Kunnioita! Kuuntele! Kiitä!

Transkriptio

1 1(12) Kunnioita! Kuuntele! Kiitä! VIESTINTÄSUUNNITELMA KEVÄT 2017 Hyvinkään Ponteva HyPo Kevät2017.doc

2 2(12) SISÄLLYSLUETTELO 1 VIESTINTÄSUUNNITELMAN TAUSTA...3 (2.2) Hyvinkään Pontevan arvot:...3 (5.1) Tiedottaminen... 3 (5.1.1) Seuran sisäinen tiedottaminen...3 (5.1.2) Seuran ulkoinen tiedottaminen SISÄINEN VIESTINTÄ...4 Sisäisen viestinnän tavoitteet...4 Kenelle viestimme sisäisesti?...4 Seuran sisäisen viestinnän kanavat...5 Verkkosivut... 5 MyClub tiedotteet... 5 Sähköposti... 5 Nimenhuuto... 6 Puhelin, tekstiviestit, Whatsapp...6 Sosiaalinen media KRIISI- JA TURVALLISUUSVIESTINTÄ...7 Tapahtumakohtainen tiedottaminen...8 Milloin pitää tiedottaa?... 8 Pikku juttu... 8 Vakava asia... 8 Kriisi... 9 Mikä kanava... 9 Kiireinen asia... 9 Tiedoksi jälkikäteen... 9 Tiedotusvälineet... 9 Lehdistötiedotemalli N PONTEVAN VIESTINTÄTOIMIKUNTA KEVÄT VIESTINNÄN VASTUUALUEITA KEVÄT HyPo Kevät2017.doc

3 3(12) 1 n tausta Tämä suunnitelma täsmentää seuran viestintää, jonka perusteet on kirjattu Seuran toimintakäsikirjaan 2016, jonka luvussa 5 on kirjoitettu seuraavat kohdat 2.2, 5.1, ja (2.2) Hyvinkään Pontevan arvot: Tasapuolisuus ja oikeudenmukaisuus Yhteisöllisyys ja hyvä keskinäinen vuorovaikuttaminen Toiminnan läpinäkyvyys ja oikea-aikainen tiedottaminen Hyvien käytöstapojen kunnioittaminen ja niiden noudattaminen (5.1) Tiedottaminen Tiedottaminen käsittää seuran sisäisen sekä ulkoisen viestinnän. Seuratoiminnan markkinointi ja medianäkyvyys kuuluvat seuran ulkoiseen tiedottamiseen. (5.1.1) Seuran sisäinen tiedottaminen Seuran sisäisestä tiedottamisesta vastaa seuran tiedottaja, joka on myös hallituksen jäsen. Hänen vastuulla on mm. seuran internetin kotisivujen päivittäminen. Seuran tiedottamiseen osallistuu lisäksi seuran toimistosihteeri ja junioripäällikkö. Seuran toimistosihteerin vastuulla on välittää kaikki se informaatio, mikä koskettaa joukkueiden johtoa (tapahtumat, ilmoitukset, hallituksen päätökset tai ohjeet jne). Junioripäällikkö vastaa lähinnä juniorien toimintaan vaikuttavien asioiden viestinnästä (valmennus, kilpailutoiminta, tapahtumat jne.). Joukkueiden tiedottamisesta vastaa joukkueenjohtaja. Joukkueen sisäistä viestintää hoidetaan pääosin nimenhuuto -ohjelman sekä sähköpostiviestien avulla. Joukkueenjohtajat vastaavat myös siitä, että seuran kotisivuilla olevat tiedot joukkueen pelaajista ja yhteyshenkilöistä ovat ajan tasalla. (5.1.2) Seuran ulkoinen tiedottaminen Seuran ulkoisesta tiedottamisesta vastaa hallituksen tiedottaja, seuran puheenjohtajan linjauksen mukaisesti. Ulkoinen tiedottaminen käsittää pääosin markkinointiin ja medianäkyvyyteen liittyviä asioita. Joukkueiden johtajat vastaavat kotiotteluiden tulosten ilmoittamisesta baskethotelliin. Samoin jokaisella joukkueella on oikeus laatia ja lähettää otteluselosteita esim. paikallislehden toimitukseen. HyPo Kevät2017.doc

