Tavoitteena on auttaa esimiehiä ja luottamushenkilöitä ymmärtämään hyvää hallintotapaa ja sisäistä valvontaa sekä sitä, kuinka ne liittyvät heidän tehtäviinsä. Ohje on pyritty tekemään käytännön läheiseksi siten, että sitä noudattamalla ehkäistään esim. päätöksenteossa syntyviä virheitä ja minimoidaan riskien toteutumista. Ohje on siis pääasiassa sisäistä valvontaa ennalta ohjaavasta näkökulmasta. Ohjeessa olevan mallin avulla käydään jatkossa läpi sosiaalipalvelukeskuksen prosessit ja näin kartoitetaan niissä olevat mahdolliset riskit. Samalla myös tarkastellaan olisiko työ-/toimintoketjussa parantamisen mahdollisuuksia. Riskikartoituksen avulla laaditaan varsinainen sosiaalipalvelukeskuksen sisäisen valvonnan suunnitelma. Sisäinen valvonta on myös osa hyvää hallintoa. Sisäisen valvonnan avulla varmistetaan, että tavoitteet saavutetaan, toiminta on lakien, sääntöjen, ohjeiden ja päätösten mukaista, voimavarat ovat tuloksellisessa käytössä, omaisuus on turvattu sekä johdon saama informaatio on oikeaa, tarkoituksenmukaista ja oikea-aikaista. Perustuslain 21 sisältää perussäännökset yksilön oikeudesta hyvään hallintoon ja oikeudenmukaiseen oikeudenkäyntiin. Hallintolaki on hallinnon toimintaa sääntelevä yleislaki. Hallintolain tarkoituksena on toteuttaa ja edistää hyvää hallintoa sekä oikeusturvaa hallintoasioissa. Lain tarkoituksena on myös edistää hallinnon palvelujen laatua ja tuloksellisuutta. Viranomaisen on kohdeltava hallinnossa asioivia tasapuolisesti sekä käytettävä toimivaltaansa yksinomaan lain mukaan hyväksyttäviin tarkoituksiin. Viranomaisen toimien on oltava puolueettomia ja oikeassa suhteessa tavoiteltuun päämäärään nähden. Yksityisen tulee voida luottaa viranomaisen toiminnan oikeellisuuteen ja virheettömyyteen sekä viranomaisten tekemien hallintopäätösten pysyvyyteen (luottamuksensuojaperiaate). Asiointi ja asian käsittely viranomaisessa on pyrittävä järjestämään siten, että hallinnossa asioiva saa asianmukaisesti hallinnon palveluita ja viranomainen voi suorittaa tehtävänsä tuloksellisesti. Viranomaisen on toimivaltansa rajoissa annettava asiakkaalleen tarpeen mukaan hallintoasian hoitamiseen liittyvää neuvontaa sekä vastattava asiointia koskeviin kysymyksiin ja tiedusteluihin. Viranomaisen on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Asia on käsiteltävä ilman aiheetonta viivytystä. Viranomaisen on esitettävä asianosaiselle tämän pyynnöstä arvio päätöksen antamisajankohdasta sekä vastattava käsittelyn etenemistä koskeviin tiedusteluihin.

6 6 Euroopan komissio hyväksyi eurooppalaista hallintotapaa koskevan valkoisen kirjan. Siinä on mainittu viisi periaatetta, joiden kaikkien täytyy toimia samanaikaisesti: avoimuus, osallistuminen, vastuun selkeys, tehokkuus ja johdonmukaisuus. Ne koskevat kaikkia hallinnon tasoja, myös paikallishallintoa. 2.2 Sisäisen valvonnan määritelmä Sisäinen valvonta voi olla ennalta ohjaavaa, toimintarutiineihin sisältyvää jatkuvaa toimintojen ja varojen seurantaa tai jälkikäteen tapahtuvaa. Sen päämääränä on toiminnan tuloksellisuuden varmistaminen ja edistäminen, kirjanpidon ja muiden järjestelmien luotettavuuden valvonta, erehdysten, virheiden ja väärinkäytösten ehkäisy sekä varojen hyvän hoidon turvaaminen. Ylimpien tarkastusviranomaisten kansainvälinen järjestö INTOSAI (International Organization of Supreme Audit Institutions) on määritellyt julkishallinnon sisäisen valvonnan periaatteet. Järjestön määrittelemä sisäisen valvonnan käsite ei rajoitu vain perinteiseen rahatalouteen ja siihen liittyvään hallinnolliseen valvontaan vaan kattaa laajemmin myös johdon ja toiminnan valvonnan. Julkishallinnon sisäisen valvonnan periaatteet on määritelty seuraavasti: Sisäinen valvonta on johdon väline kohtuullisen varmuuden hankkimiseksi tavoitteiden saavuttamisesta. Johdolla on vastuu sisäisen valvonnan rakenteen asianmukaisuudesta ja tehokkuudesta. Jokaisen julkishallinnon organisaation päällikön (esimiehen) on varmistettava, että oikeanlainen sisäisen valvonnan rakenne luodaan ja että se pidetään tehokkaana tarkastamalla sitä ja pitämällä se ajan tasalla. Sisäisen valvonnan rakenne määritellään organisaation sisäiseksi suunnitelmaksi, joka sisältää johdon suhtautumistavan, menetelmät, menettelytavat ja muut toimenpiteet, jotka antavat kohtuullisen varmuuden siitä, että seuraavat yleiset tavoitteet saavutetaan: Tuloksellisuus: edistetään organisaation tehtävien mukaisesti toimintojen säännönmukaisuutta, taloudellisuutta, tuottavuutta ja vaikuttavuutta sekä tuotteiden ja palvelujen laatua, Resurssien turvaaminen ja hyödyntäminen: turvataan resurssit menetyksiltä, jotka aiheutuvat tuhlauksesta, väärinkäytöstä, huonosta hoidosta, virheistä ja petoksista sekä muista epäsäännönmukaisuuksista, Laillisuuden varmistaminen ja johdon ohjeiden noudattaminen: noudatetaan lakeja, säännöksiä ja johdon ohjeita sekä Oikeiden tietojen varmistaminen: kehitetään ja ylläpidetään luotettavia tietoja taloudesta ja hallinnosta ja esitetään ne rehellisesti määräaikaisissa raporteissa. Sisäinen valvonta jakaantuu sisäiseen tarkkailuun, luottamushenkilöiden suorittamaan seurantaan ja sisäiseen tarkastukseen. 2.3 Sisäinen tarkkailu

