Metropolin Nuorkauppakamarin toimintaohjeet

Transkriptio

1 Metropolin Nuorkauppakamarin toimintaohjeet A mind without instruction can no more bear fruit than can a field, however fertile, without cultivation Marcus Cicero

2 Esipuhe Nämä toimintaohjeet on laadittu kamarin alkutaipaleella yhteistyössä kamarin hallituksen, Alue A:n tukiyhdistyksen ja Suomen Nuorkauppakamareiden kanssa. Toimintaohjeiden tarkoituksena on antaa selkeyttä ja ohjeet tilanteisiin, joita säännöt eivät välttämättä kata. Monesti vaikeissa tilanteissa on helpottavaa huomata aiemmin olleiden pohtineen samoja asioita. Myös hyviin päiviin tarvitaan ohjeistus, jotta myötätuuli jaksaa kantaa pidemmälle. Toivomme että Sinulle on näistä ohjeista hyötyä sekä hyvissä että hankalissa hetkissäsi. Olemme pyrkineet laatimaan mahdollisimman kattavat ohjeet noudattaen kamarin sääntöjä, käyttäen ohjenuorana oikeudenmukaisuutta ja nuorkauppakamarijärjestön periaatteita, Creediä. Kun toiminnassa tulee vastaan tilanteita, joihin säännöt, lait taikka nämä toimintaohjeet eivät anna vastausta, toivomme Sinunkin soveltavan näitä periaatteita Kamarin hallituksen puolesta laatinut Aapo Koivuniemi, IPP, Metropolin Nuorkauppakamari ry Susanna Issakainen, VP, Metropolin Nuorkauppakamari ry lisäksi työssä auttoivat Sami Nummela, IPP, Riihimäen-Hyvinkään seudun nuorkauppakamari ry Terhi Metsola, JCI Mariehamn / RC, Alue A:n tukiyhdistys Ry Sarianne Mäkelä, Aurajoen Nuorkauppakamari Ry / GLC, Suomen Nuorkauppakamarit Ry Suurimmat kiitokset kaikille mukana olleille työpanoksenne ohjeiden valmistumiselle on ollut korvaamatonta. 2

3 SISÄLLYSLUETTELO Esipuhe... 2 SISÄLLYSLUETTELO Yleiset ohjeet... 5 Yleistä... 5 Kamarin toiminta Jäsenpolitiikkaa koskevat ohjeet... 6 Jäsenpolitiikan yleiset periaatteet... 6 Jäsenhankinta... 6 Siirtojäsenmenettely... 6 Koejäsenmenettely... 6 Kunniajäsenmenettely... 7 Senaattorimenettely... 7 Kannatusjäsenet... 7 Jäsenryhmien oikeudet ja velvollisuudet Hallitusta koskevat ohjeet... 9 Hallituksen jäsenten valinta... 9 DP-Käytäntö... 9 Kokouskäytäntö... 9 Teknisten apuvälineiden käyttö Vuosikalenteri Virkailijoiden, projektipäälliköiden ja muiden valinta Hallituksen tehtävät Hallituksen työnjako PRES (President, hallituksen puheenjohtaja) IPP (Immediate past president, edellisen vuoden puheenjohtaja) DP (Deputy president, valmistautuva puheenjohtaja) COM (Community, yhteiskunta-vastuualue) LOM (Local organization member, yhdistystoiminta-vastuualue) IND (Individual, yksilötoiminta-vastuualue) INT (International, kansainvälisyys-vastuualue) BUS (Business, liikesuhteet-vastuualue) TREAS (Treasurer, rahastonhoitaja) SECY (Secretary, sihteeri) LIO (Local information officer, tiedottaja) IT (Information technology, tietohallinto)

4 Hallituksesta eroaminen ja erottaminen Tiedottamista koskevat ohjeet Uutiskirje Ulkoinen viestintä Sosiaalinen media Kriisiviestintä Taloudenhoitoa ja sijoitustoimintaa koskevat ohjeet Taloudenhoidon yleiset ohjeet Sijoitustoiminnan yleiset ohjeet Kirjanpitoa ja tilinpäätöstä koskevat ohjeet Käyttö- ja muu irtain omaisuus Laskujen tarkastus ja hyväksyminen Varainhoito Projektitoimintaa koskevat ohjeet Projektien yleiset ohjeet Projektien taloudenhoito Erilliskirjanpitoa koskevat säännökset Matkustus- ja kulukorvausohjeet Matkustamisen yleiset ohjeet Kilometrikorvaus Majoittuminen Päivärahat ja matkaennakot Muut kustannukset Kulukorvaukset Matkalaskujen ja kulukorvausten hyväksyntä Tietohallintoa koskevat ohjeet Muut ohjeet Toimintaohjeen päivittäminen Palkitseminen Kamarin lopettaminen Liitteet

5 1 Yleiset ohjeet Yleistä Tämä toimintaohje on laadittu täydentämään ja tulkitsemaan yhdistyksen sääntöjä. Mikäli toimintaohje tai sen liitteet ovat ristiriidassa yhdistyksen sääntöjen tai Suomen lainsäädännön kanssa, noudatetaan hierarkiassa ylempiä määräyksiä. Yhdistyksen sääntöjen 1 mukaisesti yhdistyksen virallinen nimi on suomenkielinen Metropolin Nuorkauppakamari ry (jäljempänä Kamari). Tarvittaessa voidaan käyttää englanninkielistä nimeä JCI Metropol. Kamari on Suomen Nuorkauppakamarit ry:n (jäljempänä Keskusliitto) jäsenyhdistys ja toimii osana maailmanlaajuista Junior Chamber International Inc (tunnetaan myös nimillä Junior Chamber International tai JCI) järjestöä. Lisäksi Kamari on Alue A:n Tukiyhdistys Ry:n jäsenyhdistys. Kamarin tarkoituksen (säännöt 2 ) täyttämiseksi Kamari harjoittaa toimintaa (säännöt 3 ), jonka toteuttamiseksi Kamarin hallitus voi ottaa päätettäväkseen minkä tahansa Kamaria koskevan asian, jota ei säännöissä tai näissä toimintaohjeissa ole määrätty yhdistyksen kokouksen päätettäväksi. Yleisperiaate on, ettei Kamarin hallituksen jäsenille, toiminnantarkastajille, virkailijoille, projektipäälliköille tai muille toimihenkilöille makseta palkkioita eikä korvausta menetetystä työajasta pois lukien Kamarin tehtävien hoitamiseen liittyvä matkustaminen, josta on annettu ohjeet tämän toimintaohjeen kappaleessa 7 (Matkustusohje). Kaikessa Kamarin toiminnassa noudatetaan Suomen lakia, pois lukien ulkomaan toiminta, jossa noudatetaan kyseeseen tulevan maan lakia. Kamarin toiminta Kamarin toiminta koostuu sen oman toiminnan lisäksi Suomen Nuorkauppakamarit Ry:n ja Alue A:n tukiyhdistys Ry:n järjestämistä tapahtumista, koulutuksista, kuukausitapahtumista, verkostoitumistapahtumista, kilpailuista ja muista vastaavista. Kaikkien tapahtumien tarkoituksena on toteuttaa Kamarin tarkoitusta tai rahoittaa Kamarin tarkoitusta tukevaa toimintaa. Kamarin historiassa olennaisia, Kamarin vuosittain järjestämiä tapahtumia ovat olleet mm. Kynttiläpäivän illallinen Helmikuussa järjestetty laskiaistapahtuma ja illallinen Nurmikauden avajaiset Toukokuun aikana järjestetty tiimipäivä tai kevätlounas Elopurjehdus Elokuussa järjestetyt Kamarin syksynavajaiset Rapujuhlat Suomenlinnassa syyskuussa järjestetyt laajat rapujuhlat Metropolin iltapäivä Joulukuussa järjestettävä pitkä lounas -tyyppinen tapahtuma, jossa juhlistetaan vuoden päättymistä ja sen tekijöitä laulaen. Tässä tapahtumassa jaetaan palkinnot, vaihdetaan puheenjohtajan käädyt ja toivotetaan onnea Kamarista valmistuville 40 vuotta täyttäneille jäsenille. 5