4 4(12) 2 SISÄINEN VIESTINTÄ Sisäisen viestinnän tavoitteet Sisäisen seuraviestinnän tehtävänä on paitsi informoida koko jäsenistöä/seuratoimijoita niin myös sitouttaa, innostaa ja motivoida jäsenistöä toimintaan mukaan. Ilman jäseniä/toimijoita ei ole seuraa ja ilman aktiivisia jäseniä/toimijoita ei ole toimintaa. Seurassa toimitaan osin järki-, mutta osin myös tunnepohjalta. Tunnepohjaisia siteitä kannattaa vahvistaa arvostamalla ja kiittämällä jäsenistöä/toimijoita niin seuraan kuulumista, toimintaan osallistumisesta kuin aktiivisesta toiminnan organisoimisesta, lisäten näin yhteenkuuluvuuden tunnetta. Tehokas, selkeä ja avoin viestintä lisää sitoutumista, aktiivisuutta, keskustelua ja vaikutusmahdollisuuksia omassa seurassa. Seuran toiminnallisten tavoitteiden saavuttaminen on helpompaa, kun niitä tavoittelevat yhdessä tyytyväiset seuratoimijat. Sisäisen viestinnän tavoitteena on kertoa selkeästi ja avoimesti mitä seurassa tapahtuu, miten asioita valmistellaan ja ratkaistaan sekä kuka tai ketkä tekevät päätöksiä seuran asioita. Seuran jäsenille ja toimijoille kerrotaan avoimesti milloin ja millä perusteilla valitaan henkilöt seuran hallitukseen ja muihin luottamustehtäviin ja kuinka näihin tärkeisiin valintoihin voi vaikuttaa. Tavoitteena on löytää tärkeisiin tehtäviin uusia, innokkaita, sitoutuneita ja osaavia ihmisiä. Seuran jäsenistön ja toimijoiden sitouttamisessa tuhannen taalan paikkoja ovat: joukkueenjäseneksi houkuttelu, uuden joukkuejäsenen ja toimijoiden tervetulleeksi toivottaminen ja ensimmäinen kohtaaminen seuran järjestämässä tilaisuudessa, kaikkien joukkueen jäsenten ja seuratoimijoiden toiveiden ja tarpeiden "luotaus", jäsenten/toimijoiden kykyjen ja taitojen "kalastus" sekä koko jäsenistön ja seuratoimijoiden arvostuksen osoittaminen kiittämisellä ja mahdollisesti palkitsemisella. Kenelle viestimme sisäisesti? Seuratasolla tärkeimmät sisäisen viestinnän kohderyhmät ovat seuran työntekijät sekä joukkueiden valmentajat, toimihenkilöt, pelaajat sekä heidän perheensä. Joukkuekohtaisessa sisäisessä viestinnässä kohderyhmänä ovat pelaajat ja heidän perheensä sekä joukkueen toimihenkilöt, jotka yleensä ovat talkooperiaatteella tehtäviä hoitavia pelaajien vanhempia. Seuran sisäisen viestinnän kanavat Hyödynnämme monipuolisesti erilaisia viestintäkanavia, jotta tärkeät viestit HyPo Kevät2017.doc

