REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 Laatimispäivä

Transkriptio

1 REKISTERIN PITÄJÄ REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ REKISTERIN NIMI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS REKISTERÖITYJEN RYH- MÄ/RYHMÄT SEKÄ TIE- DOT/TIETORYHMÄT SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET SIIRRETÄÄNKÖ TIETOJA EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE REKISTERIN SUOJAUSPERIAAT- TEET Kasvatus- ja koulutuslautakunta Keskuskatu 8, Puh. (013) 7341 toimistosihteeri Marjatta Myyry Pro Consona/ Päivähoitojärjestelmän rekisteri Päivähoitohakemusten käsittely, lapsen sijoittelu ja päivähoitomaksun määrittäminen. Päivähoidon jono-, paikka- ja sijoittelutilanteen hallinta. Päivähoitolaskutus ja tilastointi. Perhepäivähoitajien palkanlaskenta. Päivähoidon piirissä olevien lapset, sisarukset ja huoltajat: - sijoitus- ja maksupäätösten vaatimat tiedot - laskutuksen ja perhepäivähoitajien palkanlaskennan vaatimat tiedot Perhepäivähoitajat: - työsuhdetiedot - muut perhepäivähoitajien palkanlaskentaan liittyvät tiedot Laskutustiedot myyntireskontraan ja kirjanpitoon, perhepäivähoitajien palkanlaskentatiedot palkkajärjestelmään; tietojen siirto yhteisökohtaisiin järjestelmiin. Kuukausittainen ilmoitus Kansaneläkelaitokselle alkavasta ja päättyvästä kunnallisesta päivähoidosta. Vuosittain Tilastokeskukselle kuntakohtainen yhteenveto toimintamuodoittain ja ikäryhmittäin. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Käyttöliittymä suojataan käyttäjä- ja salasanatunnuksin. Tietojen ylläpito rekisteröi tietokantaan automaattisesti tietoryhmäkohtaisesti tiedon rekisteröijän käyttäjätunnuksen. Tietokanta suojataan palvelimen käyttäjä- ja salasanatunnuksin.

2 REKISTERIN PITÄJÄ REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ REKISTERIN NIMI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS REKISTERÖITYJEN RYH- MÄ/RYHMÄT SEKÄ TIE- DOT/TIETORYHMÄT SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET SIIRRETÄÄNKÖ TIETOJA EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE REKISTERIN SUOJAUSPERIAAT- TEET Kasvatus- ja koulutuslautakunta Keskuskatu 8, Puh. (013) 7341 toimistosihteeri Marjatta Myyry Pro Consona Päivähoito Mukana -mobiiliratkaisu Lasten läsnäolojen, poissaolojen, sairaspäivien ja aterioiden kirjaaminen päivähoitolaskutusta ja perhepäivähoitajien palkanlaskentaa varten. Perhepäivähoitajien lomien ja muun työajan kirjaaminen perhepäivähoitajien palkanlaskentaa varten. Päivähoidon piirissä olevat lapset ja huoltajat: Perhepäivähoitajat: Lasten ja perhepäivähoitajien matkapuhelin- sovelluksessa kirjattujen tietojen siirto yhteisökohtaiseen päivähoidon järjestelmään. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Käyttöliittymä suojataan käyttäjä- ja salasanatunnuksin. Tietojen ylläpito rekisteröi tietokantaan automaattisesti tietoryhmäkohtaisesti tiedon rekisteröijän käyttäjätunnuksen. Tietokanta suojataan palvelimen käyttäjä- ja salasanatunnuksin.

3 1. Tietojärjestelmän vastuuyksikkö ja vastuuhenkilö Tietojärjestelmän teknisestä rakenteesta ja tuotekehityksestä vastaa ja tietoja antaa StarSoft Oy, PL 237, Vaasanpuistikko 17, 7. kerros, Vaasa, puh. (06) , Järjestelmään tallennetuista tiedoista vastaa kohdassa 2 mainittu omistaja/haltija. 2. Tietojärjestelmän vastuutaho - Pohjois-Karjalan tietotekniikkakeskus Oy - Kontiolahden kunnan pääkäyttäjä: koulusihteeri Birgitta Tiihonen 3. Tietojärjestelmän nimi Starsoft Primus -järjestelmä 4. Tietojärjestelmän käyttötarkoitus StarSoft Primus -järjestelmä on kouluhallinnon kokonaisjärjestelmä, jolla hoidetaan oppilaitoksen, koulutoimiston tai tarvittaessa koko kunnan/kaupungin koulutoimi. Se ei tarvitse rinnalleen muuta ohjelmistoa tai järjestelmää. Tietojärjestelmän ydinohjelma on StarSoft Primus. Julkisuuslain näkökulmasta kaikkia muita järjestelmään kuuluvia ohjelmia voidaan pitää aputai työkaluohjelmina. Muita järjestelmään kuuluvia ohjelmia ovat lukujärjestyksen suunnitteluohjelma Kurre sekä Primuksen ja Kurren yhteinen www-liittymä Wilma. 5. tietosisältö Primus sisältää seuraavat henkilörekisterit: opiskelijarekisteri (sis. huoltajatiedot), opettajarekisteri, henkilökuntarekisteri, sijaisrekisteri, hakijarekisteri, työpaikkaohjaajien ja -arvioijien rekisteri, työpaikkakouluttajien rekisteri, johtokuntarekisteri sekä koulutustarkastajien rekisteri. Henkilötietoja on mukana myös mm. arvioinnin rekisterissä sekä pedagogisten asiakirjojen, tukitoimien, työssäoppimisten ja näyttöjen rekistereissä. 6. Säännönmukaiset tietolähteet Tärkeimmät lähteet ovat Väestörekisteri, kunnan/kaupungin koulutoimi ja muut hallinnonalat sekä opettajat, oppilaat ja heidän vanhempansa. Tietoja saadaan myös opiskelijoiden aiemmista oppilaitoksista sekä lääninhallituksista (toisen asteen yhteishaku). 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Tiettyjä henkilöön kohdistuvia tietoja luovutetaan säännöllisesti viranomaistahoille, esim. Kansaneläkelaitokselle. Tietoja voidaan harkinnanvaraisesti luovuttaa myös muihin tarkoituksiin, esim. jatko-opintoihin pyrkimistä varten. Joitakin tietoja voidaan myös julkaista esim. oppilaitoksen www-sivuilla. Henkilö voi kieltää tietojensa luovuttamisen ja julkaisun. Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

4 pitäjä Vastuuhenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Kontiolahden kunta/kasvatus- ja koulutuslautakunta Keskuskatu 8 C, sivistys@kontiolahti.fi - Varhaiskasvatuspalvelujen erityinen tuki/varhaiskasvatuksen päällikkö ja kiertävä erityislastentarhanopettaja - Koulutoimen erityinen tuki/sivistysjohtaja, tehtävään määrätty toimisto- ja koulusihteeri os. Keskuskatu 8, nimi Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus tietosisältö Säännönmukaiset tietolähteet Tietojen säännönmukaiset luovutukset Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle suojauksen periaatteet Erityisen tuen rekisteri Erityistä hoitoa ja kasvatusta tarvitsevan lapsen kuntoutuksen yhteensovittamiseksi lapselle laaditaan kuntoutussuunnitelma yhteistyössä lapsen vanhempien ja tarpeen mukaan kunnan sosiaalihuollon, terveydenhuollon sekä koulutoimen kanssa (lasten päivähoidosta annetun lain 7a ) Erityinen tuki muodostuu erityisopetuksesta ja muusta tämän lain mukaan annettavasta tuesta. Erityisopetus järjestetään oppilaan etu ja opetuksen järjestämisedellytykset huomioon ottaen muun opetuksen yhteydessä tai osittain tai kokonaan erityisluokalla tai muussa soveltuvassa paikassa. Oppilaiden oppimisen ja koulunkäynnin tukijärjestelyt (perusopetuslaki 17 ) Kuntoutus- ja oppimissuunnitelmiin liittyvät asiakirjat Huoltaja, terveyden- ja oppilashuollon asiantuntijat Vastuuhenkilö määrittelee tapauskohtaisesti käyttöoikeudet rekisteriin tallennettaviin tietoihin. Vastuuhenkilö päättää myös vastaamaansa rekisteriin sisältyvien tietojen luovuttamisesta tilanteissa, joissa niitä pyytävällä on lakiin perustuva oikeus tiedon saantiin. Ei ole. Päätöksenteko tapahtuu salaisena kunnan Dynasty -asianhallintaohjelmalla. Manuaalinen henkilötietoja sisältävä päätösaineisto säilytetään rekisterinpitäjän lukituissa arkistotiloissa. Rekisteri sisältää salassa pidettävää tietoa. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös työntekijän palvelussuhteen päätyttyä. Kontiolahden kunta s-posti: kunta@kontiolahti.fi Y-tunnus: Keskuskatu 8 Puh. (013) 7341, faksi (013)

5 pitäjä Vastuuhenkilö rekisteriä koskevissa asioissa nimi Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus tietosisältö Säännönmukaiset tietolähteet Tietojen säännönmukaiset luovutukset Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle suojauksen periaatteet Kontiolahden kunta/kasvatus- ja koulutuslautakunta Keskuskatu 8 C, sivistys@kontiolahti.fi Koulukuraattori os. Keskuskatu 11 Opiskeluhuoltorekisteri Opiskeluhuollossa laadittavat opiskeluhuoltokertomukset sekä muut siihen liittyvissä tehtävissä laaditut tai saadut yksittäistä opiskelijaa koskevat asiakirjat. Rekisteriin sisältyviä tietoja käytetään yksilökohtaisen opiskeluhuollon palvelun järjestämiseen ja toteuttamiseen, ellei laissa muuta säädetä. Esi- ja perusopetuksessa sekä lukiokoulutuksessa olevan oppilaan opiskeluhuollon asiakirjat: - Opiskeluhuollon kertomukset - Koulu- ja opiskeluterveydenhuollon henkilöstön yksilötapaamisissa kertyvät asiakastiedot asiakaskertomukseen - Opiskeluhuollon ohjausryhmän ym. asiantuntijaryhmien aineistot Oppilas, opiskelija, huoltaja, oppilashuollon henkilöstö ja mahdolliset asiantuntijayksiköt asiakkaan/huoltajan suostumuksella Vastuuhenkilö määrittelee tapauskohtaisesti käyttöoikeudet rekisteriin tallennettaviin tietoihin. Vastuuhenkilö päättää myös vastaamaansa rekisteriin sisältyvien tietojen luovuttamisesta tilanteissa, joissa niitä pyytävällä on lakiin perustuva oikeus tiedon saantiin.. Ei ole luovutusta. Rekisteri sisältää salassa pidettävää tietoa. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös työntekijän palvelussuhteen päätyttyä. Manuaaliset asiakirjat säilytetään lukituissa arkistotiloissa. Asiakirjojen ja tietojen käsittelyä koskevat säädökset oppilas- ja opiskelijahuollossa: - Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 1287/ Henkilötietolaki 523/ Perusopetuslaki 628/ Lukiolaki 629/ Laki ammatillisesta koulutuksesta 630/ Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/ Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/ Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999 Kontiolahden kunta s-posti: kunta@kontiolahti.fi Y-tunnus: Keskuskatu 8 Puh. (013) 7341, faksi (013)