Paikka: Kansalliskirjasto, Kirjastoverkkopalvelut, Teollisuuskatu 23, 5. krs, kokoushuone D 509

Transkriptio

1 Digitaalisen kirjaston ohjausjärjestelmä MUISTIO Kirjastotoiminnan vaikuttavuuden arviointiryhmä Aika: perjantai klo Paikka: Kansalliskirjasto, Kirjastoverkkopalvelut, Teollisuuskatu 23, 5. krs, kokoushuone D 509 Läsnä: Jarmo Saarti, Itä-Suomen yliopiston kirjasto, pj. Risto Heikkinen, Jyväskylän ammattikorkeakoulun kirjasto Päivi Kytömäki, Oulun yliopiston kirjasto Markku Laitinen, Kansalliskirjasto Vappu Lappalainen, Tilastokirjasto Eija Suikkanen, Turun ammattikorkeakoulun kirjasto Eila Vainikka, Suomen kuntaliiton kirjasto Esittelijä: Markku Laitinen Poissa: Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto Päivi Jokitalo, Kansalliskirjasto Eeva-Liisa Lehtonen, Aalto-yliopiston kirjasto Kristina Linnovaara, Kansalliskirjasto Ritva Nurminoro, Lapin maakuntakirjasto Päivi Rasinkangas Oulun kaupunginkirjasto - maakuntakirjasto 1. Kokouksen avaus, osallistujien toteaminen ja esityslistan hyväksyminen Esitys: Hyväksytään esityslista. Päätös: Puheenjohtaja Jarmo Saarti avasi kokouksen klo Hyväksyttiin esityslista. 2. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen Esitys: Hyväksytään vaikuttavuuden arviointiryhmän kokouksen 4/2010 muistio. (Liite 1.) Päätös: Vaikuttavuuden arviointiryhmän kokouksen 4/2010 muistio hyväksyttiin esitetyssä muodossa. 3. Vaikuttavuuden arviointiryhmän lähettämät tilastointiin liittyvät kyselyt 3.1 Kysely digitaalisten kirjastopalvelujen mittaamisesta Vaikuttavuuden arviointiryhmä lähetti digitaalisten palvelujen mittaamista, mittareitten riittävyyttä ja toimivuutta ja mahdollisia lisätarpeita koskevan kyselyn tieteellisten kirjastojen ja maakuntakirjastojen johtajille (Liite 2). Vastauksia pyydettiin mennessä. Kyselyyn saatiin 16 vastausta. Vastaukset ovat nähtävänä esittelijällä. Kooste kysymyksistä 1-3 on liitteenä (Liite 3). Kysymyksen numero 4 vastausten koostaminen on vielä kesken.

