Virtain kaupungin Corporate Governance kuntasovellus, ohjeistus ja toimintatavat

Transkriptio

1 Virtain kaupungin Corporate Governance kuntasovellus, ohjeistus ja toimintatavat Kaupunginhallitus

2 2 Virtain kaupungin Corporate Governance kuntasovellus, ohjeistus ja toimintatavat Sisällysluettelo 1 Johdanto Virtain kaupungin Corporate Governance kuntasovellus Kuntasovelluksen kohdentuminen ja sisältö Hyvä hallintotapa ja tilivelvollisuus Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Seuranta ja arviointi Virtain kaupungin Corporate Governance kuntasovelluksen toimintatavat Vastuullinen valtuustotyöskentely sekä johtamis- ja päätöksentekokulttuuri Tilivelvollisten toimielinten roolit toiminnan ohjauksessa ja valvonnassa Toimielintyöskentelyn periaatteet ja menettelyt Toimielimen toiminta ja työskentelykulttuuri Toimielintyöskentelyn arviointi ja kehittäminen Johtavat viranhaltijat ja johtoryhmätyöskentely Sisäinen tarkastus Tarkastuslautakunta Konserniyhteisöjen ohjaus ja valvonta sekä hyvä hallintotapa Konserniohjaus ja -valvonta Hallituksen tehtävät ja koostumus Toimitusjohtajat Henkilöstöjohtaminen, tiedonhallinta, taloudenhoidon ja omaisuuden hallinnan menettelyt Henkilöstösuunnittelu ja -johtaminen Tiedonhallinta ja välitys Taloudenhoidon ja omaisuuden hallinnan menettelyt... 17

3 3 1 Johdanto 1.1 Virtain kaupungin Corporate Governance kuntasovellus Corporate Governance -käsitteellä tarkoitetaan organisaation johtamisen, hallinnan ja valvonnan kokonaisuutta, jonka tarkoituksena on varmentaa tavoitteiden saavuttamista, lain- ja hyvän hallintotavan noudattamista sekä toiminnallisen ja taloudellisen tiedon oikeellisuutta ja riittävyyttä. Määritellystä kokonaisuudesta ja sen toimivuudesta vastaa Virtain kaupunginhallitus. Virtain kaupungin Corporate Governance -kuntasovelluksella edistetään yhtenäisiä toimintatapoja, jotka varmentavat kaupunkikonsernin strategisten päämäärien ja vaikuttavuustavoitteiden saavuttamista kehittämismahdollisuuksien havaitsemista ja niihin reagointia toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamista päätöksenteon ja toiminnan suunnittelun perustumista palvelu- ja peruskorjaustarpeiden ennakointiin, priorisointeihin sekä päätöksenteon objektiivisuutta ja vastuullisuutta. Keskeinen osa Virtain kaupungin sovellusta ovat strategisen johtamisen ja omistajaohjauksen sekä kaupungin eri toimielinten ja tytäryhtiöiden hallitusten työskentelyn vastuullisuus ja tuloksellisuus. Toiminnan tuloksellista järjestämistä ja tavoitteiden saavuttamista sekä niihin liittyvien riskien hallintaa tuetaan myös kannustin- ja palkitsemismenettelyillä. Järjestelmällistä toimintatapaa sovelletaan Virtain kaupungissa sekä soveltuvin osin sen tytäryhtiöissä. Toimintatavat on määritelty valtuustolle, konsernijohdolle, hallitus-, lauta- ja johtokunta- sekä johtoryhmätyöskentelyä ohjaamaan. 1.2 Kuntasovelluksen kohdentuminen ja sisältö Virtain kaupunkikonsernin kuntasovelluksella tarkoitetaan valtuusto-, hallitus-, lauta- ja johtokuntatyöskentelyn lisäksi sääntelyn tasolla kaupunginvaltuuston ja toimeenpanon tasolla hallituksen vastuulla olevia strategisen johtamisen toiminnan ja talouden suunnittelun, vaikutusten ennakkoarviointiin perustuvia päätöksenteon toiminnan kehittämisen ja riskienhallinnan sekä seurannan ja arvioinnin menettelyitä. Toimintatavat ja menettelyt läpinäkyvästi toteutuessaan edistävät kuntalaisten, yhteistyökumppaneiden ja sidosryhmien luottamusta kaupungin toimintaan, päätöksentekoon ja toimintatapoihin sekä sitouttavat luottamushenkilöt ja viranhaltijat yhteisiin pelisääntöihin. Vastuussa olevat tili-

4 4 velvolliset toimielimet ja vastuulliset viranhaltijat valmistelevat toiminnan ja talouden suunnitelmat sekä päätökset. Virtain kaupungin kuntasovelluksessa johtamis-, päätöksenteko- ja toimintakulttuurilla on suuri merkitys strategisen ja paikallistalouden kilpailukyvyn kehittymiseksi. Eri ratkaisuvaihtoehtojen vaikutusten ennakkoarvioinneilla ennalta ehkäistään riskejä, hyödynnetään mahdollisuuksia ja vahvuuksia sekä varmennetaan tavoitteiden saavuttamista. Osana strategista ja toiminnallista päätöksentekoa, määrärahojen myöntämistä ja tavoitteiden asettamista arvioidaan systemaattisesti ja riittävän laaja-alaisesti jo etukäteen niiden vaikutuksia. Kuva. Virtain kaupunkikonsernin Corporate Governance kuntasovellus. Toiminnan vastuullisuuden ja tuloksellisuuden varmentaminen. Valtuusto-, hallitus-, lautakunta-, johtokunta- sekä johtoryhmätyöskentelyn menettelyiden tulee varmentaa toiminnan suunnittelun ja päätöksenteon perustumista oikeaan ja riittävään toiminnalliseen ja taloudelliseen tietoon, niiden objektiiviseen tarkasteluun ja hyödyntämiseen sekä päätösten seurausten vastuulliseen arviointiin. Vastuu kuntasovelluksen menettelyiden noudattamisesta on toimielimen puheenjohtajalla sekä esittelijällä.

5 5 1.3 Hyvä hallintotapa ja tilivelvollisuus Hyvä hallintotapa Virtain kaupungin päätöksenteossa ja toiminnoissa noudatetaan hyvän hallinnon oikeusperiaatteita. Luottamushenkilöiden, viranhaltijoiden ja työsuhteisten työntekijöiden tulee toimia vastuullisesti ja hyvän hallintotavan mukaisesti. Hallinnossa asioivia ja asiakkaita kohdellaan tasapuolisesti sekä toimivaltaa käytetään yksinomaan lain mukaan hyväksyttäviin tarkoituksiin. Toimien on oltava puolueettomia ja oikeassa suhteessa tavoiteltuun päämäärään nähden. Kuntalaisten, asiakkaiden ja eri sidosryhmien asianmukainen kohtelu edellyttää, että henkilöstö toimii hyvän hallintotavan mukaisesti ja tuntee sääntöjen ja ohjeiden lisäksi olennaiset toimintaa ohjaavat normit. Tilivelvollisuus Kuntalain 75 :n mukaisesti tilivelvollisina pidetään hallituksen ja lautakuntien jäseniä, esittelijöitä sekä tulosalueiden johtavia viranhaltijoita. Lisäksi tilivelvollisina voidaan pitää itsenäisestä tehtäväkokonaisuudesta vastaavia viranhaltijoita. Tilivelvolliseen voidaan kohdistaa muistutus ja häneltä evätä vastuuvapaus, ei pelkästään hänen itsensä, vaan myös hänen alaisensa tekemisestä tai tekemättä jättämisestä. Tilivelvollisuuden puuttuminen ei vapauta esimiesasemassa olevaa viran- tai toimenhaltijaa alaistensa toiminnan valvontavastuusta. Valvontavastuu perustuu esimiesasemaan ja toimivaltaan. Tilivelvollisuus kattaa johtamis-, ohjaus- ja seurantavastuun lisäksi tulosvastuun ja oikeudellisen vastuunalaisuuden. Se pitää sisällään velvollisuuden ohjeistaa ja järjestää riskienhallinta ja valvonta toimintoihin ja prosesseihin ja niiden toimivuuden seurannan. Tulosvastuulla tarkoitetaan toiminnan tuloksellista järjestämistä, jolloin toiminta on tavoitteiden mukaista, vaikuttavaa ja taloudellisesti järjestettyä. Oikeudellisella vastuunalaisuudella tarkoitetaan voimassa olevan lainsäädännön ja hyvän hallintotavan noudattamista kaikessa toiminnassa ja päätöksenteossa.