7 7 2.4 Seuranta 2.5 Sisäinen tarkastus Sisäinen tarkkailu on jatkuvaan toimintaan liittyvien työvaiheiden tai erillisten toimenpiteiden tai varojen käytön valvontaa, sitä eivät siis suorita mitkään valvontaelimet vaan vastuutyöntekijät omilta alueiltaan. Sisäisellä tarkkailulla pyritään varmistamaan, että tehtävät hoidetaan oikeaan aikaan sovitulla tavalla käytettävissä olevien resurssien puitteissa. Tarkkailu on osa jokapäiväistä toimintaa ja se kuuluu luonnollisena osana palvelujen järjestämiseen ja muuhun toimintaan. Se on yleistä toimintaa suunnittelun, päätöksenteon, toimeenpanon ja valvonnan muodostamassa toimintaketjussa. Sisäisen tarkkailun tulisi siis olla luonnollinen osa jokapäiväistä työtehtävien hoitoa. Sisäisen tarkkailun toimivuuden seuranta ja vastuu kuuluu johtovastuuseen. Sisäisen valvonnan toimimattomuus voi johtaa virheellisiin toimintoihin, vääriin raportteihin, resurssien hukkakäyttöön sekä väärinkäytöksiin. Sisäinen tarkkailu tulisi siis olla suunniteltua toimintaa eikä ns. epävirallista tarkkailua, edellä mainittu käytäntö johtaa helposti työilmapiirin huononemiseen ja sitä kautta se vaikuttaa myös toiminnan tehokkuuteen ja taloudellisuuteen. Seurantavastuu kuuluu sekä viranhaltijoille että luottamushenkilöille. Seurannan keskeisiä tehtäviä ovat raportointivelvoitteiden asettaminen ja tehtyjen päätösten ja raporteissa kuvattujen tulosten vertailu. Luottamushenkilöillä on mahdollisuus raportoinnin avulla valvoa, kuinka viranhaltijat hoitavat annettuja tehtäviä ja käyttävät delegoitua valtaa. Tuloksellinen seuranta edellyttää luonnollisesti raportoinnin informatiivisuutta ja luotettavuutta. Sisäinen tarkastus on sisäisen valvonnan näkyvä osa. Se on aktiivista, systemaattista ja julkista toimintaa. Tarkastuksen kohde tietää tuolloin suorituksensa ja toimintansa olevan tarkastuksen kohteena. Tarkastuksen kohteita tuolloin ovat voineet olla mm. rahavarat ja varastot. Uudemman käsityksen mukaan sisäisen tarkastuksen tehtävät ovat tänä päivänä enemmänkin strategioiden, toimintaperiaatteiden ja tavoitteiden toteutumisen sekä järjestelmien tarkastusta. Sisäisen tarkastuksen raportoinnin luonne on analysoiva ja toteava, mutta se ei tietenkään estä antamasta myös suosituksia toiminnan mahdollisten puutteiden ja heikkouksien korjaamiseksi. 3 Nurmeksen kaupungin ohjeistus sisäiseen valvontaan Nurmeksen kaupungin tarkastussäännön (kv ) mukaan kaupungin hallinnon ja talouden valvonta järjestetään niin, että ulkoinen ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Ulkoinen valvonta on järjestetty toimivasta johdosta riippumattomaksi. Ulkoisesta valvonnasta vastaavat tarkastuslautakunta ja tilintarkastajat kuntalain ja kyseessä olevan säännön mukaisesti. Sisäinen valvonta on johtamisen apuväline. Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa kaupunginhallitus. Nurmeksen kaupunginhallitus on päätöksellään antanut sisäisen valvonnan normin ja sisäisen valvonnan menettelyohjeen.

8 8 Sisäisen valvonnan normi: Sisäisen valvonnan tavoitteena on ehkäistä virheitä, vahinkoja ja väärinkäytöksiä. Sisäistä valvontaa toteutetaan kahdella eri tavalla: 1. Toiminnot järjestetään siten, että valtuudet ja vastuut on selkeästi määriteltyjä, työnjako asianmukainen ja käytössä on toimiva seurantajärjestelmä. 2. Kaikilla organisaation tasoilla suoritetaan aktiivista tarkastustoimintaa. Luottamushenkilöiden muodostamat toimielimet voivat valita keskuudestaan henkilöitä suorittamaan sisäistä tarkastusta. Mikäli tarkastuksissa ilmenee huomautettavaa, on tarkastuksesta tehtävä kirjallinen raportti, joka on käsiteltävä ao. toimielimessä. Sisäisen valvonnan menettelyohje Kaupunginjohtaja raportoi kolmannesvuosittain ja tarvittaessa useamminkin kaupunginhallitukselle toiminnan ja talouden kehityksestä asetettuihin tavoitteisiin nähden. Raportti on annettava edelliseltä kaudelta kesä, loka-, ja helmikuun toisessa hallituksessa. Kaupunginvaltuuston aseman vahvistamiseksi kunnalliskertomuksen (sis. tilinpäätöksen) yhteydessä esitetään arviointi strategisen suunnitelman toteutumisesta. Jotta kaupunginjohtaja voisi raportoida hallitukselle hallintokuntien päälliköiden ja kaupunginjohtajan erikseen määräämien tulisi raportoida kaupunginjohtajalle organisoituneessa muodossa johtoryhmässä kirjallisesti. Hallintokuntapäälliköiden tulee raportoida vähintään kolmannesvuosittain kirjallisesti johtoryhmässä kaupunginjohtajalle touko-, syys- ja tammikuun loppuun mennessä. Hallintokuntaraportti tulee toimittaa ao. lautakunnan tietoon ja käsittelyyn. Hallintokuntien sisällä tulee laatia tulosalueittainen raportointijärjestelmä. Raportointijärjestelmän toimivuutta on syytä arvioida hallintokuntaraportissa. Raportin sisällön tulee olla riittävän lyhyt (suositus 1-2 A4+jokunen liite), mutta sen tulee sisältää selkeä arvio tapahtuneesta tavoitteiden suhteen. Raportti voi sisältää raporttikohtaisia erityiskysymyksiä asetettujen vaatimusten mukaisesti. Kaupunginvaltuusto hyväksyessään talousarvion ja taloussuunnitelman vuosille päätti samalla, että kaupunginhallitus raportoi valtuustolle kolmesti vuodessa tavoitteiden toteutumisesta. Hallintokunnat raportoivat toukokuun ja syyskuun lopussa sekä tilinpäätöksessä kaupunginhallitukselle.

