Pikaopas edustajistotoimintaan

Transkriptio

1 1(5) Pikaopas edustajistotoimintaan Edustajisto AYY:n 45- henkinen edustajisto käyttää ylioppilaskunnassa ylintä päätösvaltaa. Erotuksena hallituksesta edustajistolla ei kuitenkaan ole toimeenpanovaltaa, eli sen päätökset panee toimeen hallitus sekä ylioppilaskunnan työntekijät. Kokoukset Edustajisto kokoontuu 8-10 kertaa kalenterivuoden aikana puheenjohtajan kutsusta. Kutsu kokoukseen toimitetaan sähköpostilistalle sekä ilmoitustaululle viikkoa ennen kokousta. Kutsun mukana toimitetaan myös esityslista, mikä sisältää kaikki kokouksessa päätösasioiksi tulevat asiat. Esityslistalle asian voi saada hallituksen lisäksi myös jokainen äänivaltaa käyttävä edustajiston jäsen. Iltakoulut Kutakin kokousta ennen järjestetään iltakoulu, jossa keskustellaan 2-3 esityslistalla olevasta eniten keskustelua herättävästä aiheesta. Iltakouluun lähetetään oma kutsunsa sähköpostilistalle. Iltakouluihin osallistuminen on erittäin suositeltavaa, sillä niissä on mahdollista kuulla paljon laajemmat taustaselvitykset asioista kuin itse kokousaikataulun puitteissa, keskustella vapaamuotoisemmin sekä vielä vaikuttaa hallituksen pohjaesitykseen. Mistä tietoa? Edustajiston tärkein tietopankki on edustajistowiki osoitteessa Wikiin on koottu kaikki hyväksytyt säännöt sekä toimintaa ohjaavat dokumentit, pidettyjen kokousten esityslistat ja pöytäkirjat sekä tulevan kokouksen esityslista. Erityisesti kaikki tulevan kokouksen esitysmateriaalit löytää parhaiten wikistä kyseisen kokouksen esityslistan yhteydestä. Wikistä löydät myös kokousten ja iltakoulujen ajankohdat ja paikat. Päätöksenteko Edustajiston päätökset tehdään pääasiassa joko yksimielisesti tai yksinkertaisella enemmistöllä. Tästä on muutamia poikkeuksia, esimerkiksi sääntöjen muuttaminen, joissa päätökseen vaaditaan 2/3 enemmistö. Päätösten pohjana toimii yleensä hallituksen pohjaesitys taikka asian esityslistalle tuoneen edustajiston jäsenen esitys. Mikäli päätökseen ei päädytä yksimielisinä, ts. kokouksessa on esitetty vähintään yksi muutosesitys tai päätös on esitetty hylättäväksi, valmisteluun palautettavaksi tai pöydälle pantavaksi, on päätöksestä äänestettävä. Asiakysymyksissä äänestys toteutetaan nostamalla sininen/punainen/valkoinen äänestyslippu puheenjohtajan ohjeistuksen mukaan. Henkilövaalissa äänestetään suljetuilla lipuilla. Mikäli