5 5(12) tavoittavat kaikki jäsenet tai muut seuran toiminnasta mukana olevat. Viestinnän kanavina käytetään mm. seuraavia Verkkosivut Nimenhuuto Sähköposti MyClub jäsenrekisteriohjelma Puhelin, tekstiviestit, Whatsapp Verkkosivut Seuran verkkosivut palvelevat niin seuran sisäisiä kuin ulkoisiakin tiedonhakijoita. Verkkosivuja päivitetään aktiivisesti ja sieltä löytyy aina ajantasainen tieto seuran tapahtumista ja asioista. Seuramme nettisivulta osoitteesta löytyvät aina seuraavat asiat: Seuran ja sen toimihenkilöiden yhteystiedot Hallituksen kokoonpanon ja hallituksen jäsenten yhteystiedot Säännöt Tietoa seuran harraste- ja kilpatoiminnasta sekä seuran järjestämästä muusta toiminnasta Tietoa, miten seuran toimintaa pääsee mukaan Linkit edustus- ja juniorijoukkueiden omille nettisivuille Tietoa seuran tapahtumista ja turnauksista Tietoa pelaajalisensseistä Seuran yhteistyökumppanit Ajankohtaisia tiedotteita Seuran kotisivuilla ei julkaista luottamuksellisena pidettävää tietoa kuten esim. jäsentietoja MyClub tiedotteet Sähköposti MyClub tiedotteet ovat vain jäsenistön luettavissa. MyClubin kautta lähetetään tiedotteiden lisäksi kausimaksujen laskut. MyClubissa ylläpidetään seuran jäsenrekisteriä. HyPo Kevät2017.doc Seura viestii sähköpostilla tärkeitä ja kiireellisiä asioita. Viestittäessä joukkueille tärkeistä asioista viestit lähetetään valmentajille ja joukkueenjohtajille, jotka välittävät tiedon eteenpäin omissa joukkueissaan. Useimmiten seuran tiedotteet löytyvät samanaikaisesti myös seuran nettisivulta. Tärkeät sähköpostilla lähetettävät seuraviestit koskevat mm.

6 6(12) lisenssimaksuja, tapahtumia jne. Osa viestinnästä lähetetään MyClubin kautta, josta seuran jäsenistö saa tiedon sähköpostiinsa. Sähköpostiviestien perillemeno edellyttää, että joukkueiden ja pelaajien yhteystiedot ovat aina ajan tasalla. Nimenhuuto Nimenhuutoa käytetään joukkueiden harjoitusten ja tapahtumien viestintäkanavana. Puhelin, tekstiviestit, Whatsapp Joukkueiden sisäinen nopea viestintä on joukkueiden omalla vastuulla. Sosiaalinen media Sosiaalinen media Seuran virallisen sosiaalisen median käytöstä (Facebook, Twitter) vastaavat toimihenkilöt. Ohjeita, suosituksia ja muistisääntöjä seuran toimihenkilöille ja pelaajille sosiaalisessa mediassa toimiessa: Tämän ohjeistuksen tarkoitus on yhtenäistää sosiaalisen median käytäntöjä koko seuran sisällä. Ohjeistus koskee niin pelaajia, valmentajia, vanhempia kuin muita yhteyshenkilöitäkin. Sosiaalisella medialla tarkoitetaan Facebookin sekä Twitterin kaltaisia palveluita sekä myös erilaisia keskustelupalstoja ja blogeja. Sosiaalinen media on kuin mikä tahansa avoin mikrofoni. Vanhan sanonnan mukaisesti kaikki mikä menee nettiin, säilyy siellä ikuisesti. Viestisi voi hyvin levitä ystäväpiirisi ulkopuolelle ja sitä voidaan käyttää vahingollisesti. Myös henkilöt tai seurat, jotka mainitset viesteissäsi, tulevat todennäköisesti näkemään kirjoituksesi. HyPo toivoo kaikilta jäseniltään aktiivista osallistumista sosiaaliseen mediaan. Keskustelemalla aktiivisesti seurasta ja koripallosta ylipäätänsä edistämme yleistä tietoisuutta seurasta ja lajista. Jakamalla seuran omia päivityksiä tuomme yhdessä näkyviin aktiivisen seuran, joka kutsuu uusia jäseniä hyvän harrastuksen pariin. Sosiaalisen median käytössäännöt: HyPo Kevät2017.doc 1. Kaikkien sosiaalisessa mediassa jaettavien kommenttien, kirjoitusten, huomautusten sekä kuvien, jotka koskevat HyPoa tai sen toimijoita, tulee olla luonteeltaan rakentavia tai positiivisia. Muista, että edustat aina

7 7(12) seuraa, kun puhut koripallosta. 2. Muistathan olla lähettämättä mitään vulgaaria, huonotapaista, pornograafista, uhkaavaa, vihamielistä tai syrjivää materiaalia. 3. On sinun tehtäväsi käyttäytyä kunnioittavasti sosiaalisessa mediassa. Sinun tulee aina osoittaa kunnioitusta muita pelaajia, toimijoita ja lajia kohtaan. 4. Älä käytä sosiaalista mediaa joukkueen sisäisten riitojen tai arvostelujen välineenä. Negatiiviset kommentit voivat vaikuttaa vahingollisesti koko seuran imagoon. Pidä oma pesä puhtaana. Älä arvostele asioita, joihin vaikuttaa kyseisen henkilön subjektiivinen näkemys (peliajan jako, tuomareiden / vastustajan toiminta, jne.) 5. Oleta aina, että sosiaalisessa mediassa mainitsemasi henkilö näkee kirjoituksesi. Muista aina tarkistaa kirjoituksesi faktat. Älä kirjoita mitään sellaista asiaa henkilöstä, jota et voisi sanoa henkilölle suoraan kasvokkain. 6. Käytä sosiaalista mediaa nostaaksesi esiin seuraa, joukkueita, pelaajia tai muita toimijoita. Seuran Facebook-sivun uutisia sekä twitter-päivityksiä voi jakaa eteenpäin kaikille kavereille. Voit myös osallistua keskusteluihin, jotka liittyvät seuran toimintaan. Sosiaalisessa mediassa voi hyvin kertoa oman joukkueen turnauksista ja jakaa tuloksia, kuvia ja muita asioita, jotka luovat kiinnostusta seuraa sekä joukkuetta kohtaan. 7. Älä hyväksy syrjivää tai huonoa käytöstä muilta seuran jäseniltä tai keneltäkään muultakaan, jonka kanssa keskustelet seuran asioista. Muistuta näihin sortuvaa keskustelijaa pidättäytymään hyvissä tavoissa. Mikäli kyseessä ovat seuran jäsenet, ota tarvittaessa yhteyttä seuraan tai pelaajien vanhempiin. 8. Muista huolehtia sosiaalisen median tilisi turvallisuudesta. Erilaisia sosiaalisen median tilejä kaapataan jatkuvasti. Huolehdi, että tietoturvasi on kunnossa, ettei kukaan pääse tekemään vahinkoa tilisi kautta. 3 Kriisi- ja turvallisuusviestintä Kriisi on tapahtuma tai prosessi, joka uhkaa yhteisön aineellisia ja aineettomia arvoja eli ihmisiä, kiinteistöjä, irtaimistoa tai yhteisön mainetta. Kriisiviestintä on tehostettua muutosviestintää usein äkillisessä ja ennalta arvaamattomassa tilanteessa, jossa yhdistyksen toimintaedellytykset tai muu etu on uhattuna. HyPo Kevät2017.doc

8 8(12) Hyvinkään kaupunki on tehnyt yhdistyksille Kriisiviestinnän ohjeen (tämän suunnitelman liitteenä), jolla yhdistysten ja kaupungin viestintä linkitetään toisiinsa. HyPossa vastuu kriisi- ja turvallisuustiedottamisesta on seuran puheenjohtajalla tai puheenjohtajan erikseen nimeämällä henkilöllä. Tapahtumakohtainen tiedottaminen Milloin pitää tiedottaa? Kun tapahtuu jotain, minkä takia joudutaan turvautumaan turvallisuussuunnitelmaan, on myös tiedottamisessa sillä henkilöllä tärkeä rooli, joka tuntee tilanteen parhaiten. Hän voi joko itse tiedottaa asiasta tai auttaa puheenjohtajaa, tiedotusvastaavaa tai erikseen nimettyä henkilöä tiedottamaan oikein. Tällainen henkilö on tapahtumasta (harjoitus, peli tai muu) vastuussa ollut henkilö, valmentaja, joukkueenjohtaja tai muu seuran paikalla ollut toimihenkilö. Pikku juttu Vakava asia Seuraavassa on määritelty eri tiedotusluokat sekä tiedottamisen laajuus eri luokissa Pikku juttu on sisäinen asia, jotain, joka on sattunut joukkueelle ja josta ei ole aiheutunut henkilövahinkoa. Tällaisia asioita voivat turvallisuuden kannalta olla normaali liikennevahinko tai muu pieni onnettomuus. Tällöin asiasta ilmoitetaan: Vanhemmille Pelaajille Seuran puheenjohtajalle ja erikseen kriisiviestintään nimetylle henkilölle (turvallisuusvastaavalle) Vakavaksi asiaksi luokitellaan asia, jossa on syntynyt henkilövahinkoja tai on ollut vaara henkilövahingon syntymiseen, liikenneonnettomuus, jossa mukana ulkopuolisia, vakavat turvallisuuspuutteet kentillä ja liikuntasaleissa. Tällöin asiasta ilmoitetaan: Vanhemmille Pelaajille Seuran puheenjohtajalle ja erikseen kriisiviestintään nimetylle henkilölle (turvallisuusvastaavalle) Seuran hallitukselle jälkikäteen Viranomaisille HyPo Kevät2017.doc

9 9(12) Kriisi Mikä kanava Kiireinen asia Kriisiksi luokitellaan asia, jossa useamman henkilön turvallisuus on ollut vaarassa tai vakavia henkilövahinkoja on sattunut. Tällaisesta asiasta ilmoitetaan aina: Vanhemmille Pelaajille Seuran puheenjohtajalle ja erikseen kriisiviestintään nimetylle henkilölle (turvallisuusvastaavalle) Seuran hallitukselle välittömästi Viranomaisille Lajijärjestölle Tiedotuskanava valitaan tiedottamisen kiireellisyyden perusteella. Lisäksi pitää ottaa huomioon, kuinka monelle asia pitää tiedottaa sekä tapahtuneen laajuus ja vakavuus. Tiedoksi jälkikäteen Tiedotusvälineet Jos asia on kiireellinen (esim. avun kutsuminen), on puhelin paras väline. Jos asia on luonteeltaan ilmoitusasia, on tekstiviestin, Whatsappin tai sähköpostin käyttäminen suositeltavaa. Jos annat tiedottamisen jollekin toiselle tehtäväksi varmista, että kaikille asianomaisille on tiedotettu. On suositeltavaa, että jokaisella valmentajalla / joukkueenjohtajalla on kaikkien pelaajien ja vanhempien yhteystiedot aina mukana pelikassissa tai valmiina kännykän muistissa. Henkilökohtainen tiedottaminen on aina suositeltavaa, mikäli aika antaa myöten. Mikäli on kyseessä tapahtuneen tiedottamisesta jälkikäteen (tiedoksi että tällaista on sattunut), on suositeltavin tapa kirjallinen tiedote, joka jaetaan asianomaisille paperimuodossa tai sähköpostin välityksellä. Vastuussa ollut seuran toimihenkilö allekirjoittaa tiedotteen ja vastaa mahdollisiin kysymyksiin. Joskus on tarpeellista tiedottaa tapahtuneesta myös lehdistölle. Tällöin on avuksi, jos tapahtuneesta on kirjallinen tiedote. Tiedotteen luo aina seuran hallitus/puheenjohtaja/tiedottaja. Lehdistötiedotemalli HyPo Kevät2017.doc Hyvinkään Pontevassa on sovittu seuraavanlaisesta tiedotemallista.

