Kysymysten valinta ja käytännön toteutuksen suunnittelu. Analyysi ja johtoryhmän käsittely. Keskustelutilaisuus henkilöstön kanssa

Transkriptio

1 Voimavarakysely Valtiokonttorissa 1 (7) Kokemuksia Voimavarakyselystä Valtiokonttorissa Valtiokonttori toteutti vuonna 2012 voimavarakyselyn, jonka tarkoituksena on edistää keskustelevaa työkulttuuria organisaatiossa. Pilotti oli osa vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelman (VATU) Inhimillinen pääoma työtä. Menetelmä pohjautuu Työterveyslaitoksen Työn imu polkuun, josta ideoitiin helposti käyttöön otettava toimintamalli. Tämän dokumentin tarkoituksena on kuvata Valtiokonttorin kokemus, jotta myös muut virastot voivat halutessaan ottaa voimavarakyselyn helposti käyttöön. Voimavarakyselyn hyödyt: toteuttaminen ilman kustannuksia, erittäin kevyin ponnistuksin ja omilla resursseilla organisaation yleisen tunnelman mittaaminen ja keskustelun herättäminen organisaation työkulttuurista Prosessin kulku Valtiokonttorissa prosessi kesti kokonaisuudessaan viisi kuukautta. Henkilösresursseja prosessin toteuttamiseksi kului hyvin vähän. Päätös aloittamisesta ja johdon sitoutuminen Kysymysten valinta ja käytännön toteutuksen suunnittelu Voimavarakysely (9 viikkoa) Analyysi ja johtoryhmän käsittely Keskustelutilaisuus henkilöstön kanssa Valtiovarainministeriö Puh (vaihde) Snellmaninkatu 1 A, Helsinki Faksi PL 28, Valtioneuvosto valtiovarainministerio@vm.fi Y-tunnus

2 2 (7) Päätös aloittamisesta ja johdon sitouttaminen Valtiokonttorin HR-yhteyshenkilö kävi keskustelun voimavarakyselyn toteuttamisesta ja tavoitteista VATU-yhteyshenkilöiden kanssa. Prosessin kulku ideoitiin yhdessä ja samassa yhteydessä pohdittiin millaisia resursseja toteutus käytännössä vaatii. Valtiokonttorin HR-yhteyshenkilö esitteli toteutusidean johdolle, jonka jälkeen syntyi päätös toteuttamisesta. VATU-yhteyshenkilöt auttoivat sekä prosessin ideoimisessa että esitysmateriaalin luomisessa. Kysymysten valinta ja käytännön toteutuksen suunnittelu Päätöksen jälkeen pidettiin lyhyt suunnittelukokous, jossa sovittiin aikataulu ja vastuuhenkilöt. Valtiokonttorissa vastuuhenkilöt ja roolit olivat o HR-yhteyshenkilö johtotasolta o Prosessista vastaava toteuttaja o Viestinnän yhteyshenkilö Työterveyslaitokselta saatiin valmis kysymyspatteristo, joista valittiin yhdeksän kysymystä (Liite 1). Voimavarakyselyn käytännön toteutus Voimavarakysely kesti yhteensä 9 viikkoa. Kysymykset esitettiin Valtiokonttorin intranerin äänestystoimintoa hyödyntäen siten, että yksi kysymys oli esillä yhden viikon. Muutamaa viikkoa ennen ensimmäistä kysymystä intranetin kautta uutisoitiin menetelmän kulusta, sen tarkoituksesta ja taustasta sekä kannustettiin osallistumaan (Liite 2). Uuden kysymyksen vaihduttua laitettiin esille uutinen, jossa kerrottiin uuden kysymyksen ilmestymisestä, kommentointimahdollisuuksista sekä kannustettiin vastaamiseen. Henkilöstöllä oli mahdollisuus avoimeen kommentointiin kysymysten teemoihin liittyen intranetissä olevan linkin kautta. Intanetin kautta toteuttuna hyötyjä olivat mm. se, että kysymykset tulevat suoraan intranetin etusivulle näkyviin vastaaminen on helppoa ja anonyymia vastaukset näkyvät heti vastaamisen jälkeen ja tilanne päivittyy sitä mukaa kun vastauksia tulee lisää vastaamisen helppous näkyi siinä, että vastausprosentti oli koko prosessin ajan yli 50 % koko henkilöstöstä

