Tokion Suomi-koulun johtokunnan järjestäytymiskokous. Arisumorissa klo Pöytäkirja

Transkriptio

1 Tokion Suomi-koulun johtokunnan järjestäytymiskokous Arisumorissa klo Pöytäkirja Kokouksessa paikalla: Eija Pajarinen, Anne Kurasawa, Elisa Koivumaa, Johanna Wikström, Mari Karppanen, Mika Kouhia, Henri Servomaa, Sonja Priimägi ja Jorma Kotkajärvi. 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja Eija Pajarinen avasi kokouksen klo Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Päätettiin myöntää puhe- ja läsnäolooikeus Jorma Kotkajärvelle. 3. Esityslistan hyväksyminen Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 4. Ilmoitusasiat 4.1. Suomi-Seuran järjestöapuraha KOULUPAKKI-hanketta varten Merkittiin tiedoksi, että Suomi-Seura myönsi Tokion Suomi-koululle järjestöapurahaa hakemuksen mukaisesti 500 euroa KOULUPAKKI-hanketta varten. Apuraha maksettiin koululle kesäkuussa Suomi-koulujen opettajien koulutuspäivät Helsingissä (liite 1) Merkittiin tiedoksi, että Jorma Kotkajärvi ja Eija Pajarinen osallistuivat Suomikoulujen opettajien koulutuspäiviin elokuussa Helsingissä. Koulutus oli osallistujille maksuton Educoden täydennyskoulutus opettajille: Toisen kielen oppimisen ohjaaminen (liite 2) Merkittiin tiedoksi, että kaikki Tokion Suomi-koulun opettajat (Mari Karppanen, Jorma Kotkajärvi ja Eija Pajarinen) osallistuvat Educoden järjestämään täydennyskoulutukseen, joka toteutetaan verkko-opetuksena. Koulutus on osallistujille maksuton Opettajankokouksen muistio (liite 3) Merkittiin tiedoksi opettajankokouksen muistio liitteen mukaisesti. 5. Tokion Suomi-koulun oppilaat ja opettajat lukuvuonna (liite 4) Todettiin Tokion Suomi-koulun oppilaat ja opettajat liitteen mukaisesti. 6. Kevätlukukauden 2012 koulupäivät: su 22.1., su 5.2., su 4.3., 1.4., ja Todettiin että huhtikuun ensimmäinen koulupäivä (1.4.) osuu Japanin lomakaudelle, joten koulupäivä tullaan todennäköisesti muuttamaan myöhemmin ilmoitettavaan ajankohtaan. 1