10 10(12) Tiedotteeseen laitetaan aina yhteyshenkilön nimi, joka on seuran puheenjohtaja tai hänen määräämänsä henkilö. Otsikko, lyhyt ja ytimekäs, kertoo mistä on kysymys Lyhyt aloitus - tausta Hyvinkään Ponteva / ao. joukkue oli tekemässä xx(pvm) kun sattui xxxxx (mitä) Tarkempi selostus tapahtuneesta positiivinen päätös Tällöin xxxx. Seura kutsui paikalle xxxx. Tapahtumassa ei tullut henkilövahinkoja, mutta tapahtuneessa tuhoutui xxxxx. Suuremmilta vahingoilta vältyttiin, koska seuran toimihenkilöt toimivat ennalta laaditun turvallisuussuunnitelman mukaan Toimenpiteet joihin seura ryhtyy tapahtuneen johdosta Hyvinkään Ponteva tulee tapauksen johdosta tarkistamaan ja entistä enemmän panostamaan Yhteyshenkilö Nimi Hyvinkään Ponteva, asema seurassa Puh. numero / sähköpostiosoite Alareunaan lyhyt esittely seurasta Lähteitä Hyvinkään Pontevan viestintätoimikunta Kevät 2017 HyPo Kevät2017.doc Tiedottaja ja markkinointi Pauliina Luonsinen Naisten edustusjoukkueen manageri ja markkinointi Kaisu Eronen Markkinointi- varainkeruu Rauno Haapanen

11 11(12) Markkinointi- ja varainkeruu vastaava Hannu Mattila Seuran varapuheenjohtaja Ensio Ruotsalainen Seuran sihteeri Hannu Heikkilä Naisten-ja miesten edustusjoukkueiden vastaava Antti Puustinen Junioripäällikkö Matias Lehtinen VIESTINNÄN VASTUUALUEITA KEVÄT 2017 Tiedottaja Pauliina Luonsinen Varapuheenjohtaja Ensio Ruotsalainen Kriisiviestintä Puheenjohtaja Hanna-Mari Kujala Martinhalli Screenin hoito edustustenpeleissä Antti Puustinen, VaraPJ Ensio Ruotsalainen ja Junioripäällikkö Matias Lehtinen Lehdistötilaisuudet Naistenjoukkueen Manageri Kaisu Eronen naisten lehdistötilaisuudet (Junioripäällikkö Matias Lehtinen varalla) Miestenlehdistötilaisuuteen henkilö etsinnässä. Tällä hetkellä Kaisu hoitaa. Lehtimainonta Tiedottaja Pauliina Luonsinen hoitaa ottelumainokset Aamupostiin. Mainos ilmestyy päivää ennen peliä. (Varalla Rauno Haapanen) Printti ja netti mainokset Unified, kaikki ottelumainokset, mahdolliset HyPo-tuote mainokset. Pauliina Luonsinen LED-taulu Pauliina Luonsinen toimittaa viim. 3 Pvää ennen ottelua LEDmainoksen. (Varalla Rauno Haapanen) Banderolli Lehdistötilaisuuksiin uusi tausta. Hannu Mattila ja Pauliina Luonsinen hoitavat. Laita mainokset Sama asia kuin screenin kanssa, ennakkokyselyjä saa tehdä kaikki halukkaat jo. Nettisivut HyPo Kevät2017.doc

12 12(12) Tiedottaja Pauliina Luonsinen, junioripäällikkö Matias Lehtinen ja seuran sihteeri Hannu Heikkilä hoitavat rakenteen ja materiaalin sivuille. Paitsi jokainen joukkue on vastuussa omista sivuistaan (rakenteellinen vaatimus: joukkueen etusivulla joukkuekuva ja yhteystiedot) Facebook Kaikki saavat päivittää. Varotaan vain, ettei tulisi paljon päällekkäisi postauksia. Naisten joukkueen manageri Kaisu Eronen päivittää naistenottelupäivän uutisia. Miesten edustusjoukkueen kotipelien päivitykseen kaivataan henkilöä. Junioripäällikkö Matias Lehtinen keskittyy junnu päivityksiin. Tiedottaja Pauliina Luonsinen tekee ja laittaa mm. ottelutapahtumiin mainoksia. Hannu Mattila seuraa kävijätilastoja. Instagram Ei ole seuran virallista. Twitter Edustusjoukkueilla on omat twitter-tilit Yhteystiedot Seuran sihteeri Hannu Heikkilä lähettää kehoituksen kaikille tarkistaa ja laittaa tarvittaessa omat/joukkueen yhteystiedot ajantasalle. Tulevaisuudessa 1-2 kertaa vuodessa lähetetään tarkistuspyyntö. HyPo Kevät2017.doc