9 9 Kaupunginhallituksen ohjeen pääpaino on siis raportointijärjestelmässä. Ohje on riittävä tietyntasoiseen sisäiseen valvontaan. 4 Toimivalta ja vastuut Kuntalaisten asianmukainen kohtelu edellyttää, että sosiaalipalvelukeskuksen henkilöstö toimii hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti ja tuntee kuntalain, hallintolain ja julkisuuslain lisäksi riittävästi muuta lainsäädäntöä omalta vastuualueeltaan. 4.1 Hallintosääntö ja muut ohjeet Hallinnon järjestämiseksi on kaupunginvaltuusto hyväksynyt hallintosäännön, jossa määrätään kaupungin hallinto-organisaatiosta sekä päätöksenteko- ja kokousmenettelystä. Hallintosäännön ohella kaupungin toimintoja ohjataan seuraavilla johtosäännöillä, joihin nähden kaupungin hallintosääntöä sovelletaan toissijaisena: - kaupunginvaltuuston työjärjestys - tarkastussääntö - palkkio- ja matkustussääntö - rakennusjärjestys - Lieksan ja Nurmeksen kaupunkien teknisten toimien ja ruokapalvelun yhteistyösopimukset. 4.2 Toimivallan siirtäminen Kuntalain 14 :n mukaan valtuusto voi johtosäännössä siirtää (delegoida) toimivaltaansa kunnan muille toimielimille sekä luottamushenkilöille ja viranhaltijoille. Toimivaltaa ei kuitenkaan saa siirtää niissä asioissa, joista valtuuston on kuntalaissa tai muussa laissa olevan nimenomaisen säännöksen mukaan päätettävä. Nurmeksen kaupungin hallintosäännön 6 :n mukaan toimielimellä, luottamushenkilöllä ja viranhaltijalla on oikeus siirtää hallintosäännön mukaista toimivaltaansa edelleen alaiselleen viranomaiselle. Tällaisella delegoinnilla siirrettyä ratkaisuvaltaa ei saa siirtää edelleen. Toimivaltaa saa siirtää ainoastaan yhden kerran. Valvontavastuuta ei voi välttää vetoamalla siihen, että päätösvalta on siirretty. Esimies ei saa ottaa itselleen sellaista päätäntävaltaa, joka on hallintosäännöllä delegoitu alaiselle. Delegoinneista on tehtävä asianmukaiset päätökset ja ilmoitettava päätöksestä ylemmille toimielimille mahdollista otto-oikeuden käyttöä varten. Keskushallinto pitää näistä päätöksistä luetteloa. Toimivaltaa sellaisessa asiassa, joka sisältää hallinnollisen pakon käyttämistä, ei voida siirtää viranhaltijalle.

10 Otto-oikeus Kuntalain 51 :ssä ja hallintosäännössä säädetään asian ottamisesta ylemmän toimielimen käsittelyyn. Kaupunginhallitus, hallituksen puheenjohtaja ja kaupunginjohtaja voivat ottaa hallituksen käsiteltäväksi asian, joka on kuntalain nojalla siirretty hallituksen alaisen viranomaisen tai kaupunginhallituksen jaoston toimivaltaan ja jossa asianomainen viranomainen on tehnyt päätöksen. Erityislainsäädännössä on määritelty viranomaistehtäviä, joihin ei ole mahdollista käyttää otto-oikeutta. Tällaisia tehtäviä ovat mm. sosiaalipalvelukeskuksessa tehtävät yksilöä koskevat päätökset. Nurmeksen kaupungin hallintosäännön 34 :n mukaan asian ottamisesta sosiaalilautakunnan käsiteltäväksi voi päättää lautakunnan ja sen puheenjohtajan lisäksi lautakunnan esittelijä (sosiaalijohtaja), mikäli kaupunginhallitus, hallituksen puheenjohtaja tai kaupunginjohtaja ei ole ilmoittanut asian ottamisesta kaupunginhallituksen käsiteltäväksi. Kaupunginhallitus on päätöksellään päättänyt, ettei se vaalikaudella käytä otto-oikeuttaan seuraaviin lautakuntien ja kaupunginhallituksen alaisten viranomaisten tekemiin päätöksiin: virkamatkat/koulutuspäätökset virkavapaus/työlomapäätökset sijaisuuspäätökset työsopimukset. Sosiaalilautakunta on päätöksellään päättänyt, ettei se vaalikaudella käytä otto-oikeuttaan seuraaviin lautakunnan alaisten viranomaisten tekemiin päätöksiin: virkamatkat/koulutuspäätökset virkavapaus/työlomapäätökset sijaisuuspäätökset ja työsopimukset. Päätösten voimassaoloaikana ei siis tarvitse em. viranhaltijapäätöksiä ilmoittaa kaupunginhallitukselle eikä sosiaalilautakunnalle. Ilmoitusvelvollisuuden poistaminen ei kuitenkaan poista lautakunnan valvontavastuuta eikä estä lautakuntaa ottamasta yksittäistä päätöstä käsiteltäväkseen. Asia on otettava ylemmän toimielimen käsiteltäväksi viimeistään sen ajan kuluessa, jossa oikaisuvaatimus päätöksestä on tehtävä. 4.4 Tilivelvollisuus ja vastuu sisäisestä valvonnasta Tilivelvollisella on erityinen vastuu sisäisen valvonnan luomisesta ja valvonnan jatkuvasta ylläpidosta johtamansa toiminnan osalta. Kuntalain 75 :n mukaan tilintarkastuskertomukseen on sisällytettävä lausunto sisäisestä valvonnasta sekä esitys vastuuvapauden myöntämisestä ja mahdollisesta muistutuksesta, joka voidaan kohdistaa vain tilivelvolliseen. Muistutuksen edellytyksenä on, että

