REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

Transkriptio

1 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: Rekisterinpitäjä Helsinki Business College Oy Rautatieläisenkatu Helsinki Puh. (09) (vaihde) 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö Suomen Liikemiesten Kauppaopisto Business Campus Kurucz Hannele Rautatieläisenkatu Helsinki Puh. (09) (vaihde) Sähköposti: hannele.kurucz@businesscollege.fi Suomen Liikemiesten Kauppaopisto ICT Campus Marjatta Nyman PL 133 (Hattulantie 2) Helsinki Puh. (09) (vaihde) Sähköposti: marjatta.nyman@businesscollege.fi 3. Rekisterin nimi Opiskelijarekisteri (opiskelijahallintojärjestelmä WinhaPro) Opiskelijarekisteriä ylläpidetään opiskelijahallintojärjestelmässä, joka muodostuu seuraavista loogisista rekistereistä: 1. Hakijarekisteri 2. Opiskelijarekisteri 3. Opintosuoritukset 4. Opetussuunnittelu 5. Projektihallinto 6. Henkilöstö ja sidosryhmät (tarkemmat tiedot kts. henkilöstörekisteri) 7. Moodle verkko-oppimisympäristö Laki ammatillisesta koulutuksesta (L630/98, 30, A811/98, 13 ) 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin pitämisen peruste Opiskelijarekisteriin rekisteröidään: - opiskelijoiden ja hakijoiden henkilö- ja yhteystiedot - ryhmä- ja läsnäolotiedot - lähiomaisen/yhteyshenkilön yhteystiedot - opiskeluun liittyvät lisätiedot - opiskelijoiden HOPSit, opintoihin osallistumiset, arvioinnit ja opintosuoritukset - työssäoppimisen ja päättötyön tiedot - opetussuunnitelmat, sekä tarjottavat opintojen toteutukset ja niiden opettajat - yhteyshenkilöstö, yhteistyöyritykset ja työssäoppimispaikat (ks. sidosryhmärekisteriseloste) - verkko-oppimisympäristö

2 Järjestelmän tarkoituksena on ylläpitää edellä lueteltuja tietoja sekä tuottaa näistä: - opiskelua koskevia todistuksia ja raportteja - toiminnan suunnitteluun, toteutukseen, arvioitiin ja seurantaan tarvittavia tietoja - opetusministeriön, opetushallituksen, Uudenmaan läänin yhteishaun, Tilastokeskuksen ja Kelan tarvitsemat tiedot 5. Rekisterin tietosisältö 1. Hakijarekisteri Hakijatiedot: - sukunimi, etunimet, kutsumanimi - suorahaku/yhteishaku - henkilötunnus, syntymäpäivä, sukupuoli - tietojen luovutus: internet/tekstiviesti - pohjakoulutus - saapumisryhmä - valintatiedot (hakee, varasijalla, esivalittu, valittu, peruuttanut) - kutsun, vahvistuksen/peruutuksen päivämäärä Asuinosoite: - asuinosoite, postiosoite, maa - puhelimet, sähköposti - kotikunta - kieli - kansalaisuus Hakutiedot: - organisaatio, johon hakemus jätetty - koulutusohjelma - suuntavaihtoehto - yhteishaun oppilaitostunnus - yhteishaun linjatunnus - yhteishaun estokoodi - hakijan kaikki pisteet yhteensä (suorahaku) - todistuspisteet - varasijat - työkokemuspisteet - testeissä saadut pisteet - kaikkien aineiden yhteenlasketut pisteet - vapaavalintaiset muut pisteet Lisätiedot: - hakijan viimeisin opiskelijatunnus - hakijan uusi opiskelijatunnus - hakijaa koskevat lisätiedot Koodit: - erityisopetuksen peruste - opintososiaaliset edut - ulkopuolinen rahoitus - koulutusohjelma (ei enää käytössä) - huomioitavaa - valmistumisajankohta - hopsin tilanne - verkkotunnuksen koodi Yhteishakutiedot: - hakualue - hakukorttinumero - joustavan valinnan koodi - aikaisempi ammatillinen tutkinto

3 - terveyskoodi - tasot - yo-tasot - yo-arvioinnit - edellinen koulu ja luokka - todistuksen saantivuosi - keskiarvo - kielet - ulkomainen todistus - yhteishaun valinta - ryhmätieto johon opiskelija sijoitetaan (aloittava ryhmä, jatkava ryhmä yhteisvalinnan osoittaman tilalle) 2. Opiskelijarekisteri: - opiskelijanumero - läsnäolokoodi - sukunimi, aiemmat nimet, etunimet, kutsumanimi - opiskelun rooli - henkilötunnus, syntymäpäivä - sukupuoli - pohjakoulutus - tietojen luovutuslupa - virallinen tietojenluovutuskielto - saapumisryhmä - ohjelma - ops/suunta - koulutus - ryhmän toimipiste - lähtötoimipiste - asuinosoite, postiosoite, maa - muut osoitteet (kotiosoite, laskutusosoite) - puhelinnumerot - sähköpostiosoite - koulumatkan pituus (km) - asuinkunta - kotikunta - kieli - kansalaisuus - läsnäolotieto (läsnä, keskeyttänyt, eronnut, valmistunut ko. tietojen aloitus- ja loppupvm.) - rahoitus (ao. läsnäoloa vastaava rahoitusmuoto) - arvioitu opiskeluaika - eropäivä, eron syy, - läsnäolokaudet (ei käytössä SLK:ssa) - lähiomaisen nimi- osoite- ja yhteystiedot - opiskelijakohtaiset muut opiskeluun liittyvät lisätiedot Opiskelijaa koskevat kooditukset: - erityisopiskelun peruste - opintososiaaliset edut - ulkopuolinen rahoitus - koulutusohjelma (ei enää täytetä) - huomioitavaa - valmistumisajankohta - HOPS:n tilanne - verkkotunnuksen koodit - vapaa tekstikenttä - Hojksin aika

4 - Noste, väylä ja tavoite - TK-rahoitus - Oppisopimusopiskelija: Yrittäjä, todistus, oppisopimus purkautunut, työnantaja ja järjestäjä 3. Opintosuoritukset: - opiskelijanumero - opiskelijan nimi - ryhmätunnus - tieto opintojen tilasta; opinnot jatkuvat, valmistunut, keskeyttänyt, eronnut - opintojen aloituspäivämäärä, arvioitu päättymispäivämäärä sekä valmistumis-, keskeyttämis- ja eropäivämäärä - koulutusohjelma, suunta - tutkinnon laajuus - suoritettujen opintoviikkojen määrä - hyväksiluetut ja korvaavat suoritukset ja suorituspaikat - muut suoritukset ja suorituspaikat - vapautukset ja vapautuksen peruste - suoritetut opintojaksot ja opintokokonaisuudet - suoritettujen opintojaksojen ja opintokokonaisuuksien arvioinnit, arviointien päivämäärät, arvioijien nimet - ammattiosaamisen näytöt ja suorituspaikat, näyttöarviointiin osallistuneet ja arvioinnit 4. Opetussuunnitelmat: - opetussuunnitelmat - opintokokonaisuudet - opintototeutukset - opiskelijoiden henkilökohtaiset opetussuunnitelmat 5. Projektihallinto: - opiskelijan projektit, päättötyö, työssäoppimispaikka - toimipisteiden projektit 6. Henkilöstö ja sidosryhmät: - kts. henkilöstö- ja sidosryhmärekisteriselosteet 8. Verkko-oppimisympäristö - Opiskelijan nimi ja sähköpostiosoite - Tehtävät, arviointi ja sanallinen palaute 6. Säännönmukaiset tietolähteet * Hakijarekisteriä päivitetään Opetushallituksen Koulutatietokannasta saatavien tietojen perusteella. Soveltuvuuskokeissa kerättyjä vastauksia ja muuta aineistoa käsittelee ja säilyttää opintotoimistot. Suorahaun hakijoiden tiedot tallennetaan oppilaitokseen toimitetuista hakupapereista. Lisäksi rekisteriä päivitetään opiskelijoiden henkilötieto-, keskeyttämis- ja eroilmoitus-/päätöslomakkeista. Opintosuoritustiedot päivitetään opiskelijoiden opintosuoritusten, hyväksiluvun, korvaavien ja muiden suoritusten kertymän perusteella. Opetussuunnitelmat päivitetään opetussuunnitelmiin, opintokokonaisuuksiin, opintojaksoihin, niiden osiin ja toteutuksiin sekä opiskelijoiden henkilökohtaisiin opiskelusuunnitelmiin tulevien muutosten perusteella.

