Paikka: Kansalliskirjasto, Kirjastoverkkopalvelut, Teollisuuskatu 23, 5. krs, kokoushuone D 509

Transkriptio

1 Digitaalisen kirjaston ohjausjärjestelmä MUISTIO 1 / 2011 Kirjastotoiminnan vaikuttavuuden arviointiryhmä Aika: keskiviikko klo Paikka: Kansalliskirjasto, Kirjastoverkkopalvelut, Teollisuuskatu 23, 5. krs, kokoushuone D 509 Läsnä: Jarmo Saarti, Itä-Suomen yliopiston kirjasto, pj. Päivi Kytömäki, Oulun yliopiston kirjasto Markku Laitinen, Kansalliskirjasto Vappu Lappalainen, Tilastokirjasto Ritva Nurminoro, Lapin maakuntakirjasto Susanna Parikka, Lapin korkeakoulun kirjasto Päivi Rasinkangas Oulun kaupunginkirjasto - maakuntakirjasto Eila Vainikka, Suomen kuntaliiton kirjasto Poissa: Risto Heikkinen, Jyväskylän ammattikorkeakoulun kirjasto Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto Päivi Jokitalo, Kansalliskirjasto Kristina Linnovaara, Kansalliskirjasto Eija Suikkanen, Turun ammattikorkeakoulun kirjasto Esittelijä: Markku Laitinen Asiantuntijat: Antti-Pekka Seppänen, Uudenmaan ELY-keskus Poissa: 1. Kokouksen avaus, osallistujien toteaminen ja esityslistan hyväksyminen Hyväksyttäneen esityslista. Puheenjohtaja Jarmo Saarti avasi kokouksen klo Hyväksyttiin esityslista. 2. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen Hyväksyttäneen vaikuttavuuden arviointiryhmän kokouksen 4/2010 muistio. (Liite 1.) Vaikuttavuuden arviointiryhmän kokouksen 4/2010 muistio hyväksyttiin esitetyssä muodossa. 3. Kysely digitaalisten kirjastopalvelujen mittaamisesta Vaikuttavuuden arviointiryhmä lähetti digitaalisten palvelujen mittaamista, mittareitten riittävyyttä ja toimivuutta ja mahdollisia lisätarpeita koskevan kyselyn tie-

2 teellisten kirjastojen ja maakuntakirjastojen johtajille (Liite 2). Vastauksia pyydettiin mennessä. Kysymykset, joihin pyydettiin vastauksia olivat: 1. riittävätkö nykyiset mittarit ja ovatko ne tarpeeksi yhteismitallisia erityyppisille e-aineistoille? 2. jos vastasit ei, mitä haluat lisää? 3. pitäisikö nykyisistä jättää joku mittari pois - mikä? 4. kommentteja liittyen e-aineistojen mittareihin Kysymysten 1-3 vastaukset käsiteltiin ryhmän kokouksessa 5/ Kooste vastauksista kysymykseen 4 on liitteenä (Liite 3). Alkuperäiset vastaukset ovat nähtävänä esittelijällä. Keskustelu Todettiin, että e-mittareihin liittyy runsaasti haasteita ja ratkaisuvaihtoehtoja on useita. Kunnollisen kokemuksen ja vertailukelpoisen datan puuttuessa vasta käytön myötä voidaan saada kokemusta mitä todella mitataan. Terminologia ei kaikin osin ole vakiintunut ja selkeitä määritelmiä tarvitaan. Apua asiaan mahdollisesti saadaan, kun uudet teknisen kuvailun säännöt valmistuvat. Myös kirjastotilastostandardien (ISO 2789 ja ISO 11620) uudistamistyön myötä saataneen tarkempia määritelmiä ja ohjeita mitä ja miten tulisi mitata. E-mittauksen haasteet ovat samat riippumatta kirjastosektorista - yleisissä kirjastoissa oma lukunsa on vaikeudet soveltaa tilaaja-tuottajamallia vertailukelpoisen mittauksen puuttuessa. Todettiin, että KITT:n tilastorakenteessa oleva ristiriita (Liite 3) tulee merkitä KITT2:n vaatimusmäärittelyyn, jotta tilaston käyttökelpoisuus e-aineistojen tilastoinnin osalta paranisi myös tältä osin. E-aineistojen nykyistä parempi tilastointi onkin yksi KITT2:n isoista kehityslinjoista. Aiemmin tilastoinnissa ei ole osattu kiinnittää huomiota myöskään tilastojen keräämiseen organisaatioissa, joilla on yhteinen tietokanta muiden kanssa - teknisiä ratkaisuja asian ratkaisemiseksi ei ole riittävästi mietitty. Omat haasteensa tilastointiin tuo KDK ja Primo, sillä Primo-asiakasliittymän kautta tehdyt haut voidaan kerätä instituutioittain (= Primoon luotu näkymä) / omien paikallisten näkymien tasolla, mutta ei tietokannoittain. Ne lataukset, jotka saadaan edelleen kustantajilta, ovat vertailukelpoisia vanhaan aikasarjaan. Huomioon otettavia asioita 1. Jos hakuja halutaan edelleen kerätä, ne eivät ole vertailukelpoisia vanhaan aikasarjaan. 2. Instituutiojako ei välttämättä ole sama kuin aiemmin. KITT-tilastot tulevat siis oleellisesti muuttumaan aiemmasta sitä mukaa kun Primon käyttö lisääntyy. 2/8