6 6 1.4 Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan kaupunginhallituksen ja lautakuntien, liikelaitos Marttisen johtokunnan, johtavan viranhaltijan tai esimiesasemassa olevan henkilön erilaisia toimenpiteitä, joilla ohjataan henkilöstöä ja toimintaa tavoitteiden ja hyväksyttyjen toimintatapojen mukaiseksi. Ohjauksen tulee kohdistua johtamisen, päätöksenteon, hallinnon ja taloudenhoidon asianmukaisuuteen, toiminnan laatuun, tavoitteiden saavuttamiseen ja riskienhallinnan toimivuuteen. Riskienhallinnalla tarkoitetaan järjestelmällistä toimintatapaa, jolla hallitus voi varmistua olennaisten riskien tunnistamisesta, arvioinnista, hallinnasta sekä mahdollisuuksien ja vahvuuksien hyödyntämisestä. Johtavien viranhaltijoiden ja esimiesten tehtävänä on johtaa ja ohjata toimintaa ja henkilöstöä tavoitteiden saavuttamiseksi. Riskienhallinta ja valvonta toteutuvat johtamisen ja toiminnan ohjauksen prosessien selkeiden tavoitteiden, tehtävien, toimivaltuuksien ja vastuiden avulla tavoitteiden saavuttamista uhkaavien riskien tunnistamisen, arvioinnin ja hallinnan riittävän ja ammattitaitoisen henkilöstön seurannan ja arvioinnin myötä. Kaupunginjohtaja, johtavat viranhaltijat ja muut esimiehet valvovat asetettujen tavoitteiden saavuttamista sekä toiminnan häiriöttömyyttä ja taloudellisuutta päätöksenteon ja taloudenhoidon toimintatapojen asian- ja lainmukaisuutta tietojärjestelmien käytön ja hallinnon asianmukaisuutta henkilöstön riittävyyttä, ammatillisen osaamisen ja työhyvinvoinnin kehittymistä omaisuuden, tilojen ja laitteiden asianmukaista käyttöä ja hallintaa riskien kartoitusten ja arviointien suorittamista sekä päätettyjen riskienhallinnan menettelyiden systemaattista toteutusta ja vaikuttavuutta. Riskien ja mahdollisuuksien määrittely Riskillä tarkoitetaan toimintatapoihin liittyviä heikkouksia ja erilaisia tapahtumia, jotka voivat toteutuessaan vaarantaa kaupungin, sen osastojen ja tulosyksiköiden sekä konserniyhteisöjen

7 7 tehtävien häiriötöntä, vaikuttavaa ja taloudellista toteutumista strategisten, toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamista sekä hyvän hallintotavan toteutumista. Riskit voivat kohdistua myös toiminnan ja päätöksenteon lainmukaisuuteen, imagoon, rahoitukseen, henkilöstöön, asiakkaisiin, kuntalaisiin, omaisuuteen ja eri sidosryhmiin. Mahdollisuudella tarkoitetaan vahvuuksien, strategisten, toiminnallisten ja taloudellisten mahdollisuuksien aktiivista hyödyntämistä johtamisessa, päätöksenteossa, toiminnan sekä toimintaja palvelurakenteiden kehittämisessä. Riskit ja mahdollisuudet luokitellaan seuraavasti: strategiset, toiminnalliset, taloudelliset ja vahinkoriskit. Riskit voivat olla sisäisiä tai ulkoisia. Riskien ja mahdollisuuksien arviointi ja priorisointi Riskit ja mahdollisuudet arvioidaan osastoilla ja tulosyksiköissä sekä konserniyhteisöissä suunnitelmallisesti priorisoiden. Tunnistetut ja arvioidut riskit priorisoidaan eli jaetaan merkityksettömiin, vähäisiin, kohtalaisiin ja merkittäviin riskeihin. Riskienhallinnan menettelyt kohdistetaan erityisesti kohtalaisiin ja merkittäviin riskeihin. Riskit arvioidaan kokonaisvaltaisesti vastuualueilla vähintään valtuustokausittain. Riskien hallinta ja valvonta Riskienhallinnan toimenpiteenä voi olla riskin poistaminen, pienentäminen, pitäminen omalla vastuulla tai siirtäminen. Käytännössä riskien poistaminen ei useinkaan ole mahdollista. Riskin pienentämisellä tarkoitetaan toimenpidettä tai erilaisia toimenpiteitä, joilla pyritään pienentämään riskin toteutumisen todennäköisyyttä ja / tai seurauksen vakavuutta. Kunkin osaston ja tulosyksikön johtavan viranhaltijan tehtävänä on toiminnan, prosessien ja toimintatapojen ohjeistaminen sekä toiminnan ja talouden seuranta. Niiden toimivuuden arviointi ja varmentaminen ovat johtavien viranhaltijoiden ja esimiesten vastuulla. Valvontatoimet Valvontatoimien tulee olla toiminnan ja riskien merkityksen perusteella määritellyt ja kohdennetut. Johtamiseen, talous- ja tietohallintoon, toimintoihin ja talouteen liittyvien valvontatoimien tulee olla ennaltaehkäiseviä, havaitsevia ja mahdollistaa korjaavat toimenpiteet. Valvonta- ja niiden perusteella suoritettavien ohjaustoimien tulee olla riittävät ja toteutua aidosti kaupungin, sen osastojen ja tulosyksiköiden, toimintojen ja prosessien, tietojärjestelmien tasolla sekä omaisuuden hallinnassa.