11 11 tilivelvollinen on toiminut vastoin lakia tai valtuuston päätöksiä eikä virhe tai aiheutunut vahinko ole vähäinen. Nurmeksen kaupunginvaltuuston päätöksen mukaan tilivelvollisia viranhaltijoita ovat: Kaupunginjohtaja Kaupunginsihteeri Kaupunginkamreeri Hallintokuntien päälliköt: Kaupunginsihteeri Sosiaalijohtaja Sivistysjohtaja Kaupungingeodeetti Tulosaluepäälliköt (lueteltuina ne, jotka eivät ole myös hallintokunnan päälliköitä): kaupunginkamreeri maaseutusihteeri aluejohtaja (päivähoito) vanhustyön johtaja tekninen johtaja kadunrakennuspäällikkö huoltopalvelupäällikkö Toimielinten esittelijät (lueteltuina ne, jotka eivät ole hallintokunnan päälliköitä eivätkä tulosalueen päälliköitä): kaavoituspäällikkö (kaavoitusjaosto) lukion rehtori (lukion johtokunta) rakennustarkastaja (lupajaosto) ympäristönsuojelusihteeri (lupajaosto) tiemestari (maaseutulautakunnan jaosto) Tilivelvolliseen voidaan kohdistaa muistutus ja häneltä voidaan evätä vastuuvapaus, ei pelkästään hänen itsensä, vaan myös hänen alaisensa tekemisestä tai tekemättä jättämisestä johtuen. Tällöin tilivelvollinen on laiminlyönyt alaisensa toiminnan valvontavelvollisuuden. Mahdolliset virkarikossyytteet ja korvausvaatimukset käsitellään ensi asteessa käräjäoikeudessa. Korvausvelvollisuus ratkaistaan vahingonkorvauslain mukaisesti. Jos tilivelvolliselle on myönnetty vastuuvapaus, ei häntä kohtaan enää voida esittää siviilioikeudellisia vahingonkorvausvaatimuksia. Rikosoikeudellinen vastuu kuitenkin säilyy yleensä myös sen jälkeen. 4.5 Sosiaalijohtajan valvontavastuu Sosiaalijohtajan, sosiaalipalvelukeskuksen johtajana, tehtävänä on vastata siitä, että toimialan sisäinen valvonta on järjestetty asianmukaisella tavalla. Toimialan johtajalla on tämän tehtävän toteuttamisessa erityinen vastuu tilivelvollisena ja esimiehenä. 4.6 Esimiesten yleinen valvontavastuu

12 12 5 Päätöksenteko Jokaisen yksikön esimiehen tulee vastata siitä, että yksikön henkilöstön toimivalta ja vastuu on asianmukaisesti määritelty. Esimiehen on varmistuttava siitä, että alaiset ovat tietoisia omista tehtävistään ja tulostavoitteistaan. Esimiehen on luotava edellytykset tehtävistä suoriutumiseen ja tulostavoitteisiin pääsemiseen. Esimiehen tulee varmistua siitä, että alaiset hallitsevat tehtävänsä edellyttämät osa-alueet lainsäädännöstä, hallintosäännöstä ja toimintaohjeista sekä osaavat käyttää asianmukaisesti tehtäviinsä liittyviä tietoteknisiä apuvälineitä ja atk-ohjelmia. Tarvittaessa alaisille on järjestettävä työtehtävien edellyttämää koulutusta. Esimiesten on jatkuvasti seurattava vastuullaan olevia toimintoja ja ryhdyttävä viivyttelemättä tarpeellisiin toimenpiteisiin välittömästi, kun lainsäädännön, hallintosäännön, toimintaohjeiden tai toimielinten päätösten vastaista taikka muutoin tehotonta, epätaloudellista tai vaikutuksetonta toimintaa havaitaan. Sosiaalipalvelukeskuksen päätöksenteko perustuu hallinnollisten päätösten osalta hyvän hallintotavan mukaisesti julkisuusperiaatteeseen ja avoimuuteen. Sosiaalipalvelukeskuksen toimialalla valtaosan tehtävistä päätöksistä muodostavat kuitenkin yksilöön kohdistuvat asiat. Näiden päätösten osalta kiinnitetään puolestaan erityistä huomiota salassapitosäädöksiin. Päätöksentekoa ohjaavat lainsäädäntö ja kaupungin hallintosääntö. Päätöksentekoprosessin muodostavat asian vireille tulo, päätöksen valmistelu, päätöksenteko, toimeenpano ja toimeenpanon valvonta. 5.1 Päätöksen valmistelu ja päätöksenteko Päätöksen valmistelussa on kiinnitettävä huomiota siihen, että esityksestä käy ilmi päätöksenteon perusteena olevat tosiseikat, päätöksentekoa ohjaavat lait ja ohjeet, mihin päättäjän ratkaisuvalta perustuu, sekä mahdollisten eri päätösvaihtoehtojen analysoinnit sisältäen esimerkiksi taloudelliset ja henkilöstövaikutukset. Päätöspöytäkirjassa tulee erotella selkeästi esittelyosa ja päätösosa. Päätöstekstin tulee olla mahdollisimman yksiselitteinen ja täsmällinen ja siitä tai päätösehdotuksesta on käytävä ilmi päätöksen perustelut. Päätöksen valmistelussa on erityinen huomio kiinnitettävä lainsäädännön mahdollisesti vaatimiin asianosaisten kuulemisiin. Esimerkiksi lastensuojelulain 42 :n mukaan Ennen päätöstä lapsen huostaanotosta, sijaishuollosta ja huostassapidon lakkaamisesta on selvitettävä lapsen oma mielipide ja varattava hänelle mahdollisuus tulla kuulluksi 20 :n mukaisesti. Lapsen vanhemmalle, huoltajalle ja henkilölle, jonka hoidossa ja kasvatuksessa lapsi on tai on välittömästi ennen asian valmistelua ollut, on varattava tilaisuus tulla kuulluksi 1 momentissa mainituissa asioissa siten kuin hallintolain 34 :ssä säädetään. Jotta viranhaltijapäätös on otto-oikeus- ja oikaisuvaatimuskelpoinen ja jotta se voi tulla lainvoimaiseksi, tulee se tehdä päätöspöytäkirjan muodossa. Päätöksen

13 13 tekijän tulee olla viranhaltija, ei työsopimussuhteinen. Viranhaltijalla tulee myös olla hänelle delegoitu toimivalta tehdä päätös. 5.2 Päätöksessä olevan virheen korjaaminen Päätöksessä olevan virheen korjaamisesta säädetään hallintolain 8. luvussa. Asiavirheen korjaaminen Hallintolain 50 :n mukaan, jos päätös perustuu selvästi virheelliseen tai puutteelliseen selvitykseen taikka ilmeisen väärään lain soveltamiseen taikka päätöstä tehtäessä on tapahtunut menettelyvirhe, viranomainen voi poistaa virheellisen päätöksen ja ratkaista asian uudelleen. Päätös voidaan korjata asianosaisen eduksi tai vahingoksi. Päätöksen korjaaminen asianosaisen vahingoksi edellyttää, että asianosainen suostuu päätöksen korjaamiseen. Asianosaisen suostumusta ei kuitenkaan tarvita, jos virhe on ilmeinen ja se on aiheutunut asianosaisen omasta menettelystä. Kirjoitusvirheen korjaaminen Hallintolain 51 :n mukaan viranomaisen on korjattava päätöksessään oleva ilmeinen kirjoitus- tai laskuvirhe taikka muu niihin verrattava selvä virhe. Virhettä ei saa kuitenkaan korjata, jos korjaaminen johtaa asianosaiselle kohtuuttomaan tulokseen eikä virhe ole aiheutunut asianosaisen omasta menettelystä. 5.3 Päätöksen täytäntöönpano ja sen valvonta 5.4 Esteellisyys Päätökset tulee asettaa asianmukaisesti nähtäville, antaa mahdollisimman nopeasti tiedoksi asianosaisille ja ilmoittaa neljän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta ylemmälle toimielimelle mahdollisen otto-oikeuden käyttämistä varten. Jos pöytäkirjaa ei tarkasteta, määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta. Tarkastaminen ja allekirjoittaminen ovat päivättävä. Päätös ei saa lainvoimaa ennen kuin se on annettu asianosaisille tiedoksi. Päätöksessä olevan tiedon on säilyttävä muuttumattomana asian eri käsittelyvaiheissa. Alkuperäisen päätösasiakirjan, asianhallintajärjestelmässä ja sähköisessä muodossa olevan version sekä päätöksestä annettavien otteiden ja jäljennösten on oltava yhtäpitäviä ja samansisältöisiä. Kuntalain 98 :n mukaan päätös voidaan panna täytäntöön ennen kuin se on saanut lainvoiman. Täytäntöönpanoon ei kuitenkaan saa ryhtyä, jos oikaisuvaatimus tai valitus käy täytäntöönpanon johdosta hyödyttömäksi taikka jos oikaisuvaatimuksen käsittelevä toimielin tai valitusviranomainen kieltää täytäntöönpanon.

14 14 Esteellinen virkamies ei saa ottaa osaa mihinkään asian käsittelyvaiheeseen eli asian vireillepanoon, valmisteluun, päätöksentekoon tai täytäntöönpanoon (käsittelykielto). Esteellinen virkamies ei myöskään saa olla läsnä asiaa käsiteltäessä (läsnäolokielto). Sosiaalilautakunnan alaisten viranhaltijoiden, työsopimussuhteisten ja luottamushenkilöiden esteellisyydestä noudatetaan hallintolain :ien säännöksiä. Hallintolain 28 :n mukaan virkamies on esteellinen: 1. jos hän tai hänen läheisensä on asianosainen; 2. jos hän tai hänen läheisensä avustaa taikka edustaa asianosaista tai sitä, jolle asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa; 3. jos asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa hänelle tai hänen 2 momentin 1 kohdassa tarkoitetulle läheiselleen; 4. jos hän on palvelussuhteessa tai käsiteltävään asiaan liittyvässä toimeksiantosuhteessa asianosaiseen tai siihen, jolle asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa; 5. jos hän tai hänen 2 momentin 1 kohdassa tarkoitettu läheisensä on hallituksen, hallintoneuvoston tai niihin rinnastettavan toimielimen jäsenenä taikka toimitusjohtajana tai sitä vastaavassa asemassa sellaisessa yhteisössä, säätiössä, valtion liikelaitoksessa tai laitoksessa, joka on asianosainen tai jolle asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa; 6. jos hän tai hänen 2 momentin 1 kohdassa tarkoitettu läheisensä kuuluu viraston tai laitoksen johtokuntaan tai siihen rinnastettavaan toimielimeen ja kysymys on asiasta, joka liittyy tämän viraston tai laitoksen ohjaukseen tai valvontaan; tai 7. jos luottamus hänen puolueettomuuteensa muusta erityisestä syystä vaarantuu. Läheisellä tarkoitetaan em. lainkohdan 1. momentissa: 1. virkamiehen puolisoa ja virkamiehen lasta, lapsenlasta, sisarusta, vanhempaa, isovanhempaa tai virkamiehelle muuten erityisen läheistä henkilöä samoin kuin tällaisen henkilön puolisoa; 2. virkamiehen vanhempien sisarusta sekä hänen puolisoaan, virkamiehen sisarusten lapsia ja virkamiehen entistä puolisoa; sekä 3. virkamiehen puolison lasta, lapsenlasta, sisarusta, vanhempaa ja isovanhempaa samoin kuin tällaisen henkilön puolisoa sekä virkamiehen puolison sisarusten lapsia. Läheisenä pidetään myös vastaavaa puolisukulaista. Puolisoilla tarkoitetaan aviopuolisoita sekä avioliitonomaisissa olosuhteissa ja rekisteröidyssä parisuhteessa eläviä henkilöitä. Kuntalain 52 :n 3 momentin mukaan em. hallintolain 28 :n 1 momentin 4 kohdassa tarkoitettu palvelussuhde kuntaan ei kuitenkaan tee luottamushenkilöä taikka viranhaltijaa tai työntekijää esteelliseksi asiassa, jossa kunta on asianosainen. Jos luottamushenkilö on palvelussuhteensa perusteella esitellyt tai muuten vastaavalla tavalla käsitellyt asiaa, hän on kuitenkin esteellinen.