2 Esitys: Vaikuttavuuden arviointiryhmä tekee johtopäätökset kysymysten 1-3 vastauksista. Johtopäätökset siitä, mihin toimenpiteisiin kyselyn vastausten perusteella tulee ryhtyä, tehdään kun koko kysely on ehditty käydä läpi. Tilastointistandardien (yleinen kirjastotilastostandardi ISO 2789 ja toimintomittaristandardi ISO 11620) uudistustyö on juuri käynnistynyt. Samanaikaisesti kehitetään Suomen kirjastojen omia mittareita (vaikuttavuuden arviointiryhmän kehittämä mittaristo) ja tilastotietokannan rakennetta (KITT-ohjausryhmän aloite ja KITT2:n tuleva vaatimusmäärittely). Todettiin, että nämä asiat kytkeytyvät toisiinsa, mikä otetaan huomioon suunnittelussa. Keskusteltiin myös e-aineistojen käyttötilastoista ja todettiin, että FinELibaineistojen kustantajista COUNTER-yhteensopivia on yhä vain runsaat puolet, minkä vuoksi käyttötilastoista saatavaa tietoa voi pitää suuntaa-antavana - se mahdollistaa kirjaston sisäisen vertailun, mutta ei sovellu erityyppisten kirjastojen vertailuun, koska aineistot eri kirjastoilla voivat olla erilaisia. E-.aineistojen käyttötilastojen keräämistä tulisi tämän vuoksi harkita tilastoimalla portaalien kautta tapahtuvaa käyttöä, koska näin kerätyt tiedot olisivat vertailukelpoisia myös eri kirjastojen kesken. Päivitetty kirjastotilastostandardi tulee myös ohjeistamaan mm. yhteydenottojen elektronisiin palveluihin laskentaa nykyistä www-sivujen latausta monipuolisemmin. Tämä koskee Yhteistilaston kohdan 2.9 Elektroniset palvelut tilastointia. Teknistä menetelmää yhteydenottojen luotettavaksi laskemiseksi standardi ei kuitenkaan tule sisältämään. Todettiin, että latausten laskeminen antaisi käytöstä parempaa tietoa kuin hakujen laskenta. Keskustelussa todettiin myös, että vielä ei olla täysin selvillä mitä todella halutaan mitata - mistä kertovat suuret hakuluvut, mitä lataus todella merkitsee (onko aineisto täysin luettu vai vain silmäilty?). Jotta mittaamisessa päästäisiin eteenpäin, e-aineistojen käytön tilastointi tulisikin ottaa yhteistilastotyöpajoissa yhdeksi aiheeksi, jossa asiaa pohdittaisiin yhdessä kirjastojen edustajien ja e-aineistojen ylläpitoon perehtyneitten kanssa. Koulutuksessa olisi alustus sähköisestä julkaisemisesta ja siihen liittyvästä tilastoinnista ja ryhmätyötä. Päätös: Standardien ja mittariston (standardi ja omat mittarit) kehitystä sekä tilastotietokantaa (KITT2) seurataan ja kehitetään rinnakkain toisiinsa liittyen. Selvitetään voidaanko KDK:sta saada aineistojen käyttötilastoja kirjastokohtaisesti ja vertailukelpoisesti. Valitaan muutama kirjasto, joista talven 2011 aikana tapausesimerkinomaisesti selvitetään muun kuin FinELib-aineistojen kattavuus ja niistä saatavan tilastotiedon yhteensopivuus. 2/7

3 Pyritään saamaan e-aineistojen mittaaminen yhteistilastotyöpajan aiheeksi jo talven 2011 koulutuksessa. Kysymyksen 4 vastausten kooste käsitellään kun aineisto on käyty läpi. 3.2 Kirjastojen näkyminen yhteistilastossa Vaikuttavuuden arviointiryhmä lähetti lausuntopyynnön kirjastojen johtajille Vastauksia pyydettiin mennessä. Vastaukset ovat nähtävänä esittelijällä. Kysely ja kooste vastauksista liitteenä (Liite 4). Esitys: Toteutetaan sektorijako vaihtoehdon 2b mukaisena ja keskustellaan sektoreitten nimeämisestä. Mikäli vaihtoehto 2b toteutetaan, käynnistetään selvitys asiakastyyppiluokittelun tarkistamiseksi uuden sektorijaon mukaiseksi. Todettiin, että vaihtoehto 2b, jossa sektorirajan yli fuusioituneille kirjastoille tehdään oma ryhmänsä. Näin kirjastot saavat oman tilastonsa ja ensisijaisten vertailukohteitten tiedot helposti. Keskusteltiin sektorien uusista nimistä, jotta ne parhaiten kuvaisivat ryhmään kuuluvia kirjastoja ja päädyttiin seuraavaan. Yhden organisaation yo-kirjastot Yhden organisaation amk-kirjastot Yhden organisaation erikoiskirjastot Usean organisaation kirjastot Päätös: Päätettiin toteuttaa sektorijako vaihtoehdon 2b mukaisena ja nimetä sektorit keskustelussa sovitulla tavalla. Asiasta jaetaan tiedote kirjastoille. 3.3 Lausuntopyyntö Tieteellisten kirjastojen yhteistilaston kehittämisestä Tieteellisten kirjastojen yhteistilastolle vuosiksi nimetty ohjausryhmä valmisteli yhteistilastopäivässä käsiteltyjä ehdotuksia tilastorakenteen kehittämiseksi ja vaikuttavuuden arviointiryhmä on pyytänyt kirjastosektoreilta lausuntoa ryhmän esityksestä. Kysely on nähtävänä esittelijällä. Muutosehdotusten tavoitteita olivat - Karsia turhia kysymyksiä - Yhtenäistää eri sektoreiden kysymyssarjoja - Eheyttää kysymyskokonaisuutta - Tehdä tilastoa käyttäjäystävällisemmäksi erityisesti ei-kirjastoammattilaisille - Uusien tai muuttuneiden tilastotarpeiden huomioiminen 3/7

4 Vaikuttavuuden arviointiryhmä lähetti lausuntopyynnön kirjastosektorien puheenjohtajille Lausuntoja pyydettiin mennessä. Vastaukset ovat nähtävänä esittelijällä. Kooste vastauksista on liitteenä (Liite 5). Esitys: Yhteistilaston rakenneuudistus liitetään KITT2:n vaatimusmäärittelyyn ja kerätyt tekniset ja tietosisältöä koskevat kehittämistarpeet otetaan mahdollisuuksien mukaan huomioon KITT2:n suunnittelussa. Todettiin, että tehty kaikki kirjastosektorit suhtautuvat myönteisesti tehtyyn kehittämisehdotukseen. Päätös: Yksimielisesti esittelyn mukainen. 4. Keskitetty kysely 5. Artikkeli Esittelijä Päivi Jokitalo oli estynyt osallistumasta kokoukseen. Asia siirrettiin seuraavaan kokoukseen. Vaikuttavuuden arviointiryhmän laatimaa johdon mittaripakettia tulee testata käytännössä. Sovittiin, että Jarmo Saarti ja Markku Laitinen tekevät mittariston perusteella pohjan ja kunkin sektorin edustajat ryhmässä kommentoivat mittarien toimivuutta oman kirjastosektorinsa kannalta. Päätös: Selvityksen tulos julkaistaan artikkelina ainakin suomeksi (Signum) ja kerätyn palautteen jälkeen harkitaan myös kansainvälisen julkaisun tuottamista. Artikkeli Signumiin pyritään saamaan valmiiksi helmikuussa Signumin numeroiden tavoiteaikataulut vuonna 2011 ovat: 1/2011, jutut 15.2 mennessä, postitus /2011, jutut 15.4 mennessä, postitus /2011, jutut 5.6 mennessä, postitus /2011, jutut 15.8 mennessä, postitus /2011, jutut mennessä, postitus /2011, jutut mennessä, postitus KITT2-suunnittelu Seuraavan sukupolven yhteistilastotietokannan (KITT2) vaatimusmäärittelyn aloittaminen on merkitty Kansalliskirjaston toimintasuunnitelmaan vuodeksi /7

5 Todettiin, että tilastointistandardien uudistaminen ja kirjastojen oman mittaamisen kehittäminen tulee ottaa huomioon vaatimusmäärittelyssä. Vuoden 2010 aikana on myös alettu selvittää tilastoinnin rajapintoja yleisten ja tieteellisten kirjastojen välillä, mikä tulee myös ottaa huomioon KITT2:n suunnittelussa sekä toteutettu KITT-HALTI -yhteistyönä automaattinen tiedon siirto HALTI:sta KITT:iin. Uudesta systeemistä tulee kehittää johtamista tukeva ja sen vuoksi vaatimusmäärittelyä tekevässä ryhmässä on oltava myös kirjastojen johtajia (substanssin hallinta), tilastotuntemusta ja it-osaamista. Vaikuttavuuden arviointiryhmä on käytettävissä KITT2 vaatimusmäärittelyä tekevään ryhmään. 7. Ryhmän täydentäminen Eila Tapio Oulun yliopiston kirjastosta ja Eeva-Liisa Lehtonen Aalto-yliopiston kirjastosta ovat ilmoittaneet olevansa estyneitä osallistumaan ryhmän työskentelyyn. Yliopistokirjastojen neuvosto on nimittänyt jäljellä olevaksi toimikaudeksi, asti, Eila Tapion seuraajaksi Päivi Kytömäen Oulun yliopiston kirjastosta. Yo-kirjastojen neuvosto ei ole vielä nimennyt Eeva-Liisa Lehtosen seuraajaa. Korkeakoulukirjastojen rakenteellisen kehittämisen myötä on syntymässä organisaatioltaan uudenlaisia kirjastoja, jotka muodostuvat yli perinteisten kirjastosektorirajojen. Jo toteutuneita tai keskustelussa olevia sektorirajat ylittäviä kirjastojen fuusioita ovat ainakin seuraavat. Lapin korkeakoulukirjasto - Lapin yo + Rovaniemen amk + Kemi-Tornion amk + Matkailualan tutkimus- ja koulutusinstituutti Tritonia - Vaasan yo + Svenska handelshögskolan (osittain) Åbo Akademi (osittain) + Novia (osittain) + Vaasan amk. Lappeenranta - Lappeenrannan teknillinen yo + Saimaan amk. Helsingin yliopisto - Tiedekuntakirjastot + erillislaitoksia + sektoritutk.laitoksia yhdistetty 4 kampuskirjastoksi, keskitetyt palvelut, vireillä neuvotteluja palvelusopimuksista Sektorirajat ylittävät fuusiot asettavat kirjastojen tilastoinnille ja kirjaston arvioinnille uusia haasteita, joita ei ole ennen tarvinnut ottaa huomioon. Tätä asiantuntemusta ja kokemusta olisi pyrittävä hyödyntämään vaikuttavuuden arviointiryhmässä. Esitys: Esitetään, että Yliopistokirjastojen neuvosto nimeää Eeva-Liisa Lehtosen seuraajaksi jäljellä olevaksi toimikaudeksi, asti edustajan kirjastosta, joka on muodostettu sektorirajat ylittäneen fuusion tuloksena. 5/7