2 2(5) vähintään 2 edustajiston jäsentä sitä vaatii, myös asiakysymyksestä äänestetään suljetuin lipuin. Asiakysymyksissä järjestetään yleensä koeäänestys lippujennostolla ja mikäli tulos on selkeästi esityksen puolesta/vastaan, voi puheenjohtaja tulkita tuloksen ja tarkkoja äänimääriä ei lasketa. Jokaisella edustajiston jäsenellä on kuitenkin oikeus kyseenalaistaa puheenjohtajan tekemä tulkinta ja vaatia ääniä laskettavaksi. Äänestysjärjestyksen määrittää puheenjohtaja, kuitenkin aina siten, että hallituksen tai taloustoimikunnan pohjaesitys on vaihtoehtona viimeisessä äänestyksessä. Näin ollen pyritään aina ensin äänestämään pohjaesityksestä kauimpana olevia muutosesityksiä vastakkain, kunnes jäljellä on vain yksi muutosesitys ja pohjaesitys. Asian pöydälle panemiseen riittää ensimmäisellä kerralla 5 edustajiston jäsenen ääni. Toisella kerralla pöytäämiseen vaaditaan jo enemmistö annetuista äänistä. Kokoustekniikka Jokaisella edustajiston jäsenellä on oikeus vaikuttaa edustajiston kokouksessa käsiteltävään asiaan käyttämällä asiassa puheenvuoroja, tekemällä muutosesityksiä sekä äänestämällä. Puheenvuorot kokouksissa jakaa puheenjohtaja siinä järjestyksessä, missä niitä häneltä on viittaamalla pyydetty. Poikkeuksena tähän ovat nopeat repliikkipuheenvuorot, joilla voi kommentoida edellisen puhujan esittämää väitettä, mikäli sen esimerkiksi kokee vääräksi. Puheenvuorojen pituutta ei ole yleensä tarpeen rajoittaa, mutta puheenjohtaja voi käyttää tätä oikeutta, mikäli keskustelu uhkaa venyä ja uusia näkökulmia ei näytetä esitettävän. Puheenvuorot kannattaa miettiä etukäteen huolella ja keskittää oleellinen viesti heti puheenvuoron alkuun. Tällöin oleellisin ei jää sanomatta taikka huomiotta. Mitä tiiviimpi ja hyvillä argumenteilla varustettu puheenvuoro on, sen suurempi sen vaikuttavuus yleensä on. Muutosesityksen asiakysymyksessä voi tehdä, mikäli päätösesitys ei sisällöltään/muodoltaan miellytä. Muutosesitys on tehtävä selkeästi, eli määriteltävä, koskeeko se koko päätöstekstiä, jotain tiettyä riviä/lausetta siinä taikka vain yksittäistä sanaa. Muutosesitykset tehdään joko kokouksessa saatavilla olevalle paperilomakkeelle tai sähköisellä lomakkeella ( jolloin muutosesitykset saadaan kirjattua ja esitettyä oikein koko muulle. Muutosesityksen tekee yksi edustajiston jäsen ja sitä on kannatettava toisen jäsenen, jotta se otetaan mukaan äänestykseen. Muutosesitys on mahdollista tehdä joko ennen kokousta tai sen aikana. Mitä aiemmin muutosesityksen tekee ja esimerkiksi keskustelee siitä edustajiston kanssa

3 3(5) etukäteen, sitä perinpohjaisemmin se tulee valmisteltua. Muutosesityksen tekeminen kokouksessa vaatii nopeaa reagointia ja kykyä muotoilla asiansa pilkuntarkasti juuri siihen muotoon, jossa sen haluaa päätökseksi tulevan. Tämä ei ole kaikille helppoa, ja yhtäkkiä tulevien muutosesitysten perustelu voi olla haastavampaa kuin sellaisten, joista on jo etukäteen keskusteltu. Pöytäkirjan tarkastajat ja ääntenlaskijat Kokouksen alussa puheenjohtaja pyytää esityksiä/vapaaehtoisia pöytäkirjan tarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi. Pöytäkirjan tarkastajien tehtävä on tarkastaa kokouksen sihteerin kirjoittama pöytäkirja, jotta se varmasti vastaa kokouksen kulkua ja siellä tehtyjä päätöksiä. Pöytäkirjan tarkastajien on oltava läsnä koko kokouksen ajan ja seurattava kokousta niin hyvin, että nämä kykenevät myöhemmin todentamaan pöytäkirjan paikkansapitävyyden. Pöytäkirjan tarkastajaksi ei kannata siis lähteä, jos tietää joutuvansa poistumaan kesken kokouksen. Myöskään ei kannata suostua tehtävään, mikäli tietää jo etukäteen olevansa jäävi käsittelemään yhtä tai useampaa esityslistalla olevaa asiaa. Ääntenlaskijoiden tehtävä on laskea aina suljetuin lipuin käytyjen äänestysten tulos sekä tarvittaessa avoimen äänestyksen tulos, mikäli koeäänestyksen tulos on epäselvä tai kyseenalaistettu. Ensimmäistä kertaa kokoukseen? Toimi näin. Olet äänivaltainen edustajiston jäsen. Käytä rohkeasti valtaasi. Älä pelkää osallistua keskusteluun, sillä olet esimerkiksi kokouksissa täysin samassa asemassa kuin muutkin edaattorit. Sano mielipiteesi, perustele se hyvin ja käy aktiivista keskustelua muiden edaattoreiden kanssa. Muista, että vain sinä olet vastuussa sen (huomattavan) vallan käytöstä, jonka jäsenistö on sinulle vaalilla antanut. Jos jokin on epäselvää, kysy. Puheenjohtajiston tehtävänä on auttaa edaattoreita tehtävässään. Älä epäröi olla heihin yhteydessä, sillä he auttavat mielellään. Jos jokin asia esimerkiksi kokouksen esityslistalla ihmetyttää, kysy asian valmistelijalta (esim. hallituksen jäsen) asiasta. Tule iltakouluun. Iltakoulu pidetään aina 10 päivää ennen varsinaista kokousta, ja siellä käydään vapaamuotoista keskustelua sekä muotoillaan yhteisiä näkemyksiä jo ennen kokousta. Usein täältä tulee hyviä eväitä ymmärtää keskustelua itse kokouksessa. Lue iltakoulu- ja kokousmateriaalit edariwikistä ( Muodosta ennen kokousta selkeä käsitys siitä, millaisiin asioihin haluat selvennystä tai muutosta. Ymmärrä lähetekeskustelun ja päätösasian ero. Lähetekeskusteluun tulee yleensä alustavia esityksiä, joiden ei ole tarkoituskaan olla lopullista vastaavassa muodossa, mutta joiden sisältö kuvaa kuitenkin sisältöä niin hyvin, että asiasta on mahdollista

