Tämä menettely ei rajoita kilpailulainsäädännön tarkoittamaa avointa kilpailua. Arvioijat eivät saa arvioida kilpailijoitaan.

Transkriptio

1 Sisältö 1. Soveltamisala Päämäärä Reunaehto Arviointiprosessi Arviointiperusteet Itsearviointi Itsearvioinnin tulosten lähettäminen Arvioinnin suunnittelu ja aineiston arviointi Aloitus Arvioinnin suunnittelu ja dokumentaation arviointi Arviointikäynti Korjaavien toimenpiteiden hyväksyminen Raportointi Arvioinnin keskeyttäminen Ohjeita arviointikohteelle eli toimittajalle Varsinainen arviointi ja korjaavat toimenpiteet Uusinta-arviointi Hyväksynnän myöntäminen Seuranta-arvioinnit Raportointi välivuosina Arvioinnin aikarajat Ohjausryhmän, pääarvioijan ja POHTOn tehtävät... 8

2 2 HSEQ ARVIOINTIMENETTELYN KUVAUS 1. Soveltamisala Ohje kuvaa tilaajayritysten yhdessä sopiman HSEQ-toiminnan arviointimenettelyn. Menettelyn laatimisessa on ollut mukana ulkopuolisena ja puolueettomana asiantuntijana Laatukeskus. Arvioinnin kohteena ovat tilaajayritysten määrittelemät toimittajat, toimipisteet ja paikallisorganisaatiot sekä niiden yksiköt. Menettely on avoin kaikille edellä mainittujen tilaajayritysten toimittajayrityksille tai sellaiseksi haluaville. 2. Päämäärä HSEQ-arviointimenettelyn tarkoituksena on: parantaa yritysten osaamista HSEQ-asioissa kannustaa yrityksiä järjestelmällisten toimintatapojen kehittämiseen nostaa johtamisen tasoa yrityksissä auttaa tilaajia toimittajavalinnoissa 3. Reunaehto Tämä menettely ei rajoita kilpailulainsäädännön tarkoittamaa avointa kilpailua. Arvioijat eivät saa arvioida kilpailijoitaan. 4. Arviointiprosessi Arviointiperusteet ja periaatteet on sovittu edellä mainittujen tilaajayritysten kesken ja niitä voidaan muuttaa vain sopijaosapuolten yhteisellä päätöksellä. Arviointiprosessin organisaatio muodostuu ohjausryhmästä, arviointiryhmistä sekä rekisterin ylläpitäjästä. Ohjausryhmä toimii arviointeja valvovana toimielimenä, ja se käsittelee päättävänä elimenä arviointeihin liittyviä asioita. Ohjausryhmään kuuluu tilaajayritysten edustajia kolme henkilöä kiertävällä jäsenyydellä, yksi yrittäjäjärjestön edustaja sekä yksi POHTOn edustaja. Ohjausryhmä käyttää tarvittaessa asiantuntijoita. Arvioijat ovat tilaajayritysten nimeämiä henkilöitä, jotka ovat saaneet koulutuksen HSEQ-arvioijiksi. Rekisteriä ylläpitää puolueeton rekisterin ylläpitäjä, tällä hetkellä rekisteriä ylläpitää POHTO. Arviointimenettelyn prosessikaavio on esitetty sivulla 2. Prosessin vaiheet ovat: 1. Arviointiperusteet 2. Itsearvioinnin tekeminen 3. Itsearvioinnin tulosten lähettäminen 4. Arvioinnin suunnittelu ja aineiston arviointi 5. Ohjeita arviointikohteelle eli toimittajalle 6. Varsinainen arviointi ja korjaavat toimenpiteet 7. Mahdollinen uusinta-arviointi ja korjaavat toimenpiteet 8. Hyväksynnän myöntäminen tai epääminen 9. Seuranta-arvioinnit 10. Raportointi välivuosina 11. Arvioinnin aikarajat

3 3 HSEQ-arviointi Arviointiperusteet Arvioinnin suunnittelu ja aineiston arviointi HSEQ-vaatimukset Tulosten lähettäminen Palvelutoimittaja Itsearviointi Lisäselvitykset Lisäselvitykset, täydennykset Selvitykset Varsinainen arviointi Huomautukset Korjaukset Korjaavat toimenpiteet Uusinta-arviointi Huomautukset Korjaukset Hyväksynnän myöntäminen tai epääminen Hyväksymistodistus Laadun hallinta Kehittäminen Seuranta-arvioinnit Huomautukset Korjaukset Korjaavat toimenpiteet Prosessikaavio HSEQ-arvioinnista.