15 15 Asianomainen viranhaltija, työsopimussuhteinen tai luottamushenkilö on itse päävastuussa esteellisyyden arvioimisesta ja ratkaisemisesta. Tästä huolimatta myös esimiesten ja sosiaalilautakunnan esittelijän tulee valvoa, etteivät esteelliset osallistu päätöksentekoon. Toimielimen jäsenen ja esittelijän esteellisyyden ratkaisee toimielin itse. Kokouksesta tehtävään pöytäkirjaan on syytä merkitä henkilön poistuminen esteellisenä ja esteellisyyden syy. 5.5 Asianhallinta ja asiakirjojen julkisuus Hyvän tiedonhallintatavan luominen edellyttää organisaation asiakirjahallinnon ja arkis totoimen hallintaa siten, että lainsäädännön vaatimukset (erityisesti julkisuuslainsäädäntö, laki sähköisestä asioinnista hallinnossa, henkilötietolaki, hallintolaki sekä kielilaki) on otettu huomioon. Tietojärjestelmän ja sii hen sisältyvien tietojen ja asiakirjojen koko elinkaaren mittainen alkuperäisyys, eheys ja muu laatu samoin kuin niiden saatavuus ja käytettävyys on turvattava. Viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat pääsääntöisesti julkisia. Jokaisella on oikeus saada tietoja viranomaisen julkisesta asiakirjasta sekä salassa pidettävän asiakirjan julkisesta osasta. Asianosaisella on oikeus saada tietoja muustakin kuin julkisesta asiakirjasta, jos asiakirja voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Julkisuuslaissa määritellään ne ajankohdat, jolloin viranomaisen asiakirja tulee julkiseksi salassa pidettäviä tietoja lukuun ottamatta. Ennen kuin asia tulee julkiseksi, tiedon antaminen asiakirjasta on viranomaisen harkinnassa. Tiedon asiakirjan sisällöstä antaa se viranomaisen henkilöstöön kuuluva, jolle viranomainen on tämän tehtävän määrännyt tai jolle se hänen asemansa ja tehtäviensä vuoksi muuten kuuluu. Toimivan asianhallinnan perus edellytyksenä on, että kaikki järjestelmän piiriin kuuluvat asiat ja asiakirjat luodaan ja talletetaan ao. järjestelmään. Mikäli järjestelmän käyttö on puutteellista, siihen tallennetun tiedon kattavuuteen ei voida luottaa. Asiaa valmisteltaessa valmistelijan on erikseen huolehdittava, että järjestelmästä ei voi lukea salassa pidettäviä tai ei vielä julkisia tietoja muu kuin siihen oikeutettu henkilö. Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 14 :n mukaan sosiaalihuollon asiakirjat, jotka sisältävät tietoja sosiaalihuollon asiakkaasta tai muusta yksityisestä henkilöstöstä, ovat salassa pidettäviä. Salassa pidettävää asiakirjaa tai sen kopiota tai tulostetta siitä ei saa näyttää eikä luovuttaa sivulliselle eikä antaa sitä teknisen käyttöyhteyden avulla tai muulla tavalla sivullisen nähtäväksi tai käytettäväksi. 6 Talous- ja strategiaprosessi Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt kaupungin strategian ( 4U-NURMES) vuosille Sosiaalipalvelukeskuksella on valtuuston hyväksymä tasapainoisen onnistumisen strategia. Sosiaalipalvelukeskuksessa huolehditaan siitä, että strategia viedään myös alemmalle tasolle tulosalueille ja tiimeihin. Näin strategian toimeenpano etenee varsinaisen palvelutuotannon tekijöille.

16 16 Suunnittelu- ja seurantajärjestelmien perustana on valtuuston vuosittain hyväksymä talousarvio ja -suunnitelma. Talousarvioon kirjatun strategian sekä siitä johdettujen toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden määrittelyprosessi on avainasemassa luotaessa perustaa seurantaan liittyvälle sisäiselle valvonnalle. Tavoitteiden toteutumisen seuranta edellyttää riittävän usein tapahtuvaa, oikeassa muodossa ja oikealle kohteelle toteutettua raportointia. Raporttien analysointi ja nopea reagointi poikkeamiin on osa toimivaa valvontaa. Tavoitteiden ja talousarvion toteutumisesta raportoidaan kaupungin normaalin raportointijärjestelmän mukaisesti. 6.1 Talousarvion ja -suunnitelman valmistelu Kuntalain 65 :n mukaan valtuuston on vuoden loppuun mennessä hyväksyttävä kaupun gille talousarvio seuraavaksi kalenterivuodeksi ja taloussuunnitelma kolmeksi tai useammaksi vuodeksi. Talousarvion ja -suunnitelman valmistelussa noudatetaan rahatoimiston antamia talousarvion ja -suunnitelman laadintaohjeita. Ohjeet valmistuvat alkukesästä. Ohjeissa annettuja määräaikoja on ehdottomasti noudatettava. Talousarvion valmistelun on edettävä yhteisesti sovittujen menettelytapojen mukaisesti siten, että valtuusto voi viimeistään marraskuussa hyväksyä kaupunginhallituksen talousarvioehdotuksen. 6.2 Käyttösuunnitelma Sosiaalipalvelukeskuksen on valmisteltava kaupunginvaltuuston talousarviokokouksen jälkeen käyttösuunnitelma siten, että se on hyväksyttävissä joulukuun sosiaalilautakunnan kokouksessa. Suunniteltu toiminta ja siihen varatut määrärahat eivät saa olla ristiriidassa keskenään. 6.3 Seuranta ja raportointi Sosiaalilautakunta raportoi kaupunginhallitukselle ja hallitus edelleen valtuustolle Nurmeksen kaupungin raportointijärjestelmän mukaisesti. Raportointijakso määritellään kaupungin talousarvion perusteluissa. Mikäli on ilmeistä, ettei talousarviossa asetettua toiminnallista tai taloudellista tavoitetta saavuteta, on seurannan yhteydessä esitettävä poikkeaman syy ja annettava selvitys, mihin toimenpiteisiin on ryhdytty tai ryhdytään tavoitteen saavuttamiseksi. Sosiaalilautakunnan talousarvion sitovuustasona kaupunginvaltuustoon nähden on tällä hetkellä tulosaluetaso. Taloudellisiin tavoitteisiin sisältyy myös se, ettei sitovaa määrärahaa ylitetä tai sitovaa tuloarviota aliteta. Sosiaalilautakunnan talousarvion toteutumista seurataan jatkuvana prosessina. Raportoinnista vastaa sosiaalijohtaja siten, että esimiesten on toimitettava hänelle annettujen määräaikojen puitteissa omat raporttinsa. 6.4 Talousarviomuutokset