2 7. Johtokunnan toimihenkilöiden valinta 7.1. Johtokunnan puheenjohtajan ja rahastonhoitajan toteaminen Johtokunnan puheenjohtajana jatkaa kevätkokouksen päätöksen mukaisesti Eija Pajarinen ja rahastonhoitajana Henri Servomaa 7.2. Johtokunnan varapuheenjohtajan valinta Varapuheenjohtajaksi valittiin Anne Kurasawa 7.3. Johtokunnan sihteerin valinta Johtokunnan sihteeriksi valittiin Heli Weiste Muut mahdolliset luottamustoimet Suomi-koulun opinto-ohjaajaksi (OPO) valittiin Elisa Koivumaa. Opon tehtävänä on esim. auttaa Suomeen palaavia oppilaita koulutuspaikan/-polun valinnassa. Toimintaterapeutti Sonja Priimägi on käytössä tarpeen vaatiessa ja voi esimerkiksi osallistua koulukerroille. 8. Nimenkirjoitus- ja tilinkäyttöoikeudet Todettiin että Tokion Suomi-koululla ei ole pankkitilejä. Nimenkirjoitusoikeus on sääntöjen mukaan puheenjohtajalla, varapuheenjohtajalla ja rahastonhoitajalla, aina kahdella yhdessä. 9. Talousasiat 9.1. Taloudellinen tilanne Rahastonhoitaja Henri Servomaa esitteli koulun taloudellista tilannetta. Todettiin, että Suomi-Seuran avustuksesta ja lukukausimaksuista on jäänyt menojen jälkeen ylijäämää, joka kuitenkin kuluu syyslukukauden aikana vuokrakuluihin sekä opettajien palkkioihin Tilinpäätös ja tilintarkastus Todettiin, että tilintarkastuksen on suorittanut Antti Törmälä ja hän on laatinut vuosikokoukselle toiminnantarkastuskertomuksen. Anssi Törmälä toimii tilintarkastajana myös lukuvuonna Opetushallituksen toiminta-avustuksen hakeminen (liite 5) Todettiin, että avustus tulee yhä Opetushallitukselta, mutta avustuksen koordinointivastuu on siirtynyt Suomi-Seuralle. Toiminta-avustusta haetaan lokakuun loppuun mennessä ja puheenjohtaja hoitaa hakuprosessin Suomi-Seuran järjestöapurahan (KOULUPAKKI-hanke) käytön raportointi Todettiin, että Tokion Suomi-koulu sai kevätlukukaudella 2011 Suomi-Seuralta järjestöapurahaa KOULUPAKKI-hanketta varten. Apuraha maksettiin koululle kesäkuussa. Apurahalla on hankittu oppimateriaalia Suomesta. Järjestöapurahan käyttö raportoidaan Suomi-Seuraan maaliskuun loppuun mennessä puheenjohtajan toimesta Pankkitilin avaaminen suomalaiseen pankkiin (liite 6) Keskusteltiin pankkitilin avaamisesta Suomeen. Selvitysten perusteella todettiin, että suomalaisen pankkitilin ylläpitäminen tulisi niin kalliiksi, että yksittäiset valuuttasiirrot ja nostot ovat tässä vaiheessa ja näillä tilitapahtumilla koululle edullisin vaihtoehto. Päätettiin ettei pankkitiliä avata Suomeen. 2

3 10. Syyskokousasiat Syyskokouksen ajankohta: su klo alkaen Kokous pidetään Arisunomorissa koulupäivän jälkeen. Kokouskutsu päätettiin lähettää oppilaiden huoltajien lisäksi myös Naistenlistalle sekä Tosimiesten sähköpostilistalle sekä julkaista koulun kotisivuilla Syyskokouksen esityslista (liite 7) Esityslista hyväksyttiin ja päätettiin esittää syyskokoukselle Toimintakertomus (liite 8) Toimintakertomus läpikäytiin ja hyväksyttiin sekä päätettiin esittää syyskokoukselle Tuloslaskelma, tase ja toiminnantarkastuskertomus (liitteet 9, 10 ja 11) Tuloslaskelma, tase ja toiminnantarkastuskertomus hyväksyttiin ja päätettiin esittää syyskokoukselle Yhdistyksen nimen ja sääntöjen korjaaminen (liite 12) Syksyllä 2010 Tokion Suomi-koulu aloitti rekisteröitymisprosessin Suomen yhdistysrekisteriin. Patentti- ja rekisterihallitus lähetti kuitenkin korjauspyynnön sääntöjen osalta. Päätettiin esittää syyskokoukselle sääntöjen korjaamista PRH:n esitysten mukaisesti. Keskusteltiin myös siitä kuka on yhdistyksen jäsen eli voiko lapsi olla jäsen ja onko hänellä tällöin äänestysoikeus. Eija Pajarinen kysyi asiaa Patentti- ja rekisterihallituksesta, jonka vastauksen perusteella todettiin, että lapsi voi olla jäsen, mutta äänioikeus on vain 15 vuotta täyttäneillä jäsenillä Yhdistyksen japaninkielinen nimi Japaninkieliseksi nimeksi hyväksyttiin Tokyo Finrando Gakkoo ja päätettiin esittää nimeä syyskokoukselle Muut syyskokousasiat Johtokunnalla ei ole muita asioita syyskokoukselle esitettäväksi. 11. Tiedotusasiat Koulun kotisivut: osien kääntäminen englanniksi ja japaniksi Todettiin, että koulun nettisivujen etusivu uudistetaan. Elisa Koivumaa kirjoittaa etusivun suomenkielisen version ja Sinikka Kurosawalta kysytään suostumusta japaninkielisen version kirjoittamisesta. Sirkku Sakanelta kysytään suostumusta tehdä versio englanniksi. Jos Sirkku Sakane on esteellinen, Anne Kurasawa hoitaa englanninkielisen version Koulun kotisivut: UKK usein kysytyt kysymykset Pohdittiin onko osio koulun kotisivuilla tarpeellinen. Päädyttiin korvaamaan Usein Kysytyt Kysymykset osio Hyvä Tietää -osiolla internetsivujen etusivulla, jossa se on helposti nähtävillä. Hyvä Tietää -osio käännetään myös englanniksi ja japaniksi Koulun kotisivut: Lasten Tokio Lasten Tokio -osio päätettiin olla laatimatta koulun kotisivuille SyysPosti vanhemmille ja koulukummeille Päätettiin että Suomi-koulu lähettää joka kuukausi sähköpostitse info-kirjeen koululaisten vanhemmille ja koulun kummeille. 3

4 11.5. Muut tiedotusasiat Ei muuta tiedotettavaa. 12. Koulukummitoiminta (liite 13) Yksityisen koulukummin vuosimaksusta päättäminen Kummius kestää kerrallaan vuoden. Yksityisen koulukummin vuosimaksu päätettiin pitää ennallaan, eli 2000 jeniä/20 euroa/ vuosi Yrityskoulukummin vuosimaksusta päättäminen Päätettiin että yrityskoulukummin nimi julkaistaan koulun internet-sivuilla, kummius kestää vuoden ja maksu on vähintään jeniä /200 euroa/ vuosi. Keskusteltiin kuinka rahansiirto yrityksiltä koululle olisi järkevintä hoitaa. Rahastonhoitaja ottaa selvää paypal-järjestelmästä Koulukummitoiminnan kehittäminen Kummitoiminnan kehittämisen ja markkinoinnin keinoja mietittiin. Japanin Suomen kauppakamarilta on varattu puheenvuoro ja mahdollisuutta sähköpostiilmoitukseen selvitellään, jotta tietoa saadaan levitettyä tehokkaasti. Johanna Wikström lupasi hoitaa englanninkielisen tekstin. 13. Shibuya Festa (liite 14) Päätettiin osallistua Shibuya Festa -tapahtumaan, jossa on tarkoitus myydä leivonnaisia ja kerätä näin varoja Suomi-koululle. Tarkoitus on esitellä myös kummitoimintaa ja mahdollisesti valmistaa posterityyppinen tietoisku Suomi-koulusta. Shibuya Festan järjestelyvastuun ottivat harteilleen Jorma Kotkajärvi, Elisa Koivumaa, Henri Servomaa, Anne Kurasawa, Johanna Wikström ja Mari Karppanen. Jorma Kotkajärvi johtaa Festatiimiä. 14. Tokion Suomi-koulun tunnuksen suunnitteleminen Päätettiin että Anne Kurasawa esittelee suunnitelmansa koulun logosta, jonka jälkeen asian käsittelyä jatketaan. 15. Tokion Suomi-koulun turvallisuusohjeiden laatiminen Keskusteltiin tarpeesta laatia koululle omat turvallisuusohjeet. Päätettiin laatia toimintaohje-tiivistelmä kriisitilanteiden varalle. Tiivistelmää opettajat voivat kuljettaa mukanaan ja käyttää tarpeen vaatiessa. Turvallisuusohjeita on tarkoitus täydentää ja laajentaa myöhemmin. 16. Tokion Suomi-koulun opetussuunnitelman päivittäminen (liite 15) Opetussuunnitelma on nyt ollut vuoden käytössä ja sitä tullaan päivittämään opettajajohtoisesti. Vanhemmat saavat vastata keväällä kyselyyn, jonka kautta heidän on mahdollista vaikuttaa opetussuunnitelmaan. 17. Muut mahdollisesti esille tulevat asiat Keskusteltiin koulun videotykkitarpeesta. Videotykkiä tarvitaan opetuksessa. Jorma Kotkajärvi varmistaa onko tykkiä mahdollista lainata suurlähetystöltä vai anotaanko sitä varten avustusta Suomi-Seuralta. 4

5 18. Tulevat johtokunnan kokoukset: koulupäivien yhteydessä eli , ja Kokousajankohdat hyväksyttiin. 19. Kokouksen päätös Puheenjohtaja Eija Pajarinen päättää kokouksen klo