6 2 Jäsenpolitiikkaa koskevat ohjeet Jäsenpolitiikan yleiset periaatteet Jäsenyyden yleiset vaatimukset esitetään säännöissä 4. Ennen Kamarin varsinaiseksi jäseneksi valitsemistaan jäsenen on toimittava Kamarin koejäsenenä ja osoitettava aktiivisuutta ja kiinnostusta toimintaa kohtaan sekä halua kehittää itseään. Kuitenkin Keskusliiton toisen jäsenyhdistyksen jäsen voidaan valita suoraan siirtojäsenenä varsinaiseksi jäseneksi ilman koejäsenaikaa. Varsinaiseksi jäseneksi valitaan vain Kamarin hallituksen esityksestä, yhdistyksen kokouksen päätöksellä koejäsen, jonka valintaa jäseneksi vähintään 2/3 läsnä olevista äänivaltaisista jäsenistä kannattaa. Samalla tavoin Kamari voi kutsua kunniajäsenen sääntöjen 4 mainitusta ikärajoituksesta poiketen. Sekä hyväksytyksi että hylätyksi tulleelle koejäsenehdokkaalle tai siirtojäsenelle ilmoitetaan asiasta henkilökohtaisella kirjeellä tai sähköpostilla viiveettä päätöksenteon jälkeen. Jäsenhankinta Jäsenhankinnan tulee tukea Kamarin strategisia tavoitteita. Hallituksen päätöksen mukaisesti vuotuista jäsenhankintaa voidaan toteuttaa projektiluonteisesti tai jatkuvana läpi toimintavuoden. Jäsenhankinnassa on suositeltavaa huomioida jäsenprofiilin tasapainon säilyminen siten, että ikä- ja sukupuolijakauma sekä luonnollinen jäsenpoistuma huomioidaan. Ammattijakauma on suositeltavaa pyrkiä pitämään mahdollisimman monipuolisena. Siirtojäsenmenettely Siirtojäsenen hyväksymistä esittää Kamarin hallitus, ja hyväksymisestä päättää yhdistyksen kokous. Hyväksymisen edellytyksenä on, että jäsenen edellisellä kamarilla ei ole jäsenmaksuista huomautettavaa, ja että siirtojäsen on toimittanut kantakorttinsa Kamarin hallitukselle. Siirtojäsenen ei tarvitse maksaa liittymismaksua. Koejäsenmenettely Koejäsenyys voidaan anomuksesta myöntää luonnolliselle henkilölle. Koejäsenten valinnasta päättää Kamarin hallitus. Koejäsenen on täytettävä jäsenelle asetetut vaatimukset (säännöt 4 ) ja ilman erityistä syytä koejäseneksi ei voida valita alle 25-vuotiasta henkilöä. Erityisenä syynä voidaan pitää aikaisempaa kokemusta yhdistystoiminnasta, riittävää työkokemusta tai muita sopivaksi katsottavia näyttöjä. Koejäsenelle tulee valita mentori. Mentorin nimittämisestä päättää ja mentoritoimintaa koordinoi Kamarin hallitus. Koejäsenen tehtävä on aktiivisesti tutustua Kamariin ja kamaritoimintaan. Hänellä on tässä apuna mentorin lisäksi koejäsenkortti, jossa esitellään jäseneksi valitsemisen vaatimukset. Koejäsenkortin täyttäminen tai täyttämättä jättäminen ei sinällään takaa jäseneksi valitsemista tai valitsematta jättämistä, mutta hallituksen tulee ottaa tämä seikka huomioon koejäsenen jäsenyyttä harkitessa. Koejäsenyys voi kestää enintään yhden vuoden ja mikäli koejäsentä ei valita tässä ajassa Kamarin varsinaiseksi jäseneksi, päättyy koejäsenyys. Halutessaan henkilö voi anoa koejäsenyyttä uudelleen tai erityisestä syystä jatkoaikaa koejäsenyydelle. 6

7 Kunniajäsenmenettely Kunniajäseneksi kutsumisen edellytyksenä on ansiokas toiminta Kamarissa tai Kamarin hyväksi. Kunniajäseneksi kutsutaan vain Kamarin hallituksen esityksestä, yhdistyksen kokouksen päätöksellä henkilö, jota vähintään 2/3 läsnä olevista äänivaltaisista jäsenistä kannattaa. Jäsenyyttä koskevat ikärajoitukset eivät päde kunniajäseniin. Senaattorimenettely Senaattoriarvon hakemisesta päättää Kamarin hallitus. Hakemuksen puoltamisesta päättää aluejohtaja sekä Kansallinen puheenjohtaja. Senaattoriarvon myöntämisestä päättää JCI. Suositus on, että senaattorihakemuksen tekemistä puoltaisi vähintään ¾ hallituksen jäsenistä. Senaattoriksi hakemisen edellytyksenä on jäsenen erittäin ansiokas, JC:n arvoja korostava ja JC-toiminnan arvostusta lisännyt tai lisäävä toiminta. Henkilön toiminta on voinut tapahtua omassa tai muussa nuorkauppakamarissa, alueellisessa JC -toiminnassa, Keskusliitossa tai kansainvälisessä JC -toiminnassa. Viimeistään senaattorihakemuksen tultua hyväksytyksi Kamarin hallituksen tulee osoittaa vastuuhenkilö ja riittävät resurssit senaattorijuhlien järjestämiseksi. Mikäli mahdollista, juhlan ajankohta tulee valita siten, että se kuvastaa kyseistä henkilöä. Senaattoriarvo pyritään pitämään yllätyksenä sen saavalle henkilölle saantihetkeen saakka. Mikäli saava henkilö on Kamarin hallituksen jäsen, voi muu hallitus järjestää erillisen kokouksen jossa päätetään senaattoriarvon hakemisesta ilman kyseessä olevaa henkilöä. Tässä kokouksessa ei saa päättää mistään muista asioista kuin arvon hakemisesta ja siihen liittyvistä järjestelyistä. Kannatusjäsenet Kannatusjäsenen kutsuu Kamarin hallitus. Kannatusjäseniä voidaan kutsua tarpeelliseksi katsottava määrä. Kannatusjäsen voi olla luonnollinen tai juridinen henkilö, joka haluaa kannattaa Kamarin toimintaa. Kannatusjäsen maksaa sääntöjen 4 mukaisesti vuotuista kannatusjäsenmaksua. Kannatusjäsenmaksun määrän päättää hallitus, ja se voi poiketa Kamarin varsinaisen jäsenen jäsenmaksusta. Kannatusjäsenen eroaminen tapahtuu Kamarin sääntöjen 5 määräyksien mukaisesti. Jäsenryhmien oikeudet ja velvollisuudet Liittyessään Kamarin varsinaiseksi jäseneksi koejäsen maksaa Kamarin liittymismaksun (säännöt 4 ). Varsinainen jäsen ja kannatusjäsen maksavat vuotuisen jäsenmaksun, mutta kunniajäsen on vapaa kaikista maksuista (säännöt 4 ). Koejäsenellä, kunniajäsenellä ja kannatusjäsenellä on puheoikeus, mutta ei äänioikeutta yhdistyksen kokouksissa. Mikäli Kamarin jäsen osallistuu hallituksen kokoukseen, jäsenellä on puheoikeus, mutta ei äänioikeutta. Yhdistyksen kokouksessa jäsenellä on äänioikeus, mikäli hän on suorittanut koko erääntyneen jäsenmaksunsa Kamarille. 7