17 Sisäinen laskenta Mikäli sosiaalilautakunta toteaa jatkuvan seurannan yhteydessä, että jokin määräraha on ylittynyt tai tuloarvio alittunut tai jotain talousarvion toiminnallisista tai taloudellisista tavoitteista korjaavista toimenpiteistä huolimatta ei saavuteta, on sosiaalilautakunnan tehtävä kaupunginhallitukselle ja sen edelleen valtuustolle esitys talousarvion muuttamisesta. Talousarviomuutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana. Talousarviovuoden jälkeen talousarvion muutoksia voidaan käsitellä vain poikkeustapauksissa. Tällöin niistä on annettava asianmukaiset perustelut ja selvitykset tilintarkastusta, tarkastuslautakunnan arviointityötä ja valtuuston tilinpäätöskäsittelyä varten. Sisäinen laskenta on väline mm. vaihtoehtojen vertailuun, toimintoprosessien ohjaamiseen ja kehittämiseen, palvelujen ja tavaroiden hinnoitteluun sekä tehokkuuden, taloudellisuuden ja vaikuttavuuden selvittämiseen ja seurantaan. Myös muutoksiin nopeasti reagoiva johtaminen edellyttää tehokasta ja ajantasaista si säistä laskentaa. Sosiaalijohtajan ja vanhustyön johtajan velvollisuus on huolehtia siitä, että sisäistä laskentaa suoritetaan toiminnan edellyttämässä laajuudessa. 7 Henkilöstöasiat Kaupunginvaltuuston hyväksymä henkilöstöstrategia luo perustan henkilöstöasioille. Strategian toteutumista seurataan ja arvioidaan henkilöstöjaostossa, yhteistyötoimikunnassa ja työilmapiirikartoitusten avulla. Henkilöstön oikeudenmukainen kohtelu edellyttää voimassa olevien lakien ja asetusten, virka- ja työehtosopimusten sekä muiden henkilöstöasioita koskevien määräysten, päätösten ja ohjeiden noudattamista. 7.1 Henkilöstön suunnittelu ja rekrytointi Henkilöstöstrategian mukaan palvelujen tuotantotapa ohjaa henkilöstön määrää ja rakennetta koskevaa päätöksentekoa. Henkilöstömitoituksen ja rakenteen tulee olla tasapainossa palvelurakenteen ja kaupungin taloudellisten resurssien kanssa. Väestökehitys, väestörakenteen muutos ja palvelujen rakenteen muutos edellyttävät mahdollisuutta henkilöstön joustavaan siirtymiseen työtehtävästä toiseen. Pysyvät palvelussuhteet ovat merkittävä henkilöstön saatavuuteen ja sitouttamiseen vaikuttava tekijä. Sopeutuminen palveluiden tuotannossa tapahtuviin muutoksiin pyritään saamaan aikaan ilman irtisanomisia. Palvelukseen ottamisen (vakinainen henkilöstö ja yli kuusi kuukautta kestävät sijaisuudet) edellytyksenä on täyttölupa. Kaupungin hallintosäännön mukaan kaupunginjohtaja päättää täyttöluvista tai asian viemisestä kaupunginhallituksen henkilöstöjaoston käsiteltäväksi johtoryhmän lausunnon perusteella.

18 18 Sosiaalipalvelukeskuksen vakinaisen henkilöstön ottaa hallintokunnan päällikkö eli sosiaalijohtaja. Tulosaluepäälliköillä (sosiaalijohtaja ja vanhustyön johtaja) on hallintosäännön mukaan oikeus ottaa, ellei toisin ole määrätty, enintään vuoden ajaksi tulosalueen väliaikaiset ja tilapäiset viranhaltijat ja työsopimussuhteisen henkilöstön niin, että määrättävä peruspalkka ei saa ilman kaupunginhallituksen henkilöstöjaoston päätöstä ylittää vakinaiselle viranhaltijalle tai työntekijälle ko. tehtävästä määrättyä peruspalkkaa. Jos päätös tehdään vuotta pitemmäksi ajaksi, sen tekee hallintokunnan päällikkö. Huomattava on, että tulosaluepäälliköt ovat voineet delegoida henkilöstön ottamisvaltaansa alaisilleen viranhaltijoille. Pysyviin tehtäviin palkataan henkilöstö toistaiseksi voimassaolevaan palvelussuhteeseen. Määräaikaisen palvelussuhteen perusteena pitää olla lainsäädännön mukainen perusteltu syy (esim. sijaisuus). Määräaikaisuuden syy on aina mainittava työsopimuksessa tai viran hoitamista koskevassa päätöksessä. Koeaikaa on syytä käyttää aina uusia henkilöitä rekrytoitaessa. Koeajan pituus voi olla enintään 4 kuukautta työsopimuksessa ja 6 kuukautta virkaa täytettäessä. Henkilön käyttäessä julkista valtaa, hänet tulee palkata virkasuhteeseen. Yli vuoden mittaisissa palvelussuhteissa käytetään pääsääntöisesti hakumenettelyä silloinkin, kun laki ei siihen velvoita. 7.2 Johtaminen, työhyvinvointi ja henkilöstön kehittäminen Henkilöstöjohtamisen kivijalka on toimintamalli, jossa työtä arvioidaan, suunnitellaan, toteutetaan ja kehitetään sekä seurataan onnistumista. Tämä tapahtuu yhteistoiminnassa henkilöstön kanssa avointa tiedonvälitystä noudattaen. Vaikka toimitaan tiimiorganisaatiossa, suorituksen johtaminen on henkilöstöjohtamisen tärkein prosessi. Toiminnan tarkoitus, avaintehtävät, palautejärjestelmät ja osaamistarpeet tulee olla yksilöiden, tiimien ja koko organisaation tiedossa. Suorituksen johtamiseen kuuluu säännöllinen seuranta, tuki, palaute ja kehittäminen. Henkilöstön kanssa käydään kehityskeskustelut vähintään kerran vuodessa. Vastuu työhyvinvoinnin edistämisestä on yhteinen. Työnantajan tehtävänä on huolehtia hyvästä johtamisesta, henkilöstöjohtamisesta, perehdyttämisestä sekä muista työn tekemisen edellytyksistä siten, että työntekijällä on mahdollisuus onnistua työssään. Jokaisella työntekijällä on myös oma vastuu työyhteisön hyvinvoinnin edistämisessä. Vastuu oman kunnon ylläpidosta on ensisijaisesti jokaisella työntekijällä itsellään. Sosiaalipalvelukeskuksen työyksiköissä laaditaan työsuojelun toimintasuunnitelmat. Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto on hyväksynyt Nurmeksen kaupungin aktiivisen tuen toimintamallin. Tämä toimintamalli ja suunniteltu toimintatapa mahdollistavat työkyvyn tukemisen oikea-aikaisesti ja oikeanlaisilla toimenpiteillä. Samalla taataan henkilöstön yhdenmukainen kohtelu. Malli antaa myös esimiehille yhteisesti hyväksytyn ja valmistellun toimintamallin ja työn tueksi valmiin lomakkeiston.

