SUPPLIER REQUIREMENTS FOR PRODUCTS TOIMITTAJAVAATIMUKSET TUOTTEIDEN OSALTA. 1. New product approval. 1. Uusien tuotteiden hyväksyntä

Transkriptio

1 SUPPLIER REQUIREMENTS FOR PRODUCTS TOIMITTAJAVAATIMUKSET TUOTTEIDEN OSALTA 1. New product approval 1. Uusien tuotteiden hyväksyntä 1.1 The sample batch (at least 3 pieces) shall include the complete measuring records with all the dimensions of the product. Dimension ID number (column No. ) of the Inspection Report must match dimension ID number on the drawings dimension (clearly numbered on the drawing). The packaging must be marked or labeled SAMPLE or SAMPLE SHIPMENT. 1.1 Näyte-erän (vähintään 3 kpl) mukana on toimitettava täydelliset mittapöytäkirjat, sisältäen tuotteen kaikki mitat. Pöytäkirjassa olevan dimensionumeron (sarake No. ) on täsmättävä dimensionumeroon piirustuksessa, dimensiot numeroitava selkeästi myös piirustukseen. Malli- tai näyte-erän pakkauksessa on oltava merkintä SAMPLE tai NÄYTE-ERÄ. 1.2 Measured products must be numbered clearly due to the traceability. 1.2 Mitatut tuotteet on numeroitava selkeästi tarkastettujen kappaleiden jäljitettävyyden vuoksi. 1.3 The first production batch is to be delivered with complete test records, including all the dimensions of the product, sampling magnitude of at least 5 pieces of the measured product / batch. Dimension ID number (column No. ) of the Inspection Report must match dimension ID number on the drawings dimensions (clearly numbered on the drawing). Inspection Reports shall be submitted by to quality@hydroline.fi, or by paper form upon delivery if the ing option is not available (to use this procedure, please make a notification to above-mentioned ). This ed Inspection Record shall indicate the HL product title and HL order number in the file name, for example: Inspection Record 2LIIT444 / PO Example for sections 1.1, 1.2 and 1.3 are shown in Figure Ensimmäisen tuotantoerän mukana toimitetaan täydelliset mittauspöytäkirjat, sisältäen tuotteen kaikki mitat, otannan suuruus vähintään 5 kpl mitattua tuotetta/erä. Pöytäkirjassa olevan dimensionumeron (sarake No. ) on täsmättävä dimensionumeroon piirustuksessa, dimensiot numeroitava selkeästi myös piirustukseen. Mittauspöytäkirja toimitetaan sähköisenä osoitteeseen quality@hydroline. fi, tai paperiversiona toimituksen yhteydessä mikäli sähköistä toimitusmahdollisuutta ei ole käytettävissä (tästä menettelystä tehtävä ilmoitus em. sähköpostiosoitteeseen). Sähköisessä muodossa olevan mittauspöytäkirjatiedoston nimestä on käytävä ilmi tuotteen HL -nimike ja HL -tilausnumero, esimerkiksi: Mittauspöytäkirja 2LIIT444/PO Kohtien 1.1, 1.2 ja 1.3 mukaiset kohdat mittauspöytäkirjasta ja piirustuksesta on esitetty kuvassa Material Certificate shall be forwarded by to ainestodistukset@hydroline.fi, or by paper form upon delivery if the ing option is not available (to use this procedure, please make a notification to above-mentioned ). This ed Material Certificate shall indicate the HL product title and HL order number in the file name, for example: 1.4 Materiaalitodistus toimitetaan sähköisenä osoitteeseen ainestodistukset@hydroline.fi, tai paperiversiona toimituksen yhteydessä mikäli sähköistä toimitusmahdollisuutta ei ole käytettävissä (tästä menettelystä tehtävä ilmoitus em. sähköpostiosoitteeseen). Sähköisessä muodossa olevan materiaalitodistustiedoston nimestä on käytävä ilmi tuotteen 1

2 Material Certificate 2LIIT444 / PO Example image of a Material Certificate with the necessary quotation is shown in Figure 2. HL -nimike ja HL -tilausnumero, esimerkiksi: Materiaalitodistus 2LIIT444/PO Esimerkkikuva materiaalitodistuksesta tarvittavine viitemerkintöineen on kuvassa Brief operating description of the product manufacturing process, including: incoming material reception documentation management manufacturing methods problem situations conformity verification of finished product packing markings Flow Chart, flow of material in the manufacturing process and process steps Control Plan and FMEA (case by case basis) 1.5 Lyhyt toimintakuvaus tuotteen valmistusprosessista (vain uudet toimittajat, hankintaprosessin aloitusvaiheessa) materiaalin vastaanotto dokumentin hallinta valmistusmenetelmät ongelmatilanteet valmiin tuotteen vaatimustenmukaisuuden todentaminen pakkaus merkinnät Flow chart, materiaalin kulku valmistusprosessissa ja jalostavat työvaiheet Control Plan ja FMEA tapauskohtaisesti 1.6 Hydroline will inform the supplier in case of both approved and rejected samples, and possibly make a comment on product(s), shipment or other details if needed to enhance overall development. 1.6 Hydroline Oy ilmoittaa toimittajalle sekä hyväksytystä, että hylätystä näyte-erästä ja kommentoi tarvittaessa tuotteiden tai toimituksen yksityiskohdista sekä antaa mahdollisia parannusehdotuksia. 2. Product(s) from a previously approved supplier, serial production batches only (continuous deliveries) 2. Hyväksyttyjen toimittajien sarjatuotantotuotteet 2.1 The first production batch after sample stage approval is to be delivered with Inspection Reports within products critical characteristics, i.e. product characteristics that are substantially affecting the product functions. These properties are defined when placing the order by Hydroline, if these are dimensions within General Tolerances (ISO B, ISO /2 -m, ISO 9013). Unless any additional information is given when the purchase order is made, more detailed dimensions outside General Tolerances are considered critical. Minimum sampling size is 5 pieces from the production batch (if applicable). The Inspection Reports shall be delivered in the same way as described in section Hyväksytyn näyte-erän jälkeisen ensimmäisen sarjatuotantoerän toimituksen yhteydessä on toimitettava mittauspöytäkirja, jossa todennetaan tuotteen kriittiset piirteet, ts. mitat ja ominaisuudet jotka vaikuttavat tuotteen toimintaan. Tällaiset kriittiset piirteet määritellään Hydroline Oy:n toimesta tilausvaiheessa, mikäli kyseessä on yleistoleranssien vaikutusten alaisia piirteitä (ISO B, ISO /2 -m, ISO 9013). Mikäli mitään lisätietoa ei ole annettu, käsitellään yleistoleransseja tiukemmin toleroituja piirteitä kriittisinä. Mittauseräkoko on vähintään 5 kappaletta (mikäli sarjakoko mahdollistaa tämän). Dokumentoinnin toimitus Hydroline Oy:lle kappaleen 1.1 mukaisesti. 2

3 2.2 Material Certificate is to be delivered using the same steps as described in section If the continuous documentation is needed on serial production this is agreed on ordering phase 2.2 Materiaalitodistus toimitetaan Hydroline Oy:lle kappaleen 1.2 mukaisesti. 2.3 Mikäli sarjatoimituksien yhteydessä tarvitaan jotain jatkuvaa seurantadokumentointia, sovitaan siitä tilausvaiheessa. 3. The marking of products 3. Tuotteiden merkintä 3.1 All batches must be clearly identified by using HL product ID code delivery batch size 20 pc -> all items delivery batch size > 20 pc -> at least 10pc + 25% of the batch size of items 3.2 marking types allowed are: black felt tip marker pen, however paint marker is not accepted engraving, laser marking, machining / electric pen or other method alike a label attached by a wire sticker other clearly visible sign Supplier may propose appropriate songs notation, in which case the approval of the relevant notation shall be informer to the supplier by Hydroline s purchase. Examples of different labeling methods are shown in Figure Hydroline defines possible permissible / prohibited marking areas at product order stage, this is informed to the supplier by Hydroline s purchase. 3.1 Kaikki tuote-erät on merkittävä selkeästi HL -nimikekoodilla tuote-erä 20 kpl -> kaikki tuotteet merkittävä tuote-erä > 20 kpl -> merkitään vähintään 10kpl + 25 % eräkoosta tuotteita 3.2 Merkintämahdollisuuksia musta spriitussi, maalitussin käyttö on kielletty pysyvä merkintä: kaiverrus, lasermerkkaus, koneistus/tärykaiverrin/sähkökynä tmv. langalla kiinnitetty lipuke tarra muu selkeästi näkyvä merkintä Toimittaja voi ehdottaa kappaleisiin soveltuvaa merkintätapaa, jolloin ao. merkintätavan hyväksynnän ilmoittaa toimittajalle Hydroline Oy:n osto. Esimerkkejä merkintätavoista on kuvassa Hydroline Oy määrittelee pysyvän merkinnän sallitut / kielletyt merkkausalueet tuotteen tilausvaiheessa, tämän ilmoittaa toimittajalle Hydroline Oy:n osto. 3.4 The types and quantities of small-sized products such as connectors, screws, shims, etc. shall be clearly marked to the outer surface of the sealed package. 3.5 Various Items of purchase order must be sent in separate packages, or otherwise clearly divided, to prevent mixing of different items during transport. 3.4 Pienikokoisten tuotteiden nimikkeet ja kappalemäärät, kuten liittimet, ruuvit, sovitelevyt yms. merkitään selkeästi pakkauksen ulkopintaan. 3.5 Eri nimikkeet on lähetettävä eri pakkauksissa tai muutoin selkeästi eriteltynä toisistaan, nimikkeiden sekoittumisen ehkäisemiseksi kuljetuksen aika- 3

4 Figure 4. na, pakkaustapa esitelty kuvassa Products are to be delivered on EURO -pallets with collars. 3.6 Tuotteet toimitetaan EUR -lavalla tai teholavalla lavakauluksilla varustettuna. Pitempien tuotteiden tapauksessa pakkaustapa tulee neuvotella Hydroline Oy:n oston kanssa ennen pakkausta. 3.7 Pallet labels must indicate HL product ID code, HL order number, name of the supplier, delivery batch, number of pieces and shipment date. 3.7 Lavalapuista tulee käydä ilmi HL -nimikekoodi, HL -tilausnumero, toimittajan nimi, toimituserän kpl-määrä ja lähetyspäivämäärä. Packing instructions Packing Instruction_Hydroline and Pallet card - Documents are delivered to the supplier by Hydroline s purchase at the latest when placing purchasing order. Pakkausohjeen Packing Instruction_Hydroline, Pallet card ja Lavakortti -dokumentit lähettää toimittajalle Hydrolinen Oy:n hankinta tai osto viimeistään tilausvaiheessa. 3.8 The cleanliness of the products and packaging including the use of protective chemicals are described in a separate instructions, the supplier must comply with this when applicable. 3.8 Tuotteiden ja pakkausten puhtaudesta sekä suoja-aineiden käytöstä on erillinen ohjeistus, toimittajan tulee noudattaa tätä soveltuvin osin. 4. Defective products, deviations 4. Virheelliset tuotteet, poikkeamat 4.1 All received batches where defective products are found will be returned to the supplier. Handling and transport of a defective product, as well as commercial issues related to their costs are defined in the supplier agreement. The returned product batch is accompanied by a red REJECTED covering note, describing briefly the deviation detected and the name of relevant attending Hydroline contact person. 4.1 Kaikki erät, joissa todetaan virheellisiä tuotteita, palautetaan toimittajalle. Virheellisen tuotteen käsittelyyn ja kuljetukseen sekä niiden kustannuksiin liittyvät kaupalliset asiat on määritelty toimittajasopimuksessa. Palautettavan tuote-erän mukana on saatteena punainen HYLÄTTY -lipuke, johon on lyhyesti kuvailtu tuotteessa ilmennyt poikkeama sekä asiaa hoitavan Hydroline Oy:n yhteyshenkilön nimi. 4.2 When returning products from a supplier after repair, packaging shall be clearly marked including HL product ID code, quantity of pieces, supplier, date of dispatch, and the fact that the product has been repaired and indicating repaired section of the part (minimum requirement is a label or a note inside the package). Repaired products shall not be packed with new deliveries in the same package without an agreement with the Hydroline purchase beforehand. Original red covering note must be returned with repaired products. 4.2 Tuote-erän palautuessa toimittajalta korjauksesta, lavalapuissa tulee olla selvästi merkittynä tuotteen HL -nimikekoodi, kpl-määrä, toimittaja, lähetyspäivämäärä ja tieto siitä, että tuote on korjattu sekä tuotteen korjattu kohta. Korjattuja tuotteita ei saa pakata uusien toimitusten kanssa samaan pakkaukseen sopimatta asiasta Hydroline Oy:n oston kanssa etukäteen. Korjatun toimituksen mukana on oltava alkuperäinen punainen saatelipuke. 4