8 Koejäsenellä on äänioikeutta ja jäsenmaksuvelvoitetta lukuun ottamatta kaikki samat oikeudet ja velvoitteet kuin varsinaisella jäsenellä. Kunniajäsenellä on oikeus johtaa puhetta yhdistyksen kokouksissa sekä osallistua Kamarin järjestämiin tapahtumiin ja järjestää tapahtumia Kamarin jäsenille. Senaattoreilla, jotka eivät ikänsä vuoksi ole enää Kamarin jäseniä, on Kamarin toiminnassa samat oikeudet kuin kunniajäsenillä. 8

9 3 Hallitusta koskevat ohjeet Hallituksen jäsenten valinta Kamarin hallitus valitaan sääntöjen 7 ja 11 mukaisesti vaalilla yhdistyksen vaalikokouksessa ja hallitukseen tulee valita sääntöjen 11 määrittämä määrä jäseniä. Tarkennuksena (säännöt 11 ) tulkintaan todetaan, että mikäli henkilö on luopunut virastaan kesken toimikauden, voidaan hänet valita hoitamaan samaa virkaa uudelleen, jos hän ehti hoitaa virkaansa korkeintaan kuusi kuukautta. Sama koskee kesken toimikauden virkaan valittua seuraajaa. Kamarin hallitukseen voidaan valita vain yhdistyksen kokouksen valitsemia varsinaisia jäseniä. Koejäsenenä toimineelle henkilölle voidaan samassa yhdistyksen kokouksessa myöntää jäsenyys, jonka jälkeen hänet voidaan valita Kamarin hallitukseen. Hallitukseen ehdolle asettuva Kamarin jäsen allekirjoittaa sitoumuksen, jossa hän vakuuttaa ymmärtävänsä hakemansa tehtävän sisällön ja vaatimukset sekä olevansa fyysisesti, henkisesti, ajankäytöllisesti ja taloudellisesti kykenevä tehtävän hoitamiseen ja sitoutuvansa siihen. DP-Käytäntö Kamarin hallitusjäsenten valinnassa on suositeltavaa noudattaa DP-käytäntöä, jolloin yhdeksi hallituksen jäseneksi valitaan valmistautuva puheenjohtaja (Deputy President, DP). Mikäli DP-käytäntöä noudatetaan, on suositeltavaa valita DP Kamarin varapuheenjohtajistoon, järjestyksessään ensimmäiseksi varapuheenjohtajaksi. Valmistautuvan puheenjohtajan (DP) virkaan valittavan henkilön tulee olla alle 39-vuotias ennen toimikautensa alkua. Mikäli hallitusta koottaessa ei ole ollut saatavilla valmistautuvaa puheenjohtajaa (DP), voi virkaan halukas ilmoittautua myöhemminkin. Tällaisessa tilanteessa hallitus valitsee DP:n, joka suositellaan kuitenkin valittavaksi myös hallituksen jäseneksi ylimääräisen yhdistyksen kokouksen kautta. Osallistuakseen Alueen ja Keskusliiton järjestämiin DP-koulutuksiin ja muihin vastaaviin puheenjohtajuuteen valmistaviin tilaisuuksiin, kyseisen henkilön kuitenkaan tarvitse olla hallituksen jäsen. Mikäli DP-käytäntöä on noudatettu, tulee Kamarin hallituksen puheenjohtajan olla edellisen vuoden valmistautuva puheenjohtaja (DP). Mikäli kyseinen henkilö on estynyt tai katsotaan pätemättömäksi virkaan tai tällaista ehdokasta ei ole, julistetaan virka avoimesti haettavaksi ja valitaan virkaan vaatimukset täyttävä pätevä henkilö. Valmistautuvan puheenjohtajan on vahvistettava ehdollepanonsa puheenjohtajan toimeen mennessä Kamarin hallitukselle. Mikäli ehdollepanoa ei ole määräaikaan mennessä vahvistettu, julistetaan virka avoimesti haettavaksi. Kokouskäytäntö Kamarin yhdistyksen kokouksissa käytetään Roberts rules of order -kokoustekniikkaa soveltuvin osin. Yhdistyksen vuosikokouksessa vastuuvapauden osalta edellisen vuoden hallitus on jäävi, joten kokouksen puheenjohtajaksi suositellaan kunniajäsentä tai Senaattoria tai muuta soveltuvaa henkilöä. Vaalikokouksessa ja ylimääräisissä kokouksissa kokouksen puheenjohtajana on ensisijaisesti Kamarin puheenjohtaja. 9

10 Kamarin hallituksen kokouksissa suositellaan myös käytettäväksi Roberts Rules of Order -kokoustekniikkaa. Kamarin hallituksen kokouksissa puhetta johtaa puheenjohtaja. Puheenjohtajan ollessa estynyt kokousta johtavat varapuheenjohtajat valitsemisjärjestyksessä. Henkilöäänestyksissä sisältäen vaalit, jäseneksi valinta ja erottaminen sekä senaattori- ja kunniajäsenasioista äänestäminen käytetään aina suljettua lippuäänestystä. Muissa asioissa käytetään avointa äänestystä, paitsi jos yksikin äänivaltainen jäsen vaatii suljettua äänestystä. Suljetussa äänestyksessä äänestysliput hävitetään ellei toisin perustellusta syystä vaadita. Äänestyslippujen hävittämättä jättämisestä päättää kokous määräenemmistöllä. Äänten mennessä tasan suljetussa äänestyksessä ratkaistaan tulos arvalla. Arpana tulee olla yhden euron kolikko tai muu soveltuva väline. Teknisten apuvälineiden käyttö Hallituksen kokoukset järjestetään ensisijaisesti normaaleina kokouksina, joissa ollaan samassa tilassa läsnäolevina. Kokoukseen osallistuvien henkilöiden suositellaan olemaan paikan päällä, mutta erillisestä syystä voi osallistua puhelimella tai muulla vastaavalla soveltuvalla välineellä. Kokouksen puheenjohtajan tulee osallistua kokoukseen olemalla paikan päällä. Erillisestä syystä hallituksen kokous voidaan järjestää puhelin-, sähköposti- tai muuna vastaavana online- tai muuna kokouksena. Vuosikalenteri Uuden hallituksen tulee laatia toimintansa tueksi vuosikalenteri toimikaudelleen, josta selviävät tulevan vuoden toiminnan pääpiirteet ja ainakin seuraavat asiat: Uuden hallituksen järjestäytyminen Muutosilmoitus yhdistysrekisteriin Jäsenmäärän ilmoittaminen Keskusliitolle Toimintasuunnitelman ja talousarvion hyväksyntä Yhdistyksen vuosikokous Alueen vuosikokous Senaattori - ja palkintohakemuksien hakuajat Jäsenhankinta, mahdolliset koejäsenkampanjat Haettavana olevien kokouksien ja tapahtumien järjestämisoikeuksien haku kuluvalle tai seuraavalle vuodelle Kansallinen vuosikokous Eurooppakokous Strategia!-koulutus PRES-akatemia Alueakatemia European Academy ja Nordic Academy ja niiden hakuajat Aluevaalikokous Kamarin strategian tarkastus Hallitustunnustelujen käynnistäminen Maailmankokous Kansallinen vaalikokous Yhdistyksen vaalikokous 10

