Kronos r.y (6) PÖYTÄKIRJA

Transkriptio

1 1(6) PÖYTÄKIRJA Kronos r.y. Hallituksen kokous II/2015 Aika: klo Paikka: Kokoustila Rydman, Kaivokatu 10 A, 9. kerros Läsnä Hallitus: Juho Toivakka (pj.), Aino Kirjonen (sihteeri), Janne Luostarinen (saapui kohdassa 9. Toimialat), Katri Björklöf (lähti kohdassa 9. Toimialat), Arttu Norrlin, Mari Leander, Aleksanteri Gustafsson, Sara Itkonen, Joona Ojanen, Karoliina Sipovaara, Marjanah Sadiq (lähti kohdassa 9. Toimialat), Henna Aaltomaa (saapui kohdassa 9. Toimialat) Virkailijat ja muut: Hilda Tolonen (saapui kohdassa 9. Toimialat), Heikki Aarva (lähti kohdassa 9. Toimialat), Essi Kurki, Karri Kuokkanen (saapui kohdassa 9. Toimialat), Elmeri Autio, Nikolas Virtanen (poistui kohdassa 5. Ilmoitusasiat), Mikko Kuitula, Ville Vuorensola, Taru Salmi (saapui kohdassa 5. Ilmoitusasiat) 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi Esityslistan järjestystä vaihdettiin kokouksen loppupuolella muuttamalla kohtien 9. ja 10. järjestys päinvastaiseksi, jotta kaikilla olisi aikaa tutustua toimintakertomukseen ja tilinpäätökseen. 4. Pöytäkirjantarkastajien valinta Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Mari Leander ja Ville Vuorensola 5. Ilmoitusasiat

2 2(6) - vaihtosaunan kustannukset Kaikille paikalla olijoille tulee takautuvasti korkeintaan 4e/hlö maksu: aiemmin tapana ollut, että Kronos ei ole maksanut koko kustannuksia, vaan läsnä olleet maksaneet osansa. Maksu maksetaan Kronoksen tilille myöhemmin annettavien ohjeiden mukaan. - amanuenssin tapaaminen Hallituksen ja virkailijakunnan vaihduttua uudet toimijat ovat käyneet perinteisesti tapaamassa amanuenssia. Puheenjohtaja ottaa yhteyttä Antti Aaltoon ja sopiva päivä valitaan myöhemmin doodlen avulla. - laskiaisbileet Laskiaistapahtuma järjestetään helmikuun 17. päivä. Tällä hetkellä työnjako on vielä juhlatoiminta- ja excuvastaavien välillä epäselvä, mutta juhlatoimintavastaavat ovat varanneet jo tilat. Keskustelua aiheesta jatketaan Facebookissa, koska excuvastaavat eivät ole kokouksessa paikalla. - HC:n vuosikokous Kronokselta vaaditaan vähintään yksi edustaja paikalle järjestettävään Humanisticumin vuosikokoukseen. Tehtävään suostui Mari Leander, mutta myös muut edustajat saavat mennä paikalle. - vuosijuhlakutsut Taloudenhoitajan kansiosta löytyi valtio-opin opiskelijoilta kutsu kahdelle hlölle järjestettäville vuosijuhlille. Selvitettäväksi jäi, onko kutsussa virhe vai onko se jäänne viime vuodelta. Myös Siula oli lähettänyt vuosijuhlakutsun ja tapahtuma on Kronos maksaa puolet vuosijuhlille lähtevien osallistumismaksuista & ainejärjestölle annettavan lahjan. Katri lähtee mahdollisesti vujuilemaan ja muista lähtijöistä keskustellaan Facebookissa. 6. Opintomatkavastaavien hyväksyminen virkailijoiksi Viime kokouksessa unohdetut opintomatkavastaavat Marie Vatjus sekä Mikko Soikkeli hyväksyttiin virkailijoiksi 7. HOL:in kunniakirjan saajan päättäminen Keväällä järjestettävässä HOL-seminaarissa tullaan jakamaan kunniakirjoja ainejärjestöjen ehdottamille henkilöille, jotka ovat omalla toiminnallaan ajaneet historian opiskelijoiden etua tai parantaneet opiskelijoiden asemaa ainejärjestön kautta. Asiasta keskusteltiin ja päätettiin, kenelle kunniakirja myönnetään. Juho sekä Janne hoitavat esityksen HOL:ille

3 3(6) perusteluineen 8. Vuosikokouksen ajankohdan päättäminen Koko ainejärjestön vuosikokous tulee järjestää viimeistään Ajankohdaksi päätettiin tarkan kellonajan ja paikan selvitessä vasta myöhemmin 9. Toimialat Talousvastaava Talous on kunnossa, helmikuussa tulossa vielä koulutus Pääsykoe-opasvastaavat Tavoitteena saada opas helmikuussa valmiiksi. Torstaina aihetta käsittelevä kokous, jossa tekijätiimi kasataan. Tämän vuoden pääsykoealue Astiastovastaavat Vuokrauksia on tullut tähän mennessä neljä ja ne ovat kaikki helmikuulle. Viime vuonna helmikuussa oli kuusi vuokrausta, johon ei todennäköisesti päästä nyt. Astiastoa ei juuri nyt tarvitse täydentää. Keskusteltiin mahdollisuudesta mainostaa astiastoa eri tavoilla, ehdotuksena oli esimerkiksi tarjouksien tekeminen samaan tapaan kuin aiemmin tai astioiden kantaminen valmiiksi Alinaan. Asiasta ei tehty vielä päätöksiä, vaan sen käsittelyä jatketaan budjettiriihessä. Astiastonakit: to klo 15, Ville Vuorensola, palautus pe klo 11 mennessä Sara Itkonen. Pe klo 14 jälkeen Mari Leander, palautus la klo 12 mennessä Janne Luostarinen. Liikuntavastaavat Päätettiin hyväksyä vastaavien ehdottama Siulan osuuden pienentäminen salimaksuista vähäisemmän kävijämäärän vuoksi. Liikuntavastaavien vastuulle jätettiin neuvottelu Siulan uudesta osuudesta ja mahdollisesta yhteistyöstä Historicuksen kanssa. Liikuntabudjetista maksetaan Kronokselle toivottu käsipallo. Webmaster & tiedottaja Päätettiin lähteä tunnustelemaan Kronoksen nettisivujen päivittämistä ammattilaisvoimin: hintakatoksi tähän määritettiin 100e ja neuvottelut jätettiin webmasterin vastuulle. Lisäksi halutaan kehittää Kronoksen sisäistä viestintää sähköpostin, Facebookin ja nettisivujen kautta. Ehdotettiin kuukausittaista tiedotetta, johon kerättäisiin tärkeimmät tiedot ja tapahtumat ja jonka toteutusta webmaster lähtee selvittämään. Tulevaisuudessa tarkoitus myös, että nettisivuja aletaan käyttää aktiivisemmin ja tehokkaammin. Vastaavien tehtävä on lähettää omien vastuualueidensa tiedot webmasterille, joka sitten päivittää ne verkkoon.

4 4(6) Juhlatoimintavastaavat Vuoden ensimmäiset bileet onnistuivat hyvin ja osallistujamäärä oli kiitettävä. Tulevia tapahtumia 1.2. Superbowl-katseluilta ja 4.2. speksiexcun jatkot/klusteribileet sekä haalarimerkkien ompeluilta Kokouksessa keskusteltiin lisäksi toiveesta järjestää myös kokonaan tai osittain alkoholittomia tapahtumia, joiden toteutus jäi vielä avoimeksi. Lisäksi ehdotettiin keskustelutilaisuuksien järjestämisestä erilaisten teemojen ympärille. Kulttuurivastaavat järjestetään elokuvaexcu katsomaan neuvostoaikaisia elokuvia Orioniin. Tarkoitus myös järjestää excu Noin viikon uutiset-sarjan kuvauksiin jossain vaiheessa maalis- tai huhtikuuta. Lisäksi tulossa excuja museoihin ja näyttelyihin. Ympäristövastaava Tilavastaava Pelikerho Kevään aikana tulossa ympäristöaiheiset bileet Tarkoituksena reilun kaupan/luomukahvin, -teen ja hunajan hankkiminen opiskelijahuoneelle sekä vähentää hukkaan menevän kahvin määrää. Lisäksi opiskelijahuoneelle on tulossa tomaatintaimia. Suunnitelmissa on parantaa opiskelijahuoneen järjestystä, jonka tilavastaava suunnittelee ja esittelee seuraavassa kokouksessa. Uuden kahvikoneen hankkiminen päätettiin toteuttaa vihdoin ja tilavastaava otti asian vastuulleen. Lisäksi tarkoitus hankkia uutta, ympäristöystävällistä pesuainetta. Tänään peli-ilta. Pelikerholta on toivottu enemmän tapahtumia ja mahdollisesti jossain vaiheessa tulossa pöytäroolipelitapahtuma Opintovastaava & vuosijuhlavastaava HOL-vastaava Hissakahveihin tarvitaan lisää rahaa ja toivottiin, että budjetti voitaisiin tuplata viime vuoden menojen perusteella. Vuosijuhlia ajatellen hissakahveilla kerätään rahaa ja saman tarkoituksen vuoksi Kronos voisi mahdollisesti osallistua ravintolapäivään kesällä. Lisäksi vujuille etsitään vapaaehtoistyöntekijöitä. Historian laitokselle tulossa uusi yliopistolehtori, jonka valintaan vaaditaan opiskelijajäsen mukaan. Asiasta lisää myöhemmin. HOL:in vuosikokous tulossa. Seminaari järjestetään keväällä. Tutor-vastaavat

5 5(6) Vastaavat eivät saaneet vielä koulutusta, tutorhaku on käynnissä parhaillaan. Sitsivastaavat Huomenna Klusterisitsit. Lisäksi on tulossa Tekoälyn ja matemaattisesoteerisen seuran sitsit. Hissasitsit ovat todennäköisesti ja tarkoitusta varten on jo vuokrattu tilat Alina & Utopia. Historiallisen yhdistyksen hallituksen jäsen Kronikka Ei vielä koulutettu Kronikan toimituskokous to klo 18. Thirsty Scholarissa Arkisto- ja matrikkeli Kronoksen arkistosta vuotta 1995 edeltävä aineisto hukassa. Kaivataan ideoita matrikkelin sähköistämisestä ja aiheesta kysytään mahdollisesti lisätietoa muilta ainejärjestöiltä. 10. Vuoden 2014 toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen hyväksyminen Vuoden 2014 toimintakertomus ja tilinpäätös hyväksyttiin sillä varauksella, että niiden oikeinkirjoitusta ja ulkoasua voidaan vielä muuttaa. Lisäksi huomioitiin, että koska vuoden aikana siirryttiin käyttämään uutta kirjanpito-ohjelmaa, tilinpäätöksessä saattaa olla joitain epäselvyyksiä. 11. META - Historicuksen puheenjohtajisto on ottanut yhteyttä Kronoksen ja Historicuksen hallitusten sekä virkailijakunnan yhteisestä virkistäytymistapahtumasta Megazonessa. Myös muuta jäsenistöä voidaan ottaa mukaan, mikäli osallistujamäärä ei tule täyteen. Tapahtuma järjestetään helmikuun loppupuolella, Historicukselle ehdotetaan päiviä 11.2., sekä kaikkien avaimen saaneiden tulee täyttää tietonsa HYY:n vaatimaan listaan. Ehdotettiin, että tutor-vastaaville tilattaisiin oma uusi avain ja puheenjohtaja selvittää asiaa. - Kronoksella ei ole vieläkään alumnivastaavaa. Mahdollisesti Taru Salmi lupautui virkaan, mutta mitään ei vielä päätetty. Pohdittiin lisäksi keinoja ottaa yhteyttä ja saada yhteystietoja vanhoilta opiskelijoilta. - Lisäksi ehdotettiin koko yliopiston laajuista beer pong-liigaa. Joona lähtee järjestämään juhlatoiminta- ja liikuntavastaavien kanssa

6 6(6) - Lisäksi ehkä tulossa kronoslympialaiset kesällä, missä voitaisiin Kronokselle uskollisesti kokeilla muun muassa kaljakelluntaa 12. Seuraavan kokouksen ajankohdan päättäminen Seuraavan kokouksen ajankohta päätetään doodlen kautta, mutta se tulee järjestää vähintään viikkoa ennen vuosikokousta. 13. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen ajassa Pöytäkirjan vakuudeksi Tarkastanut: Mari Leander Ville Vuorensola Hyväksynyt: Juho Toivakka puheenjohtaja Aino Kirjonen sihteeri