3 Koska Primossa on mukana useita instituutioita, jotka eivät ole KITT-kirjastoja, sen kautta saadut hakuluvut sisältävät myös KITT:iin kuulumatonta tietoa. Tilastointistandardit ISO 2789 (International Library Statistics) ja ISO (Performance Indicators for Libraries) ovat parhaillaan uudistettavina ja tekeillä on myös kirjastojen vaikuttavuuden mittausta ohjeistava uusi tekninen raportti ISO/TR (Methods and Procedures for Assessing the Impact of Libraries). Päätös Sovittiin, että seuraava kokoontuminen pidetään aivoriihi-tyyppisenä työpajana, jossa pohditaan e-aineistojen mittaukseen liittyviä kysymyksiä ja mittareita standardityöryhmää varten. Samalla pohditaan myös KITT2:lle asetettavia toiminnallisuusvaatimuksia ja tapauskuvauksia kehittämisen pohjaksi. 4. Kansainvälinen ohjeistus kirjaston vaikuttavuuden arviointiin ISO (International Organization for Standardization) on aloittanut kirjastotoiminnan vaikuttavuuden osoittamista tukevan ohjeen laatimisen. Ohjeistus laaditaan teknisen raportin muotoon. Ohjeen tarkoitus on täydentää olemassa olevia kirjastojen tilastointistandardeja ja laatumittaristoja antamalla määritelmiä ja kuvailemalla menetelmiä, joita käytetään kirjastojen tietopalvelujen vaikuttavuuden arvioinnissa. Pääpaino tulee olemaan vaikuttavuuden arvioinnin menetelmissä, mutta tavoitteena on myös löytää valikoima vaikuttavuusmittareita, joita on käytännössä testattu. Ohjetta laativan työryhmän puheenjohtaja on Roswitha Poll. Suomen edustajana ryhmässä on Markku Laitinen. Työn on arvioitu kestävän kolme vuotta ja sen tuloksena syntyvä asiakirja on ISO/TR 16439: Methods and procedures for assessing the impact of libraries. Keskustellaan ja päätetään ryhmän roolista standardityössä. Keskustelu Asia todettiin ajankohtaiseksi ja tarpeelliseksi kaikkien kirjastosektorien kannalta. Vaikuttavuuden mittausmenetelmillä on yhtymäkohta myös tekeillä olevaan kirjastosektorien yhteissivustoon ja sen tietosisältöön. Päätös Sovittiin, että Markku Laitinen pitää ryhmän jäsenet ajan tasalla standardityön edistymisestä ja ryhmän jäsenet hankkivat sitä mukaa omien sektoriensa työvaliokunnista palautetta standardin sisältöön vaikuttamiseksi. Työvaliokunnan palautetta voidaan hankkia myös nopealla kyselyllä jäsenille ilman aikaa vievää kokousmenettelyä ja asiat voidaan pöytäkirjata ja viedä kokouksen käsiteltäviksi tarvittaessa. 5. Tulevaisuustyöpaja Koska suunnitellun tulevaisuustyöpajan toteuttaminen aiotun yhteistyökumppanin kanssa ei edennyt toivotulla tavalla, ryhmä päätti kokouksessaan laatia itse suunnitelman tulevaisuustyöpajaksi, minkä jälkeen päätetään millä voimilla 3/8

4 työpaja toteutetaan. Teemana olisivat KITT2 ja tulevaisuuden tilastoinnin haasteet. Esitys Päätetään, mitkä ovat seuraavat toimenpiteet ja laaditaan aikataulu. Keskustelu Tulevaisuuden tilastoinnin haasteissa keskiöön nousevat kirjaston johdon ja kirjastojen kehysorganisaation tiedontarpeet, tuloksen ja arvon osoittaminen, talouden johtaminen ja vastaaminen toimintaympäristön nopeisiin muutoksiin. Asia liittyy saumattomasti yhtä hyvin KITT2:n kuin yleisten kirjastojen tilastoinnin kehittämiseen. Tulevaisuustyöpaja voisi olla kaksipäiväinen: - 1. päivä: Keskitytään KITT2 vaatimusmäärittelyyn. Ennakkotehtävänä tutustuminen ja kannanotto Sinikka Luokkasen johdolla toimineen KITT-ohjausryhmän ehdotukseen, joka on aiemmin jaettu tieteellisille kirjastoille sekä vaikuttavuuden arviointiryhmän huhtikuun aivoriihessä keräämään materiaaliin päivä: Yhteinen yleisille ja tieteellisille kirjastoille. Keskitytään koko kirjastokenttää koskeviin kysymyksiin. Alustavasti ajankohdaksi esitettiin loka-marraskuuta 2011, mutta voisi myös selvittää voidaanko tulevaisuustyöpaja kytkeä osaksi kauden tilastovalmennusta (yhteistilastopäivä ja workshopit). Päätös Sovittiin, että Markku Laitinen selvittää esillä olleet vaihtoehdot ja tekee asiasta esityksen ryhmälle ja aikataulu päätetään huhtikuun kokouksessa Kirjastotilastomanifesti IFLA:n johtokunnan hyväksymä kirjastotilastomanifesti on suomennettu. Suomennoksen ovat laatineet Markku Laitinen, Jarmo Saarti, Päivi Rasinkangas ja Antti-Pekka Seppänen. Manifesti on julkaistu IFLA:n sivuilla nyt myös suomeksi ja se on myös lähetetty julkaistavaksi Signumissa. Keskustelu Todettiin, että dokumentti soveltuu käytettäväksi myös kirjastojen kehysorganisaatioviestinnässä ja kannustetaan kirjastoja hyödyntämään sitä. 7. Yleisten ja tieteellisten kirjastojen tilastoyhteistyö Uudenmaan ELY-keskuksen (Antti-Pekka Seppänen) ja Kansalliskirjaston (Markku Laitinen) yhteistyönä on laadittu alustava esitys eri kirjastosektorien yhteiseksi sivupohjaksi. Tavoitteena on 1. Kerätä yhteen Suomen yleisten kirjastojen (SYT) ja tieteellisten kirjastojen (KITT) tilastot soveltuvilta osiltaan. Näin luodaan molemmista tilastoista tietoa yhteen keräävä palvelu, josta saa tietoa molemmista kirjastosektoreista yhden palvelun kautta. 2. Esittää rinnakkain yleisten ja tieteellisten kirjastojen toimintaa kuvaavat keskeiset mittarit, joita kerätessä hyödynnetään soveltuvin osin - olemassa olevat tilastot 4/8

