SOTE- ja maakuntauudistus, strategiset tukipalvelut päätyöryhmä 6/2017 Kokousaika To klo

Transkriptio

1 1 Kokoustiedot SOTE- ja maakuntauudistus, strategiset 6/2017 Kokousaika To klo Kokouspaikka Käsiteltävät asiat :t 56- EP-Liitto, Maakuntasali, Seinäjoki Asia Sivu 56 Kokouksen avaus ja läsnäolijat Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen SOTE- ja maakuntauudistuksen tilannekatsaus ICT-järjestelmät ja henkilöstöjärjestelmän valinta Raporttien esittely ja työryhmien katsaukset Muut asiat Kokouskalenteri keväälle ja syksylle Kokouksen päättäminen...

2 2 Kokousaika To klo Kokouspaikka Osallistujat Frami, Maakuntasali, Seinäjoki Johanna Sorvettula, konsernimuutosjohtaja, puheenjohtaja Seija Rosnell, varalla Timo Takala /ELY/KEHA Miia Kiviluoto, varalla Kari Jokinen/EPSHP Jari Iso-Koivisto, varalla Asko Peltola /EPL Kaija Metsänranta, varalla Jouni Nummi /Eskoo Petri Järvensivu, varalla Harri Setälä/EP Pelastuslaitos Leena Tuohimaa-Kari, varalla Jari Linna/TE-toimisto Aaro Honkola, varalla Mikko Tanhuamäki / Seinäjoki / konsernihallinto Piia Aro, varalla Hannele Koivisto, Sote-yhteistoiminta-alue Kari Nuuttila/Tiina Lehtonen, varalla Tanja Penninkangas, Soteyhteistoiminta -alue Jaakko Pukkinen, Isokyrö Vesa Koivunen, varalla Linda Leinonen, Kuntaedustaja Pasi Ruuttila, henkilöstön edustaja Marja Niemi, henkilöstön edustaja, Reijo Keski-Hynnilä Lisäksi läsnä- ja puheoikeudelliset jäsenet Raija Ranta, Sote-työvaliokunta Jari Aaltonen, Maku valmistelutyöryhmä Harri Jokiranta, sote-projektinjohtaja Heli Seppelvirta, maakuntauudistuksen muutosjohtaja Camilla Juntunen, ELY-keskus, Hanne Rantala, viestintä Asiantuntijat Kari Jokinen, henkilöstöjohtaja/epshp poistui klo Ari Pätsi, tietohallintojohtaja/epshp Maarit Koskela, asiakirjahallinnon valmisteluryhmä Sihteeri Jari Iso-Koivisto Käsitellyt asiat :t Allekirjoitukset Johanna Sorvettula Jari Iso-Koivisto puheenjohtaja sihteeri

3 3 56 Kokouksen avaus ja läsnäolijat Puheenjohtaja avasi kokouksen. Todetaan läsnäolijat. Hyväksytään asialista. Todettiin läsnäolijat. Hyväksyttiin asialista sillä lisäyksellä, että hyväksyttiin Miia Kiviluodon esitys sairaanhoitopiirin kannanoton käsittelemisestä Tukipalvelu Oy:stä muissa asioissa.

4 4 57 Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen Hyväksytään edellisen kokouksen pöytäkirja, joka on toimitettu jäsenille sähköpostitse. (Liite) Ehdotus hyväksyttiin.

5 5 58 SOTE- ja maakuntauudistuksen tilannekatsaus Maakunta- ja sote -järjestämisuudistuksen ajankohtaiskatsaus. Merkitään lyhyt tilannekatsaus tiedoksi. Merkittiin tilannekatsaus tiedoksi.