11 Johtajuusakatemia Hallitusakatemia Jäsentietojen päivitys matrikkeliin Toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen laadinta Hallituksenvaihtokokous Historiikin täydennys Arkistojen kuntoon laitto Vuosikalenterissa listattujen asioiden tulee olla niille soveltuvilla ajankohdilla ja vuosikalenteri on suositeltavaa liittää toimintasuunnitelmaan. Virkailijoiden, projektipäälliköiden ja muiden valinta Hallitus valitsee ja vahvistaa (säännöt 12 ) Kamarille virkailijat, projektipäälliköt ja muut tarpeelliset toimihenkilöt, joita ei valita vaalilla yhdistyksen vaalikokouksessa. Halukkaille on kuitenkin suositeltavaa tarjota mahdollisuus esittäytyä ja ilmaista kiinnostuksensa eri tehtäviä kohtaan yhdistyksen vaalikokouksessa. Hallituksella on oikeus vapauttaa nimittämänsä virkailija, projektipäällikkö tai muu toimihenkilö tehtävistään kesken toimikauden ja nimittää tarvittaessa toinen henkilö hänen sijaansa. Samoin hallitus voi nimetä tarvittaessa varahenkilöitä. Hallitus voi valita tarpeelliseksi katsomansa määrän virkailijoita. Vähimmäismäärä on määritelty säännöissä kohdassa 12. Virkailijan tehtävään voidaan sama henkilö valita useamman kerran. Virkailijan, projektipäällikön tai muun toimihenkilön tehtävissä voi toimia Kamarin jäsen tai koejäsen. Hallituksen tehtävät Säännöissä kohdassa 12, 13, ja 14 määritellään hallituksen, puheenjohtajan ja toimintalohkojen perustehtävät. Näiden lisäksi hallituksen jäsenillä on tässä ohjeessa määriteltyjä erityisvastuualueita. Mikäli hallitus kokee sen tehtäviensä hoidon kannalta edulliseksi, on hallituksen mahdollista kutsua avukseen virkailija myös kesken vuotta. Hallituksen työnjako Hallituksen työnjako voidaan jakaa seuraaviin tehtäviin. Kukin tehtävistä PRES, IPP ja DP poislukien voidaan jakaa soveltuvasti niin, että kutakin tehtävää voi hoitaa yksi tai useampi henkilö tai yksi henkilö voi hoitaa useampaa tehtävää. Kussakin tehtävässä voi olla varapuheenjohtaja, hallituksen jäsen tai hallituksen virkailija. Tehtävien järjestys tässä ei ole arvojärjestys. Sääntöjen mukaan ainoat pakolliset tehtävät hallituksessa ovat PRES ja IPP. On erittäin suositeltavaa, että näiden lisäksi hallituksesta löytyvät vastuuhenkilöt ainakin DP-, LIO-, COM- ja IND -tehtäviin PRES (President, hallituksen puheenjohtaja) Hallituksen työskentelyä ja Kamaria johtaa puheenjohtaja. Hallituksen puheenjohtajan tehtäviä ovat säännöissä mainittujen tehtävien lisäksi mm.: 11

12 Kamarin edustaminen alueella, kansallisesti ja kansainvälisesti Suomen Nuorkauppakamarit ry:n virallisissa kokouksissa Kamarin edustajana toimiminen hallituksen työskentelyn johtaminen laskujen hyväksyminen vastuuhenkilö- ja sääntömuutosilmoitusten tekeminen yhdistysrekisteriin osallistuminen alueen puheenjohtajakokouksiin suhteet yhteistyökumppaneihin toimintasuunnitelmaehdotuksen laatiminen edellisen vuoden puheenjohtajan ja hallituksen valmisteleman aiheiston pohjalta talousarvioehdotuksen laatiminen yhteistyössä rahastonhoitajan kanssa toimintakertomusehdotuksen laatiminen edellisen vuoden puheenjohtajan ja hallituksen valmisteleman materiaalin pohjalta tilinpäätöksen valmistelu yhteistyössä rahastonhoitajan kanssa toimintaohjeiden jatkuvasta kehittämisestä huolehtiminen IPP (Immediate past president, edellisen vuoden puheenjohtaja) Edellisen vuoden puheenjohtajan tehtäviä ovat säännöissä mainittujen tehtävien lisäksi mm.: hallituksen neuvonantajana toimiminen kamariperinteen vaaliminen palkintohakemuksien valmistelu Mikäli jostain syystä tosiasiallinen edellisen vuoden puheenjohtaja ei ole tehtävään käytettävissä, voidaan edellisen vuoden puheenjohtajaksi valita myös muu Kamarin jäsen, joka on ollut puheenjohtajana aiemmin. On kuitenkin erittäin suositeltavaa, että edellisen vuoden puheenjohtaja on tosiasiallinen edellisen vuoden puheenjohtaja DP (Deputy president, valmistautuva puheenjohtaja) Valmistautuvan puheenjohtajan tehtäviin kuuluvat: puheenjohtajan tehtävään perehtyminen Kamarin strateginen kehittäminen seuraavan vuoden toimintasuunnitelman ja talousarvion valmistelu seuraavan vuoden hallituksen valmentaminen ja perehdyttäminen jäsenhankinnan ja mentoritoiminnan koordinointi jäsenistön aktiivisuuden seuraaminen passiivisten jäsenten aktivointi COM (Community, yhteiskunta-vastuualue) Yhteiskunta-vastuualueelle kuuluvat: sidosryhmäkartoituksen tekeminen yhteistyökumppanien ja sidosryhmien yhteistyön koordinointi Kamarin ulkoinen tiedotus yhteistyökumppaneille ja sidosryhmille pääteeman toteutuksen koordinointi kansallisten ja kansainvälisten nuorkauppakamarijärjestön projektien toteutusten koordinointi 12