5 Henkilöstön ja sidosryhmien tietojen päivityksestä kerrotaan henkilöstö- ja sidosryhmärekisteriselosteissa. 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Säännönmukaisia tietoja luovutetaan säännösten niin salliessa: - Opetushallitukselle - Tilastokeskukselle - Etelä-Suomen aluehallintovirasto - Oppisopimustoimistoille - Kansaneläkelaitokselle - Työvoimaviranomaisille - Koulutusrahastolle - Vakuutusyhtiöille tai muille koulutuksen rahoittajille Opiskelijoiden nimiluettelot julkaistaan Helsinki Business College Oy:n vuosikertomuksessa, ellei asianomainen ole tätä kieltänyt. Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 8. Rekisterin suojauksen periaatteet A. Manuaalinen aineisto - säilytetään arkistossa, lukitussa tilassa ja tietojen käsittelyvaiheessa lähiarkistoissa, työhuoneissa lukituissa tiloissa. B. Atk:lle talletetut tiedot - Opiskelijahallintojärjestelmä on tarkoitettu vain oppilaitoksen henkilökunnan työtehtävien mukaiseen käyttöön. Opiskelijahallintojärjestelmän käyttö perustuu ylläpitoikkunoihin ja niiden valintalistoihin. Ylläpitoikkunat ovat käytettävissä vain henkilöillä, joilla on niiden käyttöoikeudet. Käyttöoikeutta on rajoitettu määrittelemällä käyttäjäoikeudet käyttäjäryhmän ja henkilökäyttäjän oikeuksilla. Käyttäjäryhmiä ovat: - henkilötietojen päivittäjät - johto + taloushallinto - opintokokonaisuuksien arvioijat - opaalin käyttäjät (palautejärjestelmä) - luku- ja työjärjestyksen tekijät - hallinnon muut käyttäjät - opettajat - opiskelijahallinnon käyttäjät - työssäoppijat, opiskelijat ja lyhytaikaiset sijaiset - opinto-ohjaajat, erityisopettaja - pääkäyttäjä - sidosryhmärekisterin ylläpitäjät - terveydenhoitajat (ei käytössä) Opiskelijahallintojärjestelmää käytetään verkkoympäristössä. Palvelinlaitteet on keskitetty yhteen lukittuun tilaan johon on pääsy vain atk-palvelun ja Kiinteistö Oy Opetustalon henkilökunnalla. Työasemat joilta järjestelmää käytetään sijaitsevat lukituissa työhuoneissa. Järjestelmään kirjauduttaessa kysytään käyttäjän opiskelijahallintojärjestelmän käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjäoikeus poistetaan henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Atk:lle talletetuista opiskelijarekisterin tiedoista otetaan varmuuskopio päivittäin. Varmuuskopioita säilytetään lukitussa tilassa palosuojatussa kaapissa.

6 Tietojen säilytysaika ja vanhentuneiden tietojen hävitysaika toteutetaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Tarkastusoikeus ja virheellisen tiedon korjaaminen. Henkilöillä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Henkilö voi pyytää kirjallisesti virheellisen tiedon oikaisua. Rekisteriseloste- ja oikaisupyyntö osoitetaan rekisteriasiasta vastuussa olevalle henkilölle (kts. kohta 2). Henkilöllisyystodistus tulee esittää pyynnön/oikaisun yhteydessä. Mahdollisesta epäämisestä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. * HetiL 10 ei edellytä nimenomaisesti tiedon merkitsemistä, mutta se on tarkoituksenmukaista merkitä rekisteröityjen tiedonsaantioikeuksien kannalta. Se myös kuvaa osaltaan rekisterin tietosisältöä. Päivitetty spale