4 4(5) käydä periaatteellisen tason keskustelua. Lähetekeskustelun tarkoituksena on ohjeistaa vaikkapa hallitusta siitä, mitä asioita edustajisto pitää käsiteltävän asian kannalta oleellisina ja millaisia suuntaviivoja lopulliseen esitykseen tulee sisällyttää. Lähetekeskustelun päätteeksi ei tehdä päätöksiä, vaan keskustelu merkitään ainoastaan tiedoksi. Päätöstä tehdessä on pohjaesityksenä jo huomattavan paljon valmiimpi versio, kuten esimerkiksi hallituksen esitys valmiiksi linjapaperiksi. Tässä vaiheessa hallitusta ei kannata enää ohjeistaa yleisluontoisista asioista, koska se on tehty jo lähetekeskustelun aikana. Jos esitykseen haluaa tässä vaiheessa muutoksia, ne tulee tehdä muutosesityksen kautta. Kannattaa siis olla mukana vaikuttamassa asioihin jo lähetekeskustelun aikana, sillä päätöstä tehtäessä on huomattavasti vaikeampaa vaikuttaa suuriin linjoihin kuin valmisteluvaiheessa. Keskustele asioista etukäteen edarin sähköpostilistalla tai Facebook- ryhmässä ( Itse kokouksessa kokoustekniikka sekä aika rajoittavat mahdollisuuksiasi. Selvitä kokousaika ja paikka. Kokoukset alkavat aina klo 17.15, ja kokouskutsu tulee edustajiston sähköpostilistalle sekä AYY:n viralliselle ilmoitustaululle viimeistään 7 vuorokautta ennen kokousta. Mistä asiat tulevat edariin? Hallituksella, taloustoimikunnalla ja edustajiston jäsenellä on oikeus tuoda asioita kokouksen esityslistalle. Monesti asiat tulevat kokouksiin hallitukselta, mutta näin ei suinkaan tarvitse olla. Mikäli sinusta tuntuu, että haluat tuoda jonkin aiheen edustajiston päätettäväksi, lähetä valmiiksi muotoiltu kokouskohta päätösesityksineen edustajiston puheenjohtajalle ja pääsihteerille viimeistään yhdeksän (9) päivää ennen kokousta. Asiasi muotoiluun saat tarvittaessa apua puheenjohtajistolta. Jos et halua tuoda asiaa esityslistalle, mutta haluat kuitenkin vaikkapa velvoittaa hallituksen selvittämään jotain tiettyä asiaa ja toimittamaan tämän selvityksen tulokset, voit tehdä ponnen kokouksen kohdassa Muut esille tulevat asiat. Esityslistalle tulevat asiat valmistellaan tietyn viitteellisen aikataulun mukaan, joka on kuvattu seuraavalla sivulla. Huomaathan, että muut päivämäärät elävät aina kokouksen viikonpäivän mukaan.

5 5(5) Viikko 1 Maanantai Tiistai Keskiviikko Torstai Perjantai Muistutus iltakoulusta edustajisto- listalle Hallituksen DL iltakouluaiheille, iltakoulukutsu Viikko 2 Maanantai Tiistai Keskiviikko Torstai Perjantai Iltakoulu ja ryhmäpuheen- johtajien tapaaminen Kokouskutsu lähetetään käännettäväksi, hallituksen DL esitettäville asioille. Kokouskutsun lähettäminen kolmena kieliversiona. Viikko 3 Maanantai Tiistai Keskiviikko Torstai Perjantai DL: hallitusinfot kirjattuna edustajisto- wikiin Kokouksen esitysmateriaalit Edustajiston kokous Lisätietoja Antti Karkola Piia Näränen edustajiston puheenjohtaja edustajiston 1. varapuheenjohtaja antti.karkola@ayy.fi piia.naranen@ayy.fi Martin Aalto edustajiston 2. varapuheenjohtaja martin.aalto@ayy.fi Teemu Halme pääsihteeri teemu.halme@ayy.fi