4 4 5. Arviointiperusteet Arviointiperusteet ovat itsearviointilomakkeella, jonka pääarvioija toimittaa toimittajayritykselle. Lomakkeen ohessa toimitetaan pääarvioijan yhteystiedot. Arviointiperusteet jakautuvat yhdeksään kokonaisuuteen, joissa vaatimukset on esitetty kysymysten muodossa. Sen lisäksi arvioidaan työterveys ja turvallisuus, laatu ja ympäristötoiminta. Sekä itsearvioinnissa että varsinaisessa arvioinnissa arviointikysymystä arvioidaan toimintatapojen ja tulosten osalta seuraavilla asteikoilla: % Toimintatavat Käytännön soveltaminen Kehittäminen 0 Ei mitään määriteltyä Ei sovelleta. Ei seurantaa eikä kehittämistä. toimintatapaa. 25 Joitain tilaajan ja toimittajan kannalta tarkoituksenmukaisia toimintatapoja. Sovelletaan osittain tai välttävästi. Täyttää lainsäädännön vaatimukset Käytössä joku seurantatapa, esim. tilastointia, yksittäisiä tunnuslukuja. 50 Pääosin tarkoituksenmukaiset toimintatavat, joita on osin dokumentoitu. 75 Erinomaiset ja selkeästi määritellyt ja dokumentoidut toimintatavat. Sovelletaan kohtalaisen laajasti ja järjestelmällisesti. Sovelletaan laajasti ja systemaattisesti. Käytetään mittareita, tilastointia ja/tai seurantaa. On haettu oppia oman talon ulkopuolelta. Näiden perusteella on tehty parannuksia toimintatapoihin tai niiden soveltamiseen. Järjestelmällistä suorituskyvyn seurantaa ja parantamista, näyttöä tehdyistä parannuksista toimintatapoihin ja niiden soveltamiseen. % Tulokset 0 Ei tuloksia 25 Käytössä joitain tunnuslukuja ja/tai tilastoja, joista osalle asetettu tavoitteita. Positiivinen kehitys tai hyviä tuloksia joissain tunnusluvuissa ja/tai tilastoissa. Ainakin osa tuloksista vastaavien yritysten keskiarvojen tasoa. 50 Positiivinen kehitys ja/tai hyviä tuloksia noin puolessa mittareissa, tunnusluvuissa ja tilastoissa. Noin puolet asetetuista tavoitteista saavutettu. Noin puolet tuloksista vastaavien yritysten keskiarvon paremmalla puolella. 75 Positiivinen kehitys tai hyviä tuloksia useissa mittareissa. Tuloksille asetettu tarkoituksenmukaisia tavoitteita, jotka saavutettu noin ¾ tapauksissa. Vertailuissa muihin vastaaviin yrityksiin pärjätään erinomaisesti. Asteikko on kumulatiivinen, joten edellisen tason vaatimusten tulee täyttyä ennen seuraavalle tasolle pääsemistä. Vaatimusten täyttäminen edellyttää menettelyn käytännössä toimimisen

5 5 osoittamista. Osoittaminen edellyttää yleensä kirjallisia dokumentteja kuten kirjauksia, muistioita, projektisuunnitelmia, tarkistuslistoja tms. Mikäli vaatimusten edellyttämä menettely ei ole tarkoituksenmukainen toimittajayritykselle, jätetään kyseisen kysymyksen kohta vastaamatta. Tällöin kyseistä kysymystä ei huomioida laskettaessa yrityksen tulosta. 6. Itsearviointi Toimittajayritys tekee itsearvioinnin arviointiperusteita käyttäen. 7. Itsearvioinnin tulosten lähettäminen Täytetty itsearviointilomake lähetetään pääarvioijalle. 8. Arvioinnin suunnittelu ja aineiston arviointi Ohjausryhmä kerää tilaajayrityksistä arviointitarpeet ja tekee niiden pohjalta karkean vuosisuunnitelman, valitsee pääarvioijan ja arvioijat kutakin arviointia varten. Lisäksi toimittajat voivat itse pyytää arviointia ohjausryhmältä. Arvioijat saavat edellisen itsearvioinnin tulokset POHTOlta. Arviointiryhmän koko on 2-4 henkilöä, he tulevat eri yrityksistä ja edustavat turvallisuus-, ympäristö- ja laatuosaamista. He perehtyvät aineistoon ja laativat arviointisuunnitelman. Tarvittaessa pääarvioija pyytää toimittajayritystä toimittamaan arvioinnissa tarvittavaa lisäaineistoa. Päävastuu arvioinnin suunnittelusta ja toteutuksesta on pääarvioijalla. HSEQ-arviointi toteutetaan seuraavalla tavalla: 8.1. Aloitus Arviointiprosessi arvioijien näkökulmasta käynnistyy ohjausryhmän yhteydenotolla. Arvioijat saavat pääarvioijan välityksellä toimittajayrityksen täyttämän itsearviointilomakkeen. Seurantaarviointeja varten POHTO toimittaa myös edellisen arvioinnin loppuraportin liitteineen. Pääarvioija ottaa yhteyttä arvioitavaan toimittajayritykseen, sopii arviointikäynnin ajankohdan sekä kertoo arvioinnissa tarvittavasta aineistosta, mikä toimittajayrityksen on varattava arviointitilaisuuteen. (katso kohta 5) Arvioinnin suunnittelu ja dokumentaation arviointi Arvioijat arvioivat ensin saamansa kirjallisen aineiston (itsearviointiraportti). Samassa yhteydessä he laativat arviointisuunnitelman (sisältäen mm. arviointiajankohdan, -kohteet, aikataulun ja arvioijien työnjaon). Tässä vaiheessa on mahdollista raportoida toimittajayritykselle dokumenteissa havaitut poikkeamat ja jatkaa arviointia niiden korjaamisen jälkeen. Ajankäytön ja arvioinnin etenemisen kannalta on usein tarkoituksenmukaisempaa raportoida kaikki poikkeamat vasta arviointikäynnillä.

6 Arviointikäynti Arviointikäynnin vaiheita ovat: 1. Aloituskokous 2. Arviointi 3. Loppuraportin laadinta 4. Päätöskokous, palautteen anto Aloituskokouksessa käydään läpi arviointiperiaatteita (varsinkin, jos kyseessä on ensimmäinen arviointi), esitellään arviointisuunnitelma ja sovitaan käytännön järjestelyistä toimittajayrityksen edustajien kanssa. Arviointi etenee suunnitelman mukaan toimittajayrityksen johdon ja henkilökunnan haastatteluina ja asiakirjoihin tutustumalla. Varsinaisissa ja seuranta-arvioinneissa käydään läpi kaikki arviointiperusteisiin sisältyvät vaatimuskohdat. Ennen päätöskokousta arvioijat pitävät keskinäisen palaverin käyden läpi arviointihavainnot. Niiden perusteella he laativat arviointiraportin (sisältäen mahdolliset kehityskohteet sekä poikkeamat) lomakepohjalle. Päätöskokouksessa esitellään tulokset toimittajayrityksen edustajille, sovitaan mahdollisten korjaavien toimenpiteiden aikataulu ja merkitään se raportteihin, jotka toimittajayrityksen edustajat allekirjoittavat. Kokouksessa sovitaan myös menettelystä arvioijien käytössä olevan dokumentaation suhteen Korjaavien toimenpiteiden hyväksyminen Uusinta-arviointi tehdään, jos varsinaisessa tai seuranta-arvioinnissa on raportoitu poikkeamia. Pienen yrityksen ja/tai vähäisen poikkeamamäärän tapauksessa arvioinnin voi tehdä joku arvioijista yksinään. Lievien poikkeamien korjaavat toimenpiteet voidaan hyväksyä yrityksen poikkeamaraportteihin kirjaamien ja arvioijille lähettämien selvitysten ja "todisteaineiston" perusteella. Tarvittaessa arvioijat pyytävät lisäselvityksiä ja/tai näyttöjä yritykseltä Raportointi Arvioinnista ja havaituista poikkeamista laaditaan raportti: Arviointiraportti (lomake) 8.6. Arvioinnin keskeyttäminen Arviointi voidaan keskeyttää seuraavissa tapauksissa: toimittajan valmistautuminen arviointiin on puutteellista toimittajan edustus on riittämätön arvioinnin suorittamiseen tarvittavissa dokumenteissa on arviointia haittaavia puutteita kohde ja sen ympäristö tarvitsevat näkyviä parannuksia tutustumiskierroksella havaitaan merkittävää toimittajan ohjeistuksen vastaista toimintaa Arviointia jatketaan toimittajan korjattua puutteet, aikaisintaan kolmen kuukauden päästä.

