LAPPEENRANNAN KAUPUNKI Henkilötietolain (523/99) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE

Transkriptio

1 LAPPEENRANNAN KAUPUNKI Henkilötietolain (523/99) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE Rekisterinpitäjä (tarvittaessa, eli jos rekisterinpitäjällä ei toimipaikkaa EU:n alueella, myös edustaja) 2. Rekisteriasioista vastaava Rekisteriasioita hoitava Tietojärjestelmän teknisestä rakenteesta ja tuotekehityksestä vastaa ja antaa tietoja 3. Rekisterin nimi 4. Tietojärjestelmän käyttötarkoitus Lappeenrannan kaupunki / kasvatus- ja opetustoimi Postiosoite Postinumer Postitoimipaikka Pohjolankatu LAPPEENRANTA Käyntiosoite Puhelin Pohjolankatu Kasvatus- ja opetustoimen Tuija Willberg johtaja , tuija.willberg@lappeenranta.fi Tieto- ja viestintätekniikan Jouni Kolehmainen koordinaattori , jouni.kolehmainen@lappeenranta.fi Starsoft Oy , tuki@starsoft.fi Ohjelmiston toimittaja Starsoft Primus StarSoft Primus -järjestelmä on kokonaisjärjestelmä, jolla hoidetaan esiopetuksen, perusopetuksen ja lukiokoulutuksen oppilas/opiskelijahallintoasioiota. Se ei tarvitse rinnalleen muuta ohjelmistoa tai järjestelmää. Tietojärjestelmän ydinohjelma on StarSoft Primus. 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Julkisuuslain näkökulmasta kaikkia muita järjestelmään kuuluvia ohjelmia voidaan pitää apu- tai työkaluohjelmina. Muita järjestelmään kuuluvia ohjelmia ovat lukujärjestyksen suunnitteluohjelma Kurre sekä Primuksen ja Kurren yhteinen wwwliittymä Wilma. 1. Henkilötietolain 8 :n mukaiset yleiset edellytykset, esim. asiakassuhteen hoitaminen jäsenyysasioiden hoitaminen palvelussuhteen hoitaminen muu, mikä oppivelvollisuus, oppilaiden asioiden hoitaminen 2. Henkilötietolain 4 luvun mukainen tietojen käsittely erityisiä tarkoituksia varten (tutkimus, tehtävä jne. nimettävä tai muutoin yksilöitävä): tutkimus tilasto viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävä matrikkeli Uudet ylioppilaat

2 3. Erityislainsäädäntö (esim. tietty viranomaisille säädetty tehtävä, kuten päivähoidon järjestäminen, opetuksen järjestäminen jne.) mikä Esiopetuksen järjestäminen Perusopetuksen järjestäminen Lukiokoulutuksen järjestäminen 5. Rekisterin tietosisältö (rekisteröityjen ryhmä/ryhmät ja näihin liittyvät tiedot tai tietoryhmät) 6. Säännönmukaiset tietolähteet (1) - Esioppilaiden, oppilaiden ja opiskelijoiden tiedot liite nro 1 - Esioppilaiden, oppilaiden ja opiskelijoiden huoltajien tiedot liite nro 2 - Opettajien tiedot liite nro 3 - Henkilökunnan tiedot liite nro 4 - Esioppilaiden tiedot kasvatus- ja opetustoimen päivähoidon asiakastietojärjestelmästä - Perusopetuksen tiedot kunnan väestörekisteriohjelmasta ja huoltajilta - Opettajien ja kunnan tiedot saadaan heiltä itseltään 7. Tietojen luovutukset kotimaassa 8. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle A. Säännönmukaisten tietojen luovutus ei luovuteta Opetushallitukselle yhteisvalintaan hallintotoimisto Uusien ylioppilaiden yhteystietojen luovutus Akateeminen Koulusihteerit kustannusliike Oy:lle Spes Patriae ylioppilaskuvastoa varten. B. Satunnaisten tietojen luovutus ei luovuteta Oppilashuoltoyksikölle pyydettäessä hallintotoimisto Rikospoliisille pyydettäessä Kansaneläkelaitokselle pyydettäessä Uuteen kouluun oppilaan vaihtaessa koulua toisen kunnan tai toisen ylläpitäjän kouluun. A. Säännönmukaisten tietojen luovutus ei luovuteta B. Satunnaisten tietojen luovutus ei luovuteta 9. Rekisterin suojauksen periaatteet A. Manuaalinen aineisto (ennen ATK:lle siirtymistä kertynyt aineisto) ei synny

3 B. ATK:lle talletetut tiedot Rekisterin käyttäminen edellyttää kohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy n siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. 10. Rekisteröidyn tarkastusoikeuden toteuttaminen Rekisteröidyn pyynnöstä Minkä ajan kuluttua pyynnön saapumisesta tiedot lähetetään? Rekisterinpitäjä toimittaa tiedot oma-aloitteisesti 2 viikkoa 11. Virheen korjaaminen 12. Rekisterin säilytys, arkistointi ja hävittäminen Kuinka usein? Korjaamistapa A. Säilytysaika työpisteessä 2 Virhe korjataan viipymättä. B. Kokonaissäilytysaika 10 Tiedot poistetaan ja varmuuskopiot hävitetään C. Hävittämistapa tietoturvallisesti. 1) Henkilötietolaki 10 ei edellytä nimenomaisesti tiedon merkitsemistä, mutta se on tarkoituksenmukaista merkitä rekisteröityjen tiedonsaantioikeuksien kannalta. Se myös kuvaa osaltaan rekisterin tietosisältöä. Liite nro 1 OPPILAAN TIEDOT - oppilaan/opiskelijan tiedot (nimi, tunnus, osoite, puhelinnumero, s-postiosoite) - kotikunta - uskontokunta - äidinkieli - kansalaisuus - oppilaan valokuva - koulunkäyntitiedot - opiskeluun liittyvät tiedot - viranhaltijapäätökset - koulumatkatiedot - pedagogiset asiakirjat (Wilman kautta) - erityisopetuspäätökset (Wilman kautta) - ojentamistoimet - tuntimerkinnät (poissaolot, huomautukset,palautteet) Liite nro 2 Liite nro 3 Liite nro 4 HUOLTAJIEN TIEDOT - oppilaan huoltajien nimet - oppilaan huoltajien yhteystiedot (osoite, puhelinnumero sähköpostiosoite) - huoltajuustiedot OPETTAJIEN TIEDOT - tiedot (nimi, tunnus, osoite, puhelinnumero, s-postiosoite) - valokuva - tutkinnot - viran tiedot - palkanmaksun perusteet HENKILÖKUNNAN TIEDOT - tiedot (nimi, tunnus, osoite, puhelinnumero, s-postiosoite) - valokuva

4 1. Rekisterinpitäjä (tarvittaessa, eli jos rekisterinpitäjällä ei toimipaikkaa EU:n alueella, myös edustaja) 2. Rekisteriasioista vastaava Rekisteriasioita hoitava Tietojärjestelmän teknisestä rakenteesta ja tuotekehityksestä vastaa ja antaa tietoja 3. Rekisterin nimi 4. Tietojärjestelmän käyttötarkoitus 5. Wilman kautta Primukseen tallennetaan seuraavat tiedot Lappeenrannan kaupunki / kasvatus- ja opetustoimi Postiosoite Postinumer Postitoimipaikka Pohjolankatu LAPPEENRANTA Käyntiosoite Puhelin Pohjolankatu Kasvatus- ja opetustoimen Tuija Willberg johtaja , tuija.willberg@lappeenranta.fi Tieto- ja viestintätekniikan Jouni Kolehmainen koordinaattori , jouni.kolehmainen@lappeenranta.fi Starsoft Oy , tuki@starsoft.fi Ohjelmiston toimittaja Starsoft Wilma ja Starsoft Kurre Tietojärjestelmän ydinohjelma on StarSoft Primus. Julkisuuslain näkökulmasta järjestelmään kuuluvia muita ohjelmia voidaan pitää apu- tai työkaluohjelmina. Muita järjestelmään kuuluvia ohjelmia ovat lukujärjestyksen suunnitteluohjelma Kurre sekä Primuksen ja Kurren yhteinen www-liittymä Wilma. Wilman lomakkeilla Primukseen tallennetaan seuraavat tiedot: - ainevalinnat - tuntimerkinnät - kokeet ja koearvosanat - suoritustiedot - oppilaan/opiskelijan tukeen liittyvät asiakirjat - pedagoginen arvio - oppimissuunnitelma - pedagoginen selvitys - kohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma - erityisen tuen päätös - huolikortti - lapsikohtainen koonti oppilashuoltotyöryhmää varten - oppilashuoltoryhmän esityslista/pöytäkirja - tietojenpyyntölomake - oppilaan ojentamis- ja kurinpitotoimet - lukion opiskelijan opiskelu ja ylioppilastutkintosuunnitelma - lukion opinto-ohjauksen Opo1, opo2 ja Opo3 asiakirjat

5 6. Tietojen suojaus Annettuja tietoja suojataan verkossa SSL salausmenetelmällä. Annetut tiedot tallentuvat Lappeenrannan kaupungin oppilashallintojärjestelmään (Primus). Hallintojärjestelmä on kaupungin sisäverkossa toimiva, salasanoin suojattu järjestelmä. Wilman käyttöön vaaditaan salasana. Salasanan tulee olla vähintään 8 merkkiä pitkä. Sen tulee sisältää vähintään kolmea seuraavista: isoja kirjaimia, pieniä kirjaimia, numeroita tai erikoismerkkejä. Erikoismerkkejä ovat esim. pilkku, kaksoispiste ja kysymysmerkki. Henkilötiedot eivät sovellu salasanaksi. Wilman kautta primukseen tallennettuja tietoja näkevät oppilaan huoltaja, oppilasta opettava opettaja, koulun/päiväkodin erityisopettaja, koulusihteeri, koulun rehtori, päiväkodin johtaja ja koulun/päiväkodin oppilashuollon työntekijät. Lisäksi 18v. täyttäneen opiskelijan huoltaja, mikäli opiskelija on sallinut sen. 10. Rekisteröidyn tarkastusoikeuden toteuttaminen Rekisteröidyn pyynnöstä Minkä ajan kuluttua pyynnön saapumisesta tiedot lähetetään? Rekisterinpitäjä toimittaa tiedot oma-aloitteisesti 2 viikkoa 11. Virheen korjaaminen 12. Rekisterin säilytys, arkistointi ja hävittäminen Kuinka usein? Korjaamistapa A. Säilytysaika työpisteessä 2 Virhe korjataan viipymättä. B. Kokonaissäilytysaika 10 Tiedot poistetaan ja varmuuskopiot hävitetään C. Hävittämistapa tietoturvallisesti.