8 8 1.5 Seuranta ja arviointi Strategian tavoitteet ja toimenpiteet luovat perustan riskien analysoinnille sekä toiminnan ja talouden osavuosi- ja kuukausiraportoinnille. Toiminnan tuloksellisuuden kehittymistä ja suoriutumisen arviointia toteutetaan kaupungin eri tasoilla, minkä lisäksi tuloksia ja tunnuslukuja (taloudellisuus) verrataan ja analysoidaan muiden kaupunkien vastaaviin tietoihin. Arvioinnissa tarkastellaan millä toimenpiteillä saavutetaan asetetut tavoitteet vaikuttavimmin ja taloudellisimmin. Toimintakertomus, osavuosiraportit, prosessien ja riskien arvioinnit tuottavat systemaattista tietoa toimintatapojen tuloksellisuudesta ja asianmukaisuudesta. Kuntalaisten, asiakkaiden ja sidosryhmien palautetiedon keräämis- ja käsittelymenettelyt tulee luoda sellaisiksi, että johtamisen ja toiminnan kehittämisen perustaksi on riittävä asiakas- ja kuntalaispalaute. Johtavat viranhaltijat ja muut esimiehet vastaavat siitä, että osastoilla ja tulosyksiköissä analysoidaan tietoa johtamisen ja toiminnan kehittämiseksi, poikkeamisen havaitsemiseksi ja niihin reagoimiseksi. Hallitus, lautakunnat, liikelaitos Marttisen johtokunta, johtavat viranhaltijat ja esimiehet vastaavat siitä, että heillä on päätöksenteon perustaksi käytettävissään riittävä, luotettava ja ajantasainen tieto strategian ja tavoitteiden saavuttamisesta, henkilöstöjohtamisesta, palveluiden laadusta, toiminnan lainmukaisuudesta ja niihin liittyvistä olennaisista poikkeamista. Tilivelvolliset toimielimet seuraavat ja arvioivat päätöksenteon laatua, suunnitelmien toteutumista, riskienhallinnan järjestämisen asianmukaisuutta ja tavoitteiden saavuttamista. Seuranta ja arviointi tapahtuvat mm. heille toimitettavan toiminnallisen ja taloudellisen raportointitiedon, esityslistojen, pöytäkirjojen, päätösten ja suunniteltujen toimenpiteiden vaikutusten sekä riskien arviointien tulosten perusteella. Hallitus seuraa ja valvoo riskien arviointien suorittamisen systemaattisuutta ja edellyttää raportointia arviointien tuloksista, riskien hallinnasta ja tarvittavista kehittämistoimista. Hallituksen tulee aktiivisesti ja ennakoiden ohjata, seurata ja arvioida toimintaa varmistaakseen strategian johdonmukaisen toimeenpanon. Strategian toteutumisesta sekä toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamisesta, poikkeamista ja tarvittavista korjaavista toimenpiteistä hallitus raportoi valtuustolle. Palvelutuotannon järjestämisen, toiminnan tuloksellisuuden ja tavoitteiden saavuttamisen arvioimiseksi hallitus voi hyödyntää arviointiseminaarikäytäntöä, jonka avulla hallitus saa palautetietoa toiminnan suunnitteluun.

9 9 2 Virtain kaupungin Corporate Governance kuntasovelluksen toimintatavat 2.1 Vastuullinen valtuustotyöskentely sekä johtamis- ja päätöksentekokulttuuri Valtuustolla on kokonaisvastuu kaupungin toiminnasta ja taloudesta. Se vastaa strategisesta päätöksenteosta ja koko kaupunkikonsernin tavoitteiden asettamisesta, toiminnan ja talouden tasapainosta sekä toiminnan arvioinnin ja seurannan järjestämisestä. Valtuustolla on siten vastuu hallituksen ohella kaupunkikonsernin johtamis- ja hallintojärjestelmän tehokkuudesta sekä toiminnan ja talouden yhteensovittamisesta ja kehittymisestä. Valtuustolla on kokonaisvastuu toiminnasta ja taloudesta ja se konkretisoituu päätöksenteossa, pitää sisällään vastuun päätösten vaikutuksista, sekä niihin liittyvien riskien ennaltaehkäisystä ja hallinnasta. Tehtäviensä asianmukaiseksi hoitamiseksi valtuuston tulee edellyttää hallituksen, lautakuntien sekä tytäryhtiöiden hallitusten sitoutuvan vastuulliseen toiminnan suunnitteluun ja ohjaukseen. Päätöksenteon tulee perustua objektiiviseen tosiseikkojen sekä vaikutusten ja riskien arviointeihin. Merkittävien suunnitelmien ja päätösten valmistelussa tulee valtuustolle esittää niiden vaikutukset palveluiden järjestämiseen, kuntalaisiin, elinkeino- ja yritystoimintaan, talouteen, henkilöstöön ja kestävään kehitykseen. Vaikutusten ja riskien ennakkoarvioimiseksi on laadittu arviointilomake. Lomakkeen mukaisten arviointien suorittamisesta vastaavat esittelijät ja toimielinten puheenjohtajat. Merkittävien ratkaisujen vaikutusten arvioinnit käsitellään etukäteen toiminnan ja päätösten koordinoimiseksi kaupungin johtoryhmässä. Tytäryhtiöiden hallitusten puheenjohtajien tulee merkittäviä ratkaisua suunniteltaessa ja valmisteltaessa hankkia konsernijohdon ennakkokäsitys asiasta. Valtuuston, hallituksen sekä lauta- ja johtokuntien puheenjohtajat vastaavat toiminnan suunnittelun ja ohjauksen sekä päätöksenteon valmistelusta perustuen vaikutusten kokonaisvaltaisiin ennakkoarviointeihin.

10 Tilivelvollisten toimielinten roolit toiminnan ohjauksessa ja valvonnassa Strateginen johtaminen ja kilpailukyky Valtuuston kokonaisvastuu kuntakonsernin toiminnasta ja taloudesta edellyttää vastuullista ja pitkäjänteistä sekä koordinoitua toiminnan suunnittelua laadukasta päätösten valmistelua vaikutusten arviointeihin perustuen sekä erilaisten riskien hallintaa. Valtuustolle valmisteltava strategia, esitykset palveluiden järjestämiseksi, toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet sekä priorisoidut investoinnit edellyttävät hallituksen sekä lautakuntien yhteistyötä. Niiden valmistelun tulee olla johdonmukaista, koordinoitua, läpinäkyvää ja vastuullista. Työskentelymenettelyinä voivat olla toimielinten iltakoulut, työpajat, teemakohtaiset suunnittelu- ja arviointiseminaarit. Valtuuston vastuuta ja koordinoitua ohjausta tehostaa se, että valtuutetut ovat jäseninä lautakunnissa ja myös liikelaitos Marttisen johtokunnassa. Kaupunginvaltuuston, -hallituksen ja lautakuntien keskeisiin tehtäviin ja vastuisiin kuuluu osana kaupungin visioon perustuvaa strategista johtamista ja suunnittelua ulkoisen tiedon, toimintaympäristön analysointi sekä ennakointitiedon hyödyntäminen. Hallituksen tulee kaupungin strategiaan perustuen täsmällisesti linjata ja ohjata toimialojen talousarvioehdotusten laadintaa sekä tehdä yhteistyötä lautakuntien kanssa varmistaakseen toiminnan ja talouden pitkäjänteisen sekä realistisen suunnittelun. Strategian valmistelussa ja vastuualueiden toiminnan suunnittelussa arvioidaan: toimintaympäristön muutoksia sekä palvelutarpeiden kehittymistä suunnitelmien ja päätösten negatiivisia ja positiivisia vaikutuksia eri aikajänteillä toiminta- ja palvelurakenteiden tarkoituksenmukaisuutta ja kehittämistarpeita tavoitteiden, tunnuslukujen ja arviointitiedon perusteella toiminnan tuloksellisuutta sekä kaupungin ja kaupunkikonsernin taloudellisen aseman kehittymistä. Jo päätöksenteon valmistelussa sekä palveluiden järjestämisen kehittämisessä tulee lautakuntien aktiivisesti osallistaa kuntalaisia ja muita sidosryhmiä. Kuntalaisten tarpeiden sekä tosiseikkoihin perustuvien arviointien perusteella tulee valtuuston tehdä ratkaisut palveluiden järjestämisestä.

11 11 Ratkaisujen tulee edistää talouden tasapainoa sekä toiminnan tuloksellisuutta. Hallituksen tehtävänä on varmistaa, että valtuuston päätöksenteon perustana olevien vaikutusten arvioinnit ovat kokonaisvaltaisia. Arvioinnissa otetaan kantaa myös tarpeeseen muuttaa tavoitteita, mikäli toimintaympäristön muutokset sitä edellyttävät. Hallitus vastaa siitä, että huolellisen valmistelun perusteella päätettyihin strategisiin linjauksiin ja ratkaisuihin sitoudutaan. Hallituksen ja lautakuntien toiminnan suunnittelussa ja päätöksenteossa hyödynnetään vastuualueiden ja tarkastuslautakunnan arviointitieto eri toimenpiteiden vaikutuksesta tavoitteiden saavuttamiseen sekä taloudellisuuteen. Mikäli strategisten, toiminnallisten tai taloudellisten tavoitteiden saavuttamisessa havaitaan poikkeamia, valmistellaan esittelevän viranhaltijan toimesta päätettäväksi toimenpiteet, joilla varmennetaan tavoitteiden saavuttaminen. Tällöin strategisen johtamisen prosessiin sisältyvät riskien tunnistamisen, hallinnan ja valvonnan toimintatavat. Investointien suunnittelu ja priorisointi Investointien suunnittelun tulee perustua strategiaan sekä investointihankkeiden priorisointeihin. Niiden perusteet tulee kuvata läpinäkyvästi perustuen esim. suunnitelmiin, väestöennusteisiin, peruskorjausten riskiperustaisiin tarvearviointeihin sekä ottaen huomioon investointiohjeen määräykset. Kunkin investointihankkeen kustannusarvio, siihen tehdyt muutokset esitetään talousarviossa ja toteutumatiedot raportoidaan osavuosikatsauksissa ja toimintakertomuksessa. Valmistelevat työryhmät Keskeinen rooli valmistelussa, vaikutusten arvioinnissa ja ohjauksessa on hallituksen alaisuudessa toimivalla strategia- ja talousryhmällä. Päätöksenteossa sekä palveluiden järjestämisen kehittämisessä tulee kuunnella aktiivisesti kuntalaisia ja muita sidosryhmiä. Toimielinten tulee ennen päätöstään arvioida objektiivisesti päätösten ja tavoitteiden vaikutukset ja mahdolliset riskit. Tosiseikkoihin perustuvien arviointien ja strategisten tavoitteiden perusteella valtuuston tulee priorisoida ja tehdä ratkaisut palveluiden järjestämisestä. Kaavoitus- ja maankäyttöryhmän päätehtävänä on toimia maakauppoihin liittyvän valmistelun ohjaajana niiltä osin kun päätäntävalta kaupoista on hallituksella / valtuustolla. Tämä tarkoittaa maa-alueiden ostoa sekä myyntiä niiden kohteiden osalta, joista hallitus tai valtuusto ei ole tehnyt delegointipäätöstä. Maakauppojen valmisteluun rinnastetaan myös ne maanvuokrasopimukset, joiden osalta hallitus on päätöksentekijä.

12 12 Valmisteluryhmällä on rooli kaavoitukseen liittyen asiakokonaisuuksissa kuten kaupunkia koskevien kaavoitussopimusten valmistelu. Mikäli valmisteluun tulee maapolitiikkaan liittyviä valmistelutöitä esim. maapoliittisen ohjelman laadinta, valmisteluryhmä toimii luontevasti asian valmistelijana. Maakauppojen priorisointi ja esimerkiksi maapoliittisen ohjelman laadinta ovat työryhmän strategisia tehtäviä. Palvelutuotannon johtaminen ja tuloksellisuus Lautakuntien ja liikelaitos Marttisen johtokunnan tehtävänä on yhteistyössä osastopäälliköiden ja liikelaitoksen toimitusjohtajan kanssa johtaa ja kehittää toimintaa, palveluiden järjestämistä ja tuottamista kuntalaisten tarpeisiin, kaupungin strategiaan, toiminnallisiin ja taloudellisiin tavoitteisiin perustuen. Tavoitteiden tulee keskittyä toimialojen ydintoimintaan ja kattaa vaikuttavuuden ja taloudellisuuden sekä toimintatapojen kehittämisen näkökulmat. Lautakuntien tehtävänä on yhteistyössä osastojen ja tulosyksiköiden esimiesten kanssa johtaa ja kehittää toimintaa, palveluiden järjestämistä ja tuottamista kuntalaisten tarpeisiin, kaupungin strategiaan, toiminnallisiin ja taloudellisiin tavoitteisiin perustuen. Lautakuntien rooliin kuuluu vahvistaa ja tuoda esille asiantuntemukseensa perustuen kuntalaisnäkökulma tavoitteita asetettaessa ja palvelutuotantoa kehitettäessä. Toimintatapojen tulee mahdollistaa keskittyminen strategisiin kysymyksiin sekä toiminnan ja palveluiden järjestämisen kehittämismahdollisuuksiin. Toiminnan ja palveluiden suunnittelun perusteista sekä tavoitteisiin liittyvien vaikutusten arvioinneista vastaa puheenjohtaja ja asiat toimielimelle esittelevä viranhaltija. Lautakuntien ja liikelaitos Marttisen johtokunnan vastuulla olevassa toiminnan arvioinnissa tulee asetettujen tavoitteiden lisäksi ottaa huomioon asiakas- ja kuntalaispalautteet sekä toimintaan liittyvät toimialan standardit ja suositukset (laatu, henkilöstömitoitus, palvelun saatavuus jne.). Toimialojen arvioinnissa tulee analysoida laadittujen arviointilomakkeiden perusteella toteutettujen toimenpiteiden vaikutusta tavoitteiden saavuttamiseen. Arviointien perusteella tulee päättää toimenpiteet, joihin on tarvetta tavoitteiden saavuttamiseksi. Prosessikuvausten sekä henkilöstön tehtävä- ja vastuumäärittelyiden avulla varmennetaan toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamista, niiden toteutumista uhkaavien riskien tunnistamista, arviointi ja priorisointia, ennaltaehkäisyä ja systemaattista hallintaa. Prosessien johtaminen perustuu merkittävien toimintojen ja prosessien kuvauksiin, joiden laadinnasta vastaavat johtavat viranhaltijat ja muut esimiehet. Kuvauksissa määritellään niihin liittyvien riskien arviointi, hallinnan menettelyt, toimeenpano ja seuranta.

13 13 Olennainen osa toiminnan ja prosessien johtamista ovat toiminta- ja palvelurakenteiden uudistamisen ja kehittämisen lisäksi asetettujen prosessi-, vaikuttavuus- ja taloudellisuustavoitteiden saavuttamisen ajantasainen seuranta ja arviointi. Toiminnan taloudellisuuden parantamiseksi analysoidaan eri toimenpiteiden vaikuttavuutta ja taloudellisuutta. Suunnitelma- ja seurantatiedon arviointinäkökulmina tulee olla esim. palvelu- ja korjaustarpeiden ennaltaehkäisy sekä varhainen havaitseminen. Tavoitteisiin ja toimintatapoihin liittyvien poikkeamisen havaitsemisen perusteella määritellään korjaavat toimenpiteet. Lautakuntien ja liikelaitoksen johtokunnan tulee arvioida osana työskentelyään myös systemaattisesti seurata ja arvioida strategian toteutumista, toiminnan vaikuttavuutta ja taloudellisuutta sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuutta. Hallitus vastaa koordinoidusta strategisesta ohjauksesta ja johtamisesta sekä päätösten valmistelusta valtuustolle vaikutusten arviointeihin perustuen. Hallitus vastaa strategian, toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toimeenpanosta ja seurannasta yhteistyössä lautakuntien, liikelaitos Marttisen johtokunnan ja viranhaltijajohdon kanssa. 2.3 Toimielintyöskentelyn periaatteet ja menettelyt Valtuusto-, hallitus-, lauta- ja johtokuntatyöskentelyn periaatteilla ja menettelyillä edistetään luottamusta viranomaistoimintaan, kaupungin strategian toteutumista, toimielinten ja eri toimijoiden roolien ja tehtävien selkeyttä, työskentelyn strategisuutta ja toimielintyöskentelyn vastuullisuutta. Lisäksi varmennetaan toimintaympäristön muutosten ja palvelutarpeiden ennakointia sekä päätöksenteon perustumista objektiiviseen tosiseikkojen ja vaikutusten ennakkoarviointeihin. Toimielimen jäsenten tulee olla sitoutuneita vastuulliseen työskentelyyn, oman osaamisen jatkuvaan kehittämiseen, sekä asioiden hallintaan. Toiminnan tuloksellisuuden ja sujuvuuden näkökulmasta toimielinten ja viranhaltijajohdon roolien ja ratkaisuvallan tulee olla selkeät, jotta toimielinten vastuulla oleva strateginen ja viranhaltijajohdon vastuulla oleva operatiivinen johtaminen sekä päätöksenteko voivat toteutua tehokkaasti ja asianmukaisesti.

14 14 Kuva 2. Toimielintyöskentelyn periaatteet ja menettelyt. Toimielimen tehokas ohjaus ja lisäarvo. Toimielinten työskentelyssä keskeistä on niiden johtamisen ja työskentelymenettelyiden kehittäminen sekä päätöksenteon objektiivisuus, perustuminen tosiseikkoihin ja lainsäädäntöön. Toimielinten jäsenten tulee tällöin kyetä osoittamaan riittävä ajallinen panostus perehtyäkseen toimialan toimintaan ja siihen liittyviin kehittämistarpeisiin, käsiteltäviin ja päätettäviin asioihin sekä varmentaakseen päätösten asianmukaista valmistelua. Päätöksentekoprosessi ja esteellisyys Toimielimissä asiat valmistellaan toimielimen ratkaistavaksi esittelijän johdolla. Viranhaltijoiden toimesta tapahtuva hyvän hallintotavan mukainen päätösten valmistelu- ja esittelymenettely varmentavat päätöksenteon perustumista strategiaan, tosiseikkoihin, resurssitarpeiden selvittämiseen, vaikutusten ja riskien läpinäkyviin arviointeihin, sovellettaviin oikeusnormeihin sekä moitteettomuutta ja laatua. Puheenjohtajan lisäksi esittelijä vastaa myös siitä, että päätösten valmistelussa on suoritettu riittävät vaikutusten arvioinnit hyödyntäen tarvittaessa kaupungin eri toimialojen tai ulkoisia asiantuntijoita. Päätöksissä todetaan niiden edellyttämät toimenpi-

15 15 teet, toimeenpanovastuu, -aikataulu sekä seuranta- ja raportointivelvollisuus. Esittelijä vastaa valmistelun asianmukaisesta suorittamisesta ja on valmistelun perusteella velvollinen tekemään asiassa toimielimelle nimenomaisen päätösehdotuksen. Valmistelun perusteella esittelijän velvollisuus on tehdä päätösehdotus asian ratkaisijalle. Yleensä valmistelun tulokset selostetaan esityslistassa. Päätösehdotus on kuitenkin mahdollista tehdä vasta kokouksessa. Hyvään hallintoon voidaan kuitenkin katsoa kuuluvan, että päätösehdotuksen esittämiseen vasta kokouksessa on perusteltu syy ja sen pitäisi olla poikkeuksellista. Esittelijän päätösehdotuksen puuttuminen on yleensä muotovirhe. Jos päätösehdotus on tehty, mutta se ei ole riittävän täsmällinen, esittelyn laillisuus on arvioitava kussakin tapauksessa erikseen. Erityisesti toimielimen puheenjohtaja vastaa esittelijän ohella päätöksenteon asianmukaisuudesta tilanteissa, joissa päätös tehdään pohjaehdotuksesta poiketen. Toimielinten jäsenten tulee täyttää esteellisyysvaatimukset sekä olla riippumattomia käsiteltävästä asiasta. Heidän ei tule myöskään osallistua asian valmisteluun tai muutoin pyrkiä vaikuttamaan siihen. Virka- tai työsuhteessa kaupunkiin olevien tai heidän lähipiiriin kuuluvien henkilöiden virka- tai työsuhde sekä liiketoimintasuhde, ovat tilanteita, joissa hallituksen sekä lauta- ja johtokunnan puheenjohtajan tulee henkilön itsensä lisäksi varmistaa toimielimen työskentelyn riippumattomuus sekä asioiden valmistelu- ja päätöksentekoprosessin asianmukaisuus. Toimivaltaisten viranhaltijoiden tulee kirjata kaupungin asianhallintajärjestelmään (diaariin) tehdyt päätökset ja sopimukset. Päätösten tiedoksiannon tulee olla riittävän yksityiskohtaista, jotta otto-oikeuden käyttäjällä on mahdollisuus havaita päätökset, jotka eivät ole lain- tai kunnan edun mukaisia. Mikäli toimielin tai viranhaltija voi päättää sille hallintosäännöllä myönnetyn toimivallan siirtämisestä alaiselleen viranomaiselle, on toimivallan siirtämispäätöksestä pidettävä ajan tasalla olevaa luetteloa. Eriävän mielipiteen esittäminen Päätöksentekoon osallistuneella, jos hän on tehnyt vastaehdotuksen tai äänestänyt päätöstä vastaan, sekä asian esittelijällä, jos päätös poikkeaa päätösehdotuksesta, on oikeus ilmoittaa päätöksestä eriävä mielipide. Ilmoitus on tehtävä heti, kun päätös on tehty. Ennen pöytäkirjan tarkastamista esitetyt kirjalliset perustelut liitetään pöytäkirjaan. Päätöstä vastaan äänestänyt tai eriävän mielipiteen ilmoittanut ei ole vastuussa päätöksestä. Esittelijä ei vapaudu päätöksen tuottamasta oikeudellisesta vastuusta pelkästään sillä, että hänen päätösehdotuksensa on ollut toinen kuin toimielimen tekemä päätös. Esittelijä vastaa aina päätöksestä, jollei hän ole ilmoittanut eriävää mielipidettä. Toimielimen viranhaltijaesittelijä vastaa esiteltäviensä asioiden valmistelusta. Eriävästä mielipiteestä huolimatta

16 16 esittelijä vastaa siitä, että päätöksenteon pohjaksi annetut tiedot ovat oikeat ja riittävät. Kunkin toimielimen puheenjohtaja vastaa toimielimen työskentelyn johtamisesta, työskentelymenettelyiden arvioinnista ja jatkuvasta kehittämisestä sekä hyvän hallintotavan ja esteellisyyssäännösten noudattamisesta. Hän vastaa myös toiminnan ja päätöksenteon valmistelusta ja laadusta sekä vaikutusten arviointeihin perustuvasta vastuullisesta päätöksenteosta. 2.4 Toimielimen toiminta ja työskentelykulttuuri Toimielimen puheenjohtajan tehtävänä on johtaa ja suunnitella toimielimen toimintaa ja työskentelyä ja vastata tiedonvälityksen toimivuudesta. Toimielimen puheenjohtajan sekä esittelevän viranhaltijan välinen hyvä yhteistyö sekä selkeät tehtävä- ja työnjaot ovat tärkeitä toimielimen tuloksellisen toiminnan ja hyvän hallintotavan toteutumiseksi. Toimielinten yhteistyömenettelyillä tulee varmentaa koordinoitua suunnittelua, läpinäkyviin ennakkoarviointeihin perustuvaa päätöksentekoa sekä toiminnan vaikuttavuutta ja taloudellisuutta. Toimielinten työskentelymenettelyillä tarkoitetaan valtuuston lisäksi hallituksen, lautakuntien, johtoryhmien sekä tytäryhtiöiden hallitusten työskentelyyn sisältyvää ennakoivaa strategista johtamista, toiminnan ja talouden koordinoitua suunnittelua (vuosikello -ajattelu) jatkuvaa kouluttautumista ja perehtymistä toimialan toimintaan ja toimintaympäristöön laadukkaita valmistelu-, esittely- ja päätöksentekomenettelyitä kehittyneitä ohjaus-, seuranta- ja arviointimenettelyitä sekä toimielintyöskentelyn menettelyiden (työseminaarit, iltakoulut jne.) kehittämistä ja systemaattista arviointia. Toimintaperiaatteet sisältävät yhdessä sovittavat mm. hallituksen, lauta- ja johtokuntien jäsenten edellytykset (mm. tehtävien edellyttämä asiantuntemus, yhteistyökyky, vuorovaikutustaidot, kyky toimia verkostoissa) ja pelisäännöt asioiden valmistelemiseksi, päätöksenteko- ja kokousmenettelyt, toimielinten jäsenten riittävän informoinnin (riittävästi tietoa ajoissa), asioiden hallinnan edellyttämät perehdytys- ja koulutusmenettelyt sekä ajankäyttö.

17 Toimielintyöskentelyn arviointi ja kehittäminen Valtuuston, hallituksen, lautakuntien ja liikelaitos Marttisen johtokunnan tulee vuosittain järjestelmällisellä tavalla itsearvioida toimintaansa ja työskentelytapojaan. Arvioinnin tulee kohdistua toimielimen työskentelyn johtamiseen, toiminta- ja päätöksentekokulttuuriin, jäsenten toimintaedellytyksiin ja asioiden hallintaan sekä toimielintyöskentelyn tuloksellisuuteen. Arviointien järjestelmälliseksi suorittamiseksi luodaan kirjalliset arviointilomakkeet. Arviointi voidaan suorittaa ohjattuna itsearviointina tai sähköisenä kyselynä. Lautakuntien arviointien tulokset raportoidaan hallitukselle ja tytäryhtiöiden tulokset konsernijohdolle. Valtuustolle raportoidaan arviointien tulokset sekä päätetyt kehittämistoimenpiteet. 2.6 Johtavat viranhaltijat ja johtoryhmätyöskentely Kaupungin johtoryhmän tehtävänä on tukea kaupunginjohtajaa operatiivisessa johtamisessa sekä strategian ja riskienhallinnan toimeenpanossa. Kaupungin johtoryhmä toimii kaupungin strategian sekä kaupunginvaltuuston hyväksymässä toiminta- ja taloussuunnitelmassa sekä talousarviossa asetettujen tavoitteiden saavuttamista edistäen. Kaupunginjohtajan ja osastojen esimiesten toimesta varmistetaan toiminnan ja talouden suunnittelun yhteensovittaminen sekä vaikutusten koordinoidut ennakkoarvioinnit. Kaupunginjohtaja vastaa tehtävien taloudellisesta, tehokkaasta ja tuloksellisesta hoitamisesta sekä osastojen välisen yhteistyön toimivuudesta. Hänellä on asemansa perusteella vastuu operatiivisesta johtamisesta, sisäisen valvonnan ja kokonaisvaltaisen riskienhallinnan järjestämisestä osaksi johtamista, päätöksentekoa, toiminnan ja talouden suunnittelua, seurantaa ja arviointia sekä em. menettelyiden toimivuuden raportoinnista hallitukselle. Johtavien viranhaltijoiden ja muiden esimiesten tehtävinä on johtaa henkilöstöä ja kehittää toimintaa asetettujen tavoitteiden mukaisesti sekä vastata sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan riittävyydestä vastuualueellaan. Heidän tehtävänä on myös luoda kehittämismyönteistä ja vastuullisuutta korostavaa toimintakulttuuria, joka luo perustan palveluiden vaikuttavuudelle ja toiminnan taloudellisuudelle. Johtoryhmätyöskentelyn menettelyt tulee kehittää vastaamaan soveltuvin osin toimielintyöskentelyn toimintatapoja. Niillä edistetään osastojen välistä yhteistyötä, kaupungin toiminnan ja talouden johdonmukaista ja koordinoitua suunnittelua sekä päätöksenteon valmistelua, laatua ja operatiivisen johtamisen tehokkuutta. Johtoryhmätyöskentelyllä varmennetaan suunnitelmien ja päätösten toimeenpano sekä tavoitteiden saavuttamisen arviointi.

18 Sisäinen tarkastus Sisäinen tarkastus on riippumaton ja objektiivinen arviointi, varmistus- ja konsultointitoiminto, jonka asiantuntemusta kaupunginhallitus ja johtaja tarvittaessa käyttävät vastatakseen valvontavelvollisuudestaan. Sisäinen tarkastus toimii kaupunginhallituksen ja -johtajan alaisuudessa. Sen tehtävänä on arvioida ja tehdä kehittämisehdotuksia kaupunkikonsernin johtamisen, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan sekä konserniohjauksen ja - valvonnan kehittämiseksi. Sisäinen tarkastus voi kouluttaa, konsultoida ja osallistua asiantuntijan ominaisuudessa erilaisiin kehittämistyöryhmiin. 2.8 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan toiminta on strategiaan, toiminta- ja taloussuunnitelmaan, talousarvioon sekä päätösten perustana olevien vaikutusten arviointeihin perustuvaa objektiivista ja lisäarvoa tuottavaa suunnitelmallista arviointitoimintaa. Tarkastuslautakunta arvioi valtuuston Virtain kaupungille sekä kaupungin tytäryhtiöille asettamien toiminnallisten ja taloudellisen tavoitteiden saavuttamista. Arviointi voi kohdistua tavoitteiden asetannasta riippuen myös sopimusperustaiseen toimintaan. Arviointi perustuu konserniyhtiöiden ja sopimusperustaisen toiminnan osalta kaupungille toimitettavaan seuranta- ja raportointitietoon. Arvioinnin tulee tukea kaupunginvaltuuston ja -hallituksen ohjausta, päätöksentekoa sekä toiminnan kehittämistä. Tarkastuslautakunnan arviointitoiminta perustuu kirjalliseen toimintasuunnitelmaan ja systemaattisiin arviointimenettelyihin ja -kriteereihin. Tarkastuslautakunnan raportoinnin tulee olla objektiivista, todennettavaa, täsmällistä ja rakentavaa. Tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa esitetään arvioinnin kohdistuminen, tavoitteet ja kriteerit, tiedonhankinta- ja arviointimenetelmät, keskeiset arviointitulokset ja niiden perusteet, johtopäätökset sekä suositukset. Lautakunta pyytää säännöllisesti palautetta arviointiensa tuottamasta lisäarvosta kaupunginvaltuustolta, -hallitukselta ja arviointien kohteilta. Tarkastuslautakunnan arvioinnin tuloksia hyödynnetään strategian, toimintaja taloussuunnitelman sekä talousarvion laadinnassa, toimintatapojen ja raportoinnin kehittämisessä. Tarkastuslautakunta seuraa ja arvioi edellisen ja edellisten arviointikertomusten arviointitulosten ja suositusten perusteella tehtyjä toimenpiteitä ja niiden vaikuttavuutta jälkiarviointien avulla.

19 19 3 Konserniyhteisöjen ohjaus ja valvonta sekä hyvä hallintotapa 3.1 Konserniohjaus ja -valvonta Konserniohjauksella tarkoitetaan konsernijohdon eli kaupunginhallituksen ja kaupunginjohtajan vastuulla olevaa konserniyhteisöjen sekä soveltuvin osin osakkuusyhteisöjen ja kuntayhtymien toiminnan ja talouden ohjausta. Konserniohjaus perustuu strategiaan, omistajapoliittisiin linjauksiin ja talousarvioraamiin. Konserniohjauksen erityisenä tarkoituksena on määritellä tavoitteet konserniyhteisöille siten, että ne ohjaavat konserniyhtiöiden toimintaa ja taloutta, riskienhallinnan järjestämistä sekä konserniyhteisöissä noudatettavan hyvän hallintotavan toteutumista. Lisäksi sen tavoitteena on yhteisöjen ohjauksen yhtenäistäminen, toiminnan läpinäkyvyyden lisääminen, kaupungin yhteisöstä saaman tiedon laadun parantaminen ja tiedonkulun tehostaminen. Konsernijohtamisen vastaa konsernijohto sekä kaupunginjohtaja, jotka evästävät kaupungin strategiaan, talousarvioon ja konserniohjeeseen perustuen kirjallisesti tytäryhteisöjen ja osakkuusyhteisöjen yhtiökokousedustajia sekä kaupunkia yhteisöissä edustavia hallituksen jäseniä. Virtain kaupunkia eri yhteisöissä edustavat ovat velvollisia tiedustelemaan konsernijohdolta sekä tarvittaessa toimialojen osastopäälliköiltä heidän ennakkokäsityksen jo päätösten valmisteluvaiheessa tytäryhteisöissä, osakkuusyhteisöissä ja isäntäkuntamallin mukaisesti järjestetyissä palveluissa. Ennakkokäsitys tulisi hankkia erityisesti, mikäli päätettävällä asialla on merkittävä vaikutus esim. talouteen, palvelutuotantoon tai henkilöstöön. Konserniyhteisöjen toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden perusteella arvioidaan konserniyhteisöjen toiminnan tuloksellisuutta, niiden tuottamaa omistaja-arvoa sekä taloudellisen aseman kehittymistä. Tavoitteet luovat perustan riskienhallinnalle sekä konserniraportoinnille ja valvonnalle. 3.2 Hallituksen tehtävät ja koostumus Konserniyhteisöjen hallitusten tehtävänä on huolehtia yhtiön hallinnosta ja sen asianmukaisesta järjestämisestä. Hallitus vastaa siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Hallitus ohjaa ja valvoo yhtiön toimivaa johtoa, nimittää ja erottaa toimitusjohtajan, hyväksyy yhtiön strategian ja valvoo sen toteuttamista. Hallituksella on oltava työjärjestys, jossa on määritelty hallituksen tehtävät, työskentelytavat ja kokoontumisaikataulu.

20 20 Hallituksen vastuulla on kokonaisuutena yhtiön hyvän johtamis- ja hallintojärjestelmän, riskienhallinnan sekä toiminnallisen ja taloudellisen raportointijärjestelmän toimivuuden valvonta. Hallitus seuraa toimintaympäristön muutoksia, yhtiön toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamista, taloudellisen aseman kehittymistä sekä riskien hallintaa. Hallituksen puheenjohtajan tehtävänä on hankkia konsernijohdon ennakkokäsitys konserniohjeessa määritellyissä asioissa sekä merkittävistä liiketoimintaratkaisuista. Konserniyhteisöjen hallitusten jäsenten valinnassa perusteena ovat yhtiön toiminnan ja talouden edellyttämä riittävä ja monipuolinen asiantuntemus sekä kokemus. Hallituksella tulee kokonaisuudessaan olla riittävä asiantuntemus yhtiön toimialasta, kaupungin omistajapoliittisista linjauksista, taloudesta, rahoituksesta ja johtamisesta. Hallituksen ja sen jäsenten tulee kyetä tukemaan ja ohjaamaan sekä riippumattomasti valvomaan operatiivista johtoa. Yhtiökokoukselle valmistellaan hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten valinta siten, että kunkin ehdokkaan osalta kuvataan hallituksen jäseniltä edellytettävien ja yhtiön toiminnan luonteen perusteella ennalta määriteltyjen pätevyysvaateisiin vastaten läpinäkyvästi hänen asiantuntemus ja kokemus. Ehdokkaiden osalta tulee esittää myös tieto heidän riippumattomuudestaan. Yhtiöiden hallitusten tarkoituksenmukainen koko on asuntoja kiinteistöosakeyhtiöissä 3 5 jäsentä, millä edistetään sitoutumista tehtävän hoitamiseen, tehokasta ja vastuullista hallitustyöskentelyä. Hallituksen jäsenille ei valita varajäseniä. Yhtiön hallituksen puheenjohtaja vastaa hallituksen jäsenten valinnan läpinäkyvästä valmistelusta ennalta määriteltyihin kriteereihin, ehdokkaiden osaamiseen ja kokemukseen perustuen. 3.3 Toimitusjohtajat Konserniyhteisöjen toimitusjohtajien tehtävänä on hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa lain ja hallituksen antamisen ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Toimitusjohtaja vastaa yhtiön kirjanpidon lainmukaisuudesta ja varainhoidon luotettavasta järjestämisestä. Toimitusjohtaja on velvollinen toimeenpanemaan hallituksen hyväksymän strategian ja järjestämään asianmukaisella tavalla sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan. Toimitusjohtajan on raportoitava hallitukselle säännöllisesti toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamisesta, taloudellisen aseman kehityksestä, merkittävistä toimintaympäristön muutoksista, riskeistä ja niiden hallinnasta. Toimitusjohtajan tulee valmistella liiketoimintaratkaisut huolellisesti ja tehtävässään toimia kaupungin ja yhtiön intressien mukaisesti.

21 21 4 Henkilöstöjohtaminen, tiedonhallinta, taloudenhoidon ja omaisuuden hallinnan menettelyt 4.1 Henkilöstösuunnittelu ja -johtaminen Henkilöstöjohtaminen perustuu yhteisesti sovittaviin arvoihin, henkilöstöstrategiaan, systemaattiseen ja ennakoivaan henkilöstösuunnitteluun, kehittyneeseen henkilöstöjohtamiseen sekä osaamisen siirtämiseen ja palautetiedon hyödyntämiseen työsuhteen päättyessä. Henkilöstöjohtamisen menettelyillä varmennetaan riittävät ja asiantuntevat henkilöstöresurssit, henkilöstön osaamisen hyödyntämistä, sekä kannustetaan osaamisen ja toimintatapojen jatkuvaan kehittämiseen. Henkilöstösuunnittelussa ennakoidaan henkilöstö- ja osaamistarpeita perustuen tavoitteisiin ja palvelutuotannon järjestämislinjauksiin, henkilöstörakenteen seurantaan sekä osaamis- ja palvelutarpeiden analysointiin. Henkilöstön rekrytointi toteutetaan perustuen täsmällisiin valintakriteereihin sekä tehtävä- ja osaamiskuvauksiin ja tulosyksikön kehittämistavoitteisiin. Henkilöstön perehdytys- ja koulutusmenettelyt kuvataan ja niitä tukeva asiakirja-aineiston laaditaan kattaen kaupungin ja tulosyksikön näkökulmat. Henkilöstön osaamisen kehittämiseksi analysoidaan säännöllisesti osaamistarpeita sekä laaditaan osastoittain koulutussuunnitelma, joka integroidaan kehittämistavoitteisiin ja -toimenpiteisiin. Henkilöstön kanssa käydään säännöllisesti kehityskeskustelut, joissa sovitaan ammatillisen osaamisen kehittämisestä, osallistumisesta toimintatapojen kehittämiseen, arvioidaan suoriutumista, työssäjaksamista ja työhyvinvointia. Henkilöstöä kannustetaan osallistumaan ja ottamaan vastuuta toimintatapojen kehittämisestä sekä tavoitteiden saavuttamisesta. Henkilöstön työhyvinvointia seurataan systemaattisesti ja poikkeamien perusteella ryhdytään korjaaviin toimenpiteisiin. 4.2 Tiedonhallinta ja välitys Hyvä tiedonhallintatapa on määritelty laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Viranomaisen tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Hyvä tiedonhallintatapa on toimintatapa, johon kuuluu toiminnan korkea taso ja hyvä laatu. Hyvän laadun vaatimus koskee ennen kaikkea hallinnon käsittelemiä asiakirjoja ja tietoja.

22 22 Keskeinen osa johtamisjärjestelmää ovat dokumentoidut tiedonvälityksen sekä raportoinnin vastuut ja riittävät menettelyt. Hallitus, kaupunginjohtaja, johtavat viranhaltijat sekä muut esimiehet vastaavat sisäisen ja ulkoisen tiedonkulun toimivuudesta normaali- ja poikkeustilanteissa. Olennainen toiminnallinen, taloudellinen ja muu informaatio tiedotetaan hallitukselle, lautakunnille, liikelaitos Marttisen johtokunnalle, johtaville viranhaltijoille ja muulle henkilöstölle. Kaupungin tietoturvaohjeistuksella sekä säännönmukaisella koulutuksella varmistetaan henkilöstön ymmärrys tietoturvallisuusjärjestelyistä, tietoisuus käyttöoikeuksista ja tehtävänjaoista, samoin kuin siitä, että hyvän tiedonhallintavan toteuttamiseksi annettujen säännösten, määräysten ja ohjeiden noudattamista on esimiesten valvottava. Tietojärjestelmien tiedon oikeellisuutta, toiminnan häiriöttömyyttä ja laatua edistetään kontrolleilla. Käytössä olevien tietojärjestelmien ja ydintoimintojen toiminnan häiriöttömyys varmistetaan tietojärjestelmien kriittisyysluokittelun perusteella kuvattavilla jatkuvuus- ja palautumissuunnitelmilla. Tietojärjestelmien kuvauksista pidetään luetteloa. Tietojärjestelmien tietosisältö turvataan mm. systemaattisin varmuuskopioinnein sekä käyttöoikeuksin. 4.3 Taloudenhoidon ja omaisuuden hallinnan menettelyt Taloudenhoidon menettelyistä on ohjeistettu taloudenhoidon toimintaohjeilla sekä talousarvion täytäntöönpano-ohjeilla. Toimivaltuusmääräykset, tulojen ja menojen tarkastus-, hyväksymis- ja valvontavastuut sekä - menettelyt varmistavat asianmukaiset tapahtumat. Tehtävien eriyttämisellä ja käyttöoikeuksien hallinnalla ennaltaehkäistään talous- ja tietohallinnossa vaarallisia työyhdistelmiä. Varahenkilöjärjestelyillä turvataan raha- ja maksuliikenteen häiriöttömyys eri tilanteissa. Arvonlisäverotuksen erityiskysymyksissä hyödynnetään tarvittaessa erityisasiantuntijoita. Kiinteistöjen hallintaa ohjaavat niiden merkitys palvelutuotannossa, niistä aiheutuvat käyttökustannukset, peruskorjaustarpeiden kartoitukset, priorisointi sekä niiden tuleva kehitys. Kiinteistöihin liittyviä riskejä ja peruskorjaustarpeisiin varautumisen riittävyyttä arvioidaan kokonaisvaltaisesti toiminta- ja taloussuunnitelmakauden aikana. Kiinteistöihin liittyvien riskien hallinnan menettelyt perustuvat ennaltaehkäisyyn, varhaiseen havaitsemiseen ja välittömiin korjaaviin toimenpiteisiin sekä investointien priorisointeihin. Käyttöomaisuuden riskikartoitukset suoritetaan inventointien yhteydessä. Riskien kartoitusten ja arviointien tulokset käsitellään dokumentoidusti. Osastoilla ja tulosyksiköissä on oltava systemaattiset inventointimenettelyt, tarkoituksenmukaiset hoito- ja huoltojärjestelyt sekä ajantasaiset omaisuusrekisterit omaisuuden seurantaa varten. Menettelyiden toimivuus tulee esimiehen varmistaa säännönmukaisesti. Omaisuuden (ml. tietoko-

23 23 neet) luovuttamisen toimivaltuudet on määritelty ja menettelyt ohjeistettu. Omaisuuden fyysisen suojaamisen ja automatisoitujen hälytysjärjestelmien avulla varmistutaan omaisuuden asianmukaisesta hallinnasta, käytöstä ja suojaamisesta. Toiminnan kannalta keskeisten varajärjestelmien toimivuuden testaukset suoritetaan dokumentoidusti vähintään neljännesvuosittain tai järjestelmiin liittyvien riskien edellyttäessä useammin.