7 7 9. Ohjeita arviointikohteelle eli toimittajalle Toimittajalle on tehty erillinen arviointiohje. 10. Varsinainen arviointi ja korjaavat toimenpiteet Arviointikäynti tehdään toimittajayrityksen siihen toimipaikkaan, johon itsearviointilomake on lähetetty. Arvioijat raportoivat havaitsemansa poikkeamat toimittajayritykselle ja sopivat aikataulun korjaaville toimenpiteille. Toimittajayritys päättää ja toteuttaa korjaavat toimenpiteet sekä kirjaa niistä selvityksen arviointiraporttiin. Arvioijien hyväksyttyä korjaavat toimenpiteet pääarvioija toimittaa arviointiraportin lausuntoineen ja liitteineen ohjausryhmälle sekä tiedoksi myös toimittajalle. 11. Uusinta-arviointi Jos varsinaisessa tai uusinta-arvioinnissa havaitaan vakavia poikkeamia, päättää pääarvioija mahdollisesta uusinta-arvioinnista. Tarkoituksena on hakea näyttöä siitä, että toimintatavat korjaavien toimenpiteiden jälkeen ovat vaatimusten mukaisia. Arviointiryhmä käsittelee uusintaarvioinnin tulokset ja pääarvioija raportoi asiasta ohjausryhmälle, joka tekee tarvittavat päätökset. 12. Hyväksynnän myöntäminen Ohjausryhmä päättää arvioijien lausuntojen perusteella hyväksynnän myöntämisestä. Arvioinnista annetaan yritykselle pyydettäessä kirjallinen lausunto. Toimittajayrityksellä on oikeus valittaa arvioijien toiminnasta ja raporteista ohjausryhmälle. Ohjausryhmän päätökseen voi hakea muutosta, jolloin asia voidaan käsitellä ohjausryhmässä uudelleen. Ohjausryhmän tekemät valitus- ja tulkintapäätökset ovat lopullisia. Kukin tilaajayritys päättää itsenäisesti, miten se toimii tilanteessa, jossa toimittajayritys ei saa HSEQ-hyväksyntää. 13. Seuranta-arvioinnit Hyväksynnän saaneissa yrityksissä tehdään seuranta-arvioinnit toiminnan vaatimuksenmukaisuuden varmistamiseksi joka kolmas vuosi. Seuranta-arvioinnin laajuus kattaa kaikki vaatimuskohdat. Ohjausryhmä voi tarvittaessa päättää lisäseuranta-arvioinneista esimerkiksi vakavan tapaturman tai suuren ympäristövahingon seurauksena. 14. Raportointi välivuosina Välivuosina toimittajilta pyydetään itsearviointina välivuosiraportit. POHTO valvoo, että raportointi tulee tehtyä välivuosina. Välivuosiraportti tallennetaan puolueettoman toimijan (POHTO) järjestelmään. Välivuosiraportti sisältää sisällysluettelon vuosiraportista, tunnusluvut sekä mahdollisen selvityksen tehdyn arvioinnin poikkeamista ja kehityskohteista.

8 8 15. Arvioinnin aikarajat Aikarajojen tarkoitus Aikarajoilla huolehditaan siitä, että toimittajayrityksellä on resursseja arviointiprosessin läpivientiin. Aikarajojen määrittelyllä varmistetaan myös yritysten yhdenmukainen kohtelu sekä rajoitetaan prosessin tarpeetonta pitkittymistä. Aikarajat Arviointiprosessi käynnistyy arviointimenettelyn ohjausryhmän arvioijille lähtevän tiedon perusteella. 1. Aikaa arvioinnin toteutukselle on 1 kk. Toimittajalla on 1 kk aikaa esittää poikkeamiin ja kehityskohteisiin korjaavat toimenpiteet (vastuuhenkilö ja aikataulu). 2. Maksimiaika koko prosessin läpiviennille on 6 kk. Kohdan 1 aikarajoista voi poiketa vain pääarvioijan päätöksellä. 3. Ohjausryhmä myöntää hyväksynnän ja samalla päättää, milloin seuranta-arvioinnit tehdään ja milloin arviointiryhmä tekee uudelleen arvioinnin. Yrityksen asiat otetaan käsittelyyn määräpäivää edeltävässä ohjausryhmän kokouksessa, minkä perusteella yritystä muistutetaan asioiden hoitamisesta. Jos toimittajayrityksen varsinainen tai seuranta-arviointi venyy yli asetettujen määräaikojen, on ohjausryhmällä mahdollisuus pudottaa yritys pois hyväksyttyjen yritysten listalta. Yrityksen on kuitenkin mahdollista hakeutua uudelleen järjestelmän piiriin siten kuin uudenkin toimittajayrityksen. 16. Ohjausryhmän, pääarvioijan ja POHTOn tehtävät Ohjausryhmän tehtävät Kerää arviointitarpeet tilaajayrityksiltä Laatii arvioinneille aikataulun / suunnitelman Nimeää pääarvioijan ja arvioijat joka kohteeseen Kokoontuu tarvittaessa Tekee päätöksen hyväksymisestä / hylkäämisestä Kehittää systeemiä Ohjausryhmän jäsenet o tilaajayrityksen edustajia kolme (3) henkilöä, kiertävä jäsenyys o POHTOn edustaja o yrittäjäjärjestön edustaja (ei toimittaja) Pääarvioija vastaa arviointien tekemisestä sopii toimittajayrityksen kanssa arvioinnin käytännönjärjestelyistä tekee arvioinnista yhteenvedon, jonka toimittaa ohjausryhmälle POHTO pitää yllä rekisteriä osallistuu ohjausryhmän työskentelyyn valvoo ja koordinoi raportointia välivuosina