6 6 59 ICT-järjestelmät ja henkilöstöjärjestelmän valinta JOHTORYHMÄ VM Maakunnan toiminnan takaamiseksi valmistelussa on tullut esille 38 perustietojärjestelmän valitseminen siirtyvien organisaatioiden tällä hetkellä käytössä olevista tietojärjestelmistä. Näiden valittavien tietojärjestelmien käytettävyys edellyttää yhtenäisen verkon rakentamista kahden kesäkauden aikana vuosina 2017 ja Siirtyvien organisaatioiden sopimukset siirtyvät yleisseuraantona Etelä-Pohjanmaan maakuntaan eikä maakunnan edellytetä kilpailuttavan käyttöönsä tulevia tietojärjestelmiä. Ennen 2019 järjestettäviin hankintamenettelyihin ei ole minkään tietojärjestelmän osalta mahdollisuutta, lukuun ottamatta jo hankintaprosessissa olevia järjestelmiä kuten asianhallintajärjestelmä ja UNA-asiakas- ja potilastietojärjestelmä. Perusjärjestelmiin liittyy noin 200 liittymärajapintaa. Noin 500 muuta järjestelmää voidaan valita myöhemmin. Strategisten päätyöryhmien valmistelutilanne ja ict:n rajalliset resurssit edellyttävät perusjärjestelmien valitsemista toukokuun loppuun 2017 mennessä. Verkon rakentaminen edellyttää toimia jo huhtikuun 2017 lopulla. Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiriin kuntayhtymän alueverkon rakentamista koskeva sopimus takaa kustannustehokkaan toteutustavan. Tietojärjestelmien ja verkon käyttöönotto ja koulutus vaativat resursseja ja aikaa. Verkon rakentamisen aloittaminen vaatii maakuntavalmistelulta nopeaa toimipistekartoittamista siten, että verkon laajentaminen aloitetaan ns. varmoista toimipisteistä. Käydään keskustelu. Päätetään pyytää Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymää aloittamaan verkon laajentaminen tulevan maakunnan käyttöön osana maakuntavalmistelua ja valtuutetaan strategiset kuultuaan alaisiaan työryhmiä tekemään noin 38 päätietojärjestelmien valinta. Valintapäätös tuodaan tiedoksi SOTEMA- KU-johtoryhmälle. Päätösesitys hyväksyttiin. ******************************************************************************************************* Käydään evästyskeskustelu päätietojärjestelmien valinnasta. Viedään asia edelleen SOTE- MAKU -johtoryhmälle keskusteluun ja tiedoksi. ********************************************************************************************************

7 7 Strategiset Valitaan 28 järjestelmää pääperiaatteina seuraavat seikat. Lähtökohta I suurimman käyttäjän sopimus päivitetään tai laajennetaan maakunnan käyttöön, Lähtökohta II saman järjestelmän tilanteessa joko järjestelmää laajimmin tai uusimmalla versiolla käyttävän organisaation sopimukset päivitetään maakunnan käyttöön ja Lähtökohta III laillisuus tai pienimmän riskin periaate ottaen huomioon organisaation siirtymisen peruste kuntayhtymästä (yleisseuraanto) vai kunnasta sotetoiminta (ei yleisseuraanto) ja yleisten sopimusperiaatteiden soveltuvuus. Samalla arvioidaan, onko kyseessä sopimusmuutos ja onko sopimusmuutos olennainen ja sitä, onko kyseessä hankintalaissa erikseen määritelty kielletty hankintasopimuksen muuttaminen sopimuskauden aikana. Kokonaisarviossa vaikuttavina tekijöinä ovat esimerkiksi: muutoksen syyt (lainsäädäntömuutos), sopimuksen tekohetki (onko sote-muutosta voinut ennakoida); onko hankintayksikkö voinut ennakoida muutosta, sopimuksen luonne, onko alkuperäisessä sopimuksessa mahdollistettu sopimusmuutos, sopimuskauden pituus, muutoksen olennaisuus (esim. euromäärät), onko kyse yleisseuraannosta Riskiä voidaan pienentää, kun olemassa olevista vaihtoehdoista valitaan kokonaisarvioinnin perusteella pieniriskisin. Maakuntauudistuksen yhteydessä sopimusten päivittämisestä tai laajentamisesta ei saada täysin riskitöntä hankintalain näkökulmasta. Maakuntauudistus voi olla sopimuksen laajentamisen kyseessä ollessa SOTEMAKU lainsäädäntömuutoksen suuruudesta ja siirtymäajan lyhyydestä johtuen suorahankintaperiaate. Maakunnalla on aina vahingon minimoiminen velvollisuus markkinoille. Riskinä oikeusprosessi ja tällöin kyse olisi tuomiossa mahdollisesta laittomasta suorahankinnasta, jolloin seuraamus oli lähtökohtaisesti sopimuksen tehottomuusseuraus, ja riskinä hyvitysmaksu ja oikeudenkäyntikulut. Valittajan tulisi pystyä vakuuttamaan tuomioistuin siitä, että sillä olisi ollut todellinen mahdollisuus voittaa tarjouskilpailu virheettömässä menettelyssä. Mitään sellaisia kilpailutuksia ei tehdä, mitkä ei olisi jo tällä hetkellä kilpailutusprosessissa Taloushallinnon järjestelmästä on kolme esitystä CGI:n Raindance / Kuntamallikokonaisuus joko Taitoa Oy:n tai Seinäjoen kaupungin palveluna tai Kaksineuvoisen Aditron Intime Plus SaaS-sopimuspalvelun päivittämisenä. Lisäksi laskujen välityksen operaattoripalvelusta, mobiilihoidosta ja matkalaskujärjestelmistä on kaksi ehdotusta ICT ja digitaalisuus työryhmästä ja muut maakunnan toimintaa liittyvät järjestelmä alatyöryhmästä. Ehdotus valittavista järjestelmistä tehdään kokouksessa. Käytiin vilkasta keskustelua maakunnan tietohallinto ja ICT asioista ja tehtiin liitteen mukaiset päätökset (diat 24-> )

8 8 Strategiset Ehdotus II-vaiheen valittavista järjestelmistä tehdään kokouksessa työryhmien esitysten pohjalta. Muutosjohtaja Johanna Sorvettula esitteli valintaehdotukset. Ehdotukset ja niiden perustelut ovat liitteenä 2 olevassa diaesityksessä. Käsittely: Henkilöstöryhmän edustajan esityksen perusteella keskustelun jälkeen päätettiin yksimielisesti esittää henkilöstöjärjestelmän valinnan palauttaminen valmisteluun. Perusteluina esitettiin muun muassa, että aikaisemmin valittuun järjestelmään ei voida sähköisesti konvertoida muista järjestelmistä tietoja ja järjestelmä on teknisiltä ominaisuuksiltaan muutoinkin vanhanaikainen. Henkilöstötiedot tulee voida saattaa nykyisistä järjestelmistä valittavaan henkilöstötietojärjestelmään sähköisesti ja sujuvasti, siirron tulee toimia. Maakunnan vaihtoehtona on Kaksineuvoisen maakunnalle jo kilpailuttaman järjestelmä. Vertailu tuodaan kesäkuun kokoukseen ja asia päätetään uudelleen. Päätettiin valita II-vaiheen järjestelmät esityksen perusteella ja päätettiin palauttaa henkilöstöjärjestelmä uudelleen valmisteluun ja päätettäväksi. Strategiset Tietohallintotyöryhmä, EPSHP:n tietohallinto ja henkilöstöhallinto esittävät, että laajennetaan Kaksineuvoisen SOEMAKU valmistelua ja tulevaa maakuntaa varten tehtyä sopimusta. Perusteluna on kokonaistaloudellisesti edullisin järjestelmä. Ehdotus on sopimussoikeudellisesti riskittömin vaihtoehto. Maakunnan kokonaisuuden kannalta järkevin vaihtoehto näillä tiedoilla on Aditron Personec+ESS. Minkään vaihtoehdon kohdalla ei silti vältytä suurelta työmäärältä ja tiukalta aikataululta. Suunnittelu, aikataulutus, päätökset ja tiedot ajoissa, tietovastaavuuksien vertailut, liittymien toteutus, testaukset, koulutukset ym. ym. pitäisi aloittaa heti. Pelkkä konvertointi ei vielä mahdollista palkanmaksun aloittamista. Valittavassa järjestelmässä on standardiliittymät, mitkä mahdollistavat liittymien muodostamisen EPSHP:n palveluväylään ja valittuihin järjestelmiin. Käydään keskustelu ja hyväksytään päätösesitys. Laajan keskustelun jälkeen ehdotus hyväksyttiin.

9 9 60 Raporttien esittely ja työryhmien katsaukset Johtamisjärjestelmä Sisäinen valvonta, riskienhallinta, omavalvonta ja sisäinen tarkastus -alatyöryhmä Asiakirjahallinto -alatyöryhmä Tietojohtaminen / tietotuotanto -alatyöryhmä Sopimusohjaus ja -hallinta -alatyöryhmä Henkilöstö Henkilöstöjärjestöjen tiedonvaihtoryhmä -alatyöryhmä Henkilöstösiirtojen valmistelu -alatyöryhmä Työterveyshuolto uuden maakunnan henkilöstölle -alatyöryhmä Talous Kiinteistöt -alatyöryhmä Tukipalvelut sisältäen logistiikan ja hankinnat Sote uudistuksen ja Tukipalvelut Oy:n valmistelun informaatiotilaisuus pidetään ke klo 9.00 EPSHP:ssä. ICT ja digitaalisuus SOTE-tietojärjestelmien -alatyöryhmä Digitalisaatio -alatyöryhmä Tietohallinnon prosessit ja arkkitehtuuri -alatyöryhmä Asiakkuudenhallinta ja toiminnan ja tuotannon ohjaus alatyöryhmä Muut maakunnan toimintaan liittyvät järjestelmät alatyöryhmä Merkitään tiedoksi. Ehdotus hyväksyttiin. Todettiin, että raportit löytyvät 22.6 mennessä valmistelun sharepoint sivustolta sekä EP2109 verkkosivustolta. Raportit palautuvat käsittelyyn VATE:n käsittelyn jälkeen.

10 10 61 Muut asiat Mahdolliset muut kokouksessa esille tulevat asiat. Käsittely: Miia Kiviluoto toi esiin, että Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri on laatinut kannanoton tukipalveluyhtiön perustamistoimiin liittyen. Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kannanotto tukipalvelutyöryhmän loppuraporttiin: aikataulu ei ole realistinen ja osittain virheellinen sisällössä ristiriitaisuuksia sisältö tulee sopeuttaa lainsäädännön mukaisesti keskustelut kuntien kanssa tulee järjestää alkuvaiheessa ja samalla tulee selvittää kuntien tosiasiallinen mukaan lähtö Suunnitellut toiminnot ovat osittain ristiriidassa tämän hetkisen valmisteluohjeistuksen kanssa, joten toimintoja on tarkasteltava kriittisesti syksyllä ja samalla tulee varmistaa substanssiosaamisen mukana olo valmistelussa. Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri esittää, että VATE ja Shp perustavat yhteisen työryhmän tukipalvelujen järjestämiseksi ja yhtiöiden perustamista varten. Käytiin laaja keskustelu esiin nousseesta kritiikistä ja siihen liittyvistä kriittisistä tekijöistä, joita taloustyöryhmä oli omassa kokouksessaan käsitellyt. Kritiikkiä esittivät Aaro Honkola, Raija Ranta ja Miia Kiviluoto, jotka esittivät täydennyksenä pöytäkirjaan seuraavaa: 1) Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kanta, joka on todettu edellä; 2) Taloustyöryhmän kanta kokouksessa , joka perustuu Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kantaan; 3) Vastuuvalmistelijoiden valinta ja heidän työnsä käynnistyminen ja valmisteluvastuu; 4) Tukipalvelujen järjestämiseen liittyvät uudet ohjeistukset, vaihtoehdot ja niiden tarkka pohdinta a) valtakunnallinen TAHE-yhtiö b) maakunnallinen MAKUTAHE-yhtiö ja TAHE-yhtiön konsortio c) laaja Tukipalveluyhtiö ja edellä oleviin vaihtoehtoihin liittyvä valtionhallinnon ohjaus. Johanna Sorvettula toi esille, että Tukipalvelu Oy:n tekninen perustaminen voidaan tehdä ilman, että tiedetään kaikkia yhtiön toimialoja. Tukipalveluiden liiketoimintasisältö tarkentuu lainsäädännön tarkentuessa. MAKUTAHE-yhtiön valinta on tehtävä syyskuussa 2017 tämän hetkisen tiedon mukaan ja valmistelussa on noudatettu SOTEMAKU-johtoryhmän poliittisia linjauksia.

11 11 Keskustelussa tuli esiin, että asia oli ollut esillä aamupäivällä VATE:n kokouksessa ja siellä tukipalveluyhtiön valmistelua oli päätetty jatkaa kuitenkin niin, että lopulliset päätökset tehdään vasta myöhemmin. Merkittiin sairaanhoitopiirin kannanotto ja käyty keskustelu tiedoksi jatkovalmistelua varten.

12 12 62 Kokouskalenteri keväälle ja syksylle 2017 Esivalmisteluvaiheen kokouskalenteri tiedoksi. Virkamiesryhmä SOTE-maku jory Strategiset Lokakuu ma klo 8 ti klo 10 Joulukuu pe klo 9 ma klo 13 Tammikuu to klo Helmikuu to klo 9 pe klo 9 to klo Maaliskuu ma 6.3. klo 9 pe klo 13 to klo Huhtikuu ma klo 9 pe klo 13 ma klo Toukokuu ti 9.5. klo 9 pe klo 13 to klo Kesäkuu pe 9.6. klo 9 to klo 9 to klo Etelä-Pohjanmaan maakunta VATE ja SOTEMAKU jory Väliaikainen valmistelutoimielin VATE SOTE-maku jory Kesäkuu to klo 10 to klo 9 Elokuu ke klo 9 pe klo 13 ti klo 9 Syyskuu ti klo 9 ti klo 13 ti klo 9 Lokakuu to klo 9 ti klo 9 ti klo 9 Marraskuu ti klo 9 pe klo 9 ti klo 9 Joulukuu ma klo 9 ke klo 9 Tammikuu ti klo 9 pe klo 9 ti klo 9 Helmikuu ti klo 9 pe klo 9 ti klo 9 Maaliskuu ti klo 9 Strategiset tukipalvelut päätyöryhmät to klo to klo to klo to klo to klo to klo to klo to klo Merkittiin tiedoksi.

13 13 63 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.10