13 3.8.5 LOM (Local organization member, yhdistystoiminta-vastuualue) Yhdistystoiminta-vastuualueelle kuuluvat: kuukausitapahtumien järjestäminen Kamarin perinteisten juhlien koordinointi sääntömääräisten kokousten järjestäminen aluetapahtumien, aluekokousten ja kansallisten kokousten markkinointi Toimintaohjeet Metropolin Nuorkauppakamari Ry IND (Individual, yksilötoiminta-vastuualue) Yksilötoiminta-vastuualueelle kuuluvat: Kamarin koulutustapahtumien järjestäminen alueen koulutustapahtumista tiedottaminen kansallisten ja kansainvälisten JC-koulutustapahtumien markkinointi kamarin koulutustiedon arkistointi INT (International, kansainvälisyys-vastuualue) Kansainvälisyys-vastuualueelle kuuluvat: kansainvälisten kokousten markkinointi sekä kokouksissa ryhmänjohtajana toimiminen kansainväliset teemat Kamarissa kansainvälisten vieraiden vastaanottaminen Twinning-toiminnan järjestäminen JCI-tiedon välittäminen kamarilaisille BUS (Business, liikesuhteet-vastuualue) Liikesuhteet-vastuualueelle kuuluvat: yhteistyökumppanihankinta yhdessä puheenjohtajan ja yhteiskunta-vastuualueen päällikön kanssa Kamarin markkinoinnin kehittäminen ja tukeminen varainhankinnan koordinointi Kamarin tapahtumissa yhteistyökumppaneista huolehtiminen Yhteistyökumppanuuksien velvoitteiden täyttymisen koordinointi TREAS (Treasurer, rahastonhoitaja) Rahastonhoitajan vastuulla ovat: talousarvioehdotuksen kokoaminen puheenjohtajan kanssa laskujen maksaminen kirjanpito ja tilinpäätös, jonka perustyö annetaan mahdollisuuksien mukaan kirjanpitotoimistolle talouden seuranta ja raportointi hallitukselle välitilinpäätös tarvittaessa tilien arkistointi tilinkäyttöoikeuksien ilmoittaminen pankkiin jäsenmaksujen perintä ja seuranta arvokkaan käyttöomaisuuden seuranta 13

14 SECY (Secretary, sihteeri) Sihteerin vastuulla ovat: osallistua Kamarin hallituksen kokouksiin ja laatia hallituksen kokousten pöytäkirjat valmistella kokousten esityslistat yhdessä puheenjohtajan kanssa ylläpitää jäsenmatrikkelia ylläpitää postituslistoja ylläpitää toimintakalenteria huolehtia, että muutosilmoitukset on toimitettu ainakin yhdistysrekisteriin ja pankkiin LIO (Local information officer, tiedottaja) Tiedottajan vastuulla ovat: mahdollisen kamarilehden päätoimittajana toimiminen jäsentiedotteiden ja uutiskirjeiden toimittaminen sosiaalisen median päivittäminen internetsivujen ylläpito tapahtumien dokumentointi esimerkiksi valokuvin muiden kamarien, alueen ja Suomen Nuorkauppakamarien tapahtumista tiedottaminen yhteydenpito alueviestintäpäällikköön ja mediaan artikkeleiden tarjoaminen paikallismedian käyttöön sidosryhmäviestintä yhteistyössä toimintalohkojen päälliköiden, liikesuhdetoimintapäällikön ja puheenjohtajan kanssa IT (Information technology, tietohallinto) Tietohallinnon vastuulla ovat: käyttöoikeuksien ja käyttäjätunnuksien hallinnointi internetsivujen ylläpito yhteistyössä tiedottajan kanssa sähköisen dokumentinhallintajärjestelmän ylläpito ja kehittäminen postituslistojen ylläpito yhteistyössä sihteerin kanssa Kamarin sosiaalisen median sivustojen ylläpito yhteistyössä tiedottajan kanssa yhteistyö Keskusliiton ja alueen tietohallinnon kanssa sekä tietohallinnon kehittäminen Hallituksesta eroaminen ja erottaminen Hallituksen jäsen voi erota hallituksesta halutessaan ilmoittamalla siitä hallitukselle kirjallisesti. Hallituksen jäsenen erottamisesta päättää yhdistyksen kokous. Molemmissa tapauksissa ero astuu voimaan välittömästi. Eroamiseen tai erottamiseen ei tarvita erityistä syytä. Mikäli hallituksen jäsenen ero tekee hallituksesta sääntöjen vastaisen, tulee järjestää ensi tilassa yhdistyksen kokous, jossa täydennetään hallitus sääntömääräiseksi. Tätä ennen hallitus ei ole päätösvaltainen. Mikäli hallituksen kokoonpano säilyy laillisena, ei uutta yhdistyksen kokousta välttämättä tarvita. Hallitusta voidaan tarvittaessa täydentää yhdistyksen kokouksessa. Puheenjohtajan erotessa hallituksen kokoonpano on aina sääntöjen vastainen. 14

15 4 Tiedottamista koskevat ohjeet Uutiskirje Kamari julkaisee toiminnastaan uutiskirjettä, joka jaetaan kaikille Kamarin jäsenille, koejäsenille, kunniajäsenille ja senaattoreille. Mahdollisuuksien ja tarkoituksenmukaisuuden mukaan kirje tai sen erikoisnumero jaetaan myös Keskusliiton jäsenille, alueen muille puheenjohtajille, tiedottajille, Alue A:n Tukiyhdistykselle sekä muiden alueiden puheenjohtajille. Uutiskirjeen perillemenoa ja toimivuutta seurataan soveltuvin välinein. Ulkoinen viestintä Kamarin ulkoisessa viestinnässä tulee noudattaa yhteistä ilmettä ja käyttää Kamarin logoa ja nimeä soveltuvasti. Viestinnän sisällön tulee mahdollisuuksien mukaan korostaa Kamarin tarkoitusta yksilön ja yhteiskunnan kehittäjänä. Sosiaalinen media Kamari ylläpitää sosiaalisessa mediassa soveltuvia sivustoja ja yhteisöjä. Sosiaalisessa mediassa voidaan pitää erikseen Kamarin jäsenille, koejäsenille, kunniajäsenille ja senaattoreille tarkoitettua sisäisen viestinnän ryhmää ja erillistä ulkoiseen näkyvyyteen tarkoitettua ryhmää. Mitä edellä mainittiin ulkoisen viestinnän sisällöstä, koskee myös sosiaalista mediaa. Kriisiviestintä Ongelmatilanteissa Kamarin tulee huolehtia asianmukaisesta kriisiviestinnästä Kriisiviestinnän pääperiaatteet ovat Riittävän nopea ja tilanteen tasalla oleva viestintä Ei vähätellä tilannetta Totuudenmukaisuus Vastuunkanto ja avoimuus Edellä mainittujen periaatteiden noudattamisessa tulee kuitenkin muistaa Kamaria kohtaavat mahdolliset juridiset seuraamukset, joita tulee pyrkiä minimoimaan. 15

