Hakijana julkishallinnon yhteisö

Transkriptio

1 1 (5) HAKEMUS Poiminta väestötietojärjestelmästä Hakijana julkishallinnon yhteisö PALAUTUSOSOITE: Väestörekisterikeskus Tietopalvelut PL 123, HELSINKI Sähköposti: Tilauksesta on ennalta keskustelu Väestörekisterikeskuksen kanssa Kyllä. Nimi Ei HAKIJAN TIEDOT Organisaation nimi Postiosoite Postinumero Postitoimipaikka Vastuuhenkilö Yhteyshenkilö (jos muu kuin vastuuhenkilö) Puhelin Sähköpostiosoite 1. TIETOJEN KÄYTTÖTARKOITUS Tutkimuksen nimi ja lyhyt kuvaus tietojen käytöstä siinä tai muu selvitys tietojen käytöstä. Yhdistetäänkö tietoja muihin rekistereihin? Kyllä Ei Tiedot yhdistetään seuraaviin rekistereihin: 2. LIITTEET Liitteiden määrä (kpl) Selite (Tarvittaessa tiivistelmä tutkimussuunnitelmasta tai muu selvitys) 3. HENKILÖTIETOJEN POIMINTA Lukumäärä Poiminta. Poimitaan kaikki ehdot täyttävät henkilöt. Lukumääräarvio henkilöä. Satunnaisotos. Poimittava määrä henkilöä. Ikä (ilmoita joko tietty syntymäaikarajaus tai henkilöiden ikä poimintahetkellä). Alle 15 vuotiaasta henkilöstä voidaan poimia lapsen vanhempi. Syntymäaika rajataan välille (pp.kk.vvvv pp.kk.vvvv) Ikä poimintahetkellä.... vuotta Alue (esim. koko maa, vain Manner-Suomi, valitut kunnat tai postinumeroalueet) Kieli (poimittavien henkilöiden äidinkieli) suomi ja ruotsi suomi ruotsi kaikki kielet muu, mi(t)kä: Muut poimintaehdot (voi ilmoittaa myös eri liitteessä) VRK Julkishallinnon yhteisö, poiminta väestötietojärjestelmästä PL 123 (Lintulahdenkuja 4) HELSINKI puh faksi Y-tunnus

2 2 (5) 4. LUOVUTETTAVAT TIEDOT (luovutettavien tietojen täytyy olla tutkimuksen kannalta tarpeellisia) Nimi- ja osoitetiedot luovutetaan aina Sukunimi ja etunimet Lähiosoite (henkilön vakinainen osoite) Postinumero ja postitoimipaikka Valinnaiset tiedot Kotikunta Maakunta Äidinkieli Sukupuoli Syntymävuosi Poimitun lapsen vanhemman nimi, poimitaan ensisijaisesti samassa taloudessa asuva äiti, toissijaisesti isä Muut tiedot: Syntymäaika Henkilötunnusten luovutus (rasti tähän, jos luovutusta haetaan) Henkilötunnukset voidaan luovuttaa hakijalle tutkimusrekisteriin talletettaviksi vain perustellusta syystä ja lisäksi hakijalla on oltava oikeus käsitellä niitä henkilötietolain tai muun lain perusteella. Jos henkilötunnusten luovutusta haetaan, on hakemuksen liitteenä toimitettava rekisteriseloste tai muu selvitys tietojen suojauksesta. Perustelut henkilötunnusten luovutukselle (tarvittaessa liitteessä): 5. KIELTOJEN HUOMIOINTI Tietojen luovutuskielloista on säädetty laissa väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista (661/2009) ja henkilötietolaissa (523/1999). Poiminnoissa väestötietojärjestelmästä tulevat sovellettaviksi: turvakielto (koko väestöstä n henkilöllä) suoramarkkinointi-, markkina- ja mielipidetutkimuskielto (n henkilöllä) Turvakielto koskee henkilöiden osoite- ja kotikuntatietoja. Poiminnoissa turvakieltohenkilöitä ei oteta mukaan. Suoramarkkinointikiellon tehneiden henkilöiden tiedot voidaan luovuttaa rekisterivertailuun perustuvaa tutkimusta varten. Väestörekisterikeskus suosittelee suoramarkkinointikiellon tehneiden henkilöiden jättämistä pois aina kyselytutkimuksista. Poiminnassa pyydetään ottamaan mukaan myös suoramarkkinointikiellon tehneet henkilöt. Perustelut, jos myös suoramarkkinointikiellon tehneet henkilöt halutaan mukaan poimintaan: 6. TIETOJEN LAJITTELUJÄRJESTYS Tietojen lajittelujärjestys (esim. postinumerojärjestys, aakkosjärjestys, henkilön kieli, suomen- ja ruotsinkieliset erikseen tai muu lajittelu) Muuta huomioitavaa (esim. lajittelujärjestyksen mukainen juokseva numerointi henkilöille) 7. TIETOJEN LUOVUTUSMUOTO JA KÄYTTÖAIKA Tietojen luovutusmuoto Excel-taulukko ASCII-tekstitiedosto, jossa erotinmerkkinä puolipiste Osoitetarrat, tarroja kpl/henkilö Tarrojen lajittelujärjestys postinumerojärjestys suomen- ja ruotsinkieliset erikseen muu: Tarroille nimen ja osoitteen lisäksi tulostettavat tiedot Käyttöaika Tietojen käyttöaika postituksiin on kaksi kuukautta. Tutkimusrekisterissä henkilötietoja voidaan säilyttää kauemmin, mutta jos niitä käytetään myöhemmin yhteydenottoihin, täytyy tiedot päivittää. Tietojen tulostuksesta osoitetarroille veloitetaan tulostusmaksu 137,50 ja lisäksi 0,066 /tarra.

3 3 (5) 8. TIETOJEN TOIMITUSOSOITE (Aineisto lähetetään postitse CD-ROM-levyllä kirjattuna lähetyksenä) Toimitus ensimmäisellä sivulla mainittuun hakijan osoitteeseen yhteyshenkilön nimellä Toimitus muuhun osoitteeseen (Yhteystiedot täytetään alle) Organisaation nimi (jos muu kuin hakija) Postiosoite Postinumero Postitoimipaikka Yhteyshenkilö (aineisto lähetetään tällä nimellä) Puhelin Sähköpostiosoite 9. LASKUTUSTIEDOT (Laskutustiedot ovat pakollinen tieto molemmissa laskutustavoissa) Organisaation nimi Y-tunnus Laskutusosoite (merkitkää vaikka haluaisitte verkkolaskun) Postinumero Postitoimipaikka Laskuun merkittävä viite, enintään 20 merkkiä Verkkolaskun tiedot, jos haluatte verkkolaskun OVT-tunnus IBAN-tunnus Verkkolaskutili Verkkopalvelutunnus Verkkolaskuoperaattorin nimi Verkkolaskuoperaattorin tunnus Laskutus paperilaskulla (jos teillä ei ole mahdollisuutta vastaanottaa verkkolaskuja) PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Päiväys Allekirjoitus, nimen selvennys ja asema/tehtävä HAKEMUKSEN KÄSITTELY- JA TOIMITUSAIKA Hakemuksen käsittelyaika on kaksi (2) viikkoa + kaksi (2) viikkoa. Hakemus pyydetään lähettämään joko sähköpostina tai postitse (ei molemmilla tavoin). Jos poimintaa varten lähetetään syöttötiedosto, se pitää lähettää tallennusvälineellä yhdessä hakemuslomakkeen kanssa postitse kirjattuna lähetyksenä. HINNAT Peruspoiminnan toimitusmaksu on 660 ja yksikköhinta 0,022. Esim henkilön otos maksaa x 0,022 = 726. Vastaavasti henkilön otos maksaa 880. Peruspoiminta sisältää tavanomaisen poiminnan väestötietojärjestelmän henkilö- tai rakennustiedoista. Vaativammista poiminnoista veloitetaan ylimääräisiä kustannuksia käytettyjen poimintaehtojen vaativuuden ja siten poiminnan vaatiman työmäärän mukaan. Lopullinen hinta vahvistetaan erikseen. Tilastosta veloitetaan erikseen poiminnan laajuuden mukaan. Tietojen tulostaminen otanta- tai poimintapalvelun yhteydessä veloitetaan erikseen: Tulostusmaksu 137,50 Osoitetarrat 0,066 /kpl. Tässä mainitut hinnat ovat arvonlisäverottomia. Väestörekisterikeskuksen tietopalveluihin ei lisätä arvonlisäveroa. Verottomuuden peruste: arvonlisäverolaki (1501/1993) 6.

4 4 (5) TIETOPALVELUT JULKISHALLINNOLLE Tässä lomakkeessa mainitut tietopalvelut ja hinnat koskevat vain toimituksia julkisyhteisöille: Suomen valtio, valtion laitokset, kunnat ja kuntayhtymät, mukaan lukien näiden omistamat oppilaitokset. Lisäksi ehtoja voidaan soveltaa rajoitetusti muihin yhteisöihin joilla on viranomaisluonteisia tehtäviä. Hinnat perustuvat Valtiovarainministeriön voimassa olevaan asetukseen Väestörekisterikeskuksen suoritteiden maksuista. Yritykset ja muut kuin julkisyhteisöt, esim. säätiöt ja yhdistykset voivat tilata tietopalveluita Väestörekisterikeskuksen yhteistyökumppaneiden kautta. Tietopalveluita näille yhteisöille koskevat eri hinnat ja ehdot. Lisätietoja Väestörekisterikeskuksesta PERUSTIETOJA POIMINNOISTA VÄESTÖTIETOJÄRJESTELMÄSTÄ 1. TIETOJEN KÄYTTÖTARKOITUS Esim. tutkimuksen nimi tai lyhyt selvitys tietotarpeesta ja käyttötapa: postikysely, aineiston perusteella tehtävä vertailu muihin rekistereihin tms. 2. LIITTEET Otannan tarkempi määrittely, kuntalista tai muita lisätietoja, jotka vaikuttavat toimitukseen. Täydellistä tutkimussuunnitelmaa ei tarvita liitteeksi. 3. HENKILÖTIETOJEN POIMINTA Poiminta Poimitaan kaikki henkilöt jotka täyttävät poimintaehdot. Poiminnoissa ovat mukana vain henkilöt, joilla on vakinainen asuinosoite. Tilapäisessä osoitteessa tai esimerkiksi vanhainkodissa pysyvästi asuvia henkilöitä ei huomioida poiminnoissa. Satunnaisotos Yksinkertainen satunnaisotos poimintakriteerien rajaamasta perusjoukosta. Otosmäärät on myös mahdollista määritellä ositteittain, esim. 500 henkilöä jokaisesta valitusta kunnasta. Ikä Henkilöt voidaan poimia joko syntymäaikarajauksen ( ) tai poimintahetken iän (henkilö on vuotias) mukaan. Poimintaan voidaan valita mukaan yli 15-vuotiaita henkilöitä. Alle 15-vuotiaiden osalta poimitaan samassa huoneistossa asuvan vanhemman yhteystiedot. Yläikärajaa määriteltäessä on syytä huomioida, että poiminnoissa ovat mukana vain henkilöt, joilla on vakinainen osoite. Vanhainkodissa tai muussa hoitolaitoksessa pysyvästi asuvat henkilöt jäävät siten pois. Iäkkäiden henkilöiden osalta otoksen perusjoukko on tästä syystä pienempi kuin ikäluokan todellinen koko. Alue Aluerajauksena voidaan käyttää mm. seuraavia alueita: Koko Suomi Manner-Suomi (ei Ahvenanmaata) Maakuntarajat Valitut kunnat (yksi tai useampia) Postinumeroalueet Kieli Suomen ja ruotsin kielen lisäksi suuria kieliryhmiä ovat mm. venäjä, viro, somali, englanti ja arabia. Saame on äidinkielenä n henkilöllä. Poimittujen henkilöiden äidinkieli voidaan luovuttaa lisätiedoissa. Muut poimintaehdot Tutkimuksen kannalta olennaiset tiedot kohdejoukon määrittelyssä. Ks. luovutettavat tiedot, joita voidaan käyttää myös poimintakriteereinä. 4. LUOVUTETTAVAT TIEDOT Väestötietojärjestelmään talletettavat tiedot on määritelty laissa väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista (661/2009). Tutkimustarkoituksiin voidaan luovuttaa tutkimuksen kannalta olennaisia tietoja. Kyselytutkimuksissa on usein tarkoituksenmukaista kysyä monet tiedot henkilöiltä itseltään. Esimerkiksi ammattitieto, lasten lukumäärä tai asumismuoto (kerrostalo, rivitalo) ovat tällaisia muuttujia. Usein tutkimusta varten pyydetään tietoja, joita väestötietojärjestelmässä ei ole. Tällaisia tietoja ovat mm. tiedot henkilön koulutuksesta, työpaikasta, tuloista tai varallisuudesta. Perustiedot henkilöistä Sukunimi ja etunimet Vakinainen osoite (lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka) Kotikunta Äidinkieli Sukupuoli Vanhemman nimi (lapsista). Vanhemmista poimitaan ensisijaisesti samassa huoneistossa asuva äiti ja toissijaisesti isä. Tarkentavat tiedot Syntymäaika Maakunta (Läänijako ei ole enää käytössä läänien lakattua) Valinnaiset tiedot Vakinaisen asuinosoitteen rakennuksen koordinaatit Huoneiston muiden asukkaiden lukumäärä Syntymäkotikunta Kotikuntahistoria halutuilta vuosilta Muuttoajankohdat Sukulaistietojen poiminnat, lapset, vanhemmat, sisarukset Henkilötunnusten luovutus Henkilötunnukset voidaan luovuttaa hakijalle tutkimusrekisteriin talletettaviksi vain perustellusta syystä. Lisäksi hakijalla on oltava oikeus käsitellä niitä henkilötietolain tai muun lain perusteella. Väestörekisterikeskus ratkaisee henkilötunnusten luovutuspyynnöt tapauskohtaisesti. Ennen henkilötunnusten luovutusta tarvitaan lain väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista (661/2009) 44 mukainen selvitys tietojen suojauksesta. Selvityksestä on käytävä ilmi, kuinka tietojen hallinnollinen ja fyysinen turvallisuus sekä henkilöstö-, tietoliikenne-, ohjelmisto-, tietoaineisto-, käyttö- ja laitteistoturvallisuus on tarkoitus varmistaa. Jos tutkimusrekisteristä on olemassa tieteellisen tutkimuksen rekisteriseloste, jossa on selvitetty tietojen suojauksen periaatteet, on se yleensä riittävä selvitys asiasta. Rekisteriseloste tulee toimittaa hakemuksen yhteydessä silloin kun henkilötunnusten luovutusta pyydetään. 5. KIELTOJEN HUOMIOINTI Laissa väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista (661/2009) ja henkilötietolaissa (523/1999) on säädetty tietojen luovutuksen kielloista. Turvakielto Turvakiellon tehneiden henkilöiden osoite- tai muita yhteystietoja voidaan luovuttaa vain sellaiselle viranomaiselle, jonka oikeus näiden tietojen käsittelyyn perustuu lain tai sen nojalla säädetyn tai määrätyn tämän henkilön oikeutta tai velvollisuutta koskevan tehtävän, toimenpiteen tai toimeksiannon hoitamiseen. Kyselytutkimuksia varten tehtävissä satunnaisotannoissa turvakieltohenkilöitä ei koskaan poimita mukaan. Luvansaajan oman rekisterin henkilöiden tietoja

5 5 (5) haettaessa voidaan turvakieltohenkilöistä luovuttaa muita tietoja, mutta ei tietoja heidän osoitteestaan tai kotikunnastaan eikä myöskään mitään muita sijaintitietoja kuten kotipaikka- tai kiinteistötunnusta tai koordinaattitietoja. Suoramarkkinointikielto Henkilötietolain (523/1999) 30 :n nojalla henkilöt voivat kieltää tietojensa luovuttamisen suoramarkkinointitarkoituksiin tai markkina- ja mielipidetutkimuksiin. Kielto on yksi kielto, joka kattaa kaikki nämä eri käyttötarkoitukset. Kiellon tehneiden henkilöiden tiedot voidaan luovuttaa rekisterivertailuun perustuvaa tutkimusta varten. Kyselytutkimusta varten tiedot voidaan poimia ja luovuttaa vain jos se on ehdottoman välttämätöntä ja perusteltua tutkimuksen kannalta. Suoramarkkinointikiellon tehneet henkilöt saattavat myös vastata tutkimuskyselyihin tavallista huonommin. Väestörekisterikeskus suosittelee suoramarkkinointikiellon tehneiden henkilöiden jättämistä aina pois kyselytutkimuksista. Suoramarkkinointikiellon tehneiden henkilöiden tietoja ei luovuteta poiminnoissa ellei sitä erikseen pyydetä ja hakija perustele pyyntöä. 6. TIETOJEN LAJITTELUJÄRJESTYS Tiedot voidaan lajitella haluttuun järjestykseen, esim. suomenja ruotsinkieliset erikseen postinumerojärjestykseen. Ilmoittakaa lajittelujärjestys selvästi, jos sillä on merkitystä. Henkilöille voidaan antaa halutun lajittelun mukainen juokseva numerointi, joka voidaan tulostaa myös tarroille. 7. TIETOJEN LUOVUTUSMUOTO Tiedot voidaan luovuttaa tutkimuskäyttöön tiedostona. Tiedostomuotoja ovat Excel-taulukko ja ASCII-tekstitiedosto, jossa erottimena puolipiste. Tiedot voidaan toimittaa lisäksi osoitetarroina. Tietojen käyttöaika Tietojen käyttöaika postituksiin on kaksi kuukautta. Jos tietoja käytetään myöhemmin, on ne päivitettävä sitä ennen. Tutkimuksen päätyttyä kaikki yksilöivät henkilötiedot on hävitettävä tai arkistoitava turvallisella tavalla. HAKEMUKSEN KÄSITTELY- JA TOIMITUSAIKA Hakemuksen käsittelyaika on kaksi (2) viikkoa + kaksi (2) viikkoa. Hakemus pyydetään lähettämään joko sähköpostina tai postitse. Jos poimintaa varten lähetetään syöttötiedosto, se pitää lähettää tallennusvälineellä yhdessä hakemuslomakkeen kanssa postitse kirjattuna lähetyksenä. OSOITELÄHTEEN ILMOITTAMINEN Osoitteellisissa lähetyksissä käytetty osoitelähde on henkilötietolain mukaan ilmoitettava aina. Väestötietojärjestelmästä poimittuja tietoja käytettäessä pyydetään osoitelähde ilmoittamaan seuraavasti: Osoitelähde: Väestötietojärjestelmä Väestörekisterikeskus PL HELSINKI Jos samassa yhteydessä lähetetään kirjeitä joidenkin muiden henkilörekistereiden tiedoilla, nämä rekisterit on ilmoitettava erikseen. Esimerkiksi tietojenluovutuskieltojen vuoksi väestötietojärjestelmän saa mainita osoitelähteenä ainoastaan niissä lähetyksissä, joihin osoitetiedot on saatu väestötietojärjestelmästä (samassa lähetyksessä ei siis saa mainita useita vaihtoehtoisia osoitelähteitä).