3 3 (7) Alla olevassa kuvassa esimerkki intranetin näkymästä, kun kysymykseen on vastattu. Käytännön toteutuksesta vastasivat prosessista vastaava toteuttaja sekä viestintä-henkilö yhdessä. Olennaisinta oli viestinnän selkeys, jotta henkilöstö tietää miten vastaaminen käytännössä tapahtuu ja miksi kysymyksiä kysytään. Voimavarakyselyssä kysymykset ovat tarkoituksella aika yleisiä eikä niitä avattu sen kummemmin kysymyksen esittämisen yhteydessä. Tällä tavalla jo kyselyprosessin aikana kysymykset ja niiden teemat herättivät keskustelua. Analyysi ja johtoryhmän käsittely Vastaukset ja avoimet kommentit koottiin yhteen esitysaineistoksi. Tämä aineisto käytiin läpi analysoiden prosessin toteuttajan ja HR-yhteyshenkilön kesken. Valtiokonttorin johtoryhmälle esitettiin tulokset ja niistä keskusteltiin. Tulokset ja niiden taustalla olevat tekijät koettiin tärkeiksi ja johto sitoutui tulemaan mukaan yhteiseen keskustelutilaisuuteen henkilöstön kanssa. Tavoitteeksi asetettiin, että yhteiseen keskustelutilaisuuteen saadaan mahdollisimman paljon henkilöstöä paikalle, keskustelu on avointa ja keskustelussa saavutetaan konkreettisia toimenpide-ehdotuksia. Keskustelutilaisuus henkilöstön kanssa ja jatkotoimenpiteiden suunnittelu Yhteinen keskustelutilaisuus järjestettiin noin kuukausi viimeisestä kysymyksestä (Tilaisuuden runko liitteessä 3). Keskustelutilaisuudesta markkinointiin intranetin ja sähköpostin välityksellä sekä tilaisuudesta oli mainokset käytävillä sekä hisseissä.

4 4 (7) Yhteiseen keskustelutilaisuuteen osallistui noin 50 henkilöä. Tavoitteena oli keskustella työkulttuurin kehittämisestä hyödyntäen voimavarakyselyn tuloksia. Tilaisuuden aluksi tulokset kerrattiin, jonka jälkeen tuloksista keskusteltiin ryhmittäin. Keskustelussa korostettiin pohtimaan tuloksia ja kehitysehdotuksia sitä kautta mitä itse voi tehdä asioiden kehittämiseksi sekä yksilönä että työryhmässä. Tilaisuudessa saatiin aikaiseksi konkreettisia toimintaehdotuksia. Tilaisuuden päätteeksi sovittiin, että vastaavaa prosessia hyödynnetään myös jatkossa. Esimerkiksi tiettyä teemaa voidaan kehittää kevyesti muutaman intranetin kautta toteuttevan kysymyksen ja lyhyen keskustelutilaisuuden avulla. Lisäksi tulosten ja keskustelun perusteella päätettiin ottaa uudelleen käyttöön projektien palaute- ja kehittämiskysely. Kehittämisen menetelmiä voidaan toteuttaa myös kevyesti hyvin tuloksin! Valtiokonttorissa saatiin hyvät kokemukset kevyestä menetelmästä. Mitä opittiin? Johdon sitouttaminen oli helppoa, koska menetelmä on kevyt ja vie vähän resursseja Intranettia hyödyntäen mahdollisimman moni saatiin aktivoitua helposti: vastaaminen oli hauskaa Keskustelutilaisuuden suosio oli hyvä, mikä kertonee siitä, että tarvetta keskustelulle on. Keskustelutilaisuudessa saatiin konkreettisia toimenpiteitä päätettyä Menetelmä valittujen kysymysten kanssa toimi hyvänä tunnelma-mittarina. Kysymyksiä olisi myös voitu räätälöidä esimerkiksi viraston tiettyä tarvetta, hanketta tai muuta tukeviksi: mihin asiaan halutaan konkreettisia kehittämisideoita henkilöstöltä? Haluatko toteuttaa prosessin omassa organisaatiossasi? Prosessi voidaan toteuttaa missä vain, itsenäisesti tai tuetusti. Ota yhteyttä ja kysy lisää: HR-asiantuntija Heidi Holopainen, puh Lue myös Uutisia valtion henkilöstöasioista uutiskirjeen juttu Valtiokonttorissa toteutusta prosessista täältä >>

5 5 (7) Liite 1. Valtiokonttorin käyttämät voimavarakyselyn kysymykset (Työterveyslaitokselta) Huom. Kysymyksiä voi muuttaa tarpeen ja tilanteen mukaan. Skaala: ei koskaan - melko harvoin silloin tällöin melko usein - hyvin usein VUOROVAIKUTUS 1. Työtoverini tervehtivät minua työpäivän alkaessa. PSYKOLOGISET PERUSTARPEET 2. Tunnen itseni päteväksi ja varmaksi työssäni 3. Tunnen olevani hyvä niissä asioissa mitä teen 4. Työssäni tunnen olevani osa porukkaa TYÖN VOIMAVARAT 5. Näetkö työsi tulokset? TUUNAUS Yksilö 6. Pyydän muilta palautetta työsuorituksistani Ryhmä 7. Keskustelemme yhdessä työtehtävistä, tavoitteista ja niiden saavuttamisesta? 8. Työryhmässäni kokeillaan uusia ideoita ja työskentelytapoja usein TYÖN IMU 9. Olen innostunut työstäni

6 6 (7) Liite 2. Esimerkki. Valtiokonttorin uutisointi henkilöstölle Valtiokonttori toteuttaa työn imu-menetelmään pohjautuvan voimavarakyselyn Valtiokonttorissa toteutetaan voimavarakysely, jonka tavoitteena on saada tietoa henkilöstön työn imun kokemuksista ja herättää keskustelua työn imusta ja siihen vaikuttavista tekijöistä. Yksilön näkökulmasta voimavarakyselyn avulla työntekijän on mahdollista verrata omaa työn imun tuntemustaan muiden valtiokonttorilaisten antamiin arvioihin. Organisaation ja johdon näkökulmasta voimavarakysely on nopea ja helppo tapa saada tietoa organisaation työn imun nykytilasta. Voimavarakysely perustuu Työterveyslaitoksen Työn imu-menetelmään. Työn imu-menetelmissä olennaista on lähestymistapa, jossa huomio kiinnitetään siihen, mikä työntekijässä ja työyhteisössä on toimivaa, vahvaa ja mahdollista. Ratkaisukeskeisellä lähestymistavalla työyhteisön myönteisiä asioita vahvistetaan sekä saadaan vahvuutta toimia kuormittavissakin tilanteissa niin, että työ sujuu ja hyvinvointi toteutuu. Osallistu vastaamalla intranetin etusivulla oleviin kysymyksiin Voimavarakysely toteutetaan Valtiokonttorin intranetin äänestystoimintoa hyödyntäen: kysymykset vaihtuvat intranetissä viikon välein. Kokonaisuudessaan kysely sisältää yhdeksän kysymystä eli 9 viikon ajan. Vöastaaminen on täysin anonyymia eli vastaajia ei tunnisteta. Toiveena on myös, että erityisesti kyselyn toteuttamisjakson aikana työn imu ja siihen liittyvät teemat olisivat esillä myös henkilöstön keskuudessa: miksi kyselyn teemat ovat tärkeitä ja miten niitä voitaisiin työyhteisössä kehittää? Teemoja käsitellään ja niistä keskustellaan vapaamuotoisesti silloin, kun keskustelu kullekin työyhteisölle sopii. Tarkoituksena on, että teemoihin liittyviä ajatuksia ja kehitysideoita voidaan jakaa palautekyselyn avulla nimettömänä, jolloin ideat pääsevät johdolle asti. Kyselyn jälkeen johto käsittelee tulokset ja yhteisessä keskustelutilaisuudessa tuloksia analysoidaan yhdessä sekä jaetaan kokemuksia ja kehitysehdotuksia kysymysten teemoihin liittyen. Kokonaisuudessaan Voimavarakyselyn toteuttaminen sisältää: 9 viikon jakson (aloitus vk 48): kysymys vaihtuu intranettiin joka keskiviikko Palautekyselyn, jolla kerätään kokemuksia ja ideoita sekä työn imuun että voimavarakyselyn toteuttamiseen liittyen Keskustelutilaisuuden, joka toteutetaan 9 viikon jakson päätteeksi. Toivomme aktiivista osallistumista sekä kysymykseen vastaamiseen että osallistumista yhteiseen keskustelutilaisuuteen.

7 7 (7) Liite 3. Keskustelutilaisuuden runko Tuloksen läpikäynti Keskustelu Pohdinnan aiheita Taustatietoa, esim. o Miksi teema koetaan tärkeäksi o Mitä tavoiteltiin, miten toteutettiin, miten onnistuttiin o Keskustelutilaisuuden merkitys Tulosten läpikäynti lyhyesti o Kysymysten tulokset ja kyselyn aikana saadut kommentit o Mahdollisesti johdon kommentit 10 minuuttia omaa pohdintaa Ryhmäkeskustelu Keskustelun purkaminen A. Pohdi seuraavia asioita ensin itseksesi n. 10 min ja kirjaa pohdintasi tulokset itsellesi muistiinpanoiksi. 1) Mitä ajatuksia/mietteitä tulokset herättivät Sinussa? 2) Mitä hyviksi koettuja asioita haluat vahvistaa edelleen ja mitä asioita voisi kehittää parempaan suuntaan? 3) Mitä ajattelit itse tehdä vahvistamisen ja kehittämisen edistämiseksi? B. Keskustelkaa havainnoistanne ja valmistautukaa kertomaan/jakamaan ryhmänne näkemykset muille osallistujille. Käytetään tähän aikaa n. 20 min. C. Puretaan ryhmien havainnoit kaikille osallistujille. Käytetään purkuun aikaa n. 10 min. per ryhmä D. Pohtikaa ryhmässä, mitä mietteitä itse prosessi ja toteutustapa herätti? Käytetään aikaa tähän n.10 min. Onko tällaisen kyselyn toteuttaminen mielestänne tärkeää, arvokasta, merkityksetöntä tms.? Miten kyselyn viestinnässä onnistuttiin? Voitaisiinko kysely toistaa ajoittain? Kuinka usein?