16 5 Taloudenhoitoa ja sijoitustoimintaa koskevat ohjeet Taloudenhoidon yleiset ohjeet Toimintaohjeet Metropolin Nuorkauppakamari Ry Kamarin toiminnassa, varainhoidossa ja tilinpidossa on noudatettava yhdistyslain, kirjanpitolain ja - asetuksen, Kamarin sääntöjen ja toimintaohjeiden sekä yhdistyksen kokousten päätösten ja ohjeiden lisäksi tämän talous- ja sijoitusohjesäännön määräyksiä. Kamarin varainhoidon johto ja valvonta, samoin kun tämän talousohjesäännön noudattamisen valvonta, kuuluu Kamarin koko hallitukselle, mutta erityisesti puheenjohtajalle ja rahastonhoitajalle. Taloutta on hoidettava huolellisesti ja hyväksytyn talousarvion mukaan. Olennaiset poikkeamat vahvistettuun talousarvioon on käsiteltävä ja hyväksyttävä Kamarin hallituksen tai tarvittaessa yhdistyksen kokouksessa. Mikäli Kamarin taloustilanne olennaisesti muuttuu esimerkiksi lahjoitusten tai palkintojen myötä, varallisuus ensisijaisesti käytetään lahjoittajan toiveiden mukaisesti, toissijaisesti rahastoidaan tulevalle vuodelle, tai käytetään yhdistyksen kokouksen päätöksen mukaisesti. Hallitus vahvistaa kirjanpidossa ja talousarvion laadinnassa noudatettavan tililuettelon, mikäli tililuetteloa on olennaisesti muutettu edellisestä tilinpäätöksestä. Sijoitustoiminnan yleiset ohjeet Kamarin sijoitusomaisuutta ovat eri säännösten mukaan sijoitusomaisuuteen luettavat varat. Sijoitusomaisuutta ovat siten mm. osakkeet, osuudet, talletukset, velkasitoumukset ja muut arvopaperit sekä muu sijoitusomaisuudeksi luettava omaisuus. Sijoitustoiminnan tuottoja ja pääomaa voidaan osoittaa Kamarin toiminnan rahoittamiseksi hyväksytyssä talousarviossa esitetyllä tavalla. Sijoitustoimintaa tulee toteuttaa maltillisella riskitasolla tavoitteena pitkällä aikavälillä tuotto. Sijoitusomaisuudella ei pyritä saamaan satunnaisia myyntivoittoja tai muita satunnaisia tuottoja eikä omaisuudella käydä aktiivista kauppaa. Sijoitustoiminnassa ei käytetä velkavipua. Sijoitusomaisuus on pyrittävä hajauttamaan riskin karttamiseksi ja tasaisen tuoton saavuttamiseksi. Sijoituskohteiden valinnassa tulee noudattaa eettisen sijoittamisen periaatteita ja valita kohteet myös nuorkauppakamaritoiminnan tavoitteita tukeviksi. Kamarin rahastonhoitaja laatii vuosittain hallitukselle esityksen sijoitussuunnitelmaksi, jossa näkyvät sijoitussalkun tuottotavoitteet, kirjanpitoarvot, reaaliarvot ja vaikutus vuositulokseen. Rahastonhoitaja toteuttaa hallituksen vahvistamaa sijoitussuunnitelmaa. Rahastonhoitaja voi halutessaan kutsua avukseen sijoitustoiminnasta kiinnostuneita Kamarin jäseniä, mutta vastuuta sijoitusomaisuuden hoidosta ei voida siirtää kolmannelle osapuolelle. Kirjanpitoa ja tilinpäätöstä koskevat ohjeet Hallituksen on huolehdittava, että Kamarin kirjanpito on järjestetty luotettavasti kirjanpitolain ja asetuksen sekä tämän taloudenhoitoa ja sijoitustoimintaa koskevan ohjeen mukaisesti. Hallitus vahvistaa kirjanpidossa ja talousarvion laadinnassa noudatettavan tililuettelon. 16

17 Kamarin kirjanpito ja talouden seuranta on järjestettävä ja pidettävä siten, että varojen käytöstä päätettäessä on riittävän tarkasti selvillä tilikauden menot ja tulot sekä päätöksentekoajankohdan taloudellinen tila. Rahastonhoitajan on laadittava Kamarin taloudesta talousarviovertailu, joka esitetään hallitukselle riittävän usein vuoden aikana. Suosituksena on esittää talousarviovertailu aina hallituksen kokouksen yhteydessä. Rahastonhoitajan on esitettävä hallitukselle tilinpäätösehdotuksensa riittävän ajoissa ennen vuosikokousta. Tilinpäätös on laadittava kirjanpitolain ja -asetuksen mukaisesti. Tilinpäätös sisältää tuloslaskelman, taseen ja liitetiedot. Toimivaltaisen hallituksen on allekirjoitettava tilinpäätös ennen luovuttamista toiminnantarkastajalle tarkastusta varten. Toiminnantarkastajan lausunto käsitellään hallituksen kokouksessa ennen yhdistyksen vuosikokousta. Käyttö- ja muu irtain omaisuus Käyttöomaisuudesta on pidettävä luetteloa, jossa on esineiden nimet, tuntomerkit, määrä, hankintahinta ja säilytyspaikat. Luetteloon on välittömästi merkittävä vuoden aikana tapahtuneet muutokset. Kalenterivuosittain on käyttöomaisuus inventoitava ja verrattava kirjanpitoon sekä laadittava poistettavasta käyttöomaisuudesta luettelo. Muusta irtaimesta omaisuudesta on pidettävä luetteloa, jossa on esineiden nimet, tuntomerkit, määrä ja säilytyspaikka/henkilö, jonka haltuun omaisuus on uskottu. Tällaista omaisuutta ovat esimerkiksi käädyt, seuralaiskäädyt/kalvosinnapit, yms. Mikäli kyseessä on pilaantuva käyttöomaisuus (esimerkiksi elintarvikkeet), voidaan hävikin vähentämiseksi antaa Kamarin jäsenille mahdollisuus lunastaa omaisuutta itselleen soveltuvaa korvausta vastaan. Arvokkaan omaisuuden vakuuttamisesta tulee huolehtia asianmukaisesti. Laskujen tarkastus ja hyväksyminen Laskujen asiatarkastajana toimii sen lohkon johtaja, jonka toiminta-alueelle tarkastettava lasku tiliöidään. Laskujen hyväksynnässä noudatetaan tämän ohjeen kohtaa 7.7 (Matkalaskujen ja kulukorvausten tarkastus ja hyväksyntä). Projektitoiminnassa laskujen asiatarkastus voidaan hallituksen päätöksellä delegoida nimetylle projektipäällikölle, jollei projektitoiminnan erityisohjeissa ole muuta mainittu tai jollei projektipäällikköä nimettäessä ole muuta sovittu. Varainhoito Hallituksen on huolehdittava siitä, että Kamarin varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty. Hallitus päättää pankkitilien avaamisesta ja lopettamisesta. Tilinkäyttöoikeuksista päätetään hallituksen ensimmäisessä kokouksessa ja tilinkäyttöoikeus on rajoitettava puheenjohtajaan ja rahastonhoitajaan, elleivät erityiset syyt muuta vaadi. Erityinen syy voi olla esimerkiksi projektille nimetty talousvastaava, jolloin tällaiselle henkilölle voidaan myöntää projektitilin käyttöoikeus projektin ajaksi. 17

18 Maksut on yleensä suoritettava tilisiirroin. Saatu kuitti on liitettävä maksun perusteena olevaan alkuperäiseen laskuun tai muuhun hyväksyttyyn asiakirjaan. Tiliotteet on säilytettävä tositeaineiston yhteydessä. Jäsenmaksut ym. tulot on pyrittävä perimään tarkoitusta varten laadittuja laskulomakkeita tai sähköisiä järjestelmiä käyttäen. Tarvittaessa perintä voidaan hallituksen päätöksellä antaa kolmannen osapuolen hoidettavaksi. Käteisvarat on viivytyksettä talletettava Kamarin pankkitilille. Käteismenoista on vaadittava tai laadittava kuitti, joka on maksunsaajan kuitattava. Käteistuloista on laadittava tosite. Käteissuorituksia tulee käyttää vain pakottavissa tapauksissa. Kamarin omaisuutta ja vakuuksia saa luovuttaa vain hallituksen päätöksellä. Mikäli kyseessä on merkittävä omaisuus tai vakuus, tarvitaan luovutukseen yhdistyksen kokouksen päätös. 18