5 - tilastojen perusteella laskettavat mittarit - kirjastojen asiakaskyselyjen tulokset 3. Julkaista kirjastotilastotietoa julkishallinnon avoimuusperiaatteen mukaisesti ja edistää julkaistun tiedon jatkojalostamista. 4. Löytää toimiva menetelmä kirjastojen verkkovierailujen tilastointi yhdenmukaisin periaattein. Yhteisen esitysalustan pohjana käytettäisiin soveltuvin osin - Opetusministeriön käynnistämän yleisten kirjastojen laatukriteerityöryhmän määrittämät indikaattorit kun ryhmä saa työnsä valmiiksi - Kansallisen kirjastotoimen vaikuttavuustyöryhmän suosittelemat indikaattorit - Kansainvälinen ISO:n, IFLA:n ja UNESCO:n suositus globaalisti kerättävistä indikaattoreista Sivupohjan malli on nähtävänä osoitteessa: Ryhmä ottanee kantaa sivuston sisältöön ja sijaintiin sekä jatkotoimiin. Keskustelu Keskusteltiin tulevan vaikuttavuussivuston mahdollisesta sijainnista. Sekä Kansalliskirjastolla että Kirjastot.fi-sivustolla on valmius ottaa sivusto ylläpidettäväksi. Sivuston ylläpitovastuu ja osoite voidaan myös jakaa eri toimijoiden kesken. Sisällön kehittämistä jatketaan edelleen yhteistyössä ryhmän kanssa. Sovittiin, että aluksi selvitetään ylläpidon kustannukset ja tarvittavat resurssit, minkä jälkeen sivuston ylläpitoa koskevat kysymykset voidaan antaa sovittavaksi Kansalliskirjaston ja OKM:n tasolle. 8. Vaikuttavuuden arviointiryhmän Internet-sivu Vaikuttavuuden arviointiryhmällä on tällä hetkellä kaksi Internet-osoitetta, joissa on aiheeseen liittyvää tietoa ja dokumentteja: 1. Digitaalisen kirjaston ohjausjärjestelmän kotisivu: 2. Arwi-Wiki: Esitys Keskustellaan ja päätetään kumpaa jatkossa pidetään yllä. Keskustelu Todettiin, että Wiki-alusta on nykytilanteessa soveltuvampi, koska Internet-sivulla ei ole enää muutakaan päivitettävää sisältöä. Päätettiin yksimielisesti käyttää jatkossa Wiki-alustaa ja Internet-sivulle tehdään Wikiin johtava linkitys. 9. Ryhmän täydentäminen 9.1. Uuden jäsenen nimeäminen ryhmään eronneen tilalle 5/8

6 Vaikuttavuuden arviointiryhmä päätti kokouksessaan esittää Yokirjastojen neuvostolle, että se nimeää ryhmästä eronneen Eeva-Liisa Lehtosen seuraajaksi jäljellä olevaksi toimikaudeksi, asti edustajan kirjastosta, joka on muodostettu sektorirajat ylittäneen fuusion tuloksena. Yliopistokirjastojen neuvoston työvaliokunta on valinnut edustajaksi Susanna Parikan Lapin korkeakoulukirjastosta Ryhmän täydentäminen yleisten kirjastojen hallinnon edustajalla Kirjastosektorien välisen yhteistyön lisääntyessä olisi tärkeää, että kirjastotoiminnan vaikuttavuuden arviointiryhmällä on suora linkki myös yleisten kirjastojen hallintoon. Kutsutaan ryhmään edustaja yleisten kirjastojen hallinnosta. Keskustelu Käydyssä keskustelussa kannatettiin yleisten kirjastojen edustuksen vahvistamista esityksen mukaisesti. Tehdään Kansalliskirjastolle esitys ryhmän täydentämisestä yleisten kirjastojen hallinnon edustajalla. 10. Muut asiat 10.1 KITT2-vaamusmäärittrely Keskustelu KITT2:lle asetettavia toiminnallisuusvaatimuksia pohditaan seuraavan kerran ryhmän aivoriihessä Lisäksi tulee kerätä tapauskuvauksia kehittämisen pohjaksi kirjastoista, missä asiaa on käsiteltävä yhdessä kirjaston johdon ja tilastotietojen keruuseen osallistuvien kesken siten, että otetaan huomioon kirjaston johdon sekä kirjastojen kehysorganisaation tiedontarpeet, tuloksen ja arvon osoittaminen, talouden johtaminen ja vastaaminen toimintaympäristön nopeisiin muutoksiin. Päätös Ehdotetaan Yliopistokirjastojen neuvostolle, että asia otetaan esiin Yo-kirjastojen yleiskokouksen yhteydessä Tilastovalmennussuunnitelma kaudelle Alustava suunnitelma ja aikataulu tilastovalmennukselle kaudeksi on seuraava. 1 Yhteistilastopäivä - marras-joulukuu 2011 Helsingissä 2 Tilastotyöpajat - tammi-helmikuu Yksi vasta-alkajien työpaja - tammikuu 2012 Helsingissä Sisältö - KITT vasta-alkajille -valmennus 4-6 tuntia 6/8

7 10.3 Kyselyt 10.4 Tutkimusaiheet Kohderyhmä: - tieteelliset kirjastot 2.2 Kolme edistyneitten tilastonkäyttäjien aluetyöpajaa: Hki, Tre, Oulu Sisältö - Kirjastotilaston sovellukset - Kirjastojen vaikuttavuuden mittaus - Kirjastotoiminnan arviointi Kohderyhmä: - tieteelliset kirjastot - yleiset?! Ohjelma tulee suunnitella yhteistyössä vaikuttavuuden arviointiryhmän kanssa, ja mikäli mukaan otetaan yleisten kirjastojen edustajia, myös ELY-keskus osallistuisi suunnitteluun Keskusteltiin mitä hyötyä yleisten kirjastojen edustajille olisi tilastovalmennuksesta. Todettiin, että mikäli valmennusta järjestetään, taso tulee suunnitella osallistujien tiedon tason mukaisesti. Mahdollisesti myös kirjaston koko vaikuttaa jossain määrin siihen minkälaista tilastotietoa tarvitaan tai on mahdollista tuottaa. Viimeistään e-aineistojen tilastoinnin kehittyminen nykyisestään tuonee erityistarpeita myös yleisten kirjastojen tilastoinnille. Ely-keskuksen tehtäviin kuuluu järjestää yleisille kirjastoille täydennys- ja jatkokoulutusta. Tilastot ovat yhä tärkeämpi raportoinnin väline myös yleisille kirjastoille ja tilasto-osaamisesta hyötyjiä olisivat kirjastojen johtajat ja tilastoon tietoa tallentavat. Myös pienten kirjastojen edustajat saisivat tätä kautta oppia tilastoista ja kerättävän tiedon kriteeristöstä. Nykyistä parempi tilasto-osaaminen auttaisi yhteisen näkemyksen muodostamisessa siitä mitä halutaan ja on tarpeen tilastoida. Aiheeseen palataan vuoden 2011 aikana. Määriteltävä on mm. sopiva kyselytiheys. Tulossa on myös palvelusopimukset, joissa määritellään osapuolten roolit. Kyselyjen jatkoa suunnittelemaan tullaan perustamaan työryhmä, jossa on edustus kaikilta kirjastosektoreilta. Keskustelu Tiedonhaun ja sisällönkuvailun vaikuttavuuden osalta on tarjolla gradun aihe. Lisätietoa asiasta saa Jarmo Saartilta. 11. Seuraava kokous Seuraava kokous pidetään klo aivoriihi-tyyppisenä koko päivän työskentelysessiona. 12. Kokouksen päättäminen 7/8

8 Puheenjohtaja päätti kokouksen klo LIITTEET Liite 1 Liite 2 Liite 3 Vaikuttavuuden arviointiryhmän kokouksen 4/2010 ( ) muistio Kysely digitaalisten kirjastopalvelujen mittaamisesta Kooste vastauksista kysymykseen 4 (kysely digitaalisten kirjastopalvelujen mittaamisesta) 8/8