5 4.3 If the supplier asks the nonconforming product(s) to be repaired in Hydroline (separate repair order), the repair work hours and accessories are invoiced from the supplier, these costs are defined in the supplier agreement. 4.3 Jos tuote toimittajan halutessa korjataan Hydroline Oy:llä (korjaustyötilaus), korjaukseen kuluneet työtunnit ja tarvikkeet laskutetaan toimittajalta, nämä kustannukset on määritelty toimittajasopimuksessa. 4.4 Severity of nonconforming product(s) is done by Hydroline. 4.4 Virheellisen tuotteen vakavuusaste määritellään Hydroline Oy:n toimesta. 5. Claim classification 5. Reklamaatioluokittelu Claim classification is defined by Hydroline in accordance with the impact of the deviation to the whole system. All complaints are recorded to Hydroline s system and affect the suppliers scoring. Nonconforming Product will result an immediate notification to the supplier. Reklamaatioluokitukset on määritelty poikkeaman vaikuttavuuden mukaisesti Hydroline Oy:n toimintaan. Kaikki reklamaatiot kirjataan Hydroline Oy:n järjestelmään ja vaikuttavat toimittajien pisteytykseen. Poikkeavan tuotteen havainnosta tulee välitön ilmoitus toimittajalle. Claim classification scale: Reklamaatioluokitusasteikko: Critical Systematic error in several deliveries and/or error delay the production of the final product at Hydroline and/or may cause installation or end-user safety risk The supplier is required to perform a Claim Response within 30 days after notice to Hydroline s purchase Claim Response must include a root cause analysis by the supplier as well as corrective and preventive measures to eliminate the deviation (8D reporting) Hyvin suuri (Critical) Systemaattinen virhe useassa tilauserässä ja/ tai viivästyttää tuotteen kokoonpanoa Hydroline Oy:llä ja/tai aiheuttaa turvallisuusriskin asennuksessa tai loppukäyttäjällä Toimittajalta vaaditaan reklamaatiovastine 30 päivän sisällä Hydroline Oy:n ostolle Reklamaatiovastineen tulee sisältää toimittajan tekemä juurisyyanalyysi sekä korjaavat ja ehkäisevät toimenpiteet poikkeaman poistamiseksi 8D raportointi Hydrolinen tai toimittajan oman lomakkeen mukaisesti Major Systematic error in one delivered item, and/or caused repair work at least one (1) hour at Hydroline, but did not delay the production of the final product The supplier is required to perform a Claim Response within 30 days after notice to Hydroline s purchase Claim Response must include a root cause analysis by the supplier as well as corrective and preventive measures to eliminate the deviation (4D re- Merkittävä (Major) Systemaattinen virhe yhdessä tilauserässä ja/ tai aiheuttaa korjaustyötä vähintään yhden (1) tunnin Hydroline Oy:llä, mutta ei viivästytä tuotteen kokoonpanoa Toimittajalta vaaditaan reklamaatiovastine 30 päivän sisällä Hydroline Oy:n ostolle Reklamaatiovastineen tulee sisältää toimittajan tekemä juurisyyanalyysi sekä korjaavat ja ehkäisevät toimenpiteet poikkeaman poistamiseksi 5

6 porting) 4D raportointi Hydrolinen tai toimittajan oman lomakkeen mukaisesti Minor A single error, corrected by the supplier in such a way that it does not cause a delay and/or correction work by Hydroline The supplier is not required to perform a root cause analysis Vähäinen (Minor) Yksittäinen virhe, jonka toimittaja korjannut siten, että ei aiheuta viivästystä eikä korjaustyötä Hydroline Oy:llä Toimittajalta ei vaadita juurisyyanalyysiä FIGURES KUVAT Figure / Kuva 1: Inspection report with appropriate references to drawing and necessary identification information / Mittapöytäkirja viittauksineen piirrustukseen ja dokumentin välttämättömät tunnistetiedot. 6

7 Figure / Kuva 2: Material certificate, added with HL product ID code and HL purchase number. / Materiaalitodistus, johon on lisätty HL nimike ja HL tilausnumero. ENGRAVING / KAIVERRUS FELT TIP PEN MARKING / TUSSIMERKINTÄ LABEL / LIPUKE LASER MARKING / LASERMERKKAUS Figures / Kuvat 3: Different examples on markings. / Esimerkkejä merkintätavoista. 7