19 6 Projektitoimintaa koskevat ohjeet Projektien yleiset ohjeet Mikäli projektin toteuttamiseen osallistuu Keskusliiton muita jäsenyhdistyksiä tai muita osapuolia, on eri osapuolten välille laadittava kirjallinen sopimus, josta ilmenevät vähintään operatiivinen ja taloudellinen vastuunjako. Kamarin projektitoiminnoista tulee laatia projektisuunnitelma, jossa määritellään projektin toiminta-ajatus, vastuuhenkilöt sekä budjetti. Projektisuunnitelma tulee hyväksyttää hallituksella ja liittää hallituksen pöytäkirjaan. Mikäli projektin aikana ilmenee että projektin olennainen sisältö muuttuu, tulee muutos hyväksyttää hallituksella. Sama koskee tilannetta, jossa projektin liikevaihto muuttuu vähintään 20 % tai 1000e (näistä suurempi), tai mikäli projektin budjetoitu voitto muuttuu niin, että sillä on merkitystä kuluvan vuoden taloudenpidolle. Projektipäällikkö tekee suoritetusta projektista loppuraportin Kamarin hallitukselle. Loppuraportista tulee ilmetä projektin tavoite, projektiorganisaatio, suunnittelu, toteutus, tiedottaminen, tilinpäätös ja kriittinen tarkastelu. Raportti on liitettävä hallituksen pöytäkirjaan. Projektipäällikkö on yhdessä projektitoiminnasta vastaavan lohkojohtajan kanssa velvollinen varmistamaan, että projekti tulee asianmukaisesti dokumentoiduksi ja dokumentit arkistoiduksi. Projektitoiminnasta vastaava lohkojohtaja on velvollinen perehdyttämään projektipäälliköt tähän toimintaohjeeseen ja valvomaan toimintaohjeen noudattamista. Projektin matka- ja kulukorvauksissa noudatetaan tämän ohjeen määräyksiä. Projektien taloudenhoito Projektin taloudenhoidosta vastaa projektipäällikkö yhteistyössä Kamarin rahastonhoitajan kanssa, ellei muuta ole kirjallisesti sovittu. Projektin tuottaman ylijäämän jaosta ja käyttämisestä muussa nuorkauppakamaritoiminnassa tai alijäämän kattamisesta päättää hallitus. Projektin kertahankinnoista, jotka ylittävät 10 % projektin suunnitellusta tuotosta tai euroa, tarvitaan erillinen hallituksen päätös, ellei hallitus projektisuunnitelmassa ole muuta vahvistanut. Ellei kirjallisesti muuta ole sovittu, noudatetaan projekteihin liittyvien laskujen tarkastuksessa ja hyväksynnässä tämän ohjeen kohdan 5.5 (Laskujen tarkastus ja hyväksyminen) määräyksiä Erilliskirjanpitoa koskevat säännökset Projektin ajaksi voidaan avata hallituksen päätöksellä oma pankkitili tai sähköinen järjestelmä, jonka kautta projektin koko maksuliikenne on hoidettava, ja johon hallitus nimeää käyttöoikeudet kuitenkin aina myös Kamarin rahastonhoitajalle. Projektin päätyttyä on pankkitili lopetettava ja tilin varat on ohjattava Kamarin varsinaisille pankkitileille. Mitä edellä mainitaan pankkitileistä, koskee myös mahdollista sähköistä järjestelmää. Projektipäällikkö tai projektille nimetty talousassistentti vastaa projektin kestoajan sen varojen hoidosta sekä projektin talousraporteista ja tilityksistä. Mikäli projektipäällikkö vaihtuu projektin kuluessa, on hallitukselle esitettävä uuden projektipäällikön nimeäminen viivytyksettä. Ensisijaisesti uutta 19

20 projektipäällikköä esittää edellinen projektipäällikkö, toissijaisesti COM-virkaa hoitava henkilö ja viimesijaisesti Kamarin puheenjohtaja. Projektin tuoton käytöstä Kamarin toimintaan päättää hallitus talousarvion ja tämän toimintaohjeen puitteissa. Projektipäälliköillä tai -ryhmillä ei ole päätösvaltaa projektien tuoton käyttöön. 20

21 7 Matkustus- ja kulukorvausohjeet Matkustamisen yleiset ohjeet Kamarin hallituksen jäsenille sekä muille jäsenille, jotka joutuvat tehtäväänsä hoitaessaan tai siihen valmistautuessaan matkustamaan, suoritetaan koulutusmaksujen, matkakustannusten ja majoituskustannusten korvauksia kotimaan matkoista yhdistyksen kokouksen hyväksymän talousarvion asettamissa rajoissa ja tämän matkustusohjesäännön mukaisesti. Ulkomaanmatkakustannuksia korvataan yhdistyksen kokouksen hyväksymän talousarvion mukaisesti. Matka on suunniteltava riittävän ajoissa ja siten, että matka voidaan toteuttaa tarkoituksenmukaisimmalla ja kustannustehokkaimmalla tavalla. Matkustamisessa tulee suosia mahdollisuuksien mukaan ympäristöystävällisiä matkustuskeinoja. Jos matkustamiseen käytetään omaa autoa, suositaan yhteiskuljetuksia. Taloustilanteen salliessa Kamari voi tarkoituksensa mukaisesti myös tukea jäseniään koulutustilaisuuksissa (esim. alueelliset ja kansalliset kokoukset) koulutus- tai kokoustuella. Koulutustuen jakaminen tulee olla tasapuolista kaikkien kouluttautujien kesken. Matkasuunnitelma tulee hyväksyttää Kamarin hallituksella etukäteen. Mikäli on tarkoituksenmukaista, voidaan esimerkiksi puheenjohtajan tai projektipäälliköiden matkasuunnitelma hallitusvuodelta, projektin ajalta tai muuten soveltuvalta jaksolta hyväksyä samalla kertaa. Tällöin matkasuunnitelma tarvitsee ennakkohyväksyttää uudestaan vain mikäli hyväksytystä olennaisesti poiketaan. Edellisestä poiketen mahdollisia kokous- tai koulutustukia ei tarvitse hyväksyttää hallituksella, mikäli hallitus on aiemmin päättänyt kokous- tai koulutustuen myöntämisestä. Kilometrikorvaus Kilometrikorvaus oman auton käytöstä päätetään vuosittain hallituksen ensimmäisessä kokouksessa. Kilometrikorvaus voi olla enintään Verohallinnon vuosittain antaman päätöksen mukaisen verottoman kilometrikorvauksen suuruinen. Maksetuista kilometrikorvauksista tehdään verottajalle asianmukaiset ilmoitukset vuoden päätyttyä. Majoittuminen Mikäli yöpymistä ei viran tai tehtävien virallisen puolen hoitamisen kannalta voida välttää, korvataan kohtuullinen ja tehtävän hoidon kannalta välttämätön majoituskustannus esitettävän laskun mukaan. Pääsääntöisesti kohtuullisena majoituskustannuksena pidetään majoitusta perustasoisissa kahden hengen huoneissa. Mikäli majoittuja valitsee perustasoa korkeatasoisemman tai yhden hengen huoneen ilman erityistä syytä, vastaa hän perustason ylittävältä osalta kustannuksista itse. Päivärahat ja matkaennakot Päivärahaa ei makseta. Matkaennakkoa voidaan maksaa, mikäli matkustajan taloudellinen tilanne sitä erityisesti vaatii ja matka on muutoin erityisen merkittävä. 21

