TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Laatimispäivä

Transkriptio

1 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Laatimispäivä a Rekisterinpitäjä Nimi Karelia Ammattikorkeakoulu Oy Osoite Tikkarinne 9, Joensuu Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) puh , 2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 3 Rekisterin nimi 4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 5 Rekisterin tietosisältö Nimi Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä:henkilöstösihteeri Eeva Liisa Kettunen Matkustushallintajärjestelmä:ICT-suunnittelija Tuula Hiltunen Rekrytointijärjestelmä: Henkilöstöpäällikkö Jaana Tolkki Osoite Tikkarinne 9, Joensuu Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) +358 (0) , eeva-liisa.kettunen@karelia.fi +358 (0) , tuula.hiltunen@karelia.fi +358 (0) , jaana.tolkki@karelia.fi Rekisterin nimi on Karelia Ammattikorkeakoulu Oy:n henkilöstöhallinnon rekisteri, johon kuuluvat seuraavat henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät: a. Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä (Personec F, ESS, SympaHR) b. Matkustuksenhallintajärjestelmä (Travel) c. Rekrytointijärjestelmä (Kuntarekry) Henkilöstöhallinnon rekisteri on perustettu työnantajan velvollisuuksien hoitamista varten, palvelussuhteen perustamiseksi ja sen hoitamiseksi. Se on palkkojen ja palkkioiden maksamista varten. Henkilöstöhallinnon rekisterin tietoja käytetään ESSja Sympa-järjestelmien perustietoja kerättäessä. Rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko työntekijänä, entisenä työntekijänä, työnhakijana tai osakeyhtiön hallituksen luottamushenkilönä. Rekisteriin merkitään vain asioiden hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisterissä olevia tietoja ammattikorkeakoulu käyttää suorittaessaan niitä työntekijöitään ja luottamushenkilöitään koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Rekisteriä käytetään myös työvoiman hankintaan, henkilöstön sisäisen liikkuvuuden tukemiseen, työntekijöiden työvälineenä ja henkilöstön johtamisen välineenä. Matkustuksenhallintajärjestelmän rekisteriä käytetään matkamääräysten ja matkalaskujen hallintaan. a. Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän tiedot ovat pääosin määrämuotoisia sisältäen: henkilön nimi- ja osoitetiedot, henkilötunnuksen, pankkitilinumeron, puhelinnumeron, tutkintotiedon, ay-jäsenyyden, sähköpostiosoitteen, tehtävää ja palkkaa kuvaavat tiedot. SympaHR-järjestelmän rekisteriseloste tietosisältöineen on katsottavissa SympaHR-järjestelmän sisältä (kirjautuminen SympaHR-järjestelmään Karelian intranetin kautta: Tietojärjeselmät > Sympa).

2 TIETOSUOJASELOSTE 2 Tietojärjestelmässä olevien tietojen lisäksi verokortit, sairauspoissaolotiedot, lääkärintodistukset, perhe- ym. vapaiden poissaolotiedot. b. Matkustuksenhallintajärjestelmä sisältää: henkilön nimen, henkilötunnuksen, sähköpostiosoitteen, henkilönumeron, pankkitilinumeron, voimassaoloajan, tiliöintitiedot, käyttäjätunnuksen, salasanan, käyttöoikeustyypin ja työmatkaan liittyvät tiedot. 6 Säännönmukaiset tietolähteet c. Rekrytointijärjestelmän tiedot kerätään sähköisellä hakemuslomakkeella, jossa kysytään työnhakijan nimi- ja osoitetiedot, syntymäaika, tutkinnot ja työkokemus sekä muut työnhakijan ilmoittamat tiedot. a. Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmää päivitetään palkan- ja palkkioiden saajan antamilla tiedoilla palvelussuhteen alkaessa ja aikana. Jokaisen palkka-ajon yhteydessä päivitetään laskentakauden palkkaan vaikuttavat tekijät. Verottajalta saadut palkansaajakohtaiset ennakonpidätystiedot päivitetään kerran vuodessa. b. Matkustuksenhallintajärjestelmään merkittävät henkilötiedot saadaan palkanlaskentajärjestelmästä. 7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset 8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle c. Työnhakija antaa tiedot rekrytointijärjestelmään hakemuslomakkeella. a. Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmään rekisteröidyt henkilöt saavat tärkeimmistä perustiedoista, maksetusta palkasta ja palkanpidätyksistä erittelyn jokaisen palkanmaksun yhteydessä. Palkkatietoja luovutetaan projekteille raportointi- ja maksatusaineistoon. Kelalle tehdään sähköisesti sairauspäivä-, vanhempainpäivä-, kuntoutusrahahakemukset. Kevalle tehdään neljännesvuosittain palvelussuhdeilmoitukset ja kerran vuodessa vuosiansioilmoitus. Verohallintoon tehdään vuosi-ilmoitus kerran vuodessa. Ulosottoviranomaisille tehdään ilmoitukset tarvittaessa. Ammattiyhdistysliitoille ilmoitetaan tiedot perityistä jäsenmaksuista kuukausittain. Pääluottamusmiehet saavat vähintään kaksi kertaa vuodessa yksilöidyt henkilötiedot oman pääjärjestönsä jäsenistä. Työterveyshuoltoon tehdään raportit kuukausittain. Avaintyönantajat Avainta ry:lle tehdään lokakuun tilasto kerran vuodessa. OKM:lle raportoidaan Amkota-tilastot kerran vuodessa. b. Travelista siirretään henkilöpohjaiset tiedot verottajalle kerran vuodessa. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

3 TIETOSUOJASELOSTE 3 9 Rekisterin suojauksen periaatteet A Manuaalinen aineisto Rekisterin tiedot ovat salassapidettäviä. Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Paperille kirjattuja rekisteritietoja (henkilöaktit, verokortit, lääkärintodistukset) käsitellään luottamuksellisesti Karelia henkilöstöpalveluiden henkilöstön toimesta ja säilytetään lukituissa tiloissa. B ATK:lla käsiteltävät tiedot Travel-järjestelmä Järjestelmä toimii SaaS-palveluna Aditro Oy:n hallitsemana ja heidän suojatusta konesalipalvelustaan. Järjestelmän valmistajan ylläpitohenkilöillä (Aditro Oy) on täydet katselu- ja muokkausoikeudet järjestelmään. Karelian henkilökunnalla on henkilökohtaiset käyttäjätunnus-salasana -pari, joilla he kirjautuvat järjestelmään käyttäjinä. Tietohallintopalveluissa sekä taloushallinnossa on kussakin yksi pääkäyttäjätunnus, jolla tehdään Karelian palveluun tarvittavia määrittely- ja ylläpitotoimenpiteitä. Fortime F ja ESS -järjestelmät Nämä toimivat SaaS-palveluna Aditro Oy:n hallitsemana ja heidän suojatusta konesalipalvelustaan. Järjestelmän valmistajan ylläpitohenkilöillä (Aditro Oy) on täydet katselu- ja muokkausoikeudet järjestelmään. Fortime F -järjestelmään on Karelian henkilöstösihteereillä käyttäjätunnus-salasana -parinsa työtehtävien hoitamista varten. Fortime-ESS -järjestelmään on käyttäjätunnus-salasana -parinsa myös muulla Karelian henkilöstöllä omien tietojensa tallentamista varten. SympaHR-järjestelmä SympaHR-järjestelmä toimii SaaS-palveluna Sympa Oy:n hallitsemana ja heidän suojatusta konesalipalvelustaan. Järjestelmän valmistajan ylläpitohenkilöillä (Sympa Oy) on täydet katselu- ja muokkausoikeudet järjestelmään. Järjestelmä on yhteiskäytössä Savonia-ammattikorkeakoulun kanssa. Karelian ja Savonian tietohallintopalvelujen ja henkilöstöhallinnon käytössä on kullakin pääkäyttäjätunnussalasana -pari järjestelmän määrittely- ja ylläpitotehtäviä varten. Karelian ja Savonian henkilöstöllä on henkilökohtaiset käyttäjätunnus-salasana -parinsa, joilla he kirjautuvat järjestelmään omien tietojensa ylläpitämistä ja järjestelmän käyttöä varten. Kuntarekry Kuntarekry-järjestelmä palveluineen ja verkkosivusto ovat KL- Kuntarekry Oy:n toimittamia valtakunnallisia palveluja. Tämä käyttää palvelun toteuttamisessa alihankkijoita ja ulkopuolisia palvelun tarjoajia. KL-Kuntarekry Oy vastaa käyttämiensä alihankkijoiden ja ulkopuolisten palveluntarjoajien toiminnasta kuin omastaan. Rekrytointijärjestelmän kehittäjänä on ulkopuolinen palveluntarjoaja Elbit Oy. Kuntaliitto on henkilötietolaissa ( /523) säädetty rekisterinpitäjä. Käyttäjälisenssinsaajat vastaavat siitä, että käyttävät järjestelmää rekisteriselosteessa

4 TIETOSUOJASELOSTE 4 määritellyllä tavalla, ottaen huomioon Henkilötietolain määräykset. Elbit Oy ei ole henkilötietolaissa ( /523) säädetty rekisterinpitäjä (lähde: rekrytointijärjestelmän käyttöehdot). Järjestelmän valmistajan ylläpitohenkilöillä on täydet katselu- ja muokkausoikeudet järjestelmään. KL-Kuntarekry Oy:llä on valtakunnallinen pääkäyttäjä (/-jät), jolla on täysi pääsy järjestelmään. Karelian henkilöstöpalveluissa on Karelian nimeämä pääkäyttäjä (/-jät) rekrytointijärjestelmän ja verkkopalvelun ylläpitoa varten. Jokaisella rekrytointipalvelun käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus-salasana -parinsa. 10 Tarkastusoikeus Jokaisella on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa. Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisina. Tiedot antaa rekisterin vastuuhenkilö. Henkilölle järjestetään mahdollisuus tutustua häntä koskeviin asiakirjoihin, näyttöruudulla oleviin tietoihin tai käytettävissä oleviin tulosteisiin tai syötelomakkeisiin, joilta tiedot on tallennettu. Rekisteröidylle ilmoitetaan samalla mistä rekisterin tiedot on saatu, mihin niitä käytetään ja mihin mahdollisesti luovutetaan. 11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen, rekisterin vastuuhenkilön allekirjoittama todistus. Todistuksessa ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle. Mikäli rekisterissä havaitaan käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto, oikaisee rekisteritiedon käsittelijä sen omasta aloitteestaan tai asiakkaan pyynnöstä. Mikäli rekisteritiedon käsittelijä ei hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, kieltäytymisestä annetaan rekisterin vastuuhenkilön allekirjoittama todistus, josta ilmenevät syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei hyväksytty. Henkilölle kerrotaan hänen oikeudestaan saattaa asia tietosuojavaltuuten käsiteltäväksi.

5 TIETOSUOJASELOSTE 5 12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Rekisterin tiedostoissa olevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta, ellei tietoa pyytävällä ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa.