1. Rekisterinpitäjä Helsinki Business College Oy (koulutuksen järjestäjä) Suomen Liikemiesten Kauppaopisto (oppilaitos)

Transkriptio

1 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: Rekisterinpitäjä Helsinki Business College Oy (koulutuksen järjestäjä) Suomen Liikemiesten Kauppaopisto (oppilaitos) 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö Kurucz Hannele Sähköposti: Marjatta Nyman Sähköposti: Suomen Liikemiesten Kauppaopisto, Aikuiskoulutus: Lähde Anu Sähköposti: Huikko Tea Sähköposti: 3. Rekisterin nimi Opiskelijarekisteri (opintohallintojärjestelmä MultiPrimus) Julkisuuslain näkökulmasta kaikkia muita järjestelmään kuuluvia ohjelmia voidaan pitää apu- tai työkaluohjelmina. Muita järjestelmään kuuluvia ohjelmia ovat lukujärjestyksen suunnitteluohjelma Kurre sekä Primuksen ja Kurren yhteinen www-liittymä Wilma. Opiskelijarekisteriä ylläpidetään opintohallintojärjestelmässä, joka muodostuu seuraavista loogisista rekistereistä: 1. Hakijarekisteri osa hakemuksista ja liitteistä on paperisia 2. Opiskelijarekisteri (sisältää myös huoltajatiedot) osa liitteistä on paperisia 3. Henkilöstörekisteri/opettajarekisteri 4. Työpaikkaohjaajien ja arvioijien rekisteri 5. Yritykset, työpaikkakouluttajat ja yritysten yhteyshenkilöt Henkilötietoja on mukana mm arvioinnin reksiterissä sekä pedagogisten asiakirjojen, tukitoimien, työssäoppimisten, näyttöjen sekä osaamisen tunnustamisen rekistereissä. 6. Moodle ja Its Learning, -verkko-oppimisympäristöt

2 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin pitämisen peruste Opiskelijarekisteriin rekisteröidään: - opiskelijoiden ja hakijoiden henkilö- ja yhteystiedot - ryhmä- ja läsnäolotiedot, tutkintoa koskevat tiedot - lähiomaisen/yhteyshenkilön yhteystiedot - opiskeluun liittyvät lisätiedot - opiskelijoiden HOPSit, opintoihin osallistumiset, arvioinnit ja opintosuoritukset - työssäoppimisen tiedot - opetussuunnitelmat, sekä tarjottavat opintojen toteutukset ja niiden opettajat - yhteyshenkilöstö, yhteistyöyritykset ja työssäoppimispaikat - oppisopimuskoulutuksessa työpaikkakouluttajan yhteystiedot (ks sidosryhmärekisteriseloste) - oppisopimusta koskevat tiedot - oppisopimuskoulutuksessa työssä oppimisen arviointi - verkko-oppimisympäristöt Järjestelmän tarkoituksena on ylläpitää edellä lueteltuja tietoja sekä tuottaa näistä: - opiskelua koskevia todistuksia ja raportteja - toiminnan suunnitteluun, toteutukseen, arviointiin ja seurantaan tarvittavia tietoja - Opetus- ja kulttuuriministeriön, Opetushallituksen, Tilastokeskuksen ja Kelan tarvitsemat tiedot 5. Rekisterin tietosisältö 1. Hakijarekisteri Tiedot-välilehti - sukunimi, aiemmat nimet, etunimet, kutsumanimi - henkilötunnus - ikä - sukupuoli - äidinkieli - kansalaisuus - kotipaikan lähiosoite, postiosoite, maa - kotikunta - puhelinnumerot - sähköpostiosoitteet - pohjakoulutus Valinta-välilehti - kielitesti - kutsu pääsykokeeseen/haastatteluu; ei osallistunut - valittu-, varalla-, ei valittu-ruksi - hyväksymispv - paikan vahvistuspv - paikan vahvistus - paikan perumispv - perumisen syy - ryhmä/luokka Hakemuksen tiedot-välilehti - hakuajankohta - mihin koulutukseen hakee - tutkintonimike - näyttötutkinnon koulutusväylä - hakutoivejärjestys - osaamisala - aikaisempi muu koulutus, suoritusvuosi ja tyyppi - työkokemus - lisätietoja

3 Yhteishaku-välilehti - oppijanumero - yhteishakualue - harkintaan perustuva valinta-ruksi - hakutoivejärjestys - yhteishakupisteet - valinta 2. Opiskelijarekisteri: Tiedot-välilehti: - sukunimi, aiemmat nimet, etunimet, kutsumanimi - henkilötunnus - ikä - sukupuoli - opiskelijanumero - äidinkieli - kansalaisuus - kotipaikan lähiosoite, postiosoite - kotikunta - asuinkunta - kotimaa - puhelinnumerot - sähköpostiosoitteet - pohjakoulutus - todistuksen saantivuosi - aikaisempi koulutus - tietojen luovutusluvat - virallinen tietojenluovutuskielto Läsnä/erot/kesk-välilehti - aloituspäivä - arv. valmistumispäivä - opiskelijan tavoite koulutuksessa - opiskelijalaji - koul/tutkinnon aloituspäivä - koul/tutkinnon päättymispäivä - eropäivä - eron syy - eron lisätiedot - tilapäisen kesk. aloituspäivä - tilapäisen kesk. päättymispäivä - tilapäisen kesk. syy - lukuvuosien läsnäolot/poissaolot/ei kirjoilla - rahoitusmuototaulukko Opiskelu-välilehti - ryhmä/luokka - ryhmänohjaaja/luokanvalvoja - tuleva ryhmä/luokka - koulutusala - opintoala - opetuskieli - tutkinto - tutkintonimike - osaamisala - opiskelumuoto - opetussuunnitelma - suuntautumisvaihtoehto - opintojen laajuus - muut ryhmänohjaajat - suoritustapa - koulutuksen tavoite

4 - kustannuspaikka-alueet - laskentatunnisteet - suorituksien osaamisen tunnustamiset - suorituksien näytöt - suorituksien työssäoppimiset - koulutusohjelma Todistukset/valmistuminen-välilehti - tutkinto valmis-ruksi - valmistumispv - todistusten päiväykset - todistuslaji - toimielin - todistuksen lisätiedot - valmistumisen lisätietoja Yhteydenotot-välilehti - yhteydenottopv - yhteystyyppi - syy yhteydenottoon - yhteydenoton opettaja - yhteydenoton lisätietoja - HOPS-päivämäärät - henkilökohtainen opetussuunnitelma (HOPS) Hojks-välilehti - HOJKS-hyväksymispv - HOJKS tehty-ruksi - päivämäärä 1, päivämäärä 2 jne - HOJKSit - HOJKSin liitteet Huoltaja-välilehti - huoltajan/lähiomaisen nimitiedot - huoltaja/lähiomaisen osoitetiedot - huoltajan/lähiomaisen tyyppi - huoltajan/lähiomaisen puhelinnumero - huoltajan/lähiomaisen sähköposti Opiskelijaa koskevat kooditukset: - oppisopimuskoulutuksessa opintososiaaliset edut - saadut todistukset ja niiden päiväykset - verkkotunnusten koodit - vapaa tekstikenttä - STAT väylä, tavoite, suoritustapa, opintojen rahoitus, opetuskieli, opetussuunnitelma, luokkatyyppi - Oppisopimusopiskelija: Yrittäjä, virkasuhteinen, oppisopimus purkautunut, työnantaja, työpaikkakouluttaja, oppisopimuksen tiedot 3. Henkilöstö ja sidosryhmät: - kts. opettaja/henkilöstö- ja sidosryhmärekisteriselosteet 4. Verkko-oppimisympäristöt - opiskelijan nimi ja sähköpostiosoite - tehtävät, arvioinnit ja sanallinen palaute 6. Säännönmukaiset tietolähteet * Yhteishaun osalta hakijarekisteriä päivitetään Opetushallituksen Opintopolusta saatavien tietojen perusteella. Pääsykokeissa kerättyä manuaalista aineistoa, kuten vastauksia käsittelee ja säilyttää opintotoimisto.

5 Suorahaun/erillishaun hakijoiden tiedot tallentuvat hakijarekisteriin oppilaitoksen sähköisen hakujärjestelmän (Wilman koulutuskalenteri) hakemusten kautta. Henkilökohtaistamiseen liittyvää manuaalista aineistoa säilyttää kunkin ryhmän vastuuhenkilö. Opintosuoritustiedot päivitetään opiskelijoiden opintosuoritusten, hyväksiluvun, korvaavien ja muiden suoritusten kertymän perusteella (arviointirekisteri). Opetussuunnitelmat päivitetään opetussuunnitelmiin, tutkinnonosiin, ja opintoihin sekä opiskelijoiden henkilökohtaisiin opintosuunnitelmiin tulevien muutosten perusteella. Henkilöstön ja sidosryhmien tietojen päivityksestä kerrotaan henkilöstö- ja sidosryhmärekisteriselosteissa. 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Säännönmukaisia tietoja luovutetaan säännösten niin salliessa: - Opetushallitukselle - Tilastokeskukselle - Etelä-Suomen aluehallintovirastolle - Oppisopimustoimistoille - Kansaneläkelaitokselle - Työvoimaviranomaisille - Koulutusrahastolle - Vakuutusyhtiöille tai muille koulutuksen rahoittajille Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 8. Rekisterin suojauksen periaatteet A. Manuaalinen aineisto - säilytetään arkistossa, lukitussa tilassa ja tietojen käsittelyvaiheessa lähiarkistoissa, työhuoneissa lukituissa tiloissa. B. Atk:lle talletetut tiedot - Opintohallintojärjestelmä on tarkoitettu vain oppilaitoksen henkilökunnan työtehtävien mukaiseen käyttöön. Opintohallintojärjestelmän käyttö perustuu ylläpitoikkunoihin ja niiden valintalistoihin. Ylläpitoikkunat ovat käytettävissä vain henkilöillä, joilla on niiden käyttöoikeudet. Käyttöoikeutta on rajoitettu määrittelemällä käyttäjäoikeudet käyttäjäryhmän ja henkilökäyttäjän oikeuksilla. Käyttäjäryhmiä ovat: - täydet oikeudet - pääkäyttäjät - projektipäälliköt - opettajat - opintosihteerit - ohjaus - muut tarvittavat käyttäjäryhmät erityistarpeiden perusteella Opintohallintojärjestelmää käytetään verkkoympäristössä. Palvelinlaitteet on keskitetty yhteen lukittuun tilaan, johon on pääsy vain tietohallinnolla, infon vakinaisilla työntekijöillä ja Kiinteistö Oy Opetustalon henkilökunnalla. Työasemat, joilta pääjärjestelmää käytetään, sijaitsevat lukituissa työhuoneissa. Järjestelmään kirjauduttaessa kysytään käyttäjän

6 käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjäoikeus poistetaan henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Ohjelman www-liittymä Wilmaa voidaan käyttää internetin kautta. Ohjelma vaatii salasanan ja käyttäjätunnuksen. Wilmassa on rajoitetut selausoikeudet ja toiminnot. Myös opiskelijalla ja huoltajilla on mahdollisuus rajoitettuun Wilman käyttöön. Atk:lle talletetuista opiskelijarekisterin tiedoista otetaan varmuuskopio päivittäin. Varmuuskopioita säilytetään lukitussa tilassa palosuojatussa kaapissa. Tietojen säilytysaika ja vanhentuneiden tietojen hävitysaika toteutetaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Tarkastusoikeus ja virheellisen tiedon korjaaminen. Henkilöillä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Henkilö voi pyytää kirjallisesti virheellisen tiedon oikaisua. Rekisteriseloste- ja oikaisupyyntö osoitetaan rekisteriasiasta vastuussa olevalle henkilölle (kts. kohta 2). Henkilöllisyystodistus tulee esittää pyynnön/oikaisun yhteydessä. Mahdollisesta epäämisestä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. * HetiL 10 ei edellytä nimenomaisesti tiedon merkitsemistä, mutta se on tarkoituksenmukaista merkitä rekisteröityjen tiedonsaantioikeuksien kannalta. Se myös kuvaa osaltaan rekisterin tietosisältöä. Päivitetty spale Päivitetty tomma Päivitetty tomma