22 Muut kustannukset Ruokailumenoja ja juhlatilaisuuksien aiheuttamia menoja korvataan, mikäli ne kuuluvat olennaisena osana matkan viralliseen ohjelmaan. Kamarin virallisen edustajan kohtuullisia edustusmenoja voidaan hyväksyä yhdistyksen kokouksessa hyväksytyn talousarvion mukaisesti. Kulukorvaukset Yhdistyksen toimintaan liittyvistä hankinnoista voidaan myöntää kulukorvausta yhdistyksen kokouksen hyväksymän talousarvion tai hallituksen päätöksen mukaisesti. Kulukorvauksia tulee hakea tämän ohjeen kohdan 7.7 (Matkalaskujen ja kulukorvausten tarkastus ja hyväksyntä) mukaisesti. Matkalaskujen ja kulukorvausten hyväksyntä Matkalaskujen ja kulukorvausten asiatarkastajana toimii rahastonhoitaja ja ne hyväksyy puheenjohtaja tai hänen ollessaan estynyt varapuheenjohtajat valitsemisjärjestyksessä. Puheenjohtajan matkalaskut ja kulukorvaukset hyväksyvät kaksi hallituksen jäsentä yhdessä. Epäselvissä tapauksissa esimerkiksi toteutuneen poiketessa matkasuunnitelmasta merkittävästi on suotavaa päättää matkalaskun tai kulukorvauksen hyväksymisestä hallituksessa. Matkakulut ja kulukorvaukset tulee laskuttaa kolmen kuukauden kuluessa matkan päättymispäivästä tai kulujen muodostumisesta, kuitenkin viimeistään matkanteko- tai kulujenmuodostumisvuoden loppuun mennessä. Rahastonhoitaja vastaa siitä, että lasku maksetaan viimeistään laskutusta seuraavan kuukauden loppuun mennessä. Kaikki matkakulut ja kulukorvaukset maksetaan laskuttajan pankkitilille tilisiirtona. Tämän matkustus- ja kulukorvausohjesäännön edellyttämät matkalaskut ja kulukorvaukset voidaan maksaa ainoastaan vahvistetun talousarvion tai myönnetyn lisämäärärahan puitteissa. Rahastonhoitaja seuraa yhdessä puheenjohtajan ja toimintalohkojen johtajien kanssa määrärahojen riittävyyttä säännöllisesti vuoden aikana. Matkakuluja ja kulukorvauksia laskutettaessa on käytettävä Kamarin tarkoitukseen osoittamaa lomaketta. Matkalaskut ja kulukorvaushakemukset toimitetaan oikein täytettynä rahastonhoitajan ilmoittamaan osoitteeseen. Laskuun on liitettävä kaikki alkuperäiset kuitit ja muut tositteet, joiden perusteella korvausta haetaan. 22

23 8 Tietohallintoa koskevat ohjeet Toimintaohjeet Metropolin Nuorkauppakamari Ry Kamarin tietohallinnon piiriin kuuluvat kaikki Kamarin hyödyntämät sähköiset dokumentointialustat, dokumenttien hallintajärjestelmät, internetsivut, pilvipalvelut, sosiaalisen median alustat, postituslistat, kirjanpitoon ja taloudenhallintoon liittyvät tietojärjestelmät sekä kaikki näihin verrattavissa olevat ohjelmistot, tietokannat, tietojärjestelmät, alustat tai sivustot. Kamarin tietohallinnon alaisten järjestelmien käyttöoikeuksia voidaan myöntää vain Kamarin jäsenille sekä hallituksen päätöksellä koejäsenille. Poikkeuksena ovat kirjanpitoon ja taloudenhoitoon liittyvät järjestelmät, joiden käyttöoikeus voidaan myöntää vain rahastonhoitajalle sekä tarvittaessa hallituksen päätöksellä nimetyille projektien talousvastaaville. Kamarin tietohallintoon liittyvien järjestelmien ylläpidosta ja näihin liittyvistä käyttäjätunnusten ja salasanojen hallinnoinnista vastaa hallituksen vahvistama henkilö. Suosituksena on nimetä tietohallintovastaava tai sisällyttää tietohallinnon tehtävät sihteerille. Kamarin tietojärjestelmien käyttäjätunnusten ja salasanojen hallinta ja säilytys on järjestettävä noudattaen hyvän tietoturvakäytännön periaatteita noudattaen 23

24 9 Muut ohjeet Toimintaohjeen päivittäminen Muutokset tähän toimintaohjeeseen vahvistaa Kamarin hallitus, pois lukien Kamarin jäsenten oikeuksiin ja velvollisuuksiin vaikuttavat asiat, joista päätöksen tekee yhdistyksen kokous. Ehdotukset näiden toimintaohjeiden muuttamiseksi on jätettävä kirjallisesti Kamarin hallitukselle. Muutosehdotuksia ovat oikeutettuja tekemään Kamarin jäsenet. Muutosehdotus tulee hyväksytyksi, mikäli 2/3 koko hallituksen jäsenmäärästä sitä kannattaa. Hallituksen tulee tiedottaa jäsenistöä muutoksesta. Hallitus huolehtii siitä, että toimintaohjeisiin ehdotetaan Kamarin toiminnan kehittämisen kannalta tarpeelliset lisäykset ja muutokset. Tämä toimintaohje on vahvistettu ja se astuu voimaan heti. Palkitseminen Kamari voi palkita erityisen ansioituneita jäseniä joko erilaisin kiertopalkinnoin tai kunniamaininnoin. Myös senaattoriarvon hakeminen ja kunniajäsenyyden myöntäminen voidaan katsoa palkinnoksi. Lähtökohtaisesti palkinnot jaetaan erillisen palkintokäsikirjan mukaisesti, mikäli sellainen on laadittu. Mikäli palkintoon oikeuttavaa toimintaa ei vuonna ole ollut, ei palkintoa jaeta. Palkitsemistilaisuudessa on varattava mahdollisuus myös muiden tahojen - esimerkiksi Senaatin tai Keskusliiton järjestämille palkinnoille. Kamari ei jaa rahapalkintoja, eikä myöskään palkitse yksittäistä jäsentä koulutus- tai vastaavalla rahallisella tuella. Kamarin lopettaminen Sääntöjen 18 mukaista Suomen elinkeinoelämälle hyödyllisen tarkoituksen tukemista on esimerkiksi varojen lahjoittaminen toisen Suomen Nuorkauppakamarit Ry:n jäsenyhdistyksen toiminnan edistämiseen. 24

25 10 Liitteet Liite 1 Esimerkki matka- ja kululaskupohjasta Liite 2 Koejäsenkortti Liite 3 Sitoumus hallituksen jäseneksi Liite 4 Robert s Rules of Order, Revised Roopen Ruletti 25