19 19 Esimies voi määrätä työntekijän osallistumaan koulutukseen virkamatkana tai vaihtoehtoisesti oikeuttaa hänet osallistumaan koulutukseen ja ottaa osaa harkintansa mukaan palkan ja matkakustannusten korvauksiin sekä muihin koulutuskustannuksiin. Pääsääntönä jatkokoulutuksen osalta on, että se tapahtuu palkattoman virkavapaan tai työloman aikana eikä työnantaja osallistu muihinkaan koulutuskustannuksiin. Koulutustilaisuuden lukemisessa työajaksi noudatetaan virka- ja työehtosopimuksen määräyksiä. 7.3 Palkan määrittely ja maksatus Palkanmaksun periaatteet määräytyvät virka- ja työehtosopimusten, kaupungin hallintosäännön, paikallisten sopimusten ja palkkausta koskevan ohjeistuksen perusteella. Palkkaus perustuu tehtävien vaativuuteen, työntekijän henkilökohtaiseen osaamiseen ja työtuloksiin sekä mahdollisesti työyksikön tuloksellisuuteen. Tarvittaessa käytetään virka- ja työehtosopimuksen mahdollistamia kannustavia palkkausmuotoja. Henkilöstön tehtäväkohtaiset palkat perustuvat vuonna 2013 tehtyyn työn vaativuuden arviointiin. Viranhaltijan/työntekijän työtehtävien muuttuessa on syytä käydä läpi em. arviointityön yhteydessä laadittu tehtävänkuvaus ja tarvittaessa tehdä esitys henkilöstöjaoston asettamalle arviointiryhmälle tehtäväkohtaisen palkan tarkistamiseksi. Esimiesten on valvottava alaistensa palkkojen oikeellisuutta käyttäen hyväksi henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä Populuksesta saatavia raportteja. 8 Kirjanpito ja maksuliikenne Kirjanpidossa ja tilinpäätöksen laadinnassa on noudatettava kuntalakia, kirjanpitolakia, hyvää kirjanpitotapaa ja kirjanpitolautakunnan kuntajaoston antamia yleisohjeita sekä mm. arvonlisäverolakia ja soveltuvin osin Kuntaliiton suosituksia. Tilinpäätöksen tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot (oikea ja riittävä kuva) tilikauden toiminnasta, taloudesta, taloudellisesta kehityksestä ja taloudellisista vastuista. Tämä edellyttää oikein tehtyjä kirjauksia sekä toimintakertomuksessa, tuloslaskelmassa, taseessa ja liitetiedoissa oikeita ja riittäviä tilinpäätöstietoja. 8.1 Alitilittäjäkassat Sosiaalipalvelukeskuksessa on alitilittäjäkassana Kyrölän palvelukeskuksen kanttiinin kassa. Alitilittäjäkassan tarkastuksesta ja valvonnasta vastaa koti- ja laitoshoidon tulosaluepäällikkönä vanhustyön johtaja. 8.2 Ostolaskujen käsittely

20 20 Menoon on sitouduttu jo tilausvaiheessa, jolloin on varmistettava, että menon suorittamiseen on määräraha. Palvelujen tai tavaroiden tilaajan tulee pyytää laskut ensisijaisesti e-laskuna: Nimi: Nurmeksen kaupunki Verkkolaskuosoite: Välittäjä: Enfo Oyj Välittäjän tunnus: Toissijaisesti, jos sähköiseen laskutukseen ei ole valmiutta, laskutusosoitteeksi on annettava: Nurmeksen kaupunki PL Kuopio Laskun viitetietoihin on pyydettävä lisättäväksi tilaajan nimi ja yksikkö. Ennen laskun tai maksun hyväksymistä ja maksamista se on tarkastettava. Laskun oikeellisuudesta vastaa sen hyväksyjä. Kaupungissa on käytössä sähköinen ostolaskujen käsittely. Laskun tarkastuksessa on varmistuttava, että 1) lasku täyttää laskulle asetetut EU:n hyväksymät laskun sisältövaatimukset: - laskun antamispäivä, - laskun juokseva tunniste, jolla lasku voidaan yksilöidä, - myyjän y-tunnus - ostajan y-tunnus, jos on ostosta verovelvollinen, - myyjän kaupparekisterissä oleva nimi ja osoitetiedot - ostajan nimi ja osoitetiedot - myytyjen tavaroiden tai palvelun määrä ja luonne sekä palvelujen laajuus ja luonne, - tavaran tai palvelun toimituspäivä - veron peruste kunkin verokannan tai verottomuuden osalta, yksikköhinta ilman veroa, - esim. sosiaalipalveluiden ollessa kyseessä, verottoman AVL 130 a mukainen myynti, - verokanta ja suoritettavan veron määrä, yhteissumma riittää. Alle 1000,00 euron laskuissa, kun kyseessä on vähittäiskauppa tai muu lähes yksinomaan yksityishenkilöille suuntautuva myyntitoiminta, tarjoilupalvelut ja henkilökuljetukset ja pysäköintimittareiden ja vastaavien laitteiden tulostama tosite, voidaan käyttää kevennettyjä laskuvaatimuksia. Laskussa oltava laskun antopäivä, myyjän nimi ja y-tunnus, myytyjen tavaroiden määrä ja luonne tai palvelun luonne sekä suoritettavan veron määrä tai veron peruste verokannoittain. 2) lasku on yhdenmukainen tilauksen, sopimuksen tai päätöksen kanssa sekä 3) yksityiseltä ammatinharjoittajalta, toiminimenhaltijoilta (henkilöyritys) tai yksittäiseltä henkilöltä hankitun työsuorituksen laskussa tulee olla merkintä YEL-vakuutus voimassa. Laskuja käsiteltäessä on erityisesti oltava huolellinen siinä, että lasku suoritetaan oikealta menokohdalta ja arvonlisäverotunnus merkitään oikein.