Lähipiiriohjeen malli

Transkriptio

1 Lähipiiriohjeen malli

2 Sisällys 1. Soveltamisala ja tarkoitus Lähipiiritoimen määritelmä Lähipiiriin kuuluvat Millaisia ovat säätiön tavanomaiset ja epätavanomaiset lähipiiritoimet Apurahojen ja tukien myöntäminen esteellisyyssääntöineen Miten lähipiiritoimet selvitetään säätiössä ja tytäryhteisöissä sekä miten niistä raportoidaan toimintakertomuksessa Prosessi lähipiirin kanssa tehtävien kaupallisten ja muiden sopimusten käsittelystä ja päätöksenteosta Miten varmistutaan lähipiiritoimien markkinaehtoisuudesta Miten säätiön hallitus valvoo lähipiiritoimia, lähipiiriohjeen tiedottaminen ja johdon sitouttaminen lähipiiriohjeeseen Suppean lähipiirin sukupuu Mallilomake: Ilmoitus Säätiön X lähipiiritoimista tilikaudella

3 Tämä on Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunnan laatima lähipiiriohjeen malli, joka on tarkoitettu jäsenkunnan avuksi säätiöiden lähipiiriohjeiden laatimisessa. Kaikille sopivaa standardia on säätiöiden erilaisuudesta johtuen mahdotonta laatia, mutta tässä mallissa oletetaan tiettyjen perusasioiden sisältyvän jokaiseen lähipiiriohjeeseen. Mallin tarkoitus on helpottaa lähipiiriohjeen laatimista sekä ehkäistä lähipiiriin liittyviä väärinkäytöksiä ja -ymmärryksiä. Jokainen säätiö muokkaa mallia oman toimintansa kannalta. Tämä malli ei ole tarkoitettu suoraan kopioitavaksi, vaan ainoastaan ohjeeksi siihen, mitä seikkoja ainakin tulisi ottaa huomioon ja sisällyttää ohjeeseen. Säätiö vastaa itse oman lähipiiriohjeensa sisällöstä. Hyvä lähipiiriohje on paras väline suojautua kiellettyjen lähipiiritoimien puo lelle eksymiseltä. On tärkeää, että jokaisessa säätiössä mietitään, mikä juuri oman säätiön toiminnan kannalta on järkevin muotoilu lähipiiriohjeelle. Lähipiiriohjeen vakiinnuttamista kannattaa ajatella prosessina. Kun säätiön oma lähipiiriohje on laadittu ja hyväksytty hallituksessa, se käydään läpi tilintarkastajan tai muun säätiön valvojan kanssa. Säätiön ensimmäisen uuden lain mukaisen tilintarkastuskierroksen jälkeen lähipiiriohje käydään jälleen läpi ja uusitaan käytännöstä opitun mukaisesti. Säätiöissä voi olla monenlaisia ja toisistaan poikkeavia lähipiiritoimiin liittyviä käytäntöjä, mutta vastuu lähipiirisääntelyn huomioon ottamisesta on aina säätiön hallituksella ja johdolla. Tätä mallia ei ole tarkoitettu käytettäväksi rikos- tai vahingonkorvausvastuun perusteena. 3

4 1. Soveltamisala ja tarkoitus Säätiön N.N. (jäljempänä Säätiö ) hallitus on hyväksynyt tämän lähipiiriohjeen, joiden avulla Säätiössä toteutetaan lähipiiritoimien sääntely. Ohje määrittää lähipiiritoimien tunnistamis-, päätöksenteko-, hyväksyntä-, raportointi- ja valvontakäytännöt. Ohje perustuu säätiölakiin (487/2015), tilinpäätöksen laatimista koskevaan ohjeistukseen sekä Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunnan Säätiön hyvä hallinto -ohjeistukseen. Lähipiiriohjetta noudatetaan kaikissa Säätiön konserniin kuuluvissa yhteisöissä ja säätiöissä. Ohje sitoo Säätiön hallintoneuvoston ja hallituksen jäseniä, toimitusjohtajaa ja Säätiön palveluksessa olevia tässä ohjeessa määriteltyjä henkilöitä, jotka osallistuvat Säätiön johtamiseen. 2. Lähipiiritoimen määritelmä Lähipiiritoimella tarkoitetaan kaikkia lähipiiriin kuuluvien kanssa tehtyjä oikeustoimia niiden kohteista tai nimikkeistä riippumatta. Näitä voivat olla esimerkiksi palveluiden ostaminen lähipiiriin kuuluvalta, tai palvelun myyminen lähipiiriin kuuluvalle, lähipiirin saamat etuudet ja palkat, lainan tai avustuksen antaminen tai erilaiset sopimukset. Oikeustoimi voi olla vastikkeellinen tai vastikkeeton. 4

5 3. Lähipiiriin kuuluvat Tässä luvussa selvitetään, ketkä kuuluvat Säätiön lähipiiriin. Säätiön lähipiiriä selvittämisessä voidaan käyttää apuna alla esitettyä lähipiirikaaviota. Säätiö päättää, laatiiko se lähipiiriluettelon tai -rekisterin vai käydäänkö ohjeessa muuten läpi, millä perusteella Säätiön lähipiirisuhteet muodostuvat. Laajaan lähipiiriin kuuluvat: 1. säätiön perustaja ja säätiössä määräysvaltaa käyttävä ihminen, yhteisö ja säätiö sekä näiden tai säätiön tytäryhteisö ja -säätiö 2. säätiön ja 1 kohdassa tarkoitetun yhteisön ja säätiön hallituksen ja hallintoneuvoston jäsen ja varajäsen, toimitusjohtaja ja tämän sijainen, vastuunalainen yhtiömies ja tilintarkastaja 3. säätiön asiamies ja muu henkilö, joka osallistuu säätiön johtamiseen kohdassa tarkoitetun ihmisen perheenjäsen kohdassa tarkoitetun ihmisen muu lähisukulainen kohdassa tarkoitetun ihmisen tai yhdessä toimivien ihmisten määräysvallassa oleva yhteisö ja säätiö. Perheenjäsenellä tarkoitetaan aviopuolisoa ja avopuolisoa, omaa ja puolison lasta ja tämän puolisoa ja jälkeläistä sekä omaa ja puolison vanhempaa, isovanhempaa ja tämän vanhempaa. Muulla lähisukulaisella tarkoitetaan edellä 1 3 kohdassa ja perheenjäsentä koskevassa kohdassa tarkoitetun ihmisen sisarusta sekä sisar- ja velipuolta ja tämän aviopuolisoa ja avopuolisoa sekä tässä kohdassa tarkoitetun lasta ja lapsen jälkeläistä, vanhempaa ja isovanhempaa. Suppeaan lähipiiriin kuuluvat edellä kohdissa 1 4 ja kohdassa 6 mainitut henkilöt, yhteisöt ja säätiöt. Suppeaan lähipiiriin eivät kuulu kohdissa 1 3 tarkoitettujen ihmisten lähisukulaiset eivätkä näiden määräysvallassa olevat yhteisöt tai säätiöt. 5

6 4. Millaisia säätiön lähipiiritoimet ovat Luvussa selvitetään, mitä ovat Säätiön tavanomaiset ja epätavan - o maiset lähipiiri toimet sekä mitä ovat kielletyt taloudelliset edut ja poikkeukselliset toimet. Säätiön lähipiiritoimien tavanomaisuus tai epätavanomaisuus riippuu kunkin säätiön oman toiminnan luonteesta; mikä yhdelle säätiölle on tavanomaista, voi toiselle säätiölle olla epätavanomaista. Seuraavien edellytysten on aina täytyttävä lähipiiritoimien osalta, jotta ne ovat ylipäätään säätiölain mukaan sallittuja: 1. Lähipiiritoimien tulee olla perusteltavissa säätiön tarkoituksen ja toimintamuotojen kautta. 2. Suppean lähipiirin osalta lähipiiritoimet tulee raportoida toimintakertomuksessa. Tavanomaisia lähipiiritoimia voivat olla esimerkiksi lähipiirille maksetut palkat ja palkkiot. Ohjeeseen voi liittää luettelon Säätiön tavanomaisista lähipiiritoimista. Epätavanomaisia lähipiiritoimia voivat olla esimerkiksi lähipiirille myönnetyt apurahat ja tuet sekä taloudellisesti merkittävät tavara- ja palveluostot. Lisäksi lähipiiritoimia kirjatessa otetaan huomioon toimet konserni- tai perustajayhteisöjen kanssa. Kielletyllä taloudellisella edulla tarkoitetaan sellaista etua, jolle ei ole säätiön tarkoituksesta tai toiminnasta johtuvaa perustetta. Poikkeuksellinen toimi voi olla erimerkiksi merkittävän omaisuuserän myynti tai poikkeuksellisen suuri tai tavanomaisesta poikkeavalla tavalla myönnetty apuraha tai avustus. Lue lisää säätiön lähipiiristä ja raportoinnista Säätiön hyvästä hallinnosta, erit. s ja

7 5. Apurahojen ja tukien myöntäminen esteellisyyssääntöineen Luvussa kerrotaan, voidaanko Säätiön sääntöjen mukaan lähipiirille myöntää apurahoja tai muuta tukea, ja jos voidaan, millä edellytyksillä. Myös lähipiiritoimessa voi olla kysymys säätiön tarkoituksen toteuttamisesta. Tällöin toimi (tai tuen myöntäminen) voidaan tehdä lähipiiriin kuuluvan kanssa samoilla ehdoilla kuin muiden tarkoituksen kohderyhmään kuuluvien kanssa. Esimerkiksi vammaisten asumista tukeva säätiö voi vuokrata vammaiselle hallituksen jäsenellensä asunnon, kunhan valinta tapahtuu ja vuokrasopimus laaditaan samoin ehdoin kuin muidenkin tuen saajien kohdalla. Säätiö voi kirjata ohjeeseensa, että lähipiirille voidaan myöntää apurahoja samoilla edellytyksillä kuin muille apurahan hakijoille. Myös mahdolliset rajoitukset lähipiirille jaettavista apurahoista kirjataan. Lähipiiri on tärkeätä selvittää myös esteellisyysvaatimusta koskevan sääntelyn noudattamiseksi. Ohjeessa kerrotaan, miten esteellisen henkilön tulisi toimia, jotta hän ei pääse käyttämään päätösvaltaa Säätiön elimissä. Ohjeeseen voidaan esimerkiksi kirjata, että Säätiön johdon on tutustuttava lähipiiriohjeen lisäksi myös esteellisyyssäännöksiin sen uhalla, että elimen jäsen tai toimihenkilö vastaa tällöin esteellisenä henkilönä mahdollisesti Säätiölle aiheuttamasta vahingosta vahingonkorvauslain tai Säätiön ja elimen jäsenen tai toimihenkilön välisessä sopimuksessa sovittujen periaatteiden mukaisesti. Säätiön on hyvä ottaa huomioon myös ns. miltä näyttää -esteellisyys. Tämä merkitsee sitä, että lähipiiriin kuulumaton, määräysvaltaa käyttävän hyvä ystävä, kummilapsi tai työtoveri saattaa todellisuudessa olla paljon läheisempi kuin toinen lähipiiriin kuuluva henkilö. Säätiön päätöksillä voidaan määrätä laajemmasta henkilöpiiristä, jonka osallistumiseen Säätiön puolesta tehtäviin päätöksiin ja toimiin sovelletaan esteellisyysvaatimuksia. 7

8 6. Miten lähipiiritoimet selvitetään säätiössä ja tytäryhteisöissä sekä miten niistä raportoidaan toimintakertomuksessa Luvussa kerrotaan, miten lähipiiritoimet tulevat Säätiön tietoon ja miten niistä raportoidaan toimintakertomuksessa. Säätiön voi olla helpointa seurata lähipiiritoimia ylläpitämällä kirjallista luetteloa Säätiön määräysvaltaa käyttävistä henkilöistä, joita lähipiiritoimiin liittyvät velvoitteet koskevat. Näiden henkilöiden vastuulla on ilmoittaa kaikki tiedossaan olevat tapahtuneet lähipiiritoimet, joita henkilö itse, hänen perheenjäsenensä, hänen muu lähisukulaisensa tai näiden määräysvallassa oleva yhteisö tai säätiö on tehnyt Säätiön kanssa. Tiedot ilmoitetaan Säätiön lähipiiriasioita hoitavalle erikseen sovittavalla tavalla esimerkiksi vastauksena sähköisesti toteutettuun kyselyyn. Poikkeuksellisissa sekä merkittävissä toimissa Säätiön hallitus pyrkii lojaliteetti- ja huolellisuusvelvollisuutensa perusteella erikseen selvittämään, onko sopimuksen osapuolena lähipiiriin kuuluva. Säätiön toimintakertomuksessa raportoidaan suppean lähipiirin kanssa tehdyt vastikkeelliset ja vastikkeettomat taloudelliset toimet säätiölain ja Säätiön hyvä hallinto -ohjeen edellyttämällä tavalla. Lähipiiritoimista kerrotaan toimintakertomuksessa muun muassa, mikä on lähipiirisuhteen luonne, kuvaus toimesta tai taloudellisesta edusta sekä toimen tai taloudellisen edun raha-arvo. Toimintakertomuksessa ilmoitetaan erikseen rahalainat, vastuut ja vastuusitoumukset suppeaan lähipiiriin kuuluville, niiden pääasialliset ehdot sekä miten ne liittyvät säätiön tarkoituksen toteuttamiseen, toimintamuotoihin ja varainhoitoon. 8

9 7. Lähipiirin kanssa tehtävien kaupallisten ja muiden sopimusten käsittelystä sekä päätöksenteosta Luvussa kuvataan menettelytavat, jolla Säätiössä varmistutaan, miten lähipiiritapahtumia kontrolloidaan. Lähipiiriohjeessa voidaan esimerkiksi mainita, että lähipiiritoimista päätettäessä apuna käytetään lähipiiriohjeen pohjalta valmiiksi laadittua tarkistuslistaa sen varmistamiseksi, että tässä ohjeessa mainitut seikat on huomioitu. Säätiön hallintoelinten päätöksentekodokumentit ja hallintoelimille tehtävät esitykset sisältävät vahvistuksen siitä, että asiassa on otettu huomioon lähipiirisääntely. Mikäli kyseessä on lähipiiritoimi, dokumenttiin sisältyvät myös raportointia varten tarvittavat tiedot. Lisäksi annetaan selvitys tavanomaisten palvelusuoritteiden vastikkeettoman antamisen periaatteesta (esim. ooppera- ja teatteriliput), kun tarkoituksena on, että hallituksen jäsenet tutustuvat Säätiön tuottaman palvelun sisältöön. Ohjeessa voidaan esimerkiksi kertoa, että edut ovat samat kuin Säätiön koko henkilökunnalla. 9

10 8. Miten varmistutaan lähipiiritoimien markkinaehtoisuudesta Luvussa kerrotaan, miten Säätiössä varmistetaan tehtyjen lähipiiritoimien markkinaehtoisuus. Sopimukset käsitellään ja päätetään Säätiön hallituksessa, jos ne poikkeavat Säätiön tavanomaisesta toiminnasta. Sopimukset ja liiketoimet lähipiiriin kuuluvan kanssa tehdään markkinahintaisesti. Säätiö voi myös ilmoittaa ohjeessa, että lähipiiriin kuuluvat välttävät lähtökohtaisesti sopimussidonnaisuuksia Säätiön kanssa. Sopimussidonnaisuuksia ovat muun muassa toimeksiannot säätiön ja lähipiiriin kuuluvan kesken, omaisuuden tai palveluiden luovutussopimukset, lainat, omaisuuden sijoittaminen, vuokra- tai käyttösopimukset sekä yhteistyösopimukset. Jos säätiön etu edellyttää tällaisten sopimusten solmimista lähipiirin kanssa, hallituksen on osoitettava ne säätiön edun mukaisiksi. Lähipiiriohjeessa voidaan ilmoittaa, että lähipiiritoimen markkinaehtoisuutta arvioidaan kauppa-arvomenetelmällä, jolloin toimen käypä arvo määritetään vertailukohteissa toteutuneiden kauppahintojen perusteella. Vertailukelpoiselta luovutukselta edellytetään muun muassa, että luovutus on tapahtunut vapaassa markkinatilanteessa toisistaan riippumattomien osapuolten väillä. Kauppa-arvomenetelmää voidaan soveltaa melkein mihin tahansa toimeen, josta löytyy vertailukelpoista tietoa, kuten esimerkiksi vuokraukseen tai palvelun luovutukseen. Kun vertailukelpoisia tietoja ei ole saatavilla, markkinaehtoisuuden arviointiin voidaan käyttää esimerkiksi kustannusarvomenetelmä. Kustannusarvomenetelmä on todellisiin tai todennäköisiin ja tarkoituksenmukaisiin tuotantokustannuksiin perustuva arvonmäärittämismenetelmä. 10

11 9. Lähipiiritoimien valvonta, lähipiiriohjeen tiedottaminen ja johdon sitouttaminen lähipiiri ohjeeseen Luvussa kerrotaan, miten Säätiö huolehtii siitä, että lähipiiriohjetta noudatetaan ja että siitä tiedotetaan asianmukaisesti. Lähipiiriohje jaetaan sovitulla tavalla Säätiön hallintoneuvoston ja hallituksen jäsenille, toimitusjohtajalle ja asiamiehelle, muille Säätiön johtamiseen osallistuville sekä tilintarkastajalle, Säätiön perustajalle ja muille Säätiössä määräysvaltaa käyttäville sekä tytäryritysten hallituksille. Ohjeessa voidaan mainita, että kaikki yllämainitut tahot velvoitetaan tutustumaan lähipiiriohjeeseen vuosittain ja ilmoittamaan lähipiiritoimien yhteydessä omat sidonnaisuutensa avoimesti ja viivytyksettä Säätiön tietoon. Jokainen Säätiön lähipiiriin kuuluva on henkilökohtaisesti vastuussa siitä, että noudattaa tätä ohjetta. Säätiön hallitus käy vuosittain läpi Säätiön lähipiiriluettelon ja kyseistä vuotta koskevien lähipiiritoimien luettelon ennen toimintakertomuksen valmistumista. Ohjeessa kerrotaan, kuinka usein lähipiiriohje sekä mahdollinen lähipiiriluettelo tai -rekisteri päivitetään, ja miten ne annetaan lähipiirille tiedoksi päivitysten jälkeen. Jos säätiöllä on lähipiirirekisteri, ohjeessa kerrotaan, miten huolehditaan siitä, että rekisteriä käytetään ja säilytetään rekisterissä olevien ihmisten yksityisyyttä ja henkilötietolakia kunnioittaen sekä vain säätiölain asettamien velvoitteiden hoitamiseksi. 11

12 10. Suppean lähipiirin SUKUPUU Näiden vanhemmat Näiden vanhemmat isä äiti äiti isä Päättäjä/ Perustaja/ Määräysvaltaa käyttävä/ Edellisten tytäryhteisö tai -säätiö puoliso lasten puolisot lapset lapset lasten puolisot lasten lasten puolisot lapsen lapset lapsen lapset + kenen tahansa sukupuussa olevan määräysvallassa oleva yhteisö tai säätiö Päättäjä = säätiön/ yhteisön hallituksen ja hallintoneuvoston jäsen ja varajäsen, toimitusjohtaja ja tämän sijainen, asiamies, tilintarkastaja. Määräysvaltayhteisö = kirjanpitolain mukainen yhteisö, jossa lähipiiriläinen yksin tai yhdessä muun lähipiiriläisen kanssa voi käyttää enemmistövaltaa.

13 Mallilomake: Ilmoitus Säätiön X lähi piiritoimista tilikaudella 2015 Kuulut Säätiön X lähipiiriin, jonka toimia säätelee säätiölaki 487/2015. Säätiölain mukaan säätiön täytyy ilmoittaa toimintakertomuksessaan vuosittain tiedot säätiön suppealle lähipiirille annetuista avustuksista, muista kokonaan tai osittain vastikkeettomista taloudellisista eduista sekä muista säätiön ja lähipiiriin kuuluvan välisistä taloudellisista toimista. Ilmoittamisvelvollisuus koskee myös mahdollisia lähipiirille annettuja rahalainoja, vastuita ja vastuusitoumuksia. Lähipiiritoimien ilmoittamisvelvollisuus koskee jo alkanutta tilikautta. Tällä lomakkeella tulee ilmoittaa omat ja perheenjäsentesi sekä Säätiön X väliset mahdolliset oikeustoimet vuonna 201x. 1. Ilmoittajan nimi 2. Oletko sinä, perheenjäsenesi tai muu lähisukulaisesi (ks. kaavio alla) ollut vuoden 201x aikana osallisena toimessa, jonka osapuolena on Säätiö X tai jokin sen määräysvallassa olevista yhteisöistä (ks. luettelo alla)? Jos vastasit kyllä, tarkenna tietoja kohdissa Jos vastasit ei, siirry kohtaan 8. > Kuvaile oikeustoimen tai taloudellisen edun tiedot (esim. palkat, palkkiot, eläke- etuudet, vuokra- tai muut sopimukset, apurahat, avustukset jne.). 3. Oikeustoimen tai taloudellisen edun osapuolet 4. Mistä oikeustoimesta tai taloudellisesta edusta on kyse? 5. Mikä on oikeustoimen tai taloudellisen edun raha-arvo? 6. Mitkä ovat oikeustoimen tai taloudellisen edun muut olennaiset ehdot? 7. Kuka on Säätiön tai sen määräysvallassa olevan yhteisön yhteyshenkilö toimessa? 8. Oletko sinä, perheenjäsenesi tai muu lähisukulaisesi saanut lainaa tai lainoja (joiden yhteismäärä ylittää euroa) tai onko puolestanne annettu vastuita tai vastuusitoumuksia Säätiöltä tai joltakin sen määräysvallassa olevalta yhteisöltä? Jos vastasit kyllä, tarkenna tietoja kohdissa Jos vastasit ei, siirry kohtaan 12. > Lainan, vastuun tai vastuusitoumuksen tiedot 9. Mikä on lainan, vastuun tai vastuusitoumuksen raha-arvo? 10. Miten laina, vastuu tai vastuusitoumus liittyy Säätiön tarkoituksen toteuttamiseen, toimintamuotoihin tai varainhoitoon? 11. Mitkä ovat lainan ja vastuiden pääasialliset ehdot? 12. Vahvistan yllä olevat tiedot oikeiksi Allekirjoitus, paikka, aika

14 Lähipiirin määritteleminen Säätiön lähipiiriin kuuluvat (säätiölain 1 luvun 8 mukaan): 1. säätiön perustaja ja säätiössä määräysvaltaa käyttävä ihminen, yhteisö ja säätiö sekä näiden tai säätiön tytäryhteisö ja -säätiö; 2. säätiön ja 1 kohdassa tarkoitetun yhteisön ja säätiön hallituksen ja hallintoneuvoston jäsen ja varajäsen, toimitusjohtaja ja tämän sijainen, vastuunalainen yhtiömies ja tilin - tarkastaja; 3. säätiön asiamies ja muu henkilö, joka osallistuu säätiön johtamiseen; kohdassa tarkoitetun ihmisen perheenjäsen; kohdassa tarkoitetun ihmisen muu lähisukulainen; sekä kohdassa tarkoitetun ihmisen tai yhdessä toimivien ihmisten määräysvallassa oleva yhteisö ja säätiö Suppea lähipiiri, jonka tekemät oikeustoimet raportoidaan vuosittain toimintakertomuksessa Perheenjäsenellä tarkoitetaan tässä laissa: aviopuolisoa ja avopuolisoaomaa ja puolison lasta oman ja puolison lapsen puoliso oman ja puolison lapsen jälkeläinen omaa ja puolison vanhempaa omaa ja puolison isovanhempaa omaa ja puolison isovanhemman vanhempi Voit nimetä halutessasi oman lähipiirisi: Laaja lähipiiri Muulla lähisukulaisella tarkoitetaan tässä laissa: sisarusta ja sisar- tai velipuolta tämän aviopuolisoa ja avopuolisoa edellä tarkoitetun lasta edellä tarkoitetun lapsen jälkeläistä edellä tarkoitetun vanhempaa edellä tarkoitetun isovanhempaa Voit nimetä halutessasi oman lähipiirisi: Luettelo Säätiön X määräysvallassa olevista yhteisöistä (tytäryhteisöt tai säätiöt) 14

15 Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunta Delegationen för stiftelser och fonder