6 Todettiin, että on tärkeää saada ryhmään mukaan myös sektorirajat ylittäneen fuusion tuloksena muodostetun kirjaston edustaja. Päätös: Yksimielisesti esittelyn mukainen. 9. Muut asiat 9.1 Yhteistilastopäivän kuulumiset. Keskustelu Yhdistyvät kirjastot toivovat, että saisivat edustuksen ryhmään, koska niiden tilastoinnissa nousee asioita joita ei ole osattu aavistaa eikä vielä osata Esillä ollut aihe tilastoinnin rajapinnoista todettiin ajankohtaiseksi ja tarpeelliseksi. Kattava suomen kirjastolaitoksen tilasto puuttuu vielä, sillä erikoiskirjastojen tilastoinnin piiristä on yhä pois paljon pieniä kirjastoja (työpaikat, koulut, potilaskirjastot, vankilat ym.). Osanottajien palaute tilastopäivästä oli positiivinen. Toivottiin lisää tilaston soveltamiseen liittyvää tietoa ja laadullista mittaamista käsitteleviä. Päätös: Seuraavan yhteistilastopäivän ohjelma laaditaan yhdessä ryhmän kanssa ja ohjelmasta tehdään entistä selkeämmin kaikkia kirjastosektoreita koskeva huomioiden myös KITT2:n suunnittelu. 9.2 Tulevaisuustyöpaja. Suunnitellun tulevaisuustyöpajan toteuttaminen aiotun yhteistyökumppanin kanssa ei ole edennyt toivotulla tavalla. Päätös: Laaditaan itse suunnitelma tulevaisuustyöpajaksi ja sen jälkeen päätetään millä voimilla työpaja toteutetaan. Teemana olisivat KITT2 ja tulevaisuuden tilastoinnin haasteet Talven 2011 yhteistilastotyöpajat Etelä-Suomen työpaja: Helsinki ke klo 9-16 Paikka: Kirjastoverkkopalveluiden toimitilat Vallilassa, Teollisuuskatu 23 A, 4. krs, koulutusluokka A 414 Sisä-Suomen työpaja: Tampere to klo 9-16 Paikka: Tampereen ammattikorkeakoulu, Kuntokatu 3, C-talo, 4. krs, atk-luokka C4-04 Pohjois-Suomen työpaja: Oulu ke klo /7

7 Paikka: Oulun yliopisto, Linnamaa, Tiedekirjasto Pegasus (entinen Pääkirjasto), mikroluokka PK Seuraava kokous Seuraava kokous pidetään klo Videoneuvottelumahdollisuus. Paikka ilmoitetaan myöhemmin. 11. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo /7